Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác quản lý thu và theo dõi nợ

bơm tưới tiêu 2. Lấy trong mục in bảng kê biên bản xác nhận nợ lọc theo tiêu chí nợ 3 hóa đơn trở lên - xuất excel sau đó loại các khách hàng có nhiều hóa đơn trong 1 tháng và bơm tưới tiêu III.6.2. Phân loại nợ : Tổng nợ Chưa đến hạn Trong thời hạn Quá hạn Có khả năng đòi Khó đòi Không đủ hồ sơ thanh lý Đủ hồ sơ thanh lý Chưa thanh lý Nợ đã thanh lý *Theo thời hạn thanh toán: + Chưa đến hạn (Ví dụ: Nợ bơm nông nghiệp) + Trong thời hạn: + Quá hạn: quá 15 ngày và 3 lần thông báo kể từ ngày nhận thông báo thanh toán tiền điện lần thứ nhất hoặc quá hạn thanh toán đã thỏa thuận . * Nợ quá hạn được phân loại theo khả năng thanh toán: + Nợ có khả năng đòi được + Nợ khó đòi: nợ đã đòi nhiều lần, bằng nhiều biện pháp nhưng không đòi được *Nợ khó đòi : phân loại theo điều kiện thanh lý: + Nợ không có khả năng thanh toán, đủ hồ sơ thanh lý.( có bảng kê chi tiết khách hàng) + Nợ dây dưa ( tạm thời khoanh nợ) không đủ hồ sơ thanh lý..( có bảng kê chi tiết khách hàng) * Thực hiện theo dõi và xử lý nợ khó đòi theo quy định của Nhà nước và Tập đoàn, Tổng Công ty. III.7. XỬ LÝ NỢ KHÓ ĐÒI: III.7.1. Căn cứ xác định nợ khói đòi. Điều kiện: + Có đủ căn cứ chứng minh là khoản nợ phải thu: chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. + Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: - Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ ghi trên hợp đồng tế, hoặc các cam kết nợ khác. - Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. III.7.2. Nguyên nhân nợ khó đòi: chủ quan và khách quan III.7.2.1 Nguyên nhân khách quan: + Các khách hàng kinh tế bị giải thể, phá sản, đã ngừng hoạt động và không có còn khả năng thanh toán. + Các khách hàng dân sự đã chết, mất tích, chạy trốn, đi tù... + Do thiên tai địch họa. III.7.2.2.Nguyên nhân chủ quan: + Do tham ô lợi dụng cố ý làm trái + Do vi phạm nguyên tắc chế độ tài chính. + Khai khống và xác nhận nợ khống + Giả mạo giải thể để xù nợ + Do móc ngoặc cấu kết giữa chủ nợ và người mắc nợ. + Nợ phát sinh không phù hợp với Hợp đồng kinh tế. + Bảo lãnh không đúng thẩm quyền... III.7.3. Căn cứ để xử lý nợ khó đòi - Hồ sơ đề nghị thanh lý III.7.3.1. Căn cứ để xử lý nợ khó đòi: + Phải là nợ khó đòi do nguyên nhân khách quan + Phải có đủ hồ sơ đề nghị thanh lý. III.7.3.2. Hồ sơ đề nghị thanh lý gồm có: 1. Hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện của KH thuộc diện nợ khó đòi 2. Cam kết nợ, đối chiếu công nợ ; biên bản xác nhận nợ 3. Báo cáo nguyên nhân không thu được- các văn bản chứng minh đã đòi nợ nhiều lần. 4. Các văn bản pháp lý minh chứng nguyên nhân khách quan của nợ khó đòi: a) Đối với tổ chức kinh tế: + Khách nợ đã giải thể, phá sản: - Quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản - Quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ - Trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức. - Đối với các HTX, Tổ hợp làm ăn thua lỗ tự tan rã: xác nhận của UBND cấp huyện, thị về việc HTX, tổ hợp tự tan rã không còn tồn tại BQL HTX và xác nhận hiện trạng tài sản của HTX. + Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: - Xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán. b) Đối với cá nhân :phải có một trong các tài liệu sau: + Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ. + Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ. Xác nhận “ Đi khỏi địa phương” của UBND xã, phường + Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả. c) Đối với các trường hợp không có khả năng thanh toán do thiện tại, địch họa: + Biên bản xác nhận thiên tai, địch họa của chính quyền cấp xã và bảng kê tổng hợp do cấp Huyện lập. III.7.3. 