Cách tạo mục lục cho văn bản

A_Cách tạo mục lục cho văn bản Bạn đã soạn xong một tài liệu dài, bao gồm rất nhiều chương mục, mỗi mục lại có các số La Mã bên trong đó, việc cuối cùng bạn muốn làm với tài liệu trước khi in là tạo một mục lục cho nó sao cho giống các quyển sách trên thị trường, vậy phải làm sao? Bạn yên tâm, Microsoft Word là một chương trình soạn thảo văn bản đồ sộ, chắc chắn phải có tính năng này, để làm việc đó bạn thực hiện như sau: WORD 2003 - Trước tiên bạn vào View > Chọn Toolbars > Outlining, thanh công cụ tạo mục lục sẽ xuất hiện dưới thanh công cụ chuẩn. - Bạn vào View > chọn Outline, chế độ xem này sẽ giúp bạn nhận ra các cấp độ của mục lục. Tiếp đến bạn dùng chuột bôi đen các dòng tiêu đề cần làm mục lục rồi đưa trỏ chuột vào hộp Outline Level và chọn từng Level cho nó. Word quy định cấp độ có số thấp nhất sẽ là cấp độ cao nhất, các cấp độ tiếp theo sẽ là cấp con của cấp độ đó và sẽ có vị trí xê dịch về bên phải, ví dụ với 3 mục sau có 3 Level khác nhau. Hoặc bạn có thể chọn trực tiếp Heading 1, Heading 2, Heading 3 trên phần Style (View -> Toolbars -> Formatting để bật thanh công cụ Format) Level 1 = Heading 1 ; Level 2 = Heading 2 ; Level 3 = Heading 3 ; Bạn có thể sử dụng phím tắt: ctrl – Alt – 1 là heading 1; ctrl – Alt – 2 là heading 2; ctrl – Alt – 3 là heading 3 - Thực hiện xong thao tác đánh mục lục cho toàn bộ văn bản, bạn di chuyển đến phần đầu hay cuối đoạn văn nơi cần chèn mục lục đã tạo vào (ví dụ: Bạn muốn mục lục nằm phía trên, phía dưới mới là nội dung văn bản thì bạn để dấu trỏ chuột ở phía trên của văn bản cần tạo mục lục). Tiếp đến vào menu Insert > chọn References > Index and Tables, ở hộp thoại vừa hiện bạn chọn mức độ cây thư mục cần hiện ra (ví dụ: bạn muốn thể hiện ở mức 3 tiêu đề (Mục I rồi dưới là I .1 rồi đến I .1.1) thì bạn chọn Show levels: 3) rồi nhấp OK để đồng ý. - Mục lục mà bạn đã tạo sẽ xuất hiện, bạn chọn lại chế độ Print Layout (View > Print Layout) để xem kết quả - Trong quá trình làm, có thể bạn sẽ chỉnh sửa lại một vài tiêu đề, hoặc bổ sung thêm cho đoạn văn , khi đó tên tiêu đề của số trang của các tiêu đề sẽ có sự thay đổi. Khi đó bạn chọn Update TOC trên thanh công cụ Outining. * Remark: Còn 1 cách khác để làm cho mục lục trở nên uyển chuyển hơn: Tạo mục lục từ Styles có điểm bất lợi là ta không thể sửa chữa đề mục trong mục lục khác với nội dung được trình bày trong tài liệu bởi vì chúng được nối rất chặt chẽ qua các Style. Một bất lợi khác là có khi ta chỉ muốn đưa một vài chữ (chứ không hết cả đoạn vào) để làm mục lục cho một mục từ nào đó thì cách 1 cũng khó mà giải quyết được. Cách 2 có thể giải quyết vấn đề này và làm cho việc đưa một đề mục lên mục lục trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tiến hành như sau: - Đặt con trỏ ở cuối đoạn cần làm mục lục, chèn đề mục cho mục lục bằng cách nhấn alt-shift-O, ta được bảng sau: Đặt tên đề mục cho mục lục ở ô Entry, chọn cấp cho mục lục ở ô Level, còn ô Table identifier giữ nguyên, sau đó nhấn enter 2 lần (Mark, Close). Để cách 2 này hoạt động được cần enable cho ô Table entry fields trong phần Options của bảng Index and Tables. (nhớ tắt bỏ dấu check ở Styles và Outline levels) WORD 2007 Đây là một mục lục mẫu mà bạn muốn tạo ra gồm các mục lớn và nhỏ. Chương 1: Thống nhất giữa lý luận và thực tiễn 1.1 Định nghĩa 1.1.1 Lý luận là gì? 1.1.2 Thực tiễn? 1.2 Vận dụng 1.2.1 Là ai hướng dẫn. Khi soạn thảo văn bản 1. Chọn tiêu đề bạn muốn đưa vào mục lục (bôi đen) 2. Chọn thẻ Home, nhìn qua phải thấy nút AaBb (heading 1), click chọn (ở đây chọn cho "Chương 1: Thống nhất giữa lý luận và thực tiễn", sau đó định dạng font, size... thế là xong một bước. 3. Tương tự làm cho "1.1 Định nghĩa" chọn luôn Heading 1 4. Tương tự làm cho các tiêu đề mà bạn muốn đưa vào mục lục, nhớ là heading 1 là ở ngoài, rồi heading 2 là lùi vào một tí. 5. Như vậy 1.1.1 Phải là heading 2. Để khỏi mất thời gian, chúng ta sử dụng Chức năng Format painter copy định dạng cho các heading khác, Cách sử dụng giống như Excel. Chọn định dạng muốn copy rồi dùng "cây chổi" quét lên rồi quét lên tiêu đề muốn copy. Làm như thế ta sẽ có một loạt các heading. Chính các heading này sẽ là mục lục của ta. Bước kế tiếp là tạo mục lục. Chọn thẻ Preferences, Chọn Table of content Chọn Automatic table 1 Ngay lập tức xuất hiện Mục lục cho bạn, Nếu muốn cập nhật số trang hay toàn bộ thì chỉ việc click vào Update Table là xong. B_Cách tạo mục lục hình và mục lục bảng trong Word Hướng dẫn cách tạo mục lục hình và mục lục bảng trong một bài báo cáo vì không có bài báo cáo nào mà không có hình vẽ hay bảng minh họa cả . Cách tạo mục lục hình: Chọn menu Format –> Styles and Formating –> Chọn New Style –> Nhập vào tên của Style ( ví dụ là HINH ) 2. Bôi đen tiêu đề của hình mà bạn muốn đưa vào mục lục –> chọn Style có tên là HINH . 3. Làm như bước 2 đối với tất cả các hình, sau khi làm xong thì chọn menu Insert -> Reference -> Indexs and Tables –> Chọn Table of Figures –> Chọn Options –> Chọn style có tên là HINH. Nhấn Ok và bạn sẽ có kết quả mong muốn. Cách tạo mục lục bảng thì tương tự như tạo mục lục hình: Chọn menu Format –> Styles and Formating –> Chọn New Style –> Nhập vào tên của Style ( ví dụ là BANG ) . Bôi đen tiêu đề của bảng mà bạn muốn đưa vào mục lục –> chọn Style có tên là BANG. Chọn menu Insert -> Reference -> Indexs and Tables –> Chọn Table of Figures –> Chọn Options –> Chọn style có tên là BANG.