Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong tiến trình phát triển cùng với quá trình Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước gắn với sự hợp tác kinh tế với các quốc gia trong khu vực và trên thế giới. Bằng chứng rõ rệt nhất của sự mở rộng hợp tác kinh tế này là Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO vào cuối năm 2006. Đây là cơ hội và cũng là thách thức lớn đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trước sự thay đổi lớn lao của nền kinh tế, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng cần phải giữ vai trò cầu nối trong kinh doanh thương mại, dịch vụ, không ngừng nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, làm chủ được thị trường giá cả và từ đó góp sức cạnh tranh với hàng nhập ngoại. Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao đòi hỏi các nhà quản lý phải có những thông tin kịp thời để ra quyết định kinh doanh. Kế toán được coi như một công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, cung cấp một cách kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, làm cơ sở để các nhà quản lý có được các quyết định kinh doanh đúng đắn, từ đó giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng, tạo hiệu quả kinh doanh và không ngừng phát triển. Báo cáo của em gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế, kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. Tên viết tắt: Hoang Duong, JSC Trụ sở chính: 121 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương tiền thân là công ty TNHH Hoàng Dương, được thành lập năm 1997 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 44760 do sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp ngày 28/03/1997. Tại thời điểm này công ty chuyên sản xuất, kinh doanh hàng len, sợi xuất khẩu. Nắm bắt được nhu cầu sử dụng sản phẩm len, sợi trên thế giới ngày một lớn, trong khi đó các làng nghề truyền thống hoạt động trong lĩnh vực này qui mô sản xuất nhỏ lẻ, kỹ thuật dựa vào kinh nghiệm, quản lý không mang tính tập trung nên không thể đáp ứng những đơn đặt hàng lớn với yêu cầu kỹ thuật, hoàn tất chất lượng cao. Quyết tâm xây dựng 1 nhà máy sản xuất với đội ngũ công nhân công nghiệp, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo phương pháp chủ động, công ty đã mạnh dạn đầu tư dài hạn về máy móc, công nghệ và đặc biệt là cử cán bộ đi học tập nước ngoài để nâng cao trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý. Sau những nỗ lực không ngừng của đội ngũ lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên, năm 2002 công ty đã khánh thành nhà máy sản xuất mới tại khu CN Phố nối A với tổng diện tích 15.000m2, đưa vào sử dụng hơn 1200 máy chuyên dụng các loại với số lượng công nhân trực tiếp và vệ tinh lên tới con số 1000 người. Năm 2001, công ty bắt đầu tham gia thị trường nội địa, sản xuất đồ len phục vụ cho thị trường trong nước. Cũng trong năm này, nhãn hiệu CANIFA được công ty đăng ký nhãn hiệu độc quyền và từ đó trở thành nhãn hiệu chung cho các sản phẩm nội địa. Năm 2005 Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương được tách riêng khỏi công ty TNHH Hoàng Dương. Hiện tại công ty TNHH Hoàng Dương hoạt động mang tính chất một xưởng gia công cho công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. Vài năm gần đây, công ty bắt đầu mở rộng kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm với mặt hàng áo thun mùa hè - thu Trải qua gần 10 năm hình thành và phát triển, nhãn hiệu CANIFA ngày càng được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến là một thương hiệu thời trang với mẫu mã đa dạng, chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Hiện tại công ty có 10 cửa hàng và đại lý phân phối độc quyền trên địa bàn Hà Nội. Hoàng Dương đã và đang tiếp tục khẳng định được vị trí của mình trong ngành dệt may nói chung và kinh doanh hàng thời trang nội địa nói riêng. