Báo cáo Thực tập hệ thống kế toán tài chính tại Xí nghiệp 103

lời mở đầu Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trường, cùng với sự cạnh tranh khốc liệt, mục tiêu hàng đầu cũng là điều kiện tồn tại của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đó là sinh lợi. Để thực hiện mục tiêu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng vận động, phát triển, đổi mới phương thức quản lý, cách thức sản xuất phù hợp đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Do vậy, sự ra đời và phát triển của kế toán gắn liền với sự phát triển của nền sản xuất xã hội. Nền sản xuất xã hội càng phát triển, kế toán càng trở nên quan trọng và là một công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế của Nhà nước và của các doanh nghiệp. Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sản phẩm của các công ty xây dựng cũng ngày càng trở nên đa dạng và có chất lượng cao không thua kém gì các công trình lớn ở nước ngoài với sự giúp đỡ của các máy móc hiện đại và sự học hỏi kỹ thuật tiên tiến nhất hiện nay từ các chuyên gia nước ngoài. Nó không những chỉ đáp ứng yêu cầu của con người về nhu cầu, mà cả về yếu tố mỹ thuật đẹp nhất. Không nằm ngoài quy luật chung của sự phát triển đó, Xí nghiệp 103 - Công ty xây dựng số 1 đã, đang tìm ra và hoàn thiện hơn nữa mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của mình, hệ thống cung cấp thông tin kế toán tài chính sao cho đạt hiệu quả cao nhất nhằm cung cấp những thông tin thực sự bổ ích cho việc ra những quyết định điều hành Xí nghiệp của giám đốc xí nghiệp. Trong giới hạn của báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin trình bày một số vấn đề sau : Phần I : đặc điểm tình hình chung của doanh nghiệp. Phần II : nghiệp vụ kế toán. Phần III : Chuyên đề đi sâu phần i : đặc điểm tình hình chung của xí nghiệp. A - Quá trình hình thành và phát triển. Do sự phát triển chung của nền kinh tế, Xí nghiệp 103 đã được thành lập vào ngày 26/06/1995. Xí nghiệp 103 là một doanh nghiệp Nhà nước và là đơn vị thành viên của Công ty Xây dựng số I - Tổng Công Ty Xây Dựng Hà Nội. Nhiệm vụ và quyền hạn của Xí nghiệp căn cứ theo phân công, phân cấp quản lý của Công ty xây dựng số I tại quyết định số 330/CT-TCLĐ ngày 01/08/1999. * Xí nghiệp 103 có trụ sở chính tại số 1A Đường Giải Phóng - Đống Đa - HN. * Xí nghiệp 103 là đơn vị hạch toán độc lập với Công ty, song tuỳ thuộc vào từng công trình, hạng mục công trình mà xí nghiệp được Công ty cấp vốn hay cho vay vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong những năm qua Xí nghiệp 103 đã không ngừng trưởng thành và phát triển, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ và các chỉ tiêu mà Công ty cấp trên giao phó. Trong quá trình đó bên cạnh những thuận lợi cơ bản, Xí nghiệp đã gặp phải không ít những khó khăn, trở ngại. Về thuận lợi : Xí nghiệp có một đội ngũ lãnh đạo đã được đào tạo cơ bản và trưởng thành trong sự huấn luyện khắt khe của cơ chế kinh tế mới, dày dạn kinh nghiệm, có năng lực phẩm chất, có trình độ khoa học kỹ thuật và trình độ quản lý đoàn kết cùng nhau xây dựng Xí nghiệp trong một nỗ lực chung. Về khó khăn : Việc thi công các công trình xây lắp phải tiến hành chủ yếu ở ngoài trời, chịu ảnh hưởng rất lớn bởi điều kiện tự nhiên. Mỗi công trình thi công được chia làm nhiều giai đoạn khác nhau, thời gian thi công kéo dài làm cho vốn đầu tư dễ bị ứ đọng và dễ gặp rủi ro khi có biến động về vật tư, về lao động. Các công trình xây dựng ở xa Hà Nội, địa bàn trải rộng ra nhiều tỉnh khác nhau nên việc quản lý chung của Giám đốc Xí nghiệp gặp nhiều khó khăn. Dưới đây là tổng số nhân lực của Xí nghiệp : Năm Đơn vị tính Số lượng Nam Nữ Trình độ ĐH THCN Sơ cấp LĐ PT 2001 Người 126 85 41 21 65 1 39 B - Bộ máy tổ chức quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phụ trách kế toán Chức năng của Phụ trách Kế toán : Phụ trách và chịu trách nhiệm chính các công tác Tài chính - Kế toán - Thống kê của Xí nghiệp. Theo dõi công nợ, vay, trả các khoản vay của Công ty. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành theo kỳ hạch toán. Lập báo cáo sản lượng, doanh thu, báo cáo Tài chính theo kỳ hạch toán. Theo dõi tính lãi vay ngân hàng. Chức năng của Kế toán vật tư kiêm kế toán công nợ : Theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư, tổng hợp kiểm kê vật tư, quyết toán vật tư theo kỳ hạch toán. Theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ sản xuất ( kiểm kê, tính khấu hao, phân bổ vào chi phí dần giá trị của TSCĐ, công cụ dụng cụ sản xuất ). Theo dõi các khoản nợ phải trả nhà cung cấp. Chịu trách nhiệm trước phụ trách kế toán và Giám đốc Xí nghiệp về số liệu làm ra mang tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, đúng quy chế của Nhà nước và Công ty đề ra. Chức năng của Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương Làm công tác kế toán thanh toán của Xí nghiệp, theo dõi quỹ tiền mặt, thanh toán tiền lương, các khoản tạm ứng. - Theo dõi và trích BHXH, thanh toán BHXH, quyết toán BHXH, - Theo dõi thuế GTGT đầu vào, đầu ra, chịu trách nhiệm trước phụ trách kế toán và Giám đốc Xí nghiệp về số liệu làm ra mang tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, đúng quy chế và Công ty đề ra. Chức năng của Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt tại Xí nghiệp, căn cứ vào phiếu thu và chi để thu tiền hoặc chi tiền sau đó lập báo cáo quỹ và tính ra lượng tiền tồn quỹ vào cuối ngày. Tóm lại mỗi thành viên trong bộ máy Kế toán có sự kết hợp với nhau trong công việc hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ của mình nói riêng và nhiệm vụ của phòng kế toán nói chung. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng đến công tác kế toán ở Xí nghiệp 103 : - Thuận lợi : Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc. Cán bộ kế toán có chuyên môn cao, tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt. - Khó khăn : Một số công trình ở xa Hà Nội nên việc tập hợp các chứng từ cho công tác kế toán gặp khó khăn hơn các công trình ở Hà Nội. C - Hình thức sổ Xí nghiệp áp dụng : Trong công tác kế toán của mình Xí nghiệp 103 áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ được thể hiện trong sơ đồ sau : Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo Tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu : Phần II : Nghiệp vụ kế toán I - Kế toán lao động tiền lương Hiện nay, lực lượng lao động của Xí nghiệp gồm có cán bộ công nhân viên trong biên chế và công nhân thuê ngoài. Công nhân trong biên chế chiếm tỷ trọng nhỏ nhưng là lực lượng nòng cốt thực hiện những công việc đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao còn lại là lao động hợp đồng thuê ngoài. Chứng từ ban đầu để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp là các bảng chấm công, hợp đồng làm khoán. Khi lập hợp đồng làm khoán đội trưởng tách riêng công nhân biên chế và lao động thuê ngoài. Quy trình hạch toán tiền lương tại Xí nghiệp Chứng từ về kết quả sản xuất Bảng chấm công Giấy nghỉ phép, ốm, học, họp Bảng thanh toán lương tổ Bảng tổng hợp thanh toán lương đội Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn XN Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian lao động của công nhân viên trong Xí nghiệp. Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ và từng bộ phận công tác, danh sách của tổ và bộ phận công tác được ghi đầy đủ vào bảng chấm công. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất thì đội trưởng công trình chấm công. - Đối với lao động thuê ngoài thì tổ trưởng chấm công. - Đối với bộ phận gián tiếp ở công trình thì do đội trưởng của công trình đó chấm công. Theo quy chế trả lương của Xí nghiệp 103 thì Xí nghiệp áp dụng trả lương đối với cán bộ, nhân viên quản lý theo nguyên tắc : 1 - Trả đủ lương cấp bậc, chức vụ và phụ cấp chức vụ ( nếu có ) theo ngày làm việc thực tế ( Xí nghiệp quy định từ 26 đến 31 ngày công làm việc là đầy đủ trong tháng ) 2 - Trả lương theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi mức độ hoàn thành công việc và số ngày công thực tế không phụ thuộc vào hệ số mức tiền lương được xếp theo Nghị định số 26/CP ngày 23/05/1993 của Chính phủ. 3 - Mức giá trị để tính trả lương hàng tháng cho CBCNV được xác định trên cơ sở kết quả SXKD và do thủ trưởng đơn vị quyết định theo chế độ hạch toán kinh tế và đảm bảo chi phí tiền lương hợp lý theo mức Công ty giao. 4 - Thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động. 5 - Tiền lương hàng tháng của CBCNV trong Xí nghiệp có thể được điều chỉnh theo từng thời điểm thích hợp tuỳ thuộc vào hiệu quả SXKD và nguồn thu của Xí nghiệp. Hệ số trách nhiệm các chức danh, chức vụ quản lý được quy định như sau : * Giám đốc xí nghiệp : hệ số 2 * Phó giám đốc xí nghiệp : hệ số 1,85 - 1,9 * Đội trưởng, kỹ thuật bậc cao, phụ trách bộ phận và các chức danh tương đương : hệ số 1,35 - 1,8 * Cán bộ kỹ thuật và kế toán viên : hệ số 1 - 1,3 * Bảo vệ và tạp vụ : khoán ( Cứ 1 hệ số được quy định là 900.000 đồng vì như trên nguyên tắc 3 của Xí nghiệp đã giải thích ) Trước hết, tính tổng quỹ lương của toàn Xí nghiệp trong tháng 5 năm 2002 như sau : V toàn đơn vị = tỷ lệ % công ty giao x Doanh thu = 15% x 227.400.000 = 34.110.000 đồng * Cách tính lương theo hệ số trách nhiệm được áp dụng đối với những người lao động có số ngày công làm việc đầy đủ trong tháng được tính như sau : Li = Vi x hi x Pi ( nếu có ) S hi Trong đó : - Li: Lương của người thứ i - Vi: Tổng quỹ tiền lương tương ứng mức độ hoàn thành công việc - hi: Hệ số chức danh, chức vụ quản lý của người thứ i - Pi: Tiền lương phụ cấp của người thứ i Từ công thức tính lương ta áp dụng tính lương tháng 5 năm 2002 cho ông Trần xuân Lân giám đốc Xí nghiệp có hệ số lương theo quy định của Xí nghiệp là 2 và có số ngày công làm việc đủ trong tháng là 30 ngày được tính như sau : Li = 34.110.000 x 2 = 1.795.263 đồng 38 ( 38 là tổng hệ số chức danh, chức vụ quản lý của Xí nghiệp ) Vậy tiền lương tháng 5 của ông Lân được lĩnh là 1.795.263 đồng. * Cách tính lương theo hệ số trách nhiệm được áp dụng đối với những người lao động có số ngày công làm việc trong tháng không đảm bảo được ngày công theo chế độ, được tính như sau : Lm = Li x ni ncđ Trong đó : - Lm : Lương thực tế của người thứ i - ni : Số ngày công làm việc thực tế - ncđ : số ngày công chế độ theo quy định Theo cách tính này ta có thể áp dụng đối với những người có số ngày công làm việc không đủ như sau : Ví dụ như trong tháng ông Lân làm 20 ngày công thì ta tính như sau : Lm = 1.795.263 x 20 = 1.196.842 đồng 30 * Lương của những người khác cũng được tính tương tự. Theo quy chế trả lương của Xí nghiệp 103 thì Xí nghiệp áp dụng trả lương đối với công