Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20 Lời nói đầu Trong tiến trình xây dựng đất nước đi theo con đường CNXH với nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, mỗi doanh nghiệp là một chủ thể hoạt động kinh doanh, viêc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề qua trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, mềm dẻo trong việc điều chỉnh kịp thời phương hướng kinh doanh, sử dụng có hiệu quả nguồn lực hiện có, đặc biệt là nguồn nhân lực. Trong điều kiện này, khi mà khoa học kỹ thuật và công nghệ trở thành một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp có tính quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, thì bất kì một doanh nghiệp nào muốn hoạt động thành công đều phải quan tâm đặc biệt đến đội ngũ cán bộ quản lý, khai thác hết tiềm năng, trí lực của cán bộ vào quá trình sản xuất kinh doanh. ở công ty 20, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đã được Đảng uỷ, ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm vì nó có vai trò quan trọng góp phần tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường, nâng cao ưu thế và thúc đẩy sự phát triển của công ty. Mặc dầu vậy nhưng bộ máy quản lý ở công ty vẫn còn tồn tại những thiếu sót cần điều chỉnh sao cho hợp lý hơn. Qua một thời gian thực tập tại công ty 20, trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức quản lý của công ty, nhận thấy tổ chức bộ máy phù hợp, thích ứng với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp. Vì vậy em đã chọn đề tại cho chuyên đề tốt nghiệp là “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20 ”. Nói chung chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng của bộ máy quản lý của công ty 20. Phần III: Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của công ty 20. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn thực tập: TS Nguyễn Thị Thiêng cùng ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên các phòng ban khác trong công ty 20 đã tạo mọi điều kiện giúp em hoàn thành tốt chuyên đề này. Song do giới hạn của thời gian và sự hiểu biết, chắc chắn đề tài còn có nhiều thiếu sót về cả nội dung và hình thức. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, hướng dẫn của quý cơ quan, các thầy cô giáo giảng dạy, cô giáo hướng dẫn để em có điều kiện củng cố và nâng cao trình độ, hiểu biết để có thể hoàn thành tốt hơn các chuyên đề sau này. Phần I Cơ sở lý luận về cơ cấu t ổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp I. Bản chất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Một số khái niệm về quản lý Khái niệm về quả lý: Các nhà quản lý thời nay không những chỉ cần am hiểu kiến thức nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải am hiểu về quản lý, cách thức tổ chức sao cho có hiệu quả nhất. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm quản lý: - Theo quan điểm của Taylo “Quản lý là hiểu biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. - Theo quan điểm của nhà quản lý nổi tiếng Liter Drucher “Quản lý kinh doanh không phải là một nhiệm vụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo. Tạo ra các điều kiện kinh tế và thay đổ chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách thụ động”. - Theo một quan điểm khác thì “Quản lý là sự tác dụng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường”. (Giáo trình quản lý nhà nước về kinh tế). Mục đích quản lý và thực chất của quản lý doanh nghiệp. - Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện điều kiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên của doanh nghiệp. Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Quy mô doanh nghiệp mở rộng thì vai trò quản lý ngày càng nâng cao và thực sự trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh. Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý - Tổ chức là một chức năng cơ bản của hoạt động quản lý. Quá trình tổ chức thực hiện là sự nối liền giữa chức năng hoạch định với các chức năng khác của hoạt động quản lý, nó làm nhiệm vụ biến kế hoạch thành hiện thực thông qua sự sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho từng cá nhân trong đơn vị. - Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống để thực hiện mục tiêu đã đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các quy tắc, quy định nhất định. