Báo cáo Quản lý tài chính và kinh doanh tiền tệ tại chi nhánh ngân hàng ngoại thương Hà Nội

Mục lục Lời nói đầu 1 Chương 1: khái quát về quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội 2 I) Qúa trình hình thành và phát triển 2 II)Cơ cấu tổ chức của chi nhánh 4 Chương 2: chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 7 I)Điều khoản chung. 7 II)Chức năng, nhiệm vụ 9 1)Phòng tín dụng - tổng hợp. 9 2) Phòng kế toán và Tài chính. 10 3)Phòng thanh toán xuất nhập khẩu : 11 4)Phòng hành chính –nhân sự : 12 5)Phòng ngân quỹ 13 6)Phòng tin học 13 7)Phòng dịch vụ Ngân hàng: 14 8)Phòng giao dịch hàng bài 15 9)Tổ kiểm tra và kiểm toán nội bộ: 16 Chương 3: Tổng kết hoạt động kinh doanh tại ngân hàng, định hướng và mục tiêu phát triển trong thời gian tới 18 I)Các sản phẩm dịch vụ Ngân hàng cung cấp. 18 II)Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội trong những năm gần đây(1999-2003). 19 III)Định hướng, mục tiêu phát triển. 23 1>Hướng phát triển và mục tiêu đến năm 2005 23 2> Định hướng, mục tiêu phát triển trong thời gian tới. 24 Kết luận 26 Lời nói đầu Qua sự giới thiệu của Khoa và Nhà trường em đã đến thực tập tại Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Trong thời gian thực tập vừa qua, em đã được các cô chú cán bộ của chi nhánh tận tình chỉ bảo, giúp đỡ, tạo điều kiện để em được tham gia làm việc và quan sát các hoạt động thường ngày tại đây. Kết thúc giai đoạn thực tập tổng hợp, em đã nắm được khái quát tình hình thực tế của chi nhánh về : Quá trình hình thành phát triển và những nhân tố tác động đến quá trình này, mô hình tổ chức, chức năng, nhân sự, các hoạt động kinh doanh cơ bản, và các phần việc liên quan đến quản lý tài chính và kinh doanh tiền tệ tại Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Toàn bộ kết quả thu được sau đợt thực tập tổng hợp em xin trình bầy thành các phần sau đây: Chương 1 khái quát về quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội Chương 2 chức năng và nhiệm vụ cùa các phòng ban Chương 3 Tổng kết hoạt động kinh doanh tại ngân hàng, định hướng và mục tiêu phát triển trong thời gian tới Chương 1: khái quát về quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội I) Qúa trình hình thành và phát triển Là một chi nhánh VCB, VCBHN được thành lập ngày 01/03/1985 là một trong những chi nhánh chủ chốt của hệ thống Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, đặt tại Hà Nội đến nay với chăng đường hoạt đông 20 năm đầy khó khăn, VCBHN đã đạt được nhiều thành tựu đáng chú ý trong sự nghiệp phát triển chung của toàn hệ thống Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Cùng với sự nghiệp đổi mới và thành tựu phát triển kinh tế-xã hội của đất nước và quá trình đổi mới hoạt động chung của toàn ngành Ngân hàng nước ta và của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, VCBHN đã thực hiện nhiều giải pháp phù hợp, tháo gỡ các khó khăn vướng mắc, vươn lên khẳng định vị trí vai trò của mình là một chi nhánh NHTMQD không ngừng đổi mới và phát triển với tốc độ cao. VCBHN còn có vai trò quan trọng trong định hướng chiến lược phát triển kinh doanh của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và có nhiệm vụ tích cực đóng góp vào sự nghiệp công nghiệp hoá-hiện đại hoá, xây dựng và phát triển kinh tế trên địa bàn thủ đô. Trong 20 năm xây dựng và trưởng thành, VCBHN đã tổ chức tốt hoạt động huy động vốn và sử dụng vốn với các giải pháp ngày càng đa dạng. Chi nhánh cũng đặc biệt quan tâm tới chất lượng đội ngũ lao động nhằm đáp ứng quá trình đổi mới công nghệ, áp dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động Ngân hàng với mục tiêu cải thiện hiệu năng hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm thu hút và phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. Bên cánh đó thái độ và phong cách phục vụ khách hàng ngày càng được nâng cao. Tổng số lao động của chi nhánh đến nay là 241 người (trong đó có 152 Nữ), độ tuổi bình quân của cán bộ nhân viên hiện nay là 27 tuổi. Về chất lượng lao động 95% cán bộ của chi nhánh có trình độ Đại học, Cao Đẳng trở lên,85% cán bộ có trình độ ngoại ngữ C trở lên. Việc sắp xếp cán bộ nhân viên phù hợp với công việc,tổ chức bộ máy vận hành gon nhẹ, hiệu quả. Hiện