Báo cáo Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI

LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần đã và đang tạo ra không khí cạnh tranh sôi nổi trong sản xuất kinh doanh. Nằm trong quỹ đạo hoạt động của nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI đã ra đời hoà mình vào dòng chảy chung góp phần cùng xã hội đáp ứng những yêu cầu và từng bước cải thiện đời sống nhân dân. Mặc dù mới thành lập được hơn mười năm nhưng Công ty thực sự đã đạt được những thành tựu đáng kể với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng . Sau hơn một tháng thực tập tại Công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI, em đã phần nào hiểu được thực tế công tác quản lý nói chung và công tác Kế toán nói riêng trong Công ty. Được sự hướng dẫn tận tâm của các anh chị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Tài chính-Kế toán, trong thời gian thực tập em đã đi được đến các phòng trong Công ty để tìm hiểu hoạt động của từng phòng và em đã hiểu được phần nào tình hình và công tác kế toán, tài chính của Công ty và những vấn đề cơ bản của hoạt động kinh doanh diễn ra ở Công ty. Cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Văn Thuận đã giúp em hoàn thành được báo cáo thực tập tổng hợp này. Báo cáo gồm có 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI Phần 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI Phần 3: Nhận xét đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ INAFUJI 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI : Vina-Fuji Engineering Co, Ltd - VFEC là một công ty liên doanh được thành lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư số 1981/GP do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 30 tháng 8 năm 1997 và sửa đổi giấy phép đầu tư số 1981/GPDC2 -BKH-HCM đã ban hành của ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ngày 30 tháng 8 năm 2006. VINAFUJI là sự đóng góp của bốn bên bao gồm: 1. FUJI ELECTRICE & C CO.LTD (Nhật Bản) 2.TOYOTA TSUSHOPTE.,LTD(Singapore) 3.FUJIDENKI ENGINEERING CO., LTD (Thái Lan) 4.CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY (Việt Nam) Với tổng số vốn góp thành lập 600.000$ Hoạt động kinh doanh chính của công ty là thiết kế và xây dựng lắp đặt các hệ thống cơ khí, điện và xây dựng nhà xưởng, bao gồm thiết kế, lập bảng vẽ chi tiết, thương mại.VINAFUJI đã triển khai thành công nhiều dự án, công trình quan trọng như: TOYOTA MOTOR VIETNAM, HONDA VIETNAM, KAO VIETNAM, Nhà máy NGHI SƠN... Hầu như khách hàng của VINAFUJI đều là các công ty Nhật Bản. Trong suốt quá trình hoạt động, công ty luôn luôn xem xét chất lượng và ưu đãi là mục tiêu đầu tiên. Đó cũng là nguyên tắc để tiến hành các hoạt động kinh doanh của VINAFUJI. Và các công trình do VINAFUJI thực hiện đều đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, chất lượng và được khách hàng đánh giá cao. Trụ sở chính công ty đặt tại : Tòa Thời báo Kinh tế xây dựng, Phòng 505, tầng 5, Số 89 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội, Việt Nam . Tell : (+84) 043 . 755 . 5067 Fax : (+84) 043 . 755 . 5069 VINAFUJI ngoài trụ sở chính đặt tại Hà Nội còn có các văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Đà Nẵng . Hơn 10 năm qua các hoạt động và phát triển, VINAFUJI đã có rất nhiều thay đổi. Các hoạt động kinh doanh được mở rộng đến nhiều địa phương trên cả nước, không chỉ ở Hà Nội, Hồ Chí Minh mà còn ở Đà Nẵng và Hải Phòng ... Kết quả của các hoạt động của VINAFUJI trong những năm gần đây được minh họa như sau : Đvt: 1.000 vnđ Chỉ tiêu Doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh Lợi nhuận sau thuế Thu nhập bình