Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp xe khách nam Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Trong bất cứ xã hội nào, con người muốn tồn tại và phát triển đều phải trải qua quá trình lao động chân tay và trí óc. Lao động là quá trình con người biến các vật thể tự nhiên thành vật phẩm để phục vụ cho cuộc sống của con người. Cùng với sự phát triển của xã hội đòi hỏi người lao động phải tiến bộ sáng tạo nhiều hơn để hoà nhập với cuộc sống. Lao động có vai trò cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, các chính sách của Nhà nước luôn bảo vệ quyền lợi cho người lao động, và được biểu hiện cụ thể bằng Luật lao động, chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. Một yếu tố luôn đi liền và song hành cùng lao động đó là tiền lương.Tiền lương không những là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động mà còn là động lực khuyến khích người lao động làm việc để tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cũng như cho doanh nghiệp. Tiền lương là một khoản chi phí cấu thành lên giá thành sản phẩm, tiền lương luôn cần thiết và có sự gắn bó rất chặt chẽ với người lao động,do đó chế độ chính sách tiền lương cần phải được quy định đúng đắn và hợp lý. Tổ chức sử dụng lao động một cách hợp lý, hạch toán tốt lao động và trên cơ sở đó tính thù lao động để thanh toán kịp thời lương và các khoản trích theo lương cho người lao động sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất nhằm tăng năng suất lao động.Đồng thời cắt giảm chi phí sản xuất không hợp lý làm hạ giá thành sản phẩm để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng tích luỹ và cải thiện đời sống cho người lao động. Từ đó các doanh nghiệp ngày càng nắm rõ được tầm quan trọng của chế độ lao động tiền lương. Cùng với sự nhận thức về tàm quan trọng của vấn đề này, kết hợp với sự giúp đỡ của các cán bộ phòng Tài chính - kế toán của xí nghiệp, cùng với sự hướng dẫn chu đáo của cô giáo hướng dẫn em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp xe khách nam hà nội” làm chuyên đề nghiên cứu để thực hiện báo cáo chuyên đề tốt nghiệp ngành học kế toán tài chính. Bố cục của chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Xí nghiệp Xe khách Nam Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp Xe khách Nam Hà Nội Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp Xe khách Nam Hà Nội. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP XE KHÁCH NAM HÀ NỘI Tên giao dịch : Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội Tên tiếng Anh : Hanoi Southern Bus Company Trụ sở giao dịch : Số 90 Nguyễn Tuân - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại : (04) 8584362 Fax : (04)8585150 Giám đốc : Lưu Hồng Hoàng Sự hình thành và phát triển của xí nghiệp : Trước năm 1967 là hợp tác xã cờ đỏ. Từ 1967 đến 1996 đổi tên thành xí nghiệp đóng xe ca Hà Nội. Từ 5/1996 đến 5/2001: Xí nghiệp đóng xe ca Hà Nội được bổ sung nhiệm vụ và đổi tên thành Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội Tháng 6/2001 đến 4/2004 Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội đổi tên thành Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội (Trực thuộc xí nghiệp vận tải và dịch vụ công cộng Hà Nội) Từ 14/5/2004 đến nay để phù hợp với tiến trình phát triển kinh doanh Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội trực thuộc Tổng công ty vận tải Hà Nội. Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước. Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, mở tài khoản tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân để hoạt động. Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội được thành lập theo nguyên tắc dân chủ, thống nhất nhằm mục đích phát triển sản xuất kinh doanh, giải quyết việc làm và đời sống cho người lao động trong xí nghiệp, đảm bảo nộp đầy đủ nghĩa vụ cho ngân sách nhà nước, tạo tích luỹ cho xí nghiệp, nhằm mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Để không ngừng đưa Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội ngày càng phát triển lớn mạnh, vững chắc nắm bắt kịp thời xu hướng phát triển của đất nước, cạnh tranh có hiệu quả trên thị trường, mang lại lợi nhuận cho xí nghiệp, từng bước phát triển sản xuất kinh doanh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, giám đốc xí nghiệp đã vận dụng linh hoạt, có chọn lọc nhiều mô hình quản lý nhằm đúc rút kinh nghiệm và hướng tới một mô hình quản lý đặc thù, ưu việt, đủ sức đáp ứng những yêu cầu và mục tiêu hoạt động mà Tổng công ty đề ra. Trước kia xí nghiệp chỉ có một số nhà xưởng, máy móc trang thiết bị lạc hậu nên sản phẩm sản xuất ra chưa có sức hấp dẫn trên thị trường. Xí nghiệp đã mua thêm trang thiết bị máy móc hiện đại, tuyển dụng những cán bộ kỹ thuật, công nhân có trình độ tay nghề cao nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng... Ngày nay Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội đã trở thành một xí nghiệp vững mạnh, khẳng định sự phát triển lớn mạnh của Tổng xí nghiệp vận tải Hà Nội. Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường, Xí nghiệp gặp không ít khó khăn: sự cạnh tranh gay gắt của các xí nghiệp khác cùng ngành, yêu cầu ngày càng cao của khách hàng… Tuy nhiên trong những năm gần đây, xí nghiệp đã mạnh dạn đổi mới từng bước để phù hợp điều kiện của thị trường. Xí nghiệp đã tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý cho gọn nhẹ và hợp lý hơn, phân công lao động cho phù hợp với năng lực và chuyên môn của từng cá nhân, tập thể. Điều đó khiến cho toàn thể cán bộ, công nhân viên của xí nghiệp cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm trong công việc xây dựng xí nghiệp ngày càng phát triển và vững mạnh. Bảng 1.1- Kết quả kinh doanh của xí nghiệp giai đoạn 2006 – 2008 ĐVT: 1000Đ STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Doanh thu 48.140.353 51.635.564 57.175.034 2 LNTT 4.194.558 4.558.804 5.065.294 3 LNST 3.020.104 3.282.339 3.647.012 4 Tổng TS 45.841.147 64.943.159 70.190.594 5 VCSH 14.981.503 17.323.512 25.985.271 6 Thu nhập BQCNV 1.627 1.832 2.052 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp năm 2006- 2008 Dựa trên bảng kết quả kinh doanh trên có thể thấy việc thực hiện kế hoạch doanh thu của xí nghiệp hàng năm đều tăng hơn, đây chính là thành tích phấn đấu rất lớn của xí nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Để có được thành tích này là do xí nghiệp liên tục mở rộng qui mô kinh doanh, nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm. 1.2 Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý 1.2.1 Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Xe khách Nam Hà Nội. Xí nghiệp xe khách nam Hà Nội là một doanh nghiệp hạch toán độc lập hoạt động với chức năng kinh doanh chủ yếu là cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách phục vụ nhu cầu đi lại của nhân dân, các dịch vụ giao thông công chính và đóng mới, sửa chữa tất cả các loại xe ô tô. Chức năng của xí nghiệp được cụ thể thành các nhiệm vụ sau: - Kinh doanh vận tải hành khách liên tỉnh. - Thiết kế, đóng mới, lắp ráp, sửa chữa, hoán cải các phương tiện, thiết bị chuyên dùng phục vụ ngành giao thông công chính. - Sản xuất, gia công, chế biến, lắp đặt các sản phẩm cơ khí, mộc, mây tre, cửa nhôm, điện dân dụng. - Nhập khẩu các thiết bị, vật tư, phụ tùng phục vụ nhu cầu sản xuất của xí nghiệp. - Xuất khẩu các sản phẩm của xí nghiệp và sản phẩm liên doanh, liên kết theo quy định của Nhà nước. - Vận tải hành khách du lịch lữ hành. - Kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải. - Đại lý xăng dầu, đại lý bán ô tô. - Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà kho, bến bãi trên các địa điểm của xí nghiệp theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Đăng kiểm xe cơ giới. - Đào tạo, thi tuyển cấp bằng lái xe hạng A1 Do đặc thù xí nghiệp là một đơn vị hạch toán độc lập nên toàn bộ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp luôn tự ý thức phấn đấu để đạt được mục tiêu mà toàn xí nghiệp đã đề ra. Trong những năm gần đây cùng với cơ chế hội nhập xí nghiệp một mặt vừa phải tự khẳng định vị thế của mình trên thị trường đồng thời xí nghiệp vừa phải nỗ lực trong việc cơ cấu lao động lại ngành nghề, tận dụng và phát huy tối đa những ưu thế của xí nghiệp nhằm đạt hiệu quả tối ưu trong sản xuất kinh doanh để đưa xí nghiệp đi lên ngày một vững mạnh hơn trên thị trường vận tải. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Xí Nghiệp Xe khách Nam Hà Nội Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, bộ máy quản lý được tổ chức thống nhất, gọn nhẹ, linh hoạt theo mô hình trực tuyến chức năng. Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội Các đoàn xe 1,2,3,4 Phòng Kỹ thuật Trạm đăng kiểm Ban bảo vệ Các phân xưởng sản xuất Phòng tổ chức hành chính Phòng tài vụ Phòng kế hoạch SXKD Trung tâm đào tạo và sát hạch xe máy hạng A1 Phó giám đốc Giám đốc Hiện nay cơ cấu tổ chức của xí nghiệp bao gồm các bộ phận sau: Ban giám đốc xí nghiệp Các phòng ban, các tổ chuyên môn nghiệp vụ tại xí nghiệp . Các đội xe, các trung tâm trực thuộc xí nghiệp. Ban Giám Đốc Ban giám đốc Xí nghiệp gồm 01 Giám đốc và các Phó Giám đốc. - Giám đốc xí nghiệp do hội đồng quản trị Tổng công ty cử ra, là người có trình độ chuyên môn về lĩnh vực xây dựng cơ bản, có khả năng lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động của xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp thống nhất quản lý mọi hoạt động trong toàn xí nghiệp trên cơ sở phân cấp, phân nhiệm và là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của đơn vị trước cơ quan chủ quản - Các Phó Giám đốc xí nghiệp do Giám đốc xí nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức sau khi đã thông qua ý kiến của hội đồng quản trị và ban giám đốc Tổng Công Ty. Số lượng các Phó Giám đốc sẽ phụ thuộc vào yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kì của xí nghiệp. Các Phó Giám đốc xí nghiệp là người giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp, đồng thời được Giám đốc giao phụ trách chính các ngành nghề sau: + 01 Phó Giám đốc phụ trách tổ chức + 01 Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh Các phòng ban chuyên môn trong xí nghiệp - Là bộ phận có chuyên môn về các lĩnh vực nhất định, được Giám đốc xí nghiệp giao nhiệm vụ phụ trách một số hoạt động cụ thể chuyên ngành căn cứ vào yêu cầu sản xuất kinh doanh. - Tại các phòng chuyên môn bao gồm: + Trưởng phòng + Phó phòng + Các nhân viên Căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội thành lập các phòng sau: Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch SXKD Phòng tài vụ Phòng tổ chức hành chính Các phân xưởng sản xuất Ban bảo vệ Các đoàn xe 1, 2, 3, 4 Trạm đăng kiểm Trung tâm đào tạo sát hạch xe máy hạng A1 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm nghiên cứu, chế tạo sản phẩm, tính toán đề ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu…Đảm bảo chất lượng phương tiện, máy móc. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân viên kỹ thuật. Phòng kế hoạch SXKD: Phụ trách kế hoạch sản xuất kinh doanh, tham gia thương thảo hợp đồng kinh tế. Theo dõi đôn đốc và quản lý việc thực hiện kế hoạch sản xuất đã đề ra. Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác kế toán nhằm thu thập và cung cấp thông tin về tình hình tài chính phục vụ cho công tác quản lý xí nghiệp một cách thường xuyên liên tục. Phòng tổ chức hành chính: có chức năng lễ tân, lưu giữ hồ sơ quản lý nhân sự, phân công lao động, ban hành các tiêu chuẩn, định mức và đơn giá tiền lương theo trình độ chuyên môn. Cân đối nhu cầu sử dụng lao động để có kế hoach tuyển dụng, đào tạo. Ban hành các quyết định khen thưởng và xử phạt cho toàn thể cán bộ công nhân viên. Các phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa đảm bảo chất lượng sản phảm, phương tiện và thiết bị sản xuất. Ban bảo vệ: chịu trách nhiệm về công tác an ninh, tuần tra canh gác bảo vệ tài sản, thiết bị máy móc…trong xí nghiệp. Các đoàn xe: trực tiếp thực hiện các lệnh vận chuyển, chủ động sắp xếp phương tiện và lao động đảm bảo hoạt động của các luồng tuyến. Trạm đăng kiểm: thực hiện kiểm định phương tiện cơ giới đường bộ cho các phương tiện cả trong và ngoài xí nghiệp. Trung tâm đào tạo và sát hạch xe máy hạng A1: cung cấp dịch vụ đào tạo và thi lấy bằng xe máy hạng A1. 