Báo cáo Phân tích tình hình hoạt động của bộ phận kế toán tại khách sạn GUOMAN

Lời mở đầu. Theo chủ trương của tổng cục Du lịch Việt Nam và ban giám hiệu trường Cao Đẳng Du Lịch Hà Nội về việc thực hiện đợt thực tập lần 2 từ ngày 24/11/2003 dến ngày 16/01/2004với mục tiêu: _ Làm quen với công việc và môi trường làm việc của khách sạn . _ Bước đầu tìm hiểu về các hoạt động thực tiễn của một cơ sở kinh doanh khách sạn. Đặc biệt là hệ thống tổ chức, quản lý điều hành và các hoạt động chuyên môn. _ Vận dụng những kiến thức chuyên môn vào công việc thực tiễn. _ Tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn của nghề nghiệp để xác định được vị trí công việc phù hợp với mình trong tương lai. _ Học hỏi và tích luỹ kinh nghiệm trong công tác quản lý nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. Đồng thời từ đó xác định trách nhiệm của mình trong tương lai góp phần đưa ngành Du Lịch phát triển, hội nhập với Du Lịch khu vực và thế giới. Được sự phân công, sắp xếp của giáo viên chủ nhiệm khoa Lê Minh Phương, em được nhận thực tập tại khách sạn GUOMAN _ 38A Lý Thường Kiệt _Hà Nội. Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ quan tâm của khách sạn, của các anh chị nhân viên, đặc biệt là sự giúp đỡ tạo điều kiện thực tập của anh Phùng An Ninh, em đã thực hiện tốt đợt thực tập, giúp em hiểu biết hơn về kế toán và quan trọng hơn là nắm thêm được nhiều nghiệp vụ liên quan đến chương trình học cuả mình. Nhân đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn bộ nhân viên khách sạn GUOMAN, cô giáo chủ nhiệm và nhà trường đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian vừa qua. Ngày nay, xu thế chung của toàn thế giới là mở cửa hợp tác và hoà nhập với các nước trên toàn cầu. Chính vì vậy nhu cầu giao lưu không chỉ xuất hiện trong mối quan hệ kinh tế, chính trị giữa các nước... Nhu cầu du lịch của người dân cũng ngày càng tăng lên đòi hỏi nhiều yếu tố liên quan cũng phát triển theo. Đặc biệt đòi hỏi ngành du lịch của mỗi quốc gia phải có sự chuẩn bị tốt, nhằm đáp ứng một cách thoải mái nhất với những nhu cầu du lịch đa dạng của khách. Tính trung bình hàng năm trên thế giới đóng góp vào GDP do ngành kinh doanh du lịch khách sạn mang lại chiếm dến 10% bên cạnh các ngành kinh tế khác. Việt Nam là quốc gia mới phát triển ngành kinh doanh du lịch khách sạn cách đây không lâu nhưng góp phần không nhỏ trong việc làm tăng thu nhập quốc dân và giải quyết vấn đề việc làm cho một lực lượng lao động lớn. Việt Nam trong quá trình đổi mới thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá nền kinh tế đã xác định:"...Phát triển Du Lịch thực sự trở thành một ngành kinh tế mũi nhọn, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động trên cơ sở khai thác lợi thế và điều kiện tự nhiên, sinh thái, truyền thống, văn hoá, lịch sử, đáp ứng nhu cầu du lịch trong nước và phát triển nhanh du lịch quốc gia sớm đạt trình độ du lịch trong khu vực ..."