Mục tiêu
1. Hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán
2. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu & tích
hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ)
3. Hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu
4. Ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán
53 trang |
Chia sẻ: phuongt97 | Lượt xem: 439 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang nội dung tài liệu Chuyên đề 2 Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán - Nguyễn Bích Liên, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LOGO
Chuyên đề 2 Tổ chức dữ
liệu hệ thống kế toán
Nguyễn Bích Liên
1Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Mục tiêu
You can briefly add outl ine of this slide page in this text box.
1. Hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán
2. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu & tích
hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ)
3. Hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu
4. Ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán
2Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Nội dung
Tổ chức dữ liệu kế toán
I
Qui trình Xử lý dữ liệuII
Mã hóa dữ liệu
III
Thảo luận ảnh hưởng của tổ chức dữ
liệu tới hệ thống thông tin kế toán
IV
3Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
V
Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu - sơ đồ
REA
I. Tổ chức dữ liệu kế toán
Khái niệm tổ chức dữ liệu1
Các mô hình tổ chức dữ liệu kế toán2
3
4Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Tổ chức dữ liệu mô hình E-R- REA
Khái niệm tổ chức dữ liệu
Tổ chức dữ liệu là việc sắp xếp các dữ liệu
của hệ thống theo những nguyên tắc nhất
định tại các nơi lưu trữ dữ liệu.
• Dữ liệu:
5Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
• Cơ sở dữ liệu: là tất cả các dữ liệu của một tổ
chức (hay một phạm vi nào đó) được sử dụng
trong hệ thống xử lý thông tin của tổ chức hay
phạm vi đó
Trong môi trường KT bằng tay, dữ liệu được
lưu trữ ở đâu? Trong môi trường bằng máy,
dữ liệu được lưu ở đâu? Theo nguyên tắc
nào?
Tổ chức dữ liệu
Về mặt logic các dữ liệu trong CSDL được sắp
xếp:
Ký tự -> vùng dữ liệu -> mẩu tin- tập tin dữ liệu ->
CSDL
Nguyễn Bích Liên 6Ch2. Tổ chức dữ liệu
Kế toán
bằng tay
Kế toán
bằng máy
Ví dụ
Ký tự
Vùng dữ liệu
Tập tin dữ
liệu
Cơ sở dữ liệu
Các tập tin trong CSDL có quan hệ với nhau
theo những nguyên tắc nhất định. Ví dụ ?
Sự phát triển của kỹ thuật CSDL
Nguyễn Bích Liên 7Ch2. Tổ chức dữ liệu
Mốc Sự kiện Kỹ thuật CSDL (trích GeorgeH.Bodnar,
William S.Hopwood-AIS)
1960s Máy tính lớn
(mainframe)
Hệ thống tập tin Máy tính như một nơi chứa
các tập tin.
1960s Hệ quản trị CSDL
(DBMS)
Quản trị CSDL
(database management)
Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý và
truy cập dữ liệu
1960s Dịch vụ thông tin trực
tuyến
Quản trị văn bản
(text managemant)
CSDL gồm các văn bản, (từ
tạp chí, báo), hình ảnh,
giọng nóiv.v. Người sử dụng
truy cập qua HT dịch vụ
mạng trực tuyến
1970s Hệ chuyên gia (expert
systems)
Suy luận, suy đoán CSDL về các qui luật ra
quyết định, logic ra quyết
định
1970s Lập trình hướng đối
tượng
1980s Hypetext systems Tìm kiếm thông qua các kết
nối trong CSDL
1990s Intelligent database
systems
Kết hợp tất cả các
kỹ thuật trên
Các kỹ thuật CSDL trong kế toán
Nguyễn Bích Liên 8Ch2. Tổ chức dữ liệu
Tổ chức dữ liệu kế toán thủ công thế nào? Tập
trung loại dữ liệu gì?
Kế toán đã sử dụng các mô hình tổ chức dữ liệu nào? Trong điều kiện
ứng dụng CNTT ra sao?
Mô hình sổ kế toán
Tập tin thông thường
Hệ quản trị CSDL
Sử dụng kế
toán thủ công
Phần mềm ứng dụng
& dữ liệu gắn chặt
với nhau; trùng lặp,
không chuẩn hóa.
