Báo cáo Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại công ty cổ phần đầu tư tài chính Vina

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thị trường cạnh tranh cùng với xu thế toàn cầu hóa đã tạo ra nhiều cơ hội thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp không ngừng nâng cao trình độ quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh. Trong đó, công tác kế toán ngày càng có vai trò quan trọng và trở thành công cụ quản lý không thể thiếu phục vụ cho yêu cầu thực tiễn . Đối với doanh nghiệp có kinh doanh xuất nhập khẩu , công tác kế toán không những là công cụ quản lý mà còn là nguồn cung cấp thông tin quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh xuất nhập khẩu của mình. Báo cáo thực tập gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Đầu tư Tài chính VINA Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần Đầu tư tài chính VINA Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại công ty cổ phần Đầu tư tài chính VINA PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ-KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VINA LỊCH SỬ HÌNH THÀNH & PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: 1.1.1 Giới thiệu về công ty - Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính VINA - Tên giao dịch quốc tế: : Vina Financial Invest JSC. - Trụ sở : 102B toà nhà Hàm Long ,14 -16 Hàm Long - Hoàn Kiếm - Hà Nội - Điện thoại: 84.4.39446882 - Fax: 84.4.39446883 - Hình thức sở hữu vốn: công ty cổ phần - Lĩnh vực kinh doanh: thương mại và dịch vụ tài chính Công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA là một công ty cổ phần, được thành lập từ năm 2007 .Từ những ngày đầu thành lập với số vốn điều lệ 1.400.500.000 VNĐ 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Đến nay, công ty đã trải qua 2 lần tăng vốn điều lệ với số vốn sau mỗi lần tăng như sau: Năm 2007: 1.400.500.000 VNĐ Năm 2008: 4.000.000.000 VNĐ Năm 2009 : 6.860.000.000 VNĐ Đây là kết quả của những nỗ lực duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng của công ty trong những năm qua. Với mục tiêu trở thành một công ty Tài chính, những ngày đầu thành lập, công ty chỉ kinh doanh lĩnh vực đầu tư chứng khoán, tài chính, tư vấn tài chính doanh nghiệp.Trải qua năm 2008 nhiều biến động khó khăn trên thị trường tài chính-tiền tệ, công ty đã mở rộng lĩnh vực của mình sang xuất nhập khẩu nông sản và thành công trong lĩnh vực mới này. Từ đó Hội đồng quản trị Công ty đã quyết định chuyển trọng tâm kinh doanh sang lĩnh vực Xuất- Nhập khẩu. Theo mục tiêu đề ra của Hội đồng quản trị công ty, đến năm 2015 Công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA mở rộng số lượng cổ đông lên trên 100 người, vốn điều lệ đạt 12 tỷ VNĐ .Nhằm đáp ứng đầy đủ các mục tiêu đưa công ty tham gia thị trường chứng khoán và nâng cao năng lực cạnh tranh. 1.1.3 Tình hình tài chính & kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA Mặc dù là một doanh nghiệp mới được thành lập từ năm 2007, nhưng công ty Cổ phần đầu tư Tài chính VINA đã có bước đi vững chắc trong những năm hoạt động vừa qua. Doanh nghiệp không những làm ăn có lãi mà còn có những bước đi phù hợp với tình hình kinh tế : trong năm 2008 đã kịp thời chuyển hướng phát triển mũi nhọn từ đầu tư chứng khoán sang xuất – nhập khẩu hàng hóa. Chúng ta sẽ đi vào xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp qua các năm thông qua bảng số liệu sau : Xem Bảng 1.1: Bảng tóm tắt kết quả kinh doanh 3 năm 2007,2008,2009 công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA Bảng 1.1: Bảng tóm tắt kết quả kinh doanh 3 năm 2007,2008,2009 