nay Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam có mối quan hệ đại với trên 1000 Ngân hàng trên toàn thế giới. Nhờ có mặng lưới Ngân hàng đại lý rộng khắp này và đặc biệt từ khi tham gia vào mạng giao dịch tài chính Ngân hàng toàn cầu “SWIFT”, các nghiệp vụ thanh toán tín dụng quốc tế và các nghiệp vụ Ngân hàng (như hoạt động thư tín dụng, nhờ thu, chuyển tiền) tại VCBHN được thực hiện một cách chính xác, an toàn và nhanh chóng, góp phần quan trọng vào phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của thủ đô. Công tác kế toán, thanh toán luôn đảm bảo kịp thời, chính xác tạo điều kiện cho khách hàng luân chuyển vốn nhanh phục vụ công tác kinh doanh. Số thanh toán qua Ngân hàng tăng đã góp phần tăng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, hạn chế tiền mặt trong lưu thông, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng thu cho Ngân hàng. Đến cuối tháng 12/2002 số lượng khách hàng mở tài khoản giao dịch tại VCBHN là gần 32000 tài khoản. Riêng trong năm 2002 số tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân mở tài khoản tại ngân hàng tăng 46% so với năm 2001;doanh số thanh toán bù trừ đạt 5045 tỷ đồng, tăng 16%; thanh toán bù trừ qua Ngân hàng Nhà nước đạt 2294 tỷ đồng, tămg 47%; thanh toán cùng hệ thống đạt 34509 tỷ đồng, tăng 25% so với năm 2001. Nhận thức được vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Ngân hàng sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh hiệu quả trong kinh doanh, Vietcombank Hà Nội đã đẩy mạnh trang bị công nghệ máy tính hiện đại, cung cấp các tiện ích tạo điều kiện phục vụ hoạt động kinh doanh của Ngân hàng và khách hàng nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý, đồng thời góp phần đưa các sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng hiện đại tiếp cận khách hàng thủ đô. Dịch vụ thanh toán thẻ tín dụng năm 2000 bị giảm sút do phí chia sẻ thị phần thanh toán với các Ngân hàng thương mại cổ phần nên năm 2000 chỉ đạt 84000 USD, bằng 66%; năm 2001 đạt gần 90000 USD bằng 105% năm 2000, năm 2002 đạt 128000 USD tăng 44% so với năm 2001. Chi nhánh Vietcombank Hà Nội đặc biệt chú trọng đến các công tác khuyếch trương đưa các sản phẩm dịch vụ Ngân hàng hiện đại vào cuộc sống, dần tiến tới đồng bộ liên hoàn các dịch vụ Ngân hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch,t ừng bước thay đổi thói quen sử dụng tiền mặt trong tiêu dùng hàng ngày. Công tác phát hành thẻ lần đầu tiên đã được chi nhánh triển khai trong năm 2002 có kế quả tốt. Trong đó : thẻ ATM số lượng thẻ phát hành đạt 3086 thẻ (doanh số thanh toán là 35 tỷ đồng), thẻ Visa, Master số lượng thẻ phát hành đạt 162 thẻ. Dịch vụ chi trả kiều hối, chuyển tiền, đổi tiền của chi nhánh đều đạt kết quả tốt, với chất lượng phục vụ ngày càng nâng cao, cán bộ nhân viên các bộ phận tiếp khách đều có thái độ phục vụ tốt, đã và đang được đào tạo các kiến thức về chăm sóc khách hàng. Đặc biệt năm 2002 doanh số kiều hối của chi nhánh đạt 16 triệu USD, tăng 94% so với năm 2001; lượng kiều hối tăng mạnh đã góp phần bù đắp lượng ngoại tệ cho đất nước do kim ngạch xuất khẩu giảm sút. Dịch vụ tiết kiệm của Vietcombank tăng mạnh, năm 2002 lượng khách hàng mở tài khoản tăng 46% so với năm 2001. Đến nay Vietcombank Hà Nội có số lượng khách hàng là 31982, quản lý trên 60000 tài khoản tiết kiệm và kỳ phiếu, có 4106 tài khoản cá nhân giao dịch. Bình quân 1 ngày có 2000 giao dịch được thực hiện. Chi nhánh đã triển khai công nghệ Ngân hàng bán lẻ từ tháng 9/2000 có ưu thế rất tốt. Về phát triển khách hàng, chi nhánh đã chỉ đạo các phòng nghiệp vụ bám sát khách hàng,tìm hiểu nhu cầu, đưa ra các biện pháp hợp lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khuôn khổ cho phép. Từ đó chi nhánh không những vấn giữ vững đội ngữ khách hàng truyền thống mà còn phát triển thêm một số khách hàng mới. II)Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Hiện nay mạng lưới hoạt động kinh doanh của chi nhánh Vietcombank Hà Nội gồm +1 trụ sở chính (đặt tại 78 Nguyễn Du- Hà Nội) +4 chi nhánh cấp 2(đặt tại Thành Công, Cầu Giấy, Chương Dương, Ba Đình) +3 phòng giao dịch (đặt tại Hàng Đồng, Hàng Bài, Trần Bình Trọng) .