( Trích văn kiện đại hội Đảng lần thứ IX ). Đây thực sự là một cơ hội lớn nhưng cũng là thách thức lớn đối với ngành du lich Việt Nam. Thực tế, ngành du lịch Khách sạn Việt Nam mới đi vào con đuờng phát triển nên cũng gặp phải những khó khăn nhất định nhưng một nguyên nhân quan trọng là do chất lượng du lịch tại những khách sạn trong nước còn kém và chưa được quan tâm đúng mức. Mặc dù vậy trong thời gian gần đây các doanh nghiệp khách sạn đã bắt đầu quan tâm học hỏi việc quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng các dịch vụ một cách hiệu quả, đặt các tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ nhằm thu hút khách và nâng cao hiệu quả chất lượng kinh doanh. Với bản báo cáo thực tập này giúp em hiểu thêm về kinh doanh khách sạn cũng như nắm được những bước phát triển của nghành kinh doanh du lịch khách sạn của Việt nam nói chung và hoạt động của các khách sạn nói riêng. Nội dung báo cáo thực tập gồm 4 phần: Phần I : Giới thiệu khái quát về khách sạn GUOMAN. Phần II : Phân tích tình hình hoạt động của bộ phận kế toán tại khách sạn GUOMAN. Phần III : ý kiến đề suất về công tác kế toán của khách sạn. Phần IV : Kết luận . ************************ Phần I: Giới thiệu khái quát về khách sạn GUOMAN. 1- Vị trí, quá trình hình thành và phát triển của khách sạn: Khách sạn GUOMAN là khách sạn liên doanh giữa tập đoàn Hong Leong của Malaysia và công ty Transportation của Việt Nam . GUOMAN HANOI HOTEL là toà nhà 12 tầng, nằm trên trục đường Lý Thường Kiệt. Được xây dựng và bắt đầu hoạt động vào tháng 10/1997 với tổng số vốn đầu tư ban đầu là 13.200.000 USD. Khách sạn được thiết kế và xây dựng theo tiêu chuẩn 4* đã được tổng cục Du Lịch Việt Nam công nhận tháng 4/ 2001. Tổng diện tích của khách sạn là 2950 m2 gồm 151 phòng, trong dó 149 phòng phục vụ kinh doanh lưu trú; 2 phòng dành cho tập đoàn; sân bãi chứa được 30 xe ôtô; 2 nhà hàng phục vụ từ 6h đến 23h với cách bài trí tranh ảnh, cây cảnh hợp lý, dàn âm thanh hiện đại... - Bộ phận bếp được bố trí gần với nhà hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ ăn uống của khách lưu trú. - Khách sạn được trang bị hệ thống điện nước thiết bị báo cháy hoạt dộng 24/24h. - Bộ phận bảo vệ với hệ thống camera được trang bị ở các hành lang, sảnh, nơi để xe... nhằm kịp thời sử lý những tình huống bất thường. - Bộ phận lễ tân là nơi đầu tiên mà khách tiếp xúc với khách sạn nên cơ sở vật chất tại đây được bố trí với thẩm mỹ cao, lịch sự sang trọng. Các trang thiết bị hiện đại làm giảm tối đa sức lao động của con người, ngay cạnh đó là phòng bán đồ lưu niệm với nhiều chủng loại độc đáo, chất lượng cao... 2- Chức năng chung của khách sạn: - Kinh doanh lưu trú. - Kinh doanh hoạt động ăn uống.- Cung cấp các dịch vụ vận chuyển. - Cung cấp các dịch vụ tham quan giải trí. - Các dịch vụ bên trong và bên ngoài khách sạn. Có thể nói các sản phẩm của khách sạn ngoài sản phẩm vật chất như ăn uống, lưu niệm còn có các dịch vụ bổ xung khác như: điện thoại, thể hình, truy cập internet, fax... 3- Hệ thống tổ chức và điều hành của khách sạn: Tổng GĐ Khách sạn GUOMAN kinh doanh lưu trú là chủ yếu nên bộ máy tổ chức của khách sạn được sắp xếp theo kiểu trực tuyến tham mưu. Phó GĐ Phó GĐ GĐ Điều Hành Bàn bếp Bảo dưỡng Bảo vệ Kế toán Tiếp thị Lễ tân