Phần mềm ứng dụng
& dữ liệu độc lập
Hệ thống máy
tinh lớn
(mainframe)
Sổ theo thời
gian- đối tượng
Hệ quản trị
CSDL:
Tổ chức tập tin thông thường theo từng
ứng dụng
Nguyễn Bích Liên 9Ch2. Tổ chức dữ liệu
Sự kiện A
(VD đặt
hàng)
Chương
trình ứng
dụng 1- (ví
dụ bán hàng)
Đối tượng B
(VD hàng
tồn kho)
Đối tượng C
(VD
kh.hàng)
Chương
trình ứng
dụng 2- (ví
dụ hàng tồn
kho)
Sự kiện E
(vd xuất kho)
Đối tượng B
(VD HTK)
Sự kiện D
(VD nhập
kho)
Người
sử dụng
Được sử dụng
trong môi trường
Dữ liệu lưu trữ
riêng biệt theo
từng ứng dụng.
Nhược điểm?
Tổ chức theo hệ quản trị CSDL
Nguyễn Bích Liên 10Ch2. Tổ chức dữ liệu
Cơ sở dữ liệu
Sự kiện A, đối tượng B,
C. Sự kiện D, E, F
Module bán
hàng
Module gửi
hàng
Module..
.
Đặc điểm của mô
hình tổ chức dữ
liệu này
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Truy vấn dữ
liệu (DQL-
Data Query
Language)
• Tạo thông
tin, báo cáo
theo yêu
cầu người
sử dụng
DBMS là phần mềm quản lý
dữ liệu. Chức năng
Thế nào là hệ quản trị CSDL? Nó thực hiện những công việc gì? Tại sao cần hệ quản trị
CSDL?
Xử lý dữ liệu
(DML- data
manipulation
language)
• Cập nhật dữ
liệu
• Sửa dữ liệu
• Nhập dữ liệu
• Trích dữ liệu
Tổ chức dữ liệu
(DDL- Data
Description
Language)
Định nghĩa cấu
trúc CSDL:
• Tên của DL
• Kiểu dữ liệu
• Độ dài DL
11Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)- DBMS
Nguyễn Bích Liên 12Ch2. Tổ chức dữ liệu
Người sử
dụng 1
Người sử
dụng 2
Người sử
dụng 3
DBMS kế
toán
DBMS kế
toán
DBMS kế
toán
Schema or
(database model)
Database
Kiến trúc của Cơ sở dữ liệu
Nguyễn Bích Liên 13Ch2. Tổ chức dữ liệu
Có 3 mức độ kiến trúc của Cơ sở dữ liệu
Khái niệm CSDL
Sử dụng CSDL
Báo cáo mong muốn
Thông tin cần hiển thị
Mô hình cấu trúc dữ liệu:
• Hình cây hay gọi là phân
cấp
• Mạng
• Quan hệ
• Hướng đối tượng
DL lưu trữ thực sự theo cách để có
Phương pháp truy cập :
• Trình tự
• Trình tự có chỉ mục (indexed
sequencial)
• Trực tiếp
Sử dụng công cụ hỗ
trợ mô tả (tùy mô
hình cấu trúc dữ
liệu) E-R; OMT
(object orientation
modeling
technique)
Mô hình dữ liệu khái niệm: mối liên kết thực thể
- entities relationship
Nguyễn Bích Liên 14Ch2. Tổ chức dữ liệu
Mô hình mối liên kết thực thể là công cụ mô tả mối quan
hệ giữa các thực thể (các đối tượng cần thu thập và lưu trữ
thông tin) trong CSDL.
Mô hình dữ
liệu
Thực thể gì?
Đối tượng cần thu
thập và lưu trữ
thông tin
Thuộc tính của thực
thể (tính chất của thực
thể)
• Thuộc tính mô tả
• Thuộc tính tên gọi-
khóa chính: duy nhất
Để phân biệt:
• Thuộc tính liên kết-
khóa ngoại: Dùng liên
kết giữa các tập thực
thể.
