Báo cáo Công tác kế toán tổng hợp tại Công ty Cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Lời nói đầu Hiện nay trong quá trình sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường. Để có thể có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường kinh doanh mỗi Công ty đều phải thành lập một đội ngũ kế toán có tay nghề nghiệp vụ vững chắc để có thể giúp công ty tìm ra hướng phát triển dựa theo các con số của doanh nghiệp. Ngoài việc thành lập đội ngũ kế toán chi tiết chuyên sâu về một mảng như: Tiền lương, bán hàng, kho ... Và với sự hỗ trợ của máy tính nhưng cũng không thể bỏ qua một kế toán tổng hợp có nghĩa người này phải nắm bắt hiểu rõ tất cả các vấn đề liên quan đến kế toán để có thể tổng hợp các vấn đề, các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ quý, năm. Công việc của người kế toán tổng hợp này không phải là đơn giản đòi hỏi trình độ kế toán của họ phải rất cac và thường là kiêm luôn kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ phân tích đánh giá các con số như doanh thu bán hàng, lao động tiền lương .... Từ đó tham mưu cho giám đốc, giúp giám đốc có kế hoạch tốt trong việc đưa ra quyết định trong kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo đạt hiệu quả. Điều đó chứng tỏ vai trò và trách nhiệm của kế toán tổng hợp cũng như của phòng kế toán đều hết sức quan trọng. Hiên nay, ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội cũng như một số doanh nghiệp khác trên thị trường phòng kế toán đã có sự hỗ trợ đắc lực của máy tính nhưng không phải vì thế mà coi thường các kế toán chuyên môn hay kế toán tổng hợp mà điều đó còn thể hiện đội ngũ nhân viên kế toán phải nắm rõ thêm về máy tính đồng thời máy tính không thể đưa ra lời phân tích trên các con số như bàn tay và khối óc con người. Chính vì vậy ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội đã có sự hỗ trợ đắc lực của máy tính nhưng vẫn còn tồn tại một số kế toán chuyên môn và không thể thiếu kế toán tổng hợp kiêm kế toán trưởng. Trong báo cáo thực tập này tôi tìm hiểu về công tác kế toán tổng hợp tại Công ty Cổ phần đại lý Ford Hà Nội. Tuy nhiên với thời gian thực tập còn hạn chế nên nội dung tìm hiểu mà tôi đưa ra còn có nhiều thiếu sót mong bạn đọc thông cảm và cho ý kiến đóng góp. Tôi chân thành cảm ơn những người đã giúp tôi hoàn thiện báo cáo này đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của Phòng kế toán và sự hướng dẫn của giáo viên Nguyễn Quang Hưng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Quang Hưng Sinh viên thực hiện: Lê Thị Huê Lớp: K 8A - GTVT Khoa: Kinh tế Chuyên ngành: Tài chính kế toán Phần I: Đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống tổ chức quản lý tại công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội I/ Khái quát chung của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội 1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. 1.1.1. Tiền thân của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội: là Công ty cổ phần taxi Hà Nội được thành lập theo quyết định số 2011/GP-VB ngày 15 tháng 8 năm 1995. Cùng với xu thế phát triển của nền kinh tế, Công ty là một trong những doanh nghiệp đầu tiên được thành lập dưới hình thức góp vốn hoạt động kinh doanh. Là một doanh nghiệp đa thành phần kinh tế do đó các chủ hữu của công ty bao gồm cả phán nhân và thể nhân, công ty hoạt động theo luật công tydo Quốc hội nước công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21/12 năm 1990. Và luật sửa đổi, bổ sung điều luật Công ty do Quốc hội thông qua tại kỳ họp thứ 5 khoá IX ngày 22/06/1994. Công ty đã tìm ra hướng kinh doanh riêng của mình đồng thời chứng tỏ vị thế trên thị trường kinh doanh ngay từ nhuững ngày đầu mới hoạt động. 1.1.2. Về vốn của công ty: gồm có vốn điều lệ là 7 tỷ đồng với hình thức kinh doanh vận tải bằng xe taxi, công ty luôn đáp ứng được nhu cầu đi lại bằng phương tiện của đông đảo người dân trong thành phố cũng như những khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại Hà Nội. Công ty là một trong những đơn vị được UBND thành phố Hà Nội và Sở giao