Báo cáo Kế toán chi phí và giá thành của Công ty Cổ phần địa ốc An Huy

Lời nói đầu Cơ sở hạ tầng là nền tảng quan trọng cho nước phát triển, đất nước chỉ phát triển khi đã chuẩn bị đầy đủ, kỹ càng về cơ sở hạ tầng. Các tuyến đường giao thông là huyết mạch của nền kinh tế đất nước, các khu nhà ở, khu vui chơi, khu công cộng, các công trình phúc lợi ... đó là điều kiện tiền đề cho tiền đề không thể thiếu của đất nước đang trên đà phát triển. Chính vì vậy Nhà nước ta đặc biệt coi trọng đến ngành xây dựng cơ bản và có kế hoạch đầu tư đồng bộ hệ thống cơ sở hạ tầng nhằm tạo ra “bộ xương sống” cho ngành kinh tế. Đặc biệt, trong những năm gần đây để chia sẻ gánh nặng với các doanh nghiệp quốc doanh, nhằm thu hút vốn đầu tư của các doanh nghiệp, các tổ chức trong và ngoài nước. Nhà nước ta đã mở rộng giao đất, dự án cho tổ chức, các doanh nghiệp có khả năng đảm nhiệm. Tuy nhiên một thực trạng đang xảy ra phổ biến hiện nay là chất lượng công trình không đảm bảo dẫn tới sự xuống cấp của các công trình xây dựng (đường giao thông, các công trình thuỷ lợi, các khu nhà ở để bán... ) vậy do đâu, các doanh nghiệp cố tình “rút lõi” công trình hay do trình độ quản lý, năng lực thi công công trình không đảm bảo ... Để đảm bảo chất lượng cho các công trình thì công tác quản lý của các cấp, ban ngành là rất quan trọng, đòi hỏi các nhà thầu xây dựng cần có cách quản lý tốt để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng tốt. Vậy để nghiên cứu rõ hơn về vấn đề này em đã chọn thực tập tại Công ty Cổ phần địa ốc An Huy cho quá trình thực tập của mình Phần I: Khái quát chung về Công ty cổ phần địa ốc An huy. 1. Giới thiệu chung về Công ty. Tên công ty: Công ty cổ phần địa ốc an huy Địa chỉ trụ sở chính: 174 Đường cộng hoà – phường 12 – Quận Tân bình – TP. Hồ chí minh Chi nhánh công ty: 147 nguyễn gia thiều – phường suối hoa – tx bắc Ninh – tỉnh bắc ninh Địa chỉ đăng ký: 174 Đường cộng hoà – phường 12 – Quận Tân bình – TP. Hồ chí minh Vốn điều lệ công ty: 30.000.000.000đồng (VNĐ) (Ba mươi tỷ đồng chẵn) chia làm 300.000 cổ phần. Mệnh giá mỗi cổ phần: 100.000 đồng Các hoạt động kinh doanh chính: (hoạt động từ năm 1998) 1. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. 2. Sửa chữa nhà và trang trí nội thất. 3. Mua bán vật liệu xây dựng. 4. San lấp mặt bằng, nhận thầu xây dựng 5. Kinh doanh nhà. 6. Tư vấn xây dựng. Hoạt động với phương châm “Chất lượng – An toàn – Hiệu quả” công tác đầu tư phát triển Dự án nhà ở đặc biệt được xác định là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Với năng lực của công ty và sự tín nhiệm của các ban ngành Thành phố Bắc Ninh công ty đươc giao thực hiện Dự án Khu đô thị Bắc đường Kinh Dương Vương – Thị xã Bắc Ninh theo Quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh số 602/QĐ-CT ngày 02/06/2003 về việc phê duyệt quy hoạch chi tiết Dự án và Quyết định giao đất của UBND tỉnh Bắc Ninh số: 1186/QĐ-CT ngày 20/10/2003. Việc triển khai tốt Dự án khu đô thị Bắc đường Kinh Dương Vương – Thành phố Bắc Ninh đã tạo ra một bước ngoặt lớn trong công tác kinh doanh xây lắp, tạo đà cho sự phát triển của Công ty trong những năm tới. Hiện nay, Công ty đang được giao thực hiện nhiều dự án đầu tư có quy mô khác nhau trên địa bàn Thành phố Bắc Ninh, thương hiệu, uy tín và giá trị ngày càng được khẳng định, trong 3 năm Công ty đã đầu tư vào 01 Dự án nhà ở và thi công 04 công trình, dự án quan trọng của Thành phố: Công ty đã được UBND Thành phố Bắc Ninh giao cho thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng và thực hiện san lấp mặt bằng Khu Trung tâm Văn Hoá Kinh Bắc của Thành phố Bắc Ninh Cùng với sự phát triển của ngành xây dựng, xác định xây lắp là một công tác quan trọng mang tính chiến lược trong giai đoạn phát triển sắp tới, Công ty đã mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, củng cố sắp xếp lại bộ máy quản lý, đầu tư thêm nhân lực, máy móc thiết bị thi công. Đến nay Công ty đã có 02 đội xây lắp với đội ngũ kỹ sư được đào tạo chính quy tại các trường đại học, cao đẳng và một đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề, với giá trị sản lượng xây lắp tương đối lớn. Biểu số 01: Thiết bị thi công của công ty Tên thiết bị (loại kiểu, nhãn hiệu) Số lượng Năm sản xuất Nước sản xuất Thuộc sở hữu Công suất hoạt động Máy đào Ô tô huyndai Ô tô KMAZ Ô tô IFA Máy ủi Máy lu rung Máy lu thường Máy vận thăng Cần cẩu thiếu nhi Máy trộn bê tông Máy đầm bê tông các loại Máy hàn điện Máy bơm nước Máy kinh vĩ Máy thuỷ bình Ván khuôn thép Giàn giáo thép Máy cưa bào vạn năng Máy phát điện Máy cưa vòng Máy nắn thép Máy uốn thép Máy cắt thép Đầm cóc MIKASA 04 04 04 04 04 04 02 03 04 07 25 07 14 05 06 5000m2 45bộ 09 04 02 07 05 07 10 1988-1995 2001 1997 1996 1992 1999 1990 1999 2000 2000 2002 1999 2001 2002 2002 2002 1997 1999 1997 2001 2001 2001 1999 2000 Nhật Hàn quốc Hàn quốc Nga Đức T.Quốc Nhật Nhật Nhật Nga T.Quốc T.Quốc V.Nam Nhật Nhật V.Nam Hoà phát V.Nam V.Nam V.Nam T.Quốc V.Nam V.Nam V.Nam Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty Công ty 3x100CV 18T 12T 5T 100CV 12T 12T 800Kg 400Kg 320Lít 1.5Kw 0.5Kw 1.2Kw Nguồn: Biểu số liệu máy móc tại các đội thi công Biểu số 02: Nguồn nhân lực của công ty TT Loại cán bộ Số luợng LĐ Thu nhập bình quân 01 Kỹ sư >5 năm KN 05 4.500.000 02 Kỹ sư <5 năm KN 14 3.200.000 03 Cử nhân 05 1.700.000 04 Trung cấp kinh tế 04 1.000.000 05 Công nhân kỹ thuật 288 1.150.000 Biểu số 03: Lực lượng công nhân kỹ thuật TT Loại thợ Số lượng Tổng Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 1 Thợ nề 70 25 27 18 2 Thợ bê tông 15 6 5 4 3 Thợ mộc cốt pha 25 10 5 10 4 Thợ sắt xây dựng 25 14 5 6 5 Thợ sắt dân dụng 15 5 6 4 6 Thợ hàn 5 2 3 0 7 Thợ thi công đường 30 11 13 6 8 Thợ điện 5 2 2 1 9 Thợ sơn, trang trí nội thất 20 5 10 5 10 Thợ mộc dân dụng 15 5 5 5 11 Thợ sửa chữa máy xây dựng 5 2 2 1 12 Lái xe, lái máy 35 15 11 9 13 Thợ máy 10 4 3 3 14 Thợ khung nhôm 11 4 3 4 Tổng cộng 288 112 100 76 Với quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng lớn mạnh. Công ty không những đảm bảo khả năng bảo toàn và phát triển vốn mà còn tạo được bước phát triển toàn diện vượt bậc về các chỉ tiêu kinh tế: * Vốn và nguồn vốn: Vốn là nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp, có là tiền đề cho hoạt động của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó Công ty đã huy động tối đa nguồn vốn đầu tư để đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo về chất lượng cũng như thời gian thi công. Biểu số 04: Các chỉ tiêu về vốn- tài sản (Đơn vị: 1000 đồng) STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 (06 tháng đầu năm) I Tổng nguồn vốn 35.909.160 49.474.298 72.075.826 98.483.567 109.982.461 1 Nguồn vốn Kinh doanh 28.385.146 39.046.481 44.046.481 50.000.000 52.000.000 2 Nợ phải trả 7.524.014 10.427.817 28.029.345 48.483.567 57.982.461 II Tổng tài sản 35.909.160 49.474.298 72.075.826 98.483.567 109.982.461 1 TSCĐ và đầu tư dài hạn 21.545.496 32.158.294 49.011.562 64.999.154 65.989.477 2 Tài sản lưu động 14.363.664 