Báo cáo Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An

Lời nói đầu Trong những năm gần đây, khi Việt Nam tiến hành nền kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh giữa các doanh nhiệp ngày càng trở nên gay gắt và khốc liệt. Chính vì vậy, để nâng cao khả năng cạnh tranh, thì các doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp, nhiều công cụ quản lý khác nhau trong đó hạch toán kế toán được coi là một công cụ quản lý hữu hiệu tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bởi nguyên tắc cơ bản của hạch toán là phải tự trang trải và có lãi. Qua việc hạch toán đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể tìm cách hạ thấp được chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm ăn có lãi, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Hơn nữa, xét riêng trong các doanh nghiệp sản xuất thì có một yếu tố cơ bản quyết định đến giá thành và chất lượng sản phẩm, từ đó ảnh hưởng gián tiếp đến việc cạnh tranh của doanh nghiêp với các doanh nghiệp khác, đó chính là vật liệu đầu váo. Có xác định đúng, có ổn định nguồn vật liệu, cũng như tính đúng, tính đủ vật liệu, tránh lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất thì mới có thể góp phần giảm bớt được chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, có thể thấy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng sức cạnh tranh trên thị trường . Với ý nghĩa này , kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu tại Công ty TNHH Khoá Bảo AN, em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An”. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề gồm 3 chương: Phần 1. Tình hình thực tế công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An Phần 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An. PHần 1 Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty TNHH KHoá Bảo An I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH khoá Bảo An Công ty TNHH khoá Bảo An là một công ty hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân. Công ty được thành lập từ năm 2000 với số vốn điều lệ: 1.000.0000.000 đ Trụ sở giao dịch hiện nay của Công ty là 195D Phố Đại La - Hai Bà Trưng- Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh của Công ty là: Sản xuất các chi tiết khoá, chốt khoá, và khoá các loại, Buôn bán khoá các loại Tiền thân của công ty là Tổ hợp tác - Khoá Việt Trung với số lượng nhân viên chỉ có hơn 10 người được thành lập thành lập từ năm 1997 với mặt hàng sản xuất và kinh doanh chính là : khoá cầu treo, khoá tủ, khoá ke mon, một số chi tiết của các loại khoá. Đến năm 2000 từ tổ hợp tác Khoá Việt Trung phát triển lên công ty TNHH khoá Bảo An nên công ty vẫn tận dụng được các quan hệ với các đối tác cũ đồng thời đã tạo thêm được nhiều khách hàng mới. Các chủng loại khoá của công ty sản xuất và buôn bán với mẫu mã sản phẩm đa dạng và giá cả phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng nên đang được nhiều khách hàng chấp nhận, Khách hàng của công ty tập trung chủ yếu ở miền Bắc và miền Trung. Với các khách hàng quan trọng của công ty là các công ty thương mại, các cửa hàng bán buôn ở các tỉnh như: công ty TNHH Thành Đô, Cửa hàng Hùng Cường, Cửa hàng Chị Loan... Tới nay, trải qua gần 4 năm phấn đấu xây dựng và trưởng thành, Với sự nỗ lực cố gắng của giám đốc cũng như của toàn thể nhân viên trong công ty, công ty TNHH khoá Bảo An đã đạt được những thành tích đáng khích lệ. Điều đó được thể hiện qua bảng kết quả kinh doanh một số năm như sau: Bảng 1 : Một số kết quả kinh doanh trong các năm 2000-2001-2002 Đơn vị: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu bán hàng 1146580 1436200 1620120 Giá vốn hàng bán 1013530 1265700 1412600 Chi phí bán hàng 17800 24600 27320 Chi phí quản lý doanh nghiệp 38650 54000 61350 Lợi nhuận trước thuế 76600 91900 118850 Thuế TNDN 24512 29408 38032 Lợi nhuận sau thuế 52088 62492 80818 Thu nhập bình quân 1 Lao động 650 750 800 Như vậy doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng trong 3 năm 2000, 2001, 2002. Đây là một nỗ lực lớn của công ty. Tuy nhiên chi phí quản lý của doanh nghiệp cũng tăng khá nhanh sở dỹ như vậy là do chủ yếu tăng lương của nhân viên các phòng ban lên là chủ yếu để kích thích người lao động tăng cường cống hiến cho công ty. