Bảng đặc tả project quản lý bán điện thoại di động - Phân tích thiết kế hệ thống

BẢNG ĐẶC TẢ PROJECT QUẢN LÝ BÁN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG. A. Mở đầu: I. Khảo sát hiện trạng: -Trung tâm Điện thoại di động Call-Link hiện chỉ có một kho hàng tại số 2 Hùng Vương do chị Nguyễn Thúy Ngọc làm thủ kho . -Trung tâm điện thoại di động Call-Link là một liên doanh giữa bưu điện TPHCM và công ty viễn thông STI (Singapore ). Hoạt động chính của trung tâm là cung cấp dịch vụ điện thoại di động cho mọi đối tượng có nhu cầu sử dụng. -Dịch vụ điện thoại di động Call-link là dịch vụ di động đầu tiên trong nước nhưng cho đến nay, phạm vi hoạt động của Call-link rất khiêm tốn, chỉ phủ sóng ở TPMCM, Vũng Tàu, Biên Hòa và Sông Bé (bao gồm 16 trạm thu phát sóng và một tổng đài duy nhất). -Tình hình hiện tại của Call-Link cũng gặp nhiều cạnh tranh gay gắt từ các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại di động khác như: VinaPhone, VMS,… -Kho hàng Handphone của Call-Link được quản lý bởi một chương trình viết bằng ngôn ngữ Pascal mà giao diện với người sử dụng chưa thân thiện lắm (không hiện được Font tiếng việt cho việc nhập liệu, kiểm tra số liệu phức tạp,…) không đủ chức năng cần thiết cho công việc. -Máy cầm tay (Hand Phone ) nhập vào kho sẽ được ghi vào phiếu nhập gồm các thông tin như : số phiếu, ngày phát sinh, nhập của nhà cung cấp nào, các loại Handphone gì, số lượng mỗi loại bao nhiêu, đơn giá mỗi loại, nhân viên của nhà cung cấp nào giao hàng cho Call-Link ,lý do nhập, (nhập mua hàng, nhập trả lại, nhập khác …), tổng trị giá của phiếu nhập này . -Máy cầm tay (Hand Phone ) xuất ra khỏi kho sẽ được ghi vào phiếu xuất gồm các thông tin như : số phiếu, ngày phát sinh, xuất cho khách hàng nào, các loại Handphone gì ,số lượng mỗi loại là bao nhiêu ,đơn giá mỗi loại là bao nhiêu, nhân viên nào của khách hàng sẽ nhận hàng từ Call-Link, lý do xuất (xuất bán hàng, xuất trả lại, xuất khác…), Tổng trị giá của phiếu xuất này . -Trong cùng một phiếu nhập (hay xuất) có thể nhập hay xuất nhiều loại Handphone. Lúc lập phiếu, nếu cần, có thể xem hoặc in ra hóa đơn cho đối tác. -Trong khi đang nhập (hay xuất )một loại Handphone nào đó thì nhân viên kho yêu cầu biết được ngay số lượng tồn kho thực tế hiện có của Handphone này . II. Yêu cầu chức năng của hệ thống Các công việc trong quản lý kho hàng: -Kiểm tra kho hàng. -Nhập hàng. -Phiếu đặt hàng -Xuất hàng. -Báo cáo hàng tồn. Khi đơn hàng được kiểm tra thì số hàng còn lại trong kho cũng được kiểm tra để nhân viên xử lý các nghiệp vụ. Nhập hàng: kiểm tra các mặt hàng có đúng theo đơn đặt hàng do bộ phận mua hàng gởi tới. Xuất hàng: nhanh chóng chuyển hàng có trong phiếu xuất kho cho khách hàng. III. Sơ đồ tổ chức. VI. Yêu