Chuyên đề Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính tại chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (AFC)

Lời nói đầu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một cách đầy đủ về việc xây dựng và thực hiện các quy chế kiểm soát trong doanh nghiệp, từ đó giúp kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát, xây dựng kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán cho phù hợp, đạt hiệu quả cao nhất. Trong thời gian thực tập tại chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn tại Hà Nội, được nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán, đặc biệt là quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số doanh nghiệp, kết hợp lý luận và thực tiễn đồng thời nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ em đã quyết định chọn đề tài: “Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (AFC)” để nghiên cứu trong chuyên đề tốt nghiệp vủa mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề bao gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Phần II: Thực trạng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn Phần III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn Phần I Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính I. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm mội trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: Bảo vệ tài sản của đơn vị Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp, chúng có thể bị đánh cắp, hư hỏng hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau. Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng để đảm bảo an toàn cho những tài sản của đơn vị. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Để điều hành có hiệu quả các mặt hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý phải được cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời, phản ánh đúng thực trạng của đơn vị, trên cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Để quản lý vĩ mô nền kinh tế, các cơ quan Nhà nước đã ban hành một hệ thống các chính sách và các quy định buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng tự thiết kế những quy định nội bộ để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp. Để đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan đến doanh nghiệp được thực hiện đúng mức, hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. - Phát hiện và ngăn chặn kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực, khách quan. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các hoạt động, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên. 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động, các đơn vị cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nền tảng của các yếu tố khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ và tạo nên màu sắc riêng của một tổ chức. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát gồm: Đặc thù về quản lý Các đặc thù về quản lý chính là các quan điểm khác nhau trong hoạt động điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý. Có cách quản lý táo bạo dám chấp nhận rủi ro, cũng có cách quản lý dè dặt, thận trọng trước khi quyết định. Các quan điểm của các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là nhà quản lý quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức đề cập tới cách phân quyền trong bộ máy quản lý. Có hai xu hướng trái ngược nhau trong việc thiết lập một cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗi xu hướng có những ưu, nhược điểm riêng. Nếu cơ cấu tổ chức theo xu hướng tập trung, có thể một quyết định phải qua nhiều cấp gây đến tình trạng trì trệ, ách tắc, quan liêu. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức theo xu hướng phân tán, có thể phát huy tính chủ động, sáng tạo, kịp thời nhưng khó chuyên môn hoá. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Với những lý do trên, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch Công tác kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát riển lâu dài và rõ ràng cho công ty. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong` môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán Báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động của Ban quản lý và của doanh nghiệp dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát việc chấp hành luật pháp của Công ty. - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính. - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong doanh nghiệp, môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối phát triển của đất nước. Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. 2.2 Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và chức năng kiểm tra của kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát nội bộ không cho phép việc ghi những nghiệp vụ không có thật vào sổ kế toán. - Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. - Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép theo đúng sơ đồ tài khoản và được ghi nhận đúng ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, Kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo: - Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã có sự chấp thuận của những người có thẩm quyền. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lập Báo cáo tài chính phù hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành. - Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự đồng ý của Ban Giám đốc. - Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả kiểm kê thực tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thích hợp để xử lý nếu có chênh lệch. 2.3 Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, các thủ tục kiểm soát chủ yếu gồm: - Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. - Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. - Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. - Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu kế toán. - Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. - So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. - Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát có thể khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong bô phận nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của sự phân chia này là không để một cá nhân hay hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: - Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán. - Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán. - Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán. - Chức năng kế toán và chức năng tài chính. - Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát. Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Qúa trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia quyền hạn và trách nhiệm mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Sự uỷ quyền được thực hiện theo một trong hai hình thức: - Uỷ quyền thường xuyên: là sự uỷ quyền trong cả một nhiệm kỳ theo một cơ chế ổn định. - Uỷ quyền tạm thời: là uỷ quyền trong một khoảng thời gian xác định. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. - Sự phê chuẩn chung: được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ: việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng đối với khách mua hàng. - Sự phê chuẩn cụ thể: được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Đối với một số nghiệp vụ kinh tế, Ban quản trị không muốn xây dựng một chính sách phê chuẩn chung, thay vào đó Ban quản trị sẽ thực hiện phê chuẩn cho từng trường hợp. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm việc quy định chứng từ và sổ sách đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. 2.4 Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một bộ phận được thiết lập trong đơn vị để tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức .” Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là: “Một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ.” Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 3. Những ưu điểm và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp là nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý và đem lại những lợi ích sau: - Kiểm soát nội bộ góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của các thông tin phục vụ cho quản lý và các thông tin sử dụng để báo cáo hoặc công bố ra bên ngoài. - Kiểm soát nội bộ góp phần phát triển và triển khai các sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. - Kiểm soát nội bộ đóng vai trò tích cực góp phần thực thi các quy định pháp lý trong các hoạt động tài chính kế toán nói riêng và các hoạt động về quản lý nói chung tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, mặc dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được các mục tiêu quản lý, đó là do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau: - Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. - Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đị lặp lại, mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. - Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc không hiểu rõ yêu cầu công việc. - Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong Ban Giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị. - Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. - Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ nên luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát. Do đó, cả với cơ chế kiểm soát nội bộ được thiết kế hiệu quả nhất kiểm toán viên vẫn phải thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài việc khảo sát các quá trình kiểm soát với hầu hết các mục tiêu kiểm toán của từng tài khoản trọng yếu trên Báo cáo tài chính. 4. Mục đích của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần việc rất quan trọng mà kiểm toán viên phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này được quy định trong nhóm chuẩn mực đối với công việc tại chỗ ở điều thứ hai trong 10 chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận rộng rãi (GAAS): “Kiểm toán viên phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và để xác định bản chất, thời gian và phạm vi các cuộc khảo sát phải thực hiện.” Và điều này cũng được quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán hiệu quả” Thứ nhất, kiểm toán viên có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm bớt công việc kiểm toán. Bởi vì, trên thực tế, các thông tin tài chính thường được xác minh nhiều lần. Mối quan hệ này tạo điều kiện cho việc giảm bớt các thử nghiệm cơ bản nếu kiểm toán viên nghiệm thấy các Báo cáo tài chính đáng tin cậy. Thứ hai, kiểm toán viên cần phải dựa vào hệ thống kiểm soát nội để nâng cao chất lượng và hiệu quả cuộc kiểm toán. Nguyên tắc thận trọng đúng mức đòi hỏi kiểm toán viên phải đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, để tránh cho công ty kiểm toán phải đối mặt với những vụ kiện của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Bên cạnh đó, kiểm toán là một loại hình dịch cụ nên kiểm toán viên cũng phải quan tâm đến khía cạnh hiệu qủa cuộc kiểm toán. Việc đảm bảo hiệu quả cuộc kiểm toán góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh và tăng lợi nhuận cho công ty kiểm toán. Để thoả mãn đồng thời hai mục tiêu này, đòi hỏi kiểm toán viên phải xây dựng cách tiếp cận kiểm toán khoa học, hiệu quả. Chất lượng cuộc kiểm toán liên quan đến việc thu thập bằng chứng kiểm toán. Để đưa ra nhận xét đúng đắn về Báo cáo tài chính, Kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực. Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán ảnh hưởng bởi quy mô mẫu chọn, quy mô mẫu chọn chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ. Chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hiệu lực của bằng chứng kiểm toán. Bằng chứng kiểm toán thu thập từ một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả đáng tin cậy hơn từ một hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém. Do đó, quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và tin cậy, góp phần bảo đảm chất lượng cuộc kiểm toán. Hiệu quả cuộc kiểm toán có liên quan tới giá phí cuộc kiểm toán và chi phí thu thập bằng chứng kiểm toán. Nếu công ty đảm bảo hiệu quả cuộc kiểm toán thì với doanh thu cố định, việc giảm tối đa chi phí giúp họ đạt được lợi nhuận tối đa. Với mức lợi nhuận xác định, chi phí tối