Chương 7: Phát triển tiềm năng của người phục tùng

thông tin phản hồi nhằm đem lại sự phát triển cho các cá nhân hay tổ chức. 5 48 1.Quan sát Người phục tùng thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn 2.Đánh giá Phục tùng thiếu các kỹ năng tự quản lý 3.Hệ quả Sự chậm trễ của thành viên trong nhóm dẫn đến sự chậm trễ của dự án 4.Phát triển/Cải thiện Cung cấp khóa học tự quản lý cho phục tùng và yêu cầu các nhóm phân bổ công vệc dựa trên kỹ năng của từng cá nhân Hình 7.3.Quy trình phản hồi 13 Nhà lãnh đạo có thể sử dụng nhiều cách phản hồi khác nhau để hạn chế xung đột và sự sợ hãi cho các phục tùng. Chúng ta đã biết rằng cảm thông là một trong những phương tiện hữu hiệu nhất trong suốt quá trình phản hồi. Nhà lãnh đạo phải đặt mình vào vị trí của phục tùng để thấu hiểu những cảm xúc của họ. Sự cảm thông giúp nhà lãnh đạo tiếp cận vấn đề một cách chính xác nhất. Dưới đây là một số thủ thuật mà nhà lãnh đạo có thể sử dụng để phát triển hiệu quả các phục tùng: • Hình thành thói quen phản hồi: đừng bao giờ “để dành” tất cả mọi thứ cho cuộc họp cuối cùng trong năm. Thay vào đó, hãy gắn những thông tin phản hồi với mục tiêu cụ thể nào đó để đưa ra lời đề nghị hoặc phê bình nhằm cải thiện hoạt động ngay lập tức cho phục tùng. • Hãy bắt đầu bằng một câu chuyện: cả nhà lãnh đạo lẫn phục tùng sẽ học được rất nhiều qua những câu chuyện, làm cách nào và tại sao điều đó xảy ra và cách họ xử lý các tình huống có liên quan đến thực tế, hãy khiến phục tùng phải suy ngẫm về những bài học rút ra từ câu chuyện đó. Cách thức sử dụng hình thức giao tiếp và ẩn dụ từ câu chuyện sẽ được thảo luận trong chương tiếp theo. • Thường xuyên đưa ra những phản hồi tích cực: quá nhiều lãnh đạo chỉ đưa ra phản hồi khi sai sót xảy ra. Hãy nhớ rằng bạn cần tưởng thưởng và khích lệ tinh thần cho những hành vi ảnh hưởng tốt đến mục tiêu của tổ chức. Nếu nhà lãnh đạo chỉ chú tâm vào việc phê bình thiếu sót, phục tùng của họ sẽ mất hết can đảm và dễ nản lòng. Một nhà lãnh đạo tốt luôn tìm kiếm cơ hội mang lại các thông tin phản hồi tích cực cho những phục tùng thậm chí yếu kém nhất trong tổ chức. • Hãy làm phục tùng hiểu rằng phản hồi là một cơ hội phát triển mình: Người phục tùng phải nhận ra không phải bao giờ phản hồi cũng hàm chứa thông tin tiêu cực. Một khi đã nhận ra những cảm xúc của bản thân sau mỗi lời phê bình, họ có thể “tái điều chỉnh” lại quá trình phản hồi bằng cách thể hiện tốt hơn lợi thế của bản thân trong những lần sau. Do đó, phục tùng sẽ cảm nhận được lợi ích của quá trình này. Chẳng hạn, một người phục tùng phản hồi rằng bản thân không hề muốn bị bắt buộc làm một nhiệm vụ nào đó, sau khi được chuyển sang bộ phận khác, anh ta đã cảm thấy thỏa mãn và thành công hơn trong công việc. 4.2. Lãnh đạo người khác để họ tự lãnh đạo Một trong những bước quan trọng giúp nhà lãnh đạo phát triển phục tùng hữu hiệu hơn chính là chấp nhận, và hiểu biết giới hạn của bản thân, hay việc thừa nhận rằng “tôi không thể hoàn thành bất kỳ điều gì nếu không có sự giúp đỡ của các người phục tùng”6. Một nhà lãnh đạo cố gắng làm mọi thứ một mình thường không bao giờ tiến xa được. Hiểu biết và thừa nhận giới hạn của mình đồng nghĩa với việc họ sẵn sàng cho phép phục tùng đóng góp các năng lực đặc biệt nào đó vào sự phát triển chung của tổ chức. 6 53 14 Những lãnh đạo giỏi luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ cộng tác với phục