Chuyên đề Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu ở Công ty xây dựng cấp thoát nước Waseenco

Mục lục Lời mở đầu Đấu thầu xây dựng là công việc tuy mới được áp dụng ở nước ta từ năm 1994 nhưng đến nay, qua nhiều bước hoàn thiện, cơ chế đấu thầu đã chứng tỏ phù hợp với cơ chế thị trường, thực sự mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, tiết kiệm chi phí đầu tư xây dựng, thúc đẩy sự hoàn thiện của bản thân các nhà thầu về năng lực và tổ chức để đảm bảo các yêu cầu về tiến độ thi công và chất lượng công trình. Thông qua đấu thầu các nhà thầu trong nước có cơ hội để thử thách, tập dượt trong môi trường cạnh tranh quyết liệt với nước ngoài, nhờ đó mà trưởng thành nhanh chóng. Trong quá trình thực tập tại Công Ty Xây Dựng Cấp Thoát Nước em đã được tạo điều kiện để tìm hiểu về quá trình hình thành và phát triển cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua. Một trong những hoạt động chính của Công ty là hoat động đấu thầu. Kết quả của công tác đấu thầu có ảnh hưởng trực tiếp và sâu sắc đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhc chung của Công ty. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: “ Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu ở Công ty xây dựng cấp thoát nước Waseenco” cho chuyên đề thực tập của mình. Mục tiêu của đề tài là nhằm xem xét, phân tích hoạt động công tác đấu thầu của Công ty xây dựng cấp thoát nước và từ đó đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu của Công ty. ChươngI: giới thiệu tổng quan về công ty xây dựng cấp thoát nước (waseenco). I. Quá trình hình thành và phát triển 1.Thông tin chung về Công ty Công ty xây dựng cấp thoát nước (WASEENCO) là doanh nghiệp nhà nước- hạng 1. Công ty được thành lập theo quyết định số501/BXD-TC ngày 28/10/1975 và Quyết định thành lập lại số 156A/BXD-TCLĐ ngày 5/5/1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Từ cuối năm 1996, Công ty xây dựng cấp thoát nước là đơn vị thành viên của Tổng Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam (VINACONEX) theo quyết định số 978/BXD-TCLĐ ngày 11/11/1996 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Trụ sở chính: 52 Quốc Tử Giám- Đống Đa- Hà Nội Tel : (84.4) 8252882- 8255748- 8231172 Fax : (84.4) 8431346 Tên tiếng Việt: Công ty xây dựng cấp thoát nước Tên tiếng Anh: Water Supply & Sewerage Construction Company Tên viết tắt: WASEENCO Website: Waseenco.com.vn Email: Waseenco@fpt.Vn Phòng giao dịch với nước ngoài: Tel: (84-4)7473576 Mobile: 0913236710 * Các quyết định thành lập, đổi tên, điều chỉnh, bổ sung, thay đổi nhiệm vụ của Công ty từ khi thành lập đến nay: + Quyết định số: 156A/BXD- TCLĐ, ngày 5/5/1993 về việc thành lập lại Doanh nghiệp nhà nước cho Công ty xây dựng cấp thoát nước trực thuộc Bộ xây dựng. + Quyết định số: 978/BXD- TCLĐ ngày 11/11/1196 của Bộ xây dựng về việc chuyển Công ty xây dựng cấp thoát nước sang trực thuộc Tổng Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Viêt Nam . + Quyết định số: 125 QĐ/VC- TCLĐ ngày 16/01/1997 về việc sáp nhập và thành lập xí nghiệp khoan khai thác nước ngầm. + Quyết định số 143 QĐ/VC-TCLĐ, ngày 05/03/1999 về việc thành lập xí nghiệp khoan khai thác nước ngầm. + Quyết định số: 144 QĐ/VC-TCLĐ, ngày 06/03/1999 về việc đổi tên và thành lập xí nghiệp Xây lắp cấp thoát nước số 102. + Quyết định số 1053 QĐ/VC-TCLĐ,ngày 19/10/2000 về việc bổ sung ngành nghề kinh doanh. + Quyết định số 495 QĐ/VC-TCLĐ, ngày 16/7/2001 về việc bổ sung ngành nghề kinh doanh. 