Báo cáo Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội – VITACO

Lời mở đầu Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Đảng và Nhà nước ta đã đề ra các đường lối phát triển nền kinh tế với mục tiêu: “ Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, văn minh....”. Hơn 10 năm qua, kể từ năm 1986 đến nay, sự đổi mới của nền kinh tế nước ta đã đem lại những kết quả ban đầu. Với việc chuyển đổi sang cơ chế thị trường, nền kinh tế mở cửa đã và đang từng bước kết nối với nền kinh tế thế giới. Hoạt động xuất nhập khẩu (XNK) ngày càng giữ một vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh trên phạm vi quốc tế, là lĩnh vực sôi động nhất trong nền kinh tế hiện nay. Cùng với quá trình đổi mới và mở cửa của nền kinh tế, ở Việt nam hoạt động Xuất nhập khẩu đã thực sự chiếm một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh tế đối ngoại và trở thành nguồn tích luỹ chủ yếu cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nhận thức được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định: "Không ngừng mở rộng và phân công hợp tác quốc tế trên lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ thuật, đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu", đó là những đòi hỏi khách quan của thời đại. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cách thuận lợi và an toàn, một nghiệp vụ quan trọng đối với mọi thương nhân là việc xây dựng các hợp đồng. Như vậy, hợp đồng là cầu nối giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu trong hoạt động mua bán hàng hoá và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong cả lợi ích kinh tế lẫn quan hệ ngoại giao đối với những nước đó. Tuy nhiên, do hạn chế về nhiều mặt việc mua bán thông qua hợp đồng với bạn hàng quốc tế vẫn còn nhiều mới mẻ, bỡ ngỡ đối với các Doanh nghiệp Việt nam. Thực tế cho thấy, việc thiếu trang bị những kiến thức pháp lý cần thiết trong hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng đã mang lại hậu quả khôn lường mà nhiều doanh nghiệp đã phải gánh chịu: những thiệt hại về tài sản, tiền bạc, sự mất uy tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều thua thiệt khác của các doanh nghiệp Việt nam. Nguyên nhân có cả khách quan và chủ quan, nhưng trong đó vẫn chủ yếu vẫn là thiếu kiến thức, kinh nghiệm và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng của việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Bởi vậy, việc nghiên cứu vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng đã và đang trở thành vấn đề có tính cấp thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào khi tham gia vào hoạt dộng kinh doanh quốc tế đồng thời bảo vệ kịp thời quyền và lợi ích hợp pháp của các doanh nghiệp cũng như quốc gia đó, tránh bị thua thiệt trong quan hệ với bạn hàng và rút ra được nhiều kinh nghiệm làm tăng hiệu quả cho hoạt động xuất nhập khẩu. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế ở Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội, phân tích rõ các nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh, tôi đã lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội – VITACO” . Nội dung của báo cáo tốt nghiệp được chia thành 3 phần như sau: Phần I: Những vấn đề cơ bản về hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng hoạt động ký kết và thức hiện hợp đồng nhập khẩu công ty VITACO – Hà nội. Phần III: Phương hướng hoàn thiện hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong thời gian tới taị Công ty VITACO – Hà nội. Phần I: Những vấn đề cơ bản về hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp I. Khái quát chung về hợp đồng nhập khẩu. 1. Khái niệm và phân loại hợp đồng nhập khẩu 1.1. Khái niệm: Hợp đồng là sự thoả thuận giữa hai hay nhiều bên bình đẳng với nhau làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cụ thể. Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá là loại hợp đồng mua bán đặc biệt hay hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là một bên xuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. 1.2. Phân loại hợp đồng nhập khẩu Từ định nghĩa hợp đồng nhập khẩu ta có thể phân hợp đồng nhập khẩu ra làm 2 loại như sau: A/.Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp: Là một loại hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho người mua vượt qua biên giới quốc gia, còn người mua có nghĩa vụ trả cho người bán một khoản tiền ngang giá trị hàng hoá bằng các phương thức thanh toán quốc tế. Loại hợp đồngnày thì nhà nhập khẩu những hàng hoá nhằm thoả mãn cho việc kinh doanh của mình trên thị trường. Nghĩa là họ sẽ nhập khẩu những hàng hoá mà có thể tiêu thụ được ở thị trường trong nước, có thể đẩy mạnh được hoạt động kinh doanh của Công ty họ. Hợp đồng này có thể có hai loại: có hạn nghạch và không có hạn nghạch. - Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá có hạn nghạch: thì khi muốn nhập khẩu thì phải xin giấy phép nhập khẩu và hạn nghạch nhập khẩu mới được phép nhập khẩu. Nghĩa là Công ty chỉ được phép nhập khẩu số lượng hàng hoá theo quy định của Nhà nước cho phép. -Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá không có hạn nghạch: Những loại hàng hoá mà Nhà nước ta không quy định hạn nghạch nhập khẩu thì công ty chỉ xin giấy phép nhập khẩu, nếu như pháp luật cho phép nhập khẩu thì Công ty phải làm các thủ tục nhập khẩu như đã quy định, còn về khối lượng hàng hoá thì không hạn chế. B/. Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác: Cũng là hợp đồng nhập khẩu hàng hoá nhưng bên hợp đồng được sự uỷ thác của bên thứ ba nhập một khối lượng hàng hoá nào đó nhất định tuỳ theo yêu cầu của bên thứ ba. Theo hợp đồng này thì bên nhập khẩu chỉ việc nhập hàng hoá theo yêu cầu bên thứ ba, song việc thì sẽ được hưởng một khoản tiền nào đó tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên. 2. Tính chất của hợp đồng nhập khẩu Khác với hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước, hợp đồng nhập khẩu có tính chất quốc tế. Tuy nhiên, tính chất này lại được luật pháp các nước cũng như các Điều ước quốc tế quy định một cách khác nhau: Theo công ước La Hague – 1964 về mua bán quốc tế động sản hữu hình thì “ Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng được ký kết giữa các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau và hàng hoá được chuyển từ nước này sang nước khác hoặc là việc trao đổi ý chí để ký kết hợp đồng giữa các bên được lập ở các nước khác nhau”. Như vậy, tính quốc tế của công ước này thể hiện là: Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Vấn đề quốc tịch của chủ thể không được công ước đề cập và không coi là yếu tố xác định tính quốc tế của hợp đồng. Đối tượng của hợp đồng là hàng hoá được di chuyển từ nước này qua nước khác. Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể lập laị ở các nước khác nhau. Theo công ước Viên – 1980 thì: Hợp đồng nhập khẩu là các bên ký kết hợp đồng có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau ( điều 1). Như vậy, công ước Viên – 1980 đã đơn giản hoá những yếu tố quốc tế của hợp đồng nhập khẩu, ngoại trừ những quan điểm khác biệt, bất đồng trong luật quốc tế giữa các nước, làm giảm bớt những khó khăn, trở ngại và trong đàm phán ký kết hợp đồng. Việc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau dẫn đến việc có thể áp dụng nhiều hệ thống luật pháp khác nhau, nhưng trong trường hợp căn