Các chứng từ cơ bản trong mua bán ngoại thương

CÁC CHỨNG TỪ CƠ BẢN TRONG MUA BÁN NGOẠI THƯƠNGPHẦN 5*BỘ CHỨNG TỪ CƠ BẢN1. Tờ khai hải quan 2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)3. Vận đơn đường biển (Bill of lading-B/L)4. Chứng từ bảo hiểm - Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)5. Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa (Certificate of Quantity and Quality)6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin-C/O)7. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh - Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) - Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Animal Product Sanitary Inspection Certificate) - Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)8. Phiếu đóng gói (Packing List - P/L) Là gì? Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.TỜ KHAI HẢI QUAN *TỜ KHAI HẢI QUAN*CHƯƠNG 1: LUẬT HẢI QUAN VIỆT NAM Trích một số điều của Luật Hải quanĐiều 22. Hồ sơ hải quan1. Hồ sơ hải quan gồm có: a) Tờ khai hải quan b) Hoá đơn thương mại c) Hợp đồng mua bán hàng hoá d) Giấy phép xuất nhập khẩu (nếu có) đ) Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật2. Người khai hải quan được gia hạn thời gian phải nộp, xuất trình một số chứng từ nếu: + có lý do chính đáng + được thủ trưởng cơ quan hải quan nơi tiếp nhận hồ sơ hải quan đồng ý*1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)1.1. Khái niệm: là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn.1.2. Tác dụng: dùng để đòi tiền người mua; dùng để khai báo HQ và tính thuế; dùng cho công việc thống kê, dùng cho tính phí bảo hiểm, 1.3. Nội dung: trong hóa đơn phải nêu rõ:đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị hàng hóa; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương tiện vận tải...*Hoá đơn thương mạiCommercial InvoiceCOMMERCIAL INVOICESENDER:AUTO PARTS FEE WAREHOUSE7634 KIMBEL STREET UNIT 1-9MISSISSAUGA,ON L5S-1M6Phone:905.677.0996Fax: 999-999-9999Tax ID/VAT/EIN# nnnnnnnnnnRECIPIENT:XYZ Company3 Able EndThere, Shropshire, UKPhone:99-99-9999Invoice Date: 12 December 2007Invoice Number: 0256982Carrier tracking number: 526555598Sender's Reference: 5555555Carrier: GHI Transport CompanyRecipient's Reference: 5555555QuantityCountry of OriginDescription of ContentsHarmonised CodeUnit WeightUnit ValueSubtotal (USD)1,000United States of AmericaWidgets999999210.0010,000Total Net Weight (lbs):2,000Total Declared Value (USD):10,000Total Gross Weight (lbs):2,050Freight and Insurance Charges (USD):300.00Total Shipment Pieces:1,000Other Charges (USD):30.00Currency Code:USDTotal Invoice Amount (USD):10,000Type of Export: PermanentTerms of Trade: Delivery Duty UnpaidReason for Export: stated reasonGeneral Notes: notes and commentsThe exporter of the products covered by this document - customs authorization number - declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of United States Of America preferential origin.I/We hereby certify that the information on this invoice is true and correct and that the contents of this shipment are as stated above.Name, Position in exporting company, company stamp, signature*1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)1.4. Một số loại hóa đơn: Ngoài hóa đơn thương mại (commercial invoice) mà ta thường gặp, trong thực tế còn có các loại hóa đơn:Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): thanh toán sơ bộ tiền hàng.Hóa đơn chính thức (Final Invoice): thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng. Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng. - CIFHóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): không dùng để đòi tiền, chỉ dùng để đại diện cho số hàng gởi đi triễn lãm, gởi bán, làm đơn chào hàng, làm thủ tục xin giấy phép XK.