Báo cáo Dự án giới thiệu chương trình quản lí nhân sự tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh

Lời nói đầu Trên thế giới, để có thể cạnh tranh được các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin, mà doanh nghiệp đó thu thập được. Bên cạnh các máy móc, thiết bị hữu hình, thông tin được đánh giá như nguồn tài nguyên quan trọng nhất. Trong thời đại ngày nay, như chúng ta đã biết cùng với sự phát triển của các nghành khoa học kĩ thuật khác, thì nghành công nghệ thông tin cũng phát triển một cách mạnh mẽ và đang dần từng bước khẳng định mình. Bằng chứng là các nước phát triển trên thế giới đều ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực như: Sản xuất, dịch vụ, thương mại, giao thông … và đạt được nhiều thành tựu khoa học. Các phần mềm giải trí và phần mềm ứng dụng lần lượt được ra đời để phục vụ con người. Cùng với nó là sự ra đời của nhiều máy tính mới hiện đại, tốc độ sử lý cao, tạo thuân lợi cho người dùng. Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí ngày càng được khẳng định và đóng vai trò quan trọng. Theo thống kê có từ 70% - 80% các nhà tin học trên thế giới hoạt động trong lĩnh vực quản lý. Trong đó chỉ có từ 20% - 30% các nhà tin học hoạt động trong lĩnh vực khác của tin học. Cùng với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của công nghệ thông tin trên thế giới và nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là điều rất quan trọng. Tính ưu việt của công nghệ thông tin không chỉ thực hiện trên lĩnh vực truyền và truy nhập dữ liệu qua mạng internet nó kết nối người với người mà còn thể hiện trên lĩnh vực quản lí, nó làm cho chương trình quản lí trở lên dễ dàng hơn, không tốn nhiều nhân lực. Đứng trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, là sinh viên nghành hệ thống thông tin quản lí, Khoa Tin_Kinh Tế em xin chọn đề tài tốt nghiệp của mình là một dự án giới thiệu chương trình quản lí nhân sự tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh. Kết cấu báo cáo gồm có: 4 chương Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lí nhân sự Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự Chương 3: Xây dựng hệ thống Chương 4: Cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lí nhân sự 1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự 1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 1.1.1.1.Chức năng: 1.1.1.2.Nhiệm vụ của công ty: 1.1.2. Đối tượng của quản lí nhân sự 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty 1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự 1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên: 1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc tại công ty 1.2.Tính cấp thiết của đề tài 1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó 1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài 1.3.Mục tiêu 1.4.Những công việc đã làm và hạn chế 1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới 1.4.2.Hạn chế và lí do hạn chế của hệ thống mới 1.4.3.Hướng phát triển của đề tài Chương 1 : Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lí nhân sự 1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh là một công ty tư nhân có trụ sở đóng tại 17 Chùa Bộc - Hà nội, công ty có con dấu riêng và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản hợp pháp tại ngân hàng, hoạch toán độc lập. Từ khi mới hoạt động đến nay công ty luôn có các chính sách để cố gắng hoàn thiện về tổ chức và các chiến lược kinh doanh năng động để củng cố và mở rộng thị phần của công ty cụ thể: - Công ty luôn tìm cách khai thác hiệu quả đội ngũ nhân viên, thông qua chính sách đãi ngộ như trả lương xứng đáng với