Báo cáo Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cty Cổ phần Vận tải Sao Mai

LỜI MỞ ĐẦU Thông qua thực tập, giúp sinh viên chúng em có điều kiện tiếp cận thực tế, vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và thực tiễn. Trên cơ sở đó củng cố được những kiến thức đã học, đi sâu tìm hiểu và nắm bắt cách tổ choc công tác kế toán trong tưng loại hình doanh nghiệp cụ thể. Từ đó giúp chúng em khi ra trường không bỡ ngỡ và có thể có những phân tích, xem xét, đánh giá các hoạt động kinh doanh, đề ra các kiến nghị về phương hướng, biện pháp giải quyết các tồn tại của cơ sở. Đứng trước sự thay đổi hàng ngày của khoa học –kỹ thuật - công nghệ, và sự cạnh tranh khốc liệt, nguồn nhân lực đã thực sự trở thành tài sản quý giá đối với các doanh nghiệp. Bởi vì các doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và phát triển dựa trên cơ sở phát huy hiệu quả nhân tố con người. Một trong những yếu tố cơ bản nhằm duy trì, củng cố và phát triển lực lượng lao động mãI làm việc với doanh nghiệp đều lựa chọn các hình thức trả lương phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nhưng dù lựa chọn bất kỳ hình thức trả lương nào trong doanh nghiệp thì bên cạnh những ưu điểm của nó luôn tồn tại những nhược điểm. Do vậy, việc hoàn thiện các hình thức trả lương không bao giờ dừng lại ở một giới hạn nào cả. Công ty cổ phần Vận tải Sao mai là một trong những doanh nghiệp như vậy. Công ty hoạt động trong lĩnh vực cho thuê xe và vận chuyển hành khách bằng Taxi, đây là lĩnh vực còn rất nhiều tiềm năng. Do vậy, muốn kinh doanh hiệu quả đạt kết quả tốt phải luôn chú trọng đến nhân tố con người. Sau giai đoạn thực tập tổng hợp, em đã có được cáI nhìn kháI quát nhất về Công ty Cổ phần Vận tải Sao Mai: lịch sử hình thành, phát triển, đặc điểm tổ chức kinh doanh, bộ máy tổ chức quản lý, bộ máy kế toán đặc biệt là tìm hiểu về công tác tổ chức quản lý hạch toán kế toán, để đạt được hiệu quả cao nhất của Công ty. Vì thế, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cty Cổ phần Vận tải Sao Mai”. Trong báo cáo này em sẽ trình bày cụ thể theo những nội dung dưới đấy: Ngoài phần mở đầu và kết luận kết cấu bài viết của tôI gồm ba phần sau: Phần I: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Vận tảI Sao Mai Phần II: Một số biện pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty Cổ phần Vận tải Sao Mai PHẦN I THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI 1.1. Giới thiệu về công ty Cổ Phần Vận Tải Sao Mai : 1.1.1. Giới thiệu chung: Công ty cổ phần Vận tải Sao Mai là công ty hạch toán độc lập. - Tên công ty : Công ty cổ phần Vận tải Sao Mai - Số đăng ký kinh doanh: 0103010524 cấp ngày 21/02/2001 - Địa chỉ: Tổ 8 Định Công Hoàng Mai Hà Nội ( đăng ký thuế) - Địa chỉ văn phòng: 22 Trung Hoà Hà Nội * Chức năng và nội dung hoạt động của Công ty cổ phần Vận tải Sao Mai Công ty đăng ký kinh doanh các loại hình sau: _ Vận tải hành khách bằng xe Taxi. _ Vận chuyển hành khách đường bộ bằng xe Taxi và xe Bus _ Vận chuyển hành khách bằng Taxi nước (xuồng máy) _ Sửa chữa, bảo dưỡng ô tô, phương tiện vận tải _ Lữ hành nội địa _ Đại lý bán vé máy bay trong nước và quốc tế _ Đại lý bán lẻ xăng dầu _ Sửa chữa, đóng mới phương tiện thủy, bộ Vốn điều lệ: 11.788.000.000 đồng - Quá trình hình thành và phát triển: Trải qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành, công ty luôn là lá cờ đầu trong những công ty cùng hoạt động tại khu vực miền Bắc. Là một trong những công ty có uy tín nhất về dịch vụ Taxi và xe cho thuê tại khu vực miền Bắc mà đặc biệt là khu vực Hà Nội. Cho đến nay, Công ty đã khẳng định được vai trò của mình và từng bước đi lên trong nền kinh tế thị trường. Trong những năm đầu hoạt động tại thành phố Hà Nội (1995), hoạt động của Công ty có rất