Báo cáo Thực trạng công tác kế toán của doanh thương mại _ XNK trực thuộc tổng công ty hoá chất VN, công ty vật tư và XNK hoá chất (VINACHIMEX)

Lời nói đầu Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá hiện nay, các Doanh nghiệp kinh doanh đang đứng trước những thử thách mới. Thời đại này là thời đại thông tin và nền kinh tế là nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Cùng với sự tiến bộ không ngừng và vượt bậc của khoa học kỹ thuật hiện đại và sự giao lưu văn hoá, sư hội nhập của các nước trong khu vực và chính sách mở cửa của nhà nước, tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp kinh doanh. Mọi sản phẩm hàng hoá trên thị trường đều tạo nên một nền kinh tế sôi động với sức cạnh tranh lớn. để hoà nhập cùng với sự phát triển chung, VN đã và đang tiến hành mạnh mẽ chính sách kinh tế đối ngoại nhằm mở rộng quan hệ với các nước trong khu vực cũng như trên thế giới, ở trên mọi lĩnh vực. Trong đó, hoạt động thương mại quốc tế giữa các thương nhân VN với các chủ thể thương mại quốc tế ngày càng phát triển. Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại _ XNK trực thuộc tổng công ty hoá chất VN, công ty vật tư & XNK hoá chất (VINACHIMEX) được quyền kinh doanh XNK theo nội dung đăng ký Kinh doanh được cấp có thẩm quyền cấp phép. Báo cáo được chia làm 3 phần: Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán của đơn vị Phần II: Nội dung chính của báo cáo thực tập Phần III: Lời kết luận và nhận xét Phần I đánh giá thực trạng công tác kế toán đơn vị I. đặc điểm tình tình chung của công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vật tư &XNK hoá chất Công ty vật tư và XNK hoá chất tiền thân là công ty vật tư và vận tải hoá chất, được thành lập theo quyết định số 327/HC_QLKT1, ngày 04/11/1969 của tổng cục Hoá chất VN, với chức năng là đầu mối tiếp nhận vận chuyển, quản lý, cung ứng các loại vật liệu, hoá chất, các trang thiết bị. phụ tùng….phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản cho các đơn vị trong ngành. Ra đời trong hoàn cảnh đất nước còn gặp nhiều khó khăn, cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước vẫn đang tiếp diễn ở miền nam, thêm vào đó là cuộc chiến tranh phá hoại miền Bắc diễn ra ác liệt, song trong thời kỳ đó, hàng ngàn tấn thiết bị máy móc, hàng chục ngàn tấn vật tư nguyên liệu đã được tiếp nhận vận chuyển an toàn cung ứng kịp thời cho các đơn vị trong ngành, đảm bảo duy trì sản xuất liên tục, góp phần cho sự thắng lợi của cuộc kháng chiến chống Mỹ, thống nhất đất nước. Khi đất nước đã thoát khỏi chiến tranh, cả nước đi vào thời kỳ khôi phục và phát triển kinh tế, hoạt động của công ty ngày càng được củng cố mở rộng cả về quy mô , địa bàn và lĩnh vực hoạt động. Ngoài văn phòng chính của công ty đặt tại Hà Nội, công ty còn có các đơn vị thành viên nằm rải rác ở các đầu mối giao thông chính của Việt Nam đó là Hải Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, một đơn vị chuyên về giao nhận và vận chuyển hàng hoá, cùng một hệ thống kho tàng ở các địa phương góp phần hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty. thị trường Kinh