Báo cáo Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán ở Công ty xây lắp 524-Tổng công ty xây dựng Thành An - Binh đoàn 11- Bộ Quốc Phòng

Lời nói đầu Trong những năm gần đây, đất nước ta đang chuyển mình hoạt động theo cơ chế mới. Cùng với sự ra đời của những chính sách, chế độ mới thích ứng của nhà nước, bộ mặt của đất nước ta đang được sự thay đổi từng giờ. Trong sự nghiệp thay đổi này một phần đóng góp không nhỏ là của các ngành công nghiệp nói chung và xây lắp nói riêng. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, đòi hỏi các DN nói chung và DN xây lắp nói riêng muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường nước ta hiện nay, vấn đề tất yếu là phải quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN. Những vấn đề đó có thể thực hiện trên cơ sở hạch toán một cách chính xác, sử dụng Tài sản, vật tư, lao động,... hợp lý. Báo cáo này gồm ba phần chính sau: Phần I: Những vấn đề chung về cơ sở thực tập. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán ở Công ty xây lắp 524-Tổng công ty xây dựng Thành An - Binh đoàn 11- Bộ Quốc Phòng Phần III: Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán ở cơ sở thực tập Phần i: Những vấn đề chung về cơ sở thực tập I. Qúa trình hình thành và phát triển Công ty xây lắp 524 là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thành An-Bộ Quốc Phòng. Trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 326-Phố Lê Trọng Tấn, Phường Khương Mai - Quân Thanh Xuân - Thành phố Hà Nội. Công ty xây lắp 524 có tiền thân là Xí nghiệp 524 được thành lập tháng 11/1980 với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp có quy mô nhỏ trong và ngoài quân đội. Để hoà chung với nhịp độ phát triển kinh tế của cả nước, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh đồng thời để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mới của mình trong từng giai đoạn nhất định, công ty đã nhiều lần đổi tên: Lữ đoàn 524 (1980), Xí nghiệp xây dựng 524 (1985), Công ty xây lắp 524 (11/989), đến tháng 4 năm 1996 được thành lập lại căn cứ vào Luật doanh nghiệp và Thông báo số 1119/ĐMDN của Chính phủ trên cơ sở Công ty xây lắp 524 cũ và Xí nghiệp cơ khí xây dựng 141 theo quyết định số 462/QĐQP ngày 17/4/1996 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng với chức năng chủ yếu là kinh doanh xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, vận tải, thuỷ lợi, các công trình điện, nước, và các công trình khác, kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư xây dựng, sản xuất vật liệu và gia công cơ khí phục vụ cho nhu cầu của Tổng công ty và tiêu thụ ra ngoài thị trường. Là một thành viên của Tổng công ty xây dựng Thành An, Công ty xây lắp 524 có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Kể từ khi thành lập từ năm 1980 đến nay, Công ty đã không ngừng phát triển và đầu tư, mở rộng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Với hơn 2000 cán bộ công nhân viên nhiều năm kinh nghiệm, trong đó có 140 kỹ sư và cử nhân, 1778 công nhân lao động lành nghề. Tính đến cuối năm 2002: Tổng vốn kinh doanh của công ty là : 156.624.194.148 đồng Trong đó: Vốn lưu động: 144.481.724.222 đồng Vốn cố định : 12.142.469.926 đồng Tổng doanh thu thực hiện năm 2002 đạt : 130,592 tỷ đồng và lợi nhuận của năm 2002 là : 1,572 tỷ đồng. Công ty có lực lượng phương tiện thiết bị hùng hậu trong các lĩnh vực xây dựng, vận tải, với 426 phương tiện vận tải, thiết bị thi công, xây lắp và đầu máy san ủi các loại. Để tồn tại và phát triển trong hơn 20 năm qua, Công ty đã phải trải qua nhiều bước thăng trầm, đặc biệt là giai đoạn 1990 - 1991, do cơ chế quản lý của Nhà nước có sự thay đổi, đứng trước thách thức của nền kinh tế thị trường, các công trình chủ yếu đã hoàn thành và đi vào sử dụng, việc cung ứng các sản phẩm cho công trình giảm xuống, số lượng vật tư, xe, máy, và con người thừa ra... Trước những khó khăn chồng chất đó, Công ty đã kịp thời chuyển hướng sắp xếp lại bộ máy quản lý, cắt giảm các khâu trung gian, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, bổ sung thêm nhiệm vụ, chức năng mới nhằm đảm bảo thực hiện phần kế hoạch