nhiều khó khăn. Ngành nghề kinh doanh chính lúc đó là kinh doanh dịch vụ du lịch. Hòa cùng với sự phát triển kinh tế của đất nước, tháng 6 năm 1997, công ty Vận tảI Sao Mai quyết định mở thêm ngành nghề kinh doanh - Bổ sung ngành nghề vận chuyển hành khách công cộng bằng xe Taxi tại địa bàn Hà Nội. Trong thời điểm này, tại địa bàn thành phố Hà Nội đã có 12 công ty khác cũng đang hoạt động kinh doanh vận chuyển hành khách công cộng bằng xe Taxi. Đó là các công ty đã nổi tiếng và khá quen thuộc với người dân thủ đô như: Taxi Hà Nội, Taxi CP, Taxi 12, Taxi Hương Lúa, Taxi Thủ Đô, Taxi 52. Ban lãnh đạo công ty đã xem xét hoàn cảnh và môi trường kinh doanh quyết định dời về 22 Trung Hoà với diện tích thuê làm văn phòng cũng chỉ có 24 m2 và cũng chỉ có 15 cán bộ công nhân viên, phương tiện được đầu tư lúc đó là 40 xe KIA 4 chỗ ngồi của Hàn Quốc. Vì ra đời sau các công ty khác nên thời gian đầu công ty kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn. Sản phẩm dịch vụ mới nên chưa làm cho người dân thủ đô quen ngay được, vả lại sự cạnh tranh của các hãng để dành thị phần trong đó có cả một số hãng cạnh tranh không lành mạnh đã gây nhiều khó khăn cho công ty, nhưng với sự nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân viên, với phương châm “Hết lòng phục vụ bà con cô bác”, vì khách hàng phục vụ và bao giờ cũng đưa lợi ích khách hàng lên trên hết. Công ty đã ngày càng có được niềm tin của khách hàng và ngày càng tăng được thị phần tại thủ đô. Vì vậy Công ty ngày càng đứng vững và phát triển. Từ chỗ chỉ có 40 xe KIA năm 1997 đến năm 1998 công ty Vận tải Sao Mai đã đầu tư thêm 65 xe KIA 4 chỗ, nâng tổng số đầu xe hoạt động tại Hà Nội lên 105 xe. Đến năm 1999, công ty tiếp tục nghiên cứu phát triển thị trường và quyết định đầu tư đưa loại xe 7 chỗ ngồi vào hoạt động cụ thể là đã đầu tư 30 xe DAHSU 7 chỗ. Nâng tổng số đầu xe lên 135 xe phục vụ khách hàng thủ đô. Nhiều khách hàng tiềm năng đã trở thành khách hàng thường xuyên của Công ty, những người đã yêu mến công ty và đã đóng góp những ý kiến quý báu cho Công ty. Nhằm thích nghi và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và thị trường xe Taxi. Từ năm 2000 đến năm 2002 Công ty liên tục đổi mới phương tiện, thay hơn 50% chủng loại xe hiện đang kinh doanh xe KIA (của Hàn Quốc) bằng xe TOYOTA COROLA (của Nhật Bản). Cụ thể là đã đổi 80 KIA và mua 80 xe TOYOTA COROLA 4 chỗ mới. - Tình hình hiện nay: Đánh giá tổng thể từ năm 1999 công ty đã khẳng định được vị thế của mình. Các sản phẩm (dịch vụ) của Công ty đã có uy tín trên thị trường thủ đô Hà Nội. Doanh thu đã tăng đáng kể, với phương châm kinh doanh “An toàn – nhanh chóng – mọi lúc, mọi nơi” và với khẩu hiệu “Luôn ân cần phục vụ bà con cô bác” Tất cả vì lợi ích của khách hàng. Để cạnh tranh lành mạnh với các hãng khác cùng ngành nghề. Hiện nay công ty đã thay thế 24 xe KIA và đầu tư 210 xe MATIZ và 30 xe JOLIE, 50 xe VIOS, 15 xe ZACE nâng tổng số đầu xe lên 305 xe, tiến tới công ty đang chuẩn bị đầu tư thêm dòng xe VIOS tập trung vào thị trường khách VIP. Với sự gắn kết chặt chẽ giữa ban lãnh đạo công ty với các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên lao động trong toàn công ty, tính đến nay công ty đã có 10 năm xây dựng và phát triển, thời gian hoạt động chưa phải là dài nhưng công ty đã, đang tự khẳng định được mình tại thị trường Hà Nội và tự hào về thành quả đó. Hiện nay, Công ty đang là một trong những đơn vị ngoài quốc doanh làm ăn hiệu quả nhất so với các doanh nghiệp cùng ngành nghề. Xứng đáng được coi là một trong những con chim đầu đàn của ngành vận chuyển hành khách công cộng bằng xe Taxi tại Hà Nội. Tóm lại, công ty cổ phần Vận tải Sao Mai là một trong những công ty đã được nhiều cơ quan tổ chức của Nhà nước tặng thưởng huy chương, bằng khen về chất lượng phục vụ, được nhiều khách hàng mến mộ. 1.