thông công chính tuyên dương và tặng bằng khen. Không chỉ dừng lại ở đây mà công ty vẫn luôn tìm tòi và định cho mình những hướng đi mới nhằm phát huy hết khả năng kinh doanh. Tháng 9 năm 1997 nhân cơ hội công ty Ford Việt Nam cần có đại lý để bán xe. Công ty cổ phần taxi Hà Nội đã chớp thời cơ mở rộng sản xuất kinh doanh và công ty đã trở thành đại lý chính thức của công ty Ford Việt Nam tại miền Bắc, có nhiệm vụ kinh doanh đồng bộ ba chức năng: - Kinh doanh ô tô - Bảo hành bảo dưỡng sửa chữa - Kinh doanh cung ứng phụ tùng Vào tháng 9 năm 1997 được sự đồng ý của UBND thành phố Hà Nội và Bộ tài chính Công ty cổ phần taxi Hà Nội được chính thức đổi thên thành "Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội" theo quyết định số 3658/QĐ-UB với thời gian hoạt động là 30 năm và được phép phát hành thêm cổ phiếu để nâng số vốn hoạt động điều lệ lên 25 tỷ đồng. Về nhân lực với sự nỗ lực của Ban giám đốc cùng toàn thể hơn 300 cán bộ công nhân viên luôn tận tình đóng góp công sức vào công việc kinh doanh đã góp phần không nhỏ đến sự tăng trưởng và phát triển của công ty. Về địa điểm kinh doanh: Nhờ có vị trí thuận lợi trự sở của công ty được đặt tại số 1 phố Cảm Hội - Lò Đúc - Hà Nội, với cơ sở vật chất khang, tại đây có một trung tâm bảo hành bảo dưỡng sửa chữa lớn với hệ thống nhà xưởng và thiết bị hiện đại. Ngoài ra hai phòng trưng bày và bán xe ô tô được đặt tại 32 Nguyễn Công Trứ và 22 Láng Hạ cũ (105 mới) đều là một trong những trung tâm kinh tế của Thủ đô. Từ năm 1998 công ty đã có hướng đi mới trong kinh doanh từng bước khai thác lợi thế, tiềm năng kinh tế mà ngành nghề kinh doanh hứa hẹn mang lại nên đã phát huy tác dụng tốt trong sản xuất kinh doanh. Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong cả nước, hoạt động kinh doanh của công ty đã đi vào ổn định, phát triển hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế, ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao. Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. Biểu số 1: Đơn vị tính: 1.000đ STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 So sánh Tuyệt đối Tương đối 1 Doanh thu 65.476 119.089 53.613 181,8 2 Giá vốn 64.941 116,593 51.652 179,5 3 Thuế phải nộp 1,4404 2,7199 1,1795 188,8 4 Lợi nhuận 535 2.496 1,961 466,5 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. * Quy trình kinh doanh và dịch vụ sửa chữa ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. Sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ chủ yếu ở công ty là kinh doanh xe, kinh doanh phụ tùng và dịch vụ sửa chữa. Xe gồm có xe Rây, xe Ford, xe Toyota. Phụ tùng bao gồm nhiều loại như, lốp, xăm, khung, trục, ốc vít, phanh, ghế... Về dịch vụ sửa chữa bao gồm phụ thùng sơn, ma tít ... * Quy trình kinh doanh của công ty gồm các công đoạn: Giao dịch thống nhất ký hợp đồng rồi chuyển hàng hoá từ nhà máy về nhập kho công ty. Sau khi nhập kho công ty có khách tới mua (xe) thì công ty tiến hành xuất bán và thu tiền vệ. + Nếu là phụ tùng sau khi nhập kho thì khách hàng đến bảo dưỡng xe có nhu cầu thay thế phụ thùng hoặc có khách tới mua phụ tùng thì thủ kho tiến hành xuất phụ tùng cho công nhân. Công nhân trực tiếp bảo dưỡng thay thế đồng thời tiến hành xuất bán cho khách. Nếu bên dịch vụ sửa chữa khi khách có nhu cầu sửa chữa kiểm tra kỹ thuật khách làm hợp đồng và tiến hành sửa chữa bào dưỡng phương tiện cho khách nếu cần thay thế phụ tùng thì báo cáo để nhận phụ tùng từ kho xuất ra. Biểu số 2: Quy trình kinh doanh Nhập xe và phụ tùng từ nhà máy Nhập xe về kho công ty Nhập phụ tùng về kho công ty Xuất xe bán cho khách (xuất kho) Xuất kho, xuất phụ tùng cho CN sửa chữa Xuất kho, xuất phụ tùng bán cho khách Tập hợp hoá đơn sửa chữa Xuất hoá đơn sửa chữa Nhận xe của khách về nhập vào trạm sửa chữa, bảo dưỡng Nhập về trạm và tiến hành kiểm tra kỹ thuật Tiến hành sửa chữa bảo dưỡng Thay thế phụ tùng và bảo dưỡng Tập hợp hoá đơn sửa chữa, bảo dưỡng Xuất hoá đơn sửa chữa và bảo dưỡng * Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty. Việc tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty gọn