pháp lệnh và đáp ứng nhu cầu thị trường. Bên cạnh đó, Công ty thực hiện rà soát lại định mức lao động, tiêu hao nguyên vật liệu kết hợp với việc sử dụng chặt chẽ, hợp lý đội ngũ cán bộ, công nhân theo đúng quy định phân công và phân cấp của Tổng công ty và chính sách cán bộ của Đảng, Nhà nước nhằm đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong chỉ đạo. Nhờ có những chính sách năng động và hợp lý, với phương châm đi lên mạnh dạn, táo bạo nhưng chắc chắn, Công ty đã từng bước mở rộng sản xuất tập trung nguồn lực cạnh tranh chiếm lĩnh thị trường, tạo việc làm ổn định cho công nhân, tăng năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm, hoàn thành nghĩa vụ với Tổng công ty cũng như với Nhà nước. Trong những năm qua, đặc biệt sau Đại hội Đại biểu Đảng bộ của Công ty lần thứ VII tháng 8 năm 1996, Công ty đã hoạt động theo đúng định hướng vừa củng cố hoàn thiện tổ chức để trở thành một đơn vị mạnh, có đủ năng lực xây dựng những công trình có quy mô lớn trong nước và quốc tế vừa phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh, thực hiện đa dạng hoá ngành nghề sản phẩm, đồng thời phải tìm kiếm giải quyết công ăn việc làm, ổn định đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy, cho đến thời điểm hiện tại, Công ty đang là một công ty làm ăn có hiệu quả nhất trong các công ty thuộc Tổng công ty Xây dựng Thành An, đến ngày 23/5/2000 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã ra quyết định số 888/QĐ công nhận Công ty xây lắp 524 là Doanh nghiệp hạng 1. Một số kết quả Công ty đã đạt được trong những năm gần đây: Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện 2000 2001 2002 Tổng giá trị SXKD tỷ đồng 89,563 103,654 117,290 Giá trị xây lắp tỷ đồng 50,634 65,342 76,025 Doanh thu tỷ đồng 112,568 122,752 136,009 Nộp NSNN tỷ đồng 7,563 7.912 8,674 Lợi nhuận tỷ đồng 0,986 1,265 1,572 TN bình quân đồng 786.000 879.000 1.088.000 II. Đặc điểm kinh doanh của công ty Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 110784 ngày 10/6/1996 do Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp với các chức năng sau đây: + Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng + Xây dựng các công trình giao thông + Xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện. + Xây dựng các công trình bưu điện, đường dây tải điện, trạm biến áp. + Xây dựng các công trình công cộng, cấp thoát nước + Xây lắp các công trình sân bay, bến cảng. + Lắp đặt thiết bị, hoàn thiện và trang trí nội, ngoại thất. + Sản xuất vật liệu xây dựng + Kinh doanh bất động sản + Xuất nhập khẩu thiết bị, máy, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu sản xuất của Tổng công ty. + Sản xuất cơ khí. Với năng lực của mình, ngoài những công trình trọng điểm của Bộ quốc phòng, công ty còn tham gia thi công xây dựng nhiều công trình lớn của Nhà nước. Từ một xí nghiệp chuyên thi công các dự án nhỏ, chủ yếu là ở các địa phương, đến nay Công ty đã tổ chức tốt công tác tiếp thị, đấu thầu và thi công các dự án có quy mô vừa và lớn, trong đó có nhiều công trình có yêu cầu kỹ thuật cao, công nghệ thi công mới. Về cơ cấu sản phẩm, từ một đơn vị thi công chủ yếu là các công trình nhà dân dụng, công nghiệp nhỏ, san lấp nền móng công trình và một số công trình giao thông nhỏ do các địa phương làm chủ đầu tư nay Công ty đã trở thành một đơn vị mạnh về xây dựng công trình giao thông và hạ tầng đồng thời làm tốt việc xây dựng các công trình dân dụng, thuỷ lợi, cầu nhỏ,...vững về quốc phòng, tạo được uy tín với các chủ đầu tư và chỗ đứng trên nhiều địa bàn quan trọng. Các công trình Công ty đã và đang tham gia thi công như: Công trình đường Quốc lộ 1A Đoạn Hà nội - Lạng sơn; Đường cao tốc Láng - Hoà lạc; Đường cao tốc Bắc Thăng long - Nội bài; Bệnh viện Trung ương Quân đội 108; Bệnh viện Trung ương quân đội 175 tại Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Đại học Quốc gia Viên Chăn - CHDCND Lào; Viện Lão khoa, Viện Da liễu Trung Ương, Bệnh viện Bạch Mai; Trường Sỹ quan lục quân I; Hạ tầng khu Công nghiệp Dung quất; Hạ tầng khu công nghiệp LOTECO... cùng nhiều các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp, điện, nước