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Đứng đầu công ty là giám đốc, trực tiếp điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc có một trợ lý giám đốc cùng với các phòng chức năng. Các phòng chức năng theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các phòng ban như sau: Ÿ Phòng kế hoạch và kinh doanh: Có nhiệm vụ: - Trên cơ sở căn cứ vào định mức tiêu hao, giá thành sản phẩm cũng như giá bán của sản phẩm Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ ngắn hạn cũng như dài hạn Xây dựng kế hoạch cho năm sau, kỳ sau, Xây dựng và thực hiện các kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, - Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, giới thiệu quảng bá sản phẩm...để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Ÿ Phòng kế toán tài chính : Có nhiệm vụ là: Cập nhật các chứng từ kế toán , theo dõi và thực hiện các công tác kế toán, xử lý và cung cấp các thông tin tài chính. Từ đó giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. s Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ: Tuyển dụng bố trí sắp xếp lao động cho phù hợp với trình độ cung như công việc được giao trong công ty Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lưu trữ, tạp vụ, các công tác quản trị hành chính. Ÿ Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ là Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp các bản vẽ kỹ thuật Triển khai các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong và ngoài nước để đưa vào sản xuất, chế tạo sản phẩm, Sửa chữa các máy móc thiết bị của công ty. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH khoá Bảo An Giám đốc Trợ lý giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch và kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phân xưởng sản xuất 2.2. Đặc điểm bộ máy sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty a / Bộ máy sản xuất › Đội cơ khí bao gồm các tổ : tổ dập, tổ khoan... Nhiệm vụ chủ yếu làm các công việc khoan lỗ khoá, dập chìa. khoan cắt các chi tiết. Ngoài ra đội cơ khí còn thực hiện làm các chi tiết sản phẩm như bản lề, chốt cửa... › Đội sơn mạ gồm có tổ đánh bóng, tổ mạ, tổ sơn... Nhiệm vụ chủ yếu của đội này là sơn mạ quai khoá, bản lề, chốt cửa, Crêmôn... › Đội lắp ráp gồm các tổ: tổ lắp 1, tổ lắp 2, tổ bao gói ... đội lắp ráp có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời khác nhau để tạo ra những sản phẩm hoàn chỉnh. Đồng thời thực hiện việc đóng gói, dán nhãn hiệu các sản phẩm, sắp xếp sản phẩm vào kho. b / Quy trình công nghệ Công ty TNHH khoá Bảo An là công ty chuyên sản xuất các mặt hàng khoá phục vụ tiêu dùng, phụ tùng phụ kiện của khoá bằng kim loại. Máy móc sử dụng của công ty chủ yếu là những máy móc của những năm 80 và những năm 90, bên cạnh đó còn có những máy móc đơn giản hiện đại mới của Nhật và Trung Quốc. Loại hình sản xuất của Công ty là liên tục khâu sau nối tiếp khâu trước, qui mô sản xuất thuộc loại nhỏ Các sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một qui trình sản xuất theo cùng một phương pháp công nghệ, song giữa các loại, các sản phẩm có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, về mặt kỹ thuật. 3. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH khoá Bảo An 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thức hiện ở phòng kế toán tài chính của công ty từ khâu vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo và kiểm tra kế toán . Phòng kế toán tài chính của công ty gồm có 5 người. Đứng đầu là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, đồng thời có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với kế toán phần hành. Ngoài ra có các kế toán phần hành là: Kế toán vật tư Kế toán tiền lương kiêm thanh toán Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán ở công ty. Kế toán trưởng giúp giám đốc về mặt cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời là người tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm, đồng thời theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, theo dõi tình hình tiêu thụ, hàng quý lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán vật tư có trách nhiệm theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư sử dụng cho sản suất sản phẩm Kế toán tiền lương kiêm thanh toán: có nhiệm vụ tính lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách nhà nước, theo dõi các khoản phải thu phải trả. Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày, Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích nộp khấu hao TSCĐ. 3.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Hiện nay tại công ty TNHH khoá Bảo An áp dụng chính sách kế toán sau: - Niên độ kế toán : từ 1/1/N đến 31/12/N - Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng - Phương pháp nộp VAT : phương pháp khấu trừ - Phương pháp định giá hàng tồn kho : theo giá nhập trước xuất trước - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao tuyến tính - Hình thức kế toán : Hiện nay công ty TNHH khoá Bảo An đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. II. kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An. 1. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại công ty Là một công ty có qui mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng .... nên công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau được sử dụng cho quá trình sản xuất như thép các loại (thép lá, thép inox, thép góc, thép vuông ...), nhôm, đồng, bi, các loại hoá chất, ... Tuy nhiên với trình độ nghiệp vụ cũng như tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ quản lý kế toán nguyên vật liệu của công ty đã có nhiều biện pháp để quản lý khá chặt chẽ nguyên vật liệu. Từ đó có thể đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho qui trình sản xuất, tạo điều kiện cho công ty hoạt động sản xuất liên tục. Trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, để quản lý có hiệu quả một khối lượng lớn nguyên vật liệu như vậy, thì trước tiên công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở đặc điểm, vai trò, công dụng của từng thứ, loại vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm, cụ thể là: - Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại như thép, nhôm, đồng, ổ bi, thân khoá, lõi khoá, bi, phôi chìa khoá ... - Vật liệu phụ gồm có dầu AC10, dầu pha sơn, dây mai so, ... - Phụ tùng thay thế như là dây cua-roa, đá cắt thép, đá mài, vòng bi, ... - Nhiên liệu gồm có xăng A83, dầu mazút, củi đốt, ... - Vật liệu khác như hộp giấy crêmôn, hòm gỗ... Nhờ cách phân loại hợp lý như trên mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, từng loại vật liệu, từ đó có thể cung cấp những thông tin khá chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ , sử dụng vật liệu một cách hợp lý. Ngoài ra, để quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả thì việc tính giá nguyên vật liệu đóng vai trò khá quan trọng. Vì vậy ở công ty TNHH khoá Bảo An thì việc tính giá vật liệu được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Bằng việc sử dụng phương pháp này để tính giá nguyên vật liệu đã giúp công ty ghi sổ đơn giản và có khả năng phát hiện các sai sót trong việc ghi chép của kế toán 2. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty Để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty TNHH khoá Bảo An đã sử dụng hệ thống các chứng từ kế toán bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ... 2.1.1.Thủ tục nhập kho vật liệu Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty. Thực tế ở công ty TNHH khoá Bảo An, khi các vật liệu được giao đến công ty , nhân viên phòng kỹ thuật cùng nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, qui cách vật tư rồi viết biên bản kiểm nghiệm vật tư. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn GTGT của bên bán. Trường hợp chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa hai bên để kiểm nghiệm.Các vật liệu nào không đạt tiêu chuẩn như quy cách thì công ty đều không cho nhập kho mà yêu cầu bên bán chuyển ngay cho công ty các vật liệu đã ký theo hợp đồng. Ví dụ : Biểu số 1- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Số lượng, chất lượng, giá cả) Hôm nay, ngày 07 tháng 03 năm 2003 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: 1. Bà Nguyễn Văn Tú KHKD - Trưởng ban 2. Bà Nguyễn Thị An Kỹ thuật - Uỷ viên 4. Bà Phạm Anh Vân Thủ kho - Uỷ viên Căn cứ vào hoá đơn số 08597 ngày 01 tháng 03 năm 2003 của công ty TNHH Vân An hoặc theo hợp đồng số ... ngày ... / ... / ... đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau Phương thức kiểm nghiệm : Cân thực tế Số lượng tt Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn vị tính Theo chứng từ Thực tế kiểm nghiệm Đúng qui cách phẩm chất Không đúng qui cách phẩm chất A B 1 2 3 4 5 Vòng long đen Kg 100 100 Kết luận và ý kiến giải quyết của ban kiểm nghiệm : Nhập kho công ty Thủ kho Kỹ thuật Chủ hàng KHKD Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Sau đó nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập. Phiếu nhập kho có chữ ký của nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh, thủ kho, bên giao hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Ví dụ : Biểu số 2 - Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty khoá phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Bảo An Ngày 07 tháng 03 năm 2003 QĐ số 1141 TC/CĐKT ngày 1-11-1995 của BTC Số : 97 Họ, tên người giao hàng : Công ty TNHH Vân An Nợ : 1521 Theo biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 07 tháng Có : 331 