công sức người lao động, thưởng khuyến khích, du lịch, nghỉ mát cộng với các chế độ phúc lợi xã hội bảo đảm quyền lợi cho người lao động như đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người lao động…cùng các quy định thưởng phạt nghiêm ngặt. - Công ty có chính sách ưu đãi, chăm sóc, quan tâm đến khách hàng cũ tìm hiểu thị trường nhằm tìm ra thị trường mới, sản phẩm mới để tăng thị phần, doanh số, lợi nhuận cho công ty. Tôn chỉ của công ty là “ khách hàng là thượng đế ”, luôn luôn đáp ứng một cách tối đa mọi nhu cầu của khách hàng. - Từ khi mới thành lập, công ty liên tục phát triển cả về quy mô lẫn mặt hàng kinh doanh. Về mặt kinh tế, công ty coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Mặt khác công ty không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ và nắm bắt kịp thời thị hiếu người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp có khả năng cạnh tranh. Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh là công ty chuyên cung cấp các loại máy tính, máy in và các thiết bị mạng. Công ty đảm trách tất cả các khâu từ khâu nhập hàng đến khâu bảo quản, sử lý đến tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành các sản phẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng Các mặt hàng mà công ty kinh doanh không thuộc diện nhà nước hạn chế mà trái lại đang có nhu cầu để phục vụ cho nền kinh tế như: dự án tin học hoá trong quản lí hành chính nhà nước, dự án phổ cập tin học cho bậc học phổ thông, cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng giáo dục. Đây cũng là yếu tố thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty. 1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty. 1.1.1.1.Chức năng: Công ty trực tiếp nhập khẩu để phân phối các sản phẩm máy tính, máy in, thiết bị mạng, thiết bị ngoại vi cho một số hãng lớn có uy tín trên thị trường như: IBM, AMI, LinkSys, Hellct Packard Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành các sản phẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng. 1.1.1.2. Nhiệm vụ của công ty: Xây dựng và thực hiện các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn do giám đốc công ty đề ra theo đúng luật doanh nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tổ chức nghiên cứu để khuyến khích mọi nhân viên làm việc tích cực, nâng cao trang thiết bị để nắm bắt với nhu cầu phát triển của xã hội, tăng khả năng cạnh tranh nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước như không kinh doanh trái pháp luật, thực hiện nộp thuế đầy đủ, thực hiện các chế độ chính sách về quản lí và sử dụng tiền vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hoạch toán kinh tế. Tổ chức bộ máy doanh nghiệp, quản lí toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng pháp luật chính sách của nhà nước, chăm lo đời sống tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động làm việc, thực hiện phân phối công bằng. Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìm trật tự an ninh chính trị và an toàn xã hội trong phạm vi quản lí của công ty theo quy định của pháp luật. 1.1.2. Đối tượng của quản lí nhân sự Đối tượng của quản lí chính là các nhân viên ở các phòng ban .Trong công ty bao gồm có 5 phòng ban: Phòng kĩ thuật, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán, Phòng tổng hợp hành chính, bộ phận kho và giao hàng. Tổng số có 21 công nhân viên được phân ra ở các bộ phận và phòng ban khác nhau. Sau đây là số lượng các nhân viên ở các bộ phận và phòng ban . 