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Vận tảI Sao Mai Giám đốc điều hành Phòng tổ chức – hành chính Phòng kinh doanh – tiếp thị Phòng kế toán – tài chính Ban quản lý và điều hành đội xe Xưởng sửa chữa Đội 3, đội 4 Bộ phận tổng đài Bộ phận xử lý tai nạn Đội 1, đội 2 Hội đồng quản trị Bộ phận đào tạo Kinh doanh tiếp thị Phòng thanh tra – pháp chế Bộ phận TT -bảo vệ Ban công tác chính trị xã hội Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Vận tải Sao Mai 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, quyết định phương hướng nhiệm vụ phát triển của Công ty và lập kế hoạch kinh doanh hàng năm, thảo luận và thông qua bảng tổng kết năm tài chính, bầu, bãi miễn thành viên Hội đồng quản trị và kiểm soát viên. Quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ, xem xét quyết định giải pháp khắc phục các biến động lớn về tài chính, xem xét các sai phạm của Hội đồng quản trị gây thiệt hại cho Công ty. - Ban kiểm soát: _ Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết năm tài chính của Công ty và triệu tập Đại hội đồng khi xét thấy cần thiết. _ Trình Đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết năm tài chính của Công ty, báo cáo về những sự kiện tài chính bất thường xảy ra, báo cáo về những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của Hội đồng quản trị. - Hội đồng quản trị: _ Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất ở Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đầ liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị được hưởng lương hoặc thù lao theo quyết định của Đại hội đồng. - Ban công tác chính trị - xã hội: Phụ trách công tác Đảng, Hội cựu chiến binh, Công đoàn, Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ của Công ty. - Giám đốc điều hành: Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về toàn bộ công tác tài chính của Công ty theo quy định của Pháp luật, có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Là chủ tài khoản của Công ty mở tại Ngân hàng và chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài khoản theo đúng quy định của pháp luật. - Lập và ký các Kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty trình Hội đồng quản trị phê duyệt. - Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty. - Trình các báo cáo quyết toán hàng, quý, năm lên Hội đồng quản trị. - Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo tình hình tài chính của Công ty theo yêu cầu của Hội đồng quản trị hoặc khi Công ty gặp khó khăn về tài chính ảnh hưởng đến việc thanh toán các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác. - Quyết định kết toán và sử dụng các khoản chờ phân bổ, dự phòng của Công ty. - Phê duyệt kế hoạch thu – chi quỹ phúc lợi và khen thưởng của Công ty. - Duyệt chi toàn bộ các khoản chi của Công ty. - Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ của Công ty.- Phòng Tổ chức - Hành chính Tổng hợp : _ Bộ phận tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tuyển dụng lao động, bố trí sắp xếp cán bộ, lái xe để đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục không bị gián đoạn. Ngoài ra, bộ phận này sẽ thực hiện một số công việc mang tính chất hành chính như phụ trách vấn đề liên quan đến công đoàn, đến người lao động… _ Bộ phận đào tạo: Có nhiệm vụ đào tạo lái xe hành nghề Taxi trong công ty. Tổ chức các khóa học ngắn hạn và dài hạn khác (ví dụ: lớp học văn hóa doanh nghiệp, quản trị chất lượng, đào tạo bồi dưỡng kỹ năng quản lý cho cán bộ…). - Phòng Kinh doanh - Tiếp thị : _ Bộ phận kinh doanh tiếp thị: Có nhiệm vụ chính là mở rộng thị trường, nghiên cứu, phân tích thị trường hiện tại, từ đó dự báo xu hướng trong tương lai của thị trường để tham mưu cho Giám đốc có những điều chỉnh về chính sách kinh doanh cho phù hợp. Ngoài ra, bộ phận còn có nhiệm vụ rất quan trọng là chăm sóc khách hàng. - Bộ phận tổng đài: Nhân viên tổng đài có nhiệm vụ nhận các địa chỉ từ phía khách hàng sau đó chuyển tải tới tất cả các xe Taxi của Công ty trong phạm vi quy định thông qua hệ thống máy bộ đàm. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ thu nhận các thông tin phản ánh từ phía khách hàng sau đó chuyển đến các phòng ban có liên quan để xử lý, phân tích thông tin từ đó có những tham mưu, đề xuất cho Ban giám đốc trong vấn đề điều chỉnh chính sách kinh doanh cho phù hợp. - Phòng Kế toán - Tài chính: Có nhiệm vụ hạch toán kế toán theo chế độ Kế toán – Thống kê của nhà nước, quản lý giám sát mọi hoạt động tài chính của Công ty, giúp Giám đốc trong việc lập Kế hoạch tài chính hàng năm, tham mưu giúp Giám đốc một số vấn đề lớn trong lĩnh vực tài chính. - Ban quản lý và điều hành đội xe : Công ty áp dụng phương thức quản lý trực tuyến, điều hành phương tiện tập trung. Trung tâm điều hành được trang bị hệ thống phương tiện thông tin, quản lý và điều hành hiện đại như: Máy vô tuyến, Camera, máy bộ đàm… để quản lý mọi hoạt động lái xe và phương tiện trên đường. Mối liên hệ giữa trung tâm điều hành và lái xe được đảm bảo một cách liên tục trong suốt quá trình hoạt động của phương tiện. - Đội xe : Đội 1, đội 2, đội 3 và đội 4. Tổng số xe kinh doanh ở Công ty là 305 xe (gồm cả loại xe 04 chỗ và 07 chỗ), được chia thành 04 đội. Mỗi xe Taxi sẽ được biên chế 02 người lái chính. Ngoài số lượng 305 xe, có thêm 15 lái xe dự phòng thay thế các lái xe chính khi họ có công việc cần phải nghỉ. Thời gian làm việc trong ngày được chia thành 02 ca (mỗi ca 08 tiếng) hết mỗi ca làm việc các lái xe phải đưa xe về bãi đỗ để thực hiện giao ca. Đến ca trực xe khi được thông báo địa chỉ của khách từ bộ phận tổng đài và được sự đồng ý của đội trưởng, các lái xe thực hiện việc đón trả khách. - Xưởng sửa chữa : - Xưởng: Xưởng được tổ chức dưới hình thức đơn vị trực thuộc Công ty, hạch toán báo sổ. Nhiệm vụ của xưởng là sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất toàn bộ các xe Taxi của Công ty, đảm bảo cho đoàn xe hoạt động được liên tục với hình thức bên ngoài luôn sạch đẹp. Toàn xưởng do một quản đốc và một kỹ sư trưởng điều hành. Kỹ sư trưởng cũng được huy động vào công tác bảo trì, sửa chữa. (Kỹ sư trưởng phụ trách bộ phận kỹ thuật). - Bộ phận kỹ thuật : Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát toàn bộ tình trạng kỹ thuật của các đội xe. Lập các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn và đại tu. - Phòng thanh tra - pháp chế: - Bộ phận xử lý tai nạn : Nhân viên xử lý tai nạn có nhiệm vụ thay mặt cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến các vụ tai nạn xảy ra : Phối hợp với cơ quan công an trong việc khám nghiệm hiện trường, thỏa thuận với các bên có liên quan đến vụ tai nạn, làm các thủ tục với cơ quan bảo hiểm. - Bộ phận thanh tra - bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ các văn phòng, xưởng sửa chữa, các bãi xe. Kiểm tra toàn bộ quá trình thực hiện công việc của các bộ phận trong toàn Công ty. 1.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và chức năng hoạt động: Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán tổng hợp, thuế Kế toán TSCĐ Kế toán công nợ, lương Kế toán doanh thu Thủ quỹ Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CP Vận tải Sao Mai Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Để phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh và quản lý, phù hợp với khả năng và trình độ của nhân viên kế toán, đồng thời để xây dựng bộ máy tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng và chất lượng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng như những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung: Kế toán trưởng: Là người có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất đạo đức tốt và năng lực điều hành, tổ chức công tác trong công ty. + Là người có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ tài chính, kế toán trong công ty. Có trách nhiệm quản lý cán bộ nhân viên, ký duyệt các khoản thu, chi; tham mưu cho ban giám đốc phương án kinh doanh; lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm. + Thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính. Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt. Kế toán TGNH: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm, ghi chép và tập hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới TGNH Kế toán tổng hợp, kế toán thuế: Có nhiệm vụ tổng hợp công tác kế toán cuối năm, hạch toán tình hình lỗ lãi của công ty, tham mưu cho kế toán trưởng trong công việc. Lập báo cáo tài chính, thuế cuối kỳ. Kế toán TSCĐ: Theo dõi tăng, giảm TSCĐ trong năm. Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ lái xe, công nợ khách hàng, kịp thời báo cáo số liệu công nợ hàng tháng, hàng quý. Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính toán,lập bảng lương hàng tháng chính xác, kịp thời và thanh toán tiền lương cùng các khoản khác liên quan đến tiền lương cho công nhân viên, theo dõi việc thu chi BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán doanh thu: Ghi nhận kịp thời và đầy đủ doanh thu trong các hoạt động của công ty. Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt; đối chiếu với kế toán thu chi cuối ngày, cuối tuần, cuối kỳ. * Mối liên hệ giữa các bộ phận trong phòng: Các công việc (bộ phận) trong phòng kế toán có quan hệ chặt chẽ với nhau: Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm điều hành công việc của phòng kế toán, sau đó phân công công việc cho từng người. Kế toán tiền mặt có liên quan đến thủ quỹ, hàng ngày phải đối chiếu số dư với thủ quỹ, lấy số liệu từ kế toán doanh thu, kế toán công nợ khách hàng để vào phiếu thu. Cùng với kế toán thuế, kế toán chi phí viết phiếu chi. Kế toán doanh thu, kế toán chi phí báo cáo số liệu để kế toán tổng hợp lên số liệu... Các phần hành công việc luôn liên quan đến nhau tạo thành một thể thống nhất. 1.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: 1.1.5.1. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán: * Tổ chức sổ chi tiết hạch toán TSCĐ: - Hoá đơn, hợp đồng mua bán TSCĐ - Sổ Tài sản cố định - Bảng tính khấu hao TSCĐ... * Sơ đồ luân chuyển chứng từ của TSCĐ: Ghi tăng TSCĐ dựa nguyên giá (Sổ TSCĐ) Chứng từ kế toán TSCĐ (Hoá đơn, hợp đồng...... Trích khấu hao TSCĐ theo bảng phân bổ KHao Khi thanh lý TSCĐ Giảm KHao và GTCLại trong Sổ TSCĐ Bảo quản lưu trữ chứng từ (Sổ TSCĐ) Sơ đồ 3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ của TSCĐ Mô tả sơ đồ: Ban đầu, khi tăng (mua) TSCĐ, gồm có các chứng từ như: Hợp đồng mua bán TSCĐ, hoá đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận... Trên cơ sở chứng từ nguyên giá TSCĐ, ghi tăng nguyên giá TSCĐ vào Sổ TSCĐ. Hàng tháng, trích khấu hao TSCĐ dựa trên bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Thanh lý xe, ghi giảm TSCĐ trên sổ TSCĐ. Bảo quản lưu trữ Sổ TSCĐ. * Tổ chức sổ tổng hợp hạch toán TSCĐ: + Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung: + Đây là hình thức mà theo đó, kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên thì kế toán có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi chép và theo dõi. Căn cứ ghi các sổ kế toán trên vẫn là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: + Là hình thức kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ CáI với căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. + Sổ kế toán chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, bao gồm các loại sổ: Sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ TSCĐ, sổ chi tiết…. