Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu "Hóa đơn"

TẠO MỚI MỘT FILE CSDL RỖNG VÀ ĐẶT TÊN FILE LÀ HOADON (LƯU Ý: TÊN FILE KHÔNG NÊN CÓ DẤU TIẾNG VIỆT VÀ KHÔNG NÊN CÓ KHOẢNG TRẮNG). CSDL HOADON CẦN CÓ 5 TABLE CHỨA DỮ LIỆU. TIẾN HÀNH TẠO MỘT TABLE BẰNG CHẾ ĐỘ DESIGN VIEW, TRONG ĐÓ: GÕ TÊN FIELD TRONG MỤC FIELD NAME (LƯU Ý: TÊN FIELD KHÔNG NÊN CÓ DẤU TIẾNG VIỆT VÀ KHÔNG NÊN CÓ KHOẢNG TRẮNG), CHỌN KIỂU DỮ LIỆU THÍCH HỢP CHO FIELD TRONG MỤC DATA TYPE, GÕ CHÚ THÍCH Ý NGHĨA CỦA FIELD TRONG MỤC DESCRIPTION (CÓ THỂ BỎ QUA) VÀ CHỌN CÁC THUỘC TÍNH KHÁC CHO FIELD TRONG MỤC FIELD PROPERTIES (QUAN TRỌNG). LƯU Ý: TUỲ VÀO THỰC TẾ MÀ CHỌN KIỂU DỮ LIỆU TRONG DATA TYPE. MỖI MỘT KIỂU DỮ LIỆU CÓ CÁC THUỘC TÍNH TRONG FIELD PROPERTIES KHÁC NHAU. TA CÓ THỂ THAY ĐỔI GIÁ TRỊ CÁC THUỘC TÍNH NÀY TÙY VÀO MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG. VD: TẠO TABLE NHANVIEN, LẦN LƯỢT THIẾT KẾ CÁC FIELD NHƯ SAU: Giải thích các tuỳ chọn: Tuỳ thuộc vào số lượng nhân viên có thể có trong công ty mà chọn giá trị cho thuộc tính Field Size. Field MANV sẽ được dùng làm Khóa chính nên thuộc tính Indexed chọn là Yes (No Duplicates): cho phép sắp xếp nhưng không cho phép có 2 giá trị trùng nhau trên field. THIẾT KẾ FIELD MANV NHƯ HÌNH BÊN DƯỚI: THIẾT KẾ FIELD HO VÀ FIELD TEN NHƯ SAU: Giải thích các tuỳ chọn: Field HO và field TEN sẽ không được dùng làm Khóa nên thuộc tính Indexed được để giá trị mặc định là No: không sắp xếp trên field. THIẾT KẾ FIELD NU NHƯ SAU: Giải thích các tuỳ chọn: Nếu muốn hiển thị giá trị của field NU là Yes/No, True/False, On/Off thì chọn các giá trị này trong thuộc tính Format. Nếu muốn hiển thị giá trị của field NU là Nam/Nữ, 0/-1 thì tại thuộc tính Format gõ “Nam”;”Nữ” hoặc gõ 0;-1 và tại thuộc tính Display Control thẻ Lookup, chọn giá trị Text Box. Có thể hiển thị giá trị field là Check Box. THIẾT KẾ FIELD NGAYNHANVIEC NHƯ SAU: Giải thích các tuỳ chọn: Thuộc tính Format có thể chọn kiểu hiển thị ngày và giờ tuỳ ý. Long Date: hiển thị ngày, tháng, năm với năm gồm 4 chữ số. TƯƠNG TỰ, THIẾT KẾ CHO CÁC FIELD CÒN LẠI CHO ĐẾN KHI ĐẦY ĐỦ CÁC FIELD NHU SAU: TẠO KHOÁ CHÍNH CHO TABLE TRƯỚC KHI LƯU TABLE ĐỂ TRÁNH BỊ LỖI VỀ KHOÁ LƯU VÀ ĐẶT TÊN CHO TABLE LÀ 1NHANVIEN ĐÓNG TABLE ĐÃ THIẾT KẾ XONG VÀ TẠO TABLE KẾ TIẾP LÀM LẠI BƯỚC 2 ĐẾN BƯỚC 5 ĐỂ TẠO TIẾP NHỮNG TABLE CÒN LẠI. Lưu ý: Với cả 3 table 1NHANVIEN, 2KHACHHANG, 3SANPHAM thì mỗi table chỉ có 1 field làm Khoá chính (được lấy từ Khoá Nội). Lưu ý: Table 4HOADON có 1 field MAHD làm Khoá Chính (cũng là Khoá Nội). Ngoài ra, còn có 2 field MAKH, MANV tham gia với vai trò Khoá Ngoại (không là Khoá chính trong table này nhưng làm Khoá chính trong 2 table 2KHACHHANG và 1NHANVIEN). 2 Khoá Ngoại này giúp tạo dây quan hệ (Relationship) giữa table 4HOADON với table 2KHACHHANG và 1NHANVIEN. Vì vậy, các field MAKH và MASP trong table 2KHACHHANG và 1NHANVIEN đã được thiết kế (về Data Type và Field Properties) như thế nào thì trong table 4HOADON cũng phải được thiết kế giống như thế, ngoại trừ thuộc tính Indexed của field làm Khoá Ngoại thì chọn NO. Table 5CHITIETHD không có Khoá Nội nên lấy đồng thời 2 field Khoá Ngoại MAHD và MASP làm Khoá Chính. Vì vậy, 2 field MAHD và MASP trong table 