2-Bộ phận giao hàng 5-Phòng kinh doanh 2-Kế toán 3-Bộ phận kho 3-Phòng tổng hợp 4-Phòng kĩ thuật 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty. Căn cứ vào đặc điểm quá trình kinh doanh, tính chất kĩ thuật, quy mô doanh nghiệp, đồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò của quản lí đối với quá trình kinh doanh, công ty đã tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả với chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là giám đốc, ngươì điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty, cùng với giám đốc còn có trưởng phòng phụ trách kĩ thuật và trưởng phòng kinh doanh các nhóm sản phẩm, mỗi một phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ cụ thể tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ trong mọi hoạt động của công ty. Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức như sau: Giám Đốc P.kế toán P.TH-hành chính P.kinh doanh P.kĩ thuật Kho và bộ phận giao hàng Bộ máy tổ chức của công ty Mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng riêng + Giám Đốc: là người điều hành công việc hàng ngày của công ty, là người đại diện pháp luật cho công ty. - Là người quyết định cuối cùng cho việc nhập hàng, giá bán hàng hoá, mọi chi phí kinh doanh …cũng như tổ chức nhân sự của công ty. - Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên trong công ty. + P.Tổng hợp hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động quản lí nhân sự, tuyển nhân viên mới, chế độ chính sách, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên và các hoạt động khác của công ty. + P.Kế toán:tổ chức hoạch toán kinh doanh các hoạt động của công ty, cụ thể là nắm giữ sổ sách, ghi lại các nghiệp vụ chi tiêu của công ty và thực hiện cân đối cuối kì, lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh - Có trách nhiệm quản lí công nợ khách hàng và hạch toán các hợp đồng nhập khẩu của công ty. - Định kì báo cáo hoạt động kinh doanh lên ban giám đốc, đề xuất các kiến nghị nhằm cân đối các ngân quỹ, các biện pháp tài chính khác nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty. + P. Kinh doanh: nghiên cứu nắm bắt tình hình thông tin trên thị trường trong nước và nhu cầu mặt hàng nguồn hàng, tình hình biến động về giá cả thị trường, từ đó lên kế hoạch nhập hàng và trình lên ban giám đốc thông qua trưởng phòng kinh doanh. - Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm, quý tháng, xây dựng phương án liên doanh liên kết để bán sản phẩm, nhập khẩu hàng hoá và các phương án sau khi đã được công ty phê duyệt. + P. kĩ thuật: Thay mặt hãng bảo hành sản phẩm , thực hiện các dịch vụ kinh doanh sau bán hàng . - Mở rộng dịch vụ sửa chữa bảo hành bảo trì, góp phần tăng doanh số và lợi nhuận của công ty, nâng cao chất lượng dịch vụ, trau dồi tay nghề để đáp ứng một cách tối đa nhu cầu khách hàng, góp phần nâng cao uy tín . - Kiểm tra chất lượng sản phẩm khi nhập kho hay đưa ra thị trường tiêu thụ. + Kho và bộ phận giao hàng: - Bộ phận giao hàng: Phối hợp với phòng kinh doanh để giao hàng đúng địa điểm, thời gian theo quy định cho khách hàng, gián tiếp góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và doanh số của công ty. - Bộ phận kho: Thực hiện bảo quản hàng hoá về chất lượng và số lượng. + Các trưởng phòng trực tiếp dưới sự lãnh đạo chỉ đạo của giám đốc công ty, thực hiện việc bố trí sắp xếp hợp lý đội ngũ nhân viên cho phù hợp với tình hình thực tế nhằm phát huy khả năng hoàn thành tốt kế hoạch, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty. + Người lao động có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện các điều khoản đã kí kết trong hợp đồng lao động, chấp hành pháp luật nhà nước, và quy định của công ty về nội quy làm việc, có trách nhiệm xây dựng và bảo vệ công ty, quyền lợi của người lao động là được hưỏng theo