cầu hệ thống. VI.1 Yêu cần chức năng Lưu trữ Danh sách khách hàng. Danh sách nhà cung cấp. Các loại vật Tư (Handphone). Giá. Phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng. Phiếu nhập. Phiếu xuất. Phiếu chi. Phiếu thu. Tồn kho. Tra cứu. Xem khách hàng, nhà cung cấp trong năm hiện hành cũng như năm cũ. Xem các loại Handphone cũng như số lượng tồn của nó. Xem phiếu nhập xuất theo tháng năm ,… Thống kê. Xem khách hàng, nhà cung cấp trong năm hiện hành cũng như năm cũ. Handphone , Thống kê theo ngày, giai đoạn trong năm các loại Handphone đã nhập hay xuất kho cũng như tổng hợp nhập, xuất . Báo cáo. Các khách hàng đã có giao dịch mua bán với Call-link trong năm hiện hành . Trong một thời gian, giai đoạn, loại Handphone nào đã được nhập xuất với số lượng, đơn giá, trị giá hay số lượng tồn là bao nhiêu ,…. Tính toán. Số lượng tồn = số lượng nhập - số lượng xuất . Trị giá = số lượng * đơn giá . Tổng trị giá. VI.2 Yêu cầu tính ổn định. Khả năng bảo mật để đảm bảo độ tin cậy và sự ổn định của chương trình. Khả năng truyền dữ liệu trong thời gian cao điểm. 1. Nội dung chương trình: Tên chương trình: Quản lý hàng hóa Quản Lý HandPhone. Tên trung tâm : Trung tâm Điện thoại di động Call-Link Mục tiêu : Quản lý, kiểm sóat hàng hóa xuất, nhập, báo cáo, thống kê một cách thuận tiện và hiệu quả. B. Khảo sát chi tiết hệ thống. I. Phân tích bài toán. Trung tâm điện thoại muốn quản lý kho, khi kho được lệnh nhập/xuất từ phòng kế hoạch, thì thủ kho làm phiếu nhập/xuất, căn cứ trong chứng từ của lệnh yêu cầu nhập/xuất, có ghi đầy đủ số lượng nhập/xuất giao cho kho hàng. Trong quá trình nhập/xuất thì có sự thay đổi về số lượng, do vậy thủ kho phải ghi lại số lượng khi nhập/xuất. Tuy nhiên kho chứa nhiều loại vật tư khác nhau, do đó phải phải thống nhất cách mã hoá để quản lý vật tư cho dễ dàng. Nhu cầu về phát triển vật tư cho nên luôn quản lý được số lượng tồn kho của vật tư tại mỗi thời điểm và căn cứ định kỳ thì làm báo cáo số lượng tồn kho cũng như giá cả cho phòng kế hoạch. II. Các chức năng chính của hệ thống: Nhận yêu cầu nhập xuất hàng. Quản lý vật tư tồn kho. Nhận phiếu đặt hàng Lập hoá đơn cho khách hàng. Lập báo cáo. Phương thức hoạt động của các chức năng chính: II.1 Nhận yêu cầu nhập/xuất hàng: a. Quản lý việc nhập hàng: Khi có yêu cầu nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho thì nhân viên kho kiểm tra trước khi đưa vào kho. Mỗi khi có yêu cầu nhập hàng thì nhân viên kho phải kiểm tra xem nhà cung cấp có chưa, nếu chưa có thì cập nhật mới. Và loại mặt hàng mới nhập vào thì phải cập nhật vào danh mục mặt hàng. Trong quá trình đối chiếu thủ kho thấy lượng hàng được giao không đúng với yêu cầu thì phải báo cáo cho phòng kế hoạch để giải quyết. b. Quản lý xuất