với nhiều quy mô khác nhau trên phạm vi cả nước. Trong kinh doanh và nhập khẩu vật tư, thiết bị Công ty có đội nghũ cán bộ kỹ thuật giàu kinh nghiệm đảm bảo cung ứng vật tư thiết bị và phụ tùng trong xây dựng, lắp đặt kịp thời với chất lượng, giá cả phù hợp đáp ứng nhu cầu của thị trường. Giá trị kinh doanh vật tư, XNK : 1998 : 37,000 tỷ VNĐ 1999 : 40,710 tỷ VNĐ 2000 : 44,781 tỷ VNĐ : 49,336 tỷ VNĐ : 45.358 tỷ VNĐ Về gia công, sản xuất cơ khí : Công ty đã tham gia thi công lắp dựng các sản phẩm cơ khí tại nhiều công trình như: Nhà ga hàng không T1, Nhà điều hành thương mại mặt đất Sân bay Quốc tế Nội bài, Công trình Vietel, Viện Sinh thái Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia,...Sáng chế, cải tạo nhiều phương tiện vận tải, máy móc, giàn giáo phục vụ công tác xây dựng. Về sản xuất vật liệu: Sản phẩm vật liệu xây dựng của Công ty chủ yếu là gạch chỉ nung và gạch Block. Sản phẩm được cung cấp cho các công trình mà Công ty và các đơn vị thuộc Tổng công ty thi công đồng thời tiêu thụ ra ngoài phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của thị trường. III. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý, sản xuất, kết hợp với chức năng của Công ty xây lắp 524 được thể hiện qua sơ đồ sau: Phòng TC-KT Phòng Vật Tư Phòng Kinh doanh XNK Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kinh tế Kế Hoạch Phòng Kỹ thuật Xây Lắp Phòng Quản Lý Cơ Giới Phòng Chính Trị BAN GIáM ĐốC Xí Nghiệp 55 Xí Nghiệp 141 Xí Nghiệp 79 Chi Nhánh Miền Trung Các Đội Trực Thuộc Trong đó: - Giám đốc Công ty: Là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty, trước pháp luật và Nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, trực tiếp lãnh đạo về mọi lĩnh vực hoạt động của Công ty như kinh tế, kế hoạch, tài chính, tổ chức hành chính, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, xây dựng các quy chế và quy định quản lý nội bộ của Công ty. - Phó giám đốc kinh tế kế hoạch: Là người giúp giám đốc công ty điều hành các lĩnh vực: công tác kinh tế kế hoạch, công tác theo dõi hạch toán kế toán, quá trình kinh doanh vật tư, xuất nhập khẩu, công tác thu vốn và giải quyết công nợ, công tác tiêu thụ và sản phẩm công nghiệp, công tác văn phòng và đời sống đồng thời thay mặt giám đốc công ty điều hành công việc khi giám đốc vắng mặt. - Phó giám đốc kỹ thuật xây lắp: là người giúp giám đốc công ty điều hành các lĩnh vực: Phụ trách các dự án sản xuất, đấu thầu, công tác sản xuất, kỹ thuật thi công xây lắp, công tác sáng kiến và cải tiến kỹ thuật, công tác an toàn và bảo hộ lao động, phụ trách công tác sản xuất công nghiệp. - Phó giám đốc quản lý cơ giới: là người giúp giám đốc công ty giải quyết các việc phục hồi, sửa chữa xe, máy, vật tư, thiết bị và chỉ đạo việc thực hiện các chế độ báo cáo do Tổng công ty quyết định. - Phòng tài chính - kế toán: Là phòng có chức năng giúp giám đốc Công ty tổ chức bộ máy kế toán tài chính từ công ty đến các chi nhánh và xí nghiệp trực thuộc, tổ chức chỉ đạo kiểm soát toàn bộ công tác tài chính, tín dụng, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán theo đúng điều lệ tổ chức kế toán và pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước được cụ thể hoá bằng điều kiện hoạt động của công ty và những quy định của Tổng công ty. - Phòng vật tư : Là phòng nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc công ty về công tác kinh doanh, tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm của công ty và Tổng công ty, cụ thể như tổ chức quản lý và tiêu thụ sản phẩm cơ khí, tổ chức quản lý vật tư nội bộ cung cấp kịp thời vật tư cho nhu cầu sản xuất, thi công của công ty, chịu trách nhiệm về công tác kinh doanh vật tư, vận tải đối với các đơn vị bên ngoài. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Là phòng giúp việc cho giám đốc công ty về việc thực hiện nhiệm vụ công tác xuất nhập khẩu máy móc, vật tư, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho các đơn vị trong Tổng công ty đảm bảo theo yêu cầu tiến độ thi công của các đơn vị đó. - Phòng tổ chức - hành chính: Là phòng chức năng giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác: thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng quản lý và điều phối sử dụng hợp lý, tổ chức thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ công nhân viên chức, thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, các xí nghiệp thuộc quyền quản lý của công ty, là đầu mối giải quyết công việc văn phòng hành chính, giúp giám đốc công ty điều hành và chỉ đạo nhanh, thống nhất tập trung trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng kinh tế kế hoạch: Là phòng tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty trong các khâu xây dựng và chỉ đạo công tác kế hoạch, công tác kinh tế, công tác tiếp thị , công tác sản xuất và quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Công ty. - Phòng kỹ thuật xây lắp: giúp giám đốc công ty trong công tác quản lý xây lắp, thực hiện đúng các quy định và chính sách của Nhà nước về xây dựng cơ bản như: kiểm tra, giám sát kỹ thuật, chất lượng, khối lượng công trình mà công ty nhận thầu, hướng dẫn các đơn vị trong công ty thực hiện đúng các quy định, quy phạm và thủ tục, trình tự xây dựng cơ bản, kiểm tra thiết kế, dự toán, quyết toán công trình, tổ chức hội đồng nghiệm thu mà công ty nhận thầu xây lắp, chủ động nghiên cứu đề nghị sửa đổi thiết kế hoạch cùng Bên A giải quyết các thay đổi thiết kế và khối lượng phát sinh làm cơ sở cho việc thanh quyết toán. - Phòng quản lý cơ giới: là phòng chức năng giúp việc cho giám đốc công ty trong các khâu: quản lý các loại xe, máy, thiết bị xây dựng, theo dõi đầu tư trang thiết bị máy móc, phụ tùng cho các đơn vị trực thuộc, tham gia với các phòng ban trong công ty hướng dẫn, kiểm tra công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động cho người lao động và các thiết bị xe, máy. - Phòng Chính trị: Là cơ quan giúp cho giám đốc triển khai các công tác Đảng, công tác chính trị, triển khai, thực hiện các hoạt động chính trị, tuyên truyền, từ thiện,...Quản lý hoạt động của các tổ chức quần chúng, công đoàn, thanh niên, đoàn thanh niên, phụ nữ... -Các đơn vị trực thuộc công ty : Xí nghiệp 55, Xí nghiệp 141, Chi nhánh Miền Trung và bốn đội trực thuộc.  Phần II : thực trạng tổ chức hạch toán kế toán Phòng tài chính kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty, các nhân viên kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của kế toán trưởng. Nhiệm vụ của phòng là hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ tất cả các chứng từ của công ty, tổ chức việc ghi chép ban đầu chính xác, trung thực, hợp lý, thống nhất biểu báo tổng hợp chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất phục vụ cho điều hành công ty, quản lý nguồn vốn, tài sản của công ty chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo định kỳ kịp thời và bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo đúng quy định của Nhà nước. I. Chế độ kế toán áp dụng - Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng VN - Hình thức sổ kế toán: Chứng Từ -Ghi Sổ trên máy vi tính theo chương trình kế toán máy T.A.S (Thanh An Accounting System). - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán giá trị nguyên vật liệu xuất kho: Theo phương pháp giá thực tế đích danh . - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao theo sản lượng - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng : Theo phương pháp khấu trừ. - Kỳ tính giá và kỳ báo cáo : theo tháng, quý, năm. II. Hình thức tổ chức công tác kế toán Hiện nay, Công ty có các chi nhánh và các xí nghiệp ở các địa bàn cách xa nhau như đã giới thiệu ở trên, xuất phát từ đặc điểm này và để thuận lợi cho yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin kịp thời về hình tình tài chính và công ty mà công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được tập trung ở phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán xử lý và thực hiện các công việc hạch toán kế toán, còn các đơn vị trực thuộc, các xí nghiệp, các đội xây lắp chỉ bố trí một hoặc hai nhân viên kế toán hướng dẫn hạch toán ban đầu và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán công ty. ở phòng kế toán Công ty, sau khi nhận được