17.316.004 23.064.264 33.484.413 43.992.984 Nguồn: Bảng cân đối kế toán Trên quy mô phát triển của Công ty, hiện nay việc kinh doanh của công ty trên hai lĩnh vực chính là hoạt động hoàn thiện Dự án khu nhà ở để bán và nhận thầu những công trình xây lắp trên tỉnh Bắc Ninh. Cả hai lĩnh vực này đều phát triển song song và được coi là thế mạnh của công ty. Nếu xét về doanh thu thì doanh thu thu được từ xây lắp lớn hơn doanh thu được từ kinh doanh nhà cửa, tuy nhiên về lợi nhuận thì lợi nhuận thu được từ kinh doanh nhà lại chiếm ưu thế hơn: Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh nhà chiếm khoảng 30% doanh thu từ hoạt động đó, lợi nhuận từ hoạt động xây lắp chiếm khoảng 3%-6% doanh thu hoạt động. Biểu số 05: Bảng tổng kết về doanh thu, lợi nhuận từ hai hoạt động trên (Đơn vị: 1.000 đồng) Năm 2004 2005 2006 Hđ Kinh doanh nhà Hđ xây lắp Hđ Kinh doanh nhà Hđ xây lắp Hđ Kinh doanh nhà Hđ xây lắp Chỉ tiêu 1. Doanh thu 24.350.000 35.781.243 13.402.400 48.641.860 9.109.800 23.245.731 2. Lợi nhuận 7.675.120 2.700.053 3.804.300 2.564.885 2.718.400 1.121.514 Thị trường khách hàng thường xuyên của công ty là các tổ chức, cá nhân đang sinh sống và hoạt động trên địa bàn Tỉnh Bắc Ninh và các thành phố, tỉnh lân cận và đặc biệt còn có các việt kiều trở về sinh sống tại quê hương. Mặc dù mới thành lập nhưng Công ty Cổ phần địa ốc An Huy đã tạo được cho mình quy mô hoạt động rộng khắp, uy tín lớn trên địa bàn thành phố. Hoạt động kinh doanh của Công ty không ngừng phát triển và đạt được nhiều kết quả to lớn. Nhưng trong những năm vừa qua do tình hình thị trường nhà đất đóng băng, tình hình giá cả nguyên vật liệu biến động liên tục dẫn tới kết quả kinh doanh của Công ty giảm trên cả hai hoạt động: Biểu số 06: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh (Đơn vị: 1.000 đồng) STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 (Quý I, II) 1 Tổng doanh thu thuần 60,131,243 62,044,260 32,355,531 2 Tổng chi phí sản xuất 49,756,070 55,675,075 28,515,617 3 LN gộp 10,375,173 6,369,185 3,839,914 4 Chi phí quản lý doanh nghiệp 725,953 616,422 370,130 5 Chi phí bán hàng 147,029 115,579 52,876 6 Chi phí khác 45,946 38,526 17,625 7 LN trớc thuế 9,456,245 5,598,658 3,399,283 8 Thuế TNDN phải nộp 2,647,748 1,567,624 951,799 9 Lợi nhuận sau thuế 6,808,496 4,031,034 2,447,483 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007, Công ty sẽ cố gắng tăng doanh thu trên cả lĩnh vực kinh doanh nhà và kinh doanh xây lắp theo một tỷ lệ nhất định. Biểu số 07: Bảng kế hoạch doanh thu trên hai hoạt động. (Đơn vị: triệu đồng) Lĩnh vực kinh doanh Thực hiện năm 2006 Kế hoạch năm 2007 Chênh lệch +/_ % 1. KD nhà ở 20.510.000 30.829.000 10.319.000 150,31 2. KD xây lắp 37.562.000 45.950.000 8.388.000 122,33 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy Bộ máy của công ty bao gồm: * Ban lãnh đạo Công ty chi nhánh Ban lãnh đạo công ty chi nhánh cùng nhau chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của chi nhánh. Đưa ra các quyết định tốt nhất để chỉ đạo hoạt động cụ thể của từng phòng ban sao cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh đạt hiệu quả. Ban lãnh đạo bao gồm. Hội đồng quản trị là cơ quan quyền lực cao nhất đại diện cho công ty ra quyết định theo đúng kế hoạch đã đề ra và đưa công ty hoạt động tuân thủ theo chính sách pháp luật của Nhà nước. Giám đốc công ty: trực tiếp điều hành hoạt động của toàn công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị, dưới giám đốc công ty là các phó giám