Bảo quản tài liệu điện tử: Vấn đề và giải pháp

ơ sở dữ liệu, và các phần mềm khác. Trong trường hợp này, nó có thể được dễ dàng hơn để tìm các giả lập thích hợp, có thể được phát triển và tiếp thị bởi các nhà sản xuất phần mềm. Ví dụ, hệ điều hành MS Windows'95, 98, NT, 2000, XP giả lập hỗ trợ các hệ điều hành MS DOS. Do đây là một hệ điều hành được sử dụng rộng rãi, và hy vọng rằng Microsoft sẽ tiếp tục hỗ trợ giả lập hệ điều hành cũ của họ. (4). Đóng gói - bao gồm cả các tập tin văn bản điện tử trong các định dạng nền tảng, chẳng hạn như XML. Ví dụ, hiện nay, các nhà lưu trữ Mỹ xem xét phương pháp này là tốt nhất để chia sẻ và lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, mặc dù với nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam, nó khó có thể được coi như là một loại thuốc chữa bách bệnh cho mọi vấn đề. Cần lưu ý rằng, nghiên cứu liên quan đến việc sử dụng các mô phỏng và đóng gói khi bảo quản lâu dài các tài liệu điện tử mang một đặc điểm riêng biệt. Thậm chí nếu được cung cấp một số kỹ thuật thì vẫn đòi hỏi rất nhiều thời gian để thực hiện. Vì vậy, cách duy nhất để lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử vẫn là chiến lược di trú/chuyển đổi. Hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam, phổ biến nhất vẫn là chiến lược di chuyển - sự dịch chuyển định kỳ những tài liệu điện tử/tư liệu số từ phần mềm và kỹ thuật này tới phần mềm và kỹ thuật khác hoặc từ thế hệ công nghệ máy tính này tới thế hệ tiếp theo. Như vậy, các tài liệu có thể được chuyển từ băng từ sang đĩa compact để bảo đảm tiếp cận chúng lâu dài. Đó là công việc phức tạp mà cũng có thể bị mất cấu trúc và tính chức năng của tài liệu (mất mát và hư hỏng thông tin). Song nó được coi là chính thống và cùng với việc chuyển hoá tài liệu vào định dạng chuẩn đang có nhiều triển vọng hơn cả, mặc dù đang cần có những kiểm chứng thực nghiệm. Ví dụ, để bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử, Hội đồng Lưu trữ thế giới đưa ra chiến lược di chuyển tài liệu điện tử sang nền công nghệ mới, nghĩa là sao chép tài liệu điện tử vào những phương tiện lưu giữ mới và trong nhiều trường hợp chuyển hoá sang định dạng phù hợp với các thế hệ máy tính mới. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 quy định ba phương pháp bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu: sao chép - lập bản sao giống như tài liệu trên chính cùng một vật mang tin (giấy, vật mang mini, vật mang điện tử); chuyển hoá/đổi (convert) vào vật mang tin khác - chuyển tài liệu từ vật mang tin này sang vật mang tin khác (thay đồi hình thức của tài liệu) với lưu giữ có bảo đảm nội dung giống như ban đầu (ví dụ, chụp vi phim các tài liệu giấy, quét ảnh); di chuyển - chuyển định kỳ tài liệu điện tử từ phần mềm và kỹ thuật này tới phần mềm và kỹ thuật khác với mục đích bảo đảm khả năng sử dụng những tài liệu đó trong tương lai. Như vậy, khi chuyển đổi, định dạng của tài liệu điện tử bị thay đổi. Ví dụ, có thể chuyển đổi một tài liệu đã được lập trong định dạng Word Perfect mà vẫn giữ nguyên vẹn nó ở định dạng RTF hay MS Word. Khi di chuyển, ta thực hiện việc chuyển tài liệu điện tử từ nền chương trình hay vật mang tin này sang nền hay vật mang tin khác không có sự thay đổi định dạng. Ví dụ, có thể di chuyển tài liệu từ đĩa mềm sang đĩa compact. Song khi di chuyển cũng có thể cần phải chuyển hoá tài liệu điện tử. Ví dụ, khi di chuyển tài liệu điện tử hệ điều hành Macintosh sang hệ điều hành Microsoft Windows cần phải chuyển hoá tài liệu điện tử sang định dạng mới (ví dụ như RTF hay Word 2010). Cũng xin lưu ý, có thể có ba dạng mất mát cơ bản mà ta phải tính đến trong lưu giữ tài liệu điện tử: (1). Mất dữ liệu. Khi bị mất dữ liệu thì ở mức độ nhất định nội dung của tài liệu cũng bị mất, tài liệu điện tử trở nên không đầy đủ và xác thực. (2). Mất hình dạng bên ngoài, cấu trúc của tài liệu điện tử. Ví dụ, khi chuyển hoá tài liệu văn bản vào định dạng RFT, có thể mất đi một vài đặc điểm hình dạng bên ngoài của tài liệu. (3). Mất những mối liên hệ giữa các dữ liệu (ví dụ, trong các bảng biểu điện tử, các cơ sở dữ liệu) hoặc mất khả năng tiếp cận tới những siêu dữ liệu gắn với tài liệu cũng như làm tài liệu trở nên không đầy đủ. Việc chuẩn bị các tài liệu điện tử lưu giữ thường xuyên và có thời hạn (hơn 10 năm) để chuyển vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức bao gồm: kiểm tra tình trạng vật lý của các vật mang tin điện tử, ghi các tài liệu điện tử vào vật mang tin điện tử, kiểm tra chất lượng bản ghi, mô tả tài liệu điện tử, gán mã số lưu trữ tương ứng với bản kê tài liệu cho