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ chặt chẽ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện những chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm các hệ thống phòng ban chức năng có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy cơ cấu tổ chức là bộ máy quản lý chính là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý, có tác động đến quá trình hoạt động của bộ máy, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác có tác dụng trở lại việc phát triển sản xuất. Chức năng quản trị kinh doanh và vai trò của bộ máy quản lý đối với hạot động của doanh nghiệp Chức năng quản trị doanh nghiệp Chức năng quản trị kinh doanh là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của chủ doanh nghiệp lên đối tượng và khách thể kinh doanh. Là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trong quá trình kinh doanh. Như vậy thực chất của các chức năng quản trị kinh doanh chính là lý do của sự tồn tại các hoạt động quản trị kinh doanh. Việc nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng về lý luận và thực tiễn. Trước hết việc xác định đúng đắn các chức năng quản lý là tiền đề cần thiết và khách quan có thể quản lý doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Hơn nữa muốn tổ chức bbộ máy của doanh nghiệp theo hướng chuyên, tịnh, gọn, nhẹ và có hiệu lực không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với chức năng quản lý. Phân laọi các chức năng quản trị kinh doanh - Chức năng định hướng: Định hướng là quá trình ấn định những nhiệm vụ, mục tiêu và các phương pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ đó. Việc định hướng phải nhằm thiết lập môi trường tốt nhất để cá nhân đang làm việc với nhau trong doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả. Định hướng là việc lựa chọn một trong những phương án hành động trong tương lai cho doanh nghiệp. Nó bao gồm sự lựa chọn và các mục tiêu của doanh nghiệp và của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt được các mục tiêu. - Chức năng tổ chức và phân phối: Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt đến một mục đích nào đó phải đóng góp những vai trò nhất định. Một vai trò ngụ ý rằng: công việc mà mỗi người làm có một mục đích và một mục tiêu nhất định, sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ như thế nào với nỗ lực của nhau, tại đó họ có quyền lợi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính các điều đó nảy sinh chức năng tổ chức và phối hợp thể hiện thông qua việc xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý và một quy chế làm việc có hiệu quả thích nghi với mọi biến động của môi trường cạnh tranh bên ngoài. - Chức năng điều khiển: Điều khiển là một trong các chức năng quản lý, đó là quá trình tác động lên con người trong doanh nghiệp một cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được những mục tiêu đề ra của doanh nghiệp Trong chức năng điều khiển của mình, chủ doanh nghiệp phải thực hiện nhiệm vụ chính là ra quyết định và tổ chức thực hiện nó. - Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là một chức năng cơ bản trong chức trách của chủ doanh nghiệp. Kiểm tra là đo lường chân chính việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của doanh nghiệp và các kế hoạch vạch ra để đạt được mục tiêu này. Thực chất của việc kiểm tra các doanh nghiệp là khả năng sửa chữa tối đa số lượng sai lầm lớn nhất trong một thời gian tối thiểu trong doanh nghiệp. - Chức năng điều chỉnh: Điều chỉnh là thường xuyên theo dõi sự vận động của hệ thóng để kịp thời phát hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình thường giữa các bộ phận chấp hành. Muốn sự điều chỉnh đạt hiệu quả phải thường xuyên thu nhận tài liệu về sự chênh lệch của hệ thống và những thông số đã cho thông qua khâu kiểm tra. - Chức năng sản xuất: Là việc sử dụng các nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến các yếu tố đầu vào khác (bao gồm hàng hoá dịch vụ cho xã hội) phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp đã phát hiện trước ở trên thị trường. Đây là quá trình tốn kém thời gian của chuỗi các hoạt động kinh doanh và vì thế sẽ dễ trở thành bị lạc hậu không theo kịp với các biến động của thị trường. - Chức năng quản trị nhân sự: Quản trị nhân sự là việc bố trí hợp lý những người lao động cùng với những máy móc thiết bị, những công nghệ sản xuất và những nguồn nhiên nguyên vật liệu một cách có hiệu quả. Quản trị nhân lực bao gồm 2 việc: + Quản lý con người: Đó là công việc quản lý hàng ngày đối với một người về tập thể người lao động, là công việc xây dựng những “kíp” được điều động, điều phối “phản ứng” tạo cho doanh nghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế, kỹ thuật ... + Tối ưu hoá nguồn nhân lực: Đó là công việc sắp đặt của những người có trách nhiệm, những kỹ thuật cụ thể và những công cụ để nắm được những thông số khác nhau về việc làm, đào tạo, tiền lương ... - Chức năng quản lý tài chính: Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân sự đúng chưa phải đã đủ, các doanh nghiệp còn phải đối phó với các biến