Các lệnh và thao tác cơ sở trên bảng

Bài 5. CÁC LỆNH VÀ THAO TÁC CƠ SỞ TRÊN BẢNG Giáo viên hướng dẫn: Trần Doãn Vinh Sinh viên thực hiện: Cam Mạnh Dần 1, Cập nhật dữ liệu • a. Thêm bản ghi mới • Để thêm một bản ghi mới: • - Chọn Insert  New Record hoặc nháy nút  (New Record) trên thanh công cụ (H. 13) • - Gõ dữ liệu tương ứng trong mỗi trường. • Nếu thêm hoặc thay đổi giá trị của một bản ghi thì dữ liệu được lưu tự động mỗi khi chuyển tới bản ghi khác. b.Thay đổi • Để sửa dữ liệu: Dùng phím BackSpace để xóa kí tự bên trái và ph1im Delete để xóa kí tự bên phải con trỏ văn bản. Nếu muốn xóa toàn bộ một ô thì di chuột vào biên trái của ô, khi xuất hiện biểu tượng t thì nháy chuột để chọn ô đó, rồi bấm phím Delete. Gõ giá trị mới nếu cần. c. Xóa bản ghi • Để xóa một bản ghi: • Nháy một ô của bản ghi đả chọn rồi nháy nút (Delete Record) hoặc • Chọn bản ghi bằng cách nháy vào ô trái nhất, rồi bấm phím Delete. • Trong hộp thoại khẳng định xóa (H. 14), Chọn Yes. Lưu y khi đã bị xóa thì bản ghi không thể khôi phục lại được. d. Di chuyển trong bảng • - Dùng các phím Tab hoặc Shift + Tab để chuyển tới hoặc lùi lại giữa các trường trong bảng. • - Dùng các phím mũi tên để chuyển giữa các ô trong bảng. • - Các phím Home và End dùng để chuyển tới trường đầu tiên và trường cuối cùng trong một bản ghi. • - Ctrl + Home để chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên. Ctrl + End để chuyển tới trường cuối cùng của bản ghi cuối cùng 2. Sắp xếp và lọc • a.Sắp xếp • * Để sắp xếp: • - Trong chế độ hiển thị trang dữ liệu, chọn một trường hoặc một ô của trường. • - Dùng các nút lệnh (sắp xếp theo thứ tự tăng dần) hay (sắp xếp theo thứ tự giảm dần) để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn. • - Lưu lại các thay đổi sau khi sắp xếp. b.Lọc • - Lọc theo ô dữ liệu đang chọn: chọn ô rồi nháy chọn nút lệnh , Access sẽ lọc ra tất cả các bản ghi có giá trị của trường tương ứng bằng với giá trị trong ô được chọn. • - Lọc theo mẫu: Nháy chọn nút , tiếp theo nhập điều kiện vào từng trường tương ứng theo mẫu, sau đó nháy nút lệnh (Lọc) để thực hiện. • Sau khi kết thúc, có thể nháy lại vào nút (Hủy bỏ lọc) để trở về dữ liệu không lọc. 3. Tìm kiếm đơn giản - Định vị con trỏ lên bản ghi đầu tiên và nháy chọn Edit  Find. • - Nháy lên nút Find • - Nháy Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace (H. 19) • + Trong phiếu Find: • . Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm. • . Trong ô Look In • 1. Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ đó ở tất cả các trường); • 2. Hoặc chọn tên trường hiện tại chứa con trỏ. • . Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm: • - Any Part Of Field (tìm tất cả các cụm từ chứa cụm từ cần tìm) • - Match Whole Field (chỉ tìm cụm từ được chỉ ra) • - Start Of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu các cụm từ kết quả). • . Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm. • + Trong phiếu Replace • Lệnh Replace khác với lệnh Find ở chỗ sau khi tìm được cụm từ thì thay thế nó bởi cụm từ cho trong ô Replace With. Chẳng hạn, nhiều khi cần phải thay đổi để dữ liệu trong CSDL được nhất quán, ví dụ ta có “HN” và Ha noi” trong một CSDL- điều này sẽ khiến cho mẫu hỏi và báo cáo sẽ không chính xác. Khi đó ta dùng lệnh Replace để dữ liệu được nhất quán (H.20). Cụm từ thay thế được gõ vào ô Replace With. 4. In dữ liệu • a.Định dạng bảng dữ liệu • Chọn phông cho dữ liệu bằng cách nháy mũi tên trong hộp dnh sách phông để chọn phông từ danh sách hoặc chọn lệnh Font trong bảng chọn Format. • Đặt độ rộng cột và chiều cao hàng bằng cách kéo thả chuột hoặc chọn các lệnh Column Width… và Row Height… trong bảng chọn Format. • b. Xem trước khi in • Sau khi đã định dạng bảng dữ liệu để in theo ý muốn, nháy nút hoặc chọn lệnh Print Preview Trong bảng chọn File để kiểm tra xem các dữ liệu có vừa với trang in không. • c. Thiết đặt trang in • Thiết đặt trang in giống như thiết đặt trang trng Microsoft Word gồm xác định kích thước trang giấy và đặt lề. Chọn lệnh Page Setup… trong bảng chọn File. • Chọn lệnh Print… trong bảng chọn File để chọn máy in, số bản in và các tính chất in khác.