doanh của công ty cũng đã đươc mở rộng quy mô trên cả nước và thị trường nước ngoài, không chỉ với các đơn vị trong ngành mà còn cả các đơn vị kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế… Mặc dù gặp không ít khó khăn và trở ngại, song nhờ sự nỗ lực cố gắng vượt bậc của tập thể cán bộ _CNV toàn công ty, sự lãnh đạo và chỉ đạo sát sao của Đảng uỷ, ban lãnh đạo công ty, cộng với sự hỗ trợ và giúp đỡ có hiệu quả của cấp trên, Công ty đã nhanh chóng chuyển hướng kinh doanh theo nguyên tắc bám sát thị trường , đa dạng hoá mặt hàng, mở rộng quan hệ và tăng cường công tác quản lý chi phí sản xuất Kinh doanh, phát huy tiềm năng có sẵn, tận dụng cơ hội và tranh thủ thời cơ nhằm đưa hoạt động của công ty luôn phát triển. Trụ sở chính của Công ty: Số 3 Phạm Ngũ Lão_Quận Hoàn Kiếm_Hà Nội Điện thoại: 048265377 Fax: 048265373 Mã số thuế: 0100102414 Tên giao dịch: VINACHIMEX 2. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Công ty vật tư & XNK hoá chất là đơn vị thành viên của tổng công ty hoá chất Việt Nam, đơn vị cấp trên quản lý theo ngành dọc, có tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức kinh doanh phù hợp với phạm vi và lĩnh vực hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh. Đứng đầu là giám đốc công ty, người có quyền hạn và nghĩa vụ chịu trách nhiệm cao nhất, điều hành mọi hoạt động của công ty và các chi nhánh trực thuộc. Dưới giám đốc có phó giám đốc, người cũng chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của công ty, đồng thời được giải quyết những công việc và những hoạt động kinh doanh theo các uỷ quyền của giám đốc. Các chi nhánh trực thuộc được phép kinh doanh độc lập, các giám đốc cơ sở chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của cơ sở mình trước giám đốc công ty. Văn phòng công ty là bộ phận chính, chiếm khối lượng lớn trong Kinh doanh của công ty. Văn phòng có 7 bộ phận chính, trong đó có 3 bộ phận chuyên trách về Kinh doanh, các trưởng phòng là những người chịu trách nhiệm với công việc của phòng mình. Như vậy, qua cơ cấu tổ chức của công ty cho thấy quan hệ giữa các thành viên trong công ty được thể hiện như sau: + Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là quan hệ mệnh lệnh bắt buộc trong trường hợp không đồng ý với quyết định cấp trên, cấp dưới có quyền bảo kưu ý kiến của mình. + Quan hệ giữa các phòng ban và cơ sở thành viên trong công ty là quan hệ bình đẳng cùng phồi hợp với nhau thực hiện hoàn thành công việc chung của công ty. Sơ đồ I: Bộ máy quản lý chung của công ty. Giám đốc Phó giám đốc CN TP. HCM XN vật tư và vận tải Kho A Yên Viên CN Hải Phòng Văn phòng công ty CN Đà Nẵng Sơ đồ II: Bộ máy quản lý văn phòng tại công ty Phó giám đốc Giám đốc Phòng kinh doanh vận tải Phòng kinh doanh I Phòng kế hoạch Phòng kế toán tài chính Phòng kinh doanh II Phòng T C & HC Phòng xây dựng cơ bản 3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Tổ chức bộ máy nhà nước hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán. Để phù hợp với tình hình hoạt đông kinh doanh của công ty theo đúng quy định hiện hành và quy định, Công ty Vât tư &XNK hoá chất tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán theo mô hình kế tập chung. Kế toán trưởng giúp phó giám đốc tổ chức thực hiện công tác kế toán, kế toán trưởng là người điều hành và chịu trách nhiệm trước các hoạt động của phòng kế toán. * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tài chính và các kế toán bộ phận 3.1. Lĩnh vực hoạt động. Số vốn kinh doanh theo đăng ký: 18 430 073 597vnd Trong đó: + Vốn cố định : 8 753 000 000vnd + Vốn lưu động: 9 677 073 597vnd Trong đó: + Vốn NSNN: 11 414 000 000vnd + Vốn tự bổ sung: 7 016 073 597vnd 3.2. Ngành nghề Kinh doanh chủ yếu: Kinh doanh vật tư , thiết bị vận tải, các loại hoá chất, các nguyên liệu hoá chất và các hàng hoá khác. Đăng ký bổ sung ngành nghề Kinh doanh lần thứ nhất ngày 19/08/1995 bao gồm: Sản xuất Silicate, mts xốp, kem giặt, phân bón NPK, bột nhẹ, Kinh doanh & XNK các sản phẩm hoá chất dân dụng. Đăng ký bổ sung ngành nghề Kinh doanh lần thứ hai ngày 26/10/1995 bao gồm: Kinh doanh thiết bị điện, điện lạnh và thiết bị văn phòng Kinh doanh XNK trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng. 3.3. Lĩnh vực hoạt động và các bộ phận cấu thành gồm * Văn phòng công ty. Văn phòng công ty là bộ phận Kinh doanh chủ yếu, chiếm khoảng 70% khối lượng Kinh doanh toàn công ty. Tại đây có 03 phòng Kinh doanh chính đó là: phòng kinh doanh 1, phòng Kinh doanh 2 và phòng kinh doanh vận tải. Mọi văn bản giấy tờ đều phải được giám đốc công ty ký duyệt vì vậy quy chế pháp lý chính tại văn phòng công ty đối với các trưởng phòng chuyên trách và mệnh lệnh trực tiếp của các trưởng phòng chuyên trách đối với cán bộ trong phòng. Hoạt động của công ty bao gồm: - Kinh doanh XNK vật tư thiét bị, máy móc dây truyền công nghệ, nguyên liệu phục vụ nhu cầu sản xuất. - kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hoá như phân bón quặng vào Miền Trung và Nam Bộ để tiêu thụ. * chi nhánh TP HCM Do thế mạnh là tiếp quản được hệ thống kho tàng cũ của chế độ nguỵ quyền trước kia để lại, cộng với vị trí thuận lợi ở cửa ngõ của vùng đồng bằng Nam Bộ nên chi nhánh được phép tự chủ trong kinh doanh dịch vụ và mặt hàng như: Cho thuê kho bãi, kinh doanh các loại phân bón nội địa và một số loại phân bón nhập khẩu khác, và có quyền tự chủ trong phạm vi pháp luật cho phép. Chi nhánh còn có nhiệm vu quản lý các tài sản của công ty cũng như giúp văn phòng chính của công ty trong việc kinh doanh các mặt hàng khác tại khu vực của họ. * xí nghiệp vật tư & XNK hoá chất Yên Viên. Nhận rõ tầm quan trọng của các khâu tiếp nhận và vận chuyển trong công tác lưu thông, kết hợp với văn phòng công ty, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của xí nghiệp, theo hình thức khoán gọn chi phí cũng như tỉ lệ hao hụt cho phép (nếu có) cho mỗi chuyến hàng hoá mà xí nghiệp vận chuyển hay tiếp nhận, công ty đã giảm được các chi phí lưu thông, tạo thế mạnh về giá bán, vừa tạo được doanh số cũng như lợi nhuận cao cho xí nghiệp. * CN Hải Phòng, CN Đà Nẵng và tổng kho A Yên Viên: Kết hơp giữa vị trí thuận lợi, nằm ở các đầu mối giao thông quan trọng của đất nước cộng với thế mạnh kho tàng sẵn có từ trước