Mối quan
hệ/liên kết
giữa các
thực thể
1:1
1- nhiều
nhiều - nhiều
Mô hình dữ liệu cấp khái niệm: mối liên kết thực thể
entities relationship
Nguyễn Bích Liên 15Ch2. Tổ chức dữ liệu
Thực thể 1
Thuộc
tính 2
Thuộc
tính 1
Thuộc
tính
Thực thể 2
Thuộc
tính 2
Thuộc
tính 1
Thuộc
tính
Ký hiệu
Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán
Trong kinh tế và kế toán, các thực thể (entities)
được phân thành các nhóm theo mô hình REAL
Nguyễn Bích Liên 16Ch2. Tổ chức dữ liệu
• Nguồn lực (Resources): TS DN sở hữu
• Vị trí (Locations): xẩy ra sự kiện, nơi lưu nguồn
lực, nơi/vị trí tác nhân
• Sự kiện (Events):
• Tác nhân/đối tượng tham gia (Agents)
Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán
Nguyễn Bích Liên 17Ch2. Tổ chức dữ liệu
Sự kiện Nguồn lực
Vị trí
(nếu cần)
Tác nhân bên
trong
Tác nhân bên
ngoài (nếu
cần)
Sự kiện Nguồn lực
Tác nhân bên
trong
Tác nhân bên
ngoài (nếu
cần)
Cấu trúc dữ liệu: cấp logic –
cấu trúc quan hệ - relational structures
Các dữ liệu trong CSDL được lưu trữ dưới dạng
bảng dữ liệu 2 chiều: cột, dòng
Nguyễn Bích Liên 18Ch2. Tổ chức dữ liệu
MAÕ KH TEÂN KH ÑÒA CHÆ SOÁ DÖ
01 Nguyeãn Vaên A xxxx 300
02 cty TNHH Hoa Huyeàn xxxx 500
SOÁ HÑ MAÕ KH NGAØY BAÙN HAØNG ÑK THANH TOAÙN
101 01 15/09 1
102 02 20/9 2
103 01 25/10 1
SOÁ HÑ MAÕ HAØNG SOÁ LÖÔÏNG
101 216 100
101 218 200
101 217 150
102 218 420
103 216 300
103 217 200
MAÕ HAØNGÕ TEÂN HAØNG HOÙA ÑÔN GÍA
216 Vaûi luïa 100,000
217 Vaaûi coton 40,000
218 Vaûi boá 20,000
KHAÙCH HAØNG Costomer Relation
BAÙN HAØNG Sale Relation
CHI TIEÁT BAÙN HAØNG (Detail Sale Relation)
HAØNG HOÙA -GIAÙ VOÁN(goods Relation)
Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán
Nguyễn Bích Liên 19Ch2. Tổ chức dữ liệu
Mối liên kết giữa các thực thể mô tả vấn đề gì?
Tập trung vào các khía cạnh hoạt động kinh tế
hay tập trung vào ảnh hưởng tới TK kế toán?
Dựa vào đâu xác định các thực thể? Dựa vào đâu xác
định các thuộc tính thực thể? Dựa vào đâu xác định
mối liên kết giữa các thực thể?
Cách tiếp cận để phân tích HĐ kinh tế nhằm xây
dựng mô hình REA?
Cấu trúc dữ liệu: cấp vật lý
Ở cấp độ vật lý, các bảng dữ liệu được lưu trữ trong
hình thức các files dữ liệu phù hợp với các kiểu truy
cập dữ liệu:
Trình tự
Trình tự có chỉ mục
Truy cập trực tiếp
Nguyễn Bích Liên 20Ch2. Tổ chức dữ liệu
Các files dữ liệu sự kiện gọi các tập tin nghiệp vụ
(transaction files), các files đối tượng, nguồn lực, vị
trí được gọi là tập tin chính (master file).
Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán
Nguyễn Bích Liên 21Ch2. Tổ chức dữ liệu
Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan
kế toán
Tập tin nghiệp vụ (transaction files): Ghi nhận sự
kiện kinh tế, là căn cứ cập nhật tập tin chính. VD?
