Các kỹ năng quản lý thiết yếu

Các kỹ năng quản lý thiết yếu (2) Giới thiệu: Là một chủ doanh nghiệp - nhà quản lý, các kỹ năng quản lý của bạn sẽ quyết định đến việc bạn quản lý công việc và đạt được mục tiêu thế nào. Theo các nghiên cứu gần đây liên quan đến sự phát triển của DNNVV, có tới hơn 80% chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa đang quản lý công ty bằng các cách không có tính chuyên nghiệp bởi vì họ thiếu các kỹ năng quản lý cần thiết. Hầu hết chủ doanh nghiệp-nhà quản lý đều biết đến các kỹ năng cần thiết để phát triển nhằm mục đích nâng cao năng lực quản lý và hiệu quả kinh doanh như các kỹ năng chiến lược, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng ủy thác và kỹ năng xây dựng nhóm... Phần này sẽ cung cấp cho bạn một mô tả ngắn gọn các kỹ năng quản lý cần thiết mà bạn sẽ cần để phát triển. Bạn cũng có thể tìm hiểu chi tiết hơn làm thế nào để cải thiện các kỹ năng quản lý của bạn và cách để vận dụng các kỹ năng đó vào những điều kiện kinh doanh cụ thể. Các kỹ năng cốt yếu / cơ bản mà tất cả các nhà doanh nghiệp cần: Để đạt được mục tiêu kinh doanh, chủ doanh nghiệp-nhà quản lý cần phải có các kỹ năng quản lý khác nhau liên quan đến các công việc khác nhau. Những kỹ năng này giống như công việc mà bạn đang thực hiện với tư cách là một nhà buôn độc quyền hoặc một nhà sản xuất. Tuy nhiên, mức độ quan trọng của mỗi kỹ năng lại phụ thuộc nhiều vào loại hình và lĩnh vực kinh doanh của công ty. Hơn nữa, điều hành một công việc kinh doanh thành công nghĩa là bạn phải có khả năng tiếp cận với nhiều kỹ năng phù hợp với quy mô và môi trường kinh doanh của công ty. Khi việc kinh doanh của bạn tiến triển và phát đạt hơn, phạm vi và tính phức tạp các kỹ năng quản lý cũng sẽ tăng lên. Các kỹ năng quản lý cần thiết có thể được chia thành 3 nhóm: kỹ năng điều khiển, kỹ năng làm việc với người khác và kỹ năng kỹ thuật. * Kỹ năng điều khiển, bao gồm kỹ năng định hướng chiến lược, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng ủy thác. * Kỹ năng làm việc với người khác, bao gồm kỹ năng xây dựng nhóm, kỹ năng khuyến khích, kỹ năng tạo lập hệ thống/mạng lưới... * Kỹ năng kỹ thuật, bao gồm kỹ năng chức năng như kỹ năng marketing, kỹ năng tài chính, kỹ năng máy tính, kỹ năng huấn luyện và các kỹ năng khác liên quan đến các vấn đề kỹ thuật. Khi tiến hành kinh doanh ở một quy mô nhỏ, tất cả các kỹ năng yêu cầu sẽ gần với mức độ tương tự. Khi công việc tiến triển, người quản lý ở các mức độ quản lý khác nhau sẽ cần các kỹ năng với mức độ khác nhau. Các nhà quản lý cấp cao và hàng đầu như các giám đốc cần nhiều kỹ năng về điều hành chiến lược hơn là các nhà quản lý ở mức thấp hơn. Ngược lại, các nhà quản lý chuyên môn/chức năng lại cần các kỹ năng kỹ thuật hơn các nhà quản lý hàng đầu. Vai trò của chiến lược kinh doanh: Là người chủ / người quản lý doanh nghiệp, bạn cần phải có một chiến lược để thành công. Chiến lược kinh doanh nhìn về tương lai xa hơn của công ty. Các ông chủ / người quản lý công ty rất dễ quên và bỏ qua chiến lược kinh doanh bởi vì họ rất bận rộn với công việc hiện tại. Trong trường hợp này, bạn không thể biết làm thế nào để định vị được công việc kinh doanh của bạn và hiện nó đang ở vị trí nào. Với kỹ năng chiến lược tốt, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu thực tế và biết một cách rõ ràng về cách để đạt được chúng trong tương lai. Là người chủ/người quản lý doanh nghiệp, bạn không thể ủy thác cho người khác xây dựng chiến lược kinh doanh. Bạn phải quyết định tương lai của doanh nghiệp hoặc là nó sẽ mất đi vị trí trên thị trường vào tay các đối thủ cạnh tranh. Phân tích SWOT Các yếu tố của môi trường bên trong đối với một doanh nghiệp có thể được phân loại thành các điểm mạnh (S), điểm yếu (W), các yếu tố bên ngoài có thể được phân thành các cơ hội (O) và thách thức(T). Sự phân tích này đối với môi trường chiến lược được gọi là phân tích ma trận SWOT. Phân tích ma trận SWOT cung cấp thông tin hữu ích trong việc hài hòa các nguồn lực và năng lực của công