03 năm 2003 Nhập tại kho công ty TT Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vòng long đen Kg 100 100 50000 5.000.000 Cộng : 5.000.000 đ (Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng chẵn Nhân viên Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Phòng KH& KD đơn vị (Phần định khoản do kế toán vật tư thực hiện ) Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên, có đầy đủ các chữ ký như trên trong đó: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch và kinh doanh Liên2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) và các chứng từ liên quan trong trường hợp trong trường hợp mua vật tư thanh toán ngay. Riêng với trường hợp vật tư nhập kho nhưng thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư, sau đó khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này 2.1.2. Thủ tục xuất kho vật liệu Tại công ty TNHH khoá Bảo An, vật liệu được xuất sử dụng chủ yếu phục vụ cho sản xuất. Tại các đội sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất, rồi viết số lượng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên phòng kế hoạch và kinh doanh. Nghiệp vụ xuất kho phát sinh, nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh viết phiếu xuất kho theo lượng yêu cầu đó. Phiếu xuất kho vật tư được lập thành 3 liên, trong đó: - Liên 1 : Phòng kế hoach và kinh doanh lưu - Liên 2 : Thủ kho sử dụng để ghi chi tiết, cuối tháng chuyển cho KT vật liệu - Liên 3 : Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Ví dụ : Biểu số 3 - Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Mẫu số 01/VT Ngày 09 tháng 03 năm 2003 QĐ 1141 TC/CĐKT ngày 01-11-1995 Họ , tên người nhận hàng : Tổ lắp ráp Số 196 Lý do xuất kho : lắp khoá 10 Nợ : 621 Xuất tại kho công ty Có : 1521 T T Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư ĐV tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 Bi thân F 2,5 x4 Bi thân F 2,5 x5 kg - 4,5 10 4,5 10 81.000 83.000 364.500 830.000 Cộng 1.194.500 (Viết bằng chữ ): Một triệu một trăm chín tư ngàn năm trăm đồng Phụ trách Thủ trưởng Kế toán Người nhận Thủ cung tiêu đơn vị trưởng kho Nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh phải gửi phiếu xuất kho (liên 2) xuống cho thủ kho, sau đó thủ trưởng hay công nhân của phân xưởng đó xuống nhận vật tư theo phiếu xuất. Tuy nhiên, việc xuất vật tư theo yêu cầu của sản xuất còn phải căn cứ vào định mức vật tư được cấp do phòng kế hoạch lập, nếu không có thể gây ra lãng phí vật tư mà kế toán vật tư không kiểm soát được. 2.1.3. Kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Tại công ty TNHH khoá Bảo An, để hạch toán chi tiết vật liệu công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu ở công ty TNHH Khoá Bảo an Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL Trong đó: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty diễn ra như sau: v Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của các nguyên vật liệu về mặt số lượng.Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ tuỳ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, mỗi chứng từ ghi một dòng. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho chuyển chứng từ về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên thẻ kho để tính ra số lượng hàng tồn kho cuối kỳ và đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của kế toán. Và theo nguyên tắc để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số ghi trên thẻ kho. Nếu có sự chênh lệch phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho phù hợp với số thực tế kiểm kê. Song trên thực tế, việc kiểm tra này không thực hiện được do có rất nhiều loại vật liệu ở kho, việc kiểm tra mất nhiều công sức và thời gian nên công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối từng quý. Ví dụ : Biếu số 4 – Thẻ kho Đơn vị : Công ty TNHH thẻ kho Mẫu số 01/VT Khoá Bảo An Ngày lập thẻ 07/03/2003 Tờ số : 40 - Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư : Bi thân F 2,5 x 4 - Đơn vị tính : kg T T Chứng từ Diễn giải Ngày nhập,xuất Số lượng Kí xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 139 195 196 156 219 7/3 8/3 9/3 18/3 25/3 Tồn tháng 2 Nhập kho cty Xuất Tổ lắp Xuất Tổ lắp Nhập kho cty Xuất Tổ lắp Tồn tháng 3 7/3 8/3 9/3 18/3 25/3 12 5 6,5 4,5 4,5 5,5 17,5 11 6,5 11,5 7 7 v Tại phòng kế toán : Định kỳ 05 ngày một lần , kế toán chi tiết vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất. Sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết được mở cho từng vật liệu có kết cấu tương tự như thẻ kho nhưng theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho và trên