Các phong cách đàm phán trong kinh doanh

- Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác - Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả. - Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động. - Không biết cách nâng cao vị thế của mình - Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn đề cần giải quyết... mà để đối tác đi theo ý muốn của họ. - Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước - Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán. - Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc. - Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán. 2. Một số bí quyết đưa đến thành công trong đàm phán Đàm phán là một phần của cuộc sống và tất cả chúng ta đều phải đối mặt với nó. Khi chúng ta có thể đàm phán thành công thì kết quả mà chúng ta đạt được sẽ có sự khác biệt rất lớn. Dưới đây là một số bí quyết giúp đàm phán thành công. T * Đặt mình vào vị trí của đối tác. Đầu tư thời gian xem xét quan điểm của đối tác điều đó giúp bạn có được tính khách quan và thuận lợi bước vào đàm phán. Đồng thời cũng là cách phát hiện ra những ưu và khuyết điểm của chính mình. Q * Chuẩn bị kĩ càng và biết rõ về đối tác. Tất cả mọi thành công đều bắt nguồn từ sự chuẩn bị tốt. Tìm cho mình thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại của bạn hàng, những mục đích và lí do hợp tác của họ bằng các câu hỏi như: -Nếu là họ ta sẽ có lợi gì khi chiến thắng trong lần đàm phán này? -Đâu là lí do hợp lí ? -Họ sẽ dùng những toan tính nào để giành được hợp đồng? -Thời điểm nào thương lượng là thích hợp? -Đây là cuộc đàm phán có tính cạnh tranh, hợp tác, hay để giải quyết hậu quả? Học cách nắm trước tình hình và không bao giờ bị bất ngờ trước mọi tình huống sẽ giúp bạn giữ được thế chủ động. T * Nhận diện đàm phán. Người ta chia đàm phán ra 3 loại. Một là đàm phán xung đột hay còn gọi là đàm phán cạnh tranh. Loại đàm phán này dùng cho những mục đích có tính cạnh tranh giữa nhiều công ty với nhau. Thứ hai là đàm phán hợp tác. Đây là cuộc đàm phán để giúp đôi bên cùng có lợi và dựa vào nhau để phát triển. Tuy nhiên cũng phải đề phòng một số trường hợp đối tác nắm được những điểm yếu của ta và lấy cớ hợp tác để lợi dụng. Đừng đưa ra quyết định quá vội vã. Và cuối cùng là loại đàm phán giải quyết vấn đề. Khi có vấn đề xảy ra hai bên phải cùng ngồi lại và đưa ra các giải pháp để giải quyết những hậu quả. Mỗi một loại đều có các tiến trình khác nhau để thực hiện do vậy bạn phải nắm được khi nào mình sẽ phải dùng loại đàm phán nào. Q * Chuẩn bị chiến lược. Giống như cuộc sống, chúng ta không thể đoán trước mọi việc do vậy ta phải luôn có những kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp. Bạn cũng phải phân biệt rõ giữa chiến lược và mưu lược. Mưu lược là những công việc bạn sẽ làm để đạt được điều gì còn chiến lược lại là những công việc bạn sẽ làm khi bạn không có gì để thực hiện. Nói một cách vui thì chiến lược là bức tranh lớn còn mưu lược là những mảng màu nhấn giúp bức tranh rực rỡ hơn. Một chiến