Buồng Phòng nhân sự * Ban giám đốc ( 4 người ): - Tổng giám đốc: do tập đoàn Hong Leong đề cử, chịu trách nhiệm trước tập đoàn và sự tồn tại của khách sạn . - Phó giám đốc (2 người ): Một do công ty vận tải đề cử, một do phía tập đoàn Malaysia đề cử. Chịu trách nhiệm điều khiển sự hoạt động của công ty và báo cáo tình hình tài chính, đưa ra phương hướng cho những năm tiếp theo. - Giám đốc điều hành: trực tiếp tham gia điều hành hoạt động của khách sạn, đảm bảo vận hành khách sạn sao cho đạt được lợi ích cao nhất. * Các bộ phận khác: - Đứng đầu là trưởng các bộ phận, họ tham gia giám sát, đôn đốc, kiểm tra sao cho công việc đạt được hiệu quả cao nhất. - Nhân viên của các bộ phận này gồm 121 người, họ tham gia trực tiếp vào quá trình phục vụ khách. **************** Phần II: Tình hình hoạt động của công tác kế toán trong khách sạn. Kế toán có nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong bộ máy tổ chức của khách sạn GUOMAN. Với nhiều chức năng khác nhau cho thấy nhiệm vụ của kế toán là vô cùng cần thiết. - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả sử dụng kinh phí của doanh nghiệp Du Lịch khách sạn. Nhiệm vụ này thể hiện rõ chức năng thu nhận, sử lý thông tin và là nền tảng cho nhiệm vụ sau này của kế toán. - Kiểm tra tình hình thực tế vào cuối tháng, lập kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kinh phí.Nhiệm vụ này thể hiện chức năng kiểm tra của kế toán với những nghiệp vụ của mình và các nghiệp vụ liên quan. - Cung cấp số liệu, tài liệu, kết quả kinh doanh, tình hình tài chính phục vụ cho việc điều hành, quản lý của lãnh đạo ban giám đốc. Kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho công tác lập kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế. 1- Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng của phòng kế toán tại khách sạn GUOMAN. 1.1_ Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán khá chặt chẽ, đựơc phân công công việc tối đa và đảm bảo tính nhất quán trong công việc của từng cá nhân. hình vẽ: Bộ máy tổ chức của phòng kế toán tại khách sạn GUOMAN. Trong công việc, việc thiết kế vị trí của từng nhân viên theo chuyên môn công việc cũng vô cùng cần thiết. Khách sạn thiết kế theo mô hình làm việc hiện đại của các nước phát triển. Thêm vào đó là hệ thống máy móc phục vụ cho các nghiệp vụ trong văn phòng là hoàn toàn đầy đủ và phù hợp. 1.2_ Nhiệm vụ chức năng của từng nhân viên thuộc bộ phận kế toán: Phòng kế toán của khách sạn được quản lý trực tiếp từ tổng giám đốc khách sạn là Mr Richard và giám dốc phòng kế toán là Mr John To. Như vậy, nhân viên thuộc phòng kế toán gồm 15 nhân viên. (1) Mr John To: Giám đốc điều hành ( Hotel Controller ). Chức năng: Quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn. Trực tiếp quản lý phòng kế toán, nhận các báo cáo từ toàn bộ các phòng ban tại khách sạn. Đánh giá tổng hợp tình hình của các phòng nhằm đưa ra các giải pháp tình thế cho hạt động kinh doanh của khách sạn. Thay mặt Tổng giám đốc giám sát toàn bộ khách sạn khi Tổng giám đốc vắng mặt. (2) Ms Lê Mai Hoa: Kế toán tổng hợp ( Hotel Accountant ). Chức