của công ty, các đơn vị này được phép Kinh doanh cho thuê kho tàng và hỗ trợ công ty trong quá trình Kinh doanh nhập khẩu hàng hoá thiết bị, nhằm giảm các chi phí lưu kho, tạo lợi thế cho hàng hoá của công ty. Nói chung với quy mô và cơ sở vật chất hiện có của VINACHIMEX thì Doanh nghiệp này có thể tiến hành tốt các hoạt động của mình trên phạm vi cả nước, trên các thị trường lớn, cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp…. Tuy nhiên, bên cạnh đó theo tôi vẫn có nhưng điều hạn chế, chưa tận dụng hết các lợi thế hiện có, chưa dự trữ một số lượng hàng hoá lớn khi giá thành thế giới hạ để phuc vụ cho sản xuất kinh doanh của ngành. 3.4. Hình thức và phương pháp kế toán trong Doanh nghiệp. Mọi nghiệp vụ công tác kế toán phát sinh tại công ty đều được tập chung về phòng kế toán tài vụ, tổ chức bộ sổ kế toán của công ty theo hình thức”chứng từ ghi sổ” Sơ đồ luân chuyển chứng từ. Chứng từ gốc Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái: TK111 Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II. Thực trạng công tác kế toán của đơn vị Công ty sử dụng phương pháp “chứng từ ghi sổ” * Chứng từ dùng trong kế toán quỹ tiền gồm: - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Hoá đơn * Sổ sách dùng trong kế toán quỹ tiền mặt - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiét tài khoản 111 - Bảng tổng hợp tài khoản 111 - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản 111 * Sơ đồ luân chuyển chứng từ Sổ Hình thức hạch toán kế toán công ty đang áp dụng. Chứng từ gốc phiếu thu, chi Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái: TK111 Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phần II NộI DUNG CHíNH CủA CHUYÊN Đề Kế TOáN Quỹ TIềN MặT TạI CÔNG TY VậT TƯ & XNK HOá CHấT I. khái niệm, nhiệm vụ của kế toán tiền mặt 1. khái niệm Tiền mặt là một bộ phận quan trọng, của vốn bằng tiền. Nó là một trong ba nhân tố tạo lên vốn bằng tiền và là nhân tố không thể thiếu được trong toàn bộ tài sản lưu động của công ty. Vốn bằng tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình sản xuất Kinh doanh, đồng thời việc sử dụng vốn bằng tiền hiệu quả nhất. 2. nhiệm vụ của kế toán quỹ tiền mặt và các yêu cầu cần cho kế toán quỹ tiền mặt. Trong các công ty được quyền giữ lại một lượng tiền nhất định sau đó khi đã thoả thuận với ngân hàng, số tiền mặt trong công ty được quản lý tập chung tại quỹ. các nghiệp vụ thu chi do thủ quỹ đươc thực hiện sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ có nhiệm vụ bảo quản quỹ tiền mặt tuyệt đối an toàn. Thủ quỹ có nghĩa vụ kiểm tra các chứng từ khi thu hoặc chi tiền mặt, giữ lại các chứng từ số sách có liên quan đến nghiệp vụ thu chi do thủ quỹ thực hiện, chứng từ phải có chữ ký của người nhận, người nộp, cuối ngày thủ quỹ phải lập báo cáo quỹ. Thủ quỹ do thủ trưởng cơ quan cử, chịu trách nhiệm giữ quỹ, thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay mình (trừ trường hợp đươc uỷ quyền) nghiêm cấm thủ quỹ không được mua sắm vật tư, hàng hoá tiết kiệm, tiếp nhận công tác kế toán Mọi nghiệp vịu thu chi phải có chứng từ, chứng từ phải có chữ ký của