Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lí vật tư

Lời mở đầu Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mô hình này trong kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống. Phần mềm quản lí vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống quản lí đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hoá cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê. Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thốn mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hoá,vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lí doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Lí do chọn đề tài Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày càng cao, do đó để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và hoàn thiện hơn. Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản lí sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết các doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lí vật tư trong các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu rất lớn vì số lượng hàng hoá được nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính xác, đồng thời thời gian cũng là yếu tố quan trọng. Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lớn quản lí hàng hoá bằng phương pháp thủ công và bán thủ công. Như vậy em nhận thấy nếu có một phần mềm quản lí vật tư đáp ứng được các yêu cầu của nghiệp vụ cũng như đòi hỏi của của công việc thì đây sẽ là một thị trường lớn cho phần mềm quản lí vật tư. Mục đích nghiên cứu Khi nghiên cứu đề án này nhằm mục đích là tổ chức lại một số bộ phận của doanh nghiệp cũng như của tổ chức. Đồng thời nâng cao hiệu quả của công việc cũng như làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn.Việc quản lí cũng trở nên tốt hơn không mất nhiều thời gian và việc quản lí theo một thể thống nhất. Chương I Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lí vật tư I. Nội dung bài toán quản lí kho 1. Quản lí nhập Sau mỗi lần hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào sổ chi tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá trong kho. Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí. Ban quản lí sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lưọng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không. Sau khi kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã đảm bảo thì bộ phận quản lí kho lập phiếu nhập kho. Những hàng hoá không đáp ứng được yêu cầu chất lượng và số lượng sẽ được bộ phận quản lí kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hoá. Một số hàng hoá khi xuất bán cho khách hàng vì một lí do nào đó không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng được đưa về nhập kho chờ xử lí. Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần. 2. Quản lí xuất Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Khách ở đay có thể là mua lẻ hoặc mua buôn. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu và gửi đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi thông báo về số lượng hàng cho bộ phậnbán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao cho khách hàng bản sao hoá đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ phận quản lí. Bộ phận uản lí kho sẽ tiến hành kiểm tra kiểm tra và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất. Khi xuất hàng thông tin về hàng xuất cũng được lưu vào trong sổ chi tiết hàng hoá để tiện đối chiếu kiểm tra. 3.Quản lí tồn Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng. Hàng hoá được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng. II. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lí vật tư 1.Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công nghệ, tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một hệ thống thông tin không thể một thực đơn có sẵn. Trước hết cần phải biết vận dụng các hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thômh tin, về quá trình hình thành và phát triển các hệ thống thông tin để dự kiến một hệ thống thông tin thích hợp cho nó. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo cách hiểu của nhà tin học thì hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước…Kết quả xử lí (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage). 2. Phân loại hệ thống thông tn trong tổ chức. Có hai cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại còn một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. 2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra HTTT xử lí giao dịch TPS(Transaction Processing System): là một HTTT nghiệp vụ, nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các gaio dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. HTTT quản lí MIS (Management Information System). HTTT quản lí trợ giúp cho các hoạt động quản lí của tố chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lí trên cơ sở các qui trinh thủ tục cho trước. HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System). Hệ thống là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lí của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lí. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Hệ thống chuyên gia là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức độ chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị những thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau.Hệ thống có thể xử lí và dựa vào các quy luật suy diễn để đưa ra các quyết định rất hữu ích và thiết thực. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Infofmation System for Competitive Advantage). HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một người cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức). Hệ thống là công cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược). 