+1 quầy giao dịch đặt (tại sân bay nội bài). Trụ sở chính Tín dụng tổng hợp Quan hệ khách hàng Quản trị rủi ro tín dụng Thẩm định dự án Kiểm tra nội bộ Hành chính nhân sự Tin hoc Kế toán tài chính Ngân quỹ Phòng giao dịch Thanh toán quốc tế Thẻ Dịch vụ ngân hàng Khách hàng đặc biệt Thành công Chương dương Cầu giấy Chi nhánh cấp 2 Ba đình GIáM ĐốC P.GIáM ĐốC P.GIáM ĐốC Quầy thu đổi ngoại tệ sân bay nội bài Số 3 Hàng Đồng Số 2 Trần Bình Trọng Số 1 Hàng Bài Với mô hình tổ chức như sau: Tiếp nối chặng đường vẻ vang 40 năm qua, trước thời điểm hội nhập đang tới gần, Vietcombank lại chuẩn bị cho mình những hành trang mới. Với chương trình cài cách và hiện đại hoá Ngân hàng một cách toàn diện, triệt để, chắc chắn rằng Vietcombank Hà Nội nói riêng và Vietcombank nói chung sẽ cùng với hệ thống Ngân hàng Việt Nam tạo nên mạch đập vững vàng, chắp cánh cho kinh tế Việt Nam bước vào thời kỳ mới. Chương 2: chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban I)Điều khoản chung. Điều1: Tổ chúc bộ máy của Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội,theo quyết định số 287/QĐ/TCCB-ĐT ngày 27/72000 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam gồm có các phòng sau: 1-Phòng tín – Tổng hợp 2-Phòng Kế toán và Tài chính 3-Phòng Thanh toán Xuất Nhập khẩu 4-Phòng Hành chính –Nhân sự 5-Phòng Ngân quỹ 6-Phòng Tin học 7-Phòng Dịch vụ và Ngân hàng 8-Phòng Giao dịch số 2 Hàng Bài 9-Tổ Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ Mỗi phòng do Trưởng phòng điều hành và có một số Phó trưởng phòng giúp việc. Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phòng: - Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trướcGiám đốc Chi nhánh Ngoại thương Hà Nội về mọi mặt công tác của phòng. Xây dụng chương trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiệnchức năng, nhiệm vụ của phòng được ghi tại điều 4 quy định này. Có trách nhiệm tham mưu,giúp việc cho Ban giám đóc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh. Đề xuất những kiến nghị với Ngân hàng Ngoại thương Vệt Nam, Chính quyền địa phương tronh quá trình thực thi các chế độ chính sách có liên quan tới công việc của phòng mình phụ trách. Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác của Chi nhánh khi xủ lý những vấn đề nghiệp vụ có liên quan. Ký trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản nghiệp vụ giao dịch (theo biên bản số 32/BB.NHNTHN ngày 18/01/2000 phân công, phân nhiệm công trác và thông báo số 144/NHNTHN ngày 01/06/2000 về phân cấp giải quyết các công việc của Ban giám đốc, của các trưởng phó phòng và sử dụng con giấu Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội). Phối hợp với các tổ chức Đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thực hện các chế độ chính sách,quản lý đối với công chức, viên chức. Động viên công chức viên chức tích cực hưởng ứng các phong trào của cơ quan, hoàn thành tốt nhiệm vỵ chính trị chuyên môn. Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng cho phù hợp. Xây dựng nội quy làm việc và phương thức điều hành hợp lý,có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Phan công trách nhiệm cho các Phó trưởng phòng và các thành viên trong phòng. Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội giao. Điều 3: Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó trưởng phòng: Giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác doTrưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban giám đốc Chi nhánh về các nhiệm vụ được giao. Ký thay trưởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch thuộc trách nhiệm phụ trách, tờ trình Ban giám đốc theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Khi Trưởng phòng đi vắng, một Phó trưởng phòng được uỷ quyền thay mặt trưởng phòng để giải quyết công việc chung của phòng và phải chịu trách nhiệm về các công việc đã giải quyết trong thời gian được uỷ quyền. Sau đó phải báo cáo Trưởng phòng về những công việc đã giải quyết. Tham gia ý kiến với Trưởng phòng trong việc thưc hiện mặt công tác của Phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ. II)Chức năng, nhiệm vụ Điều 4: Các phòng ban Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội có chức năng, nhiệm vụ sau: 1)Phòng tín dụng - tổng hợp. 1-Tham mưu, giúp Ban giám đốc xây dụng các biện pháp để thực hiện chính sách, chủ trương của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam về tiền tệ, tín dụng, Ngân hàng.. 2-Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phương. Giúp Ban giám đốc tham gia xây dựng chương trình kế hoạch kinh tế – xã hội của thành phố và Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. 