động của thị trường để đứng vững và phát triển. Muốn làm được điều này doanh nghiệp phải làm tốt chức năng quản trị tài chính. Quản trị tài chính sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp biết được mình đang có bao nhiêu tiền, đã thu được những món tiền gì, đã tiêu bao nhiêu tiền và tiêu như thế nào, có thể huy động nguồn vốn từ đâu, khi nào phải dừng hoạt động kinh doanh lại? Nói cách khác quản lý tài chính trong doanh nghiệp là việc quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp; bao gồm các mối quan hệ (thu-chi-lỗ-lãi...)và các mối quan hệ tài chính của doanh nghiệp với thị trường tài chính ở bên ngoài (ổn định, tăng trưởng, phát triển, suy thoái, lãi suất, ...). - Chức năng thương mại: Chức năng thương mại là chức năng hoà nhập vào thị trường của doanh nghiệp để tồn tại và phát triển mà mục tiêu chủ yếu là doanh nghiệp phải tìm được một phân đoạn thị trường tương ứng với tiềm năng, vị trí của mình trong quá trình cạnh tranh giữa các bên ở trên thị trường về các sản phẩm cùng loại với các sản phẩm của doanh nghiệp. Vai trò của bộ máy quản lý đối với hoạt động của doanh nghiệp Xuất phát từ những đặc điểm của quản lý ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tồn tại, phát triển hay phá sản của một doanh nghiệp. Là một tổ chức đầu lão, bộ máy quản lý doanh nghiệp phân tích xu thế phát triển và dự báo tình hình chung về chất lượng, số lượng, về cơ sở vật chất hiện có, về hiệu quả sản xuất kinh doanh ... của đơn vị mình thông qua những thông tin mà những cán bộ nắm bắt được. Bộ máy quản lý càng hợp lý, khoa học và có mối quan hệ ngang dọc không khăng khít qua lại càng dễ nắm bắt được nhiều thông tin cần thiết, quan trọng. Để đạt được hiệu quả kinh tế, tổ chức bộ máy quản lý phải đủ về số lượng, mạnh về chất lượng bố trí hợp lý, cân đối, hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng và hoàn thành tốt mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý và có hệ thống; tổ chức, điều hành và tính toán, lựa chon các hình thức phương pháp tổ chức sản xuất kinh doanh tốt sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng tốt các tiềm năng sẵn có. Đồng thời tạo điều kiện để kết hợp tốt các công nghệ hiện đại giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhịp nhàng và có hiệu quả. Cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp theo dõi sát sao, đánh giá chính xác việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ đó có các biện pháp điều chỉnh phù hợp; chọn lựa phương án tối ưu để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra; tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ phát triển của nền kinh tế nước nhà cũng như phù hợp với xu thế phát triển kinh tế cả trong và ngoài nước. 3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản trị Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo những yêu cầu sau: a) Phải đảm bảo tính tối ưu. Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý; thiết kế sao cho số lượng cấp quản lý là ít nhất, không thừa, không thiếu bộ phận nào, không chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban; sao cho nhiệm vụ và quyền hạn phải tương xứng. Cấp quản trị nhiều, cồng kềnh làm cho thông tin dễ bị sai lệch. Vì vậy bộ máy quản lý cần phải gọn nhẹ, linh hoạt có khả năng thích ứng với thị trường. Trong kinh doanh, ai đi trước là thắng. Khi thị trường biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo. Nếu bộ máy quản lý không linh hoạt sẽ chỉ là “Trâu chậm uống nước đục”. Và khi trên thị trường, cầu đã vượt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì sẽ bị thua lỗ. b) Đảm bảo tính linh hoạt và tin cậy - Cơ cấu tổ chức quản trị phải dảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. - Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. c) Đảm bảo tính kinh tế Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Một tổ chức có hiệu quả khi nó được xây dựng để giúp cho việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp với những chi phí tối thiểu. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về. Thiết kế bộ máy phải đảm bảo nguyên tắc chế độ một thủ trưởng Quyền quyết định thuộc về kinh tế, kỹ thuật, tổ chức, hành chính, đời sống trong phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải được giao cho một người thủ trưởng. Người đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị mình; được trao những trách nhiệm quản lý và quyền hạn nhất định. Nhiều quyền được giao phải tương xứng với khả năng hoàn thành các kết quả đã định. Nếu quyền được giao nhỏ hơn khả năng thì không tận dụng hết năng lựcvà sự nhiệt tình của người thực hiện. Cả hai trường hợp đều làm giảm hiệu quả công tác của bộ máy quản trị. Thủ trưởng có thể sử dụng bộ máy cố vấn, giúp việc, tranh thủ ý kiến dóng góp của cấp dưới. Quan hệ báo cáo của cấp dưới cho một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo thì sự mâu thuẫn trong chỉ thị càng ít và trách nhiệm cá nhân càng cao. Nhưng người quyết định cuối cùng vẫn là giám đốc (thủ trưởng). Mọi giám đốc có thể uỷ quyền cho cấp dưới, nhưng phải chịu trách nhiệm liên đới. Mọi người trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải nghiêm chỉnh thực hiện mệnh lệnh của thủ trưởng. Tính tất yếu phải tiến hành chế độ một thủ trưởng là xuất phát từ một nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý kinh tế, xuất phát từ chuyên môn hoá lao động càng sâu sắc thì hiệp tác lao động sẽ xẩy ra, yêu cầu bất cứ một sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp lớn, thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng cấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Thủ trưởng từng bộ phận có toàn quyền quyết định trước những vấn đề trong bộ phận của mình và chịu trách nhiệm, trước giám đốc. Có cấp phó là người giúp việc cấp trưởng. Để làm rõ thêm về nguyên tắc này ta có bảng sau: Các chức năng thủ trưởng và vị trí mối quan hệ của từng chức danh: STT Chức năng thủ trưởng Vị trí từng chức năng Phạm vi phát huy tác dụng Người giúp việc thủ trưởng Người dưới quyền 1 Giám đốc Thủ trưởng cấp nhất trong doanh nghiệp Toàn doanh nghiệp Các phó giám đốc Mọi người trong doanh nghiệp 2 Quản đốc Thủ trưởng cấp cao nhất trong phân xưởng Toàn phân xưởng Các phó quản đốc Mọi người trong phân xưởng 3 Dốc công Thủ trưởng cấp cao nhất trong ca làm việc Toàn ca làm việc Mọi người trong ca 4 Tổ trưởng công tác Thủ trưởng cấp cao nhất trong tổ Toàn tổ Tổ phó Mọi người trong tổ 5 Trưởng các phòng (ban) chức năng Thủ trưởng cấp cao nhất trong phòng (ban) Toàn phòng (ban) Phó phòng (ban) Mọi người trong phòng (ban) 4. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu tổ chức quản trị khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định. Sau đây là một số cơ cấu tổ chức quản lý thường gặp. Cơ cấu chức năng: Sơ đồ 1: `N II I Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo doanh nghiệp - Đặc điểm: Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp, những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. - Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp. Tận dụng được tài năng của cơ quan chức năng. - Nhược điểm: Một cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên trực tiếp. Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và người lãnh đạo chức năng. b) Cơ cấu tổ chức trực tuyến Sơ đồ 2: B2 A2 Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2 Bn B1 An A1 Người lãnh đạo doanh nghiệp ... ... Đặc điểm: Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng; nghĩa là cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và phải chịu trách nhiệm về sự phất triển của doanh nghiệp; người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh cuả người đó mà thôi. Ưu điểm: Mệnh lệnh được thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng. Mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Nhược điểm: Người lãnh đạo phải thực hiện tốt các chức năng quản lý. Do đó người lãnh đạo đòi hỏi phải có kiến thức toàn diện và không có đơn vị trực thuộc lớn. Chưa tận dụng được tài năng đóng góp của các chuyên gia vì thế cơ cấu trực tuyến chỉ sử dụng cho tổ, đội sản xuất. Xuất hiện ngay nguy cơ mắc bệnh quan liêu trong tổ chức điều hành. Cơ cấu trực tuyến chức năng: Sơ đồ 3 Lãnh đạo chức năng B A B 2 1 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 1 Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của các lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định. Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp theo những người thừa hành ở các bộ phận sản xuất. Kiểu cơ cấu này đã lợi dụng được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng. Cơ cấu này thường áp dụng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý được phân thành các chức năng chuyên môn. Các bộ phận này làm nhiệm vụ tư vấn giúp việc tham mưu cho giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn hẹp đối với các bộ phận sản xuất nhưng không được quyền ra lệnh trực tiếp. Đây là cơ cấu có nhiều ưu điểm và được áp dụng tương đối rộng rãi. d) Cơ cấu trực tuyến tham mưu Sơ đồ 4 Tham mưu Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu Tham mưu Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 1 1 C B A 3 2 Đặc điểm: Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng vẫn mang đặc điểm cơ bản của cơ cấu trực tuyến, nhưng lãnh đạo đã có thêm bộ phận tham mưu, giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ quản