2. Các giai đoạn hình thành và phát triển của Công ty: 2.1. Giai đoạn từ năm 1975- 1987: Từ khi thành lập, Công ty xây dựng cấp thoát nước hoạt động theo chức năng nhiệm vụ, mục tiêu của ngành như trong quyết định thành lập. Trong giai đoạn này, hàng năm Công ty đều thực hiện vượt kế hoạch nhà nước giao, đạt mức tăng trưởng từ 40%- 150% về giá trị sản lượng, hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp nước cho các thành phố, thị xã trên cả nước như: Hà Nội, Hải Phòng, Thái Nguyên, Vinh, Đông Hà, Quảng Trị, khu mỏ Quảng Ninh, khu công nghiệp Hạ Đình, khu nhà ở Thanh Xuân, thị xã Tuyên Quang, Yên Bái, Lào Cai. 2.2. Giai đoạn từ năm 1988 đến tháng 10 năm 1996; Nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Công ty đã chủ động phát huy thế mạnh của lĩnh vực chuyên ngành, để củng cố vị trí hoạt động và tiếp cận dần với các dự án mới mà xã hội đã và đang đặt ra như: Tư vấn về lập dự án đầu tư; cấp nước sạch cho vùng núi; trung du miền Bắc; hệ thống cấp nước thị xã Hoà Bình. 2.3. Từ tháng 11 năm 1996 đến nay; Công ty đã chuyển sang trực thuộc Tổng Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam (VINACONEX). Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty lúc này vẫn mang tính chất chuyên ngành cấp thoát nước; vừa xây; vừa lắp; tham gia xây dựng dự án; tư vấn thiết kế; vừa trực tiếp tổ chức thi công vừa làm nhiệm vụ chuyển giao công nghệ vận hành sử dụng các công trình cấp thoát nước trên địa bàn cả nước. Trong giai đoạn từ khi trực thuộc Tổng Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam, Công ty xây dựng cấp thoát nước đã tận dụng những thế mạnh và khả năng tiềm tàng vốn có của Tổng Công ty để Công ty có thể tham gia nhiều dự án lớn và tham gia đấu thầu trong cả nước với sự hỗ trợ quan trọng của Tổng Công ty. Trải qua ba mươi năm hình thành và phát triển Công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu đáng kể. Không những có uy tín với khách hàng trong khắp các tỉnh thành mà còn tạo được thiện cảm với một số bạn hàng nước ngoài. Đáng nói hơn nữa là từ khi trở thành thành viên của Tổng Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam VINACONEX Công ty xây dựng cấp thoát nước đã có những bước phát triển lớn mạnh thu hút được một lực lượng lớn lao động và tạo điều kiện cho hàng nghìn lao động và cũng là nơi đào tạo cho hàng nghìn cán bộ, hàng năm đóng góp vào ngân sách nhà nước. Đặc biệt từ năm 1996 sự phát triển đó được thấy rõ qua từng năm bằng biểu đồ tăng trưởng của Công ty dưới đây: 0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000 400000 Triệu (VNĐ) 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Năm Biểu đồ tăng trưởng WASEENCO Series1 Doanh thu Sản lượng Nguồn: Báo cáo cuối năm của công ty 3. Các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty Việt Nam đang trên con đường CNH- HĐH đất nước, việc phát triển cơ sở hạ tầng nói chung và hệ thống và hệ thống cấp thoát nước nói riêng là việc làm