quân (người/tháng) Năm 2006 57.739.824 3.709.834 1.910 Năm 2007 97.283.985 5.109.754 2.631 Năm 2008 167.683.476 7.997.548 3.819 Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu của công ty Mục tiêu của VINAFUJI trong dài hạn là cùng với Việt Nam tích cực hòa nhập WTO, với mong muốn vốn đầu tư nước ngoài đổ vào Việt Nam ngày càng nhiều hơn. Hiện nay, với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu về xây dựng, thiết kế và lắp đặt đã ngày một nhiều, tuy nhiên áp lực cạnh tranh cũng rất cao. Trong điều kiện đó, Hội đồng Quản trị cùng với các nhân viên trong VINAFUJI đã cố gắng tốt nhất để giữ được lợi thế, tăng cường và duy trì khả năng cạnh tranh cùng với sự phát triển của nền kinh tế. Với mục đích tiếp tục tập trung vào các dự án và mở rộng phạm vi kinh doanh, có thêm các khách hàng mới ở các địa phương khác nhau. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI: Theo Giấy phép kinh doanh của mình, VINAFUJI hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực : (1). Xây dựng, thiết kế, lắp đặt tại công trình : - Hệ thống điện . - Hệ thống phát điện, truyền tải và phân phối . - Hệ thống thiết bị dụng cụ đo lường kiểm tra . - Hệ thống thông tin liên lạc . - Kết cấu thép . - Ống, thùng bệ . - Thiết bị tĩnh và động . - Thiết bị lực cao . - Hệ thống ống nước . - Hệ thống ống công nghệ . - Hệ thống điều hòa không khí và hệ thống thông gió . - Hệ thống phòng cháy chữa cháy . - Vật liệu cách điện . - Sơn . (2). Loại công trình : - Nhà máy hóa dầu . - Nhà máy phát điện . - Nhà máy xi măng . - Nhà máy dệt sợi . - Nhà máy giấy . - Nhà máy dược phẩm, thực phẩm . - Nhà máy sơn . - Các dự án xử lý nước . - Tưới tiêu cấp thoát nước . - Kho bãi . - Các nhà máy khác tiến hành các dịch vụ liên quan để phục vụ các hoạt động kinh doanh chính của công ty đã nêu trên . VINAFUJI sẽ gửi đến các công ty báo giá của công ty mình, nếu khách hàng đồng ý sẽ gửi lại Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng chính thức . Công ty sẽ nhận được hợp đồng từ chính nhà đầu tư ,hoặc qua 1 nhà thầu khác bằng 1 hợp đồng chính ( contract ). Sau đó công ty sẽ chia nhỏ hợp đồng chính và tìm kiếm các nhà thầu phụ. Ký hợp đồng với họ qua các hợp đồng phụ (subcontract ). Chủ đầu tư Hợp đồng chính 1 Hợp đồng chính 2 VINAFUJI Hợp đồng phụ 1 Hợp đồng phụ 2 Hợp đồng phụ n Sơ đồ 1.1 : Quy trình kinh doanh của công ty Với kinh nghiệm hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành, VINAFUJI đã khẳng định được uy tín và năng lực của mình trên lĩnh vực xây dựng và lắp đặt các công trình xây dựng trong nước và nước ngoài. Các hợp đồng VINAFUJI có được chủ yếu thông qua 2 phương thức : - Thông tin đại chúng,các mối quan hệ với khách hàng thân thiết - Các khách hàng mới nhưng tin tưởng vào thương hiệu của VINAFUJI . 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Kỹ nghệ VINAFUJI : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH kỹ nghệ VINAFUJI như sau : Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kế toán Phòng Kỹ sư Sơ đồ 1.2 : Tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức điều hành của công ty : - Tổng giám đốc (OKUNARI TAKASHI) : Là người đại diện cho công ty trước pháp luật. Ông là người có quyền quyết định trực tiếp trong mọi hoạt động của công ty.