cứ vào quốc tịch thì nếu hai chủ thể có quốc tịch khác nhau lại có trụ sở thương mại tại một nước thì việc giải thích yếu tố quốc tế của hợp đồng nhập khẩu là bế tắc. Do vậy, quan điểm về tính quốc tế của hợp đồng xuất nhập khẩu trong công ước Viên – 1980 mang tính chất bao quát chung và phù hợp với thực tế hiện nay. Theo quan điểm của Việt nam, tại điều 80 Luật Thương mại thì: “Hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt nam với một bên là thương nhân nước ngoài”. Tại điều 5 khoản 6 cũng quy định: “ Thương nhân được hiểu là các cá nhân, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt động thương mại một cách độc lập thường xuyên”. Như vậy, để xác định hợp đồng nhập khẩu thì chỉ có một quy định là hợp đồng được ký kết với thương nhân nước ngoài. Vấn đề đặt ra là: Phải xác định thương nhân nước ngoài như thế nào? Theo Điều 81 khoản 1 – Luật Thương mại quy định: “ Chủ thể liên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứ theo pháp luật mà thương nhân đó mang quốc tịch” 3. Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu. Từ khái niệm về hợp đồng nhập khẩu hay hợp đồng ngoại thương thì chúng ta có thể hiểu nó là sự thống nhất về ý chí giữa các bên trong quan hệ mua bán hàng hoá có nhân tố nước ngoài mà thông qua đó thiết lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa các chủ thể đó với nhau. Do vậy hợp đồng nhập khẩu có những đặc điểm sau: Các bên tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là các thương nhân có quốc tịch khác nhau và trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Hàng hoá đối tượng cuả hợp đồng được dịch chuyển từ nước này sang nước khác hoặc giai đoạn chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được thiết lập ở các nước khác nhau. Nội dung của hợp đồng bao gồm các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ việc chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ người bán sang người mua ở các nước khác nhau. Đồng tiền thanh toán hợp đồng NK phải là ngoại tệ đối với ít nhất là một bên trong quan hệ hợp đồng. Luật điều chỉnh hợp đồng là luật quốc gia, các điều ước quốc tế và các tập quán quốc tế khác với thương mại và hàng hải. 4. Nội dung của hợp đồng nhập khẩu Một hợp đồng nhập khẩu hay hợp đồng mua bán quốc tế thường có hai phần: Những điều trình bày ( representation ) và các điều khoản về điều kiện (temr and conditions). 4.1. Phần những điều trình bày người ta ghi rõ: Số hợp đồng ( Contract No.) Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng. Tên và địa chỉ của các đương sự. Những định nghĩa dùng trong hợp đồng. Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng. Đây có thể là hiệp định chính phủ ký kết ngày tháng........, cũng như có thể là Nghị định thư ký kết giữa Bộ...... nước.......với Bộ...... nước.... Chí ít người ta cũng nêu ra sự tự nguyện của hai bên khi ký kết hợp đồng. 4.2. Phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Trong phần này người ta ghi rõ các điều khoản thương phẩm ( như tên hàng, số lượng, phẩm chất, bao bì....) các điều khoản tài chính ( như giá cả và cơ sở của giá cả thanh toán, trả tiền hàng, chứng từ thanh toán...), các điều khoản vận tải ( Như điều kiện giao hàng, thời gian và địa điểm giao hàng....), các khoản pháp lý ( như: Luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, trường hợp bất khả kháng, trọng tài....). A. Điều khoản về tên hàng. Nhằm giúp các bên xác định được sơ bộ loại hàng cần mua bán trong hợp đồng bằng một số biện pháp như: Ghi tên hàng bao gồm tên thông thường, tên thương mại, tên khoa học ( áp dụng cả cho loại hoá chất, giống cây, vật nuôi...) Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó ( nếu nơi đó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.). Ghi tên hàng kèm với quy cách chính. VD: xe tải 25 tấn.... Ghi tên hàng kèm với tên nhà sản xuất ra nó. Ghi tên hàng kèm theo công dụng. B. Điều khoản về phẩm chất. “ Phẩm chất” nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán như tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng.... Nó phải đảm bảo dự định về phẩm chất qua từng thời gian và từng chuyến hàng nhập khẩu. xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm là cơ sở vật chất để xác định cơ sở vật chất, để xác định giá cả và mua được hàng đúng theo yêu cầu trong hợp đồng phải nêu rõ phương pháp xác định phẩm chất, những tiêu chuẩn hàng hoá phải đạt được. Một số phương pháp chủ yếu thường được sử dụng để xác định phẩm chất hàng hoá như: Mẫu hàng, nhãn hiệu, hàm lượng của chất chính, tiêu chuẩn,bản mô tả sản phẩm... C. Điều khoản về số lượng Là điều khoản quan trọng góp phần xác định rõ đối tượng mua bán và bên liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ đối với đôí tượng mua bán và liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ của bên mua bên bán. Điều khoản này nhằm nói lên mặt “ lượng” của hàng hoá được giao dịch, điều khoản này bao gồm các vấn đề đơn vị tính số lượng ( hoặc trọng lượng) của hàng hoá, phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng. D. Điều khoản về bao bì: Trong điều khoản về bao bì, các bên giao dịch thường phải thoả thuận với nhau với những vấn đề yêu cầu về chất lượng của bao bì và giá cả của bao bì. Phương pháp quy định chất lượng của bao bì: Người ta có thể dùng một trong hai phương pháp sau: Quy định chất lượng bao bì phải phù hợp với một phương thức vận tải nào đó. VD: “ Bao bì thích hợp với việc vận chuyển đường sắt”, “ Bao bì vận chuyển đường biển”... Hai là, quy định cụ thể các yêu cầu về bao bì như: Yêu cầu về vật liệu làm bao bì, hình thức, kích cỡ, số lớp và cách thức cấu tạo của bao bì, yêu cầu về đai nẹp của bao bì. Phương thức xác định giá cả của bao bì: Việc tính giá cả của bao bì có thể có những trường hợp sau: Giá của bao bì được tính vào giá cả của hàng hoá, không tính riêng. Giá cả của bao bì do bên mua trả riêng. Giá cả của bao bì được tính như giá cả của hàng hoá. E. Điều khoản về giá cả: Trong hợp đồng nhập khẩu , giá cả cần được căn cứ vào tính chất của hàng hoá và tập quán buôn bán mặt hàng đó trên thị trường quốc tế để xác định rõ đơn vị giá cả: Mức giá: Giá cả trong hợp đồng nhập khẩu thường là giá quốc tế. Phương pháp tính giá: Như giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt, giá di động. Điều kiện giảm giá: Với mục đích là khuyến khích mua hàng thì có các nguyên nhân giảm giá sau: do trả tiền sớm, giảm giá dịch vụ, giảm giá để đổi hàng cũ để mua hàng mới, giảm giá đối với thiết bị đã dùng rồi, do mua hàng với số lượng lớn..... Điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng: Trong hợp đồng NK, mức giá bao giờ cũng ghi bên cạnh một điều kiện cơ sở giao hàng nhất định, bởi vì giá cả sẽ khác nhau ở những điều kiện giao hàng khác nhau. F. Điều khoản giao hàng: Nội dung của điều khoản này là sự xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, sự xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng. + Thời hạn giao hàng: Trong buôn bán quốc tế người ta có ba kiểu quy định thời hạn giao hàng như sau: thời hạn giao hàng có định kỳ, thời hạn giao hàng ngay, thời hạn giao hàng không định kỳ. + Địa điểm giao hàng: gồm các bước sau: Giao nhận sơ bộ: Là bước đầu xem xét, xác định ngay tại địa điểm sản xuất hoặc nơi giữ hàng, sự phù hợp về số lượng, chất lượng hàng hoá so với hợp đồng. Giao nhận về số lượng, chất lượng Giao nhận