cần thiết. Việc xây dựng hệ thống cấp thoát nước không chỉ góp phần cải thiện đời sống dân sinh mà còn có tác dụng thu hút vốn đầu tư nước ngoài, thúc đẩy phát triển kinh tế. Theo quyết định của Bộ xây dựng Công ty có các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh chính sau đây: - Xây dựng và lắp đặt nhà máy cấp nước, xử lý nước thải, hệ thống đường ống cấp và thoát nước ở mọi quy mô - Lắp đặt các trạm bơm, trạm khí nén, đường ống dẫn khí. - Xây dựng các công trình Công nghiệp - Dân dụng, nhà ở và trang trí nội, ngoại thất, lắp đặt các thiết bị vệ sinh, cấp thoát nước, thông gió trong và ngoài nhà. - Sản xuất vật liệu xây dựng, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành cấp thoát nước. - Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành cấp thoát nước. - Khảo sát, thiết kế công trình cấp thoát nước, khoan khảo sát, khoan khai thác nước ngầm, lắp đặt các thiết bị khai thác nước ngầm. - Thiết kế và thi công xây dựng đường dây và trạm biến thế. - Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, thi công các loại móng công trình, khoan cọc nhồi. - Thiết kế và thi công các công trình xây dựng giao thông, cầu cảng, sân bay, bến cảng, các công trình xây dựng cơ khí. - Tham gia nghiên cứu khoa học kỹ thuật về đơn giá chuyên ngành cấp thoát nước. - Đào tạo chuyển giao công nghệ lắp ráp, vận hành các công trình cấp thoát nước - Xây dựng các công trình thuỷ lợi (Đê, Đập, Kênh, Mương,Trạm bơm, Giếng giảm áp.) - Kinh doanh nhà ở. - Nhập khẩu uỷ thác, vận chuyển hàng hoá. - Kinh doanh nước sạch (phục vụ khu dân cư, khu công nghiệp). 4. Sơ đồ hệ thống tổ chức của công ty Kể từ khi thành lập, Công ty đã có nhiều thay đổi trong cơ cấu tổ chức theo xu hướng tinh giảm biên chế, sắp xếp bố trí nhân sự một cách khoa học sao cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh và có hiểu quả. Hiện nay hệ thống tổ chức Công ty được thành lập theo kiểu phân cấp như sau: p.kế toán tài chính Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc tổ chức hành chính Kế toán trưởng vật P.kinh doanh tư thiết bị p.quan hệ quốc tế p.đầu tư và quản lỷ dự án p.kỹ thuật thi công Văn phòng công ty p.tổ chức lao động p.thanh tra BVQS p.kinh tế kế hoạch XN xây lắp cấp thoát nước số 101 XN xây lắp cấp thoát nước số 102 XN xây lắp cấp thoát nước số 104 Xn khoan khai thác nước ngầm Chi nhánh công ty xây dựng CTN tại hải phòng Chi nhánh công ty xây dựng CTN tại đà nẵng Chi nhánh công ty xây dựng CTN tại tp.hồ chí minh Các đội công trình trực thuộc công ty đội 1-2-3-4 Sơ đồ tổ chức Công ty xây dựng cấp thoát nước Công tác tham dự đâú thầu được coi là nhiệm vụ chính, quan trọng và thiết yếu của công ty xây dựng cấp thoát nước. Đây là hoạt động luôn được Công ty quan tâm và đánh giá cao . Bởi vâỵ trong công tác quản lý luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng chức năng để đạt được hiệu quả cao nhất. Do Công ty xây dựng cấp thoát nước quả lý theo mô hình trực tuyến chức năng nên mọi hoạt động quản lý đều do sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, phòng kinh tế kế hoạch được giao nhiệm vụ chủ trì và điều hành chính trong công tác đấu thầu và quản lý hoạt động tham dự thầu. Ngoài ra còn có phòng kỹ thuật, phòng