cơ sở đó lập bảng kê nhập - xuất - tồn cho từng kho và cho toàn doanh nghiệp. Ví dụ : Biếu số 5 - Sổ chi tiết Đơn vị : Công ty TNHH Khoá Bảo An sổ chi tiết vật liệu Tháng 3 năm 2003 Tên vật liệu : Bi thân F 2,5 x 4 Tài khoản : 1521 Đơn vị: 1000 đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 10/310/3 10/3 20/3 25/3 139 195 196 156 219 7/3 8/3 9/3 18/3 25/3 Tồn tháng 2 Nhập kho cty Xuất Tổ lắp Xuất Tổ lắp Nhập kho cty Xuất Tổ lắp Tồn tháng 3 81 81 81 81 80 81 12 5 972 400 6,5 4,5 4,5 526,5 364,5 364,5 5,5 17,5 11 6,5 11,5 7 7 445,5 1417,5 891 526,5 926,5 562 562 Bằng việc ghi sổ như vậy đã giúp công ty đơn giản trong ghi sổ, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và có khả năng phát hiện các sai sót trong việc ghi chép từ đó có thể theo dõi được tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. 2.2. Kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An Kế toán tổng hợp nhập vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, vật liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán tổng hợp nhập vật liệu ở công ty sử dụng một số tài khoản : TK 1331, TK 152 (chi tiết), TK 331, TK 1111, TK1121, ... v Nhập vật liệu do mua ngoài: ở công ty, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) , tuỳ từng trường hợp kế toán tiến hành hạch toán như sau: s Khi mua hàng thanh toán ngay, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) - Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 1121 - Tổng giá thanh toán Ví dụ: Khi mua phôi chìa khoá theo phiếu nhập kho số 90 ngày 04/03/2003 và hoá đơn GTGT số 08278 của công ty TNHH Thành Đô, phiếu chi số 125, kế toán ghi: Nợ TK 1521: 3.620.000 Nợ TK 1331 : 181.000 Có TK 1111 : 3.801.000 s Khi mua hàng thanh toán chậm, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 331 Đến khi kế toán thanh toán cắt séc hoặc viết phiếu chi thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 1111, 1121 Ví dụ : Khi mua vòng long đen của công ty TNHH Vân An, căn cứ vào phiếu nhập kho số 97 ngày 07/03/2003 và hoá đơn GTGT số 08597 , kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 5.000.000 Nợ TK 1331 : 250.000 Có TK 331 : 5.250.000 Sau đó khi kế toán thanh toán cắt séc chi trả tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 5.250.000 Có TK 1121: 5.250.000 s Nếu trong quá trình mua hàng có phát sinh chi phí vận chuyển sẽ được thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn cước phí vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 1111 Ví dụ: Khi mua thanh thép dẹt dùng lắp khoá clemon của xưởng cơ khí Hùng Phát ngày 28/03, chi phí thuê vận chuyển là 88.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 80.000 Nợ TK 1331 : 8.000 Có TK 1111 : 88.000 s Trường hợp công ty ứng trước tiền mua vật liệu nhưng vật liệu chưa về nhập kho, căn cứ vào số tiền đã chi, kế toán ghi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1111, 112 Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 331 s Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ kế hoạch và kinh doanh sẽ viết đơn xin tạm ứng. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi đã được giám đốc xét duyệt, kế toán viết phiếu chi và ghi sổ chi tiết TK 141 – “Tạm ứng” : Nợ TK 141 Có TK 1111 Khi vật tư về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán vật tư ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 141 Sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng nếu còn thừa tiền sẽ nộp quĩ và ghi: Nợ TK 1111 Có TK 141 v Nhập vật liệu tự chế Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi trị giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 154 Kế toán theo dõi trên sổ cái TK 152 theo giá thực tế phát sinh. Sở dĩ như vậy là vì mặt hàng tự chế ở công ty không nhiều, việc theo dõi đơn giản. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho 145 ngày 13/03/2003, trị giá thực tế vật liệu nhập kho là 2.250.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 2.250.000 Có TK 154 : 2.250.00 v Nhập vật liệu do thừa trong sản xuất Ví dụ : Căn cứ phiếu nhập kho số 159 ngày 20/03/2003, trị giá vật liệu thu hồi nhập kho là 698.500đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 698.500 Có TK 621 : 698.500 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là các sản phẩm chủ yếu, có định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Vật liệu ở công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất. Khi vật liệu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất trên phiếu xuất kho, kế toán phân loại phiếu xuất kho theo đối tượng sử dụng rồi căn cứ vào số thực xuất và đơn