chứng từ ban đầu ở các đội, kế toán từng bộ phận tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các đơn vị trực thuộc cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơ quan Công ty. Định kỳ số liệu sẽ được tổng hợp để lập báo cáo quyết toán toàn công ty. Việc áp dụng hình thức này sẽ đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung cao độ, đối với công tác kế toán, tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng đồng thời thuận tiện cho việc áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán sẽ gọn nhẹ và tiết kiệm được chi phí hạch toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán đội xây lắp Kế toán CN, XN Phó phòng tài chính kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán Vật Tư Kế toán Vốn bằng tiền Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán chi phí- giá thành Trong đó: - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính và báo cáo tài chính, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của phòng kế toán, thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế theo đúng điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước quy định và quy chế quản lý tài chính của Tổng công ty, tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó phòng tài chính kế toán (2 người): + Giúp kế toán trưởng trong công tác lập kế hoạch tài chính, kiểm tra, giám sát các hoạt động trong phòng kế toán, tham gia vào việc lập các báo cáo định kỳ. + Giúp kế toán trưởng trong công tác báo cáo kế toán, kiểm toán, đồng thời giám sát, điều chỉnh các hoạt động của Phòng theo đúng quy định của Nhà nước và công ty. - Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến các khoản chi phí do các phần hành kế toán khác chuyển đến, kế toán tổng hợp vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan, tổng hợp và tính giá thành cho từng công trình, tính lãi lỗ cho toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị và lập các báo cáo quyết toán tháng, quý, năm gửi cấp trên, cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. - Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của tiền mặt, các giao dịch với ngân hàng như tài khoản tiền gửi ngân hàng, vay... - Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi chi tiết, kế toán thanh toán với cán bộ công nhân viên, các khoản phải trả người bán, phải thu của người mua. - Kế toán chi phí-giá thành: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ chi phí, phân loại và phân bổ chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình để hạch toán tính giá thành của từng công trình, hạng mục công trình. - Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm của tài sản cố định trên 3 mặt: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại đồng thời kiêm luôn cả việc theo dõi tình hình biến động của vốn kinh doanh. Ngoài phòng kế toán tài chính, ở các đội, xí nghiệp xây lắp còn có các nhân viên kế toán đội có trách nhiệm thu thập và tổng hợp các chứng từ gốc để gửi lên phòng kế toán công ty hạch toán. III. hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty ghi chép sổ sách theo hình thức Chứng Từ-Ghi Sổ và trình tự hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ trinh tự hạch toán theo hình thức Chứng Từ-Ghi Sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ hoặc cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra IV. Kế toán theo từng từng phần hành 1.Kế toán Tài Sản Cố Định Tài khoản sử dụng: TK 211: TSCĐ hữu hình . Chứng từ sử dụng:. Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ . Biên bản thanh lý TSCĐ . Biên bản đánh giá lại TSCĐ . Bảng tính và phân bổ khấu hao. Luân chuyển chứng từ: Khi các bộ phận trong công ty hoặc các xí nghiệp xây lắp có nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý TSCĐ, Phụ trách bộ phận hoặc giám đốc các xí nghiệp lập Giấy đề nghị mua sắm hoặc Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ. Giám đốc công ty sẽ kiểm tra, xem xét và ra quyết định mua sắm hoặc thanh lý TSCĐ... Trong trường hợp tăng TSCĐ : TSCĐ sau khi được mua sắm, XDCB hoàn thành nghiệm thu và bàn giao hoặc được cấp trên cấp sẽ được kiểm duyệt bởi một