đốc giúp giám đốc giải quyết công việc trong quyền hạn được giao. Giám đốc chi nhánh: trực tiếp phụ trách hoạt động của chi nhánh và phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh trước trước Hội đồng quản trị và giám đốc công ty . Các phó giám đốc chi nhánh là những người giúp giám đốc chi nhánh quản lý hoạt động của chi nhánh. * Các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của chi nhánh công ty tại Bắc Ninh. Để hoạt động có quy mô và hiệu quả, để tạo phong cách chuyên nghiệp trong công việc và để tuân thủ nguyên tắc Bất kiêm nhiệm Công ty tổ chức thành các phòng ban cụ thể, mỗi phòng ban có nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau, phụ trách những công việc khác nhau. Tuy nhiên, việc tổ chức thành các phòng ban dựa trên sự liên kết hỗ trợ nhau trong công việc giữa các phòng ban để tập hợp thông tin,... hoàn thành công việc tốt nhất. Phòng tổ chức - hành chính (TC - HC) Thực hiện bố trí, sắp xếp, điều động lao động trong công ty, tuyển dụng và đào tạo lao động, công tác tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động. Thực hiện tổ chức các cuộc họp, hội nghị, phong trào thi đua, đón tiếp khách của công ty và các thủ tục hành chính khác. Phòng dự án: Chịu trách nhiệm về việc thực hiện lập các dự án đầu tư, đưa ra quyết định đầu tư, giúp Giám đốc tìm kiếm các dự án và thực hiện việc triển khai tham gia đấu thầu các dự án. Phòng kỹ thuật - chất lượng: Giúp Giám đốc tổ chức các biện pháp thi công có hiệu quả. Giám sát, chỉ đạo quá trình thi công công trình để đảm bảo chất lượng công trình và tiến độ đã đề ra. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu công trình và lập hồ sơ quyết toán công trình sau khi đã hoàn tất công việc thi công. Phòng tài chính - kế toán: Giúp Giám đốc quản lý và sử dụng vốn và tài sản của công ty có hiệu quả và bảo toàn vốn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, hạch toán độc lập theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Phòng kinh doanh: Giúp Giám đốc đưa ra các chiến lược phát triển kinh doanh ngắn hạn và lâu dài; thu thập thông tin thị trường, giao dịch, tìm kiếm khách hàng để ký kết các hợp đồng kinh tế. Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của khách hàng theo đúng các cam kết đã ký trong hợp đồng. Quan tâm, chăm sóc khách hàng. Giám đốc công ty Hội đồng quản trị Phòng Kinh doanh Phòng tổ chức Hành chính Phó GĐ công ty Giám đốc chi nhánh Phó GĐ chi nhánh Phòng Dự án Phòng Kỹ thuật chất lượng Phòng Tài chính kế toán Đội xây lắp số1 Đội xây lắp số2 Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Ghi chú Quan hệ chỉ đạo. Quan hệ hỗ trợ. 2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần địa ốc An Huy là đơn vị kinh tế cơ sở, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả tài khoản ngoại tệ) và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Công ty với hai hoạt động chính là nhận dự án nhà ở và nhận thầu các công trình xây dựng đều triển khai qua 03 giai đoạn: * Giai đoạn chuẩn bị đầu tư * Giai đoạn thực hiện đầu tư * Giai đoạn kết thúc xây dựng Tuy nhiên mỗi một hoạt động được thực hiện theo một quy trình nhất định Sơ đồ 02: Quy trình xây dựng Dự án nhà ở tại công ty Lập báo cáo nghiên cứu khả thi Lập dự toán thiết kế Đo đạc khảo sát cắm mốc giới Lập bản đồ quy hoạch Lập phương án đề bù giải phóng mặt bằng Bàn giao mặt bằng thi công Thi công công trình Thi công san lấp MB, xây dựng hạ tầng Thực hiện đền bù Thi công xây thô Hợp đồng góp vốn Bàn giao công trình Nhận dự án Nhận thầu xây dựng Bàn giao công trình Quy trình xây dựng các công trình nhận thầu. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm xản xuất kinh doanh của công ty phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, Công ty cổ phần địa ốc An Huy – Chi nhánh Bắc Ninh áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán trong công ty được tiến hành tập chung tại phong kế toán – tài chính, ở các đội thi công không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ theo dõi, bố trí các nhân viên công trường làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu thập, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đội xây lắp (tình hình nhập, xuất vật tư, chi trả lương cho công nhân...) phục vụ cho yêu cầu quản lý của đội. Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán chung toàn công ty. Tại các đội xây lắp: Nhân viên kế toán tại đội có nhiệm vụ theo dõi tình hình Nhập xuất vật tư về số lượng, chủng loại cho quá trình thi công đảm bảo chính xác, theo dõi ngày, giờ công để tính lương cho công nhân. Tại phòng tài chính - kế toán: Mô hình bộ máy kế toán của chi nhánh công ty gồm 07 người với những nhiệm vụ cụ thể: Trưởng phòng: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh và công ty cấp trên, tổ chức và chỉ đạo tất cả các công tác kế toán theo chế độ quy định. Thực hiện hạch toán tổng hợp từng tháng và hàng năm. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm kiểm tra và ký các chứng từ thanh toán, phiếu điều tra thu chi..., đề xuất với giám đốc về công tác quản lý tài chính, có kế hoạch tài chính cho công ty. Phó phòng (kế toán tổng hợp) là người giúp việc và thay mặt trưởng phòng giải quyết công việc khi trưởng phòng đi vắng. Phó phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về phần công việc được giao, làm kế toán thành phẩm, tiêu thụ và kế toán thanh toán,... Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng Phó phòng (kế toán tổng hợp) Kế toán CCDC, TSCĐ Kế toán chi phí và giá thành Kế toán của đội xây lắp số 1 Kế toán tiền mặt, TGNH, tạm ứng Kế toán T.toán lương & BHXH Kế toán HTK & công nợ Thủ quỹ Kế toán của đội xây lắp số 2 Quan hệ chỉ đạo Quan hệ hỗ trợ Kế toán tiền mặt, TGNH, tạm ứng: Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi và hạch toán theo quy định. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán và các hợp đồng kinh tế đã được phê duyệt lập uỷ nhiệm chi chuyển tiền thanh toán với khách hàng. Ghi sổ kế toán tiền mặt, đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và sổ cái. Hạch toán chứng từ Ngân hàng, theo dõi các khoản thu chi và số dư trên tài khoản tiền gửi, tiền vay giúp lãnh đạo cân đối tình hình tài chính của công ty. Kế toán thanh toán lương và BHXH: Tính và lập phiếu thanh toán các khoản lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên theo đúng quy định. Tính và trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo ty lệ quy định. Kế toán HTK & công nợ: Theo dõi chi tiết công nợ khách hàng, đối chiếu các vật tư nhập với hoá đơn, xác định công nợ phải thanh toán với các nhà cung cấp, các đối tác kinh doanh. Hạch toán theo đúng quy định. Kế toán TSCĐ, CCDC: hàng tháng theo dõi và hạch toán sự biến động tăng – giảm TSCĐ, CCDC. Căn cứ vào số lượng và nguyên giá để trích khấu hao và phân bổ khấu hao đó cho các đối tượng có liên quan. Theo dõi hạch toán công việc nhập – xuất và sử dụng CCDC hàng tháng. Theo dõi hạch toán TSCĐ, tham gia vào các công việc có liên quan như thanh lý