4HOADON và 3SANPHAM, đã được thiết kế (về Data Type và Field Properties) như thế nào thì trong table 5CHITIETHD cũng phải được thiết kế giống như thế, ngoại trừ thuộc tính Indexed của field làm Khoá Ngoại thì chọn NO. SAU KHI HOÀN TẤT THIẾT KẾ CẢ 5 TABLE, TA ĐƯỢC CSDL HOADON VỚI 5 TABLE RỖNG (CHỈ MỚI CÓ CẤU TRÚC KHUNG CHƯA CÓ DỮ LIỆU) NHƯ SAU: TẠO QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE Nguyên tắc tạo dây quan hệ giữa 2 table: Dây quan hệ được kéo theo chiều từ Khoá Nội à Khoá Ngoại. Sau khi kéo – thả từ Khoá Nội sang Khoá Ngoại => xuất hiện hộp thoại Edit Relationships, trong đó, cần kích hoạt cả 3 check box và cần kiểm tra loại quan hệ tại mục Relationship Type trước khi kích nút Create. Nếu loại quan hệ là One – To – Many hoặc One – To – One hoặc Many – To – Many thì việc tạo dây quan hệ giữa 2 table là thành công. thả kéo Tạo quan hệ 1NHANVIEN-4 HOADON MANV trong 1NHANVIEN là Khoá Nội. MANV trong 4HOADON là Khoá Ngoại. Vì vậy, khi tạo dây quan hệ giữa hai table này, ta cần kéo field quan hệ từ 1NHANVIEN qua 4HOADON theo chiều mũi tên như hình bên. Trong hộp Edit Relationship, kích hoạt 3 check box và có Relationship Type là One– To – Many như hình trên. Kích nút Create, thấy xuất hiện dây nối giữa 1NHANVIEN và 4HOADON. LƯU Ý: KHI KÉO – THẢ FIELD QUAN HỆ MÀ XUẤT HIÊN THÔNG BÁO LỖI, CẦN QUAY VỀ KIỂM TRA CẤU TRÚC THIẾT KẾ CỦA 2 FIELD QUAN HỆ CÓ GIỐNG NHAU TRÊN 2 TABLE KHÔNG => CẦN SỬA CHO CHÚNG GIỐNG NHAU, NGOẠI TRỪ THUỘC TÍNH INDEXED CÓ THỂ KHÁC NHAU. TƯƠNG TỰ, TẠO QUAN HỆ CHO CÁC TABLE CÒN LẠI: Tạo quan hệ 2KHACHHANG-4 HOADON Kéo field quan hệ từ 2KHACHHANG sang 4HOADON. Tạo quan hệ 3SANPHAM-5CHITIETHD Kéo field quan hệ từ 3SANPHAM sang 5CHITIETHD. Tạo quan hệ 4HOADON-5CHITIETHD Kéo field quan hệ từ 4HOADON sang 5CHITIETHD. => Ta có kết quả sau khi tạo xong các dây quan hệ giữa 5 table trong CSDL HOADON như hình bên. NHẬP LIỆU CHO TỪNG TABLE THEO TRÌNH TỰ SAU: ĐẦU TIÊN, NHẬP LIỆU CHO CÁC TABLE CHỈ CHỨA KHOÁ NỘI (VD: CÓ 3 TABLE CHỈ CHỨA KHOÁ NỘI LÀ 1NHANVIEN, 2KHACHHANG, 3SANPHAM. NHƯ VẬY, NHẬP LIỆU CHO TABLE NÀO TRƯỚC TRONG 3 TABLE NÀY CŨNG ĐƯỢC). KẾ TIẾP, NHẬP LIỆU CHO CÁC TABLE VỪA CHỨA KHOÁ NỘI VỪA CHỨA KHOÁ NGOẠI (VD: 4HOADON). CUỐI CÙNG, NHẬP LIỆU CHO CÁC TABLE CHỈ CHỨA KHOÁ NGOẠI (VD: 5CHITIETHD). LƯU Ý: NGOÀI RA, NÊN NHẬP LIỆU THEO HÀNG NGANG (DÒNG). TRƯỜNG HỢP KHÔNG THỂ XUỐNG DÒNG (XUỐNG DÒNG BỊ BÁO LỖI), CẦN KIỂM TRA TRÌNH TỰ ƯU TIÊN NHẬP TABLE CÓ ĐÚNG THEO a->b->c NHƯ TRÊN HAY CHƯA, HOẶC PHẢI KIỂM TRA KHI KÉO DÂY QUAN HỆ CÓ ĐÚNG CHIỀU HAY KHÔNG => CHỌN LẠI TABLE THEO TRÌNH TỰ ĐÚNG HOẶC KÉO LẠI DÂY QUAN HỆ THEO CHIỀU ĐÚNG RỒI MỚI TIẾP TỤC VIỆC NHẬP LIỆU. Chèn hình vào table Menu INSERT / OBJECT / CREAT FROM FILE / BROWSE => hộp thoại / CHỌN Ổ ĐĨA CHỨA HÌNH NHÂN VIÊN / CHỌN FILE HÌNH / OK / OK. TRƯỜNG HỢP KHÔNG CÓ SẲN FILE HÌNH, SINH VIÊN CÓ THỂ TỰ VẼ (TẠO) FILE HÌNH BẤT KÌ BẰNG CHƯƠNG TRÌNH PAINT RONG WINDOWS, LƯU LÊN Ổ Z:\ VỚI TÊN CỤ THỂ RỒI DÙNG ĐỂ CHÈN VÀO TABLE THEO CÁC BƯỚC TRÊN. Giải thích về cách tạo từng dây quan hệ MANV trong table 1NHANVIEN là field Khoá Nội. MANV trong table 4HOADON là field Khoá Ngoại. Vì vậy, khi tạo dây quan hệ giữa hai table này, ta cần kéo từ 1NHANVIEN qua 4HOADON.