lược phải cụ thể. Trước hết là về thời gian. Tuỳ vào tính chất của cuộc đàm phán bạn nên xem xét nên đàm phán khi thuận lợi cho bạn hay cho đối tác. Tiếp đến là độ dài cuộc thương thuyết. Không nên để quá ít thời gian nhưng cũng không nên để nó kéo dài vô tận. Cũng phải chú ý tới tốc độ tiến trình công việc. Có nhiều trường hợp những cuộc thương thuyết nhanh giúp công việc trở nên thuận lợi nhưng lại cũng có những tình huống ngược lại. Cuối cùng là địa điểm. Địa điểm phải phù hợp với nội dung cuộc đàm phán. Điều này tuy quan trọng nhưng nhiều khi vẫn bị lãng quên. T *) Hãy sẵn sàng là người đàm phán trước Một số người thường rất ngượng ngùng khi nói về tiền bạc. Những người khác lại nghĩ rằng việc đó thật thô lỗ và là một hành động hạ thấp bản thân. Trong rất nhiều trường hợp thì họ đúng. Tuy nhiên, khi phải giải quyết một hợp đồng làm ăn (tất cả chúng ta đều sẽ có lúc phải làm việc này), thì thái độ không sẵn sàng đề cập tới chuyện tiền nong đó sẽ khiến cho việc kinh doanh của chúng ta trở nên đắt đỏ. Trong thực tế có rất nhiều nhà đàm phán dày dặn. Nếu bạn mua một ngôi nhà hay một chiếc ô tô, nhận một công việc mới, thì bạn có thể chắc chắn là mình sẽ phải đối mặt với những con người đó. Nếu họ thấy bạn quá nhút nhát trong công việc, họ sẽ lợi dụng điều này. Bạn cũng không nên quá ngượng ngùng khi chuyển một vấn đề có vẻ là chuyện ngoài lề sang một cuộc đàm phán thật sự. Nếu bạn đang mua một vài thứ rất mắc trong cùng một cửa hàng, bạn nên hỏi họ có khuyến mãi cái gì không, hay có giảm giá không. Vì nếu không có dấu hiệu nào chỉ ra rằng: "Bạn có thể làm việc này”, thì điều đó không có nghĩa là “Bạn không thể”. Đôi khi, đơn giản chỉ bằng việc hỏi xem có gì khuyến mãi không, bạn sẽ có một cuộc mua bán có lợi hơn. Q *) Đừng để bị cảm xúc chi phối Một nhầm lẫn rất lớn của những nhà đàm phán nghiệp dư là họ bộc lộ cảm xúc quá mức để đạt được chiến thắng. Họ la ó, đe dọa và yêu cầu làm theo cách của họ. Việc này chỉ phản tác dụng mà thôi. Hầu hết những vụ làm ăn chỉ có khả năng thành công nếu cả hai phía đều cảm thấy họ sắp có lợi từ việc này. Nếu một người phía bên kia cảm thấy rằng họ đang bị công kích, hoặc đơn giản là không ưng ý với bạn, họ có lẽ sẽ không chịu nhượng bộ. Rất nhiều người ghét những người thô lỗ, và họ sẵn sàng rời bỏ một cuộc làm nếu cuộc làm ăn này dính tới một người như vậy. Khi đối thoại với những đối tác nhiều kinh nghiệm, đôi khi bạn sẽ để lộ ra những điểm yếu chính từ các hành động, cử chỉ của bạn. Do vậy ngay bây giờ bạn nên tập cho mình thái độ bình tĩnh ,kiên nhẫn và tránh bị áp lực trong mọi tình huống. Hãy luôn giữ cho đầu mình luôn trong trạng thái "vững chắc". Hãy giữ bình tĩnh, kiên trì, và thân thiện, kể cả khi người kia bắt đầu mất bình tĩnh. Hãy chắc chắn rằng bạn để lòng tự trọng và niềm tự hào của mình ra chỗ khác. Như thế bạn sẽ có khả năng làm việc đó tốt hơn. T *) Đừng dễ bị lừa bởi thủ đoạn sử dụng “quy tắc” Khi một người gửi cho bạn một bản hợp đồng để bạn ký vào đó, nếu có điều gì đó trên bản hợp