Ông quản lý tổng quát về tất cả mọi công việc hành chính, quan hệ khách hàng, đưa ra các quyết định cuối cùng về các bản hợp đồng. Ông làm việc tại trụ sở chính tại Hà Nội. - Phó Tổng giám đốc ( ISHIDO TAKAYUKI ; KATO HIROSHI ) : Hiện có hai Phó tổng giám đốc, ông ISHIDO TAKAYUKI làm việc tại Hà Nội và ông KATO HIROSHI làm việc tại Thành phố Hồ Chí Minh. Họ có trách nhiệm kiểm tra lại các báo giá, lập kế hoạch ngân sách và phê duyệt kỹ thuật, giao tiếp với các nhà thầu chính thầu phụ và các nhà cung cấp, lựa chọn những hợp đồng và các nhà cung cấp. - Phòng Kỹ sư: + Trưởng phòng Kỹ sư : Là những người quản lý toàn bộ các kỹ sư. Chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật của các công trình. Điều động hệ thống kỹ sư ( kỹ sư cơ,kỹ sư điện ) cho hợp lý. Ông làm việc tại văn phòng Hà Nội. + Kỹ sư (gồm có kỹ sư cơ, kỹ sư điện ) : Họ phải chịu trách nhiệm cho việc thu thập và so sánh các báo giá giữa các nhà cung cấp để tính toán với nhà thầu, khách hàng, đảm bảo tiến độ của công trình, giám sát và làm việc trực tiếp tại đó. Họ làm việc tại văn phòng Hà Nội, nhưng thường đi công tác tới các công trình tại nhiều tỉnh, thành khác nhau. - Phòng Hành chính: Quản lý lịch làm việc của tất cả các bộ phận trong công ty cũng như lịch công tác của tổng giám đốc, và các phó tổng. Lịch hẹn với các nhà thầu,khách hàng, công tác tuyển dụng … - Phòng Kế toán: Kiểm tra báo giá và hợp đồng, thu thập thông tin và dữ liệu để nhập vào phần mềm kế toán, cung cấp thông tin cần thiết cho mục đích báo cáo tài chính … PHẦN 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ VINAFUJI 2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: - VINAFUJI áp dụng mô hình kế toán tập trung và hạch toán kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ . - Là công ty quy mô nhỏ nên hệ bộ máy kế toán công ty được tổ chức đơn giản, nhỏ gọn. Gồm có 1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên, và 1 thủ quỹ . Hoạt động kinh doanh của công ty tập trung tại hai khu vực - Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, nên công ty tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực kế toán đối với 2 văn phòng ở đây. VINAFUJI tổ chức các hoạt động kế toán theo hình thức tập trung tại phòng kế toán văn phòng Hà nội ( trụ sở chính). Văn phòng HCM chỉ hạch toán các phần hành tại chi nhánh, chủ yếu là tập hợp các chứng từ của các khoản phát sinh nhỏ, và hạch toán chi tiết, hàng tuần sẽ gửi ra văn phòng HN, để kế toán tại đây tổng hợp và xác định kết quả. Kế toán trưởng Hồ CHí MINH Hà NộI Kế toán 2 Thủ quỹ Kế toán 1 Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán trong công ty như sau : • Trưởng phòng kế toán: Là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất (có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp). • Kế toán tại Hồ Chí Minh : thu thập các chứng từ gốc của các nghiệp vụ phát sinh, thực hiện nghiệp vụ kế toán cho kế toán công nợ ( các khoản phải trả, phải thu đối với các nhà thầu, khách hàng, và nhà cung cấp ). Chịu trách nhiệm về khu vực phía Nam. • Kế toán tại Hà Nội: có trách nhiệm tương tự như kế toán trong văn phòng của Chí Minh. Hàng tuần nhận các chứng từ của kế toán văn phòng Hồ Chí Minh, cập nhật chúng vào phần mềm kế toán. Chịu trách nhiệm về các khoản công nợ đối với khu vực phía Bắc. Hàng tháng thực hiện hạch toán tiền lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty, làm việc với cơ quan thuế và báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng về hoạt động của toàn bộ hệ thống kế toán công ty. • Thủ quỹ: là người giữ quỹ tiền mặt của công ty cũng như thẻ tài khoản thanh toán tại các ngân hàng công ty. Chịu trách nhiệm thu, và chi các khoản tiền phát sinh, trên cơ sở các chứng từ đã được sự chấp thuận của tổng giám đốc và kế toán trưởng. Vào cuối ngày cô làm báo cáo số dư tiền mặt. Cuối tháng cô sẽ tổng hợp và làm báo cáo tháng về số dư tiền mặt tại két công ty. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty : 2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty: VINAFUJI áp dụng chế độ kế toán theo QĐ Số 15/2006/QĐ-BTC (Về viêc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài Chính) Năm tài chính của công bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Báo cáo kế toán được thưc hiện theo quý. VINAFUJI tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hàng tháng, kế toán sẽ tập hợp số thuế giá trị gia tăng trên phần mềm kê khai thuế do Tổng cục thuế Việt Nam quy định. 2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán : Danh mục chứng từ kế toán bao gồm 37 mẫu theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC gồm 5 chỉ tiêu (lao động – tiền lương; hàng tồn kho; bán hàng; tiền tệ; TSCĐ) và các chứng từ ban hành theo văn bản pháp luật khác (đặc biệt là các loại hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng kê thu mua …). Trong đó, các chứng từ kế toán thuộc loại chứng từ bắt buộc chỉ gồm 2 loại: Các chứng từ liên quan đến việc thu, chi tiền (Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền) và các chứng từ liên quan đến việc tính thuế (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng…). Phần lớn các chứng từ kế toán còn lại thuộc loại chứng từ hướng dẫn. * Các loại chứng từ kế toán bắt buộc công ty sử dụng theo 15/2006QĐ – BTC . - Liên quan đến việc thu và chi tiền : + Phiếu thu + Phiếu chi + Biên lai thu tiền - Chứng từ liên quan đến việc tính thuế : + Hóa đơn giá trị gia tăng + Hóa đơn bán hàng + Hóa đơn dịch vụ - Công ty không kinh doanh hàng hóa nên không có các chứng từ liên quan đến kho : phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển hàng hóa .. - Các loại chứng từ mà công ty sử dụng hầu hết là chứng từ hướng dẫn. * Các loại sổ sách được lưu tại phòng kế toán công ty : - Hợp đồng chính ( contract ) là các bản hợp đồng ký trưc tiếp với nhà đầu tư hoặc được nhận qua nhà thầu trung gian. - Hợp đồng phụ (subcontract ) là các bản hợp đồng ký với các nhà thầu phụ. - Các hợp đồng khác ( other contract ) các bản hợp đồng nhỏ, ít phát sinh. - Chứng từ ghi sổ : chi tiết cho từng tháng . - Hóa đơn ( Invoice ) : lưu tất cả các hóa đơn giá trị gia tăng gốc . - Chứng từ ngân hàng ( Bank, Bank statement ) : lưu toàn bộ chứng từ liên quan đến hệ thống ngân hàng xảy ra trong từng tháng của công ty. Bao gồm các ngân hàng trong nước và nước ngoài. - Phiếu chi : toàn bộ các phiếu chi tiền mặt phát sinh trong từng tháng được lưu song song tại phòng kế toán và thủ quỹ. - Chứng từ thuế ( Tax ) : các bản kê khai về các loại thuế mà công ty nộp cho cơ quan thuế (VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân ,…) 2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán : * VINAFUJI áp dụng tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính (chi tiết-Phụ Lục I) * Công tác kế toán công ty không sử dụng các tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa ( TK 152, 153, 155, 156, 157) * Hướng mở chi tiết của các tài khoản chủ yếu : - Đối với các tài khoản thanh toán : + tk 111 : gồm 2 tài khoản cấp 2 chi tiết cho tiền mặt VND (1111) và tiền mặt ngoại tệ(1112). Các tài khoản cấp 3 chi tiết cho văn phòng Hà Nội (11111, 11121) và văn phòng Hồ Chí Minh (11112, 11122) . + tk112: gồm 2 tài khoản cấp 2 chi tiết cho tiền gửi ngân hàng VND (1121) và ngoại tệ (1122) . Có nhiều tài khoản cấp 3 theo dõi chi tiết cho từng ngân hàng mà VINAFUJI giao dịch (11211, 11212, 11214…). - Đối với nhóm tài khoản công nợ (131,331) : có 3 tài khoản chi tiết cấp 2 + 1311, 3311 : phải thu khách hàng / phải trả người bán . + 1312, 3312 : khách hàng ứng trước / trả trước cho người bán . + 1313, 3313 : phải thu phần bảo hành / phải trả phần bảo hành . - Đối với nhóm tài khoản doanh thu ( 511, 512 ) : có các tài khoản cấp 2 chi tiết cho từng hình thức hoạt động kinh doanh. - Đối với nhóm tài khoản chi phí (621, 622, 627, 641, 642) : tài khoản 627, 641, 642 được mở các tài khoản cấp 2 chi tiết cho từng khoản mục chi phí phát sinh..Riêng đối với tài khoản 642, có tài khoản chi tiết cấp 4 (642881, 642882, 642882* ) đây là những chi phí đặc biệt phát sinh trong quá trình quản lý của công ty . 