Các khái niệm cơ bản trong Excel

I.Mở đầu Tin học ngày nay là một ngành học không thể thiếu trong mọi lĩnh vực các bạn có thể tự nghiên cứu để có được những kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nước ta đang bước vào thời kì công nghiệp hoá hiện đại hoá nhằm đưa VN thành nước công nghiệp văn minh, hiện đại.Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó, công tác đào tạo nhân lực luôn giữ vai trò quan trọng .Chính vì vậy đối với em lần đầu khi tiếp xúc với máy tính ,em cũng giống như các bạn khác đều có một cảm giác khác lạ. Nhưng sau khi được học qua các bài giảng trên lớp và thực hành trên chiếc máy tính của mình , giờ đây máy tính là một công cụ không thể thiếu , đối với em nói riêng và những ai đang sử dụng máy tính nói chung. Giờ đây công nghệ thông tin chắc chẳng còn xa lạ đối với mọi người vì nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá với mục đích đưa đất nước ta trở thành nước công nghiệp hoá văn minh hiện đại…. Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên thuộc không chỉ những nhân viên văn phòng mà với bất kì ai biết sử dụng máy tính hiện nay. Excel giúp chúng ta tính toán sắp xếp các dữ liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìm…Cũng chính vì vậy mà em chọn đề tài Excel cho bài luận văn đầu tiên của em. Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận văn chuyên nghành tin, nên chắc không thể không có thiếu xót hoặc mắc sai lầm.Nên em mong các thầy cô đóng góp ý kiến để lần sau em có thể làm bài tốt hơn.. Em xin chân thành cảm ơn. II.Thân bài A.Cơ quan tiếp nhận thực tập -Trường THPT Hoàng Văn Thụ -Địa chỉ : Đường Lĩnh Lam - phường Vĩnh Hưng-Quận Hoàng Mai - Hà Nội. -Hiệu Trưởng :Nguyễn Đình Hoàn -Hiệu Phó :Nguyễn thị Giang -Số lượng nhân viên :45 giáo viên và 5 bảo vệ -Các hoạt động chính của cơ quan là: hoạt động về mặt dạy học các hoạt động về thể dục thể thao các hoạt động ngoại khoá vui chơI va học tập Ngoài hoạt động trên trường còn có những hoạt động dạy tin học cho hoc sinh mở lớp tin dạy và khuyến khích học sinh tham gia -Đơn vị được bố trí thực tập là : a/ tổ dạy tin của trường phòng máy của trường b/ chức năng của phòng là làm những công việc về hồ sơ học sinh phô tô các chứng từ tài liệu …vv phòng có hoạt động dạy và hớng dẫn các học sinh những kiến thức cơ bản về tin học -Sơ đồ trường học Phòng hội đồng Phòng tin Dãy nhà 3 tầng dành cho học sinh lớp 11A và khoá 12 Dãy nhà 3 tầng dành cho học sinh lớp 10 A và lớp 11B p.Hiệu trưởng Thư viện Căng tin Cổng trường Sân trường Nhà thể chất -Sơ đồ tổ chức : Thầy giáo hiệu trưởng Phó hiệu trưởng phụ trách học tập Phó hiệu trưởng phụ trách kỉ luật Trưởng các khoa học Tin học ngày nay là một ngành học không thể thiếu trong mọi lĩnh vực các bạn có thể tự nghiên cứu để có được những kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nước ta đang bước vào thời kì công nghiệp hoá hiện đại hoá nhằm đưa VN thành nước công nghiệp văn minh, hiện đại.Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó, công tác đào tạo nhân lực luôn giữ vai trò quan trọng .Chính vì vậy đối với em lần đầu khi tiếp xúc với máy tính ,em cũng giống như các bạn khác đều có một cảm giác khác lạ. Nhưng sau khi được học qua các bài giảng trên lớp và thực hành trên chiếc máy tính của mình , giờ đây máy tính là một công cụ không thể thiếu , đối với em nói riêng và những ai đang sử dụng máy tính nói chung. Giờ đây công nghệ thông tin chắc chẳng còn xa lạ đối với mọi người vì nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá với mục đích đưa đất nước ta trở thành nước công nghiệp hoá văn minh hiện đại…. Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên thuộc không chỉ những nhân viên văn phòng mà với bất kì ai biết sử dụng máy tính hiện nay. Excel giúp chúng ta tính toán sắp xếp các dữ liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìm…Cũng chính vì vậy mà em chọn đề tài Excel cho bài luận văn đầu tiên của em. Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận văn chuyên nghành tin, nên chắc không thể không có thiếu xót hoặc mắc sai lầm.Nên em mong các thầy cô đóng góp ý kiến để lần sau em có thể làm bài tốt hơn.. Em xin chân thành cảm ơn. Các thầy cô phụ trách giám sát kỉ luật Khoa tự nhiên Khoa xã hội Toàn thể học sinh ba khoá 10,11,12 -Nhận xét chung :Các thầy cô giáo luôn luôn nhiệt tình giúp đỡ ,cở mở ,tận tình chỉ bảo nghiêm khắc khi phạm lỗi… -Cơ sở vật chất : Nhiều thiết bị hiện đại dễ sử dụng a/ Các máy tính (20 chiếc xếp theo hai dãy ) + Cấu hình :Pentum IV ,ổ 40 G, Ram 512 ,Màn hình phẳng Sam Sung,Có hai chiếc máy in Larse…. +Có nối mạng bằng mạng điện thoại……..Chỉ những giờ học internet mới mở cổng mạng. b/Các máy văn phòng: gồm 01 máy pax ; 01 máy phôtôcopy ; Máy quét ảnh…. B. Nội dung thực tập về nghiệp vụ: -Nội dung công việc được giao: Lắp ráp máy tính ; cài đặt một số chương trình ; nhận thức ;đánh văn bản……… -Tự đánh giá về hiệu quả chất lượng công tác của bản thân : Khá -Khuyết điểm của bản thân :Kiến thức học hỏi còn nông cạn ,kĩ năng giao tiếp khá ,ứng sử tình huống khi làm việc đạt hiểu quả, sinh hoạt đầy đủ khi được giao nhiệm vụ… C.Đề án thực tập: Phần mềm Excel Phần I : Các khái niệm cơ bản trong EXCEL Màn hình giao tiếp Màn hình giao tiếp của Excel gồm các phần sau : Toolbar Menu Bar Title Bar Formula Bar Scool Bar Word sheet Status Bar Sheet Tab Title Bar : Thanh chứa tên của một tập tin trong Excel. Mộ tập tin trong Excl gọi là một word book, trong một word book có thể chứa một hay nhiều bảng tính( Word sheet), biểu đồ(Chart).. Menu Bar : Thanh chứa các lệnh của Excel. Tool Bar : thanh chứa một số lện thông dụng của Excel . Các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ngoài Standard Tool Bar và Formatting Toolbar còn có các thanh Toolbar khác có thể cho hiển thị hay dấu trên màn hình bằng lệnh View/Toolbars. Các thanh công cụ có thể cho hiển thị trên cùng một dòng hay nhiều dòng. Thông thường ta nên cho hiển thị hai Toolbar thường xuyên dung là Standar Toolbar và Formatting Toolbar. Formula Bar : dòng chứa dữ liệu nhập vào cho một ô hiện hành trên bảng tính. Wordsheet : Bảng tính để người sử dụng có thể nhập dữ liệu và xử ký. Mỗi một tập tin trong Excel có chúa nhiều wordsheet gọi là Sheet 1, Sheet 2 ,.. Scroll Bar : Gồm Scroll Bar ngang và Scroll Bar dọc để di chuyển wordsheet bằng chuột. Status bar : dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lênh hiện hành của Excel và các tình trạng hiện hành của hệ thống như Numlock, Capslock,.. Sheet Tab : Chứa các ký hiệu để chọn bảng tính hay biểu đồ trong một workbook. Trong màn hình trên đang chọn bảng tính Sheet 1 của tập tin Book1 Ready : đang sãn sàng chờ nhạp dữ liệu hay công thức. Enter : đang nhập dữ liêu hay công thức vào một ô. Point : đang ghi một công thức thamc hiêud đến môt địa chỉ. Edit : đang điều chỉnh dữ liêuh hay công thức trong ô hiện hành. Chọn một chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và nhấn phím F2. II. Cấu trúc worksheet II.1 Giới thiệu Worksheet Một worksheet ( hay bảng tính ) có thể hình dung như mộ tấm bảng lớn hình chữ nhật mà màn hình của máy vi tính trượt trên đó. Tại một thời điểm có thể xem một phàn bản tính thông qua màn hình. Bảng tính gồm nhiều dòng và nhiều cột. Dòng ( Row) : Bảng tính có 65536 dòng được dánh bằng số 1,2,3…, 655536. Cột ( Column) : Bảng tính có 256 cột được đánh bằng ký tự : A,B.C....AA,AB,..,IV. Ô (Cell) : Là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bằng một cột trước dòng sau , ví dụ ô B5 Vùng (Range) : Là một tập hợp ô dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được xác định bởi ô góc trên bên tráI và ô góc dưới bên phảI, giữa 2 ô ngăn các nhau bởi dấu hai chem. (:). Ví dụ vùng A2:B6. Có thể xem một ô cũng là một vùng. Di chuyển trong worksheet Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính. KKhi nhập dư liệu , vào công thức hay thao tác lệnh sẽ tác động đến địa chỉ tại vị trí của con trỏ ô. Các phím di chuyển con trỏ ô thông dụng gồm : Lên một dòng Xuống một dòng Sang phải một cột Sang trái một cột PgUp