đồng mà bạn không ưng, bạn sẽ bỏ qua bản hợp đồng này. Ngoài ra bạn hãy vui lòng viết ra những điều bạn muốn thêm vào, nếu bạn nghĩ nó nên có mặt ở đây. Đôi khi, phía đối tác sẽ quay lại và bảo với bạn rằng:” Ngài không được phép thay đổi bản hợp đồng của chúng ta như vậy”. Ồ vậy sao? “Vì tôi là người sẽ ký vào bản hợp đồng này, tôi sẽ thay đổi những gì mà tôi muốn, cảm ơn rất nhiều”. Không có bất cứ quy tắc nào lại bảo rằng họ mới là người duy nhất được phép thêm thắt điều gì đó vào bản hợp đồng. Nếu họ không hài lòng với sự thay đổi của bạn, thì họ nên cho bạn biết và như thế hai bên có thể làm sáng tỏ vấn đề đó. Điều này cũng nhấn mạnh một thủ thuật thường dùng của những nhà đàm phán dày dặn như những nhà môi giới bất động sản, nhà môi giới việc làm, những người buôn bán xe ô tô và dạng dạng như thế. Họ biết rất nhiều người là những người rất chặt chẽ trong việc tuân theo các quy tắc. Do đó họ sẽ đưa ra những lời công bố nghe có vẻ chính thức và khẳng định rằng:”Việc này phải làm như thế” hoặc “ngài không được phép làm vậy”. Nếu một ai đó giới hạn bạn bằng cách thêm những quy tắc vào trong hợp đồng, hãy yêu cầu họ cung cấp những bằng chứng xác thực rằng những quy tắc này thực sự tồn tại. Q *) Đừng bao giờ là người đầu tiên đưa ra một con số Khi đi phỏng vấn xin việc, có một câu hỏi mà chúng ta vẫn thường gặp là: “Anh (chị) muốn mức lương trong một tháng là bao nhiêu?”. Đây là một câu hỏi đầy áp lực, và thường thì câu trả lời là một con số nào đó thấp hơn là mức chúng ta thực sự mong muốn. Để một cuộc đàm phán thành công hãy biết bắt người khác phải đưa ra một con số cụ thể trước. Thay vì đưa ra con số của mình, bạn hãy trả lời những câu hỏi đó bằng cách hỏi lại rằng: “Vậy công ty có thể trả cho tôi bao nhiêu?”. Đôi khi, bạn sẽ thấy bất ngờ khi họ đưa ra mức tốt hơn bạn nghĩ. T *) Hãy đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn mong muốn đạt được Khi mà những người khác đưa ra con số của họ, kể cả nó đã là tốt hơn so với những gì bạn mong muốn, thì hãy cứ nói rằng: “Tôi nghĩ ngài sẽ phải đưa ra mức cao hơn thế”. Đừng tỏ ra kiêu ngạo, hay hung hăng. Hãy nói câu đó một cách bình tĩnh. Khi họ hỏi bạn về kỳ vọng của bạn, hãy đòi nhiều hơn mức bạn mong đợi. Hiếm mấy ai ra đi khi mà hợp đồng đã được ký kết, và bạn có thể khiến đối phương cảm thấy rằng họ đang chiến thắng khi được một lần hạ thấp “mức mong đợi không thực tế” của bạn. Hãy để họ tin rằng quyết định cuối cùng chưa phải là ổn thỏa với bạn. Khi mà cuộc đàm phán đã bắt đầu, hầu hết mọi người đều muốn giải quyết cho xong càng nhanh càng tốt. Một cách rất tốt để làm việc đó là hãy để phía đối tác tin rằng người mà họ đang đàm phán với hoàn toàn không phải là bạn, mà là nhân vật nào đó có quyền lực. Q *) Đừng tỏ ra quá thích thú Chỉ với việc đưa ra ấn tượng rằng bạn sẵn sàng bỏ đi là đã có thế tạo ra kỳ tích cho việc nhận được một bản hợp đồng tốt hơn. Hãy luôn luôn đóng vai một người mua, hay một người bán đang rất lưỡng lự. Đừng khiến cho người khác có cảm giác như thể