nhân sản xuất trực tiếp theo nguyên tắc sau : 1 - Người lao động tham gia làm việc trong Xí nghiệp theo hình thức giao kết hợp đồng mà đảm bảo tiến độ, chất lượng và ATLĐ thì được trả lương theo mức đơn giá giao khoán đã được thoả thuận trong hợp đồng. 2 - Đơn giá nhân công giao khoán cho từng công tác xây lắp, từng công trình, hạng mục công trình được xác định trên cơ sở nguồn thu của công trình (do đơn giá dự toán) Tổng chi phí tiền lương đơn vị cân đối đảm bảo mức Công ty giao và công trình thi công đúng tiến độ, chất lượng và hiệu quả kinh tế. 3 - Đối với người lao động làm khoán: Trả đầy đủ tiền lương khoán, tiền lương thời gian, phụ cấp và lương làm thêm giờ ( nếu có ) Lkhoán = Vđg x q Trong đó : - Lkhoán : Lương khoán của tổ - Vđg : Đơn giá tiền lương khoán - q : Số lượng công việc khoán hoàn thành Theo cách tính này ta áp dụng tính lương cho tổ ông Nguyễn Văn Đan như sau : Nội dung công việc ĐV Khối lượng Đơn giá Thành tiền Gia công lắp dựng cốt thép các loại Kg 36.000 250đ/kg 9.000.000 Vậy tổng số tiền lương khoán của tổ ông Đan là : Lkhoán = 250 x 36.000 = 9.000.000 đồng Tiền lương bình quân 1 công : Lbq = L khoán ni Trong tháng 5 tổ ông Đan có tổng số công là 306 công ( cứ 8 tiếng được tính là 1 công do vậy có người trong ngày làm 12 tiếng thì được tính là 1,5 công ). Vậy tiền lương bình quân 1 công của tổ ông Đan là : Lbq = 9.000.000 = 29.412 đồng 306 Tiền lương 1 người : L 1người = Lbq x ni Trong tháng ông Đan làm được 32 công, vậy tiền lương tháng 5 ông Đan được lĩnh là : 29.412 x 32 = 941.000 đồng * Lương của những người khác trong tổ cũng được tính tương tự. ( Công nhân trong biên chế và lao động hợp đồng thuê ngoài được tính lương giống nhau ) Cuối tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phân bổ trong tháng kế toán ghi vào bên có TK 334 theo từng công trình còn bên nợ TK 334 thể hiện số tiền mà trong tháng Xí nghiệp đã trả lương cho cán bộ công nhân viên. Cách lập như sau : Căn cứ vào số tiền đã chi lương cho từng công trình, kế toán tập hợp lại tổng số tiền lương trong tháng đã chi cho tất cả các công trình. * Cụ thể trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp đã chi lương với tổng số tiền là : Kế toán định khoản : Nợ TK 334 : 106.687.000 Có TK 111 : 106.687.000 Việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ đối với lao động trong danh sách theo đúng quy định hiện hành căn cứ vào hệ số lương và mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Còn đối với lao động thuê ngoài theo thời vụ, kế toán không tiến hành trích BHXH, BHYT còn khoản KPCĐ` thì vẫn được tính như lao động trong danh sách. ở Xí nghiệp không theo dõi TK 338 mà chuyển lên Công ty theo dõi, hàng tháng kế toán trích lập 5 % BHXH, 1 %BHYT của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp nộp lên Công ty, khi đó kế toán Công ty sẽ định khoản : Nợ TK 111 Có TK 338 Tính BHXH 5%, BHYT 1% cho ông Trần xuân Lân có hệ số lương là 4,32 : ( 210.000 x 4,32 ) x 6 % = 54.432 đồng * Cách tính BHXH, BHYT của những người khác trong Xí nghiệp cũng được tính tương tự. Cụ thể như căn cứ vào mức tiền BHXH, BHYT của Xí nghiệp vào tháng 5 năm 2002 mà thủ quỹ nộp lên, kế toán Công ty viết phiếu thu và định khoản : Nợ TK 111 : 2.016.000 Có TK 338 : 2.016.000 Còn tỷ lệ 19 % cho BHXH, BHYT, KPCĐ thì Xí nghiệp sẽ hạch toán vào chi phí công trình. Cụ thể : + Tỷ lệ 15 % BHXH, 2 % BHYT tính trên lương cơ bản của mỗi người. + Tỷ lệ 2 % KPCĐ tính trên lương thực tế được lĩnh của mỗi người. Căn cứ vào số tiền trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ ( 19 % ) của toàn Xí nghiệp trong tháng 5 năm 2002 kế toán định khoản : Nợ TK 622 : 13.305.000 Có TK 336 : 13.305.000 II - Kế toán tài sản cố định Tài sản cố định là những tư liệu lao động chủ yếu cần thiết và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, TSCĐ có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Trong chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước thì TSCĐ là tư liệu lao động có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên và có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên. Trong những năm qua Xí nghiệp 103 đã đầu tư mua sắm các thiết bị máy móc phục vụ thi công các công trình bằng nhiều nguồn vốn như : Nguồn vốn ngân sách bao gồm : máy đầm dùi chạy xăng (1996), máy trộn bê tông (1999), máy cắt sắt (1996), máy vi tính và máy in Laze1100 (1998)... Nguồn vốn tự bổ xung bao gồm : máy uốn sắt (1996), máy toàn đạc (1998), máy nén khí (2001)... Nguồn vốn khác bao gồm : máy trộn bê tông J6 150 (1999), máy trộn bê tông TQ200 (1999). Để quản lý tình hình hiện có, biến động của TSCĐ, tính khấu hao hàng quý kế toán hạch toán theo quy trình như sau: Quy trình hạch toán tài sản cố định ở Xí nghiệp 103 Thẻ TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 211, 214 Bảng trích và phân bổ khấu hao Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Các TSCĐ của Xí nghiệp 103 khi mua về trước khi giao cho các đơn vị sử dụng đều phải qua lắp đặt chạy thử và được hội đồng nghiệm thu chấp nhận sau đó sẽ lập biên bản bàn giao TSCĐ. Để theo dõi chi tiết từng TSCĐ, Xí nghiệp 103 đã lập thẻ TSCĐ cho từng máy móc mua về. Từ các biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ ngoài việc ghi vào thẻ TSCĐ kế toán còn phải ghi vào sổ Nhật kí chung và sổ chi tiết các TK 211, 214. Xí nghiệp 103 TK 211 Tài sản cố định hữu hình Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Số CT Ngày CT Nội dung CT TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có Dư đầu kỳ 799.961.421 Xí nghiệp 103 TK 214 Hao mòn tài sản cố định Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Số CT Ngày CT Nội dung CT TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có Dư đầu kỳ 697.667.820 Do trong tháng 5 năm 2002 không có nghiệp vụ phát sinh nên chỉ có số dư đầu tháng, nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán sẽ ghi vào các cột tương ứng trong bảng. * Phương pháp tính khấu hao ở Xí nghiệp 103 như sau : + Mức khấu hao năm : Mức khấu = Nguyên giá hao năm Số năm sử dụng + Mức khấu hao quý : Mức khấu = Mức khấu hao năm hao quý 4 Trong đó : * Nguyên giá của TSCĐ là giá trị ban đầu của TSCĐ khi xây dựng, mua sắm, chế tạo trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng và nguyên giá chính là giá mua được ghi trên hoá đơn tài chính. Cụ thể như trong năm 1999 Xí nghiệp mua máy trộn bê tông của Pháp với giá là 15.000.000 đồng. Căn cứ theo công thức ta có cách tính như sau : Mức khấu = 15.000.000 = 5.000.000 đồng hao năm 3 Mức khấu = 5.000.000 = 1.250.000 đồng hao quý 4 *Các tài sản cố định khác của Xí nghiệp cũng được tính tương tự. III - kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Xí nghiệp 103 là Xí nghiệp trực thuộc Công ty nên chỉ có tiền mặt tại quỹ còn tiền gửi ngân hàng không có. Báo cáo quỹ Quy trình hạch toán tiền mặt Tại Xí nghiệp 103. Sổ chi tiết TK 111 Chứng từ gốc phiếu thu, chi Sổ Nhật ký chung Ghi chú : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng : Hàng ngày kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ như : hoá đơn, giấy đề nghị tạm ứng, ... viết phiếu