2.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán : - VINAFUJI sử dụng phần mềm kế toán EFFECT. Đây là một phần mềm kế toán có nhiều đặc điểm ưu việt : + Tự động hoá toàn bộ hoạt động kế toán. Phần mềm EFFECT được thiết kế thành một thể thống nhất chứa đựng tất cả các phần hành kế toán, các nghiệp vụ kế toán như : Tiền, công nợ, lương và bảo hiểm, TSCĐ, vật tư hàng hoá, phân bổ, kết chuyển, khoá sổ chuyển kỳ theo năm tài chính, tự động tính khấu hao, xử lý chênh lệch tỷ giá, tính giá vốn hàng trong kho, tự động tính giá thành sản xuất... một cách chi tiết theo thực tế của doanh nghiệp. + EFFECT nhập dữ liệu một lần và cho ra tất cả các báo cáo kế toán, tài chính có thể có. + Cập nhật tất cả các loại sổ sách, bảng biểu, báo cáo kế toán, báo cáo tài chính như : Sổ cái, Nhật ký chứng từ, các loại sổ tổng hợp, các loại sổ chi tiết, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng tổng kết tài sản, Báo cáo quyết toán từng công trình, Bảng kết cấu chi tiết giá thành sản phẩm, Bảng kê khai thuế VAT ... EFFECT phù hợp với việc hạch toán hay in trên chứng từ hay làm báo cáo thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp khấu trừ. Thực tế cho thấy EFFECT tiết kiệm được tới 3/4 thời gian so với làm kế toán bằng tay và đạt được khối lượng và chất lượng cao hơn nhiều. * Các loại sổ kế toán tổng hợp : - Tổng hợp phát sinh theo: Tiểu khoản, Tài khoản đối ứng - Tổng hợp phát sinh CP quản lý, CP bán hàng tổ hợp theo:  Tài khoản đối ứng, Bộ phận, Vụ việc, Khoản mục…  - Bảng tổng hợp công nợ phải thu, công nợ phải trả - Báo cáo TSCĐ theo nhóm. Báo cáo tổng hợp TSCĐ. Báo cáo kiểm kê TSCĐ theo nơi sử dụng - Bảng tổng hợp trả lương, BHXH, BHYT. Bảng phân bổ lương.  - Báo cáo lãi, lỗ công trình - Tổng hợp giá thành công trình - Tờ khai thuế GTGT - Quyết toán thuế GTGT. - Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp  * Các loại sổ kế toán chi tiết : - Sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt cả ngoại tệ - Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng. - Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng cả ngoại tệ - Bảng kê thu tiền. Bảng kê chi tiền - Bảng kê thu tiền ngân hàng. Bảng kê chi tiền ngân hàng - Sổ cái chi tiết tài khoản. Sổ cái lưỡng tính. Sổ cái gộp một tài khoản. - Bảng cân đối phát sinh:  chi tiết, cấp 1, hình cây, lưỡng tính, TK đầu >=5. - Cân đối theo ngày một tài khoản - Sổ nhật ký chung - Thống kê Doanh số bán (số lượng, giá trị) theo: Nhân viên phụ trách, Bộ phận, Vụ việc hợp đồng, Đại lý, Khách hàng, Hàng hóa, Khoản mục, Khoảng thời gian.. - Công nợ Người mua, Công nợ Người bán, Tạm ứng, Phải thu phải trả, Công nợ vay ngắn hạn, vay dài hạn, Công nợ nội bộ... - Công nợ theo hóa đơn: Đến hạn, Quá hạn, Số dư công nợ theo từng hóa đơn, Tuổi nợ - Công nợ theo nhân viên phụ trách, theo vụ việc - Tính lãi quá hạn theo: Từng khách hàng, Từng hóa đơn - Chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn - Danh mục TSCĐ hình cây - Ghi tăng (nguyên chiếc) TSCĐ - Ghi giảm (tháo dỡ) TSCĐ - Khấu hao TSCĐ (đánh dấu tự động): Theo đường thẳng, theo sản lượng... - Thanh lý, điều chuyển TSCĐ - Bút toán TSCĐ khác (điều