hàng: Một khi có yêu cầu xuất hàng thì lượng hàng trong kho cũng phải được kiểm tra. Nhân viên kho phải tra cứu trong sổ chính của kho. Trước khi xuất kho thì thủ kho phải xem còn đủ mặt hàng theo yêu cầu hay không. Thường xuyên kiểm tra xem số hàng tồn kho có đạt yêu cầu hay không? Hoặc bất ngờ có đơn hàng với số lượng lớn, số hàng tồn kho không đủ đáp ứng hoặc không đủ so với số lượng hàng tồn kho yêu cầu thì gọi lệnh đặt đơn hàng. Lệnh này được chuyển đến phòng quản lý, và phòng kế họach để điều chỉnh kịp thời. c. Cập nhật giá của nhà cung cấp: Vào đầu ngày là phải cập nhật giá của nhà cung cấp để kịp thời chỉ sửa lại giá bán. II.2. Quản lý vật tư tồn kho: Khi báo cáo kết quả tồn kho thì nhân viên kho phải tổng hợp tất cả phiếu nhập và phiếu xuất. Dựa vào số hàng nhập từ phiếu nhập và số hàng xuất từ phiếu xuất, để cập nhật lại về số lượng hàng tồn cho chính xác. Đồng thời bổ sung lượng hàng cho kịp thời. II.3. Lập hóa đơn: Khi có yêu cầu in hóa đơn thì nhân viên kho phải tổng hợp tất cả phiếu nhập và phiếu xuất. Rồi sau đó in hóa đơn cho khách hàng. II.4.Lập báo cáo: Mỗi định kỳ thì lập báo cáo, tổng kết hoạt động trong tháng qua của trung tâm. II.5 Sơ đồ cấu trúc chức năng của chương trình. Cập nhật Chương trình quản lý bán DTDD Quảng lý Thống kê Khách hàng HandPhone Nhà cung cấp Nhập kho Xuất kho Tồn kho HandPhone HandPhone Xuất-nhập-Tồn In báo cáo Hóa đơn nhập hàng Hóa đơn xuất hàng Phiếu đặt hàng II.6 Các qui định ràng buộc. Khách hàng có nhóm khách hàng, phân nhóm khách hàng có: đại lý, người bán sĩ, người bán lẻ, khách vản lai, khách hàng thân thiết. mỗi khách hàng hay tổ chức chỉ có thể ở 1 nhóm. Một khách hàng có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng có 1 hợp đồng, mỗi hợp đồng được thanh tóan nhiều lần, mỗi lần là 1 phiếu thu. Nhóm khách hàng có các thông tin như: Mã nhóm, tên nhóm, quyền lợi của nhóm khách hàng,… Khách hàng có các thông tin như: Mã Khách hàng, Họ, tên, địa chỉ, số ĐT, mail. Hợp đồng có các thông tin như: số hợp đồng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý… Đơn hàng có các thông tin như: mã đơn hàng, số lượng, loại Hphone, tên Hphone, giá, ngày nhận đơn hàng, ngày hòang thành đơn hàng, người nhận… Phiếu thu có các thông tin như: số phiếu, người nộp, tiền nhận, ngày nộp. Handphone(HPhone) có lọai Hphone(Simen, Nokia, SamSung…) 1 Hphone chỉ có thể ở 1 lọai Hphone, mỗi Hphone chỉ có 1 khách hàng, mỗi Hphone có 1 giá, giá này gồm có giá mua và giá bán. Lọai Hphone có các thông tin như: mã loại, tên loại,… Hphone có các thông tin như: mã Hphone, tên Hphone, đời, giá… Một nhà cung cấp thì cung cấp nhiều loại sản phẩm. Đối với 1 nhà cung cấp thì có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng là một hợp đồng, mỗi