TSCĐ. Phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý với cấp trên các loại vật tư ứ đọng, TSCĐ tồn kho. Kế toán chi phí và giá thành: Nhận và kiểm tra chứng từ từ các đội xây lắp để theo dõi và hạch toán chi phí công trình theo đúng quy định, đối chiếu các phiếu xuất kho của từng đội xây lắp và đôn đốc việc viết phiếu nhập xuất vật tư kịp thời (tránh các trường hợp để sổ sách “âm”). Hàng tháng tập hợp và phân bổ chi phí cho từng hạng mục công trình. Tính giá thành thực tế cho từng hạng mục, công trình hoàn thành và kết chuyển chi phí các hạng mục công trình chưa hoàn thành sang kỳ sau. Lập biểu tính giá thành thực tế và so sánh với giá bán, giá nhận thầu. Thủ quỹ: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu – chi đã được trưởng phòng hoặc phó phòng xem xét và được lãnh đạo phê duyệt thủ quỹ thực hiện việc thu và chi. Phiếu thu, chi sau khi thanh toán xong phải có đầy đủ chữ ký. Cuối ngày thủ quỹ vào sổ để theo dõi thu chi và tồn quỹ. 3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ã Chế độ kế toán áp dụng ở công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán 1864/1998/QĐ/ BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 16/12/1998. Đây là chế độ kế toán không chỉ áp dụng ở công ty mà còn cho tất cả các doanh nghiệp xây lắp thuộc mọi thành phần kinh tế. Quyết định này được công ty áp dụng từ ngày 1/1/1999 theo chỉ định của Công ty và phổ biến rộng rãi cho các chi nhánh và các đội xây lắp trực thuộc. Công tác kế toán ở công ty được áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với việc sử lý số liệu trên máy tính, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán chi tiết vật tư, sản phẩm hàng háo theo phương pháp Sổ số dư, tính và trính khấu hao theo phương pháp khấu hao theo thời gian, tỷ lệ khấu hao cụ thể với từng loại TSCĐ được thực hiện theo QĐ 1062 của Bộ Tài Chính. ã Kỳ kế toán: chia theo quy định của Bộ tài chính, cụ thể một niên độ kế toán được chia thành 4 kỳ kế toán, mỗi kỳ kế toán tương đương với một quý (mỗi quý 3 tháng). Kết thúc mỗi kỳ kế toán, phòng kế toán phải lập các báo cáo: - Biểu báo cáo giá thành - Bảng tổng hợp doanh thu, bảng tổng hợp chi phí, bảng tổng hợp kết quả kinh doanh (lỗ/lãi) - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính ã Đơn vị tiền tệ: Công ty sử dụng đơn vị VNĐ để hạch toán. Ngoài ra trong quá trình hoạt động kinh doanh để thuân tiện cho quá trình thanh toán công ty còn sử dụng đơn vị USD, mở tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty tại ngân hàng Đầu tư và phát triển Bắc Ninh và ngân hàng Ngoại thương Bắc Ninh. = Giới thiệu về phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng: Mấy năm trở lại đây, để giảm thiểu gánh nặng cho kế toán viên, phòng kế toán của công ty đã bắt đầu sử dụng kế toán máy. Căn cứ vào tình hình, đặc điểm kinh doanh, công ty đã cải tiến một số phần trong chương trình để kế toán viên có thể sử dụng được dễ dàng, nhanh chóng. Hiện nay, mọi công tác kế toán của công ty đều được thực hiện hoàn toàn trên máy tính. Qua đó cho thấy việc sử dụng phần mềm kế toán rất thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán ở một đơn vị vốn có rất nhiều các nghiệp vụ kế toán tài sản và yêu cầu quản lý cao. 3.