chỉnh...) - Sổ chi tiết TSCĐ. Báo cáo TSCĐ. - Nhiều nhóm (bảng) tính lương - Bảng lương tháng. Công trình xây lắp, Vụ việc hợp đồng - Quyết toán vật tư công trình - Tự động cập nhật phát sinh thuế GTGT đầu vào khi thực hiện: Phiếu chi tiền, Phiếu nhập hàng - Tự động cập nhật phát sinh thuế GTGT đầu ra khi thực hiện: Phiếu thu tiền, Hóa đơn bán hàng - Các bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Quy trình ghi sổ kế toán của DN ( xem sơ đồ 2.2 ) : - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tập hợp và cập nhật vào phần mềm EFFECT. Chứng từ gốc bao gồm : Hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, giấy đòi tiền, hóa đơn, chứng từ ngân hàng … Sau đó toàn bộ chứng từ gốc được lưu vào các sổ quỹ liên quan . - Trên phần mềm EFFECT, kế toán cập nhật cứng từ gốc và EFFECT sẽ đưa ra các sổ kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ.. - Chứng từ ghi sổ lập theo chỉ tiêu doanh thu và chi phí, nên khi cần, kế toán có thể đối chiếu kiểm tra trên phần mềm kế toán mục doanh thi, chi phí. - Khi cập nhật các chứng từ gốc, EFFECT sẽ tự động cập nhật vào các sổ cái chi tiết cho từng tài khoản . - Vào cuối tháng phần mềm sẽ tập hợp toàn bộ số liệu mà kế toán cập nhật vào phần mềm và đưa ra bảng cân đối số phát sinh từ các sổ cái chi tiết. Đưa ra các báo cáo tài chính : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính một cách chính xác và nhanh nhất .Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ EFFECT Phần mềm doanh thu và chi phí Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sơ đồ 2.2 : Quy trình hạch toán kế toán Ghi hàng ngày . Ghi cuối tháng . Đối chiếu, kiểm tra . 2.2.5. Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán : * Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty VINAFUJI tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21. Khi lập báo cáo tài chính, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau : - Nguyên tắc hoạt động liên tục . - Nguyên tắc cơ sở kế toán dồn tích . - Nguyên tắc nhất quán . - Nguyên tắc trọng yếu . - Nguyên tắc bù trừ . - Nguyên tắc so sánh . * Công ty thường lập báo cáo tài chính vào cuối năm . * Hệ thống báo cáo tài chính của công ty bao gồm : - Bảng cân đối kế toán . - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh . - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ . - Thuyết minh báo cáo tài chính . * Các cơ quan nhận được báo cáo tài chính của công ty : - Cơ quan tài chính : Ngân hàng Vietcombank, Ngân hàng Mizuho, Ngân hàng Tokyo Mistsubishi… - Tổng cục thuế Việt Nam . - Cơ quan thống kê : Tổng cục thống kê . - Hội đồng quản trị . - Cơ quan đăng ký kinh doanh : Bộ kế hoạch đầu tư . * Công ty không dùng báo cáo kế toán quản trị . 2.3.Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu : 2.3.1.Kế toán tiền ( tiền mặt,tiền gửi ngân hàng ) : * Kế toán tiền mặt : - Các nghiệp vụ phát sinh có giá trị nhỏ . - Chủ yếu là các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý . VD : mua sắm dụng cụ văn phòng, tạm ứng cho nhân viên, công tác phí, tiếp khách, thanh toán tiền điện, điện thoại… - Phương pháp kế toán : Các chứng từ phát sinh được đưa về phòng kế toán . + Đối với các chứng từ có hóa đơn giá trị gia tăng : Kế toán phô tô chứng từ, chứng từ gốc được lưu riêng để kê khai thuế. Kế toán lập phiếu chi, sau khi giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, phô tô phiếu chi lưu 1 bản cùng với hóa đơn pho to tại phòng kế toán. Thủ quỹ sẽ nhận được bản phiếu chi, sau khi xuất tiền thì phải lưu chứng từ lại . + Đối với chứng từ không có hóa đơn giá trị gia tăng : kế toán đưa chứng từ cho kế toán trưởng