năng: Đây là vị trí hết sức quan trọng sau giám đốc điều hành, nhằm kiểm tra và giám sát chặt chẽ những công việc của phòng mà đặc biệt là nhưng công việc của giám đốc điều hành giao cho. Kiểm tra các báo cáo tài chính cuối tháng, lập báo cáo thu chi cho giám đốc điều hành, đôn đốc công việc của nhân viên trong phòng, làm việc với các cơ quan thuế của nhà nước. Thay mặt ký các quyết định quan trọng khi giám đốc điều hành kế toán vắng mặt. (3) Ms Nguyễn Thanh Hương: Thư ký kế toán (Ad.min Executive ). Chức năng: Giúp công việc giấy tờ cho Giám đốc điều hành kế toán, sắp xếp lịch họp, lịch công tác của phòng kế toán. Giám sát lịch làm việc của phòng, làm báo cáo về nhân sự trong phòng. (4) Ms Cung Minh Châu: Quản lý phòng mua bán (Purchasing Officer ). Chức năng: Kiểm soát, quản lý việc mua và bán hàng phục vụ cho quá trình đáp ứng nhu cầu của khách. Nhận đơn đặt hàng từ các bộ phận và làm việc với khách hàng để đặt hàng. (5) Mr Vũ Việt Hùng: Quản lý phòng máy tính (EDP Officer ). Chức năng: Kiểm soát mạng máy tính của toàn bộ khách sạn, sửa chữa và nâng cấp máy, nhập các số liệu tài chính từ các bộ phận qua đường chuyền của máy chủ. (6) Ms Mai Hoài Hương: Kế toán thu (Accounts Receivable/ General Cashier). Chức năng: Tổng hợp báo cáo từ các nhân viên thu ngân, cân đối sổ sách tài khoản, làm việc với ngân hàng và các công ty liên quan đến việc thanh toán với khách sạn. Giám sát việc trả lương cho nhân viên cuối tháng và cuối năm. (7) Mr Nguyễn Hữu Nghĩa (Income Auditor ) và Mr Đặng Tuấn Anh (Night Auditor ): Kiểm tra tài chính. Chức năng: Theo dõi và kiểm tra các báo cáo tài chính từ các bộ phận trong khách sạn. Làm báo cáo cuối tháng cho Trưởng các bộ phận. Quản lý việc xuất nhập hợp đồng tài chính của nhà hàng và làm thuế của khách sạn. (8) Ms Nguyễn Phương Thắng: Kế toán chi (Account Payable/ General Ledger Asst ). Chức năng: Giúp cho công việc thanh toán được thuận lợi và chính xác. Kế toán chi luôn tổng hợp các số liệu, hoá đơn từ các bộ phận khách hàng. Kiểm tra và viết séc nhằm thanh toán cho khách hàng theo thời gian quy định. (9) Mr Trịnh Văn Mười: Kiểm soát giá ( Material Asistant ). Chức năng: Kiểm soát giá cả hàng hoá từ bên ngoài vào khách sạn, làm báo cáo về giá cả chung cho hàng tháng, giúp đỡ phòng mua bán trao đổi với khách hàng. (10) Mr Phùng An Ninh: Điều hành và kiểm soát kho (Store Controller/ Receiving Office ). Chức năng: Kiểm tra hàng hoá được nhập vào kho, nhận các hoá đơn chứng từ hàng ngày và hàng tháng, quản lý hàng hoá trong các kho. (11) Ms Nguyễn Ngọc Diệp, Ms phạm Hoa Ly, Ms nguyễn Hải Phương, Mr Đào Hoàng Anh: (F & B Cashiers ) bộ phận nay thuộc sự quản lý của bộ phận Account. 