nhẹ, phù hợp với quy trình kinh doanh mặt hàng xe và phụ tùng xe, bao gồm các tổ chức kinh doanh và sửa chữa. + Tổ chức kinh doanh: gồm 35 người Trong đó có 7 người làm maketing (tìm kiếm thị trường), 5 người giới thiệu sản phẩm, 5 người giao dịch và làm hợp đồng, 3 người làm kế toán. Còn lại là một số làm quản lý và một số nhân viên tạp vụ. + Tổ chức kinh doanh phụ tùng gồm 12 người. Trong đó thủ kho gồm 3 người, 2 người giới thiệu sản phẩm, 3 người giao dịch và làm hợp đồng xuất và nhập hàng, còn lại là một lãnh đạo và một kế toán kho và 2 nhân viên tạp vụ. + Trạm bảo dưỡng sửa chữa gồm có 53 người. - Trong đó nhân viên quản lý 5 người - Nhân viên kỹ thuật 5 người, nhân viên văn phòng 3 người. - Thợ bảo dưỡng sửa chữa 40 người. Trong đó: - Tổ sơn gồm 12 người, trong đó 7 người làm ma tít - Tổ gò gồm 13 người - Tổ điện gồm 12 người Còn lại 01 người quản lý và 2 nhân viên tạp vụ. Biểu 3: Sơ đồ tổ chức kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng Trung tâm bảo dưỡng chung Phòng kỹ thuật Tổ gò Tổ điện Tổ sơn Sơn Ma tít 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. Năm 1998 công ty mới thật sự bắt tay vào mô hình kinh doanh mới đó là kinh doanh đồng bộ 3 chức năng: - Bán xe ô tô - Kinh doanh, cung cấp phụ tùng - Trạm bảo dưỡng sửa chữa Tổng nhân lực gồm 185 người Trong đó lao động trực tiếp 145 người, lao động gián tiếp 40 người. Do vậy việc hoàn thành bộ máy tổ chức điều hành của công ty là rất cần thiết để chỉ đạo sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. 2.2.1. Tổ chức bộmáy quản lý, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. Biểu 4: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. Hội đồng quản trị Giám đốc công ty Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Trung tâm bảo hành bảo dưỡng sửa chữa Phòng kinh doanh phụ tùng Phòng kinh doanh ô tô Tổ chức hành chính Kế toán thống kê (phòng tài vụ) 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. * Ban giám đốc. + Giám đốc: là người phụ trách chung tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty. Giám đốc do Hội đồng quản trị tuyển chọn bổ nhiệm và có quyền bãi miễn. Giám đốc chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Giám đốc là người đại diện của công ty trước pháp luật trong các quan hệ kinh tế phát sinh giữa công ty với các doanh nghiệp, các tổ chức trong, ngoài nước. Giám đốc có quyền tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác tài chính như: quay vòng vốn, bảo toàn vốn, sử dụng vốn, tài sản của công ty có hiệu quả. Là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, có quyền bố trí, sản xuất kinh doanh, quyết định những phương án cụ thể, tuyển dụng bố trí, sắp xếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Phù hợp với luật lao động tổ chức công tác kế toán thống kê tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng năm để trình bày trước Hội đồng quản trị. + Phó giám đốc. Giám đốc công ty đề nghị và Hội đồng quản trị của công ty xét duyệt, Phó giám đốc là người giúp việc đắc lực cho giám đốc về các công việc do giám đốc giao. 03 phó giám đốc là người phụ trách hoạt động kinh doanh sản xuất của bộ phận kinh doanh đồng bộ 3 chức năng. - Phó giám đốc 1 (kiêm trưởng phòng) phụ trách hoạt động kinh doanh của phòng kinh doanh ô tô. - Phó giám đốc 2: phụ trách kinh doanh phụ tùng. - Phó giám đốc 3: (kiêm trưởng phòng) phụ trách bộ phận bảo dưỡng sửa chữa ô tô. * Các bộ phận chức năng. Các bộ phận này được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã được phân công. Các bộ phận chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động sản xuất của công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao. + Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý chỉ đạo công tác kỹ thuật của trung tâm bảo dưỡng sửa chữa tập hợp nghiên cứu đề xuất những đề tài, những biện pháp kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng cải tiến kỹ thuật ... - Kiểm tra chất lượng của xe trước khi đưa vào sản xuất, kinh doanh. - Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật và định mức phù hợp. - Phối