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán Hầu hết các chứng từ trong hệ thống đều được công ty sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính áp dụng đối với chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp. Tuy nhiên, bên cạnh đó công ty còn tự lập thêm một số chứng từ khác để thuận tiện cho việc hạch toán như: - Phiếu theo dõi vật tư sử dụng cho máy thi công - Hợp đồng lao động theo công trình (áp dụng trong trường hợp công ty muốn thuê thêm công nhân để kịp tiến độ thi công) - Bảng chấm công được mở cho từng đội, tổ thi công Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động kinh doanh cho thuê cũng như kinh doanh xây lắp, trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của công ty, kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán của công ty phải được lập đầy đủ số liên theo quy định, đảm bảo sự rõ ràng, trung thực về nội dung. Sơ đồ 04: Trình tự luân chuyển chứng từ: Chứng từ đầu vào (Hoá đơn, giấy báo ngân hàng, phiếu thu, chi, giấy thanh toán, bảng chấm công, hợp đồng, thanh lý, biên bản kiểm kê, biên bản họp,....) Phân loại Kiểm tra Vào sổ kế toán Nhập vào máy tính Lưu trữ 3.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành theo quy định của bộ tài chính. Một số tài khoản được chi tiết đến tài khoản cấp 2, cấp 3 như: Tài khoản 112 bao gồm tài khoản cấp 3 được chi tiết theo loại tiền gửi và theo ngân hàng gửi: Tài khoản 1121A tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển (VND) Tài khoản 1121B tiền gửi ngân hàng Ngoại thương (VND) Tài khoản 1122A tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển (USD) Tài khoản 1122B tiền gửi ngân hàng ngoại thương (USD) Tài khoản 131 bao gồm 02 tài khoản cấp 2, được chi tiết theo đối tượng phải thu Tài khoản 131A:Phải thu của khách hàng mua nhà. Tài khoản 131B: Phải thu với người giao thầu xây dựng 3.2.3. Hệ thống sổ kế toán Với việc hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ hệ thống sổ kế toán tổng hợp bao gồm: chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi và sổ cái cho từng tài khoản. Ngoài ra, công ty còn có hệ thống sổ kế toán chi tiết cụ thể cho từng phần hành, chẳng hạn như: sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết chi phí, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết phải trả người bán, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết các khoản đầu tư, sổ chi tiết nguồn vốn… Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán viên tiến hành phân loại và lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ kế toán tài sản cùng loại đồng thời ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Tiếp đến kế toán ghi tiếp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ ghi sổ đã lập. Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi tiếp vào sổ cái cho các tài khoản có liên quan. Đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng, kế toán khoá sổ tính ra tổng số phát sinh Nợ, Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái để căn cứ vào đó lập Bảng cân đối số phát sinh. Tiến hành đối chiếu, kiểm tra sự cân đối giữa bảng cân đối số phát sinh với kết quả trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau khi đối chiếu khớp đúng các số liệu, từ Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh kế toán lập Báo cáo kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 05: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán Sổ quỹ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Ghi đối chiếu Sổ cái tài khoản 3.2.4. Quy trình ghi sổ từng phần hành kế toán Tổ chức kế toán tiền mặt, TGNH. Kế toán tiền mặt tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ để làm cơ sở lập phiếu thu, phiếu chi.... - Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu: khi khách h