*2. Vận đơn đường biển (Bill of lading-B/L)2.1. KN: Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu hay thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để chuyên chở.2.2. Chức năng của B/L:Là biên lai của người vận tải xác nhận là họ đã nhận hàng để chuyên chở.Là bằng chứng về việc thực hiện những điều khỏan của hợp đồng vận tải đường biển.Là chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L.Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:- Số vận đơn (number of bill of lading)- Người gửi hàng (shipper)- Người nhận hàng (consignee)- Địa chỉ thông báo (notify address)- Chủ tàu (shipowner)- Cờ tàu (flag)- Tên tàu (vessel or name of ship)- Cảng xếp hàng (port of loading)- Cảng chuyển tải (via or transhipment port)- Nơi giao hàng (place of delivery)- Tên hàng (name of goods)NỘI DUNG - Kỹ mã hiệu (marks and numbers)- Cách đóng gói và mô tả hàng hoá (kind of packages and discriptions of goods)- Số kiện (number of packages)- Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement)- Cước phí và chi chí (freight and charges)- Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading)- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue)- Chữ ký của người vận tải (master's signature)Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuyền phó.NỘI DUNG Mặt thứ hai của vận đơn:Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵnCác định nghĩa, điều khoản chung, điều khoản trách nhiệm của người chuyên chởCác điều khoản do các hãng tàu tự quy địnhNỘI DUNG *2. Vận đơn đường biển (Bill of lading-B/L)2.3. Số lượng B/L phát hành: 5 bảnHãng tàu (Công ty vận tải) giữ 1 bản.Thuyền trưởng giữ 1 bản.Chủ hàng giữ 3 B/L gốc :1 bản (Orginal – bản thứ nhất) gửi cùng bộ chứng từ đến ngân hàng để được thanh toán1 bản (Duplicate – bản thứ hai) được gửi cho người nhận hàng ở nơi đến (người NK)1 bản (Triplicate – bản thứ ba) lưu lại doanh nghiệp XK - Ngoài ra còn có 1 số bản sao, những bản này không có giá trị nhận hàng mà chỉ mang tính chất thông báo cho người mua về việc người bán đã giao hàng cho người vận tải, trên các bản phụ có đóng dấu COPY NON-NEGOTIABLE hoặc COPY.*2. Vận đơn đường biển (Bill of lading-B/L)2.4. Phân loại B/L: Nếu xét ghi chú về hàng hóa trên vận đơn: Clean B/L (vận đơn hoàn hảo)Unclean B/L (vận đơn không hoàn hảo)Nếu xét theo dấu hiệu nhận hàng khi xếp lên tàu: Shipped on Board B/L (Vận đơn đã xếp hàng)Received for Shipment B/L (vận đơn nhận hàng để xếp)Nếu ta xét theo quy định về người nhận hàng trên B/L: B/L to order (Vận đơn theo lệnh)B/L to a named person/Straight B/L (vận đơn đích danh)Bearer B/L (vận đơn xuất trình hay vận đơn vô danh)*2. Vận đơn đường biển (Bill of lading-B/L)2.4. Phân loại B/L (tt): Nếu ta xét theo dấu hiệu chuyển tải hàng hóa: Direct B/L (vận đơn đi thẳng)Through B/L (vận đơn suốt)Local B/L (vận đơn địa hạt)Nếu ta xét theo vận đơn được lập theo hợp đồng thuê tàu hay không, ta có các loại sau đây:Charter Party or Blank Back B/L (vận đơn theo hợp đồng thuê tàu hay vận đơn lưng trắng)Combined B/L (vận đơn hỗn hợp)Short B/L (vận đơn rút gọn)*3. Chứng từ bảo hiểm: Đơn bảo hiểm và Giấy chứng nhận bảo hiểm đều là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm và có giá trị pháp lý như nhau trong việc đòi công ty bảo hiểm bồi thường, nếu có tổn thất xảy ra. 3.1. Đơn bảo hiểm (Insurance Policy):Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, và nhằm hợp thức hóa hợp đồng này.Trong đơn bảo hiểm thể hiện các nội dung: các điều khoản chung có tính chất thường xuyên; các điều khoản riêng biệt về đối tượng bảo hiểm như tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, và về việc tính phí bảo hiểm.