công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA Đvt : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Kế hoạch Thực hiện Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ 14.685.169.930 27.552.264.490 34.500.000.000 43.694.871.413 Giá vốn hàng bán 12.708.410.083 26.005.819.298 31.000.000.000 39.959.034.837 Lợi nhuận gộp về BH & Cung cấp DV 1.976.759.847 1.546.445.192 3.500.000.000 3.735.836.576 Doanh thu hoạt động tài chính 1.028.881.083 505.329.515 950.000.000 2.590.769.654 Chi phí tài chính ( Trong đó lãi vay ) 491.175.601 707.056.242 1.200.000.000 1.722.570.622 256.345.687 624.767.684 900.000.000 1.537.860.457 Chi phí bán hàng - 151.379.638 - - Chi phí QLDN 324.923.917 382.972.433 500.000.000 542.871.173 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 2.189.541.412 810.366.394 2.750.000.000 4.063.164.435 Tổng TS 15.512.635.149 16.159.478.923 23.124.651.610 Tổng NVCSH 1.498.206.129 4.409.522.412 7.379.939.403 Tổng số lao động 32 27 35 37 Thu nhập bình quân 3.050.000 2.750.00 3.000.000 3.500.000 (Nguồn : BCKQKD & Báo cáo quản trị nội bộ của Công ty các năm 2007,2008,2009) Ta thấy : Trong năm 2009 Công ty đã đạt 126.6 % kế hoạch về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Vượt mức kế hoạch lợi nhuận 47,7% , đạt 4,063 tỷ đồng. - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty tương đối ổn định. Trong tổng nguồn vốn của công ty thì vốn nợ chiếm đa số. - Nguồn vốn chủ sở hữu không ngừng được gia tăng qua các năm. Sau 3 năm đi vào hoạt động đã tăng gần 5 lần , từ 1,498 tỷ đồng lên 7,379 tỷ đồng. - Doanh thu bán hàng tăng dần qua các năm Bảng 1.2 .Bảng phân tích doanh thu , lợi nhuận từ 2007-2009 Năm 2007 2008 2009 Doanh thu BH & CCDV ( tỷ VNĐ ) 14,685 27,552 43,695 Tốc độ tăng Doanh thu - 187,6% 158,6% Lợi nhuận thuần ( tỷ VNĐ ) 2,189 0,810 4,063 Mức tăng trưởng - - 63% 501% Tuy nhiên lợi nhuận lại có sự thay đổi khác biệt . Công ty hoạt động có lãi ở năm 2007 và năm 2009. Riêng năm 2008 cho kết quả giảm sút, mặc dù doanh thu vẫn cao hơn năm 2007. Nguyên nhân là do năm 2008, tổng chi phí tăng lên đột biến bao gồm : chi phí GVHB tăng thêm , gia tăng CPBH , chi phí lãi vay. Điều này là do sự biến động của giá Nông sản nhập khẩu tăng cao, lãi suất cho vay của các NH tăng, tình hình bán hàng gặp nhiều khó khăn do doanh nghiệp hạn chế mở rộng sản xuất ; Đến năm 2009 nền kinh tế có dấu hiệu phục hồi, công ty đã đi vay nhiều hơn để có vốn đầu tư. Từ đó, chi phí lãi vay tăng lên rất nhiều so với năm 2007 (chi phí lãi vay năm 2009 là 1.537.860.457 đồng, trong khi đó chi phí này của năm 2007 chỉ là 256.345.687 ). - Năm 2009, hoạt động sản xuất của công ty đã đi vào ổn định, hoạt động kinh doanh tạo lãi lớn . Tình hình tài chính của công ty được cải thiện, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng tăng lên so với năm 2008. Bảng 1.3 .Bảng cân đối kế toán tại ngày 31/12 năm 2009 Đvt: VNĐ TÀI SẢN Số tiền NGUỒN VỐN Số tiền I. Tài sản lưu động & đầu tư ngắn hạn 17.224.177.610 I. Nợ phải trả 15.804.712.207 1. Tiền & các khoản tương đương tiền 8.082.001.485 1. Vay ngắn hạn 8.197.645.613 2.Đầu tư tài chính ngắn hạn 3.652.513.203 2. Vay dài hạn 3.257.689.456 3. Các khoản phải thu ngắn hạn 1.020.146.141 3. Phải trả cho người bán 4.349.377.138 4. HTK 3.737.147.000 5. Tài sản ngắn hạn khác 732.369.781 II. Tài sản dài hạn 5.900.474.000 II. NVCSH 7.379.939.403 1. TSCĐ 1.235.566.700 1. Vốn CSH 6.860.000.000 2. Bất động sản đầu tư 2.584.925.000 2. Quỹ khen thưởng phúc lợi 500.000.000 3.Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 1.576.700.356 3. Quỹ khác thuộc NVCSH 19.939.403 4.TSDH khác 503.281.944 Tổng cộng TS 23.124.651.610 Tổng cộng NV 23.124.651.610 Xem xét phần tài sản: Trước hết ta thấy cơ cấu tài sản của doanh nghiệp như vậy là tương đối phù hợp. Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp cuối kỳ lớn bởi doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu bên lĩnh vực xuất nhập khẩu nông lâm sản, cuối năm thường là vụ thu hoạch. Chính vì thế mà hàng thu về nhiều hơn so với thời điểm khác. Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo quản hàng tồn kho tốt để tránh mất mát, hư hỏng do hàng tồn kho là nông sản dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và có hạn bảo quản. Ngoài ra cần phải theo dõi để xác định giá trị có thể thực hiện được của hàng tồn kho như vậy mới đánh giá chính xác giá trị hàng tồn kho. Nhằm có kế hoạch sản xuất tốt. Xem xét phần nguồn vốn: Đây là công ty thành lập từ nguồn vốn do các cổ đông góp vốn. Do đó doanh nghiệp phải có nghĩa vụ bảo tồn và phát triển nguồn vốn đầu tư của các cá nhân tham gia đóng góp. Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng nguồn vốn. Điều này cũng có thể chấp nhận được với doanh nghiệp mang đặc thù xuất nhập khẩu. Hầu hết các hoạt động mua bán của doanh nghiệp được thực hiện thông qua ngân hàng. Các nghiệp vụ nhập khẩu thường có giá trị lớn và doanh nghiệp cần có sự bảo đảm của các ngân hàng để đảm bảo uy tín với khách hàng. Mặc dù là một công ty còn non trẻ nhưng qua 4 năm thành lập và phát triển, công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA đã sớm hình thành được vị thế của mình trên thị trường XNK mặt hàng nông sản.Từ những năm đầu thành lập, doanh thu và lợi nhuận của mảng XNK đã sớm xác định cho công ty sự chuyển hướng : trải qua năm 2008 nhiều khó khăn trên thị trường tài chính cũng như XNK công ty đã dồn trọng tâm sang mảng XNK.Xem bảng 1.1 ta thấy trong ba năm qua doanh nghiệp đã duy trì và tăng doanh thu của các mảng kinh doanh góp một phần giá trị vào sự nghiệp phát triển đất nước. Năm 2007 doanh nghiệp đạt hơn 14,68 tỷ đồng ,năm 2008 doanh nghiệp đạt hơn 27,5 tỷ đồng và 2009 là trên 43,69 tỷ đồng . Tốc độ tăng doanh thu bình quân 73,085%/năm cùng với sức tăng của lợi nhuận, chứng tỏ doanh nghiệp đang hoạt động có hiệu quả và thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh. Với đà phát triển như vậy trong những năm tới doanh nghiệp sẽ có triển vọng mang lại nguồn lợi lớn cho nền kinh tế nước nhà. Trải qua năm 2008 và 2009 đầy khó khăn, nền kinh tế đang dần phục hồi công ty đang hoạch định những chiến lược hoạt động mới để tiếp tục duy trì sự phát triển. Xem xét một số chỉ tiêu tài chính: ROA năm 2009 = LNST = 13.17% Tổng TS Như vậy công ty có hệ số sinh lời dựa trên tài sản khá tốt .Với đặc thù của một doanh nghiệp thương mại có giá trị TS khá lớn, nhưng lại kinh doanh chủ yếu trên dòng vốn đi vay thì đây là một kết quả tốt. ROE năm 2009 = LNST = 41.51% NVCSH Công ty có hệ số sinh lời trên vốn chủ rất cao, là do vốn kinh doanh được huy động từ nguồn đi vay là chủ yếu. Tuy nhiên , kết quả cao này cũng phản ánh mức sinh lời tốt từ hoạt động kinh doanh của công ty. Nợ ngắn hạn = 0.519 Nợ phải trả Nợ dài hạn = 0.206 Nợ phải trả Thực chất Công ty kinh doanh dựa vào nguồn vốn vay nên có nguồn nợ lớn. Căn cứ vào việc phân loại nợ ta thấy nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng cao, điều này là chưa tốt và sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn của doanh nghiệp. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY. 