thủ trưởng cơ quan, kế toán trưởng và người trực tiếp giao nhận tiền. Kế toán quỹ tiền mặt có nhiệm vụ nhận các báo cáo quỹ kèm theo các chứng tù thu chi do thu quỹ gửi lên kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ trong trường hợp cần thiết kiểm tra quỹ để đảm bảo số dư chính xác. Căn cứ vào các báo cáo quỹ, kế toán ghi vào sổ sách theo quy định, cuối kỳ tiến hành đối chiếu giữa kế toán quỹ tiền mặt với các loại sổ sách khác có liên quan. Các chứng từ và thủ tục thanh toán gồm: Phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ về thủ tục thanh toán thì mọi khoản thu và chi đều phải có chứng từ kèm theo. Trường hợp nhập xuất vàng bạc đá quý, ngoài các chứng từ xác nhận của thủ trưởng, kế toán trưởng, người giao, người nhận còn phải có dấu xác nhận của thủ trưởng đơn vị, ngày giao và tên của chủ tài sản. II. Phương pháp hạch toán quỹ tiền mặt tại công ty. Để hạch toán quỹ tiền mặt trước hết kế toán phải căn cứ vào phiếu thu, chi 1.Phiếu thu * Mục đích: Phiếu thu là một giấy tờ quan trọng giúp kế toán xác định được số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý. Thực tế phiếu thu làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan đến mọi khoản và trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm. * Yêu cầu: kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan tới sổ sách, chứng từ ghi sổ, vào các giấy tờ có liên quan, và trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm. * Nội dung: + Tên phiếu thu ghi rõ tên người nộp tiền, địa chỉ người nộp tiền + Ghi rõ lý do thu + Số tiền nộp; viết bằng chữ + Số lượng chứng từ gốc đi kèm, chữ ký của người có liên quan. * Phương pháp ghi chép: Phiếu thu do kế toán lập thành ba liên, thủ quỹ giũ lại một liên để ghi sổ, một liên giao cho ngượi nộp, một liên lưu lại nơi nộp phiếu, cuối ngày phiếu thu kèm theo chứng từ gốc và chuyển cho kế toán ghi sổ. * Công việc của nhân viên kế toán: Khi kế toán nhận được phiếu thu do kế toán kiểm tra tên người nhận tiền, lý do thu, số tiền thu viết trên phiếu và số tiền thực nhận, kế toán kiểm tra song cần phải ký tên vào phần của kế toán đã quy định, sau đó vào các sổ sách có liên quan, sau đó giao lại cho thủ quỹ, liên thứ nhất lưu lại nơi lập phiếu, liên thứ hai thủ quỹ dùng để ghi sổ, sau đó thủ quỹ kiểm tra xem số tiền thực thu vào quỹ và số liệu trên phiếu có khớp không. Kế Toán ghi số tiền thu vào cột thu của sổ quỹ tiền mặt chi tài khoản đối ứng với tài khoản 111, ghi ngày vào. Phiếu thu Số : 108 Nhận của: Mai Hồng Anh Đại diện đơn vị: Công ty TNHH Điện Dương Số tiền: 2 900 000 ( hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn ) Về khoản: Thu tiền điện tháng 7 năm 2006 Ghi có vào tài khoản: 642 Kèm theo: 02 chứng từ gốc Hà nội, ngày 20 tháng 8 năm 2006 Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng TTđơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền: Hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn Ngày 20 tháng 8 năm 2006 Người nhận tiền ký (Đã ký) Phiếu thu I Phiếu thu số : 109 Nhận của: Nguyễn Đức Trịnh Đại diện đơn vị: Cp HCN Số tiền: 1 200 000 000 ( một tỷ hai trăm