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Chủ trương hoạt động của công ty là phát triển cả chiều rộng và chiều sâu nhằm thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm cho người lao động, ổn định thu nhập cho cán bộ công nhân viên, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. 1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sản phẩm: Chuyên sản xuất và kinh doanh hàng dệt len phục vụ nhu cầu mặc đẹp vào mùa thu, đông, xuân. Sản phẩm len của công ty chủ yếu là áo len nam, nữ, áo len trẻ em bao gồm các chất liệu len, kiểu dáng, độ dày mỏng khác nhau phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của mùa thu – đông. Ngoài ra còn có khăn len, mũ len, tất len và túi xách bằng len. Gần đây, công ty đa dạng hóa sản phẩm sang cả mặt hàng áo thun và đồ kaki cho mùa hè – thu. Tuy nhiên, vì mới mở rộng mặt hàng này nên đồ kaki của công ty chủ yếu chỉ là quần sooc, quần ngố và váy. Và trong năm 2009 này, công ty còn mạnh dạn đưa ra các mẫu thiết kế là áo khoác mùa đông phối giữa chất liệu vải cotton và len với nhiều mẫu mã, màu sắc đa dạng. Đặc điểm yếu tố đầu vào: Là len, vải và các phụ liệu khác như chỉ, cúc áo, kim tuyến, hạt kim sa, hạt cườm, ngọc trai… Trong đó: Len và vải công ty chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc, số còn lại mua từ các nhà cung cấp trong nước. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức thành 2 mảng: - Sản xuất: Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu dưới hình thức thuê ngoài gia công. Tức là công ty sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào rồi chuyển cho đơn vị gia công theo đúng mẫu mã, yêu cầu kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật của công ty thiết kế và nhận về sản phẩm hoàn thành. Ngoài ra thì công ty cũng có một xưởng sản xuất nhỏ. Tuy nhiên hoạt động tự sản xuất chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ và không thường xuyên. - Kinh doanh thương mại: Sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra chất lượng tại bộ phận KCS sẽ được phân phối đến các cửa hàng và đại lý độc quyền của công ty. Ngoài kênh phân phối chủ yếu này thì công ty còn có 1 hình thức phân phối khác là bán đứt. Đây là các đơn hàng do các cá nhân mua với số lượng lớn để tiêu thụ tại các vùng lân cận. Sơ đồ 1-1 Bộ phận thiết kế Bộ phận kỹ thuật Bộ phận mua Bộ phận cung ứng Bộ phận đặt hàng Phòng cung ứng Phòng quản lý chủng loại sản phẩm Thiết kế phong cách sản phẩm Ra mẫu, thông số kỹ thuật Đinh mức, loại NVL Cửa hàng Đơn vị gia công NVL, Đ.mức, số lg sp Sp hoàn thành KHO Kiểm tra chất lượng sản phẩm Đại lý Bán buôn ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY Trong công ty, một trong những nhiệm vụ của phòng Marketing là tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. Từ đó, phòng Marketing sẽ phối hợp với phòng quản lý chủng loại sản phẩm mà cụ thể là bộ phận thiết kế để đưa ra các ý tưởng về sản phẩm. Bộ phận thiết kế, sau đó sẽ có nhiệm vụ thiết kế phong cách sản phẩm, lựa chọn chất liệu phù hợp với thị hiếu của khách hàng cũng như xu hướng thời trang của từng mùa, từng năm. Mẫu thiết kế này sẽ được đưa ra một hội đồng xét duyệt gọi là “duyệt mẫu”. Hội đồng này thường gồm giám đốc, cán bộ của các phòng Marketing, phòng cung ứng, phòng bán hàng và phòng quản lý chủng loại sản phẩm. Nếu mẫu thiết kế được duyệt, nó sẽ được chuyển sang cho bộ phận kỹ thuật. Các nhân viên trong bộ phận này là những người có khả năng sử dụng thành thạo các loại máy dệt len cũng như cách tạo các loại họa tiết khác nhau trên đồ len. Bộ phận kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ làm ra một sản phẩm mẫu hoàn chỉnh, cùng với các thông số kỹ thuật liên quan đến sản phẩm đó được thiết kế trên 1 tấm bìa cứng. Đây có thể coi như một bản vẽ thiết kế cho đơn vị gia công làm căn cứ để sản xuất theo đúng yêu cầu. Các thông số kỹ thuật về khối lượng sản phẩm, chất liệu, màu sắc, cách phối màu sẽ được chuyển đến phòng cung ứng. Phòng cung ứng sẽ dựa vào các thông số kỹ thuật trên cùng với số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất để xây dựng định mức về khối lượng nguyên vật liệu cũng như các loại nguyên vật liệu, phụ liệu cần mua. Bộ phận mua chỉ đơn giản thực hiện nhiệm vụ mua đúng yêu cầu. Tiếp đó, khi hợp đồng với đơn vị gia công được ký kết, nguyên vật liệu, sản phẩm mẫu, bản thiết kế trên bìa cứng sẽ được chuyển cho đơn vị gia công. Như vậy, công ty không tiến hành khâu trực tiếp sản xuất mà chỉ nhận về sản phẩm hoàn chỉnh khi đơn vị gia công hoàn thành đơn hàng. Sản phẩm của công ty trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng kỹ càng bởi một số nhân viên gọi là KCS. Nếu sản phẩm không đạt đủ tiêu chuẩn theo đúng yêu cầu kỹ thuật sẽ bị trả lại cho đơn vị gia công. Từ kho, sản phẩm sẽ được phân phối tới tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối đã được trình bày ở trên. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sơ đồ 1-2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG BAN GIÁM ĐỐC Phòng hành chính nhân sự Phòng chủng loại sản phẩm Phòng mua và cung ứng Phòng tài chính kế toán Phòng bán hàng Bộ phận thiết kế Bộ phận kỹ thuật Bộ phận mua Bộ phận đặt hàng Phòng Marketing Bộ phận cung ứng 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận. - Ban giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có quyền hạn lớn nhất, có trách nhiệm chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ hoạt động của công ty. - Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng quản lý hành chính, quản trị, quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty. - Phòng quản lý chủng loại sản phẩm: Có chức năng định hình và định dạng nhóm sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống, xây dựng tác nghiệp kỹ thuật, định mức, định lượng quy trình hoàn thiện sản phẩm. Phòng quản lý chủng loại sản phẩm có 2 bộ phận: + Bộ phận thiết kế: Chịu trách nhiệm chính trong việc định hình phong cách sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống dựa trên nghiên cứu thị trường và khả năng đáp ứng thị trường của công ty. + Bộ phận kỹ thuật: Có chức năng hiện thực hóa ý tưởng của bộ phận thiết kế thành sản phẩm hoàn chỉnh, ra được mẫu cho bộ phận đặt hàng để tiến hành sản xuất, phối hợp cùng các bộ phận khác thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao và mục tiêu chung của công ty. - Phòng mua và cung ứng: Có chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng yêu cầu về chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Phòng mua và cung ứng có 2 bộ phận: + Bộ phận đặt hàng: Có nhiệm vụ triển khai đặt hàng gia công để có được sản phẩm hoàn thành đúng tài liệu kỹ thuật của bộ phận kỹ thuật. + Bộ phận mua: Có nhiệm vụ mua đúng giá cả thị trường, đúng chất lượng, đúng chất lượng, tiến độ do bộ phận đặt hàng yêu cầu, cung cấp các thông tin phản hồi về thị trường, nguyên phụ liệu hoặc thông tin về sản xuất đến bộ phận cung ứng. + Bộ phận cung ứng hàng hóa: Quản lý, kiểm tra hàng hóa đúng chất lượng, cung ứng hàng hóa đúng định mức, thời gian theo đề nghị của phòng Marketing, xây dựng và thực hiện quy trình xuất – nhập đảm bá xuất – nhập hàng hóa chính xác, thực hiện đúng yêu cầu của phong kế toán. - Phòng bán hàng: Thực hiện chức năng tổ chức hoạt động bán hàng trên các kênh phân phối, chăm sóc khách hàng, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng. - Phòng Marketing: Có nhiệm vụ khuếch trương hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, đề xuất triển khai các chương trình, hoạt động nhằm phát triển thương hiệu, hình ảnh của công ty, nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh để xây dựng các chương trình hỗ trợ bán hàng hiệu quả. - Phòng tài chính kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời có nhiệm vụ quản lý toàn bộ số vốn, tài sản, các khoản thu, chi của công ty, kiểm tra số liệu chứng từ làm căn cứ cho việc ghi chép sổ sách, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của công ty theo quy định của Bộ tài chính. 