3. Hồ sơ xử lý nợ gồm có: 1- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được). 2- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa: để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan. 3- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được: đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp. III.7.4. Thẩm quyền xử lý nợ. Người có thẩm quyền xử lý nợlà : + Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); + Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp Người có thẩm quyền xử lý nợ phải : + Căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi được. + Chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành. III.7.5. Theo dõi các khoản nợ đã thanh lý. Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp vẫn phải: + Theo dõi riêng trên sổ kế toán + Được phản ánh ở ngoài bảng cân đối kế toán + Thời hạn theo dõi tối thiểu là 10 năm, tối đa là 15 năm kể từ ngày thực hiện xử lý + Tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. + Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. III.8. Quản lý và lưu trữ chứng từ : Các chứng từ của quản lý công nợ phải được quản lý và lưu trữ như chứng từ kế toán.Đặc biệt lưu ý đến các chứng từ, văn bản liên quan đến nợ khó đòi. IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ: IV.1. Công tác chuẩn bị kiểm kê : IV.1.1. Bộ phận quản lý thu: + Tập hợp toàn bộ hóa đơn chưa thu về - không để người đi thu giữ. Sắp xếp hóa đơn theo nội dung thu; theo khối thu ( hoặc theo loại khách hàng), theo lộ trình và theo từng khách hàng . + Đối với những hóa đơn cho khách hàng mượn làm chứng từ hanh toán nhưng chưa nhận được tiền chuyển : phải có biên bản ký mượn và biên bản xác nhận khách hàng chưa làm thủ tục chuyển tiền hoặc xác nhận chừng từ đang trên đường đi.Việc sắp xếp các Biên bản mượn hóa đơn cũng theo như sắp xếp hóa đơn. IV.1.2. Bộ phận quản lý nợ: + Phải hoàn tất việc chấm xóa nợ toàn bộ hóa đơn khách hàng đã thanh toán. + Rút số dư nợ, dư có của khách hàng. + Hoàn thành việc quyết toán tiền điện. + In bảng kê chi tiết tồn nợ theo khối thu ( hoặc theo loại khách hàng ), theo lộ trình ... phù hợp với đặc điểm quản lý thu của đơn vị. + In bảng kê chi tiết khách hàng trả trước, trả thừa. + In danh sách TNV nộp thiếu, nộp thừa. IV.2. Thực hiện kiểm kê: IV.2.1. Thành lập tổ kiểm kê. IV.2.2 Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong Tổ kiểm kê IV.2.3: Tiến hành kiểm kê: Kiểm thực tế hóa đơn còn tồn tại thời điểm kiểm kê . Kiểm thực tế hóa đơn tồn trên từng bảng kê: Người thực hiện kiểm kê phải đối chiếu từng hóa đơn thực tế với số nợ số sách đã được in trong bảng kê., xác định thừa thiếu, ghi chi tiết thừa thiếu ( nếu có) và ghi ngày giờ kiểm kê và ký tên vào bảng kê . Tập hợp các bảng kê hóa đơn đã kiểm theo khối thu ( loại khách hàng) và theo phiên ghi để tiện cho việc tổng hợp. IV.3 Tổng hợp số liệu kiểm kê. Người được giao trách nhiệm tổng hợp phải : + Thống kê toàn bộ các bảng kê hóa đơn .