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ: Công ty là một đơn vị có hoạt động kinh tế độc lập. Công ty ban đầu được thành lập nhằm hướng tới các hoạt động trong lĩnh vực tài chính tuy nhiên do các lý do kinh tế khách quan, hiện nay công ty đang tập trung vào chức năng xuất-nhập khẩu. Công ty thực hiện các ngành nghề kinh doanh như sau: Tư vấn tài chính Ủy thác đầu tư Đại lý chứng khoán Xuất nhập khẩu : Nông sản, sắt thép, hạt nhựa... Quản lý và kinh doanh bất động sản Kinh doanh nông sản : Ngoài nghiệp vụ nhập khẩu nông sản, công ty còn là đối tác cho các khách hàng tiềm năng có nhu cầu nông sản từ Việt Nam như : Ngô , Sắn , Khoai…sử dụng cho việc chế biến thức ăn gia súc Dịch vụ giao vận- kho bãi : Công ty có hệ thống kho hàng được thuê để chứa hàng Nhập khẩu, trong thời kỳ chưa sử dụng hết công suất, các kho tại Hải Phòng và Thanh trì được sử dụng để kinh doanh . 1.2.2 Đặc điểm về ngành nghề, sản phẩm và thị trường của công ty: Công ty vừa thực hiện các hoạt động tài chính như tên gọi của nó vừa đóng vai trò như một công ty thương mại là trung gian trao đổi hàng hóa. Công ty thực hiện nhập khẩu chủ yếu là nông sản thô như khô đỗ tương, cám gạo chiết ly, cám mỳ Mỹ, Ngô, sắn, Bột cá, bột thịt Châu âu.... Thị trường đầu vào của doanh nghiệp khá rộng lớn vì sản phẩm kinh doanh là khá đa dạng và nguồn cung từ nhập khẩu hết sức phong phú. Tuy nhiên những sản phẩm nông nghiệp có nguồn từ nhập khẩu này thường chịu yếu tố rủi ro do việc vận chuyển và cập cảng của các chuyến tàu viễn dương. Công ty đặt trụ sở giao dịch tại Hà Nội còn hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu diễn ra với khách hàng trải dài từ Bắc vào Nam của công ty, trong đó tập trung vào thị trường miền Bắc. Một số khách hàng quen thuộc của công ty bao gồm : Baraca Holding Corporation, Oasis international, Công ty Cổ phần Foodinco Đaklak, Công ty CP Vật tư nông nghiệp 1 Hải Phòng, Công ty TNHH Cám Vàng…vv Thị trường đầu ra cho sản phẩm của doanh nghiệp bao gồm : các cá nhân, tổ chức có nguồn vốn nhàn rỗi, các công ty sản xuất thức ăn gia súc, các hộ kinh doanh có nhu cầu nhập khẩu sản phẩm nông sản…. Thị trường mà doanh nghiệp đang khai thác là vùng đồng bằng Bắc Bộ nơi có các hộ chăn nuôi lớn và nhiều công ty sản xuất thức ăn gia súc : Ví dụ địa bàn: Hưng Yên, Hà Tây.Tuy nhiên trên khắp cả nước vẫn còn nhiều vùng có tiềm năng khác mà công ty chưa khai phá .Như các doanh nghiệp ở các tỉnh miền núi phía Bắc, các doanh nghiệp sản xuất thức ăn gia súc ở miền Trung. Đây là những vùng còn ít đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp còn tiềm năng lớn để phát triển. 1.2.3. Đặc điểm quy trình kinh doanh của công ty 1.2.3.1. Đặc điểm quy trình xuất nhập khẩu sản phẩm: Khách hàng của công ty thường là những ông chủ khó tính có yêu cầu cao về chất lượng. Có khi sản phẩm xuất khẩu bị kiểm tra về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật quá mức độ cho phép và không bán được.,hoặc là hàm lượng profat ( protein + fat ), độ ẩm, chất xơ, cát hoặc silic trong Cám nhập khẩu ( theo chứng nhận của cảng xếp hàng ) không đảm bảo tiêu chuẩn quy định nên bị từ chối nhận hàng.. Để đảm bảo uy tín và hoạt động kinh doanh được hiệu qủa công ty đã sử dụng những thiết bị kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn Châu Âu . Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu của khách hàng : Ví dụ như khi nhập khẩu Khô Đỗ tương chưa qua chế biến thì công ty cũng cần phải đảm bảo độ ẩm tối đa có thể chấp nhận được của hạt , trong khi đó việc nhập khẩu từ các nước khác nhau sẽ rất khác nhau. Chính vì thế công ty cần phải thực hiện biện pháp phân loại chất lượng và thuê sấy khô trước khi xuất cho khách hàng. Các lô hàng , công ty phải có được giấy chứng nhận kiểm dịch để đưa hàng hóa vào lưu thông ( PHỤ LỤC 1: MẪU GIẤY KIỂM DỊCH THỰC VẬT ) PHỤ LỤC 1 : MẪU GIẤY KIỂM DỊCH THỰC VẬT 1.2.3.2. Đặc điểm quy trình môi giới và tư vấn tài chính: Với đặc thù của công việc các nhân viên cần đạt được những yêu cầu cao. Môi giới viên phải có khả năng phân tích và óc phán đoán cực nhạy. Thị trường chứng khoán là nơi đối đầu về trí tuệ và tiền bạc. Chỉ cần chậm vài giây hay ngừng lại để tìm hiểu rõ vấn đề thì đã mất cơ hội. Các môi giới viên phải là những người khỏe mạnh, chịu được áp lực cao trong công việc và đặc biệt là khả năng đưa ra những quyết định nhanh nhất. Công việc luôn bận bịu, căng thẳng, đôi lúc các broker vừa ăn vừa theo dõi chỉ số tăng giảm của thị trường chứng khoán trên bảng điện computer. Thị trường thường xuyên thay đổi, liên tục xuất hiện những phương thức đầu tư mới, chế độ bảo hiểm mới, các quy định mới . Khi đó, bản thân các nhân viên cũng cần thay đổi theo để đáp ứng nhu cầu chung (Tiếp xúc, thu thập, phân tích thông tin và đưa ra các báo cáo tư vấn cho khách hàng về các nghiệp vụ Cổ phần hóa, Định giá doanh nghiệp, Tư vấn phát hành, Tư vấn niêm yết chứng khoán, Tư vấn tái cấu trúc vốn, Tư vấn bảo lãnh…). 1.2.3.3. Tổ chức sản xuất kinh doanh Lĩnh vực hoạt động của công ty là xuất nhập khẩu nông sản, môi giới chứng khoán và tư vấn tài chính…vv.Trong giai đoạn hiện nay, công ty đang tập trung lĩnh vực nhập khẩu nông sản thô và nông sản đã qua sơ chế ở mức độ đơn giản như : khô đỗ tương, cám gạo chiết ly, cám mỳ Mỹ, Ngô, sắn, Bột cá, bột thịt Châu âu... Dù là nhập khẩu sản phẩm thô hay dịch vụ tài chính thì phải dựa trên các hợp đồng xuất nhập khẩu , nhu cầu và diễn biến của thị trường. Để kinh doanh thành công, công ty đã thực hiện các công việc sau : Xem Sơ đồ 1..1: Sơ đồ Tổ chức kinh doanh tại công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA Sơ đồ 1..1: Sơ đồ Tổ chức kinh doanh tại công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA Nhận Đơn hàng Cấp Phòng xử lý Lập Kế hoạch Thu mua hoặc Nhập khẩu Thực hiện bán hàng Dựa trên hợp đồng xuất nhập khẩu và kế hoạch của công ty, dựa trên điều kiện thực tế của doanh nghiệp, giám đốc nhà máy cùng bộ phận kế toán,phòng XNK thực hiện lập kế hoạch phù hợp cho công ty . Bộ phận thu mua trong phòng XNK có nhiệm vụ thu mua nông sản từ nguồn trong nước hoặc nhập khẩu . Trên thực tế nông sản mua tại thị trường Việt Nam thường có chất lượng hạn chế hơn nguồn nhập khẩu nông sản khác. Chính vì thế công ty đã tổ chức một bộ phận có am hiểu về chất lượng nông sản đến các khu vực thu mua thực hiện kiểm tra chất lượng nông sản để kết quả kinh doanh có hiệu quả. Nếu là mua từ nguồn nhập khẩu , bộ phận thu mua sẽ thực hiện . Tuy nhiên việc thu mua nhiều khi không phụ thuộc vào hợp đồng bởi mặt hàng nông sản hầu như là có theo thời vụ nên công ty phải có kế hoạch thu mua theo vụ nông nghiệp kịp thời. Bộ phận sẽ thực hiện việc lập hợp đồng vận chuyển xuyên quốc gia sao cho phù hợp luật pháp quốc tế. Bộ phận kế toán thực hiện phối hợp với các bộ phận khác để thông báo cho các bộ phận khác về tình hình tài chính. Ngoài ra bộ phận kế toán còn liên hệ với các ngân hàng để thực hiện thanh toán L/C. Việc nhập khẩu hàng cũng dựa trên kế hoạch do công ty định sẵn. Thông thường giá nhập khẩu thường là CIF. Hàng hóa nhập về được thông quan tại các Cảng Green Port, Cảng Chùa Vẽ hoặc cảng Gemadept Đoạn xá sau đó chuyển tới kho thuê sẵn của công ty. 