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: + Hình thức này tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian và ghi sổ theo hệ thống ( phân loại theo tài khoản ) bằng cách sử dụng hai sổ tổng hợp khác nhau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ tổng hợp là các Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ: + Nguyên tắc cơ bản của việc tổ chức sổ kế toán theo hình thức này là tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng bên Nợ trên các Nhật ký chứng từ; kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính: + Với hình thức này thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày đều được đưa vào chương trình kế toán máy bằng việc cập nhật chứng từ ban đầu: như hoá đơn, các hoá đơn chứng từ liên quan khác…, kế toán kiểm tra, phân loại và sẽ được kế toán nhập liệu. Chương trình sẽ tự động tính toán và vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp liên quan. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu mã, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. + Doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. Để liên hệ với trình tự ghi sổ tại đơn vị thực tập, em chỉ trình bày hình thức kế toán Nhật ký chung _ Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung có các sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt. - Sổ Cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.  _ Trình tự, nội dung ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, từ Nhật ký chung chuyển từng số liệu để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt cùng kỳ. Qui trình ghi sổ kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Tk 211, 214, 642... Sổ Cái TK 211, 212, 213, 214 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NHẬT KÝ CHUNG Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu. 1.1.5.2. Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hạch toán tiền lương và các khoản theo lương theo các tài khoản sau: * TK 334: Phải trả người lao động TK 334 được chi tiết thành: TK 3341: Phải trả công nhân viên TK 3348 Phải trả người lao động khác TK 334 dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của các khoản thu nhập của người lao động. Bên Nợ: Các khoản đã trả, đã ứng cho công nhân viên. Các khoản khấu trừ vào lương công nhân viên. Bên Có: Các khoản phải trả cho công nhân viên Dư Có: Các khoản còn phải trả công nhân viên. * Kế toán sử dụng tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” phản ánh tình hình lập và phân phối quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2 như sau: TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế Bên Nợ: BHXH phải trả cán bộ nhân viên. Các khoản kinh phí công đoàn tại đơn vị Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp Bên Có: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Khấu trừ vào lương công nhân Các khoản phải trả khác Dư Có: Các khoản còn phải trả khác * Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: 621, 622, 627, 641, 642... 1.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 1.2.1. Đặc điểm lao động tại Công ty: Tổng số lao động của Công ty là 467 người được phân thành phòng ban và lái xe như sau: Số lao động của phòng ban: Đơn vị Số người Nhân viên văn phòng 106 Nhân viên lái xe 361 Số lao động là nhân viên lái xe chiếm tỷ lệ cao là 77,3% là do đặc thù ngành nghề kinh doanh của Công ty là kinh doanh, vận chuyển hành khách bằng taxi, mà mỗi xe gồm 2 lái xe nên số lượng lái xe chiếm tỷ lệ cao như vậy. Để tính lương cho từng lao động, công ty dựa vào đặc thù nghề nghiệp từng phòng ban cùng với trìn