3-Dự thảo các báo cáo tổng kết sơ kết quý,6 tháng, năm của Chi nhánh để báo cáo Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Uỷ Ban nhân dânthành phố Hà Nội, Ngân hàng Nhà nước thành phố Hà Nội và giúp Giám đốc xây dựng chương trình công tcs quý, 6 tháng và năm của Chi nhánh. 4-Giúp Ban giám đốc về công tác pháp chế của chi nhánh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng. 5-Thực hiện nghiệp vụ cho vay đối với cácthàng phần kinh tế theo Luật ngân hàng và Luật các tổ chức tín dụng, mở tài khảon cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ. 6-Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹdưới 100%, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn, sau đó chuyển cho các phònh nghiệp vụ có liên quanđể phát hành như bảo lãnh trong hoặc ngoài nước. 7-Điều hoà vốn ngoại tệvà ĐVN. 8-Phối hợp với các phòng để xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm. 9-Công bố và lưu giữ tỷ giá mua bán ngoại tệ hàng ngày, lưu trữ và thông báo tỷ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay VNĐ và ngoại tệ. 10-Kinh doanh ngoại tệ và thực hioện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế. 11-Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2) Phòng kế toán và Tài chính. 2.1-Bộ phận “Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền”: Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT-END, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý tiếp các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm: 1-Về thanh toán viên: Liên hàng vãng lai nội bộ vietcombank, bù trừ và liên hàng Ngân hàng Nhà nước. 2-Hạch toán điện đến từ nước ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng Nhà nước và chuyển báo cáo cho Phòng Dịch vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hưởng hoặc mời khách đến nhận tiền. 3-Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thuđi đến trong nước và nước ngoài, séc đích danh. 4- tạo các bảng kê trả lương tự động, thực hiện các giao dịch chyển tiền tự động (AFT), các giao dịch đầu tư tự động. 5-Đối chiếu liên hàng nội bộ (On-line &Of-line). 6-Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình. 2.2-Bộ phận “Quản lý tài khoản” (ACCOUNT MANAGEMNT): Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng), bao gồm: 1-Nhận và phân loại các báo cáo, phân loạik chứng từ, bảng kê, liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản. 2-Chấm, đối chiếu lần lựơt từng tài khoản mình phụ trách. 3-Sau khi kiểm tra, đối chiếu và tính lãi theo định kỳ cho khách hàng trên các tài khoản tiền gửi,tiết kiệm,kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả (bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) cho điến bộ phận quản lý trhông tin khách hàng để trả cho khách. 4-Đóng và Lưu Nhật ký chứng từ. 5-Tra soát, đối chiếu tài khoản. 6-Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, trái phiếu, kỳ phiếu ĐVN và ngoại tệ của Chi nhánh tại Trung ương, các tổ chức tín dụng khác và kho bạc Nhà nước. 7-Thực hiện nghiệp vụ mật mã (xử lý điện qua Telex và Swift). 8-Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối (tháng, năm)theo quy định. 2.3-Bộ phận “Quản lý chi tiêu nội bộ”: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khác như: 1-Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều chuyển vốn giữa Chi nhánh và Trung Ương. 2-Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao động, tính toán, kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ. 3-Quản lý thu nhập, chi phí của Chi nhánh . 4-Tạo tài khoản nội bộ mới: VNĐ, Ngân phiếu, Ngoại tên. 5-Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao . 3)Phòng thanh toán xuất nhập khẩu : 1-Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất,nhập khẩu hàng hoá dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kèm chứng từ . 2-Phát hành thư bảo lãnh đối với nước ngoài kể cả việc mở và thanh toán L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của Phòng tín dụng-tổng hợp thẩm định chuyển đến . 