lý. Ưu điểm:Dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng. Bước đầu biết khai thác khả năng của các chuyên gia. Nhược điểm: Mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu nên ít có thời gian với cán bộ quản lý. Tốc độ ra quyết định quảnlý chậm. Cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu Sơ đồ 5 Cơ quan quản lý cấp chung Cơ quan quản lý cấp chung Cơ quan quản lý cao nhất Cơ quan quản lý cấp thấp Cơ quan quản lý cấp thấp Cơ quan quản lý cấp thấp Cơ quan quản lý cấp thấp Cơ quan liên kết các mối liên hệ ngang Đặc điểm: Có bộ phận chuyên tổ chức và điều phối các mối quan hệ ngang giữa các bộ phận cùng cấp cao nhất đến cấp thấp nhất để thực hiện chương trình mục tiêu. Ưu điểm: Được thể hiện ở sự kết hợp tính mục tiêu và tính năng động, sử dụng cơ cấu quản lý theo chương trình mục tiêu đã định làm tăng tính linh hoạt, mềm dẻo của cơ cấu quản lý. Tuy nhiên cơ cấu này dễ dẫn đến tình trạng chậm về chất lượng, kỹ thuật sản phẩm và dịch vụ khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh theo cơ cấu chức năng. f) Cơ cấu tổ chức ma trận Sơ đồ 6 Đồ án II Đồ án I * * Người lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến II Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo tuyến I Ghi chú: * Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất Những người thực hiện trong các bộ phận chức năng Những người thực hiện trong các bộphận đồ án nhằm tạo ra sản phẩm hay công nghệ mới Đặc điểm: Ngoài lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng còn có những người lãnh đạo theo đề án hay sản phẩm phối hợp hành động của các bộ phận để thực hiện một dự thảo nào đó. Trong cơ cấu này mỗi một nhân viên (hoặc một bộ phận) của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án mà là trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng của mình. Cơ cấu ma trận có thể phân chia thành hai dạng: - Cơ cấu đồ án ma trận: Đặc điểm cơ cấu này là người lao động lập ra nhóm đặc biệt chịu sự lãnh đạo trực tiếp của mình để thực hiện chương trình của đề án đã được phê duyệt. Người thực hiện bên ngoài phải tham gia vào công việc theo những giao kèo hay nghĩa vụ kế hoạch. Nhóm đề án được bảo đảm về nhân viên những nguồn tài chính và vật chất cần thiết. Sau khi thực hiện đề án nhóm này giải tán. Lãnh đạo đề án chịu trách nhiệm hoàn toàn từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Trong cơ chế quản lý có thể thành lập vài nhóm quản lý theo đề án. Quản lý theo đề án thường được áp dụng trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thật và công nghệ sản xuất. - Cơ cấu chức năng ma trận: Trong cơ cấu này bộ phận mới được tạo thành có vai trò kiểm tra và thúc đẩy các bộ phận sản xuất sản phẩm của mình, chịu trách nhiệm chất lượng của sản phẩm hay công trình. Để sản xuất sản phẩm mới người ta thành lâp bộ phận sản xuất mới. Bộ phận này được cung cấp các nguồn tài chính, vật tư. Ưu điểm: Có tính năng dao động cao, dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự thảo này sang việc thực hiện một dự thảo khác, sử dụng nhân viên hiệu quả hơn. Nhược điểm: Cơ cấu vẫn thường chỉ áp dụng cho các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thôi. 5. ủy quyền quản lý Uỷ quyền là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấp dưới có quyền ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm, uỷ quyền là một phạm trù quan trọng, là một cồn cụ sắc bén, là cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. - Nguyên tắc uỷ quyền: Phải kiểm tra được công việc và các quyết định của họ mới được uỷ quyền. Quyền hạn phải tương đương với trách nhiệm Khi uỷ quyền rồi nhưng cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm Cấp dưới chỉ có một cấp trên về một nhiệm vụ nhất định 6. Định biến trong doanh nghiệp: Định biến là việc sắp xếp các cương vị trong cơ cấu tổ chức qua việc xác định những đòi hỏi về nhân lực, dự chữ nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, sắp xếp, đề bạt đánh giá, đào tạo con người trong doanh nghiệp. a) Chon lựa cán bộ quản lý. Chất lượng của người quản trị là một yếu tố quan trọng bậc nhất; có ý nghĩa quyết định đối với việc duy trì sự thành đạt của tổ chức. Vì vậy cần phải coi việc lựa chon người quản trị như một bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình quản trị doanh nghiệp. Đây là công việc hết sức khó khăn, việc lựa chọn sai ở cấp cao có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng hơn, thường phải mất hàng năm người ta mới có thể biết chắc rằng những người quản trị cấp cao và cao nhất có làm tốt hay không và khi đó phải tốn không chỉ là khoản tiền lương trả cho họ mà còn là sự lãng phí thời gian có thể tạo ra sự phát triển đáng ra có thể tạo ra sự phát