tùng. Charles Manz và Henry Sims gọi đó là lãnh đạo tự quản nghĩa là lãnh đạo người khác tự lãnh đạo chính mình. Khả năng này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải chia sẻ quyền lực và trách nhiệm để tất cả mọi người đều trở thành lãnh đạo trong một số tình huống nào đó. Tổ chức sẽ trở thành một cộng đồng tại đó mọi người đều sẵn sàng và có khả năng trở thành lãnh đạo. Và nhà lãnh đạo chính thức hành động như một người huấn luyện viên hay nhà tư vấn, họ tin tưởng và xóa bỏ tất cả hàng rào ngăn cách, ngỏ ý giúp đỡ và động viên mọi người và mang lại những phản hồi có tính chất xây dựng. Những mẫu hình lãnh đạo này không cố gắng kiểm soát hành vi của phục tùng theo cách thức truyền thống, họ huấn luyện người phục tùng suy nghĩ tích cực hơn về khả năng cũng như tự đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của bản thân. Họ cũng cần đảm bảo rằng phục tùng có đầy đủ thông tin cần thiết. Khi phục tùng hiểu được ý nghĩa và phạm vi hoạt động của mình, họ sẽ gắn chặt nhiệm vụ của mình với mục tiêu chung của tổ chức. Trao quyền cho những người phục tùng chủ chốt, quản trị cộng tác và các hình thức lãnh đạo dân chủ khác đang là xu hướng phổ biến trong hầu hết tổ chức. Vì thế, có rất nhiều tình huống xảy ra đòi hỏi sự tự lãnh đạo của phục tùng. Tuy nhiên cho đến nay các cuộc nghiên cứu về chủ đề này vẫn còn bị giới hạn. Tất nhiên không phải trường hợp nào khả năng tự lãnh đạo cũng phát huy tác dụng, hay không phải nhà lãnh đạo nào cũng khuyến khích phục tùng tư duy độc lập, sẵn sàng chấp nhận thách thức và thay đổi vì lợi ích của tổ chức. 5. XÂY DỰNG CỘNG ĐỒNG NHỮNG NGƯỜI PHỤC TÙNG Nhà lãnh đạo và người phục tùng có thể cùng nhau xây dựng một cộng đồng dựa trên những cảm giác tin cậy, hợp tác và cam kết chia sẻ. Khi đã thuộc về cộng đồng, mọi người đều thấy được tầm quan trọng của bản thân và gắn bó chặt chẽ hơn với tổ chức. Bạn có thể cảm nhận điều này khi là thành viên trong một câu lạc bộ xã hội, một tổ chức tôn giáo hay một đội tuyển thể thao. Cộng đồng đem đến một cảm giác kết nối nhằm duy trì các mối quan hệ bền vững và cam kết vì một mục tiêu nào đó mà mọi người không chỉ hiểu biết nhau bằng niềm tin và tinh thần làm việc nhóm. Những tổ chức học tập đều được xem là cộng đồng, nơi tất cả mọi người được khích lệ, tôn trọng và cống hiến vì mục tiêu chung. Tóm lại, một nhóm những người phục tùng hiệu quả sẽ tạo nên nền tảng cho cộng đồng. Đôi khi cộng đồng không bao gồm những thành viên có cùng một số đặc điểm nào đó. Tuy nhiên thường thì tất cả các hình thức cộng đồng đều dựa trên sự tận tụy, sự hợp tác thật sự và sự đóng góp của cá nhân. Những cộng đồng thành công thường mang một số nét đặc trưng nào đó. Trong những cộng đồng này, các thành viên cùng chia sẻ một tiếng nói chung và một nền văn hóa tích cực7. Có thể khái quát một số đặc trưng của cộng đồng những người phục tùng như sau: 7 60 15 Sự hòa hợp.Trong cộng đồng, mọi người đều được chào đón và có cảm giác thân thuộc. Những ý tưởng và quan điểm bất đồng được khuyến khích, cứ như thể cộng đồng không thể tồn tại nếu không có tính đa dạng này. Tuy nhiên nó tập trung vào cái tổng thể hơn là từng bộ phận và mọi người đều nỗ lực để gắn bó với nhau hơn nữa. Họ có thể thẳng thắn phát biểu nếu ý tưởng của họ khác biệt với những thành viên còn lại. Điều này thường xuất phát từ niềm tin vào những phẩm chất tốt đẹp của bản thân và người khác nói