tài vụ và các xí nghiệp thành viên hỗ trợ để thực thi nhiệm vụ. Tuy nhiên vai trò chủ đạo tham gia làm bài thầu vẫn là phòng kinh tế kế hoạch, đây là nơi nắm gĩư những thông tin chính và quan trọng nhất. Bài thầu do các xí nghiệp thành viên làm xong sẽ được đưa lên phòng kinh tế kế hoạch kiểm tra lại trước khi trình lên giám đốc. ※ Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dung cấp thoát nước sẽ dẫn đến một số thuận lợi và hạn chế trong công tác đấu thầu như sau: - Thuận lợi: + Rõ ràng phạm vi trách nhiệm và chỉ có một thủ trưởng, mọi ý kiến được thông qua nhanh chóng. + Dễ dàng cho bên mời thầu trong việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh cũng như năng lực tham gia dự thầu của Công ty. + Có khả năng linh hoạt cao, xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng và đặc biệt năng động trong việc tìm kiếm những thông tin trong công tác đấu thầu. + Ra quyết định nhanh, luôn đồng nhất, chủ đầu tư sẽ gặp ít phiền hà và dễ dàng trong việc thương thảo hợp đồng. - Hạn chế: + Chất lượng công việc phụ thuộc vào năng lực điều hành chỉ đạo của cấp trên. + Vì không có ban quản lý công trình giám sát về mặt kỹ thuật, chất lượng các công trình để báo cáo lên ban giám đốc cho nên giám đốc phải trực tiếp kiểm tra các công việc dẫn đến nhiệm vụ của giám đốc nặng nề hơn và khó có những điều chỉnh kịp thời xuống các phòng ban. II. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty 1. Một số đặc điểm chính của sản phẩm Sản phẩm chính của Công ty xây dựng cấp thoát nước (Waseenco) chủ yếu là các sản phẩm chuyên ngành cấp và thoát nước. - Sản phẩm mang tính đơn chiếc, thường được sản xuất theo đơn đặt hàng của chủ đầu tư. - Sản phẩm rất đa dạng, có kết cấu phức tạp, khó chế tạo, khó sửa chữa, yêu cầu chất lượng cao. - Sản phẩm có kích thước, quy mô lớn, chi phí nhiều thời gian tạo ra sản phẩm dài và thời gian khai thác cũng kéo dài. - Sản phẩm của Công ty là những công trình xây dựng dân dụng, cấp thoát nước, xây dựng công nghiệp có đặc trưng là cố định tại nơi xây dựng, phụ thuộc vào điều kiện tự nhiện, điều kiện điạ phương và thường đặt ở ngoài trời. - Sản phẩm là các công trình hay các hạng mục công trình được tổ hợp từ rất nhiều ngành sản xuất ra. - Nét đặc thù của sản phẩm xây dựng đặt ra nhiều yêu cầu không chỉ đối với mặt kỹ thuật xây dựng mà cả mặt quản lý và kinh doanh xây dựng. - Một trong những sản phẩm truyền thống của Công ty xây dựng cấp thoát nước Waseenco là cung cấp và lắp đặt tuyến ống bằng gang, thép, bê tông, nhựa với các loại đường kính và yêu cầu kỹ thuật khác nhau cho các tuyến ống cấp, thoát nước, ống dẫn dầu, khí. Hàng chục ngàn km đường ống các loại đã được Waseenco lắp đặt tại các tỉnh biên giới xa xôi như Lào Cai, Cao Bằng, Điện Biên Phủ, đến các đô thị lớn như Hà Nội, Quảng Ninh, Thành Phố Hồ Chí Minh và nhiều điạ phương khác. Như giới thiệu ở phần trên, sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình cấp nước và thoát nước nên chúng có những đặc điểm chủ yếu như sau : + ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ con người. + Góp phần cải tạo môi trường sống của cộng đồng. + Tác động đến chất lượng của nhiều sản phẩm khác. Bên cạnh những ưu điểm trên thì