Lên một trang PgDn Xuống một trang Alt+PgUp Sang trái một trang Alt + PgDn Sang phải một trang Home Về đầu dòng Ctrl+Home Về ô A1 Ngoài ra có thể nhấp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ đến ô đó. II.2 Thao tác trên worksheet Đổi tên worksheet hiện hành. Tên chuẩn của mỗi worksheet là Sheet1, Sheet 2,... Muốn đổi tên worksheet, ta thực hiện lệnh Format/Sheet/Rename và nhập tên mới trong SheetTab . Chèn thêm một worksheet. Trong mỗi tập tin bảng tính thường ta có ba bảng tính. Muôna chin thêm một workshêt mới, ta thực hiện lệnh Insert/worksheet. Huỷ một worksheet hiện hành : Thực hiện lệnh Edit/DeleteSheet. Chọn Ok để đồng ý huỷ worksheet hiện hành. Di chuyển hay chép một worksheet trong Sheet Tab: thực hiện lênh Edit/Move ỏ Copy sheet Chọn before sheet để di chuyển worksheet, chọn Create a copy để chép worksheet. III. Các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiều dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong moat ô được phân ra như sau : III.1. Kiểu số Ký tự đầu tiên gõ vào là số. Một số được nhập vào mặc định la General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells. III.2. Kiểu chuỗi Ký tự đầu tiên gõ vào là chữ. Riêng trường hợp đối với ô kiểu chuỗi dạng số, ký tự đầu tiên là dấu nháy đơn (‘), sau đó là chuỗi số. III.3. Kiểu công thức Ký tự đầu tiên là dấu = . Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ =2*5+3. Kết quả trình bày trong ô là 13 Các toán tử cơ bản trong một công thức Toán tử số : gồm các toán tử + cộng - trừ * nhân / chia Toán tử chuỗi: & Nối chuỗi Toán tử so sánh : Gồm các toán tử > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhở hơn hoặc bằng = Bằng Thao tác trên vùng IV.1. Chọn vùng, cột , dòng Chọn vùng Có hai cách chọn vùng: Dùng chuột hay dùng bàn phím. Dùng chuột : di chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưói bên phải hay ngược lại, vùng chọn sẽ bị bôi đen. Dùng bàn phím : Giữ phím Shift và gõ các phím di chuyên con trỏ ô để chọn vùng. ( Một cách khác. Gõ phím F8 sau đó gõ các phím di chuyển con trỏ ô). Có thể chọn nhiểu vùng trong một lần bằng cách gõtổ hợp phím Shift_F8 và di chuột trên những vùng khác nhau. Chọn dòng Nhấp / di chuột tại đường biên trái của worksheet Chọn cột Nhấp/di chuột tại đường biên trên của worksheet Chọn toàn bảng tính Nhấp tại giao điểm của đường biên trên và đường biên trái của worksheet. Thao tác chọn này thường được sử dụng để xoá toàn bộ dữ liệu trên bảng tính hoặc định dạng Font chữ một lần cho toàn bộ bảng tính. IV.2. Xoá dữ liệu vùng Chọn vùng muốn xoá Gõ phím Delete IV.3. Chép dữ liệu vùng a) Chọn vùng nguồn ( Source area). b) Thực hiện lệnh edit / Copy ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + C). c) Chọn vùng dich có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng dịch . Thực hiện lệnh Edit / Paste ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + V) Ghi chú : Khi chép dữ liệu Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả trình bày trong vùng đích se giống vùng nguồn. Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu kiểu công thức, kết quả trình bày trong vùng đích sẽ thay đổi hay không tuỳ thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay địa chỉ tuyệt đối. IV.4. Sự khác nhau của việc chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Công thức tham chiếu địa chỉ tương đối Địa chỉ tham chiếu có dạng CộtDòng. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiếu và khoảng cách. Công thức tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tham chiếu có dạng $Cột$Dòng. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu vủa vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô A1, A2, A3. A4 tương ứng là 4,3,1,7. Trong ô B1 gõ công thức địa chỉ tương đối =A1+2. Kết quả là 6 Trong ô C1 gõ công thức địa chỉ tuyệt đối $A$1+2. Kết quả là 6 =$A$1+2 = A1+2 Chép dữ liệu từ ô B1 đến vùng B2:B4 Công thức ô B2 sẽ là =A2+2. Kết quả là 5 Công thức ô B3 se là =A3+2. Kết quả là 3 Công thức ô B4 sẽ là =A4+2. Kết quả là 9 Chép dữ liệu từ ô C1 đến vùng C2:C4 Công thức ô C2 sẽ là =$A$1+2. Kết quả là 6 Công thức ô C3 sẽ là =$A$1+2. Kết quả là 6 Công thức ô C4 sẽ là =$A$1+2. Kết quả là 6 =$A$1+2 =A1+2 =$A$1+2 =A2+2 =A3+2 =A4+2 Trong quá trình nhập một công thức, có sử dụng địa chỉ tương đối và tuyệt đối, có thể chuyển đổi nhanh giữa dạng tương đối và tuyệt đối bằn cách gõ phím F4. IV.5. Chuyển dũ liệu vùng Chọn vùng nguồn (Source area) Thực hiện lện Edit / Cut Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích Thực hiện lệnh Edit/Paste Thao tác trên File Một file lưu trữ các bảng tính trong Excel có phần mở rộng là XLS. Lưu ý rằng một file trong Excel có thể nhiều bảng tính và nhiều biểu đồ. V.1. Lưu File vào đĩa Nếu lưu vào đĩa với tên mới Thực hiện lệnh File/Save as. Chọn thư mục trong Save in nhập teen mới trong File name và chọn Save để lưu . Trong Save á type chọn dạng của tạp tin để lưu : Microsoft Office Excel Workbook,… Nếu lưu vào đĩa với tên cũ Thực hiện lệnh File/Save hay nhấp chuột vào biểu tượng của Toolbar ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + S). V.2 Mở một File Thực hiện lênh File/Open hay nhấp chuột trên biểu tượng của Standbar Toolbar Nút Look in để chọn thư mục tên của các tập tin trong thư mục được chọn sẽ trình bày, ta sẽ nhấp chuột vào tên của tập tin muốn mở. Nhấp hoặc gõ Enter. V.3 Đóng một File Thực hiện File/Close. V.4 Tạo một File mới Thực hiên lệnh File/New hay nhấp chuột trên ký hiệu của Standard Toolbar. Thao tác Undo Thao tác này thường được sử dụng để phục hồi lại tình trạng của bảng tính trước khi thực hiện một hay nhiều thao tác vừa bị sai. Thao tác nay thực hiên thông qua lệnh Edit/Undo hay nhấp trên biểu tượng của Standard Toolbar. Các biểu tượng trên Standar Toolbar. New Open Save Permission Cut Copy Paste Format_Painter Sum Sort Chart Print Preview Spelling ý nghĩa các biểu tượng: New : tạo một tập tin mới Open : mở một tập tin đã có Save : lưu tập tin vào đĩa Print : in ra máy in Priview : in trên màn hình Cut : cắt nội dung một vùng Paste : dán nội dung Format_Painter : chép định dạng Undo : trở về thao tác trước Sum : Tính tổng Sort : sắp xếp Chart : lập biểu đồ Phần II : Thao tác định dạng Thay đổi khổ rộng cột, chiều cao dòng Đổi một cột, một dòng ( dùng chuột ) Cột : di chuột trên đường gạch đứng giữa hai cột ( tại đường biên trên của bảng tính ) để thay đổi khổ rộng cột bên trái Dòng : di chuột trên đường gạch ngang giữa hai dòng ( tại đường biên trái của bảng tính) để thay đổi chiều cao dòng bên trên . Đổi nhiều cột, nhiều dòng Cột Chọn một sô ô của những cột cần thay đổi khổ rộng Thực hiện lệnh Format/Column/Width Gõ khổ rộng cột mới ( dạng số ) tại Column Width. Click OK or Enter Dòng Chọn một số ô của những dòng cần thay đổi chiều cao Thực hiện lệnh Format/Row/Height. Gõ chiều cao dòng mới ( dạng số) tại Row Height Click OK or Enter Định dạng hiện số Cách hiển thị một số trong ô phụ thuộc vào định dạng của ô đó thuộc lớp dữ liệu (Category) nào : Number, Date,Time,Percent,… Trong một lớp có thể gồm nhiều dạng. Ví dụ lớp Date có các dạng MM/DD/YYYY, DD/MM/YYYY,… Người sử dụng có thể định nghĩa dữ liệu trình bày theo lớp và dạng nào. Thực hiện định dạng hiện số theo quy trình sau : Chọn vùng chứa dữ liệu để định dạng hiện số . Thực hiện lệnh Format/Cells và chọn Number Chọn loại lớp trong Category , ứng vớ một lớp sẽ có một hay nhiều dạng (Type) đi kèm. Chọn dạng Nháy OK để hoàn tất thao tác định dạng hiện số. Ghi chú : Nếu không tìm được dạng trong một lớp để định dạng hiện số, ng]if ta có thể chọn lớp Custom. Khi chọn lớp Custom, ta có thể gõ dạng trực tiếp vào Type. Định vị trí dữ liệu trong ô Dữ liệu nhập vào một ô xó thể phân bố dựa vào ba thành phân : Phân bố ngang trong ô, phân bố dọc trong ô và dữ liệu trình bày theo một hướng nào trong ô Thực hiên định vị trí dữ liệu trong ô theo quy trình sau : Chọn vùng chúa dữ liệu để định vị trí Thực hiện lệnh Format/Cells và chọn Aliganment. Chọn phân bố ngang trong ô tại Horizontal : Canh trái(Left), canh phải(Right), canh