Tập tin chính (Master files):
o Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí.
o Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát sổ cái
(General Ledger Control Accounts)
Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán
Nguyễn Bích Liên 22Ch2. Tổ chức dữ liệu
Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan
kế toán
Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ
dữ liệu tiêu chuẩn (Chính sách) cho việc xử lý nghiệp vụ. Vì
dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/ công việc
của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v..
Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về
các nghiệp vụ kinh tế đã xẩy ra nhằm phục vụ cho các tham
chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai. Vd các nghiệp vụ
được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu
tin nghiệp vụ đã hủy, số dư sổ cái kỳ trước.
II. Qui trình xử lý dữ liệu
Thu thập dữ liệu đầu vào1
Hoạt động Xử lý dữ liệu trên tập tin chính2
3
23Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Phương pháp xử lý dữ liệu
4 Kết quả xử lý
Thu thập dữ liệu
Nguyễn Bích Liên 24Ch2. Tổ chức dữ liệu
Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các DL hoạt động
kinh doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để
thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu
Thu thập dữ
liệu
Nội dung dữ liệu
thu thập
Phương pháp thu thập DL
Yêu cầu
kiểm soát
DLthu
thậpThông tin phục vụ
nhu cầu của người
sử dụng
• Thông tin cơ
bản về hoạt
động/sự kiện
kinh tế
• Thông tin nhu
cầu đặc biệt
• Miệng, điện thoại, quan
sát
• Giấy tờ: chứng từ
• Tự động: thiết bị thu thập
DL tự động (POS; bar
code reader), Magnetic Ink
Character Recognition;
Thẻ từ v.v..Tập tin dữ liệu.
Xử lý dữ liệu trên tập tin chính
Nguyễn Bích Liên 25Ch2. Tổ chức dữ liệu
Hoạt động xử
lý dữ liệu
Thêm dữ
liệu
adding Cập nhật dữ liệu
updating
Thay đổi
dữ liệu
changingThêm mẩu
tin mới vào
tập tin chính
Chuyển dữ liệu
tập tin nghiệp vụ
vào tập tin chính
(thay đổi giá trị
thuộc tính giá trị)
Thay đổi giá
trị thuộc tính
mô tả (VD
tên, )
Hủy dữ
liệu
Deleting
Bỏ một mẩu
tin (VD
khách hàng)
nếu không
còn cần
trong CSDL
(nếu không
còn giao
dịch với DN)
Kiểm soát các hoạt động xử lý này:
mục tiêu KS, hoạt động KS?
Ví dụ hoạt động cập nhật dữ liệu
Nguyễn Bích Liên 26Ch2. Tổ chức dữ liệu
Tập tin nghiệp vụ
Mã
KH
Kiểu
NV
Ngày
NV
Số
ch.từ
Số
tiền
0123 sale 10/01/12 9876 10.000
Tập tin chính
Mã
KH
Giới
hạn BC
.
Số
dư
0123 30.000 18.000
Tập tin chính sau cập nhật
Mã KH Giới hạn
BC
. Số dư
0123 sale 28.000
Xử lý cập nhật dữ liệu
• Kiểm tra dữ liệu chính xác
• Tìm kiếm khóa chính tương ứng (match)
• Cộng (add) số tiền nghiệp vụ vào số dư hiện
hành
• So sánh số dư mới và giới hạn bán chịu
• Lặp lại bước 1 cho tất cả các nghiệp vụ
• In báo cáo
Kết xuất - output
Nguyễn Bích Liên 27Ch2. Tổ chức dữ liệu
Kết xuất là bước cuối cùng trong qui trình xử lý thông tin
Kết xuất
Các loại kết
xuất
Mục đích/nội
dung kết xuất
Hình thức
trình bày
• Chứng từ
• Báo cáo
• Kết quả
của một
truy vấn
nào đó
• Thông tin tài chính cho đối
tượng bên ngoài
• Thông tin kế toán quản trị
đối tượng nội bộ:
• Lập kế hoạch
• Thực hiện hoạt động
• Kiểm soát
• Đánh giá thực hiện
hoạt động, đánh giá
thực hiện kế hoạch
• Văn bản
• Bảng
biểu
• Đồ thị
Kết xuất- tạo nhật ký, sổ cái, các báo cáo
Nhật ký: lấy dữ liệu từ các bảng dữ liệu sự kiện
liên quan.