chúng cũng có những nhược điểm như: + Do các đường ống thường nằm dưới lòng đất nên chịu ảnh hưởng trực tiếp và thường xuyên của điều kiện thời tiết và khí hậu như nắng mưa, nhiệt độ, độ sụt lún của địa tầng nên rất dễ bị hư hỏng. Và cũng do đặc điểm này mà đã gây rất nhiều khó khăn cho những công nhân khi sửa chữa, thay thế sản phẩm, mặt khác công ty phải chịu nhiều chi phí cho việc kiểm tra sửa chữa. 2. Đặc điểm thị trường sản xuất kinh doanh của Công ty. Khách hàng của Công ty chủ yếu là các Công ty Nhà nước nhưng không phải vì thế mà sự cạnh tranh giữa các Công ty cùng ngành là không găy gắt, chính vì thế mà Công ty đã luôn theo đuổi mục tiêu chất lượng sản phẩm là hàng đầu, sự an toàn của các công trình và sự hài lòng của khách hàng là cơ sở đê công ty tồn tại và phát triển. Trong đó có những đối thủ cạnh tranh lớn như : - Tổng Công ty xây dựng Hà Nội - Tổng Công ty Sông Đà - Tổng Công ty LICOGI - Tổng Công ty Sông Hồng - Tổng Công ty Bạch Đằng - Công ty tư vấn cấp thoát nước & môi trường Việt Nam - Tổng Công ty xây dựng & phát triển hạ tầng - Công ty xây dựng 11- Bộ quốc phòng - Công ty xây dựng cơ bản - Bộ giáo dục & đào tạo - Công ty xây dựng thuỷ lợi 26 - Bộ nông nghiệp & phát triển nông thôn. Ngoài ra còn có rất nhiều đối thủ khác rất mạnh trên thị trường xây dung hiện nay, điều đó đặt ra một thách thức rất lớn cho Công ty trong việc cạnh tranh để giành được thị phần cũng như vị thế của mình trên thương trường. Để có thể đứng vững cúng như ngày càng một phát triển hơn nữa đòi hỏi toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty phải có một nỗ lực rất lớn trong việc tạo uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, kinh nghiệm nhiều năm của mình Công ty đã tạo được uy tín rất tốt với khách hàng, do đó khả năng cạnh tranh của Công ty là rất cao, là một trong những Công ty đầu ngành xây dựng cấp thoát nước. Ngoài ra, khách hàng của Công ty còn là những Công ty tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn. Thị trường sản xuất kinh doanh của Công ty khá lớn trong khắp các tỉnh thành trong cả nước. Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã chiếm lĩnh một thị phần rất lớn trong lĩnh vực cấp và thoát nước. Để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Công ty đã thành lập các chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành Phố Hồ Chí Minh Điều đó chứng tỏ Công ty có khả năng thi công các công trình trên mọi miền tổ quốc. Do đặc điểm của sản phẩm xây dựng mà thị trường kinh doanh của các công ty xây dựng nói chung và Công ty xây dựng cấp thoát nước nói riêng rất khác xa so với các công ty kinh doanh thương mại dịch vụ. Hầu hết thị trường của Công ty gắn liền với các công trình mà Công ty đã thi công hay các dự án mà Công ty tham gia thầu chính và thầu phụ. Từ Bắc tới Nam hầu như Công ty đã tham gia vào dù dự án có lớn hay nhỏ như các dự án ở: Bắc Giang, Thái Nguyên, Phú thọ, Hải Phòng, Nha Trang, Đà Nẵng, Thành Phố Hồ Chí Minh. 3. Đặc điểm về lao động của Công ty. Do là công ty xây dựng nên Công ty đã thu hút được một lực lượng lớn lao động trong khắp cả nước. Giải quyết công ăn việc làm cho hàng vạn lao động. Do đặc điểm riêng biệt của các công ty xây dựng nói chung và