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ bộ máy: Doanh nghiệp được tổ chức như sau: Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức kinh doanh Cty CP ĐTTC VINA Hội đồng Quản trị Ban giám sát Giám đốc điều hành Phòng XNK Phòng Môi giới CK Phòng Tư vấn Tài chính Phòng Kế toán MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY Bộ máy quản trị của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo mô hình này bộ phận chức năng chỉ có quyền tham mưu mà không có quyền ra quyết định đối với bộ phận chỉ huy và các cấp lãnh đạo của tuyến. Tuy rằng ngày nay các trang thiết bị hiện đại như điện thoại, máy fax, máy in giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn. Nhưng nhược điểm của mô hình này là các bộ phận chức năng muốn ký giấy tờ phải được thừa lệnh của giám đốc dưới một mức độ nào đấy vẫn ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động cũng như việc ra quyết định quản trị của toàn doanh nghiệp. 1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Nhằm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các phòng ban của doanh nghiệp được phân nhiệm vụ phù hợp với chức năng của mình. Điều này có thể khắc phục được sự chồng chéo của các quyết định cũng như công việc. Phòng môi giới chứng khoán: Phòng này có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến mảng lĩnh vực tự doanh chứng khoán của công ty, hoạt động cho vay chứng khoán qua Công ty Chứng khoán Việt Phòng xuất nhập khẩu: là nhà ủy thác và tư vấn ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp sản xuất và thương mại trong nước đặc biệt là các lĩnh vực Nông sản, sắt thép, hạt nhựa... phòng này có nhiệm vụ dự đoán về thị trường xuất nhập khẩu. Từ đó, phòng này đưa ra kế hoạch về xuất nhập khẩu hàng năm và từng chu kỳ. Phòng này còn có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của thị trường để có biện pháp thay đổi kịp thời kế hoạch cho phù hợp với điều kiện thực tế. Nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu phải am hiểu về thực trạng, nhu cầu của nền kinh tế để tránh những rủi ro lớn cho doanh nghiệp.Với mục tiêu chi phí thấp, thủ tục nhanh gọn và các nguồn hàng tin cậy quốc tế sẽ đem lại kế hoạch sản xuất và tài chính ổn định cho các doanh nghiệp khách hàng. Phòng tư vấn tài chính: Phụ trách việc tư vấn tài chính cho các khách hàng có yêu cầu.Ngoài ra phòng này còn có quan hệ hỗ trợ với Công ty chứng khoán Việt - một trong những Công ty chứng khoán hàng đầu của Việt Nam. Phòng Kế toán: Tiến hành xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các hoạt động của văn phòng công ty. Chịu trách nhiệm kiểm tra xác định tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán; phải kịp thời báo cáo giám đốc các trường hợp chứng từ thanh toán không đảm bảo hợp pháp (kể cả trường hợp giám đốc đã duyệt chi). Lập báo cáo tài chính của văn phòng công ty. Hướng dẫn và kiểm tra việc kế toán của phòng kế toán các đơn vị trực thuộc. Nhận báo cáo của các đơn vị trực thuộc, kiểm tra, xác định tính đúng đắn của các số liệu báo cáo, tổng hợp lập báo cáo hợp nhất toàn công ty. Phân công cán bộ phòng kế toán- tài chính công ty chuyên trách theo dõi đơn vị trực thuộc; cán bộ được phân công chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra kế toán các đơn vị trực thuộc, đối chiếu công nợ giữa công ty với đơn vị trực thuộc; kịp thời báo cáo kế toán trưởng công ty những khó khăn vướng mắc, những tồn tại về quản lý tài chính và kế toán kế toán của đơn vị. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VINA 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VINA 2.1.