hợp với các phòng chức năng (khi đã có đầy đủ số liệu) để điều chỉnh tăng hoặc giảm các định mức kinh tế - kỹ thuật theo quy định chung hoặc cùng nhau giải quyết khi có sự cố của xe nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phương tiện cho khách khi vào bảo dưỡng. - Quản lý tủ sách, tài liệu kỹ thuật, các bản vẽ kỹ thuật quản lý và phổ biến sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất. + Phòng hành chính quản trị: Tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện chế độ chính sách của nhà nước đối với công nhân viên chức. - Quản lý hồ sơ, lý lịch và danh sách cán bộ công nhân viên của toàn công ty. - Tổ chức bộ máy quản lý ở các phòng ban phân xưởng. - Thực hiện công tác hành chính, văn thư lưu trữ y tế vệ sinh công nghiệp. + Phòng kế toán thống kê: Đây là bộ phận quan trọng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mưu cho giám đốc và giúp giám đốc quản lý toàn bộ tài sản, vốn liếng nhằm đảm bảo cho việc sản xuất - kinh doanh của công ty được cân đối, nhịp nhàng. - Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính kế toán. - Theo dõi kịp thời, liên tục hệ thống các số liệu về tài sản, tiền vốn và các quỹ hiện có của công ty. - Tính toán các khoản chi phí sản xuất để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán hiện hành. - Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ - Lập kế hoạch giao dịch với ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời. - Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế. - Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quý theo quy định của nhà nước, thực hiện về kế hoạch vốn cho sản xuất, thực hiện hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ đầy đủ quá trình vận động về vật tư tiền vốn, tài sản của công ty, lập báo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh làm cơ sở cho ban giám đốc ra quyết định kinh doanh. + Phòng kinh doanh ô tô. Làm nhiệm vụ kinh doanh ô tô, tham mưu và giúp giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế mua bán theo đúng các thủ tục và quy định của công ty, tổ chức công tác tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động. Phối hợp cùng với phòng dịch vụ và phụ tùng để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ, sản phẩm hoàn hảo. + Trung tâm bảo dưỡng, sửa chữa ô tô. Làm nhiệm vụ bảo hành bảo dưỡng và sửa chữa các xe Ford mà phòng bàn xe đã bán cũng như các loại xe khác khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa. Tưvấn và giúp khách hàng những thông tin về thông số kỹ thuật của xe, cách sử dụng để kháchhàng yên tâm khi sử dụng xe. Tiếp tục đầu tư thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị đã có, mở rộng thị trường, mở rộng hình thức kinh doanh, nắm bát được yêu cầu của khách thường xuyên đào tạo và nâng cao trình độ nghề nghiệp của các kỹ suư cũng như công nhân sản xuất, sửa chữa. + Phòng phụ tùng: Làm nhiệm vụ kinh doanh vật tư phụ tùng xe ô tô các loại, bảo đảm cung ứng đầy đủ, kịp thời khi khách hàng có nhu cầu. Lập kế hoạch dự trữ và đặt hàng với số lượng lớn, quản lý hàng hoá theo đúng chế độ quy định. Tìm kiếm các đối tác kinh doanh để phát triển, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hoá. 3. Tổ chức công tác kế toán (bộ máy kế toán, phân công lao động, nhiệm vụ chức năng từng người, từng bộ phận, tình hình tổ chức sổ kế toán. 3.1. Tình hình tổ chức công tác kế toán. Tổ chức bộmáy công tác kế toán hợp lý phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng. Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập với hình thức tổ chức kế toán tập trung được thực hiện chủ yếu tại phòng kế toán. Phòng kế toán của công ty được tích cực tổ chức tốt công tác kế toán với tư các là một công cụ quản lý hoạt động kinh tế của công ty, luôn bám sát quá trình kinh doanh bảo đảm cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. * Đặc điểm tổ chức bộmáy kế toán của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội được thực hiện tập trung tại phòng tài chính của công ty. * Chế độ kế toán được áp dụng theo chế độ kế toán áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam. * Niên độ kế toán được tiến hành theo quý. * Phương pháp tính khấu hao cơ bản được áp dụng theo quyết định số 166/199/QĐBTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 30/12/1999 theo đó mức tính khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức: Mức trích khấu hao cơ bản bình quân hàng năm = Nguyên giá của TSCĐ Thời gian sử dụng Sản phẩm ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội chủ yếu là kinh doanh xe và phụ tùng ô tô nên thuế áp dụng tính và phải nộp chủ yếu là thuế GTGT, ngoài ra còn có thuế đất, thuế thu nhập doanh nghiệp. 3.2. Sơ đồ 5: Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán vật liệu hàng hoá công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương, bán hàng và thanh toán Thủ quỹ Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng 3.3. Chức năng - nhiệm vụ, phân công lao động từng bộ phận trong bộ máy kế toán của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. + Kế toán trưởng: là người giúp việc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán. Chịu trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành pháp luật, thể lệ, chế độ tài chính hiện hành. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác các khả năng tiềm năng, tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện để ban giám đốc ra quyết định kinh doanh cho phù hợp với tình hình sản xuất ở công ty. + Kế toán vật liệu hàng hoá - công cụ: là người theo dõi tình hình xuất nhập các vật liệu, hàng hoá và công cụ dụng cụ trong kỳ. Hàng ngày hay định kỳ kế toán vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ phải ghi số liệu chứng từ vào sổ chi tiết tính trị giá vốn thực tế xuất kho, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình nhập xuất vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ, lập chứng từ ghi sổ để chuyển cho kế toán tổng hợp. + Kế toán tiền lương - bán hàng, thanh toán: là người tính lương để trả cho công nhân viên và phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vào các đối tượng tính giá thành, theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng, theo dõi về cách thanh toán với người bán. + Thủ quỹ: là người quản lý số lượng tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm thu tiền bán hàng, các khoản thu khác khi có các chứng từ thu hợp lệ và thực hiện chi các khoản tiền mặt khi có phiếu chi hợp lệ. Thực hiện các nghiệp vụ gửi tiền mặt vào ngân hàng và rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt. 3.4. Một số đặc điểm trong tổ chức sở kế hoạch. Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ hạch toán thống nhất dựa trên cơ sở hệ thống kế toán doanh nghiệp của bộ tài chính ban hành theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT. Công ty áp dụng hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ" là một hình thức kế toán đơn giản, dễ làm dễ đối chiếu kiểm tra, tạo điều kiện cho việc theo dõi, đánh giá thành phẩm, bán hàng, và xác định kết quả bán hàng. Hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ và đúng chế độ kế toán hiện hành. - Chứng từ sử dụng theo chế độ ban hành như: + Phiếu thu, chi tiền mặt. + Hoá đơn giá trị gia tăng. + Phiếu xuất kho nội bộ, phiếu nhập kho + Bảng thanh toán tiền lương. + Biên bản đánh giá lại tài sản cố định. + Giấy báo có, nợ của ngân hàng. - Sổ kế toán chi tiết: Công ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản như tài khoản 1111, 1121, 131. Sử dụng chứng từ ghi sổ theo các nghiệp vụ kế toán phát sinh cùng loại. - Sổ kế toán tổng hợp. + Sổ cái các TK 152, 156, 532, 511 + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ tổng hợp tài khoản + Sổ tổng hợp công nợ + Sổ tổng hợp vật tư, ngoại tệ + Sổ tổng hợp chi phí + Sổ tổng hợp hàng xuất bán. - Hệ thống báo cáo tài chính trong công ty bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. * Trình tự ghi chép và hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Dựa vào các chứng từ gốc sau khi đã được tập hợp, phân loại kế toán cập nhập vào chứng từ ghi sổ trên máy tính. Tuỳ mức độ khối lượng công