1.3_ Trong quá trình thực tập tại khách sạn, em thực tập tại bộ phận kế toán ( finance ) do anh Phùng An Ninh phụ trách với chức vụ điều hành và kiểm soát kho ( Receving and Store ). - Nhiệm vụ của bộ phận điều hành ( Receving ): là lưu trữ những liên giấy tờ thuộc quyền kiểm soát của bộ phận này. Đề suất xuất, nhập ( Order) những sản phẩm phục vụ cho các bộ phận khác của khách sạn trong quá trình phục vụ khách. Kiểm tra hàng hoá được nhập vào kho, nhận các hoá đơn chứng từ hàng ngày và hàng tháng. - Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát kho ( Store ): chủ yếu nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý hàng hoá trong kho thực phẩm ( Food store ), kho lạnh ( Cold store ), kho tổng ( Store ), kho bát đĩa cùng các hoá chất tẩy rửa (Food and Beveret ), và kho đồ vải ( Linen store ). Ngoài ra nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát kho thể hiện tính cách quan trọng của nó với hoạt động của khách sạn bởi bộ phận kiểm soát kho ( Store ) này xuất hàng cho các bộ phận trong khách sạn như buồng ( Linen), bếp ( Food store ), bàn_bar (Store) ... Ngoài ra, hàng ngày nhân viên của bộ phận bếp sẽ cùng bộ phận kho nhận thực phẩm tươi để sử dụng cho ngày hôm sau, đảm bảo tính chính xác, độ tươi ngon của sản phẩm và số lượng của sản phẩm. 2_ Hình thức sổ sách kế toán mà phòng kế toán tại khách sạn GUOMAN sử dụng gồm: 2.1_ Hình thức sổ sách mà phòng kế toán sử dụng: Sổ nhật ký chung. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung chủ yếu là ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, rồi sử dụng số liệu ở sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, các sổ cái tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung: (1) Căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. (2) Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt thì thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm theo chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán, kế toán tổng hợp số liệu lập định khoản kế toán và ghi vào sổ nhật ký thu, chi (sổ nhật ký chuyên dùng ). (3) Căn cứ số liệu ở sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản liên quan. (4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ vào số liệu ở sổ cái các tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh. (5) Sau khi đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, có thể lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. 2.2_ Tại bộ phận điều hành và kiểm soát kho (Receiving and Store ) có những giấy tờ, sổ sách liên quan gồm: - Bộ phận kho ( Store ) gồm: Market list, Issuing report, Stork card. - Bộ phận kiểm soát ( Receiving ) gồm: Order, Beverage, Food, General, Vendor. a. Market list: là bảng thực đơn nhận hàng cho bộ phận bếp phục vụ cho 3 nhóm khách hàng ( do nhân viên phòng kế toán gọi mua ): - Main kitchen: bếp phục vụ khách Âu. - Asian kitchen: bếp phục vụ khách á. - Canteen : bếp phục vụ nhân viên. Ngoài ra, còn một số thực phẩm trong kho phục vụ cho bếp bánh dùng trong các bữa ăn của khách, của nhân viên và sử dụng để làm tiệc. Một bảng Market list hoàn chỉnh bao gồm ngày tháng nhập hàng, ghi đầy đủ số lượng hàng cần nhập, tên người nhập loại hàng đó và phải có chữ ký của bếp trưởng trước khi gọi hàng. Bảng Market list gồm 3 liên: - Trắng: Finance. - Hồng : Receiving. - Vàng : Kitchen. b. Issuing report: báo cáo xuất hàng cho các bộ phận khác trong khách sạn. Một bản Issuing report bao gồm 3 liên: - Xanh: kế toán ( Account ) - Vàng: các bộ phận khác trực tiếp nhận hàng từ kho ( Other ) - Trắng: kho ( Store ) Đa số, phần lớn lấy hàng trong kho là bộ phận bếp nên khác với những bản khác, liên vàng được bếp lưu lại. Một bản Issuing Report hoàn chỉnh phải điền đầy đủ các cột: số thứ tự, tên, chủng loại hàng hoá, số lượng hàng hoá yêu cầu, số lượng hàng thực xuất, giá thành trên một đơn vị sản phẩm và tổng cộng. Phiếu này chỉ có tác dụng khi: người yêu cầu hàng ký, trưởng bộ phận yêu cầu ký, người quản lý kho ký và người nhận hàng ký. Một bản báo cáo hoàn chỉnh gồm: ghi rõ số lượng hàng cần order, chủng loại hàng, mã số hàng, chủng loại hàng đã nhận, giá thành trước thuế, tổng tiền. c. Stork card: gồm 3 loại: Stork card food, Stork card beverage và Stork card general ) Nhằm quản lý việc xuất nhập hàng một cách chính xác và khoa học, Stork card food, Beverage và General quản lý hàng nhập vào và xuất ra của mặt hàng thực phẩm, đồ khô, hàng đông lạnh, đồ uống, các loại nước giải khát và rượu. Bên cạnh đó là các mặt hàng tổng hợp như văn phòng phẩm, giấy mực, hoá chất. Bản Stock nhằm kiểm soát hàng một cách khoa học và chặt chẽ còn nhằm cân đối số lượng hàng tồn kho và giúp cho việc nhập các mặt hàng mới chính xác, dễ dàng và thuận lợi. d. Order: là bảng yêu cầu nhập các mặt hàng trong kho đã biết sau khi các bộ phận khác nhận hàng. Bảng yêu cầu order sản phẩm này gồm 3 liên: - Liên trắng: Purchasing ( phòng mua bán ) - Liên vàng: Receiving ( phòng xuất nhập ) -Liên xanh: Accountion ( kế toán ) Một bảng Order sản phẩm hoàn chỉnh phải ghi rõ tên sản phẩm, số lượng sản phẩm còn trong kho, số lượng sản phẩm cần nhập thêm, mã số của sản phẩm cần nhập ( cost sản phẩm ) và phải có chữ ký của Store room. Sau đó đưa lên cho nhân viên của phòng kế toán kiểm tra, xin chữ ký của giám đốc kế toán là Mr John To mới được coi là hợp lệ, lúc đó mới được gọi sản phẩm đến. Quá trình Order một sản phẩm phải qua rất nhiều bước, tuy nhiên điều đó thể hiện sự đồng đều trong công việc của phòng kế toán khách sạn. e. Receiving Report Beverage: được sử dụng để nhập những sản phẩm như nước, bia, đồ uống nói chung. Một bản Beverage bao gồm 3 liên: - Trắng: do bộ phận Receiving lưu. - Hồng: do bộ phận Cost Control lưu. - Xanh: do bộ phận Accounting lưu. Một bảng Beverage hoàn chỉnh gồm có: - Tên của nơi mua sản phẩm. - Bộ phận order sản phẩm đó ( tức là sản phẩm đó được sử dụng cho bộ phận nào đó của khách sạn ). - Ngày, tháng, năm nhận sản phẩm. - Giá USD được đổi hàng ngày. -Tên sản phẩm được mua. - Mã sản phẩm được qui định tại khách sạn (code ). - Số lượng sản phẩm nhập vào. - Thành tiền. - Khi nhập vào bộ phận nào thì đánh dấu vào bộ phận đó: + Store. + Direct. + Other. - Mã của đơn đặt hàng. - Chữ ký của người viết Beverage. - Chữ ký của trưởng bộ phận nhận hàng. f. Food: được sử dụng để nhập những sản phẩm dạng thức ăn dùng cho bếp là chủ yếu, dùng cho quầy bar như đồ ăn nhẹ, rượu, bia, nước giải khát... Riêng bản Food bao gồm 4 liên: - Trắng: Receiving. - Xanh: Accounting. - Vàng: Receiving. - Hồng: Accounting. Một bản food hoàn chỉnh bao gồm các yếu tố sau: - Tên của nơi order sản phẩm. - Bộ phận order sản phẩm đó ( thường