Công ty xây dưng cấp thoát nước nói riêng. Với mỗi công trình mà Công ty tham gia thi công thì lúc đó ngoài những lực lượng lao động chủ chốt của Công ty thì Công ty phải thuê thêm rất nhiều lao động bên ngoài để thi công công trình. Các công trình mà Công ty đã thắng thâù từ trước đến nay có mặt ở khắp các địa phương trong cả nước cho nên với mỗi công trình như vậy thì Công ty lại thu hút rất nhiều lao động ở địa phương tham gia vào. Một mặt Công ty đã góp phần tạo công ăn việc làm cho người dân địa phương, mặt khác nhằm tiết kiệm chi phí tránh hiện tượng lãng phí. Đồng thời lực lượng lao động ở địa phương cũng có thể coi là một tiềm lực lớn với giá nhân công rẻ hơn rất nhiều mà Công ty cần phải tận dụng. Do đặc điểm của ngành xây dựng cho nên phần lớn lực lượng lao động của công ty là nam giới, nữ giới chiếm tỷ trọng thấp. Công ty rất chú trọng việc đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Do đó, hàng năm Công ty thường có những lớp huấn luyện nâng cao trình độ cho nhân viên của công ty bằng việc đi học các lớp ngắn hạn và dài hạn ở các trường đại học và hơn thế nữa còn gửi một số cán bộ giỏi đi học tập tại nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm của họ. Tuy nhiên, bên cạnh đó đội ngũ cán bộ công nhân viên còn hạn chế bởi vậy khi gặp những gói thầu mang tính chất chuyên ngành Công ty gặp phải khó khăn do đội ngũ cán bộ thiếu kinh nghiệm. Đấu thầu là hoạt động đòi hỏi cán bộ không những có trình độ kỹ thuật giỏi mà phải có trình độ về kinh tế tài chính và dày dạn kinh nghiệm, chuyên trách trong công việc lập hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên nhiều cán bộ của Công ty chưa thực sự công tác đúng ngành nghề mặc dù có thâm niên công tác lâu năm. Đây cũng là vấn đề đặt ra với Công ty trong việc đào tạo và tuyển chọn những kỹ sư trẻ nhưng có trình độ và sẵn sàng học hỏi kinh nghiệm. Chương II: Thực trạng công tác đấu thầu tại công ty xây dựng cấp thoát nước (waseenco). II. quy trình tham gia đấu thầu của Công ty xây dựng cấp thoát nước (Waseenco). Sơ đồ quy trình tham gia đấu thầu của Công ty xây dựng cấp thoát nước (Waseenco) Quá trình tham gia đấu thầu của Công ty có thể khái quát thành 3 giai đoạn cụ thể sau: - Giai đoạn tiền đấu thầu: giai đoạn này bao gồm các công việc như tìm kiếm các cơ hội bán hàng, mua hồ sơ dự thầu. Đây là một giai đoạn có tính chất quyết định tới việc thành bại của Công ty. - Giai đoạn đấu thầu: là giai đoạn quyết định xem Công ty có trúng gói thầu này hay không. Nó bao gồm việc nộp hồ sơ dự thầu và ký hợp đồng thi công nếu trúng thầu. Giai đoạn hậu đấu thầu: Uy tín của Công ty được quyết định qua giai đoạn này do việc có đảm bảo hay không tiến độ thi công, chất lượng công trình, an toàn lao động. Giai đoạn này bao gồm: thi công, bàn giao, quyết toán và bảo dưỡng định kỳ công trình. Để có thể hiểu hơn về quá trình đấu thầu cũng như thực trạng công tác đấu thầu ở Công ty xây dựng cấp thoát nước trước hết chúng ta sẽ đi tìm hiểu từng quá trình của công tác đấu thầu. Để biết rõ sơ đồ quy trình đấu thầu xin xem trong phần phụ lục ở cuối bài 1. Giai đoạn tiền đấu thầu 1.1. Thu thập thông tin, quyết định tham dự thầu Việc quyết định tham gia đấu