1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Xe khách Nam Hà Nội 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Xí Nghiệp Xe khách Nam Hà Nội Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hầu hết các công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán: từ khâu thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán từ chi tiết đến tổng hợp. Phòng kế toán của Xí nghiệp bao gồm : Kế toán trưởng. Kế toán tiền lương và bảo hiểm. Kế toán tài sản cố định và vật tư. Kế toán thanh toán. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Thủ quỹ. Kế toán tổng hợp. Kế toán theo dõi đoàn xe. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp được biểu diễn bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Xí Nghiệp Xe khách Nam Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán thanh toán Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán theo dõi đoàn xe Nhân viên thống kê kinh tế phân xưởng Nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán trong đơn vị Kế toán trưởng: là người chỉ đạo trực tiếp phòng kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện, chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp, đưa ra những nhận xét, những báo cáo tài chính về sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp giúp cho lãnh đạo Xí nghiệp có phương hướng chỉ đạo phù hợp với tình hình chung. Đồng thời có trách nhiệm tổ chức kế toán của Nhà nước trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Kế toán vật tư và TSCĐ : + Kế toán vật tư : Kế toán phải theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ kế toán chi tiết phù hợp, cuối quý tổng hợp số liệu chi tiết để ghi vào các bảng kế toán tổng hợp trên cơ sở số liệu đã có. + Kế toán TSCĐ : hàng năm căn cứ vào nguyên giá của TSCĐ hiện có và tỉ lệ khấu hao do Nhà nước quy định, kế toán tiến hành tính và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng cụ thể. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm TSCĐ để lập nhật ký chứng từ tương ứng. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp chi phí tiền lương và tỉ lệ trích bảo hiểm xã hội do Nhà nước quy định cho từng đối tượng sử dụng lao động. Cuối quý căn cứ vào tiền lương và các khoản trích theo lương để lập bảng phân bổ tương ứng. Kế toán thanh toán: là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán trong nội bộ xí nghiệp, ngoài xí nghiệp, tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Cuối quý còn căn cứ vào bảng thống kê và nhật ký chứng từ tập hợp được, kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất vào các bảng kê tương ứng theo từng đối tượng tập hợp chi phí. Sau đó căn cứ vào số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của các tài khoản tập hợp chi phí khác để tính giá thành sản phẩm cho từng loại. Thủ quỹ: Có trách nhiệm trực tiếp thu, chi tiền mặt khi có các chứng từ hợp lệ, đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán thanh toán tiền mặt trên sổ dư của TK 111 sao cho hợp lý và chính xác. Kế toán tổng hợp : Là người giúp việc cho kế toán trưởng trong công tác chỉ đạo, làm nhiệm vụ tổng hợp và phụ trách tài khoản, ghi sổ cái, lập báo cáo kế toán. Kế toán theo dõi đoàn xe: Do hoạt động kinh doanh vận tải ở xí nghiệp mang tính chất khoán gọn cho từng xe nên kế toán phải theo dõi các khoản chi cho xe và phần lái xe phải nộp và các khoản khác như thuế, bảo hiểm, sửa chữa lớn, khấu hao của xe. Nhìn chung, bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức rất khoa học, hợp lý kiểm tra xử lý thông tin nhanh nhạy, chính xác nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. 1.3.2 Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội Hình thức và phương pháp kế toán: Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15, ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản mà xí nghiệp sử dụng cũng theo quyết định này. Xí nghiệp tổ chức sử dụng hình thức kế toán nhật ký - chứng từ. Các hoá đơn, chứng từ thu nhập, xử lý, kiểm tra hàng ngày, định kỳ có đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Hình thức này được Xí nghiệp chọn lựa và áp dụng từ nhiều năm nay. Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ có ưu điểm là thông qua công tác kiểm tra đối chiếu bảo đảm cho công tác quản lý được chặt chẽ, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời. Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm là ghi chép nhiều, phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán có sự giàng buộc lẫn nhau. Hình thức này bao gồm những loại sổ, bảng sau: - Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Tập hợp số liệu từ các chứng từ gốc, làm căn cứ để lên bảng kê được ghi vào nhật ký chứng từ. - Bảng kê gồm có 10 bảng được lập hàng tháng, cuối tháng số liệu sẽ được đưa vào nhật ký chứng từ. - Nhật ký chứng từ: có 10 nhật ký chứng từ được lập vào hàng tháng, cuối tháng những số liệu đó là cơ sở để lập nên sổ cái. - sổ cái: sổ tổng hợp cho cả năm, chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ đã được Xí nghiệp lựa chọn và áp dụng từ nhiều năm nay. * Niên độ kế toán: một năm - Bắt đầu ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. *Hình thức sổ kế toán áp dụng: - Nhật ký chứng từ * Phương pháp kế toán tài sản cố định: bình quân - Nguyên tắc đánh giá lại tài sản: theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định * Phương pháp khấu hao và các trường hợp khấu hao đặc biệt: áp dụng theo phương pháp khấu hao đường thẳng theo QĐ số 1062/TC/QĐ/CTGS ngày 14/11/1996 của Bộ Tài Chính. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho Nguyên tắc đánh giá: theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: giá thực tế bình quân gia quyền. * Phương pháp tính các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng. - Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho -Mức độ giảm giá trên thị trường. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình hạch toán tổng hợp tiền lương Và các khoản trích theo lương Chứng từ tiền lương và thanh toán Nhật ký - ctừ 1,2,7,10 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Sổ cái TK334, TK 335,TK338 Bảng kê 4,5,6 Báo cáo Tài chính Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP XE KHÁCH NAM HÀ NỘI 2.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý lao động 2.1.1 Quy mô và cơ cấu lao động Hiện tại (đến thời điểm tháng 03/2009) Xí nghiệp có 400 lao động được phân loại theo mối quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh. Lao động của xí nhgiệp được chia làm hai loại: - Lao động trực tiếp: là những người trực tiếp làm việc đem lại doanh thu cho xí nghiệp, họ gồm có: những lái xe, những phụ xe và nhân viên bán vé. - Lao động gián tiếp: là những người làm ở các phòng ban hành chính trong xí nghiệp, bao gồm ban lãnh đạo xí nghiệp, cán bộ, nhân viên các phòng, bảo vệ... Bảng 1.2 - Quy mô và cơ cấu lao động Chỉ tiêu lao động trực tiếp Số lượng Tỷ lệ so với tổng số lao động Chỉ tiêu lao động gián tiếp Số lượng Tỷ lệ so với tổng số lao động Lái phụ xe liên tỉnh 191 47,75% Ban Giám đốc 2 0,5% Lái phụ xe tuyến Kim Mã – Sơn Tây 35 8,75% Phòng nhân sự 19 4,75% Công nhân phân xưởng 63 15,75% Phòng tài chính kế toán 6 1,5% Nhân viên bán vé 32 8% Phòng vận tải 40 10% Trạm đăng kiểm 12 3% Tổng cộng 321 80,25% Tổng cộng 79 19,75% Nguồn: Phòng nhân sự 2.1.2 Các hình thức trả lương và phạm vi áp dụng Xí nghiệp đã áp dụng hai hình thức trả lương cho cán bộ, công nhân viên của xí nghiệp. Cụ thể là hình thức trả lương theo thời gian và hình thức trả lương theo doanh thu.Với cách phân loại theo mối quan hệ với quá trình sản xuất, xí nghiệp đã lựa chọn cách trả lương phù hợp với từng loại lao động. Tuy nhiên cách trả lương này lại có những điểm khác biệt so với những quy định chung của Bộ lao động. Sự khác biệt sẽ được thể hiện dưới đây. - Xí nghiệp tính thu nhập thực tế dựa vào hệ số thu nhập (cấp bậc) đối với lao động gián tiếp. - Đối với lao động trực tiếp tính thu nhập dựa vào một tỷ lệ nhất định trên tổng doanh thu tuyến mà lao động đó đem lại, đồng thời còn vào số lượt chạy của mỗi người lao động. Thu nhập thực tế này sẽ là cơ sở để tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ). KPCĐ = 1% x thu nhập thực tế Thuế TNCN = 2% x thu nhập thực tế - Riêng tính bảo hiểm xã hội phải thu thì xí nghiệp lại dựa vào hệ số lương(HSL), hệ số phụ cấp(HSPC) và lương tối thiểu là 540.000đ do nhà nước quy định đối với tất cả các loại lao động. BHXH = 5% x {( HSL + HSPC) x 540.000} BHYT = 1% x {( HSL + HSPC) x 540.000} Lưu ý: Với những người lao động có số ngày công <= 10 thì không tính BHXH cho tháng đó. Với những lao động có ngày công > 10 thì tính BHXH cho cả tháng. Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức kế toán nhật ký- chứng từ tại xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ1.4 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ. Các chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Phiếu chi... (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) - Bảng kê số 4 - Bảng kê số 5 Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Sổ chi tiết TK 334, TK338 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK334, TK338 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Tài chính Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Bảng kê số 4: Bảng kê tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Bảng kê số 5: Bảng kê tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhật ký chứng từ số 7: Nhật ký chứng từ tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Từ sơ đồ trên ta thấy, khi ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức nhật ký - chứng từ cũng tuân thủ theo đúng trìmh tự ghi sổ chung. Phòng tổ chức hành chính( Phòng nhân sự) dựa vào các bảng chấm công do các phòng ban chuyển lên để tính toán và lập bảng thanh toán lương. Hàng tháng kế toán dựa vào các chứng từ gốc: Bảng thanh toán tiền lương do Phòng hành chính nhân sự chuyển lên để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 334 hay 338. Đồng thời kế toán cũng làm nhiệm vụ tính toán phân bổ, các bảng kê có liên quan rồi chuyển số liệu vào các nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ kiểm tra đối chiếu các số liệu với sổ cái tài khoản 334, 338. Dựa vào số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái tài khoản 334 và 338 để lập báo cáo tài chính. 2.2 Hạch toán tiền lương cho người lao động Để hạch toán kế toán tiền lương Xí nghiệp đã sử dụng tài khoản 334. * Tài khoản 334: “ Phải trả công nhân viên” Xí nghiệp dùng tài khoản này để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên như tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác của người lao động. Kết cấu: Tài khoản 334 thường có số dư đầu kỳ bên Có, phản ánh tiền lương phải trả công nhân viên lúc đầu kỳ. Bên Nợ: - Các khoản khấu trừ vào lương của người lao động. - Tiền lương đã chi trả cho người lao động. Bên Có: - Tổng các khoản phải trả cho công nhân viên Tài khoản 334 thường có số dư cuối kỳ bên Có, phản ánh số tiền còn phải trả công nhân viên. Có một số trường hợp, tài khoản có số dư cuối kỳ bên Nợ, khi đó nó phản ánh các khoản trả thừa cho người lao động. Xí nghiệp chi tiết tài khoản này thành hai tài khoản cấp 2: - TK 3341: “ Phải trả công nhân viên “ - TK 3348: “ Phải trả lao động khác”. Từ các bảng thanh toán lương của từng bộ phận, Phòng tổ chức hành chính sẽ tính toán và lập ra bảng Tổng hợp thanh toán lương của toàn Xí nghiệp. Bảng này được lập riêng cho Khối văn phòng và Khối sản xuất. Bảng tổng hợp này sau khi trình ban giám đốc duyệt sẽ đưa lên Phòng tài chính - kế toán để kế toán trưởng xem xét, rồi ký xác nhận để kế toán thanh toán viết phiếu chi yêu cầu thủ quỹ xuất quỹ thanh toán tiền lương cho công nhân viên. 2.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian Cách trả lương theo thời gian này chỉ áp dụng cho những lao động gián tiếp như ban lãnh đạo xí nghiệp, nhân viên cán bộ các phòng ban của xí nghiệp. *Chứng từ sử dụng: - Chứng từ sử dụng theo dõi số lượng lao động Để quản lý lao động, Xí nghiệp đã lập sổ theo dõi lao động. Sổ này do Phòng Tổ chức hành chính( Phòng nhân sự) lập dùng để theo dõi sự biến động số lượng lao động của Xí nghiệp. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ được phòng Tổ chức hành chính lập mỗi khi có các quyết định tương ứng: quyết định tuyển dụng, quyết định cho thôi việc… Sổ số 1: SỔ THEO DÕI LAO ĐỘNG KHỐI VĂN PHÒNG NĂM 2009 STT Họ và tên Địa chỉ Chức danh Ngày vào làm việc 1 Lưu Hồng Hoàng Ban lãnh đạo GĐ 18/12/2003 2 Phan Phúc Long Ban lãnh đạo PGĐ 23/05/2004 3 Đặng Diễm Lệ Phòng TC- KT TP 18/09/1999 4 Nguyễn Thị Mai Phòng TC- KT Nhân v