hợp đồng được thanh tóan nhiều lần. mỗi lần là một phiếu thu. Nhà cung cấp(NCC) có các thông tin như: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, mail. Đơn hàng NCC có các thông tin như: mã đơn hàng, số lượng, loại Hphone, tên Hphone, giá, ngày nhận đơn hàng, ngày hòang thành đơn hàng, người nhận… Hợp đồng có các thông tin như: số hợp đồng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý… Phiếu thanh toán có các thông tin như: số phiếu, người nộp, tiền nhận, ngày nộp. Kho hàng có các thông tin như: mã loại, tên loại, mã Hphone, tên Hphone, đời, giá… Tồn kho = tổng nhập – nhập xuất.Lợi nhuận = giá mua – giá bán – tổng chi phí(đã cộng thuế). Phân quyền đăng nhập:Tên nhóm, tên người dùng, chức danh, Tên đăng nhập, mật khẩu, config.Thay đổi mật khẩu: chỉ cho thay đổi mật khẩu.Chỉ có Admin mới có quyền tạo nhóm người dùng và thay đổi quyền của các user và thông tin của hệ thống quản trị. Các uers chỉ có quyền đổi mật khẩu. Next. II.7 Các câu hỏi phải trả lời. Bán: Hợp đồng “A” có mã khách hàng “B” có bao nhiêu loại Hphone, số lượng? Khách hàng “A” mua loại Hphone “SamSung” có những hợp đồng nào? Tháng 6 Năm 2005 Khách hàng “A” có bao nhiêu hợp đồng, chi tiết hợp đồng. Hợp đồng “A” bán cho khách hàng “B” tiền lời là bao nhiều? Tổng kết năm 2005: số lượng hợp đồng mua và bán, số lượng mua, số lượng bán, loại Hphone, tồn kho, tổng thu, tổng chi, lời, lổ là bao nhiêu. Mua: Nhà cung cấp “A” có hợp đồng “B” gồm có loại Hphone nào, số lượng. Hợp đồng “A” có loại Hphone “B” lấy của nhà cung cấp nào? II.8 Sơ đồ quan hệ nối kết dữ liệu: ERD II.9 Quan hệ cơ sở ER Vậy ta có: Từ bảng 1 à bảng 13 là quan hệ dự tuyển Bảng 14, 16 là quan hệ phát sinh. Bảng 17, 18 là bảng tổng kết. Loại khách hàng: MaLoaiKhachHang, Tên loại, hệ số giảm giá. Khách hàng: MaKhachHang, MaLoaiKhachHang, Tên khách hàng, số điện thọai địa chỉ, mail, Ghi chú… Hợp đồng bán: SoHopDongBan, Mã khách hàng, giá trị hợp đồng, người nhập, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý… SoHĐồng à MaK_Hàng Phiếu thu: SoPhieuThu, số hợp đồng bán, số tiền, người nộp, ngày nộp… Mặt hàng: MaHang, Tên hàng, Mã loại, số lượng, Giá, số lượng tồn, Loại hàng: MaLoaiHang, Tên hang, loại, đặc tính, đời, hảng sản xuất, Hảng sản xuất: MaHangSX, Tên hang, loại, địa chỉ. Giá: Mãhàng, ngày cập nhật, Mã nhà cung cấp, giá bán, giá mua, tên hàng, tiền. Hợp đồng Cung ứng: SoHopDongCungUng, Mã nhà cung ứng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý… SoHĐồngCungUng à MaNhaCungUng Phiếu chi: SoPhieu, Mã nhà cung ứng, tiền, ngày nộp… SoPhieu à MaNhaCungUng Nhà cung ứng: MaNhaCungUng, mã lọai nhà cung ứng, Tên Nhà cung ứng, số điện thọai địa chỉ, mail, Ghi chú… hàng…MaNhaCungUng à MaLoaiNhaCungUng Loại nhà cung ứng: MaLoại, Tên