cuối cùng: Là sự xác nhận rằng người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. + Thông báo giao hàng: Trước khi giao hàng, người bán sẽ thông báo là hàng hoá đã sẵn sàng để giao ngày hàng đến cảng để giao. Sau giao hàng người bán sẽ phải thông báo tình hình đã giao và kết quả củ việc giao hàng đó. H. Điều khoản thanh toán: Trong việc thanh toán tiền hàng được mua hoặc bán các bên thường phải xác định những vấn đề đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền, phương thức trả tiền và các điều kiện đảm bảo hối đoái. + Đồng tiền thanh toán: Có thể là của nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc bằng đồng tiền của nước thứ ba. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hợp với đồng tiền tính giá và cũng có thể không trùng hợp với đồng tiền tính giá và cũng có thể không trùng hợp, lúc này phải quy định mức tỷ giá quy đổi. + Thời hạn thanh toán: Là thời hạn thoả thuận để trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc trả tiền sau. + Phương thức trả tiền: Có nhiều phương thức trả tiền trong buôn bán quốc tế. Nhưng mấy phương thức sau đây phổ biến nhất thường được áp dụng trong quan hệ mau bán quốc tế: Phương thức trả tiền mặt ( cash payment ). Phương thức chuyển tiền ( Transfer ) Phương thức nhờ thu . Phương thức tín dụng chứng từ ( L/C ) Điều kiện đảm bảo hối đoái: Trong giai đoạn hiện nay, các đồng tiền trên thế giới thường sụt giá hoặc tăng giá. Để tránh những tổn thất có thể xảy ra, các bên giao dịch có thể thoả thuận những điều kiện đảm bảo hối đoái. Đó có thể là điều kiện đảm bảo vững vàng hoặc điều kiện đảm bảo ngoại hối. I. Điều khoản về khiếu nại. Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về những sự vi phạm đều đã được cam kết giữa hai bên. Nội dung có bản của điều kiện khiếu nại bao gồm các vấn đề sau: Thể thức khiếu nại: Khiếu nại phải làm bằng văn bản ghi rõ tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng hoá bị khiếu nại, địa điểm mau hàng, lý do khiếu nại, yêu cầu cụ thể của người mua về việc giải quyết khiếu nại. Thời hạn khiếu nại: được quy định phụ thuộc trong hợp đồng. Quyền hạn và nghĩa vụ các bên liên quan. Cách thức giải quyết khiếu nại: Có nhiều cách thức giải quyết như giao tiếp những hàng háo bị thiếu hụt, sửa chữa khuyết tật của hàng hoá, thay thế những hàng hoá bị khiếu nại, triết một số khấu trừ một số tiền nhất định về hàng hoá bị khiếu nại. K. Điều khoản về bảo hành. Người bán phải cam kết trong thời gian bảo hành hàng hoá sẽ đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng đặc điểm kỹ thuật phù hợp với điều kiện. Người mua phải tuân thủ nghiêm chỉnh theo sự hướng dẫn của người bán về sử dụng và bảo dưỡng. Nếu trong giai đoạn đó, người mua phát hiện thấy khuyết tật của hàng hoá thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giảm giá hoặc giao hàng thay thế. L. Điều khoản về trường hợp miễn trách. Trong giao dịch trên thị trường thế giới, người ta thường quy định những trường hợp nếu xảy ra bên đương sự được hoàn toàn hoặc trong chừng mực nào đó, miễn hay thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Theo văn bản số 421 của Phòng Thương mại Quốc tế, một bên được miễn trách nhiệm về việc không thực hiện toàn bộ hay một phần nghĩa vụ của mình, nếu bên đó chứng minh được rằng: Việc không thực hiện được nghĩa vụ là do một trở ngại ngoài sự kiểm soát của bên đó. Bên đó đã không thể lường trước một cách hợp lý được trở ngại đó. Bên đó không thể tránh hoặc khắc phục một cách hợp lý được trở ngại đó. M. Điều khoản về trọng tài: Khi các bên giao dịch thoả thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thì họ phải xác định một loại hình trọng tài. Một là trọng