họ đã bị lừa. Rất nhiều người thường cố gắng bòn rút đến tận cùng từ bất cứ cuộc thương lượng nào. Đây là một sai lầm. Nếu như đối tác cảm thấy rằng họ bị lừa, thì điều này sẽ quay lại làm hại chính bạn. Họ có thể không hoàn thành phần trách nhiệm của họ trong bản hợp đồng, hoặc từ chối không làm ăn với bạn nữa. Hầu hết những cuộc thương lượng đều nên làm cho cả hai bên cảm thấy thoải mái với kết quả đã đạt được. Hãy sẵn lòng từ bỏ những thứ không có giá trị gì cho bạn để tạo ra một cảm giác thoải mái và đầy thiện chí. Ví dụ như, nếu tôi đang thương lượng để giảm giá thuê nhà của tôi xuống, tôi sẽ thường đưa ra đề nghị ký kết một hợp đồng thuê nhà lâu dài hơn. Bằng cách đó, ông chủ nhà sẽ hiểu rằng tài sản của ông ấy sẽ có người thuê trong thời gian lâu hơn, và tôi sẽ đạt được mức thuê rẻ hơn. T *) Bí quyết cuối cùng Các bí quyết này không phải trong bất cứ trường hợp đàm phán nào cũng áp dụng tất cả. Hãy chọn lọc những bí quyết áp dụng vào từng trường hợp sao cho phù hợp. Và bí quyết cuối cùng này bao gồm tất cả những bí quyết trên chính là : Hãy tìm hiểu đối tác của mình kỹ càng trước khi áp dụng bí quyết nào cho phù hợp. Mỗi cuộc thương lượng đàm phán lại thích hợp với mỗi loại bí quyết khác nhau. KẾT LUẬN Đàm phán nó không chỉ là một phần của cuộc sống hằng ngày, nó còn có vai trò quyết định thành công trong hoạt động kinh doanh của bạn chính vì vậy một phong cách đàm phán thích hợp sử dụng đúng lúc, và giảm tối thiểu những lỗi hay gặp phải trong đàm phán là việc bạn cần đặc biệt lưu ý. Đàm phán cũng như bất kỳ một hành động nào khác đều có hai mặt của nó. Trong kinh doanh nếu đàm phán khéo léo bạn có thể mua được sản phẩm chất lượng tốt với giá cả phải chăng , tạo lập được mối quan hệ giữ chân được khách hàng trung thành với mình. Và ngược lại nếu một cuộc đàm phán thất bại thì không những những mục tiêu của bạn không đạt đựoc mà mối quan hệ của bạn với đối tác rất dễ bị ảnh hưởng sẽ không thuận lợi cho những lần đàm phán tiếp theo. Vì vậy việc sử dụng các phong cách trong đàm phán và kết hợp các phong cách đó là một điều cần thiết trong kinh doanh. Nhưng trong quá trình đàm phán tùy từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán ta có thể sử dụng linh hoạt các phong cách đàm phán: Cạnh tranh trong đàm phán, hợp tác trong đàm phán, lẩn tránh trong đàm phán, nhượng bộ thỏa hiệp khi đàm phán, và chấp nhận trong đàm phán. Ta không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp. Điều đó không có nghĩa là chi sử dụng một phong cách trong đàm phán mà tùy từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia. Nếu ta không linh hoạt áp dụng các phong cách trong đàm phán thì việc thất bại và mất quyền lợi trong đàm phán là điều không tránh khỏi. Trên thực tế thì mỗi ngừời đều có một phong cách riêng của mình nhưng chúng tôi hy vọng với những kiến thức trên đây sẽ phần nào giúp chúng ta đạt đựoc những thắng lợi trong đàm phán không những trong kinh doanh mà cả trong cuộc sống hàng ngày của mình. Chúc các bạn thành công !