*3. Chứng từ bảo hiểm:3.2. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm.Nội dung của Giấy chứng nhận bảo hiểm: chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm,điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận.** Thủ tục mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm Việt Nam: Đối với hàng xuất khẩu: thường mua bảo hiểm từng chuyến một.- Điền thông tin vào “Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa” gởi cho công ty bảo hiểm (có mẫu sẵn tại công ty bảo hiểm), một số thông tin như: + Thông tin về người được bảo hiểm. + Tên hàng, loại bao bì, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng. + Tên tàu, phương thức xếp hàng, ngày tàu đi. + Cảng đi, cảng chuyển tải (nếu có), cảng đến. + Điều khỏan bảo hiểm, trị giá bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, nơi thanh toán tiền bồi thường- Nếu công ty bảo hiểm chấp nhận, sẽ cấp đơn bảo hiểm (Insurance policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate). ** Thủ tục mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm Việt Nam: Đối với hàng nhập khẩu: Ngay khi nhận được thông báo giao hàng của người bán, người nhập khẩu phải làm “Giấy báo bắt đầu vận chuyển hàng” gởi cho công ty bảo hiểm. Giấy này cũng theo mẫu in sẵn và thường có các nội dung tương tự “Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa”.Nếu công ty bảo hiểm chấp nhận, sẽ cấp đơn bảo hiểm (Insurance policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate). So sánh IC & IPCả IP và IC đều có giá trị trong việc đòi bồi thường và xử lý tranh chấp tại cấp tòa án.IC: về bản chất tương đương với IP nhưng xét về mặt pháp lý thì có giá trị pháp lý thấp hơn IP. Tuy nhiên, trong trường hợp L/C yêu cầu IP, thì IC không có giá trị; mặt khác nếu LC chỉ yêu cầu đệ trình IC, thì IP có thể thay thế IC trong bộ chứng từ.*4. Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa (Certificate of Quantity and Quality)Khái niệm: là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng và chất lượng của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất và số lượng hàng hóa phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.Mẫu giấy chứng nhận số lượngCơ quan có thẩm quyền cấp C/Q: nhà sản xuất, cơ quan kiểm nghiệm hàng XNK.*5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin-C/O)5.1. Bản chất, nội dung: Giấy chứng nhận xuất xứ là văn bản do cơ quan thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa, thường là Phòng Thương mại và công nghiệp/Bộ Thương mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.5.2. Nội dung chính: bao gồm:- Tên và địa chỉ của người mua và người bán.- Tên hàng, số lượng, ký mã hiệu.- Lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng.- Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.5.3. Cơ quan cấp C/O: Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam và Phòng quản lý XNK*5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin-C/O)5.4. Một số mẫu giấy chứng nhận xuất xứ thông dụng: C/O FORM A: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu để được hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập – viết tắt GSP (Generalized system of preferences).C/O FORM B: mẫu C/O không ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam.C/O FORM ICO: dùng cho cà phê xuất khẩu của Việt Nam. Lưu ý: Riêng đối với cà phê xuất khẩu, ngoài mẫu C/O cho hàng cà phê theo quy định của ICO, người xuất khẩu có thể đề nghị cấp thêm C/O mẫu A hoặc B.C/O FORM E: ASEAN - Trung Quốc.C/O FORM AK: ASEAN - Hàn Quốc.C/O FORM AJ: ASEAN - Nhật Bản.C/O FORM S: Việt Nam – Lào, Việt Nam – Campuchia.