tài quy chế ( Initutionnal arbitration ); Hai là trọng tài vụ việc ( ad hoc ). Các bên cũng phải quy định rõ ai sẽ làm trọng tài , nếu trong trường hợp không tự hoà giải được. Tuy nhiên, việc lựa chọn trọng tài phải cân nhất thời gian, chi phí tố tụng và điều quan trọng là luật áp dụng phải phù hợp với hình thức giải quyết tranh chấp lựa chọn. N. Điều khoản về vận tải. Trong điều khoản về vận tải của các hợp đồng, người ta thường nêu lên những vấn đề sau: Quy định về con tàu chở hàng: Như phải có khả năng đi biển, phải được xếp loại A theo đăng kiểm của LLoyd’s, hoặc tàu phải dưới 15 sử dụng.... Quy định về nước bốc dỡ, thời gian bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ. Quy định về điều kiện để đạt “ Thông báo sẵn sàng bốc dỡ như: Wibon, wipon, wifpon, wiccon....” Ngoài những điều kiện trên đây, trong quá trình giao dịch tuỳ tình hình cụ thể, các bên có thể đề ra những điều kiện khác như: Điều kiện cấm chuyển bán, điều kiện về quyền lựa chọn.... II. Khía cạnh pháp lý của việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập nhẩu. 1. Ký kết hợp đồng nhập khẩu ( NK) 1.1. Khả năng để phát sinh một hợp đồng nhập khẩu. Một hợp đồng nhập khẩu trong giao dịch buôn bán (bỏ qua hàng tặng và các vấn đề khác) chỉ một bên người bán chào hàng, người mua hỏi giá, đặt hàng; hai bên hoàn giá (mặc cả) chấp nhận và xác nhận. Hợp đồng có thể được ký kết thông qua các hình thức đàm phán: qua thư từ, qua điện thoại hay đàm phán gặp gỡ trực tiếp. Đặt hàng là một lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua. trong đơn đặt hàng, người mua liệt kê với người bán cụ thể với các loại hàng hoá mà mình định mua, cùng các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng đối với một lời chào hàng cố định. Khi người bán xác định ( bằng văn bản) đơn đặt hàng của người mua thì cũng phát sinh một hợp đồng. Trong trường hợp này, hợp đồng được thể hiện bằng hai văn bản là đơn đặt hàng của người mua và văn bản xác nhận của người bán. Như vậy, khi một lời chào hàng hoặc đặt hàng được chấp nhận vô điều kiện bằng văn bản thì khả năng ký kết một hợp đồng là có thực và các bên sẽ chuẩn bị tiến hành cho một hợp đồng cụ thể hơn. 1.2. Điều kiện có hiệu lực của một hợp đồng nhập khẩu theo pháp luật Việt nam. Khi đàm phán ký kết hợp đồng, các nhà đàm phán quốc tế thông thường chỉ hiểu biết về luật của nước mình nhưng ít khi biết tới luật của nước khác. Điều này thực sự nguy hiểm như có thể ký kết một hợp đồng không có giá trị pháp lý hoặc chứa đầy các rủi ro được tính trước mà bên kia không ngờ tới. Theo các điều luật, giá trị của một hợp đồng phụ thuộc vào một điều kiện nhất định liên quan đến: Các bên tham gia ký kết, địa vị pháp lý của các bên, sự thoả thuận giữa các bên về các nghĩa vụ. Theo luật dân sự Việt nam, điều kiện để một hợp đồng có hiệu lực gồm 4 nội dung sau: + Chủ thể phải hợp pháp: có nghĩa là phải tuân thủ các điều kiện do luật pháp Việt nam quy định ( Nêu ở phần hợp đồng nhập khẩu). + Hình thức phải hợp pháp: Hợp đồng nhập khẩu phải được ký kết bằng hình thức văn bản mới có hiệu lực và mọi sửa đổi bổ sung cũng phải được làm bằng văn bản. Mọi hình thức sửa đổi bằng miệng đều không có giá trị pháp lý. + Nội dung phải hợp pháp: Tính hợp pháp của hợp đồng. - Thứ nhất: hợp đồng phải có các điềukhoản chủ yếu. Tại điều 50 – Luật Thuơng mại Việt nam thì nội dung của hợp đồng bao gồm 6 điều khoản chủ yếu sau: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời hạn,và địa điểm giao hàng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và chứng từ giao hàng. - Thứ hai: Ngoài những điều khoản chủ yếu nêu trên, bất kỳ một đièu khoản nào đưa vào hợp đồng thì gọi là điều khoản