lao động, được tham gia tổ chức đoàn thể và được pháp luật thừa nhận. 1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự Khi thiếu nhân sự trong công ty thì phòng tổng hợp hành chính sẽ chịu trách nhiệm việc tuyển mới nhân viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty. 1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên: + Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ Đối với nhân viên ở bộ phận giao hàng thì yêu cầu phải tốt nghiệp cấp 3 trở lên và có bằng lái xe. Hồ sơ bao gồm: Sơ yếu lí lịch Giấy khám sức khoẻ Đơn xin việc Giấy khai sinh(bản sao) Chứng chỉ nghề (bản photo) Chứng minh thư (bản photo) Giấy phép lái xe(bản photo) Đối với nhân viên ở bộ phận khác thì yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp chuyên nghành về công việc mà công ty đang cần tuyển. Hồ sơ bao gồm Sơ yếu lí lịch Giấy khám sức khoẻ Đơn xin việc Giấy khai sinh(bản sao) Bằng tốt nghiệp (bản sao) Chứng minh thư(bản sao) Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ công ty sẽ lên lịch và hẹn ngày đến phỏng vấn và kiểm tra kiến thức chuyên môn. Còn những hồ sơ không hợp lệ sẽ được trả lại cho người xin việc . Người xin việc sau khi được công ty gửi giấy hẹn ngày đến phỏng vấn, nếu theo giấy hẹn mà người đó không đến thì coi như bị loại khỏi vòng phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn và kiểm tra kiến thức chuyên môn của họ xong, công ty sẽ chọn trong số đó những người đạt yêu cầu và trình hồ sơ của họ lên ban giám đốc, để giám đốc quyết định. Sau đó sẽ tiến hành kí hợp đồng lao động. Trong những trường hợp đặc biệt công ty yêu cầu họ phải thử việc một thời gian sau đó mới kí hợp đồng. Hợp đồng lao động được lí kết bởi sự nhất trí của hai bên, về các điều khoản trong hợp đồng như: lương và thời gian thực hiện hợp đồng …đều được thoả thuận một cách nhất trí sau đó mới đi đến kí kết, tránh trường hợp một trong hai bên làm sai hợp đồng . 1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc tại công ty. Việc quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp dù đó là doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp liên doanh. Sau đây là quá trình quản lí hồ sơ nhân viên của công ty. Hồ sơ của nhân viên được lưu trữ trên máy tính của phòng tổng hợp hành chính, ngoài ra hồ sơ còn được lưu trữ bên ngoài trong tủ hồ sơ của công ty. Sử lí hồ sơ: Khi có yêu cầu tìm kiếm thông tin của nhân viên từ giám đốc hoặc các phòng khác, thì phòng tổng hợp hành chính sẽ lấy hồ sơ trong tủ hồ sơ ra tìm kiếm những thông tin cần tìm sau đó trả lời họ. Nếu như có đơn xin thôi việc của nhân viên, thì phòng tổng hợp hành chính sẽ tiếp nhận và sau đó sẽ trình lên ban giám đốc để giám đốc xem xét và kí quyết định. Khi có quyết định cho người đó thôi việc thì phòng tổng hợp hành chính sẽ giao lại hồ sơ nhân viên lại cho họ và huỷ thông tin của nhân viên đó khỏi dữ liệu của công ty. Trong trường hợp công ty nhận thấy một nhân viên nào đó, không có khả năng làm công việc hiện tại nữa, thì công ty sẽ huỷ hợp đồng với nhân viên đó và có bồi thường theo thoả thuận hoặc chuyển nhân viên đó đến bộ phận khác, phù hợp với khả năng của nhân viên đó. Và thông tin của nhân viên đó phải chỉnh sửa lại . Khi một nhân viên được nhận khen thưởng hoặc bị kỉ luật, sau khi nhận quyết định phòng tổng hợp hành chính sẽ thực hiện việc cập nhật dữ liệu vào sổ khen thưởng kỉ luật. Khi một nhân viên nào đó được đề bạt lên chức vụ cao hơn thì phải chỉnh sửa lại thông tin và thường thì hồ sơ cũ phải huỷ đi và viết lại hồ sơ mới . 