thầu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: số gói thầu Công ty đang tham gia đấu thầu, số hợp đồng Công ty đang thực hiện, quy mô của gói thầu đó, tiềm lực của Công ty về trình độ kỹ thuật, lao động, vốn…Tỷ suất lợi nhuận mà hợp đồng đó mang lại cho Công ty, mức độ ảnh hưởng của gói thầu tới khả năng thắng thầu của Công ty và đối với các gói thầu sau này. Chính vì vậy, công tác tiếp thị, tìm kiếm thông tin về công tác đấu thầu, mua hồ sơ mời thầu rất được Công ty chú trọng, giao cho phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận. 1.2. Mua hồ sơ mời thầu Trong giai đoạn mua hồ sơ mời thầu, phòng kinh tế kế hoạch đã luôn chủ động giới thiệu uy tín, năng lực của Công ty. Mặt khác phòng còn có trách nhiệm tìm hiểu những thông tin về: Chủ đầu tư Ban quản lý dự án công trình Nguồn vốn đầu tư Tổng mức vốn đầu tư Cơ quan lập dự án Sau khi đã tiến hành phân tích các vấn đề liên quan đến gói thầu sắp đấu thầu, phòng có quyết định có nên mua hồ sơ hay không. Công tác tiếp thị, mua hồ sơ mời thầu do phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận. Trong thực tế Công ty nhận thấy rằng công tác đấu thầu sẽ được thuận lợi khi mở rộng những quan hệ ngoại giao để có được thông tin quý giá cho công tác đấu thầu. Để hỗ trợ cho hoạt động này Công ty đã huy động sức mạnh của toàn Công ty thông qua việc tổ chức các cuộc hội thảo về công tác tiếp thị và tìm kiếm việc làm. Phòng kinh tế kế hoạch có trách nhiệm thu thập thông tin, tổng hợp theo dõi các thông tin về các dự án do các cá nhân , đơn vị trong và ngoài Công ty cung cấp, trên cơ sở đó phân tích, đánh giá, đưa ra phương án tiếp thị, chủ động kết hợp với các cá nhân, đơn vị liên kết xử lý các thông tin, đảm bảo khả năng thắng thầu cao nhất. 1.3. Lập hồ sơ dự thầu Đây là công việc đòi hỏi kiến thức, năng lực công sức và thời gian nhiều nhất, nó có tác động mạnh mẽ và có tính chất quyết định đến kết quả đấu thầu. Trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và bản vẽ, nhóm kỹ thuật của Công ty bóc tách, sau đó nhóm kế hoạch làm bảng tính giá công trình. Theo thông lệ mỗi một hồ sơ dự thầu đều có một bảng tiên lượng do chủ đầu tư tính sẵn. Các đơn vị dự thầu phải lập đơn giá đầy đủ theo các danh mục trong bảng tiên lượng đó và nhân với khối lượng tương ứng đã có để thành dự toán dự thâù. Lập hồ sơ dự thầu là công việc quan trọng nhất trong công tác đấu thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu một mặt thể hiện năng lực của nhà thầu, mặt khác nó thể hiện sự đáp ứng của nhà thầu đối với yêu cầu của bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá, lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ mời thầu được bóc tách thành từng nhóm công việc do 2 nhóm lớn phụ trách. Đ Nhóm kỹ thuật (phòng kỹ thuật): Phụ trách và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật thực hiện các công việc sau: Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối lượng công việc cần phải làm. Kết quả của công việc được thể hiện ở bảng tiên lượng dự toán chi tiết. Tiên lượng dự toán chi tiết có vai trò quan trọng trong hồ sơ dự thầu. Nó thể hiện xem nhà thầu đọc và hiểu rõ công việc nào cần phải làm và là căn cứ để tính giá trị dự toán dự thầu. Trong bước