( Mẫu tổng hợp lộ trình) + Tổng hợp kiểm kê ( Mẫu tổng hợp kiểm kê) + Tổng hợp số thừa thiếu. + Lập bảng phân tích tuổi nợ. * Phân biệt dư nợ, dư có, tổng dư nợ trong báo cáo Tình hình thu và theo dõi nợ; tổng dư nợ phải thu do phòng Tài chính công ty tổng hợp Việc theo dõi, hạch toán số dư nợ thực hiện như sau: + Kế toán Điện lực: Theo dõi tổng nợ phải thu: dư nợ đầu kỳ + phát sinh doanh thu trong kỳ ( ghi nợ) Tổng tiền khách hàng trả ( ghi có), Cuối tháng rút dư nợ. + Kinh doanh Điện lực ( công nợ): - Căn cứ hóa đơn phát hành ghi nợ cho khách hàng. - Căn cứ chứng từ trả tiền để ghi có ( gạt nợ) cho khách hàng. - Cuối tháng tổng hợp Số phát sinh, số thu được , số dư nợ cuối tháng. Dư nợ cuối kỳ được tính theo công thức: Dư nợ đầu kỳ +doanh thu - thu được phải bằng Tổng dư nợ chi tiết từng khách hàng (In trong CMIS) - Số khách hàng trả trước, trả thừa và phải bằng số dư nợ kế toán điện lực theo dõi. + Tài chính công ty: theo dõi số tổng: Số dư nợ phải thu của khách hàng = Số dư nợ đầu kỳ + phát sinh doanh thu điện lực - số tiền khách hàng trả và đã được điện lực chuyển về công ty. Số dư nợ do tài chính theo dõi = số dư nơ điện lực theo dõi + tiền tồn tại điện lực. IV.4 Xác định nguyên nhân thừa, thiếu. IV.5. Lập biên bản và báo cáo kiểm kê (theo mẫu biên bản kiểm kê) Báo cáo kiểm kê bao gồm: 1.Biên bản kiểm kê. 2. Tổng hợp kiểm kê ( dư nợ) 3. Tổng hợp khách hàng trả trước, trả thừa ( Dư có) 4. Tổng hợp số hóa đơn thiếu., thừa ( nếu có) 5. Bảng phân tích tuổi nợ. 6. Biên bản đối chiếu dư nợ 7. Giải trình nguyên nhân thừa, thiếu ( nếu có) IV.6 . Xử lý kết quả kiểm kê V. MỘT SỐ VẦN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU VÀ THEO DÕI NỢ V.1 Đối chiếu số liệu V.1.1 Đối chiếu số liệu tại Điện lực : Cần có biên bản đối chiếu giữa 2 bộ phận Kinh doanh và kế toán. Những nguyên nhân chênh lệch thường găp: Kinh doanh không báo kế toán: số các đơn vị khác thu hộ, số tiền TNV nộp thiếu, thừa. Kế toán không loại trừ hoặc loại trừ không chính xác trong tài khoản chuyên thu các khoản không phải tiền điện như: lãi; phí di chuyển công tơ, phí cắt đóng điện... V.1.2 Đối chiếu số liệu giữa Điện lực với Công ty: Những nguyên nhân chênh lệch thường gặp: thông tin về các khoản: tiền điện tự dùng, tiền khách hàng chuyển thẳng về điện lực, các khoản không phải tiền điện trong số tiền Điện lực chuyển vào tài khoản chuyên thu của Công ty . V.2. Xử lý những vướng mắc tồn tại trong quá trình thu tiền điện V.2.1. Công tác tiếp nhận thông tin. + Cần giao cho người có trình độ, tinh thần trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp tốt làm công tác này. + Cập nhật vào số tiếp nhận thông tin: đầy đủ, chính xác. + Chuyển giao thông tin đúng quy định. V.2.2. Tổng hợp, phân tích thông tin: Mọi thông tin phản ánh đều phải được tổng hợp và phân tích kỹ . Đây là cơ sở để xử lý một cách hiệu quả V.2.3 Xử lý thông tin Trách nhiệm cá nhân : Mọi thông tin đều phải được xử lý một cách thấu đáo, kịp thời. Những trường hợp chưa xử lý ngay được phải dược theo dõi chặt chẽ và xử lý khi có điều kiện. V.2.4 Báo cáo kết quả xử lý + Rút kinh nghiệm, khắc phúc tồn tại. Biện pháp cải tiến...; + Thông báo kết quả xử lý cho ngưới cung cấp thông tin và những người liên quan.