thông thường như bao bì, mẫu cách, giám định chế tài, tranh chấp, bảo hành.... + Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện: Nguyên tắc này cho phép các bên được hoàn toàn tự do thoả thuận về quyền và nghĩa vụ của các bên trong khuôn khổ pháp luật và loại bỏ tất cả các hợp đồng được ký kết trên cơ sở dùng bạo lực, do bị đe doạ, bị lừa đảo hoặc do sự nhầm lẫn. 1.3. Thủ tục ký kết hợp đồng nhập khẩu Về hình thức ký kết: Có hai loại hình thức ký kết hợp đồng là: + Trực tiếp gặp gỡ đàm phán: Nếu các bên thống nhất hoàn toàn về các vấn đề đã nêu ra trong quá trình đàm phán trực tiếp và cùng ký vào bản dự thảo hợp đồng thì hợp đồng được coi như là ký kết từ lúc các bên cùng ký vào hợp đồng. + Ký kết gián tiếp: Những hợp đồng được ký với những khách hàng mà không có điều kiện gặp gỡ, trực tiếp đàm phán thì hợp đồng phải được ký bằng cách trao đổi ký kết hợp đồng thông qua việc gửi chào hàng hoặc đặt hàng. Loại hợp đồng này thường trải qua hai giai đoạn: Giai đoạn đề nghị ký hợp đồng: trong giai đoạn này, người đề nghị ký kết hợp đồng chú ý các điều kiện có hiệu lực của đơn đề nghị ký hợp đồng, thời hạn có hiệu lực và điều kiện huỷ bỏ đơn đề nghị ký hợp đồng. Giai đoạn chấp nhận: Việc chấp thuận cũng phải tuân thủ một số quy định như: Chấp thuận dứt khoát vô điều kiện đề nghị ký kết hợp dồng, thì hợp đồng được coi là đã ký kết. Nếu bổ sung sửa đổi một số điểm trong đơn đề nghị thì về mặt pháp lý họ đã từ chối việc ký kết và đưa ra một lời chào từ chối. Còn nếu người đề nghị chấp nhận mọi sửa đổi bổ xung của phía bên kia thì lúc đó hợp đồng mới tiếp tục được coi là ký kết. Người ký kết: Người đứng tên tham gia ký kết hợp đồng phải là người có chức năng thẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu là hợp đồng được ký kết giữa các pháp nhân thì luật pháp sẽ quy định ai là người có thẩm quyền ký hợp đồng. Thông thường theo luật định thì Tổng Giám Đốc, Giám đốc, Chủ tịch hãng tập đoàn là những người đại diện cho Công ty ký kết hợp đồng. Nếu là hợp đồng được ký kết giữa các cá nhân, doanh nghiệp tư nhân với nhau thì thẩm quyền ký kết sẽ thuộc về người chủ doanh nghiệp đó. Ngoài ra còn có những người đại diện theo luật định uỷ quyền. Việc uỷ quyền được thực hiện trên giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng uỷ thác. 1.4. Thủ tục đăng ký hợp đồng nhập khẩu ( NK ). Mặc dù các doanh nghiệp kinh doanh XNK có quyền chủ động và chịu trách nhiệm chính trong việc giao dịch ký kết và thực hiện hợp đồng, nhưng Bộ Thương mại vẫn có quyền kiểm tra giám sát và có trách nhiệm hướng dẫn việc giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Theo Điều 9 Quy định 299/TMDL: chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày ký hợp đồng XNK các doanh nghiệp phải gửi một bản chính (Nếu bản sao phải có công chứng), về Bộ Thương mại: Sau 7 ngày kể từ ngày nhận hợp đồng, nếu phòng cấp giấy phép của Bộ thương mại không có ý kiến gì khác, thì doanh nghiệp có quyền yêu cầu được nhận giấy phép nhập khẩu . Tuy nhiên thời gian gần đây, để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tăng cường XNK hàng hoá từng chuyến. 2. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu ( NK) 2.1. Nguyên tắc chấp hành hợp đồng nhập khẩu. Nguyên tắc chấp hành hợp đồng: Đó là những tư tưởng chỉ đạo có tính bắt buộc các bên phải tuân thủ hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng. Luật pháp các nước đều quy định rằng cũng như với hợp đồng dân sự, hợp đồng ngoại thương nói chung và nhập khẩu nói riêng phải chấp hành 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc chấp hành hiện thực và thực hiện đúng về mặt đối tượng, không được thay thế việc thực hiện