1.2.Tính cấp thiết của đề tài 1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế chưa phát triển nên việc sử dụng máy tính trong công tác quản lí nói chung và công tác quản lí nhân sự nói riêng chưa phổ biến, công tác quản lí nói chung còn thủ công. Khi nền kinh tế chưa phát triển và còn gặp nhiều khó khăn thì việc quản lí thủ công là phù hợp. Và lại quy mô của công ty không lớn lên việc quản lí thủ công là phù hợp, không đòi hỏi cao và đáp ứng nhu cầu hiện tại. Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu của con người ngày càng cao do đó việc quản lí thủ công của công ty phần nào không còn phù hợp và gặp một số yếu kém sau: Việc lưu trữ phức tạp, phải sử dụng nhiều hồ sơ, sổ sách Nước ta là một nước nhiệt đới gió mùa và có độ ẩm cao, vì vậy hồ sơ được lưu trên giấy tờ để trong nhiều năm có thể bị ẩm mốc và bị vàng ố, điều đó rất bấ lợi cho quá trình tìm kiếm sau này. Công việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp nhiều khó khăn vì mỗi khi thay đổi phải huỷ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại hồ sơ mới . Việc tìm kiếm thông tin của nhân viên mất nhiều thời gian và công sức. Khi thay đổi chỉnh sửa khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc lưu trữ thông tin bổ xung 1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay công nghệ thông tin trên thế giới được ứng dụng rộng dãi trong nhiều lĩnh vực và đạt được nhiều thành tựu, còn công nghệ thông tin ở nước ta thì sao? Hiện nay nó mới chỉ áp dụng một số lĩnh vực, tuy chưa phát triển một cách mạnh mẽ và rộng dãi nhưng hầu như các doanh nghiệp đều ý thức được việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh đem lại nguồn lợi nhuận rất lớn . Các doanh nghiệp luôn tìm cách thu thập thông tin nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của họ, vì thông tin là yếu tố rất quan trọng không thể thiếu trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào. Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc khá nhiều vào hàm lượng thông tin mà họ chiếm lĩnh được. Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, là một nghành công nghệ cao mà trong đó sự cải tiến thay đổi công nghệ và sự ra đời của các thế hệ sản phẩm mới diễn ra hàng ngày hàng giờ. Sản phẩm mới ra đời làm cho sản phẩm cũ giảm giá rất nhanh và nếu như còn tồn kho loại hàng này thì công ty sẽ bị thiệt hại nhiều, chính vì vậy việc tuyển chọn nhân sự cho công tác quản trị mua hàng và hàng tồn kho đối với công ty là cực kì quan trọng. Cho nên công tác quản lí đòi hỏi phải chính xác và kịp thời. Sự phát triển của công ty nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế nói chung đang đòi hỏi mỗi nghành mỗi nghề, mỗi công việc đều có sự đổi mới và tiến bộ. Yêu cầu phải nối mạng toàn công ty để đảm bảo cho sự quản lí chặt chẽ thống nhất, đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty Hiện nay trong công ty thói quen làm bằng phương pháp thủ công vẫn còn nhất là công tác quản lí nhân sự, phương pháp chính là làm bằng Excel hoặc ghi trên giấy tờ. Tuy nó đơn giản nhưng hiệu quả không cao, lại không mang tính chuyên nghiệp. Nhận thấy sự hạn chế trong công tác quản lí nhân sự của công ty, em xin đưa ra dự án quản lí nhân sự để khắc phục những vấn đề rắc rối trên. Thông thường quản lí nhân sự bao gồm cả quản lí lương, nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế, em xin không nhắc tới phần quản lí lương trong dự án này. 1.3.Mục tiêu Đề tài nhằm mục đích thiết kế hệ thống quản lí nhân sự tại công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh, hệ thống này đưa ra sẽ giúp cho công ty khắc phục được những yếu kém của mình. Hệ thống bao gồm các chức năng sau: Tuyển mới Khen thưởng ,kỉ luật Đào tạo ,bồi dưỡng Giải quyết nghỉ ,thôi việc Đề bạt ,bổ nhiệm