1.4. Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 1.4.1. Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây (Xem bảng trang sau) 1.4.2. Tình hình tài chính của công ty. Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là khá khả quan, thể hiện, kết quả kinh doanh năm 2007 tăng đáng kể so với năm 2006. Có được kết quả tốt như vậy là do thương hiệu của công ty trong những năm gần đây càng được thêm nhiều người biết đến. Hơn nữa, trong năm 2007, mặt hàng áo thun mùa hè- thu của công ty tiêu thụ khá mạnh so với thời điểm chủng loại hàng này bắt đầu được công ty đưa vào năm 2006. Năm 2008, các chỉ tiêu của công ty nhìn chung đều tăng so với 2007 nhưng chỉ với tỷ lệ thấp. Điều này cũng không đi ngược lại tình hình chung khi mà nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang chịu một sự khủng hoảng rất lớn. Bảng 1-1: KẾt quẢ hoẠt đỘng kinh doanh cỦa công ty giai đoẠn 2006-2008 STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 2007 so 2006 2008 so 2007 Chênh lệch (+/-) % Chênh lệch (+/-) % 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 20,161,314 23,977,266 24,335,249 3,815,952 18.93% 357,983 1.49% 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 1,950 2,040 2,350 90 4.62% 310 15.20% 3 Doanh thu thuần 20,159,364 23,975,226 24,332,899 3,815,862 18.93% 357,673 1.49% 4 Giá vốn hàng bán 15,702,358 18,292,679 18,433,500 2,590,321 16.50% 140,821 0.77% 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4,457,006 5,682,547 5,899,399 1,225,541 27.50% 216,852 3.82% 6 Doanh thu hoạt động tài chính 70,376 97,203 93,230 26,827 38.12% -3,973 -4.09% 7 Chi phí tài chính 85,224 76,203 77,304 -9,021 -10.59% 1,101 1.44% 8 Chi phí bán hàng 1,902,668 2,321,230 2,454,772 418,562 22.00% 133,542 5.75% 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,012,115 1,023,335 1,047,225 11,220 1.11% 23,890 2.33% 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1,527,375 2,358,982 2,413,328 831,607 54.45% 54,346 2.30% 11 Thu nhập khác 8,223 10,884 12,485 2,661 32.36% 1,601 14.71% 12 Chi phí khác 8,114 10,443 12,987 2,329 28.70% 2,544 24.36% 13 Lợi nhuận khác 109 441 -502 332 304.59% -943 -213.83% 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1,527,484 2,359,423 2,412,826 831,939 54.46% 53,403 2.26% 15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 412,421 637,044 651,463 224,624 54.46% 14,419 2.26% 16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 1,115,063 1,722,379 1,761,363 607,315 54.46% 38,984 2.26% PHẦN 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.1. Mô hình tổ chức Sơ đồ 2-1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG. KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KIÊM KẾ TOÁN CÔNG NỢ, KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN, HÀNG HÓA, VẬT TƯ, GIÁ THÀNH, LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ TOÁN TSCĐ 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành kế toán - Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty, giám sát chỉ đạo về vấn đề tài chính, tổng hợp các báo cáo của kế toán viên và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của công ty. - Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ và ngân hàng: có nhiệm vụ: +Quản lý quỹ tiền mặt, vào sổ kế toán hàng ngày. +Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi từng khoản nợ phải trả, nợ phải thu nhằm đôn đốc việc thanh toán kịp thời, chi tiết cho từng đối tượng nợ. - Kế toán thanh toán, vật tư, hàng hóa, giá thành, lương: Có nhiệm vụ: +Theo dõi tình hình tăng, giảm của vật tư, hàng hóa, căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho để vào sổ sách kế toán. +Tính và thanh toán các khoản tiền lương cho công nhân viên, kiểm tra và phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. +Tính giá thành thành phẩm theo đúng quy trình đã được quy định +Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, viết hóa đơn bán hàng, kiểm kê hàng hóa thanh toán với người mua, lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định: +Theo dõi biến động của tài sản cố định trong kỳ, lập kế hoạch trích khấu hao tài sản đồng thời theo dõi sự biến động về chi phí trong toàn công ty. Trong kỳ có những khoản chi phí phát sinh sẽ được tập hợp để có kết quả kinh doanh chính xác và tìm hướng giải quyết, điều chỉnh cho cân đối với doanh thu. +Kiểm tra các sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ thu thập số liệu tổng hợp của kế toán các phần hành để lập báo cáo kế toán, báo cáo thuế. 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty 2.2.1. Các chính sách kế toán chung. - Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm - Kỳ kế toán: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 của tháng đến hết ngày cuối cùng của tháng. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: VNĐ - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán HTK: + Phương pháp kế toán tổng hợp HTK: Theo phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp kế toán chi tiết HTK: Áp dụng phương pháp thẻ song song. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các chứng từ tại công ty được tổ chức quản lý theo cách thức là người nào chịu trách nhiệm về phần hành nào thì sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào các file liên quan. Các chứng từ trong 2 năm gần nhất được lưu tại phòng kế toán, số chứng từ cũ của các năm trước được lưu tại kho lưu trữ riêng của công ty theo quy định của chế độ hiện hành. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Các tài khoản được mở chi tiết tại công ty chủ yếu là TK 112, 211, 641, 642. Cụ thể: TK 112 được mở chi tiết theo ngân hàng mà công ty mở tài khoản: + TK 11211: Tài khoản tiền gửi Việt Nam Đồng tại NH Đầu tư phát triền Việt Nam + TK 11213: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Sacombank + TK 11214: Tài khoản tiền gửi Việt Nam đồng tại ngân hàng Đông Á. + TK 11215: Tài khoản tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng Đông Á. TK 211 được mở chi tiết theo các loại TSCĐ + TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc: Tài khoản này dùng để theo dõi một sốTSCĐ sử dụng cho các cửa hàng như cửa kính, nội thất cửa hàng + TK 2112 – Máy móc, thiết bị: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ dùng để sản xuất ra sản phẩm mẫu như máy dệt, máy may, máy linking. + TK 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ phục vụ chủ yếu cho quản lý như điều hòa, máy tính. TK 641 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng + TK 6411: Chi phí thuê cửa hàng + TK 64111: Quỹ thúc đẩy doanh số bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi trả cho NVKD, được tính là 3% trên doanh số bán hàng. +TK 6412: Chi phí lương cứng nhân viên bán hàng +TK 6413: Chi phí giảm giá cho nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh lượng tiền giảm giá (20% giá niêm yết của sản phẩm) cho các nhân viên khi mua hàng tại các cửa hàng của công ty +TK 6414: Chi phí hoa hồng đại lý +TK 6415: Chi phí phục vụ cửa hàng: bao gồm các chi phí như nước lau sàn, nước lau kính, chổi, giấy vệ sinh… +TK 6416: Chi phí giảm giá, khuyến mại +TK 6417: Chi phí Marketing +TK 6418: Chi phí khác +TK 6419: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 642 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động quản lý +TK 6421: Chi phí lương nhân viên quản lý +TK 6422: Chi nghiên cứu phát triển sản phẩm: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc ra mẫu như chi phí mua