chung. Một nền văn hóa tích cực. Nhà lãnh đạo và người phục tùng cảm nhận tổ chức giống như một cộng đồng chia sẻ những quy tắc và giá trị chung. Mọi người quan tâm đến thành viên mới và giúp họ hòa nhập vào nền văn hóa của tổ chức. Hơn nữa đó không phải là một cộng đồng bó hẹp. Mọi người được tự do tiếp thu những giá trị mới và điều này giúp tổ chức tương tác hiệu quả với môi trường năng động xung quanh. Một tiếng nói chung. Trong cộng đồng, mọi người cùng tạo ra và chia sẻ những giá trị nền tảng. Một hình thức đặc biệt của giao tiếp – đối thoại- thường được các thành viên sử dụng như là phương tiện giúp họ thể hiện quan điểm về một vấn đề nào đó. Bởi vì trong cộng đồng, những điểm khác biệt của từng cá nhân được tôn trọng. Chỉ thông qua các cuộc nói chuyện, mọi người mới có thể tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau và tìm kiếm sự hợp tác trong hành động để “bước cùng nhau trên một con đường”. Sẻ chia và tin tưởng. Các thành viên của cộng đồng luôn thành thật quan tâm lẫn nhau. Họ tin rằng hành động của mình có thể ảnh hưởng đến người khác và cộng đồng nói chung. Thêm vào đó, các thành viên thừa nhận khả năng của người khác và giúp đỡ họ cùng phát triển, cố gắng chia sẻ quan điểm và vấn đề của nhau và thể hiện sự cảm thông khi điều không may xảy ra. Lòng tin được thúc đẩy từ sự quan tâm chia sẻ và tất cả đều hành động theo những chuẩn mực đạo đức nhằm phục vụ lợi ích chung của tổ chức. Sự chia sẻ quyền lãnh đạo. Trong cộng đồng, lãnh đạo cũng bình đẳng như những cá nhân khác. Họ không cố gắng kiểm soát người khác và bất kỳ ai cũng có thể trở thành nhà lãnh đạo, bất kỳ ai cũng có cơ hội đóng góp giá trị cho tổ chức. Giống như một mớ cỏ mọc hỗn độn cuối cùng cũng tạo nên một bãi cỏ tuyệt vời, những thành viên tham gia trong một cộng đồng thực sự cùng nhau biến mọi thứ trở nên tốt đẹp hơn. Tính thống nhất trong hành động thường hình thành một cách tự nhiên trong tổ chức khi một người bị thu hút bởi những người có cùng mối quan tâm hoặc cùng tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề nan giải. Chẳng hạn, những kỹ thuật viên tại hãng Dell đã hình thành một cộng đồng nhằm chia sẻ những kinh nghiệm trong việc chăm sóc khách hàng hay các phục tùng trong một chi nhánh có cùng mục tiêu là trở thành bộ phận có doanh số bán hàng cao nhất Kiểu cộng đồng này giống như một xã hội thu nhỏ, mọi người tham gia vào đó và tồn tại một cách ngẫu nhiên, bởi vì họ nghĩ rằng bản thân có nhiều điều cần học hỏi và đóng góp. Về bản chất, đây là cộng đồng phi chính thức và tự nguyện. Tuy nhiên, bất kỳ ai cũng có thể sáng tạo nên một cộng đồng đơn giản chỉ bằng việc nỗ lực phát triển các mối quan hệ cá nhân và chia sẻ chúng với những người cùng chung mục tiêu với mình trong tổ chức. Những hình thức cộng đồng này cần được khuyến khích và hỗ trợ để giúp mọi người trong tổ chức nhận ra ý nghĩa của bản thân và tầm quan trọng của các mối quan hệ đối 16 với sự phát triển của tổ chức. Tuy nhiên giữa người phục tùng thường dễ tạo nên một cộng đồng hơn là nhà lãnh đạo. Bởi vì nếu họ cố gắng hình thành nhóm, nhiều người có thể cảm thấy bị ép buộc phải tham gia và điều này sẽ làm mất đi bản chất tự nguyện của cộng đồng. TỔNG KẾT CHƯƠNG Lãnh đạo không thể xảy ra nếu không có người phục tùng và tầm quan trọng của họ ngày càng được tăng trong nhiều tổ chức. Con người đóng vai trò người phục tùng nhiều hơn là lãnh đạo và