việc (3 - 5 ngày hoặc cuối tháng) kế toán trưởng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái theo thứ tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi ở chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào các sổ chi tiết. Cuối tháng khoá sổ tính tổng số tiền mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, có và các số dư trên sổ các tài khoản. Căn cứ vào sổ cái TK, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi đối chiếu khớp số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính. Biểu 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ và hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối sốphát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra phần II I. Kế toán tài sản cố định và chi phí khấu hao TSCĐ I. Phương pháp kế toán tổng hợp chi tiết TSCĐ và cách đánh giá các loại TSCĐ. Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. * Tài sản cố định được chia làm ba loại: - TSCĐ hữu hình: bao gồm toàn bộ những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng theo chế độ quy định (hiện nay giá trị được coi là TSCĐ phải ³ 5.000.000 và có thời gian sử dụng ³ 1 năm). - Tài sản cố định vô hình: là những TSCĐ không có hình thái vật chất phản ánh một lượng giá trị mà doanh nghiệp đã thật sự đầu tư. Theo quy định mọi khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có giá trị từ 5.000.000 đồng và thời gian sử dụng từ một năm trở lên mà không hình thành TSCĐ hữu hình thì được coi là TSCĐ vô hình. - TSCĐ thuê tài chính: là TSCĐ mà doanh nghiệp đi thuê dài hạn và được bên cho thuê trao quyền quản lý và sử dụng trong hầu hết thời gian tuổi thọ của TSCĐ. Tiền thu về cho thuê đủ cho người cho thuê trang trải được chi phí của tài sản cộng với các khoản lợi nhuận từ đầu tư đó. 1.1. Tài sản cố định hữu hình: TSCĐ tại công ty chủ yếu là TSCĐ hữu hình. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty TSCĐ thường xuyên biến động. Vì vậy để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần theo dõi chặt chẽ, phản ánh kịp thời mọi biến động của TSCĐ. Theo chế độ kế toán hiện hành việc hạch toán TSCĐ được theo dõi trên TK 211 - "TSCĐ hữu hình" và TK 214 "hao mòn TSCĐ hữu hình". 1.1.1. Phương pháp hạch toán. * Kế toán tăng TSCĐ hữu hình. Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội là doanh nghiệp cổ phần TSCĐ tăng nhiều nguyên nhân như mua sắm, xây dựng trong thời gian qua chủ yếu là tăng do mua sắm. Nguyên giá được xác định như sau: Nguyên giá TSCĐ mua mới = giá mua + chi phí vận chuyển + chi phí lắp đặt, chạy thử + thuế nhập khẩu +thuế GTGT + chi phí bằng tiền khác. - Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm. Nợ TK 211 Có TK 111, 112, 331 Ví dụ: Trong quý I/2002 công ty mua bộ máy nâng đỡ xe để sửa chữa gầm xe tổng số tiền phải trả là 1.622.400.000 đồng công ty chưa thanh toán. Công ty đã dùng nguồn vốn kinh doanh để mua. Kế toán ghi: Nợ TK 211 1.622.400.000 Có TK 331 1.622.400.000 - Trường hợp tăng TSCĐ do nhận bàn giao, xây dựng cơ bản, nguyên giá TSCĐ là giá công trình được duyệt, quyết toán kế toán ghi: Nợ TK 211 nguyên giá Có TK 241 nguyên giá * Vốn kinh doanh (nếu đầu tư bằng vốn chủ sở hữu) kế toán ghi Nợ TK liên quan (414, 431, 441) Có Tk 411 Trong quý 1 không có trường hợp phát sinh. * Kế toán giảm TSCĐ hữu hình. Nguyên nhân giảm TSCĐ tại công ty chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán những tài sản cũ, không dùng đến hoặc chuyển thành công cụ, dụng cụ. - Giảm TSCĐ do thanh lý nhượng bán. * Kế toán thanh lý TSCĐ Xoá sổ TSCĐ Nợ TK 214 (hao mòn) Nợ TK 821 Giá trị còn lại Có TK 211 nguyên giá * Phản ánh chi phí thanh lý Nợ TK 82 Có Tk 111, 112 Chi phí bằng tiền Có TK 334 Phải trả công nhân viên Có TK 331 Chi phí thuê ngoài * Phản ánh số thu về thanh lý Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 721 Biểu số 7: Sổ chi tiết số tài khoản - TK 211 - Tải sản cố định hữu hình Tháng 1/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền S N Nợ Có Số dư đầu Tháng 28.956.243.570 - Mua 1 bộ máy vi tính IBM 111 18.984.000 - Mua 1 máy, 2 xe ô tô 331 796.121.000 Cộng