Chỉnh sửa ,Cập nhật thông tin Thống kê ,báo cáo,tìm kiếm 1.4.Những việc đã làm 1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới Từ những hạn chế của công tác Quản lí nhân sự thủ công, một hệ thông mới được ra đời có thể đáp ứng được nhu cầu mà công tác quản lí hiện tại không làm được cụ thể là: Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên quản lí trong việc lưu trữ hồ sơ, chỉnh sửa in ấn các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng và chính xác. Tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tìm kiếm thông tin nhân viên Giảm bớt nhân viên làm việc này, chỉ cần một số người có trình độ là đủ. Hệ thống mới với các máy tính nối mạng với nhau sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin được thông suốt và nhanh chóng. Phần mềm quản lí nhân sự có thể đáp ứng được những nhu cầu về mặt thông tin nhân sự cho ban lãnh đạo và các cá nhân cần quan tâm. 1.4.2.Hạn chế và lí do hạn chế của hệ thống mới Bên cạnh những tác dụng chính của hệ thống mới đem lại thì còn có những hạn chế như: chưa giải quyết hết mọi phát sinh trong quá trình quản lí, và chưa có phần quản lí lương, chưa đưa ra được hệ thống báo cáo tự động …Lý do của hạn chế này là do thời gian nghiên cứu ngắn, trình độ của người thực hiện còn hạn chế , còn đang trong quá trình học hỏi và tích luỹ kinh nghiệm . 1.4.3.Hướng phát triển của đề tài: Xây dựng hệ thống quản lí lương với các chức năng thống kê báo cáo tự động,nâng nghạch bậc lương… Hoàn thiện các chức năng đã xây dựng. Mở rộng và xây dựng một số chức năng mới đáp ứng nhu cầu đa dạng của quản lí nhân sự. Thiết kế giao diện đẹp hơn, có tính thẩm mĩ . Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự 2.1.Phân tích tác nghiệp: 2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng: 2.3.Biểu đồ Luồng DL mức khung cảnh: 2.3.1.Biểu đồ DL mức đỉnh 2.3.2.Biểu đồ DL mức dưới đỉnh 2.3.2.1. Định nghĩa chức năng “tuyển mới” 2.3.2.2. Định nghĩa chức năng “Đề bạt ,bổ nhiệm” 2.3.2.3. Định nghĩa chức năng “Đào tạo ,bồi dưỡng” 2.3.2.4. Định nghĩa chức năng “Khen thưởng kỉ luật” 2.3.2.5. Định nghĩa chức năng “ Thôi việc “ 2.3.2.6. Định nghĩa chức năng “ Cập nhật ,sao lưu” 2.3.2.7. Định nghĩa chức năng “Thống kê báo cáo” 2.4. Mô hình liên kết thực thể 2.5. Quy tắc đặt tên bảng ,tên các trường mã 2.6. Xây dựng các bảng: Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự 2.1.Phân tích tác nghiệp: Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, trong đó giai đoạn phân tích và thiết kế là giai đoạn đầu tiên và hết sức quan trọng. Trong giai đoạn này ta phải đưa ra những mục tiêu hoạch định từng công việc, lựa chọn xem xét các dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Đây là bước đầu tiên nhằm xây dựng hệ thống thông tin từ thế giới thực sang thế giới công nghệ thông tin. Về mặt quản lí: Ban lãnh đạo công ty cần có một thông tin chi tiết, nhanh chóng về nhân viên trong công ty. Chẳng hạn như trình độ chuyên môn, quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật, báo cáo thường kì về lương bổng , báo cáo thống kê trong toàn bộ công ty…từ đó đưa ra những dự báo để sẵn sàng giải quyết những nhân viên nào sẽ được tăng lương, những phòng ban thiếu nhân sự để còn bổ xung kịp thời. Những thông tin được đưa ra chi tiết, chính xác kịp thời theo ý kiến của ban lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn kịp thời. Đối với người sử dụng việc truy nhập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chuẩn xác dễ thực hiện và sử lí lỗi tốt, có hệ thống đăng nhập người dùng tránh trường hợp có ai đó vào sửa dữ liệu, hệ thống này chỉ cho phép người có mật khẩu mới có thể sử dụng được. 