loại hàng, Tên nhà cung ứng, hệ số giá. Phiếu đánh giá: SoPhieu, mã khách hàng, ngày lập phiếu, đánh giá của khách hàng… Chi tiết phiếu đánh giá hàng: SoPhieu, Mã Khách hàng, Chi tiết Hợp đồng Cung ứng: SoHDongCungUng, Mã nhà cung ứng, số lượng của từng món hàng, trị giá, hệ số giảm, Tổng Giá.. Chi tiết đơn hàng: SoHDongBan, Mã hàng, số lượng của từng món hàng, trị giá, hệ số giảm, Tổng Giá. Chi tiết hợp đồng cung ứng: SoPhieu, Mã Khách hàng, Tồn kho: Ngày giờ cập nhật Báo cáo: Ngày giờ cập nhật II.10 Quảng lý khách hàng Xác định thực thể Khách hàng STT TÊN KIỂU DIỄN GIẢI 1 MAKH Varchar(20 ) Mã số của khách hàng 2 TENKH Varchar(20) Tên khách hàng 3 DIACHI Char(30) Địa chỉ khách hàng 4 DIENTHOAI Char(10) Điện thoại của khách hàng 5 DIACHI_MAIL Char(30) Địa chỉ mail của khách hàng 6 CARD ID Smallmoney Tài khoản khách hàng ở ngân hàng Handphone Thực thể vật tư Số TT Tên Kiểu Diển giải 1 MaVatTu Varchar(50) Mã vật tư 2 TenVatTu Varchar(50) Tên vật tư 3 DonViTinh Char(10) Đơn vị tính Thực thể lọai vật tư Số TT Tên Kiểu Diển giải 1 MaLoaiVT Varchar(50) Mã loai vật tư 2 TenLoaiVT Varchar(50) Tên loại vật tư 3 TenVT Varchar(50) Tên vật tư Nhà cung cấp STT TÊN KIỂU DIỄN GIẢI 1 MANCC Char(30) Mã số của nhà cung cấp 2 TENNCC Varchar(30) Tên nhà cung cấp 3 DIACHI Char(50) Địa chỉ nhà cung cấp 4 DIENTHOAI Char(15) Điện thoại nhà cungcấp 5 MAIL Varchar(30) Email của nhà cung cấp Quảng lý Xuất kho STT THUỘC TÍNH KIỂU DIỄN GIẢI 1 SOPX Varchar(50) Số phiếu xuất 2 MAKH Varchar(50) Mã khách hàng 3 LYDO Varchar(50) Lý do 4 NGAYXUAT Smalldatetime(4) Ngày xuất Chi tiết xuất kho STT THUỘC TÍNH KIỂU DIỄN GIẢI 1 MACT Char(20) Mã chi tiết 2 MVT Char(20) Mã vật tư 3 SLG Int(4) Số lượng 4 DGIA Smallmoney(4) Đơn giá Nhập kho STT THUỘC TÍNH KIỂU DIỄN GIẢI 1 MAPN Varchar(10) Mã phiếu nhập. 2 MANCC Varchar(10) Mã nhà cung cấp 3 LYDO Varchar(50) Lý do 4 NgayNhap Datetime(8) Ngày nhập Chi tiết nhập kho STT THUỘC TÍNH KIỂU DIỄN GIẢI 1 MACT Char(20) Mã chi tiết 2 MVT Char(20) Mã vật tư 3 SLG Int(4) Số lượng 4 DGIA Smallmoney(4) Đơn giá Tồn kho STT TÊN KIỂU DIỄN GIẢI 1 SOPHIEU Varchar(20) Số phiếu 2 MAVATTU Varchar(20) Mã vật tư 3 TENVATTU Varchar(20) Tên vật tư 4 NHAPKHO Int(4) Nhập kho 5 XUATKHO Int(4) Xuất kho 6 SOLUONG Int(4) Số lượng 7 DONGIA Smallmoney(4) Đơn giá 8 THANHTIEN Smallmoney(4) Thành tiền 9 NGAYTHANGNAM Smalldatetime Ngày tháng năm Thống kê Báo cá: Xuất – nhập – tồn. Phiếu đặt hàng. STT TÊN KIỂU DIỄN GIẢI 1 SOPHIEU Char(10) Số phiếu 2 HOTENKH Varchar(50) Họ tên khách hàng 3 TENVT Varchar (50) Tên vật tư 4 MAVT Char(10) Mã vật tư 5 SLG Int() Số lượng 6 DGIA Smallmoney(4) Đơn giá 7 NGAYDH Smalldatetime(4) Ngày đặt hàng 8 NGAYGH Smalldatetime(4) Ngày giao hàng 9 TONGCONG Smallmoney(4) Tổng cộng