ban giao nhận TSCĐ . Nội dung giao nhận TSCĐ phụ thuộc đặc điểm từng TSCĐ với đầy đủ các đặc điểm như tên, ký hiệu, năm đưa vào sử dụng, công suất thiết kế, nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của tài sản đó. Sau khi bàn giao xong TSCĐ, các thành viên của ban giao nhận ký vào biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản này được lập thành 2 bản trong đó một bản được giao cho bộ phận kế toán để thực hiện ghi sổ. Trong trường hợp TSCĐ tăng do sửa chữa lớn, công ty phải lập một ban giao nhận trong đó hai thành viên bắt buộc phải có đó là kế toán trưởng và phụ trách bộ phận sử dụng tài sản. Biên bản này đề cập đến tình hình tài sản cũng như là các bộ phận của tài sản đã được sửa chữa và chi phí để sửa chữa. Các TSCĐ mà công ty thường sửa chữa lớn bao gồm : Nhà cửa, phương tiện vận tải, máy thi công. Công ty sử dụng 2 mẫu Biên bản giao nhận : Mẫu 04a – TSCĐ được sử dụng trong trường hợp giá trị sữa chữa TSCĐ lớn. Khi đó phải lập một hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn bao gồm Giám đốc công ty và kế toán trưởng cùng bên thực hiện việc sửa chữa. Trong khi đó mẫu số 04b - TSCĐ áp dụng cho trường hợp giá trị sữa chữa nhỏ, không cần phải lập hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn. Để hạch toán TSCĐ phù hợp với chế độ chính sách và những biến đổi của thị trường, hàng năm công ty thực hiện việc đánh giá lại TSCĐ. Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ , công ty sẽ thành lập hội đồng đánh giá lại TSCĐ . Chủ tịch hội đồng thường là Giám đốc công ty và các uỷ viên là Kế toán trưởng và phụ trách bộ phận sử dụng TSCĐ . Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 2 bản, một bản được giao cho phòng tài chính kế toán để thực hiện công tác hạch toán kế toán, một bản giao cho bộ phận sử dụng. Trong trường hợp TSCĐ đã khấu hao hết và không còn khả năng sử dụng, phụ trách các bộ phận sẽ đề nghị công ty cho phép thanh lý TSCĐ . Sau khi có quyết định của ban Giám đốc, tiến hành lập ban thanh lý(ban giao nhận) TSCĐ trong đó trưởng ban là giám đốc công ty và các uỷ viên Quy trình luân chuyển chứng từ : Bảo quản, lưu trữ Lập thẻ TSCĐ, ghi sổ, Lập bảng tính và phân bổ KH, Huỷ thẻ TSCĐ Nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ Chủ sở hữu Quyết định tăng,giảm TSCĐ Ban giao nhận Giao nhận TSCĐ và lập CT KT TSCĐ (1) (2) (3) (4) Cụ thể các bước như sau : Bước1 : Chủ sở hữu quyết định nhận bàn giao TSCĐ(tăng hay giảm TSCĐ) Bước2 : Ban giao nhận lập biên bản giao nhận TSCĐ Bước3 : KT TSCĐ lập(huỷ) thẻ TSCĐ, lập bảng tính và phân bổ KH, định khoản và ghi sổ. Bước4 : KT bảo quản, lưu trữ CT khi kết thúc niên độ. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ Từ các Chứng từ gốc kế toán TSCĐ tiến hành ghi vào Thẻ TSCĐ, thẻ TSCĐ này được lập cho từng loại TSCĐ, từ các thẻ TSCĐ ghi vào Sổ chi tiết TSCĐ, cuối tháng hay định kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và lập Báo Cáo Tài Chính.Thẻ TSCĐ và Sổ chi tiết TSCĐ có tác dụng theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ. Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Cái TK 211, 214,... ở các cột phù hợp : +Cột ghi ngày tháng ghi sổ +Cột số hiệu và ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ +Cột diễn giải nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh +Cột ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản vào các cột phù hợp. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái TK 211,214. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái TK211, 214 và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ : Chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ và các bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ Chứng từ- ghi sổ Sổ cái tài khoản 211,214,... Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra 2. Kế toán vật tư. Vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ. Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu, từ khâu thu mua tới khấu bảo quản và dự trữ . a) Tài khoản sử dụng: TK 152 : Nguyên vật liệu. TK 153 : Công cụ, dụng b) Đánh giá và phân loại vật tư: Công ty sử dụng phương pháp đánh giá