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA Công ty tổ chức sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ . Tại công ty, phòng kế toán tài chính chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Phòng kế toán tài chính sẽ thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính của toàn công ty. Công ty áp dụng hoàn toàn kế toán máy và đang thực hiện việc kế toán theo quyết định số 15 của bộ tài chính. Phần mềm kế toán sử dụng là CADS Accounting.Net Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau: Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP ĐTTC VINA Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt,tiền lương Kế toán phải thu- phải trả, tài sản cố định Kế toán Hàng Tồn Kho Các bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kế hoạch chung của công ty. Giữa các bộ phận có sự gắng kết trao đổi với nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trước giám đốc. 2.1.2 Đặc điểm lao động kế toán Hiện tại công ty có 4 kế toán thực hiện việc kế toán toàn bộ các nghiệp vụ diễn ra trong công ty. Do khối lượng công việc khá lớn nên mỗi kế toán viên thực hiện nhiều phần hành khác nhau. Kế toán trưởng: Khúc Thị Quỳnh Liên, trình độ ĐH .Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong toàn công ty. Thực hiện trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo Ðiều 54, Luật Kế toán 2003 gồm: “1. Kế toán trưởng có trách nhiệm: a) Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; b) Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này; c) Lập báo cáo tài chính. 2. Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.” Các kế toán viên : Họ thực hiện các nhiện vụ riêng biệt do kế toán trưởng giao cho. Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp với nhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồng máy hoạt động liên tục. Gắn kết của các bộ phận tạo ra một bộ máy hoàn chỉnh và mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho người sử dụng và biết cách khai thác. Mỗi kế toán viên được giao phụ trách các phần hành khác nhau: + Một kế toán viên thực hiện các phần hành: Phải thu - phải trả , TSCĐ + Một kế toán viên thực hiện các phần hành: Kế toán tiền mặt , tiền lương. + Một kế toán viên thực hiện phần hành : Hàng tồn kho. 2.2.TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1.Các chính sách kế toán tài chính chung: Công ty cổ phần đầu tư tài chính VINA áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. * Chính sách kế toán chung của Công ty được quy định như sau: - Niên độ kế toán : Từ 1.1 đến 31.12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Sử dụng Việt Nam đồng trong ghi chép và tính toán. - Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ là căn cứ tỷ giá thực tế, theo tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch. -Về phương pháp kế toán Hàng tồn kho: công ty thực hiện nguyên tắc ghi nhận HTK theo giá thực tế, tính giá trị HTK cuối kỳ theo giá thực tế bình quân gia quyền.Phương pháp kế toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên. -Phương pháp kế toán TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TS theo nguyên giá và giá trị còn lại, phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng căn cứ giá trị chứng khoán,HTK và mức độ giảm giá trên thị trường. - Công ty được huy động vốn từ các nguồn khác nhau. Nếu huy động từ công nhân viên toàn công ty , lãi suất thực hiện theo lãi suất thị trường. Khi huy động vốn trực tiếp của cá nhân, tổ chức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thời điểm vay vốn. Chi phí lãi vay huy động vốn kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 . Trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về các khoản nợ phải trả phát sinh tại đơn vị mình . Các khoản nợ phải trả phải được kế toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