Sổ cái: lấy dữ liệu số dư đầu kỳ từ tập tin lưu
trữ sổ cái; Số PS lấy từ các dữ liệu trên bảng
sự kiện ảnh hưởng và sồ dư hiện hành từ tập
tin chính sổ cái hiện hành.
Nguyễn Bích Liên 28Ch2. Tổ chức dữ liệu
Báo cáo: tùy thông tin có thể lấy từ tập tin
chính hoặc tập tin nghiệp vụ hoặc kết hợp cả
hai
Phương pháp Xử lý dữ liệu
Nguyễn Bích Liên 29Ch2. Tổ chức dữ liệu
Các hoạt động dữ liệu được thực hiện theo 2 phương pháp xử
lý dữ liệu.
Xử lý dữ liệu
Hoạt động
xử lý DL
Phương pháp
xử lý DL
Kiểm soát
xử lý dữ
liệu
• Xử lý theo lô (batch
processing): hoạt động
cập nhật được thực hiện
định kỳ
• Xử lý trực tuyến theo thời
gian thực (on-line Real-
time processing)
Kiểm soát
hệ thống xử
lý
Kiểm soát
hoạt động
xử lý
Nguuyễn Bích Liên
C2- toå chöùc DL
30
Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý theo lô -Batch Processing
Nhập lô
nghiệp vụ
Sắp xếp
tập tin
Tập tin
ngh.vụ (lơ
nghiệp vụ)
Cập nhật
lơ dữ liệu
(định kỳ)
Báo cáo
8
5 /
•TT
chính
Tập hợp
các
chứng
từ thành
lô
Nguuyễn Bích Liên
C2- toå chöùc DL
31
Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý theo lô, nhập liệu ngay
online -Batch Processing
Nhập
nghiệp vụ
kinh tế
Tập tin
ngh.vụ (lơ
nghiệp vụ)
Cập nhật
lơ dữ liệu
(định kỳ)
Báo cáo
8
5 /
•TT
chính
Nguuyễn Bích Liên
C2- toå chöùc DL
32
Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý ngay theo thời gian thực
Online – Real time Processing
Nhập
nghiệp vụ
kinh tế
Tập tin
ngh.vụ
Cập nhật
dữ liệu
(thực hiện
ngay khi
nhập liệu
Báo cáo
8
5 /
•TT
chính
Sự khác nhau giữa 2 phương pháp xử lý
Nguyễn Bích Liên 33Ch2. Tổ chức dữ liệu
Tiêu thức Xử lý theo lô Xử lý theo thời gian
thực
Thời gian : Hoạt
động KD – xử lý
thông tin
Có khoảng cách thời
gian
Không có khoảng cách
thời gian
Nguồn lực Về cơ bản yêu cầu
nguồn lực ít hơn: thiết bị,
phát triển hệ thống, khả
năng (capacity) sử dụng
hoạt động máy tính
Hiệu quả hoạt
động
(operational
Efficiency)
Hiệu quả hơn cho hoạt
động xử lý dữ liệu vì xử
lý định kỳ, theo khối
lượng lớn
Kết luận: Khi thiết kế, lựa chọn
phương pháp xử lý cần
cân nhắc giữa hữu hiệu
và hiệu quả xử lý
Giải thích hiệu quả hoạt động xử lý thông
tin trong xử lý theo lô
Ví dụ: xử lý hoạt động xuất bán hàng/ lập hóa
đơn bán hàng.
Nguyễn Bích Liên 34Ch2. Tổ chức dữ liệu
Tập tin chính phản
ánh sự hoạt động
o Hàng tồn kho (mặt
hàng bán)
o Khách hàng (khách
hàng đang giao dịch)
Tập tin chính phản
ánh kế toán -GL
o Tài khoản doanh
thu bán hàng
o Tài khoản giá vốn
hàng bán
o TK hàng tồn kho
o Tài khoản phải thu
KH
Khi mẩu tin được truy cập để xử lý thì nó sẽ bị
HT khóa tạm đối với các truy cập khác
Lựa chọn phương pháp xử lý dữ liệu
Tùy mức độ yêu cầu, khả năng nguồn lực và tài
chính, HT có thể lựa chọn xử lý theo lô- xử lý
theo lô thu thập DL trực tuyến – xử lý theo thời
gian thực – hoặc kết hợp tất cả.