triệu đồng ) Về khoản : Nhận lại tiền vốn góp liên doanh Ghi có vào tài khoản: 211 Kèm theo: 03 chứng từ gốc Hà nội, ngày 18 tháng 8 năm 2006 Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng TTđơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đã nhận đủ số tiền: một tỷ hai trăm triệu đồng chẵn Ngày 18 tháng 8 năm 2006 Người nhận tiền ký (Đã ký) Phiếu thu II 2. Phiếu chi * Mục đích: Phiếu chi phản ánh các khoản tiền thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ kế toán. * Kết cấu: Kế toán ghi sổ các khoản phải chi có liên quan tới sổ sách, chứng từ ghi sổ, vào các giấy tờ có liên quan, và trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm. * Nội dung: + Tên phiếu chi ghi rõ họ tên người nhận tiền, địa chỉ người nhận tiền + Ghi rõ lý do chi + Số tiền chi, viết bằng chữ + Số lượng chứng từ gốc đi kèm * Phương pháp ghi chép: Phải ghi đầy đủ rõ ràng. Phiếu chi phải được lập thành 2 liên, có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, ghi rõ số tiền va viết bằng chữ. * Nhiệm vụ kế toán: Khi nhận được chứng từ kế toán phải kiểm tra tên người nhận tiền, lý do chi, số tiền ghi trên phiếu chi, kế toàn ký rồi giao lại cho thủ quỹ, liên thứ nhất lưu lại nơi lập phiếu, liên thứ 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ kế toán và kèm theo chứng từ gốc. Cuối cùng kế toán lưu lại phếu chi. Phiếu chi số: HĐ 19 Nhận của: Phan Quốc Tuấn Đại diện đơn vị: TCKT Số tiền: 900 000 ( chín trăm nghìn đồng chẵn ) Về khoản: Chi tiền mua một bộ sách, phí sinh hoạt Ghi nợ tài khoản: 642 Kèm theo: 01 chứng từ gốc Hà nội, ngày 15 tháng 8 năm 2006 Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng TTđơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đã nhận đủ số tiền: chín trăm nghìn đồng chẵn Ngày 15 tháng 8 năm 2006 Người nhận tiền ký (Đã ký) Phiếu chi I  Phiếu chi số: 42 Nhận của: Nguyễn Mai Phương Đại diện đơn vị: TCKT Số tiền: 168 300 000 ( một trăm sáu tám triệu ba trăm nghìn đồng ) Về khoản: Chi tiền mua hoá chất Apatit Ghi nợ tài khoản : 152 Kèm theo: 02 chứng từ gốc Hà nội, ngày 26 tháng 8 năm 2006 Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng TTđơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đã nhận đủ số tiền: ( một trăm sáu tám triệu ba trăm nghìn đồng ) Ngày 16 tháng 8 năm 2006 Người nhận tiền ký ( Đã ký) Phiếu chi II 3. Sổ quỹ tiền mặt * Mục đích : Sổ quỹ tiền mặt hàng ngày, phản ánh các khoản đã thu, chi của công ty và theo dõi được số tồn quỹ của công ty vào cuối mỗi ngày. * Yêu cầu : Kế toán phải ghi đầy đủ ngày tháng ghi sổ, số phiếu thu, phiếu chi, diễn giải và số tiền vào các cột thu, chi của số quỹ tiền mặt. * Nội dung: + Ngày tháng vào sổ + Ghi sổ chính xác lý do thu, chi trong từng ngày + Ghi tài khoản đối ứng với tài khoản 111 + Ghi chính xác số tiền thu, chi và số tiền tồn quỹ vào cuối ngày + Cuối tháng kế toán cộng tổng số thu chi trong tháng của công ty, xác định số dư cuối tháng. * Phương pháp ghi chép: Sổ chi tiết tài khoản 111 phải ghi đầy đủ vào các cột, ghi đúng ngày vào sổ, chính xác số tiền theo phiếu thu, chi. Cuối tháng xác định số dư cuối tháng và