Chương 6 Tổ chức

12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 1 Chương 6 Tổ chức 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 2 Mục đích nghiên cứu „ Nền tảng của công tác tổ chức „ Những nhân tố chính của cơ cấu tổ chức „ Chuyên môn hóa các bộ phận trong tổ chức „ Các nguyên tắc cơ bản của sự phối hợp „ Cơ cấu quyền hành của tổ chức „ Những nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân quyền „ Quyền hành trực tuyến và quyền hành chức năng „ Thiết kế tổ chức „ Tổ chức cơ khí và hữu cơ „ Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức „ Các loại hình cơ cấu tổ chức 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 3 Công tác tổ chức „ Công tác tổ chức được xem như là một quá trình xác định những công việc được làm, ai làm và những công việc này được quản lý và phối hợp như thế nào. „ Đây là một quá trình tương tác và diễn ra liên tục trong suốt chu kỳ sống của một tổ chức „ Khi tổ chức phát triển và đạt đến giai đoạn bão hòa, nó phải được tổ chức lại. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 4 Cơ cấu tổ chức „ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 5 Các nhân tố cơ bản của cơ cấu tổ chức „ Chuyên môn hóa „ xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các cá nhân hoặc nhóm đã được đào tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó. „ Tiêu chuẩn hóa „ Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ. „ Phối hợp „ gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp nhất những hoạt động của những cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tổ chức. „ Quyền hành „ Về cơ bản là quyền ra quyết định và hành động. Những tổ chức khác nhau sẽ phân bổ quyền hành khác nhau. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 6 Sơ đồ tổ chức „ Là một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí cá nhân trong một tổ chức. „ Thể hiện bốn khía cạnh của cơ cấu tổ chức: „ Các nhiệm vụ „ Sự phân chia công việc „ Cấp bậc quản trị „ Quyền hành trực tuyến 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 7 Sơ đồ tổ chức của công ty FedEx Chủ tich tổng giám đốc Phụ trách ngành & chính phủ Truyền thông tổ chức Giám đốc sản suất Tư vấn chung Giám đốc tài chính Phó chủ tịch phụ trách hệ thống vệ tinh Phó chủ tịch Marketing & dịch vụ khách hàng Phó chủ tịch phụ trách thương mại Phó chủ tịch hệ thống & tự động hoá Phó chủ tịch phụ trách tài sản & hậu cần Phó chủ tịch & kiểm soát viên Phó chủ tịch phụ trách nhân sự Phó chủ tịch hoạt động quốc tế Giám đốc trung tâm dịch vụ kinh doanh Phỏ chủ tịch sản phẩm điện tử Phó chủ tịch hoạt động vận tải 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 8 Chuyên môn hóa trong tổ chức „ Chuyên môn hoá liên quan đến việc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ và phân công chúng cho các nhóm chuyên môn hoá trong tổ chức. „ Chuyên môn hóa theo chức năng „ Chuyên môn hóa theo khu vực địa lý „ Chuyên môn hóa theo sản phẩm „ Chuyên môn hóa theo khách hàng 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 9 Chuyên môn hóa trong tổ chức „ Chuyên môn hóa theo chức năng „ nhóm các nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn nghề nghiệp và các nguồn lực để họ cùng nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ „ Chuyên môn hóa theo địa lý „ nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị „ Chuyên môn hóa theo sản phẩm „ phân chia tổ chức thành các đơn vị, mỗi đơn vị thực hiện thiết kế, sản xuất, và marketing các sản phẩm và dịch vụ của chính nó. „ Chuyên môn hóa theo khách hàng „ nhóm gộp các bộ phận theo loại khách hàng được phục vụ. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 10 Chuyên môn hóa trong tổ chức Æ Địa lý và khách hàngChi phí vận chuyển nguyên vât liệu cao Æ Chức năngCần chuyên môn hoá các kỹ năng Æ Sản phẩm Để sử dụng chuyên môn hoá thiết bị Æ Chức năng và khách hàngKhách hàng tiềm năng là ổn định Æ Sản phẩmKhách hàng tiềm năng là đa dạng Æ Khách hàngCốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế Æ Khách hàngPhụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng Æ Vị trí địa lýToàn cầu Æ Chức năngQuy mô nhỏ Cách chuyên môn hoá bộ phậnĐặc điểm tổ chức 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 11 Sự phối hợp trong tổ chức „ Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh „ cấp dưới chỉ có một cấp trên duy nhất. „ Nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh „ xác định một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng đi từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong tổ chức. „ Nguyên tắc tầm hạn kiểm soát „ giới hạn số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo trực tiếp với một nhà quản trị 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 12 Sự phối hợp trong tổ chức Tầm hạn kiểm soát rộng Tầm hạn kiểm soát hẹp 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 13 Sự phối hợp trong tổ chức „ Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn kiểm soát: „ Năng lực của nhà quản trị và nhân viên „ Những nhiệm vụ được giám sát „ Mức độ về các vấn đề mới bất ngờ xảy ra „ Sự rõ ràng của tiêu chuẩn và mục tiêu 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 14 Quyền hành và quyền lực „ Quyền hành „ là quyền đưa ra các quyết định và hành động „ gắn liền với chức vụ hợp pháp trong tổ chức và với công việc „ Quyền lực „ liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định „ Gắn với vị trí cá nhân trong tổ chức và chỉ là phương tiện mà một cá nhân có thể ảnh hưởng đến quyết định. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 15 Quyền hành và quyền lực 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 16 Quyền hành và quyền lực N. nhân lựcKế toán Marketing Tài chính Sản xuất Cấp bậc quyền hành Nghiên cứu & phát triển Chức năng Trung tâm quyền lực 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 17 Phân quyền „ Phân quyền là quá trình chuyển giao một nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên và giao phó quyền hành để họ thực hiện công việc Nghĩa vụ Q uyền hành T r á c h n h i ệ m 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 18 Phân quyền „ Giá trị của quyết định „ Sự đồng nhất của các chính sách „ Văn hóa tổ chức „ Năng lực của nhà quản trị „ Cơ chế kiểm soát „ Ảnh hưởng của môi trường 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 19 Quyền hành trực tuyến và tham mưu „ Quyền hành trực tuyến là mối quan hệ quyền hành theo chiều dọc trong tổ chức đi từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất „ Nguyên tắc chủ đạo của mối quan hệ này là nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh „ Gắn liền với việc ra quyết định 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 20 Quyền hành trực tuyến và tham mưu Tổng giám đốc điều hành Chủ tịch Phó chủ tịch điều hành Phó chủ tịch điều hành Phó chủ tịch Vùng 3 Quận D Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Vùng 4 Vùng 5Vùng 2Vùng 1 Quận E Quận GQuận CQuận A Quận B Quận F 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 21 Quyền hành trực tuyến và tham mưu „ Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn „ Bộ phận chức năng điều tra, nghiên cứu và đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quản trị trực tuyến „ Quyền hành theo chức năng „ Quyền giao cho cá nhân hoặc bộ phận chức năng quyền đưa ra những quyết định và kiểm tra giám sát sự thực hiện các quyết định này mà được thực hiện bởi các bộ phận khác. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 22 Thiết kế tổ chức „ Thiết kế tổ chức liên quan đến việc xác định cơ cấu và những mối quan hệ quyền hành trong toàn bộ tổ chức để thực hiện chiến lược và các kế hoạch nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 23 Thiết kế tổ chức CƠ GIỚI HỮU CƠ •Mối quan hệ cấp bậc cứng nhắc •Nhiệm vụ cố định •Nhiều quy tắc •Kênh truyền thông chính thức •Quyền hành quyết định tập trung •Cơ cấu tổ chức cao hơn •Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang) •Nhiệm vụ thích ứng •Một vài quy tắc •Truyền thông phi chính thức •Quyền hành quyết định phi tập trung •Cơ cấu tổ chức phẳng hơn 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 24 Thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức/ Cơ cấu tổ chức Môi trườngMôi trường Chiến lượcChiến lược Quy môQuy mô Công nghệCông nghệ 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 25 Thiết kế tổ chức „ Chiến lược các chiến lược khác nhau cần những cơ cấu khác nhau „ Một chiến lược phân biệt cần một cơ cấu hữu cơ, chi phí thấp cần cơ cấu cơ giới hoặc chặt chẽ „ Gia tăng sự phối hợp giữa các cấp hoặc đa dạng hóa kinh doanh cần một cơ cấu hữu cơ „ Môi trường thay đổi nhanh hơn nhà quản trị phải đối mặt với nhiều vấn đề hơn. „ Khi môi trường thay đổi nhanh chóng cơ cấu tổ chức phải linh hoạt/hữu cơ „ Cần sự phân tán quyền lực 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 26 Thiết kế tổ chức „ Quy mô tổ chức ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức, khi quy mô tổ chức mở rộng: „ Sẽ có nhiều bộ phận hơn đòi hỏi quyền hành phi tập trung „ Truyền thông phi chính thức „ Có nhiều mối quan hệ theo chiều ngang và dọc. ÆCơ cấu thích hợp khi đó sẽ là cơ cấu hữu cơ. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 27 Thiết kế tổ chức „ Công nghệ: tổ chức sử dụng thiết bị, nguyên vật liệu, kỹ năng, kiến thức của các nhân viên và đưa tất cả chúng với nhau vào trong một mô hình hoạt động chính „ Công nghệ phức tạp hơn thì các nhà quản trị sẽ khó khăn hơn để sắp xếp tổ chức. „ Công nghệ có thể được đo lường bởi: „ Nhiệm vụ đa dạng phức tạp xảy ra tức là có nhiều vấn đề mới ngẫu nhiên xuất hiện mà nhà quản trị phải đối phó; „ Khả năng phân tích trước các nhiệm vụ để biến nó thành thông lệ tức là các tình huống được chương trình hóa để các nhà quản trị giải quyết vấn đề. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 28 Thiết kế tổ chức „ Nhiệm vụ phức tạp cao và khả năng phân tích trước các vấn đề là thấp thể hiện nhiều vấn đề khác thường đối với nhà quản trị „ Cơ cấu hữu cơ là thích hợp nhất cho điều kiện này. „ Nhiệm vụ phức tạp thấp và khả năng phân tích trước các vấn đề là cao cho phép nhà quản trị dựa vào những chương trình, thủ tục đã thiết kế để giải quyết vấn đề „ Cơ cấu thích hợp là cơ cấu cơ khí. 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 29 Thiết kế tổ chức „ Sản xuất đơn chiếc: sản lượng của mỗi loại sản phẩm nhỏ „ Dựa trên kỹ năng của người công nhânÆ cần một cơ cấu linh hoạt „ Sản xuất hàng loạt: máy móc đã được tự động hóa để sản xuất một khối lượng lớn các sản phẩm tiêu chuẩn „ công nhân thực hiện các nhiệm vụ lặp lạiÆ cần một cơ cấu cơ khí. „ Sản xuất dây chuyền: sản xuất theo một tiến trình liên tục, toàn bộ quá trình sản xuất đã được tự động „ Người công nhân phải theo dõi về các vấn đề bất trắc và tác động nhanh chóng đến nóÆ một cơ cấu hữu cơ là hợp lý 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 30 Ứng dụng thiết kế tổ chức „ Cơ cấu giản đơn „ Chuyên môn hoá công việc là thấp; „ Một vài quy định quản lý hoạt động và quyền hành tập trung cho một người duy nhất- người chủ. „ Một tổ chức “phẳng” „ Có hai hoặc ba cấp độ theo chiều dọc „ Một vài người được trao quyền và quyền hành ra quyết định được tập trung. „ Được ứng dụng trong các tổ chức kinh doanh nhỏ hoặc khi bắt đầu một dự án kinh doanh 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 31 Ứng dụng thiết kế tổ chức „ Cơ cấu chức năng nhóm các nhân viên có chuyên môn tương tự lại với nhau „ Cơ cấu chức năng gồm các bộ phận như marketing, tài chính, sản xuất,… „ Các thành viên có thể học hỏi kinh nghiệm của nhau „ Giảm sự trùng lắp về nhân sự và thiết bị „ Dễ giám sát và đánh giá nhân viên „ Không chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của tổ chức „ Suy yếu mục tiêu chung ThuậnThuận ChốngChống 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 32 Ứng dụng thiết kế tổ chức Giám đốc nhà máy Trưởng bộ phận, kỹ sư Trưởng bộ phận kế toán Trưởng bộ phận, hệ thống thông tin Trưởng bộ phận nguồn nhân lực Trưởng bộ phận thu mua Cấu trúc chức năng 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 33 Ứng dụng thiết kế tổ chức „ Cơ cấu sản phẩm các nhà quản trị theo đơn vị sản phẩm/dịch vụ chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối sản phẩm đến các khu vực thị trường và khách hàng của tổ chức „ Thích hợp đối với tổ chức có phổ sản phẩm khác nhau. „ Gia tăng sự chuyên môn hóa „ Trách nhiệm về lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm „ Trùng lắp các hoạt động làm tăng chi phí „ Khó điều động nguồn lực thuộc các tuyến khác nhau ThuậnThuận ChốngChống 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 34 Ứng dụng thiết kế tổ chức Giám đốc nhà máy Marketing Hoạch định và kinh tế Cung cấp và phân phối Sản xuất Marketing Hoạch định và kinh tế Cung cấp và phân phối Sản xuất Phó chủ tịch, hoá chấtPhó chủ tịch, dầu nhờn và chất sáp Phó chủ tịch, nhiên liệu Marketing Hoạch định và kinh tế Cung cấp và phân phối Sản xuất Cấu trúc đơn vị 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 35 Ứng dụng thiết kế tổ chức Kế toán Công việc thiết kế Nhóm thiết kế Nhóm thiết kế Nhóm thiết kế Nhóm thiết kế Dự án Alpha Dự án Beta Dự án Gamma Dự án Omega Sản xuất Nhóm sản xuất Nhóm sản xuất Nhóm sản xuất Nhóm sản xuất Quản lý hợp đồng Nhóm hợp đồng Nhóm hợp đồng Nhóm hợp đồng Nhóm hợp đồng Thu mua Nhóm thu mua Nhóm thu mua Nhóm thu mua Nhóm thu mua Nhóm kế toán Nhóm kế toán Nhóm kế toán Nhóm kế toán Nguồn nhân lực Nhóm N. nhân lực Nhóm N. nhân lực Nhóm N. nhân lực Nhóm N. nhân lực Cấu trúc ma trận 12/2005 Khoa Quản trị kinh doanh 36 Ứng dụng thiết kế tổ chức „ Cơ cấu ma trận nhóm gộp các thành viên vừa theo chức năng vừa theo sản phẩm „ Mỗi thành viên có hai sếp „ Kết quả là một mạng lưới phức tạp về các mối quan hệ báo cáo. „ Linh hoạt và đáp ứng nhanh với sự thay đổi „ Tạo sự phối hợp các dự án và bảo đảm tính độc lập „ Khuynh hướng tranh giành quyền lực ThuậnThuận ChốngChống