giữa họ thường có một số đặc điểm chung. Một người phục tùng hữu hiệu phải thực sự độc lập và năng động trong tổ chức và họ có thể mang phong cách thờ ơ, thụ động hay thực dụng. Để trở thành một người phục tùng hữu hiệu không phải là điều dễ dàng. Họ phải thể hiện sự sẵn sàng chịu trách nhiệm, phục tùng, sẵn sàng thách thức và ra đi khi cần thiết. Họ cần biết cách khai thác sức mạnh của bản thân từ các nguồn cá nhân và vị trí. Chiến lược phù hợp nhất để trở thành người phục tùng hữu hiệu là tự biến mình thành một nguồn lực cần thiết, giúp cho nhà lãnh đạo trở nên tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền vững và nhìn nhận công việc lãnh đạo ở góc độ thực tế. Người phục tùng mong muốn lãnh đạo và đồng nghiệp phải trung thực và có năng lực thực sự. Họ cũng muốn lãnh đạo của mình có tư duy vượt trước và truyền được cảm hứng cho người khác. Chính hai yếu tố này giúp chúng ta phân biệt giữa vai trò của nhà lãnh đạo và người phục tùng. Họ cần được dẫn dắt chứ không phải bị kiểm soát. Trong tổ chức, nhà lãnh đạo giữ trách nhiệm tạo ra một môi trường làm việc cho phép mọi người phát huy hết tiềm năng của mình. Họ có thể thúc đẩy phục tùng bằng cách sử dụng các kỹ thuật trong hệ thống phản hồi thông tin: hình thành thói quen, bắt đầu bằng một câu chuyện, thường xuyên đưa ra các phản hồi tích cực và giúp đỡ phục tùng nhận ra đó là một cơ hội để phát triển mình. Họ cũng có thể khai thác hết sức mạnh và sự đóng góp của người phục tùng bằng việc cho phép họ tự lãnh đạo bản thân, trong đó nhà lãnh đạo chia sẻ quyền lực và trách nhiệm của mình để tất cả mọi người đều có thể trở thành nhà lãnh đạo. Cuối cùng, chúng ta đã đề cập đến mối quan hệ tương hỗ và việc hình thành các cộng đồng trong tổ chức. Một cộng đồng bao gồm các đặc điểm: hòa hợp, có nền văn hóa thực sự, có tiếng nói chung, chia sẻ, tin cậy và công bằng. Xây dựng tính thống nhất trong hành động là công cụ hữu hiệu tạo nên các cộng đồng bền vững trong tổ chức. Do bản chất tự nguyện nên kiểu cộng đồng này thường được sáng tạo và duy trì bởi những người phục tùng hơn là nhà lãnh đạo. CÂU HỎI THẢO LUẬN 1.Hãy thảo luận về vai trò của nhà lãnh đạo. Tại sao người ta thường nhấn mạnh nhiều hơn về vai trò của người phục tùng? 2.Hãy so sánh sự khác nhau giữa phong cách thờ ơ và phong cách bị động của người phục tùng. Hãy cho ví dụ. Bạn sẽ làm gì nếu là một nhà lãnh đạo trong trường hợp này? 3.Bạn có nghĩ khả năng tự lãnh đạo cũng cần được xem như một phong cách lãnh đạo? Tại sao? 17 4.Trong số 5 yêu cầu của một người phục tùng hữu hiệu, theo bạn yêu cầu nào quan trọng nhất? Ít quan trọng nhất? Làm thế nào để người phục tùng có thể trở nên hiệu quả hơn? Hãy thảo luận. 5.Theo bạn giữa kỹ thuật “bắt đầu bằng một câu chuyện” và các kỹ thuật phản hồi truyền thống khác, điều nào đem lại hiệu quả cao hơn? Làm thế nào bạn sử dụng kỹ thuật này để khuyến khích phục tùng phản hồi các thông tin tiêu cực? 6.Hãy mô tả một chiến lược “tăng cường địa vị ” mà bạn thích nhất. Giải thích 7.Nét tiêu biểu nào của nhà lãnh đạo và đồng nghiệp giúp người phục tùng phân biệt vai trò của họ? Hãy thảo luận 8.Những tính cách nào của người phục tùng hiệu quả có thể đóng góp vào việc hình thành một cộng đồng? 9. Có phải việc sẵn sàng ra đi là lựa chọn cuối cùng của người phục tùng hay không? Hãy so sánh nó với việc sẵn sàng chuyển đổi vị trí công tác? Điều gì khiến bạn cảm thấy khó khăn hơn?