Báo cáo Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội

Lời mở đầu Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn. Muốn vậy phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp đến khâu dự trữ, sử dụng về số lượng, chủng loại. Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, phải nhất thiết xây dựng được chu trình quản lý vật liệu. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp hạch toán vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý và hạch toán vật liệu trở thành bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ xa xưa đã có nền móng của sự quản lý này và khi xã hội càng phát triển các phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện theo. Trong chế độ Tư Bản Chủ Nghĩa, nhà tư bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu, làm sao để vật liệu không bị hư hao, mất mát, mọi công nhân có thể bị đuổi việc hoặc cắt lương nếu làm thất thoát vật liệu. Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm được nguồn lực cho sản xuất, cho doanh nghiệp và đồng thời rộng hơn cả là cho toàn xã hội. Kế toán nguyên vật liệu với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán, theo dõi kịp thời về mặt số lượng và giá trị vật liệu nhập xuất tồn kho làm cơ sở cho việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất đồng thời tạo tiền đề cho kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu . Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội “ . Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước có quy mô vừa, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Quá trình thực tập tại công ty giúp em thấy được vai trò của công tác kế toán vật liệu từ khâu lập và luân chuyển chứng từ, lựa chọn tài khoản kế toán vào sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán. Trên quan điểm đó, phạm vi nghiên cứu đề tài của em gồm các nội dung sau: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. 1. Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1. Đặc điểm: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như: gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất... Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu. "Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới." Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.2. Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. - Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu sắc. . Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay các ngành sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí. - ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện được chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức như sau: 1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được phân thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ, xà phòng , giẻ lau. . .) - Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than. .. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải . . . Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loai vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt. . .) Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. 1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: + Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thường là chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc thiết bị). - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 1.3. Căn cứ vào nguồn hình thành. Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. 1.4. Căn cứ vào quyền sở hữu: Nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là ưu việt hơn cả. 2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc đánh giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 2.1.Các chỉ tiêu đánh giá nguyên vật liệu. - Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán. - Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. 2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn nếu đơn vị nộp thuế áp dụng phương pháp trực tiếp. Giá đã có thuế giá trị gia tăng ( Giá thanh toán ). Nếu đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ là giá chưa có thuế giá trị gia tăng cộng thuế nhập khâủ ( nếu có ) cộng + chi phí thu mua vận chuyển bốc xếp , thuê kho, bãi trừ các khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có). - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có) - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 2.3.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cuả cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong những phương pháp sau đây: 2.3.1. Phương pháp FIFO ( nhập trước, xuất trước). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.3.2.Phương pháp LIFO ( nhập sau, xuất trước). Phương pháp này giả định những vật liệu được mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên. Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. 2.3.3. Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính căn cứ vào số lượng xuất dùng trong kỳ và đơn giá bình quân để tính. Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị xuất dùng = xuất dùng x bình quân Trong đó: Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ bình quân cả = kỳ dự trữ Số lượng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng TT vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) bình quân = cuối kỳ trước Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trước) Phương pháp này cũng có ưu điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau = mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. 2.3.4.Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.3.5.Phương pháp hệ số giá. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp).Để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với hệ số giá hạch toán. Giá thực tế vật liệu = Giá hạch toán vật liệu x Hệ số giá xuất dùng xuất dùng vật liệu Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ vật liệu = Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu. III- kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.Tổ chức chứng từ . Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. 1.1.Các chứng từ sử dụng: - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán. - Hợp đồng mua hàng. - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hướng dẫn). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05-VT: Hướng dẫn). - Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc). 1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, qui cách của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập " Phiếu nhập vật tư". Phiếu nhập vật tư lập thành 2 liên ( Đối với vật tư mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật tư tự sản xuất). Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận. Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3( nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của người bán được giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu. Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì..) Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: người nhận vật tư giữ). Phiếu xuất vật tư sử dụng trong trường hợp xuất kho nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật tư đem đến kho cùng với số vật tư thừa và phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Phiếu này được lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. 2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Tuỳ theo qui mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: 2.1. Phương pháp thẻ song song. * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lượng, thẻ kho được mở chi tiết cho từng loại vật tư. Hàng ngày , căn cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật tư. *Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho. * Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho" về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu. * Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương pháp này thường được áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. * Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền cuả từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi mộ