có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, người lập. * Nhiệm vụ của kế toán Kế toán nhận được phiếu thu, chi và chứng từ có liên quan, kế toán ghi đúng ngày phát sinh, diễn giải, số tiền vào cột thu, chi, cuối ngày kế toán xác định số tồn quỹ, từ đó vào sổ tài khoản Công ty vật tư &XNK hoá chất Sổ quỹ tiền mặt Quyển: 01 Mở sổ ngày 02/8/2006 Trang : 02 Ngày tháng Số phiếu Diễn giải TK đối ứng Số tiền(VNĐ) thu chi thu chi Tồn 18/8 18/8 20/8 20/8 21/8 21/8 23/8 24/8 26/8 26/8 27/8 27/8 27/8 28/8 29/8 30/8 30/8 Cộng mang sang Chi phí QLDN Nhận lại vốn góp LD Thu tiền điện tháng 7 Chi phí VC NVL Thuế GTGT Chi phí tiếp khách DT từ HĐ tài chính Trả tiền vay ngắn hạn Chi phí bán hàng Thu tiền của KH Mua hoá chất Apatit Thuế GTGT Gửi tiền vào NH DTT cho thuê kho Tạm ứng cho NV Chi tiếp khách Thu bồi thường của NV Trả lại vốn góp LD Trả lương NV 642 211 642 153 133 642 515 311 641 131 152 133 1121 511 141 642 811 411 334 2078114395 1200000000 2900000 230500000 9500000 63750000 930000 1427183720 15930000 9850000 985000 2200000 985000000 2430000 153000000 15300000 468000000 5000000 2000000 203500000 61930600 Cộng tổng 3585694395 3358383720 SDCT: 301.260.675 Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Công ty vật tư &XNK hoá chất Sổ quỹ tiền mặt Quyển: 01 Mở sổ ngày 02/8/2006 Trang : 01 Ngày tháng Số phiếu Diễn giải TK đối ứng Số tiền(VNĐ) thu chi thu chi Tồn 02/8 02/8 03/8 03/8 03/8 03/8 05/8 05/8 06/8 07/8 07/8 07/8 08/8 08/8 11/8 15/8 15/8 15/8 Số dư đầu tháng Chi phí bán hàng Thu tiền bán hàng Nộp tiền vào NH Chi phí VC, NVL Thuế GTGT Chi tiếp khách Mua NL hoá chất Thuế GTGT Chi phí vận chuyển Thuế GTGT DT bán hàng Thuế GTGT Trả tiền mua xăng Thu nhập từ HĐLD Gửi tiền vào NH Phiếu thu hoàn ứng Chi tiếp khách Thu nợ của TCKT Mua sách cho DN DT bán Silic Thuế VAT 641 131 1120 152 133 642 152 133 152 133 511 3331 642 711 1121 141 642 131 642 511 3331 1874464000 23500000 2350000 13800000 395000 43000000 110000000 11000000 11683720 400000000 800000 40000 1800000 730000000 73000000 5300000 530000 500000 200000000 2000000 900000 73950000 Cộng mang sang 2078114395 1427133720 4. Chứng từ ghi sổ * Mục đích: Ghi lại các khoản phát sinh thu, chi trong mỗi ngày, chứng từ ghi sổ làm căn cứ để vào bảng tổng hợp chi tiết TK 111 vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. * Yêu cầu: Ghi đầy đủ chính xác các khoản phát sinh trong ngày vào một tờ chứng từ ghi sổ mỗi ngày một tờ. * Nội dung: + Ghi số hiệu chứng từ + Trích yếu nội dung thu , chi + Số hiệu tài khoản bên nợ ,bên có + Ghi chính xác số tiền + Ghi chú (nếu có) + Số chứng từ gốc đi kèm. * Phương pháp lập. Lập hàng ngày, mỗi ngày một tờ, ghi hàng tháng lập chứng từ, ghi đầy đủ các thông tin vào các cột trong chứng từ ghi sổ, có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng. * Nhiệm vụ của nhân viên kế toán. Sau khi nhận các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ song phải vào tiếp bảng chi tiết TK 111. Công ty vật tư &XNK hoá chất Chứng từ chi sổ Số: 03 Ngày 05 tháng 8 năm 2006 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ có HĐ 204 HĐ109 