3-Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài của khách hàng. 4-Quản lý và kiểm tra mẫu dấu chữ ký của các Ngân hàng nước ngoài . 5-Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 4)Phòng hành chính –nhân sự : 4.1 Công tác tổ chức cán bộ : 1-Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong việc bố trí, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. 2-Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm và theo dõi triển khai thực hiện kế hoạch đó. 3-Tham mưu,giúp việc cho Ban giám đốc trong việc xây dựng quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng Ngoai thương Việt Nam,Ngân hàng Nhà nước thành phố và của Thành uỷ Hà Nội. 4-Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. 5-Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên trong cơ quan. 6-Lưu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định . 7-Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ quan. 8-Thường trực công tác thi đua khen thưởng của cơ quan. 4.2-Công tác hành chính và quản trị: 1-Tham mưu cho Ban giám đốc về những vấn đề chung của công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu,thực hiện hợp đồng về điện nước, điện thoại, sửa chữa và xây dựng nhỏ của cơ quan. 2-Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan. Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, in dấu,telex, fax.Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho. 3-Quản lý,bảo quản tài sản của Chi nhánh, ôtô, kho vật liệu dự trữ của cơ quan theo đúng chế độ quy định. 4-Thực hiện công tác lễ tân, công vụ phục vụ các hoạt động của cơ quan. 5-Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan(có phối hợp với các phòng có liên quan và ngành nội chính). 6-Quản lý quỹ chi tiêu nội bộ cơ quan. 7-Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 5)Phòng ngân quỹ 1-Thu chi tiền đồng Việt Nam, Ngân phiếu thanh toán . 2-Thu chi các loại ngoại tệ:tiền mặt, séc du lich, giám định tiền thật,tiền giả. 3-Chuyển tiền mặt và sách du lịch đi tiêu thụ nước ngoài qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. 4-Quản lý kho tiền, quỹ ngiệp vụ, tài sản thế chấp, chứng từ có giá. 5-Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt VNĐ,ngoại tệ,ngân phiếu và séc . 6-Thực hiện điều chuyển tiền mặt, đảm bảo định mức tồn quỹ VNĐ, ngoại tệ, ngân phiếu và séc. 7-Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn hoặc không đủ tiêu chuẩn lưu thông. 8-Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 6)Phòng tin học 1-Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ Ngân hàng, cải tiến, bổ xung các chương trình phần mềm hiện có và lập các chương trình phần mềm mới phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. 2-Quản lý và bảo quản, bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi nhánh.Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam ban hành. 3-Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chương trình phần mềm ứng dụng nghiệp vụ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam để triển khai tại chi nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm như các tài sản khác của cơ quan. 4-Xây dựng kế hoạc vật tư, trang bị mới và bảo hành thiết bị tin học nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kỹ thuật tin học tại Chi nhánh. 5-Là đầu mối quan hệ với phòng tin học Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, các Ngân hàng trong lĩnh vực công nghệ tin học. 6-Thực hiện công tác công nghệ tin học,quản lý các chuẩn về mẫu tin,mã hoá đối với các Ngân hàng trên địa bàn về công tác thanh toán và thông tin báo cáo. 7-Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng ; cài đặt các chương trình phần mềm, hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống mạng theo chỉ đạo của Ban giám đốc. 8-Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và chi nhánh. 9-Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho các phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới . 10-Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 7)Phòng dịch vụ Ngân hàng: 7.1-Bộ phận “thông tin khách hàng” (customer INFORMATION): 1-Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (hồ sơ CIF). 