là store order sản phẩm food để cung cấp cho bộ phận bếp và các bộ phận liên quan ). - Ngày, tháng, năm nhận sản phẩm. - Giá USD được đổi hàng ngày. - Tên sản phẩm food được mua. - Mã sản phẩm được khách sạn quy định. - Số lượng sản phẩm mà nơi cung cấp mang đến. - Thành tiền ( được tính bằng số lượng xuất đơn giá, sau đó được quy đổi thành tiền USD theo giá USD của ngày hôm đó.) - Khi nhập vào bộ phận nào thì đánh dấu vào bộ phận đó ( Store, Direct, Other). - Mã của đơn đặt hàng. - Chữ ký của người viết Food. - Khác với những bản khác, đa số sản phẩm nhập vào kho nên phải có chữ ký của kiểm soát kho. g. Receving Report General. General được sử dụng để nhập những sản phẩm khác không phải là đồ uống và thực phẩm: ví dụ như những sản phẩm cho bộ phận giặt là ( chất tẩy rửa) bộ phậ quầy bar ( ly, cốc, đồ pha chế rượu ... ). Bản General bao gồm 3 liên: - Trắng: Receving . - Xanh: Accounting. - Hồng: Cost control. Tương tự như Beverage và Food, một bản Generage hoàn chỉnh bao gồm: - Tên của công ty cung cấp sản phẩm. - Bộ phận order sản phẩm đó. - Ngày, tháng, năm nhập sản phẩm. - Giá USD được đổi hàng ngày. - Mã sản phẩm được khách sạn quy định (code ). - Số lượng sản phẩm nhập vào. - Thành tiền ( luôn được quy đổi thành USD theo giá USD của ngày hôm đó). - Khi nhập vào bộ phận nào thì đánh dấu vào bộ phận đó ( store, direct, other). - Mã của đơn đặt hàng (nhằm so sánh số lượng và giá thành của sản phẩm với hoá đơn của nơi cung cấp ). - Chữ ký của người viết Genarage. - Chữ ký của bộ phận kho ( bắt buộc phải thông qua bộ phận này vì các sản phẩm này thường phải dự trữ nhiều, không thể do bộ phận cần trực tiếp gọi sản phẩm ). h. Vendor Shortage Advice: Vendor là loại giấy tờ đặc biệt được sử dụng tuỳ theo từng trường hợp, khả năng: - Khi nhập sản phẩm vào kho, nhưng nơi cung cấp lại cung cấp thiếu sản phẩm đó ( không bằng với số lượng sản phẩm mà khách sạn order ) thì vendor được sử dụng như bản lưu để sử dụng tiếp như một đơn đặt hàng của khách sạn. - Khi vendor được sử dụng như đơn đặt hàng tức là nơi cung cấp mang tiếp số lượng sản phẩm còn thiếu đến thì 1 vendor khác được sử dụng như 1 bản nhận số sản phẩm hoàn thiện ( bằng với số sản phẩm mà khách sạn order). Một bản Vendor hoàn chỉnh bao gồm theo thứ tự: - Ngày, tháng, năm nhập sản phẩm. - Tên của công ty cung cấp sản phẩm. - Mã của đơn đặt hàng. - Mã của bản nhập sản phẩm đó. - Tên sản phẩm được nhập vào còn thiếu ( hoặc hoàn thiện ). - Mã sản phẩm được khách sạn qui định ( cost sản phẩm ). - Số lượng sản phẩm mà khách sạn order. - Số lượng nhập vào. - Số lượng sản phẩm còn thiếu ( bằng lượng sản phẩm order_ lượng sản phẩm nhập vào ). - Đơn giá của sản phẩm đó. - Thành tiền ( số lượng sản phẩm còn thiếu nhân đơn giá ). - Nếu có thuế thì tổng tiền tính cả thuế VAT. i. Ngoài những giấy tờ chính trên, trong kho và phòng điều hành còn sử dụng PO, PR là những bản liên quan để nhập các sản phẩm mà khách sạn gọi mua. 3. Hình thức áp dụng công nghệ tin học trong phòng kế toán: Khách sạn GUOMAN là một khách sạn lớn 4* nên việc liên quan đến tình hình kinh doanh của khách