ký xác nhận, sau đó lập phiếu chi như bình thường . Phiếu chi Kế toán trưởng Giám đốc Hóa đơn, chứng từ gốc Kế toán Thủ quỹ Sơ đồ 2.3 : Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt * Kế toán tiền gửi ngân hàng : - Tại công ty VINAFUJI các nghiệp vụ ngân hàng là các nghiệp vụ chủ yếu : Thu tiền từ nhà thầu, mua vật tư, thanh quyết toán công trình, trả nợ hoặc ứng trước cho người bán, thanh toán thuế, trả lương nhân viên…. - Phương pháp kế toán : + Sau khi hoàn thành một hợp đồng, hoặc ứng trước cho một hợp đồng, trả tiền nhà cung cấp… kế toán sẽ viết giấy ủy nhiệm chi, sau khi được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, kế toán mang ủy nhiệm chi đến ngân hàng đề nghị thanh toán . Định kỳ ngân hàng sẽ gửi về cho công ty các giấy báo nợ, từ giấy báo nợ này kế toán cập nhật vào phần mềm để tính chi phí . Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng Giấy báo nợ Kế toán trưởng Hóa đơn Giám đốc Phần mềm Sơ đồ 2.4 : Quy trình luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng + Khi nhận được tiền từ nhà thầu, thu lãi tiền gửi… ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho công ty. Kế toán cập nhật vào phần mềm để tính doanh thu và xác định kết quả cuối kỳ. - Ưu điểm của các ngân hàng là ít sai sót, không có khả năng gian lận, nhanh chóng. Dù có mất phí nhưng rất nhỏ . 2.3.2. Kế toán công nợ : - Các hợp đồng của VINAFUJI thường được thanh toán theo quá trình sau : + Một phần trong tổng số tiền hợp đồng sẽ được thanh toán ngay sau khi ký kết hợp đồng, thường là 1/3 trên tổng giá trị hợp đồng . + Việc thanh toán cho các hợp đồng thường được chuyển giao cho các ngân hàng của VINAFUJI . + Phần còn lại sẽ được trả dần theo tiến trình hoàn thành của hợp đồng . * VINAFUJI sử dụng 2 tài khoản thanh toán chính là 131, 331 . - Tài khoản 131 - phải thu từ khách hàng : Để kiểm soát quá trình thanh toán tiền từ khách hàng, VINAFUJI sử dụng tài khoản 131 và có các tài khoản cấp 2. Các tài khoản này được hạch toán chi tiết cho từng khách hàng . + Tài khoản 1311 – phải thu khách hàng. Số tiền còn phải thu của khách hàng từ lúc bắt đầu ký kết hợp đồng đến lúc hoàn thành xong công trình . + Tài khoản 1312 – khách hàng ứng trước. Ngay thời điểm ký hợp đồng, VINAFUJI sẽ nhận được 1 khoản tiền từ khách hàng. Số tiền đó sẽ đưa vào tài khoản này và khấu trừ dần vào chi phí . + Tài khoản 1313 – phải thu phần bảo hành. Thông thường sẽ có 1 khoản tiền trong bảo hành cho công trình. Khoản tiền này VINAFUJI sẽ được nhận lại sau khi công trình hoàn thành, khi được nhà thầu chính hoặc chủ đầu tư công nhận. * Phương pháp kế toán : - Các hợp đồng sau khi được ký kết với nhà thầu, kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm thông tin về hợp đồng ( bao gồm mã hợp đồng, tên nhà thầu, ngày ký, ngày hết hạn, giá trị hợp đồng … ) trên sổ tài khoản 131 để theo dõi chi tiết từng hợp đồng . - Sau khi hợp đồng hoàn thành, các chứng từ gốc được chuyển về phòng kế toán, kế toán tập hợp bộ hóa đơn chứng từ bao gồm : + Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng . + Báo giá . + Biên bản nghiệm thu công trình . + Hóa đơn giá trị gia tăng . + Giấy đề nghị thanh toán . - Giám đốc và kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt . Sau đó kế toán gửi đến nhà thầu đề nghị thanh toán . Kế toán Bộ hóa đơn chứng từ Giám đốc Kế toán trưởng Nhà đầu tư, nhà thầu Sơ đồ 2.5 : Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu - Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán : Theo dõi công nợ phải trả của VINAFUJI đối với người bán , và các nhà thầu phụ. Tài khoản này cũng có 3 tài khoản cấp 2, và sử dụng ch