công việc này, nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lượng đã bao gồm hết những công việc cần thiết phải làm hay chưa. Trường hợp sai lệch, tuỳ theo yêu cầu của bên mời thầu trong HSMT mà nhóm kỹ thuật có thể phải ghi rõ và thuyết trình về những sai lệch đó. ê Tính toán tiến độ thi công: Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật công trình, khối lượn các công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu về chất lượng và thời gian đòi hỏi phải hoàn thành công trình cũng như khối lượng máy móc, nguồn nhân lực của Công ty có thể huy động cho công trình mà nhóm kỹ thuật tính toán thời gian xây dựng tối ưu nhất. Do hoạt động xây dựng thưỡng xuyên kéo dài chịu ảnh hưởng mạnh của yếu tố thơì tiết nên việc kéo dài thời gian xây dựng có thể gây thất thoát nguyên vật liệu, nhiều khi ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Hơn nữa, hoạt động xây dựng thường tiến hành trên những địa điểm khác nhau mà không thể một lúc có thể điều động ngay một lực lượng lao động hay khối lượng máy móc thi công đến hay đi. Bởi những đặc thù trên nên việc tính toán thời gian xây dựng hợp lý có ý nghĩa rất lớn, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế cho nhà thầu khi xây dựng công trình. êTính toán khối lượng máy móc nhân công cần thiết huy động cho công trình: Tuỳ theo đặc điểm của từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán, khối lượng máy móc nhân công cần thiết huy động cho công trình sao cho vừa đảm bảo hoàn thành công trình trong điều kiện hiện có, vừa tận dụng máy móc dư thừa ở các công trình khác. Khối lượng máy móc huy động cho công trình được thể hiện ở danh sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào công trình, số lượng, chủng loại, công suất. Số lượng nhân công cần thiết huy động cho công trình được thể hiện trên biểu đồ nhân lực. Biểu đồ nhân lực là một phần gắn với sơ đồ tiến độ thi công mà nhóm kỹ thuật phải tính toán. Ví dụ : Trong hồ sơ dự thầu đấu thầu rộng rãi công trình nạo vét bùn hồ An Biên- Dự án xây dựng công viên An Biên. Căn cứ vào điều kiện thực tế và khả năng máy móc thiết bị của Công ty, Công ty xây dựng cấp thoát nước đã đưa ra danh sách máy móc thiết bị thi công công trình như sau: Bảng 1 : Thiết bị thi công công trình nạo vét bùn Hồ An Biên STT Thiết bị Số lượng Đơn vị Năm sx Thuộc sh Đi thuê Công suất 1 Tàu hút bùn 24cv 26 Cái 1998 X 10m3/h 2 Máy bơm bùn 4 Cái 1999 X 3 Pông tông nổi 1 Cái 1996 X 4 Máy xúc dung tích gầu 0,75m 1 Cái 1998 X 5 Cần cẩu loại 3 tấn 1 Cái 1999 X 5tấn 6 Thuyền gỗ loại nhỏ 2 tấn 40 Cái 1995 X 2tấn 7 Ô tô tự hành 20 Cái 1997 X 5tấn 8 Máy hàn điện 1 Cái 1999 X 200m3/h 9 Máy bơm nước 37 cv 12 Cái 1999 X 10 Máy kinh vĩ 1 Cái 1997 X 11 Máy thuỷ bình 1 Cái 1996 X 12 Máy biến áp 2 Cái 1995 X Nguồn: phòng kinh tế kế hoạch Qua đây, ta they máy móc của Công ty khá phong phú hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu về máy móc thiết bị để thi công công trình này, một số ít máy móc thiết bị còn thiếu công ty cũng đã khắc phục bằng cách đi thuê ê Đề suất biện pháp thi công công trình: Nhóm kỹ thuật căn cứ trên hồ sơ thiết kế kỹ thuật, những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế công trình, thực tế n