Changedriver: công cụ quản lý tổ chức hiện đại

CHANGEDRIVER: CÔNG CỤ QUẢN LÝ TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI Muốn tồn tại và phát triển theo kịp xu hướng mới, các tổ chức, doanh nghiệp chỉ có một lựa chọn là thay đổi tư duy và cách thức quản lý, tổ chức. Nhưng thay đổi như thế nào? Xuất phát từ đâu? Liệu một cá nhân kiệt xuất, chỉ bằng tài năng của mình, có thể thay đổi thành công một TC/DN từ hình thái quản lý thông thường dựa trên con người sang quản lý qui trình trên nền CNTT? Để giải đáp các câu hỏi trên, tập đoàn Công Nghệ DTT mới đây đã phát triển công cụ ChangeDriver với mục đích hỗ trợ trực tiếp việc xây dựng tri thức của tổ chức và quản lý dựa trên các ứng dụng công nghệ mới. Qua ChangeDriver các TC/DN có thể biểu diễn trực quan dưới dạng đồ họa các qui trình của mình, cũng như các tài liệu - chuẩn mực đi kèm. Hiện ChangeDriver có hai phiên bản: ChangeDriver Editor dành cho xây dựng và quản lý thông tin, ChangeDriver Reader dành cho xuất bản và cập nhật thông tin. Góc nhìn tổng thể Ứng dụng đầu tiên của ChangeDriver là cung cấp cho nhà quản lý (NQL) một góc nhìn tổng thể, xuyên suốt, từ trên xuống dưới, từ bộ phận này qua bộ phận khác, về hiện trạng các hoạt động tổ chức và quản lý. Đồng thời cho phép lưu trữ thông tin dưới dạng cây thư mục để từ đó miêu tả trực quan các thông tin này thông qua các quy trình dưới dạng đồ họa. Ứng dụng này xuất phát từ nhu cầu đầu tiên của NQL, là hệ thống hóa và ghi lại những thông tin của hoạt động quản lý hiện tại. Khi đã có một cái nhìn toàn cảnh về hiện trạng các hoạt động của TC/DN, NQL có thể giải đáp được một loạt câu hỏi về điểm mạnh/yếu trong tổ chức như: sự tối ưu các quy trình hiện tại; quy trình nào cần phải cải tiến; nguồn lực nào chưa được dùng đúng chỗ, đúng cách; các mục tiêu chiến lược có được cấp dưới nhận biết đầy đủ và thực hiện đúng không? Giữa mục tiêu, kế hoạch, quy trình, ứng dụng công nghệ và con người, liệu đã có sự đồng nhất chưa, nếu chưa, đâu là yếu tố cản trở... Câu trả lời cho những câu hỏi trên là cơ sở tư vấn cho NQL xây dựng bản kế hoạch phát triển tổng thể của toàn công ty, đi sát các mục tiêu chiến lược được vạch ra và tận dụng được mọi nguồn tiến bộ công nghệ mới. Ví dụ: Khi xây dựng kiến trúc TC/DN, thông qua ChangeDriver, NQL có phương hướng phát triển và thiết kế hạ tầng CNTT cho phù hợp với những quy trình nghiệp vụ của TC/DN. Quản lý sự thay đổi Ưu điểm của ChangeDriver là cho phép NQL thiết lập một cách linh hoạt mối liên hệ giữa các thành phần trong cùng tổ chức và với tổ chức khác. Các mối liên hệ này được đặt trong một mô hình chung và được biểu diễn dưới dạng đồ họa, kết hợp chú thích, bình luận. Các NQL sẽ tiếp cận mô hình này giống như cách chúng ta tiếp cận thế giới thông qua Google Earth. Thông qua ChangeDriver, NQL có thể thấy được mối liên hệ giữa các thành tố với nhau như: giữa mục tiêu và quy trình, giữa quy trình và hỗ trợ công nghệ, giữa quy trình và cách thức tổ chức nhân sự… Khi một thành phần cần thay đổi, NQL sẽ dự kiến được nó ảnh hưởng đến đâu và như thế nào đến nội bộ tổ chức. Từ đó, NQL có thể phác thảo ngay trên ChangeDriver kế hoạch thay đổi với các chi tiết về mức độ thay đổi tối ưu, thời gian cần cho sự thay đổi, yêu cầu điều chỉnh các yếu tố liên quan, xác định các phương tiện hỗ trợ thay đổi... Quản