2-Tiếp nhận,quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về:chủ tài khoản,địa chỉ,kế toán trưởng,mẫu dấu,mẫu chữ ký. 3-Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng:số dư tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả giao dịch trực tiếp và qua các phương tiện thông tin liên lạc. 4-Tập hợp và trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi, bán ấn chỉ cho khách hàng(các chứng từ có liên quan trả cho khách hàng). 5-Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn qui trình nghiệp vụ cho khách hàng. Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách và thu hút khách hàng. 7.2 Bộ phận “dịch vụ khách hàng” (CUSTOMER SERVICE): 1-Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi (VNĐ và ngoại tệ) của mọi đối tượng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức :tiền mặt, chuyển khoản, séc(trừ phần tạo điện). 2-Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ). 3-Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank. 4-Xử lý nghiệp vụ mua(chuyển đổi ngoại tệ) séc du lịch bằng mọi hình thức (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản và bán ngoại tệ theo hộ chiếu. 5-Chi trả kiều hối, chuyển tiền nhanh(MONEY GRAM). 6-Quản lý các đại lý uỷ nhiệm thu đổi 7-Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nước, ngoài nước và séc đích danh . 8-Trực tiếp thu, chi tiền mặt, séc du lịch liên quan đến các nghiệp vụ trên theo hạn mức do Giám đốc giao. 9-Phát hành thư bảo lãnh (dự thầu hoặc đấu thầu)cho khách hàng trong nước ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng tín dụng tổng hợp thẩm định chuyển đến. ác do Giám đốc giao. 10-Thực hiên một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 8)Phòng giao dịch hàng bài +Thông tin khách hàng: 1-Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (hồ sơ CIF). 2-Tiếp nhận, quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trưởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký. 3-Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng:số dư tài khoản, hoạt động và ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả giao dịch trực tiếp và qua các phương tiên thông tin liên lạc. 4-Trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi cho khách hàng. 5-Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ Ngân hàng cho khách hàng, đề xuất chính sách thu hút khách hàng +Dịch vụ khách hàng: 1-Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản vãng lai của mọi đối tượng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức :tiền mặt,chuyển khoản, séc(trừ phần tạo điện). 2-Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu(VNĐ và ngoại tệ). 3-Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank 4-Thực hiện cho vay khách hàng theo uỷ quyền của Giám đốc. Mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ. 5-Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tê, séc du lịch bằng mọi hình thức(tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, chuyển khoản và bán ngoại tệ theo hộ chiếu do Giám đốc phân cấp). 6-Chi trả kiều hối. 7-Phát hành thư bảo lãnh cho khách hàng trong nước ký quỹ 100%. + Nghiệp vụ chuyển tiền và quản lý tài khoản: Thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý chứng từ của khách hàng và xử lý: 1-Mở và quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng (các tài khoản nội,ngoại bảng). 2-Tạo điện, bảng kê, tạo file đi nước ngoài, đi liên hàng, bù trừ . 3-Tạo thư nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu. Nội dung nghiệp vụ 2 và 3 được chuyển về Phòng kế toán tài chính giải quyết. 4-Nhận và phân loại các báo cáo,phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê để chấm đối chiếu tài khoản và trả chứng từ (bao gồm sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có...) cho khách hàng. 5-Thực hiện một số nhiệm vụ khách do Giám đốc giao. 9)Tổ kiểm tra và kiểm toán nội bộ: 1-Lập kế hoạc định kỳ hoặc đột suất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ trình Giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra,giám sát việc chấp hành các quy trình thực hiện nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật vê Ngân hàng và quy định của Ngân hàng Nhà nư