Nguyễn Bích Liên 35Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyên tắc:
o Thông tin thuộc hệ thống nào cần cập nhật kịp
thời thì sử dụng xử lý theo thời gian thực;
Thông tin nào có thể cung cấp định kỳ -> lô
o Cân nhắc hiệu quả xử lý hoạt động: khối lượng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
o Nếu xử lý theo lô thì cân nhắc số lượng nghiệp
vụ/lô (yêu cầu kiểm soát lô nghiệp vụ - lô càng
nhỏ càng dễ kiểm soát)
III. Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu
– Sơ đồ REA
Nguyên tắc tích hợp1
Ví dụ minh họa2
36Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Tích hợp các sơ đồ REA
Các thực thể xuất hiện trong nhiều chu trình .
Inventory xuất hiện trong revenue và expenditure
cycles.
Cash disbursements xuất hiện trong expenditure và
payroll cycles.
Employees (agent) và cash (resource) xuất hiện trong
cả 3 chu kỳ.
Các dư thừa này là cơ sở cho việc kết hợp các chu
trình.
Ngoài ra còn lưu ý đến việc điều chỉnh các mối
liên kết và nguyên tắc kết hợp các thực thể của
sơ đồ REA
Nguyễn Bích Liên 37Ch2. Tổ chức dữ liệu
Tại sao cần tích hợp các sơ đồ mô hình dữ liệu?
Nguyên tắc tích hợp các sơ đồ này thế nào?
38
Mô hình REA cho Revenue
Cycle
Inventory
Call on
Customer
Take Cust.
Order
Employees
(Salesperson)
Customer
Employees
(Salesperson)
Sales Customer
Employees
(Cashier)Receive CashCash
39
Mô hình REA cho Expenditure
Cycle
Order
InventoryEmployees
Suppliers
Inventory
Receive
InventorySuppliers
Employees
(Cashier)
Disburse
Cash Cash
40
Mô hình REA cho Payroll Cycle
Employees
(Supervisor)
Disburse
Cash Cash
Employee
Time
Time WorkedEmployees
(as Payees)
41
42
Employees
(Supervisor)
Order
InventoryEmployees
Suppliers
Inventory
Call on
Customer
Take Cust.
Order
Employees
(Salesperson)
Customer
Employees
(Salesperson)
Sales
Receive
Inventory CustomerSuppliers
Receive Cash
Employees
(Cashier)
Disburse
Cash Cash
Employee
TimeTime Worked
Employees
(as Payees)
Kết hợp các sơ đồ REA của ba chu trình
IV. Mã
Các loại mã1
Nguyên tắc xây dựng mã2
3
43Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Ứng dụng mã
Nguyeãn Bích LieânC2- toå
chöùc
44
Mã
Mã số là kết hợp các ký tự theo một trật tự nhất định để
mô tả thông tin về đối tượng được mã hóa. Mã số thường
được dùng trong thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Mã trình tự Các loại mã
Mã nhóm Mã gợi nhớ Mã vạch
Mã phân
cấp
Mã khối
Nguyeãn Bích LieânC2- toå
chöùc
45
Mã trình tự
Ví dụ mã số nhân viên một phòng ban; Mã số chứng
từ 1,2,3,4 ; A,B,C v.v..
Đặc điểm mã theo trình tự : là mã số phản ánh các
đối tượng theo trình tự nào đó và không phản ánh
thông tin chi tiết về đối tượng
Là mã số dùng các ký tự chữ hoặc số tự nhiên
theo trình tự tăng dần hoặc giảm dần. Ví dụ 1,2,3;
A,B,C
Ưu điểm: KS sự không liên tục nhóm nghiệp vụ
Nhược:
o Không phản ánh thông tin chi tiết đối tượng mã
o Khó sửa chữa, thay đổi do mức độ ảnh hưởng tới
các mã đối tượng khác.