2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong quản lí được phân chia theo cấp quản lí và trong mỗi cấp quản lí chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách phân chia này có 3 loại HTTT đó là: HTTT chiến lược, HTTT chiến thuật và HTTT tác nghiệp. HTTT quản trị quan hệ khách hàng là hệ thống kinh doanh và sản xuất. Hệ thống này cung cấp các thông tin đầu ra có tính tin học hoá cao. Đó là các báo cáo về khách hàng và dự án đang thực hiện. 3. Mô hình biểu diễn HTTT Cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một HTTT đó là: mô hình logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lí trong. Mô hình lôgic: Mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lí phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lí và thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình vật lí ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống… Mô hình vật lí trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn cảu ngưồi sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật.H III. Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lí 1. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hạot động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gain định trước. Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng phức tạp. Có ba nguyên tắc cơ sở chung để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc sử dụng các mô hình Một hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình lôgic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lí trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba mô hình này quan tâm từ những mức độ khác nhau. 1.2.Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. 1.3. Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ liê chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lí ngoài của hệ thống. 2. Các giai đoạn phát triển một HTTT Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ theo những giai đoạn nhất định 2.1.Giai đoạn đánh giá yêu cầu Mục đích của gai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án. 2.2.Giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt được . 2.3.Giai đoạn thiết kế lôgic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin cho phép loại bỏ đựơc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra(nội dung của output), nội dung của cơ sở dữ liệu(các tệp các quan hệ giữa các tệp), các xử lí và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện(các xử lí) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Input). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. 2.4.Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. 2.5.Giai đoạn thiết kế vật lí ngoài Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiến hành. Thiết kế vật lí bao gồm hai tài liệu cần có là: một tài liệu bao gồm chứa tất cả các đặc trưng của một hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá. 2.6.Giai đoạn triển khai kĩ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống. 2.7.Giai đoạn cài đặt và khai thác Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện bởi việc triển khai kế hoạch cài đặt. Để việc chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn thận nhất. 3.Phân tích hệ thống thông tin 3.1. Các phương pháp thu thập thông tin 3.1.1.Phỏng vấn Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT . Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin xử lí theo cách khác với mô tả trong tài liệu. 3.1.2.Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính các tiêu chuẩn và định, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra. 3.1.3.Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin với số lượng lớn và trên một phạm vi rộng thì dùng tới phiếu điều tra. 3.1.4.Quan sát Việc thực hiện phương pháp quan sát giúp cho chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai…Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì bị người quan sát để ý khi đó họ sẽ không thực hiện đúng qui trình như ngày bình thường. Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết”Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hang” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn. 3.2. Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin 3.2.1.Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control) Sơ đồ luồng thông tin IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ: -Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Giao tác người –máy Tin học hoá toàn phần - Kho dữ liệu Thủ công Tin học hoá 3.2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý, sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần để làm gì Ký pháp chung cho sơ đồ DFD Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Khách hàng Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích đến của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào. Dòng dữ liệu: Là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình, một chức năng, các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có sự thay đổi thì phải có tên phù hợp. Bản sao đơn hàng Tiến trình xử lý: Được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động chủa hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phận khác. Kho dữ liệu: Dùng để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý. Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa. Hồ sơ khách hàng Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram ): Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: Nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explotion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi. 3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra. Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Nội dung, khối lượng tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. - Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra. - Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. - Đánh dấu các thuộc tính lặp (là nhũng thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu) - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ những thuộc tính khác. - Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. - Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các danh sách con (có ý nghĩa dưới một góc độ quản lý). Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc. - Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới này với một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. - Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3.NF quy định rằng: Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y, mà thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y với X - Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía bên trên. Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau. Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định các bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó. 4.Khái quát về công cụ sử dụng đề tài 4.1.Ngôn ngữ lập trình Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình được sử dụng làm công cụ thiết kế , xây dựng các chương trình. Việc lựa cọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình đa năng được dùng để giải quyết nhiều bài toán khác nhau là ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện cho phép lậ trình hướng đối tượng và xây dựng ứng dụng chạy trên Internet. Visual Basic cung cấ nhiều công cụ điều khiển sẵn có để hỗ trợ cho lậ trình viên nhất là lậ trình ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nó cung cấp các khẳ năng lập trình trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở độ vừa phải. Là ngôn ngữ lập trình dễ học. Đó chính là lí do chọn ngôn ngữ lập trình để giải quyết bài toán. Chương II Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí kho hàng I.Phân tích hệ thống thông tin 1.Sơ đồ chức năng kinh doanh Quản lí hàng tồn kho Quản lí nhập kho Nhận và kiểm tra hoá đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho Quản lí xuất kho Nhận và kiểm tra hàng hoá Lập phiêú nhập kho Vào sổ chi tiết hàng hoá Vào sổ chi tiết hàng hoá Đưa kết quả kiểm kê Điều chỉnh chênh lệch Kiểm kê Báo cáo 2.Mô tả hoạt động quản lí kho bằng sơ đồ luồng thông tin(IFD) 2.1.Quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp Thời điểm Nhà cung cấp Quản lý kho Khi có hàng nhập về kho Phiếu giao hàng Sổ chi tiết hàng hoá Vào sổ chi tiết Phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho Nhận và kiểm tra hàng nhập Thông tin về hàng nhập 2.2.Quá trình xuất bán cho khách hàng Thời điểm Khách hàng Bộ phận kho Khi có yêu cầu mua hàng Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Lập phiếu xuất kho Nhận và kiểm tra hoá đơn Sổ chi tiết hàng hoá Vào sổ chi tiết hàng hoá 2..3.Quá trình báo cáo, kiểm kê hàng hoá. Thời điểm Bộ phận kho Ban lãnh đạo Theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc định kì Lập báo cáo Kiểm tra lại quá trình nhập, xuất Sổ kiểm kê Vào sổ kiểm kê Thực hiện kiểm kê Đối chiếu với sổ chi tiết hàng hoá Báo cáo về hàng hoá 3.Mô tả hoạt động quản lý hàng tồn kho bằng sơ đồ DFD 3.1.Sơ đồ ngữ cảnh 3.2.Sơ đồ DFD mức 0 3.3.Sơ đồ DFD mức 1 3.3.1.Sơ đồ DFD quản lý nhập kho. 3.3.2.Sơ đồ DFD quản lý xuất hàng 3.3.3. Sơ đồ DFD của quá trình kiểm kê, báo cáo. II. Thiết kế cơ sở dữ liệu 1.Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thông mới Ta sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thông qua các đầu ra.Trong các nghiệp vụ liên quan đến kho hànghì các đầu ra chủ yếu là:Phiếu nhập và phiếu xuất. 1.1.Phiếu nhập Công ty T NHH… Địa chỉ:….. Phiếu nhập kho Ngày…tháng…năm… Số….. Mẫu số: Theo quyết định.. …… Ngày…tháng…năm… của bộ tài chính Nhập từ:……………………………………………… Nhập tại kho:………………………………………… Stt Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền:….. Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) Phụ trách cung tiêu (kí, họ tên) Người nhận hàng (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) Ta có thể có các thông tin như sau: - Số phiếu(mã phiếu) - Ngày nhập kho - Nhập từ (mã nhà cung cấp) - Nhập tại kho(mã kho) - Mã hàng(R) - Tên hàng (R) - Đơn vị tính (R) - Số lượng hàng theo chứng từ (R) - Số lượng hàng thực nhập (R) - Đơn giá (R) - Thành tiền(S) Bảng Phiếu nhập gồm - Số phiếu. - Ngày nhập - Mã kho - Mã nhà cung cấp Bảng Hang nhập gồm: - Số phiếu - Mã hang - Tên hang - Đơn vị tính - Số lượng theo chứng từ. - Số lượng thực - Đơn giá Theo nguyên tắc chuẩn hoá 1NF, một số thuộc tính lặp (có kí hiệu R ) nên phải tách ra làm hai bảng, và xoá thuộc tính thứ sinh(có kí hiệu S) Chuẩn hoá 2F quy định rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phải phụ thuộc một phần khoá, nếu có phụ thuộc thì tách bảng. Lúc đó ta có các bảng sau Phiếu nhập - Số phiếu - Ngày nhập - Mã kho - Mã nhà cung cấp Chi tiết phiếu nhập - Số phiếu - Mã hàng - Số lượng theo chứng từ - Số lượng thực - Đơn giá Danh mục hàng - Mã hàng - Tên hàng - Đơn vị tính Chuẩn hoá 3NF Tiến hành chuẩn hoá 3NF về tính bắc cầu, ta có bảng phiếu nhập ra thành các bảng mới Phiếu nhập - Số phiếu - Ngày nhập - Mã kho - Mã nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp - Mã nhà cung cấp Danh mục kho - Mã kho Chi tiết phiếu nhập - Số phiếu - Mã hang - Số lượng theo chứng từ - Số lượng thực - Đơn giá Danh mục hàng - Mã hàng - Tên hang - Đơn vị tính Nhưng để đảm bảo cho thích hợp với thực tế , ta cần một số điều chỉnh cho đủ thông tin khi ra cứu, nên các bảng sẽ có thông tin như sau: Phiếu nhập - Số phiếu - Ngày nhập - Mã kho - Mã nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp - Mã nhà cung cấp - Tên nhà cung cấp - Địa chỉ - Điện thoại - Mã nước sản xuất(do có cả nhà cung cấp trong và ngoài nước ) Danh mục kho - Mã kho - Tên kho - Địa chỉ - Điện thoại - Thủ kho Chi tiết phiếu nhập - Số phiếu - Mã hàng - Số lượng theo chưúng từ - Số lượng thực - Đơn giá Danh mục hàng - Mã hàng - Tên hang - Đơn vị tính - Mã nước sản xuất -Kích thước - Mã loại hàng - Tồn 1.2. Phiếu xuất Công tyTNHH …. Địa chỉ:………….. Phiếu xuất kho Mẫu số:…. Theo quyết định số:… Ngày …tháng…năm.. của bộ tài chính Ngày….tháng…năm………………………...................... Họ tên người nhận hàng:………………………………… Lý do xuất kho: ……………………