vật liệu mẫu, mẫu màu hoặc sản phẩm mẫu tham khảo +TK 6423: Chi quảng cáo +TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425: Chi phí thuê văn phòng +TK 6426: Thưởng lễ tết, chế độ, hội họp +TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428: Chi phí bằng tiền khác +TK 6429: Chi công tác phí, tiếp khách 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên cơ sở sử dụng phần mềm kế toán Augges. Sơ đồ 2-2 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC SỔ NKC Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán: -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Theo sơ đồ trên, hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… hoặc các bảng tồng hợp chứng từ kế toán để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Sau đó, theo quy trình đã được lập trình sẵn trong phần mềm, các thông tin sẽ tự động được nhập vào các sổ kế toán tổng hợp như Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng hoặc bất cứ thời điểm nào, kế toán muốn cộng sổ hoặc muốn biết số dư trên các tài khoản hoặc lập báo cáo tài chính, chỉ cần một cái nhấp chuột là có kế toán có thể có được các dữ liệu cần thiết. Sự đối chiếu giữa các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết được thực hiện một cách tự động do vậy đảm bảo tính chính xác rất cao. Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và được lưu trữ theo đúng quy định. 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. - Kỳ lập báo cáo: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. Các báo cáo kế toán được lập chậm nhất là ngày 20 của tháng sau. - Các loại báo cáo tài chính: Công ty lập các loại báo cáo tài chính theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh các loại báo cáo tài chính trên, công ty còn có thêm báo cáo kết quả kinh doanh theo mặt hàng để theo dõi chi tiết hơn về doanh thu, chi phí của từng mặt hàng kinh doanh để có kế hoạch sản xuất phù hợp. Các chỉ tiêu trong báo cáo kinh doanh theo mặt hàng được sắp xếp theo hàng ngang như mẫu dưới đây: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH DÒNG HÀNG: A Mặt hàng Doanh thu Giá vốn LN gộp CPBH CPQL CP khác LN thuần 1 2 … Các sản phẩm của công ty được chia thành các dòng hàng khác nhau. Mỗi dòng hàng lại chia thành các ngành hàng. Trong mỗi ngành hàng lại có rất nhiều mã hàng khác nhau. Cụ thể công ty có các dòng hàng và mặt hàng như sau: Dòng Len được chia thành các ngành hàng: Cộc – Mỏng, Mỏng – Dài tay, Cộc – Dày, Dày – Dài. Và trong mỗi ngành hàng lại chia thành mặt hàng dành cho Nam và dành cho Nữ. Dòng Trẻ em: Chia thành 2 ngành hàng len và vải Dòng Phông: Chia thành 2 ngành Nam và Nữ Dòng Kaki Dòng Body 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể: 2.3.1. Tổ chức hạch toán vật tư, thành phẩm 2.3.1.1. Đặc điểm vật tư, thành phẩm tại công ty. a. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại Hoàng Dương rất đa dạng chia thành 2 loại chính là: hàng len và hàng vải. Trong đó mỗi loại lại có rất nhiều chất liệu cũng như màu sắc khác nhau. -Len: Thường có các loại như len 100% cotton: đây là loại len rất dai và bền, không bị xù lông, nhưng có một nhược điểm là không ấm lắm. Loại len này thường thích hợp để sản xuất các kiểu áo mỏng, len cotton pha nilon: loại len này có ưu điểm là ấm nhưng có nhược điểm nhỏ là bị xù lông, loại len này thích hợp với việc sản xuất các loại áo len dày và ấm. -Vải: Thông thường công ty sử dụng là chất liệu cotton. Vì đây là chất liệu thấm mồ hôi, mát, rất thích hợp cho sản xuất các kiểu dáng áo thun phục vụ cho mùa hè – thu. Ngoài len và vải là các nguyên liệu chính, công ty còn sử dụng các loại phụ liệu đi kèm như chỉ, kim tuyến, cúc áo, hạt kim sa, ngọc trai, hạt nhựa, khóa, mác,… Các nguyên vật liệu này chủ yếu được công ty nhập khẩu từ Trung Quốc hoặc mua từ các nhà cung cấp trong nước. Do công ty có đội ngũ cán bộ cung ứng giàu kinh nghiệm