sạn rất quan trọng, nhất là tình hình tài chính của khách sạn. Để quản lý tốt kết quả và quá trình kinh doanh, khách sạn đã đầu tư khá tốt cho phòng kế toán bao gồm 7 máy tính cho bộ phận thuế, bộ phận thanh toán cho khách hàng, bộ phận lưu trữ giấy tờ, bộ phận làm mẫu giấy tờ, bộ phận quản lý chúng, bộ phận thanh toán lương cho nhân viên và bộ phận quản lý toàn bộ phòng kế toán. Ngoài ra, phục vụ cho việc theo dõi, gửi fax, nhận fax, nhận bản giấy tờ, khách sạn còn cung cấp cho phòng kế toán 1 máy in cho bộ phận thuế và 1 máy in cho phòng kế toán sử dụng, 1 máy photocopy,và tủ hồ sơ được cấu tạo khá khoa học nhằm lưu trữ giấy tờ một cách có hiệu quả hơn. Nói chung, việc áp dụng khoa học công nghệ tin học của khách sạn GUOMAN là hoàn toàn hợp lý và triệt để, nhằm phục vụ một cách thoả đáng mọi yêu cầu liên quan đến nhu cầu của khách lưu trú, khách ăn uống và quá trình quản lý hiệu quả của ban lãnh đạo. 4. Đánh giá qua tình hình hoạt động trong 2 năm gần đây của khách sạn GUOMAN ( 2002 _ 2003 )về các mặt: STT Chỉ tiêu ĐV Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu USD 1.972.336 1.919.457 2 Tổng lợi nhuận trước thuế USD 1.175.831 1.274.637 3 Nội thu ngoại tệ USD 1.212.175 989.277 4 Nội tiêu thụ tiền Việt USD 760.161 930.180 5 Tổng số lao động ng 87 93 Việt Nam ng 85 90 Nước ngoài ng 2 3 6 Tiền lương USD Lao động Việt Nam 175.628,73 180.981 Lao động nước ngoài USD 101.590,22 120.698 7 Các khoản nộp ngân sách Thuế tiêu thụ đặc biệt USD 4.77 4.178 Thuế thu nhập USD 23.527 31.603 Thuế nhà thầu USD 13.505 16.703 4.1. Tình hình kinh doanh của khách sạn: * Vốn: STT Chỉ tiêu ĐV Năm 2002 Năm 2003 1 Vốn đầu tư xây dựng cơ bản Vốn xây lắp USD 14.878.247 18.821.943 Vốn thiết bị USD 2.075.053 14.878.274 Vốn xây dựng cơ bản khác USD 1.868.644 2.075.053 2 Vốn đầu tư Vốn pháp định USD 6.748.563 18.000.000 Vốn vay( thực hiện trong năm) USD 11.643.803 11.843.630 *Tài sản: STT Chỉ tiêu ĐV Năm 2002 Năm 2003 1 Diện tích đất m2 2.950 2.950 2 Giá trị tài sản đến cuối kỳ báo cáo USD 14.051.248 13.004.313 TSCĐ & đầu tư dài hạn USD 16.488.016 15.878.957 - Hao mòn TSCĐ USD 3.030.202 3.996.454 TSCĐ & đầu tư ngắn hạn USD 593.434 1.121.811 - Thành phẩm tồn kho USD 53.341 489.245 5. Nêu nhiệm vụ, chức năng của những bộ phận khác trong khách sạn một cách chung nhất: 5.1. Phòng nhân sự ( Human Resoure ) Ms Thuỷ manager: bộ phận này gồm 2 người _ Chức năng: giám sát về nhân sự của khách sạn, lưu trữ các giấy tờ tổng quát về hoạt động của khách sạn, đặc biệt là các hoạt động công đoàn của khách sạn. 5.2. Bộ phận buồng ( House keeping ) Ms Vân manager: bộ phận này có trên 20 nhân viên _ chức năng của bộ phận này đặc biệt quan trọng vì bộ phận này trực tiếp tham gia vào quá trình phục vụ khách lưu trú. Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý minibar phục vụ nhu cầu giải trí, nghe nhạc, sử dụng các loại đồ uống được pha chế công phu... giúp khách cảm thấy thoải mái nhất khi lưu trú tại khách sạn. 5.3. Bộ phận lễ tân ( Front office ) Ms Hạnh manager: bộ phận này có trên 13 nhân viên. Bộ phận này được coi là bộ mặt của khách sạn bởi bộ phận