thu, phiếu chi. Trên phiếu thu, chi phải có đầy đủ các nội dung như ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế, lý do thu, chi đồng thời phải có đầy đủ chữ ký và sau đó toàn bộ chứng từ được chuyển cho thủ quỹ để thu chi tiền, sau khi đã thu chi tiền cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu chi lập báo cáo quỹ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt tại quỹ, thủ quỹ có trách nhiệm thường xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán, nếu chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. Kế toán vốn bằng tiền sau khi nhận được báo cáo quỹ ( kèm theo chứng từ gốc ) do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ theo trình tự phát sinh của các khoản thu chi quỹ tiền mặt rồi ghi vào sổ kế toán tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày. Hàng ngày kế toán vào sổ Nhật ký chung, đến cuối tháng kế toán vào sổ chi tiết TK 111 và báo cáo lên cấp trên. *Minh hoạ : Phiếu thu, phiếu chi và báo cáo quỹ trong tháng 5/ 2002 của Xí nghiệp. Công ty XD số 1 Phiếu thu Quyển số Mẫu số : 01- TT Xí nghiệp 103 Số : 2 QĐ số : 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 2 tháng 5 năm 2002 Ngày 1-11-1995 của BTC Nợ TK : 111 Họ tên người nộp tiền : Vũ Ngọc Minh Có : 141 Địa chỉ : Xí nghiệp 103 Lý do nộp : Nộp tiền vay mua vật tư CT : Hàng Hải GĐ2 Số tiền : 8.000.000 (viết bằng chữ) Tám triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Tám triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) + Số tiền quy đổi : Tám triệu đồng chẵn. Công ty XD số 1 Phiếu chi Quyển số Mẫu số : 02- TT Xí nghiệp 103 Số : 1 QĐ số : 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 2 tháng 5 năm 2002 Ngày 1-11-1995 của BTC Nợ : 627,133 Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Huấn Có : 111 Địa chỉ : Xí nghiệp 103 Lý do chi : Thanh toán tiền sửa chữa máy trắc đạc CT : Hàng Hải GĐ2 Số tiền : 1.100.000 (viết bằng chữ) : Một triệu một trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo 01 Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Một triệu một trăm ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý) + Số tiền quy đổi : Một triệu một trăm ngàn đồng chẵn. Báo cáo quỹ tiền mặt Ngày 02 tháng 05 năm 2002 Số hiệu phiếu Diễn giải TKĐƯ Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ đầu ngày 30.082.180 2 Minh nộp tiền vay mua vật CT Hàng Hải GĐ2 141 8.000.000 3 Công ty cấp tiền chi lương kỳII/4 CT Hàng Hải GĐ2 336 119.530.000 4 Công ty cấp tiền chi vặt CT Hàng Hải GĐ2 336 18.078.565 1 Huấn thanh toán tiền sửa chữa máy trắc đạc CT HH2 6277 133 1.100.000 2 Hào thanh toán tiền mua vật tư + chi vặt CT HH2 623, 621 627, 133 722.500 Tổng cộng 145.608.565 1.822.500 Tồn quỹ cuối ngày 173.868.245 Đã kiểm tra nhận đủ chứng từ. Kế toán Thủ quỹ * Cơ sở lập Báo cáo quỹ : Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi để ghi, mỗi phiếu ghi 1 dòng theo thứ tự phiếu thu trước sau đó mới đến phiếu chi. * Phương pháp lập : - Cột số hiệu phiếu : ghi số phiếu thu và số phiếu chi. - Cột diễn giải : ghi các lý do thu chi. - Cột tài khoản đối ứng : ghi mã số các tài khoản đối ứng với tài khoản 111 - Cột số tiền : + Thu : ghi số tiền thu vào quỹ trong ngày. + Chi : ghi số tiền chi ra trong ngày. - Dòng tồn quỹ đầu ngày : ghi số dư cuối ngày trước chuyển sang. - Dòng tổng cộng : cộng số phát sinh trong ngày cả bên nợ và bên có. - Dòng tồn quỹ cuối ngày = Tồn quỹ đầu ngày + phát sinh tăng - phát sinh giảm * Tác dụng : Phản ánh được số tiền thu chi trong ngày và là căn cứ ghi vào sổ chi tiết tiền mặt. Xí nghiệp 103 Tài khoản 111 Tiền Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Số CT Ngày CT Nội dung chứng từ TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có Dư đầu tháng 58.886.580 C1 2/5/02 Huấn- Trả tiền sửa chữa máy trắc đạc + thuế GTGT CT HH2 627 133 1.067.000 33.000 T2 2/5/02 Minh- Nộp tiền vay mua vật tư CT HH2 141 8.000.000 ........ ... ... Cộng số phát sinh 257.195.865 315.808.211 Dư cuối tháng 274.234 * Cơ sở lập : Hàng ngày trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt kế toán lập sổ chi tiết TK 111 theo dõi cho tất cả các công trình. * Phương pháp ghi : - Cột số chứng từ : ghi số của phiếu thu và phiếu chi theo thứ tự thời gian. - Cột ngày chứng từ : ghi ngày của phiếu thu và phiếu chi. - Cột nội dung chứng từ : ghi các lý do thu tiền và chi tiền. - Cột TK đối ứng : ghi tài khoản đối ứng với TK 111 - Cột phát sinh nợ : ghi số tiền trên phiếu thu. - Cột phát sinh có : ghi số tiền trên phiếu chi. - Dòng dư đầu tháng : ghi số tiền tồn của tháng trước. - Dòng cộng số phát sinh : cộng phát sinh cả bên nợ và bên có. - Dư cuối tháng = Dư đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm * Tác dụng: Phản ánh chính xác số tiền thu chi trong tháng. Như đã trình bày ở trên Xí nghiệp 103 không có tài khoản tiền gửi ngân hàng ( TK 112 ) vì Xí nghiệp trực thuộc Công ty xây dựng số 1 nên khi cần sử dụng đến TK 112 thì Xí nghiệp phải thông qua Công ty. Khi đó kế toán sẽ định khoản như sau : Nợ TK 331, 133, 152, 153... Có TK 336 Cụ thể như trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp cắt séc trả tiền mua đinh, dây thép, que hàn tháng 4 năm 2002 của Cửa hàng LTTP Hoàn Kiếm II với tổng số tiền là: 6.405.000 đồng. Kế toán định khoản : Nợ TK 331 : 6.100.000 Nợ TK 133 : 305.000 Có TK 336 : 6.405.000 Quy trình hạch toán tiền tạm ứng tại Xí nghiệp 103 Chứng từ thanh toán tạm ứng Sổ Nhật ký chung Phiếu chi tạm ứng Sổ chi tiết TK 141 Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Xí nghiệp 103 Tài khoản 141 Tạm ứng Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Số CT Ngày CT Nội dung chứng từ TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có Dư đầu tháng 1.110.948.347 T2 2/5/02 Minh-Nộp tiền vay mua vật tư CT HH2 111 8.000.000 C7 18/5/02 Giáp-Tạm ứng mua vật tư CT HH2 111 70.000.000 ........ ... ... Cộng số phát sinh 104.881.500 191.573.050 Dư cuối tháng 1.024.256.797 * Cơ sở lập Sổ chi tiết Tài khoản 141: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 141 theo dõi từng người tạm ứng theo từng công trình. * Phương pháp ghi : - Cột số chứng từ : ghi số của phiếu thu và phiếu chi theo thứ tự thời gian. - Cột ngày chứng từ : ghi ngày của phiếu thu và phiếu chi. - Cột nội dung chứng từ : ghi các lý do thu tiền tạm ứng và chi tiền tạm ứng. - Cột TK đối ứng : ghi tài khoản đối ứng với TK 141. - Cột phát sinh nợ : ghi số tiền trên phiếu thu. - Cột phát sinh có : ghi số tiền trên phiếu chi. - Dòng dư đầu tháng : ghi số tiền tồn của tháng trước. - Dòng cộng số phát sinh : cộng phát sinh cả bên nợ và bên có. - Dòng dư cuối tháng = Dư đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm * Tác dụng : Dễ theo dõi số tiền đã tạm ứng và thu tiền tạm ứng trong tháng. IV- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm Để xây dựng một công trình hoàn thành hay hoàn thành một hạng mục công trình ( HMCT ) thì doanh nghiệp phải đầu tư vào quá trình sản xuất thi công một lượng chi phí nhất định. Những khoản chi phí mà doanh nghiệp chi ra trong quá trình thi công đó sẽ tham gia cấu thành nên giá thành