các đơn vị bảo quản, chuẩn bị tập hợp những tài liệu đi kèm. Lưu ý, tài liệu đi kèm phải đủ để bảo đảm tính nguyên vẹn và khả năng sử dụng của tài liệu điện tử như các chỉ dẫn: tên tài liệu, ngày lập, đặc điểm nội dung, định dạng điện tử, cấu trúc vật lý và logic, khối lượng tài liệu. Quy định tính định kỳ của quá trình chuyển tài liệu điện tử vào lưu trữ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức đảm nhiệm. Thay lời kết luận Việc phân tích bản chất của tài liệu điện tử cho phép chúng ta xác định một số điều kiện, mà thực hiện thành công sẽ đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử và khả năng sử dụng chúng trong nhiều thập kỷ. Xin được đưa ra công thức cho sự thành công trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử dưới đây: (1). Các kho lưu trữ phải được tiếp nhận và được bảo quản "các đối tượng dữ liệu" (tập tin), bao gồm chủ yếu là thông tin có ý nghĩa và ngữ cảnh (dữ liệu). Đưa vào bảo quản các nguồn tài nguyên thông tin đầy đủ với các chương trình thực thi (áp dụng các hệ thống thông tin) thỏa mãn các vấn đề pháp lý và công nghệ sử dụng. Tiếp nhận chương trình máy tính cần thiết trong trường hợp thiếu đi chương trình này không thể tiếp nhận để bảo quản và tiếp cận tài liệu điện tử. (2). Trong khoảng thời gian từ 5 đến 10 năm, bảo quản các tài liệu được đảm bảo bởi việc tạo ra các bản sao dự trữ và các tài liệu điện tử trong các vật mang tin riêng. (3). Trong thời hạn trên 10 năm, cần thực hiện việc chuyển đổi các tài liệu điện tử sang định dạng phần mềm độc lập (định dạng bảo hiểm), để trong tương lai sau này, tài liệu điện tử có thể được công nhận là bản chính. (4). Tài liệu điện tử trong định dạng bảo hiểm có thể rất khó sử dụng và làm chậm đáng kể thời gian người dùng truy cập vào dữ liệu lưu trữ. Tốc độ truy cập vào các tài liệu lưu trữ điện tử có thể được đảm bảo, nếu được tiếp nhận, lưu giữ hoặc được di trú / chuyển đổi một cách kịp thời sang định dạng hiện tại của các tổ chức hệ thống thông tin lưu trữ. Thủ tục di chuyển sang các định dạng sử dụng cũng cần được tập trung vào việc các tài liệu được công nhận là bản gốc. Đây là biện pháp cần thiết khi mà rất khó để xác định trước các định dạng (bảo hiểm, sử dụng, hoặc nơi tiếp nhận các tài liệu điện tử vào bảo quản) có thể tạo cơ sở cho việc tạo ra các bản sao bảo hiểm của các thế hệ tài liệu tiếp theo. (5). Khi việc đảm bảo bảo quản tài liệu điện tử, cần dành nhiều sự chú ý cho an ninh thông tin để đảm bảo tính xác thực của tài liệu, bảo vệ khỏi các phần mềm độc hại (virus) và những truy cập trái phép. Tài liệu tham khảo 1. Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) 2002 2. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện tử trong quản lý, VNIIDAD, M., 2005 3. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 4. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 5. Kôzlôv V. P.  Những nguyên tắc công tác cơ bản của các viện lưu trữ nhà nước liên bang nga, Maxcơva – 2002 6. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ) 7. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ 8. Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 của Thống đốc NHNN ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. 9. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Luật Giao dịch điện tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003 10. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489. Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ 11. Tiêu chuẩn Nga TC GOST 15791-90. Các hệ thống xử lý thông tin. Những thuật ngữ và định nghĩa; ---------------------- Chú thích 1] Kôzlôv V. P.  Những nguyên tắc công tác cơ bản của các viện lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, Maxcơva – 2002 [2] Giả lập - đó là mô phỏng chức năng của thiết bị này bằng phương tiện của thiết bị khác hay của những thiết bị máy tính mà nhờ nó thiết bị mô phỏng tiếp nhận chính những dữ liệu, thực hiện chính chương trình và đạt được kết quả y như thiết bị được mô phỏng (TC GOST 15791-90. Các hệ thống xử lý thông tin. Những thuật ngữ và định nghĩa). Hay nói cách khác, là sử dụng phần mềm chuyên dụng để chạy các hệ điều hành lạc hậu “theo sự mô phỏng” với các hệ điều hành hiện tại. [3] Hiện nay, chữ ký điện tử có thể bao hàm các cam kết gửi bằng email, nhập các số định dạng cá nhân (PIN) vào các máy ATM, ký bằng bút điện tử với thiết bị màn hình cảm ứng tại các quầy tính tiền, chấp nhận các điều khoản người dùng (EULA) khi cài đặt phần mềm máy tính, ký các hợp đồng điện tử online... [4] Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 TS. Nguyễn Lệ Nhung