giữa (Center) và chọn phân bố dọc trong ô tại Vertical: canh trên (Top), canh dưới ( Bottom), canh giữa ( Center). Chọn hướng trình bày dữ liệu trong Orientation Trong Text Control. Thông thường, dữ liệu nhập trong một ô nếu dài qúa sẽ lấn sang cả ô bên phải. * Nếu chọn Wrap Text. Dữ liệu sẽ được trình bày nhiều hàng trong một ô nếu trong ô đó một hàng không đủ * Nếu chọn Shrink to fit : Dữ liệu thu nhỏ kích thước nếu trong ô đó một hàng không đủ. * Nếu chọn Merge Cell : trộn các ô thành một ô f) Click Ok để hoàn tất thao tác định vị trí dữ liệu trong ô. Định dạng ký tự Dữ liệu trong ô có thể định dạng ký tự theo ba thành phàn. Font ( kiểu chữ), Style ( nghiêng, đậm,..) và Size ( kích thước chữ) Thực hiện theo các bước sau : Chọn vùng chứa dữ liệu để định dạng ký tự Thực hiện lệnh Format/Cells và chon Font. Chọn Font chữ trong Font Chọn Style trong Font Style, Underline và Effects Chọn kích thước chữ trong Size Click OK để hoàn tất thao tác định dạng ký tự. Kẻ khung Chọn vùng để kẻ khung Thực hiện lện Format/Cells và chọn Border. Chọn dạng đường kẻ trong Line Chọn cạnh kẻ khung trong Presets và Border Chọn OK để hoàn thành thao tác kẻ khung Định dạng nền dữ liệu Chọn vùng để định dạng nền dữ liệu Thực hiện lệnh Format/Cells và chọn Patterns Chọn dạng nền dựa vào những mẫu đưa ra trong Color và Pattarn Chọn OK để hoàn tất thao tác định dạng nền dữ liệu Vẽ hình trong bảng tính Để vẽ hình, cần phải mở thanh công cụ Drawing bằng cách dùng lệnh View/Toolbar và chọn Drawing ( hay click vào biểu tượng trên Standard Toolbar). Sau đó có thể click vào biểu tượng tương ứng trong Drawing Toolbar để vẽ hình trên bảng tính. Ghi chú: Trong Formatting Toolbar có sẵn một số ký hiệu định dạng. Font Size Bold Italic Underline Currency Percent Border Left Center Right Merge Comma Decimal Indent Color Dưới đây em xin giới thiệu một số thủ thuật khi sử dụng Excel Hiển thị đối số của các hàm để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl + Shift + A. Ví dụ , nếu ta gõ =RATE và nhấn Ctrl + Shift + A, ta có thể nhìn thấy tất cả đối số cho hàm này ( Ví dụ =RATE(nper, pmt, pv, fv, type, guess)). Nếu muốn biết thêm chi tiết hơn, gõ theo : =RATE Và nhấn Ctrl + A để hiển thị theo Function Wizard. Tham chiếu các hàm Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, giữ phím Shift + F3 sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi di chuyển con trỏ điểm sáng đén hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp. Dùng F9 để tính tạm thời Nếu tạo một bảng tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, ta có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức , và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của ta sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn. là không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl + Z để khôi phục lai các thay đổi Liên kết text bõ tới dữ liệu trong ô Ta có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bảng tính bằng cách tạo ra một text bõ và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box. Nháy vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhấp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box. đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. ( Ví dụ : trong ô A1 ta có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ta gõ =A1). Và ấn Enter. Text hay số liệu ta gõ trong ô liên kết ( A1) sẽ xuất hiên trong text box. Trong ví dụ trên text box se có giá trị ở trong dó là 2. Ta có thể di chuyển text box tới một vài bảng tính khác nhau trong tập bảng tính (nếu muốn). Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô. Ta có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bảng tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn they ô nào đó tại một vài nơI trong bảng tính . Ta có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Đẻ tạo một hình ảnh được liên kết ta có thể làm theo các bước sau đây. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc. Nháy chute vào Copy trên menu. Chọn ô mà ta muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện. Trong khi giữ phím Shift, nháy vào Paste Picture trên Menu. Kết quả sẽ cho nhanh chóng. Sử dụng Avanced Filter Nếu muốn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lệnh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp chute vào Filter trong Menu Dat, nhắp chute vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn. Sử dụng hàm Sum + If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter. Giả sử ta tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tông tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng dòng công thức dưới đây: = SUM( IF( A1 :A10>=50,IF(A1:A10 <=200,A1:A10,0),0)) Để chắc chắn ta nhập công thức như một dãy, hay nhấn Ctrl – Shift– Enter. Sau đó ta sẽ nhìn thấy dấu ngọăc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức. Sử dụng hàm Sum + If để đếm dữ liệu Như thế là đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1:A10, và muốn các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Ta sử dụng công thức sau : = SUM(IF (A1:A10 >= 50, IF(A1:A10 <=200,1,0),0)) Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau Bằng cách nháy đúp chute vào góc phảI dứới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng (+) sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu gõ dữ liệu trong các ô A1:A20, gõ một công thức hay text vào ô B1. Nháy 2 lần chute vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột ô B1 :B20. Sắp xếp các danh sách đã được lọc Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data/Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần và giảm dần và OK. Lấy các bộ lọc khi đã hoàn thành Nếu sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, ta sẽ kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó lại muốn xem lại tất cả các bản ghi một lần nữa. Để nhận dược các bản ghi đó, đơn giản ta chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data/Filter và xoá chọn trong AutoFilter. Tìm nhanh các ô có chứa công thức Để tìm ra nơI các ô chứa công thức một cách nhanh nhất trong bảng tính, chọn Go To từ Menu. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special/Formula, và chọn OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được chọn lựa. Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường Excel không quan tam đến trường hợp các ký tự chữ cáI khi sắp xếp, trừ khi ta thông báo tới nó. Nếu ta muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu muốn sắp xếp, chọn Data/Sort. Nháy vào Optión trong hộp thoại Sort và chọn lựa Case Sensitive. Nháy vào OK hai lần. Dưới đây em xin giới thiệu phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Cách khởi động Có rất nhiều cách khởi động được phần mềm Word. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động Cách 1 : Chọn lện Start của Windows : Start\Programs\Microsoft Word Cách 2 : Nháy đúp chuột lên biểu tương của phần mềm word nếu như nhìn thấy nó bất kỳ chỗ nào : Trên thanh Taskbar hoặc trên Destop,… Cách 3 : Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Ducuments, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở. Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. Màn hình làm việc Hệ thống bảng chọn Hệ thống thanh công cụ Thước kẻ Thanh trạng thái Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm 4 phần chính : Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu. Ta có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đấy. Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh in. Hệ thống bảng chọn (Menu): Chứa các lệnh để gội tới các chức năng của Word trong khi làm việc. Ta phải ding chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. Hệ thống thanh công cụ: Gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó. Ví dụ: khi soạn thảo văn b ản, ta phải sử dụng đến một thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating, hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc. Thước kẻ: gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này ta có thể điều chỉnh được lề