*5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin-C/O)5.4. Một số mẫu giấy chứng nhận xuất xứ thông dụng (tt): C/O Form Textile (Form T): Mẫu C/O cấp cho hàng dệt may của Việt Nam đi EU.C/O Form Turkey: Mẫu C/O không ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu sang Thỗ Nhĩ Kỳ.C/O Form DA59: Mẫu C/O cho một số sản phẩm xuất khẩu sang Nam Phi.C/O Form Venezuela: Mẫu C/O cho một số sản phẩm xuất khẩu nhất định của Việt Nam sang Venezuel.C/O Form M: Mẫu C/O không ưu đãi cấp cho hàng dệt may, giày xuất khẩu của Việt Nam sang Mexico.CÁC NƯỚC THÀNH VIÊN ASEAN THƯỜNG DÙNG FORM C/O NÀO?FORM Dải các mẫu C/O đã khai mẫu và chưa Khai tại đây.**5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin-C/O)5.4. Một số mẫu giấy chứng nhận xuất xứ thông dụng (tt):C/O FORM D: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu vào ASEAN để được hưởng chế độ thuế quan ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT-Common Effective Preferential Tariff).Lưu ý: - Trường hợp hàng hóa có xuất xứ từ nước xuất khẩu là thành viên ASEAN và có giá trị dưới 200USD (giá FOB) thì không cần phải có C/O mẫu D. - Hàng hóa sẽ được coi là xuất xứ từ các nước thành viên ASEAN, nếu có tối thiểu 40% hàm lượng xuất xứ từ bất cứ nước thành viên nào. Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận Mẫu D bao gồm:- Giấy chứng nhận Mẫu D (theo mẫu chung do Bộ Thương mại ban hành) đã được khai hoàn chỉnh;- Giấy chứng nhận kiểm tra xuất xứ hàng hoá (trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra) phải phù hợp với các quy chế về xuất xứ;- Tờ khai hải quan;- Hoá đơn thương mại;- Vận đơn.C/O FORM DThủ tục cấp C/O mẫu DCác cơ quan cấp giấy chứng nhận Mẫu DPhòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vựcMột bản gốc và ba bản sao carbon (carbon copy) có màu như sau:- Bản Gốc (Original): Màu tím nhạt (light violet)- Bản sao Thứ hai (Duplicate): Màu da cam (orange)- Bản sao Thứ ba (Triplicate): Màu da cam (orange)- Bản sao Thứ tư (Quadruplicate): Màu da cam (orange)Bản Gốc và bản sao Thứ ba được nhà XK gửi cho nhà NK để nộp cho Cơ quan Hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu. Bản sao Thứ hai sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận xuất xứ tại Nước XK là Thành viên giữ lại. Bản sao Thứ tư sẽ do nhà xuất khẩu giữ. .Bộ giấy chứng nhận mẫu D gồm:C/O FORM D*6. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh: 6.1. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật(Phytosanitary Certificate)Nơi cấp: cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật, xác nhận hàng đã được kiểm tra và xứ lý chống các bệnh dịch, nấm độc, cỏ dại...6.2. Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Animal Product Sanitary Inspection Certificate)Nơi cấp: cơ quan kiểm dịch động vật cấp cho các hàng hóa là động vật hoặc các sản phẩm động vật như trứng, thịt, lông, dahoặc bao bì của chúng, xác nhận đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch. 6.3. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)Nơi cấp: cơ quan có thẩm quyền kiểm tra về phẩm chất hàng hóa hoặc về y tế cấp cho chủ hàng nhằm xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng và cho xã hội.*7. Phiếu đóng gói (Packing List - P/L):Khái niệm: là bản kê khai tất cả những mặt hàng được đóng gói trong một kiện hàng (thùng hàng, container,) và toàn bộ lô hàng được giao.Tác dụng: tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm hàng hóa.Nội dung của P/L: bao gồm tên người bán và người mua, tên hàng, số hợp đồng, số L/C, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số thứ tự kiện hàng, cách đóng gói, số lượng, trọng lượng hàng hóa đựng trong kiện, số lượng container và số container,Thank You!