2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng Hệ thống quản lí nhân sự Tuyển mới 1 Đào tạo,bồi dưỡng 3 Khen thưởng,kỉ luật 4 Thôi việc 5 Đề bạt ,bổ nhiệm 2 Cập nhật ,sao lưu 6 Thống kê,báo cáo 7 Nhận HS Phỏng vấn Ban hànhQĐ Duyệt DS Ban hành QĐ Lập DS Ban hành QĐ Nhận đơn Lập DS Ban hành QĐ LậpDS Ban hành QĐ Lấy TT Cập Nhật Sao lưu Nhận Y/C Lập BC Trả lời Ra QĐ Ra QĐ Ra QĐ Phân bổ CT Biểu đồ phân cấp chức năng 2.3.Biểu đồ Luồng DL mức khung cảnh Hồ sơ Đơn (*) Nhân viên Báo cáo Thống kê Hệ thống QLNS Trả lời Quyết định Đề nghị Yêu cầu báo cáo,thống kê Lãnh đạo QĐ 2.3.1.Biểu đồ DL mức đỉnh Nhân viên Tuyển Mới 1 1 Đề bạt , bổ nhiệm 2 Đào tạo Bồi dưỡng 3 Khen thưởng,KL 4 HSNV QTCT QTĐT KTKL Lãnh Đạo Lãnh Đạo TKê,báo cáo 7 Cập nhật ,sao l ưu 6 Nghỉ Thôi việc 5 Nhân viên Hồ sơ Quyết định QĐ QĐ đề bạt,bn Đơn DSđề nghị QĐ DSđề nghị QĐ QĐ KTKL Bản dự trù QĐ yêu cầu BCTK Báo cáo TK Đơn QĐ Yêu cầu TT TTin HSLưu Đơn QĐ Lãnh Đạo Đơn QĐ 2.3.2. Biểu đồ DL mức dưới đỉnh 2.3.2.1 Định nghĩa chức năng:”Tuyển mới” Tuyển mới nhân viên là việc làm cần thiết khi công ty thiếu nhân lực để phục vụ cho hoạt đông kinh doanh của mình. Hệ thống sẽ xác định nhu cầu nhân lực của từng phòng ban sau đó dựa vào số lượng hồ sơ nộp vào và từ đó sẽ lựa chọn ra những hồ sơ đáp ứng nhu cầu cần tuyển dụng. hẹn ngày đến phỏng vấn Hồ sơ ư Hồ sơ hợp lệ Nhân viên QĐ hồ sơ Trả lại HS Tiếp nhận HS 1.1 Phỏng vấn 1.2 HSNV KQ phỏng vấn Ban hành QĐ 1.3 KQ tuyển dụng Lãnh đạo BDL Định nghĩa chức năng 1 2.3.2.2 Định nghĩa chức năng: ” Đề bạt bổ nhiệm” Khi thấy công ty mình thiếu một số vị trí trong bộ máy quản lí, các phòng ban sẽ gửi đề nghị lên cho hệ thống, hệ thống sẽ lập ra danh sách những người phù hợp, để trình lên cho cấp trên duyệt và quyết định. Khi nhân viên được đề bạt bổ nhiệm vào chức vụ mới, thì hệ thống sẽ thay đổi chức vụ và cập nhật quá trình công tác của nhân viên đó . DS đề nghị Đề nghị DS đã duyệt Giám đốc Phòng ban Lập DS 2.1 Quyết định Danh sách Nhân viên HSNV QTCT Quyết định Ban hành QĐ 2.3 Ra QĐ 2.2 QĐ bổ nhiệm BDL Định nghĩa chức năng 2 2.3.2.3Định nghĩa chức năng:” Đào tạo bồi dưỡng” chỉ tiêu chỉ tiêu Phân bổ chỉ tiêu 3.1 Phòng ban Lãnh đạo Danh sách từ chối chỉ tiêu Quyết định Ra QĐ 3.3 DuyệtDS 3.2 DS đề nghị Quyết định Đơn QTĐT Ban hành QĐ 3.4 HSNV Nhân viên Quyết định Quyết định BDL Định nghĩa chức năng 3 Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin là một nghành mà trong đó sự cải tiến thay đổi công nghệ và sự ra đời của các thế hệ sản phẩm mới diễn ra hàng ngày hàng giờ, để tiến kịp được sự thay đổi công nghệ, công ty thường xuyên có những đợt học tập ngắn hạn hay dài hạn do công ty tổ chức. Vì vậy việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là một trong những chức năng rất quan trọng của hệ thống quản lí nhân sự. Sau khi nhận được chỉ tiêu của lãnh đạo công ty, hệ thống sẽ thực hiện việc phân bổ chỉ tiêu cho bộ phận kho và Phòng kĩ thuật theo tỷ lệ hợp lí, hai bộ phận này sẽ lập danh sách cử nhân viên đi học, sau đó hệ thống sẽ ra quyết định . 2.3.2.4Định Nghĩa chức năng:”khen thưởng kỉ luật” Ra QĐ 4.2 Lãnh đạo Lập DS 4.1 Đề nghị DS đề nghị Đề nghị QĐ HSNV Phòng ban Ban hànhQĐ 4.3 QĐ QĐ KTKL KTKL QĐ KTKL Nhân viên BDL Định nghĩa chức năng 4 Hàng năm sau khi tổng kết hoạt động kinh doanh, dựa vào những đóng góp của từng nhân viên đối với sự phát triển và tồn tại của công ty, các phòng sẽ lập ra danh sách đề nghị khen thưởng, kỉ luật lên ban giám đốc. Hệ thống có nhiệm vụ xét duyệt các đề nghị và ra quyết định. Hình thức khen thưởng, kỉ luật được đưa ra không chỉ nhằm khuyến khích nhân viên, mà còn làm cho họ nhận thấy được khả năng