ty đối với môi trường cạnh tranh mà công ty đang hoạt động. Như vậy, đây là một công cụ trong lựa chọn chiến lược. Điểm mạnh: Điểm mạnh của một doanh nghiệp là các nguồn lực và năng lực mà có thể được sử dụng như là một cơ sở trong việc phát triển lợi thế cạnh tranh. Điểm yếu: Không có các điểm mạnh nói trên có thể được xem là các điểm yếu của doanh nghiệp. Cơ hội: Bối cảnh bên ngoài có thể tạo cho doanh nghiệp cơ hội mới để tăng trưởng và phát triển. Thách thức: Sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng có thẻ mang lại nhiều thách thức cho doanh nghiệp. * Chiến lược S-O: theo đuổi các cơ hội phù hợp nhất với những điểm mạnh của doanh nghiệp * Chiến lược W-O: vượt qua những điểm yếu để theo đuổi cơ hội * Chiến lược S-T: xác định rõ cách mà doanh nghiệp có thể sử dụng các lợi thế của mình để giảm thiệt hại đối với những thách thức bên ngoài * Chiến lược W-T: thiết lập một kế hoạch phòng thủ để ngăn ngừa điểm yếu của doanh nghiệp khỏi những ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài. Các kỹ năng cần thiết cho chủ DNNVV: Khả năng lãnh đạo: Là chủ một DNNVV không có nghĩa là bạn đã có đầy đủ kỹ năng của một người lãnh đạo. Kỹ năng lãnh đạo không phải tự nhiên có. Bạn cần phải từ từ phát triển kỹ năng lãnh đạo trong thời gian công việc kinh doanh của bạn phát triển. Một người lãnh đạo tốt sẽ học hỏi được từ những lỗi lầm của họ. Ngoài ra, một người lãnh đạo giỏi phải nhận biết doanh nghiệp của mình thiếu cái gì và cần thay đổi cái gì trước khi những vấn đề nghiêm trọng xảy ra. Người lãnh đạo tốt phải có khái niệm rõ ràng về từng phần của doanh nghiệp và chúng kết hợp với nhau thành một khối như thế nào. Điều đó có nghĩa là phải có một sự hiểu biết sâu sắc và nhân công của bạn và hiểu được họ có quan hệ như thế nào với các mặt khác của doanh nghiệp. Là người chủ-người quản lý doanh nghiệp, bạn nên phát triển kỹ năng uỷ thác, kỹ năng giao tiếp/truyền thông và trình bày, kỹ năng định hướng và kỹ năng quản lý bản thân, kỹ năng liên kết mạng lưới, kỹ năng xây dựng nhóm để nâng cao khả năng lãnh đạo của bạn. Các kỹ năng cơ bản cho người chủ: Sự ủy thác: Tại sao cần phải ủy thác? Là người chủ doanh nghiệp, bạn cần phải giải quyết rất nhiều việc khác nhau trong công ty. Nhưng do thời gian của bạn có hạn, bạn không thể tự làm được mọi thứ. Bạn cần phải lựa chọn những gì quan trọng để làm và ủy thác công việc khác cho người quản lý khác và cho cấp dưới của bạn. Kỹ năng uỷ thác tốt sẽ giúp bạn sử dụng thời gian có hiệu quả, vì vậy bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để tập trung vào tương lai của công ty. Việc uỷ thác là rất khó khăn. Một số chủ doanh nghiệp và giám đốc lo sợ bị mất quyền kiểm soát. Một số người khác lại sợ không ai có thể làm được việc tốt như họ làm. Một số khác lại không hài lòng vì họ phải mất thời gian để đào tạo người khác làm việc. Những cần phải nhớ rằng uỷ thác công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động trôi chảy hơn và sẽ giảm bớt áp lực cho bạn. Mặc dù vậy, bạn cũng cần phải nhớ rằng bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về uỷ thác công việc; bạn không thể uỷ thác việc kiểm soát hoặc trách nhiệm tài chính cho sự may rủi của công ty. Uỷ thác như thế nào? Hãy liệt kê tất cả những gì bạn làm. Tự hỏi xem liệu bạn có cần thiết phải làm tất cả chúng không. Bạn có dành ra được nhiều thời gian để giải quyết những việc đó không? Có nên đào tạo những người khác để họ đảm nhiệm công việc không? Rất có thể những người khác phù hợp với công việc hơn bạn? Nếu câu trả lời là có, bạn nên bắt đầu uỷ thác công việc. Hãy nhớ rằng đào tạo có thể mất thời gian. Đừng kỳ vọng là bạn sẽ thu được lợi nhuận ngay lập tức. Những người khác có thể làm mọi thứ khác với bạn-và cách làm của họ cũng rất có thể tốt hơn của bạn. Các thành viên trong đội của bạn nên cảm thấy được hỗ trợ và công việc của họ phải được xem xét, đánh giá. Tuy nhiên, việc giám sát độc đoán rất có thể mang lại hiệu quả ngược. Kỹ năng cần thiết cho chủ DNNVV: Xây dựng đội quản lý: Tại sao bạn lại cần xây dựng đội quản lý? Là người chủ-người quản lý doanh nghiệp, bạn không thể tự mình quản lý được mọi công việc. Bạn cần có một đội quản lý để cùng làm việc và chia sẻ công việc. Do đó xây dựng một đội quản lý là một phần rất cần thiết đối với bất kỳ sự thành công nào của doanh nghiệp. Một đội quản lý tốt là gì? Một đội quản lý tốt tức là người lãnh đạo phải có năng lực tốt, các thành viên của đội cũng có khả năng cao và có sự hợp tác tốt giữa các thành viên. Trong đội quản lý, người đứng đầu phải đóng một vai trò quan trọng trong việc tham gia và khuyến khích từng người làm việc hiệu quả. Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên cần phải được phân chia rõ ràng và họ cần được làm việc trong môi trường có sự hỗ trợ. Làm thế nào để xây dựng một đội quản lý tốt? Bạn cần phải nghĩ đến chất lượng của nhân viên để họ có thể làm việc cùng nhau. Để các thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của họ trong đội quản lý, bạn cần phải vạch rõ công việc và trách nhiệm của tất cả các thành viên. Bạn cần phải tính đến chuyện tổ chức các sự kiện để xây dựng nhóm hoặc tổ chức một vài hoạt động để phát triển kỹ năng nhóm, và làm cho mọi người cùng tập trung vào một vấn đề. Ví dụ, bạn có thể tổ chức một buổi leo núi vào cuối tuần hoặc một vài hoạt động thể thao mạo hiểm. Những hoạt động này sẽ đem đến một sự khác biệt dài hạn cho nhóm của ban. Kiểm soát đội quản lý của bạn Sau khi bạn đã thành lập một đội quản lý và đã xác định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên, bạn vẫn cần phải kiểm soát nhóm của bạn để đảm bảo rằng họ hoạt động tốt. Để có thể kiểm soát được đội quản lý tốt, bạn cần phải có kỹ năng làm việc và quan sát. Đồng thời bạn cũng cần: * Có khả năng xác định và giải quyết vấn đề nhanh chóng; * Có khả năng thiết lập và thúc đẩy giao tiếp tốt giữa các thành viên trong nhóm; * Đảm bảo rằng đội quản lý có thể dễ dàng tự kiểm tra hoạt động của mình; * Tạo các cơ hội để phát triển kỹ năng và tập huấn; * Tạo cơ hội cho các thành viên đóng góp và thực hiện sáng kiến của mình; * Tạo sự thúc đẩy ở mức cao nhất. Hoàn thiện kỹ năng quản lý Kỹ năng quản lý sẽ dần dần được hoàn thiện và cập nhật trong thời gian hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn có thể tham gia các khoá học ngắn hạn về kỹ năng quản lý như "quản lý sự thay đổi", hoặc bạn có thể tham gia các khoá học bán thời gian vào buổi tối. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng những kinh nghiệm bạn có được trong việc quản lý kinh doanh hàng ngày sẽ đem đến cho bạn nhiều cơ hội để học tập và phát triển kỹ năng của bạn. Học qua làm việc là chìa khoá cho sự thành công của rất nhiều nhà kinh doanh. Mạng lưới không chính thống cũng là một mặt quan trọng trong việc phát triên kỹ năng quản lý của bạn, đặc biệt là ở Việt Nam. Bạn có thể học từ những nhà kinh doanh khác, từ những người huấn luyện hoặc giáo viên về nhiều cách mới để quản lý việc kinh doanh của bạn. Bạn có thể hy vọng các kỹ năng của bạn sẽ được tiếp tục phát triển cả theo cách chính thống hoặc không chính thống. Xây dựng mạng lưới Mạng lưới sẽ tạo thành cột trụ của công ty bạn và không được đánh giá thấp sự quan trọng của nó. Việc xây dựng một mạng lưới tốt với các doanh nghiệp khác, với cá nhân và tổ chức sẽ đem đến sự vững chắc lâu dài và các cơ hội học hỏi cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể xây dựng nhiều mối quan hệ khác nhau với những cá nhân và tổ chức khác nhau, nhưng mạng lưới càng lớn thì các cơ hội đến với doanh nghiệp của bạn càng nhiều. Hãy nhớ rằng bạn có thể xây dựng mạng lưới khắp nơi. Bạn sẽ có thêm nhiều địa chỉ liên lạc nhờ tham gia các cuộc họp, hội thảo và những sự kiện quan trọng. Địa chỉ liên lạc của bạn có thể bao gồm hiệp hội doanh nghiệp, trường đại học, các tổ chức của chính phủ, các tổ chức tập huấn, và khách hàng. Bất kỳ ai cảm thấy thích doanh nghiệp của bạn và tham gia vào bất kỳ điều gì liên quan đến doanh nghiệp của ban sẽ là một địa chỉ liên lạc có ích. (Theo Business Gov