Nguyeãn Bích LieânC2- toå
chöùc
46
Mã nhóm
Ví dụ mã số nhân viên 01 001 bao gồm nhóm 2 ký tự
đầu là mã chỉ phòng ban (KT 01, SX 02); 3 ký tự sau
chỉ số thứ tự của NV;
Đặc điểm mã nhóm: mô tả thông tin chi tiết về đối
tượng được mã hoá. Việc sửa chữa hoặc thay đổi
nội dung của một nhóm thì nội dung các nhóm còn
lại không thay đổi
Là mã số bao gồm nhiều nhóm ký tự, vị trí mỗi
nhóm ký tự mô tả một loại thông tin về đối tượng
được mã hoá. Trong mỗi nhóm người ta dùng mã
trình tự để phân biệt từng đối tượng cụ thể.
Áp dụng
Nguyeãn Bích LieânC2- toå
chöùc
47
Mã phân cấp
Ví dụ mã số điện thoại; Mã số tài khoản kế toán VN
Đặc điểm mã phân cấp: giống mã nhóm
Là một dạng mã nhóm. Trong đó các nhóm thông
tin phụ thuộc lẫn nhau và vị trí nhóm bên phải mô
tả thông tin phụ thuộc vào thông tin nhóm bên trái.
Như vậy mỗi nhóm mô tả một cấp độ thông tin
Nguyeãn Bích LieânC2- toå
chöùc
48
Mã gợi nhớ
Ví dụ mã số gợi nhớ
Đặc điểm mã gợi nhớ: gợi nhớ, phụ thuộc vào
ngôn ngữ và văn hóa từng vùng. Dễ tạo lầm lẫn về
ý nghĩa
Là mã sử dụng các ký tự chữ để gợi nhớ một thông
tin nào đó. Ví dụ PX gợi nghĩa“phân xưởng”. Mã gợi
nhớ được dùng kết hợp với mã nhóm.
Ứng dụng
Nguyeãn Bích LieânC2- toå
chöùc
49
Mã vạch
Là một dạng mã nhóm nhưng thay vì sử dụng các ký
tự thì người ta sử sụng các thanh/vạch hoặc các
điểm. Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn của các
thanh/vạch hoặc điểm để mô tả các nội dung thông
tin. Phải có thiết bị tạo và đọc mã vạch
encoded in Code 128 A series of numbers encoded in UPC
encoded in Code 93
encoded in the DataMatrix 2D
barcode
Nguyễn Bích Liên
C2- toå chöùc DL
50
Các nguyên tắc
khi xây dựng mã
• Có tính chất ổn định lâu
dài
• Phản ánh đúng và phù
hợp với đặc điểm đối
tượng được xây dựng
mã tại DN
• Linh hoạt, dễ sửa chữa,
phát triển
• Dễ sử dụng
Các bước thực
hiện xây dựng mã
1. Phân tích thơng tin mong
muốn (yêu cầu quản lý), đặc
điểm đối tượng XD mã liên
quan, kế hoạch phát triển
2. Xác định kiểu mã sử dụng
3. Xây dựng cấu trúc mã
4. Xây dựng bảng mã ví dụ
5. Hồn tất hồ sơ xây dựng
mã
• Phản ánh đúng và đủ
những thông tin mong
muốn
Nguyeãn Bích LieânC2- toå
chöùc
51
Ứng dụng xây dựng hệ thống mã
trong hệ thống thông tin kế toán
Mã hoá các đối tượng quản lý chi tiết (mã
khách hàng, mã kho hàng v.v..)
Mã hoá các chứng từ kế toán (mã số
chứng từ )
Mã hoá các đối tượng kế toán (mã tài
khoản)
Thảo luận
Tổ chức và xử lý dữ liệu đã ảnh hưởng tới hệ
thống AIS thế nào? Chức năng xử lý cung cấp
thông tin, kiểm soát hệ thống
Nguyễn Bích Liên 52Ch2. Tổ chức dữ liệu
LOGO
Add your company slogan
53Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- chuyen_de_2_to_chuc_du_lieu_he_thong_ke_toan_nguyen_bich_lie.pdf