05/8 05/8 Mua NL hoá chất Thuế GTGT Chi phí vận chuyển 152 133 152 133 111 111 111 111 730000000 73000000 2300000 230000 Cộng 805 530 000 Kèm theo : chứng từ gốc SDCT: Người lập kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty vật tư &XNK hoá chất Chứng từ chi sổ Số: 28 Ngày tháng 8 năm 2006 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ có HĐ406 HĐ42 PC16 27/8 27/8 27/8 Tạm ứng cho Nv Doanh thu cho thuê kho Gửi tiền vào NH 141 511 1121 111 111 111 5 000 000 630 750 000 468 000 000 Cộng 536 750 000 Kèm theo : chứng từ gốc SDCT: Người lập kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty vật tư &XNK hoá chất Chứng từ chi sổ Số: 21 Ngày tháng 8 năm 2006 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ có 07/1 HĐ108 09/1 10/1 11/1 18/8 20/8 21/8 26/8 27/8 Nhận lạị vốn góp LD Thu tiền điện tháng 7 Dthu HĐ tài chính Thu của khách hàng Dthu cho thuê kho 211 642 515 131 511 111 111 111 111 111 1 200000000 2900000 230500000 9500000 63750000 Cộng 1506650000 Kèm theo : chứng từ gốc SDCT: Người lập kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty vật tư &XNK hoá chất Chứng từ chi sổ Số: 01 Ngày tháng 8 năm 2006 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ có 01/1 02/1 03/1 04/1 05/1 02/8 06/8 07/8 08/8 11/8 Thu tiền bán hàng Doanh thu bán hàng Thuế GTGT Thu nhập từ HĐLD Phiếu thu hoàn ứng Thu nợ của TCKT 131 511 3331 711 141 131 111 111 111 111 111 111 1874464000 23500000 2350000 13800000 395000 43000000 Cộng 1957509000 Kèm theo : chứng từ gốc SDCT: Người lập kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 5. Sổ cái TK 111 * Mục đích: Sổ cái tiền mặt vào cuối tháng, để theo dõi kiểm tra các khoản tiền thu, chi trong tháng của công ty, từ đó xác định được kết quả kinh doanh của công ty. * Yêu cầu: Sổ cái vào cuối mỗi tháng, các số liệu phải vào thật chính xác, rõ ràng, đầy đủ thông tin, * Nội dung + Ghi hàng ngày + Số hiệu chứng từ + Ghi diễn giải ngắn gọn lý do thu, chi + Ghi tài khoản đối ứng với tài khoản 111 + Ghi chính xác số tiền vào bên nợ, bên có của tài khoản 111 * Phương pháp ghi chép: Sổ cái cũng vào lần lượt ngày, sổ cái chỉ lập một bản gốc để lưu lại phòng kế toán để kiểm tra đối chiếu với các sổ sách khác và chứng từ gốc, cuối tháng phải có chữ ký xác nhận tính hợp lý của thủ trưởng đơn vị. * Nhiệm vụ của kế toán. Ghi chép và kiểm tra độ chính xác của dữ liệu ghi trong sổ cái. Nếu không có sai sót gì sẽ tổng hợp vào bảng cân đối số phát sinh. Công ty vật tư $ XNK hoá chất Sổ cái Tài khoản: 111 Trang : 02 Tháng 8 năm 2006 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 18/8 18/8 20/8 20/8 21/8 21/8 23/8 24/8 26/8 26/8 27/8 27/8 27/8 28/8 29/8 30/8 30/8 PC11 PT07 HĐ108 PC12 PC13 PT09 PC14 PC15 PC1 PC16 PC17 HĐ42 HĐ406 PC19 PT12 PC20 PC21 18/8 18/8 20/8 20/8 21/8 21/8 23/8 24/8 26/8 26/8 27/8 27/8 27/8 28/8 29/8 30/8 30/8 Cộng mang sang Chi phí QLDN Nhận lại vốn góp LD Thu tiền điện tháng 7 Chi phí VC NVL Thuế GTGT Chi phí tiếp khách DT từ HĐ tài chính Trả tiền vay ngắn hạn Chi phí bán hàng Thu tiền của KH Mua hoá chất Apatit Thuế GTGT Gửi tiền vào NH DTT cho thuê kho Tạm ứ