lý theo quy trình Trong các bài viết trước, tác giả Ngô Trung Việt đã phân tích rõ việc thay đổi để tiến tới quản lý theo quy trình trên nền công nghệ hiện đại là rất khó. Vì nó kéo theo sự thay đổi về thói quen làm việc, tư duy làm việc không chỉ của cấp lãnh đạo mà cả nhân viên. Các vấn đề đặt ra là: làm sao để khuyến khích người thực hiện tuân thủ chặt chẽ theo quy trình? Làm thế nào để NQL kiểm soát được việc tuân thủ quy trình đó? Có cách gì quy trình không bị lỗi thời so với yêu cầu và mục tiêu luôn thay đổi của công việc? Trả lời cho câu hỏi thứ nhất, ChangeDriver xây dựng ứng dụng ChangeDriver Reader giúp người thực hiện tiếp cận quy trình một cách đơn giản và khoa học nhất, đồng thời có thể trực tiếp tham gia cải tiến quy trình mà họ đang làm việc. Việc người thực hiện được tiếp cận quy trình một cách thoải mái và được đóng góp cải tiến quy trình mà bản thân họ đang làm là cách tốt nhất khuyến khích họ tuân thủ quy trình. Câu trả lời thứ 2 thể hiện sự nhất quán giữa quản lý và công cụ. Về mặt quản lý, NQL phải luôn là tấm gương sáng trong việc tuân thủ quy trình, không chỉ tuân thủ quy trình của mình mà còn hỗ trợ cấp dưới tuân thủ quy trình của tổ chức. Về mặt công cụ, ChangeDriver cho phép gắn vào từng quy trình không chỉ các hướng dẫn thực hiện công việc cụ thể mà còn các thước đo thành tích. Và trong mỗi quy trình, các quy trình con của nó cũng lại được gắn với các thước đo thành tích. NQL có thể kiểm soát việc tuân thủ quy trình thông qua các thước đo đạt được ở mỗi quy trình hoặc ở mỗi hoạt động cụ thể của quy trình. Tùy theo yêu cầu mà NQL có thể định nghĩa các thước đo. Trong đó, ChangeDriver có thể được kết hợp linh hoạt với phương pháp Balance Score Card ( Lời giải cho câu hỏi thứ 3 là ChangeDriver được phát triển với khả năng cập nhật thông tin rất linh hoạt và có hệ thống. Một thông tin dù được biểu diễn dưới bất kì hình thức nào: cây thư mục, biểu đồ quy trình hay được xuất bản trên Web thì nội dung của nó đều sẽ thay đổi đồng thời, có hệ thống trong tất cả các hình thức chỉ thông qua một lần cập nhật. Đây là một giải pháp giúp công việc cập nhật thông tin trở nên đơn giản cho người quản lý và giúp cho thông tin trong ChangeDriver luôn “sống” khi môi trường xung quanh thay đổi. Quản lý tri thức tổ chức Hệ thống tri thức của TC/DN được xây dựng và tích hợp bên trong ChangeDriver cho phép ngày càng mở rộng và làm phong phú thêm tri thức tổ chức. Đây là một ứng dụng rất quan trọng giúp TC/DN không bị phụ thuộc hoàn toàn vào trí tuệ của một cá nhân nào. Thông qua kho tri thức trong ChangeDriver, NQL có thể tiếp cận với các kỹ năng, kinh nghiệm, phương pháp làm việc tối ưu của những người tiền nhiệm. Hơn nữa, ChangeDirver cho phép tích lũy và sử dụng tri thức tập thể. Đó là việc nhiều cá nhân có thể dùng kỹ năng và kiến thức của mình tham gia cải tiến quy trình một cách liên tục. Các quy trình cũng sẽ được nhiều người dùng chung để phát huy trí tuệ tập thể. Ngoài ra, NQL còn có thể mô phỏng các quy trình và mối liên hệ tương tác giữa quy trình với các yếu tố khác, trong mục đích kiểm tra, thử nghiệm khả năng ứng dụng thực tiễn của tri thức hàn lâm và ý tưởng cá nhân. Đơn giản là, NQL có thể xây dựng quy trình mô phỏng ngay một ý tưởng kinh doanh mới của mình trước khi triển khai áp dụng thực tế. Theo PC World