Bài giảng Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin - Nghề: Thư viện

TỔNG SỐ Báo Tĩanh ảm bẳn đô' Băng, đĩa CO mm,... Giá tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU THEO : a) NỘỈ DUNG b) NGÔN NGỮ PHỤ CHÚ Sách gỉáo khoa Sách nghiệp vụ (Giáo viên) Sách tham khảo Sách thiếu nhi Anh Pháp Các ngôn ngữ khác 10 11 12 13 14 15 16 17 2.2.2. Đăng ký cá biệt - Định nghĩa Đăng kí cá biệt là đăng kí từng tài liệu (từng cuốn tài liệu cụ thể) nhập vào thư viện. Đơn vị đăng kí cá biệt là một cuốn sách. Dựa vào sổ đăng kí cá biệt cán bộ thư viện có thể biết được các thông tin sau : + Lịch sử hình thành vốn tài liệu của thư viện : tài liệu được bổ sung trong thời gian nào ? tài liệu xuất vì lí do gì ? + Biết giá tiền của từng tài liệu để làm căn cứ tính toán nếu thanh lí tài liệu, hoặc bạn đọc đền bù khi mất mát, hư hỏng. + Là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách. - Nguyên tấc đăng kí cá biệt - Phải đăng kí bằng ngôn ngữ xuâh bản của tài liệu đó. - Mỗi bản sách chỉ được ghi vào một dòng và mang một số đăng kí riêng. Số đăng kí cá biệt chính là số thứ tự của từng dòng trong sổ đăng kí cá biệt. Mỗi trang của sổ đăng kí có 25 dòng. Cứ 5 dòng lại có 1 dòng in đậm nét. Con số cuối cùng của số đăng kí phải là số’ 5 hoặc 0. Nếu ở dòng cuối cùng có số khác số' 5 hoặc khác số 0 có nghĩa cán bộ thư viện đã đánh số sai. cO đang ki Sổ đăng kí cá biệt có 11 cột, cách ghi như sau : - Cột 1 : "£4gày vào sổ ". Ghi ngày, tháng đăng kí tài liệu. Ngày ghi bằng chữ A-rập, tháng ghi bằng chữ số La Mã, giữa hai con số đó cách nhau dâu gạch chéo ( / ). Ví dụ ngày 1 tháng 5, ta ghi như sau : l/v. - Cột 2 : "Số thứ tự tên sách". - Cột 3 : " Số thứ tự bản sách" Ghi số cá biệt của tài liệu tức là số thứ tự của dòng đầu tiên trong sổ bắt đầu bằng số’ 1. Mỗi cuốn sách có một số đăng kí cá biệt, không cho phép có một số cá biệt trùng nhau. Một tài liệu có nhiều tập, hoặc nhiều bản thì mỗi bản như vậy đều có một số đăng kí cá biệt riêng. Số đăng kí cá biệt được ghi vào trang tên sách và trang 17. Đồng thời nó cũng được dùng để xếp tài liệu trên giá nếu kho tài liệu xếp theo số đăng kí cá biệt. - Cột 4 : "Tác giả và tên sách". Ghi theo quy tắc Tiêu đề mô tả ấn phẩm. Nếu tác giả là tên Việt Nam thì ghi theo thứ tự : Họ - đệm - tên. Tác giả nước ngoài thì ghi họ trước, tên và chữ đệm có thể viết tắt ghi sau. Nếu sách có 2 tác giả thì ghi đủ cả 2. Nếu có 3 tác giả thì ghi tác giả đầu và dâu 3 châm (...). Nếu có 4 tác giả trở lên chỉ ghi tên sách. Sau phần ghi tác giả thì ghi tên tài liệu. Tên sách có thể viết tắt nhưng không được làm mất ý. Nếu tên tài liệu dài quá thì cứ ghi hết dòng và dùng dâu 3 chấm (...) hoặc có thể lược bớt, nhưng phải phản ánh rõ nội dung. Nguyên tắc mỗi cuốn sách chỉ được ghi trên một dòng, không xuống dòng thứ 2. Nếu cuốn sách đó có số tập thì phải ghi số tập đó vào. Cột 5 : "Xuât bản". Ghi tên Nhà xuất bản ; ở cột "nơi" ghi đầy đủ tên địa phương nơi nhà xuất bản đóng trụ sở. Nếu địa phương có chữ viết tắt thông dụng thì ghi chữ viết tắt đó. Ví dụ : Hà Nội thì ghi H. Các địa phương khác ghi tên đầy đủ. Năm xuất bản ghi cả 4 số của năm, bằng chữ số A-rập. (Ví dụ : 2001, 2002, v.v...) -Cột 6 : "Giá tiền". Ghi theo chứng từ hoặc trên bia sách. Nếu cuốn tài liệu đó thư viện được cấp, phát không, được biếu cũng phải ghi giá tiền (ở cột phát không). Nếu sách không in gỉá thì cán bộ thư viện phải đi hỏi giá ở các thư viện lớn hay các cửa hàng sách bác, hoặc ước tính giá trị đẽ định giá. - Cột 7 : "Môn loại". Ghi kí hiệu phân loại chính. Ví dụ : 3K, 6, 61, Văn học, ghi V. - Cột 8 : "Ngày và số vào sổ tổng quát". Ghi ngày và số nhập của lô tài liệu đăng kí tổng quát (cột 2 trong sổ đăng kí tổng quát). - Cột 9 : "Ngày và số biên bản xuất". Ghi số biên bản và tháng, năm lập biên bản xuâh cuốn tài liệu nào ra khỏi kho (những tài liệu đã xuất có thể gạch đi để dễ nhìn). - Cột 10 : "Kiểm kê". Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê. Mỗi năm dùng một cột. Nếu tài liệu còn, ghi dâtii (+), nếu không còn thì ghi (0). - Cột 11 : "Ghi chú". Ghi những sai sót khi vào sổ hoặc tình trạng hư hỏng, rách nát, bị mối mọt ăn của cuốn sách... b) Hướng dần sử dụng ễổ đăng kí cá biệt ~ Sách giáo khoa dùng chung cho học sinh không vào sổ đăng kí cá biệt. “ Sách tham khảo và sách nghiệp vụ giáo viên, mỗi loại vào một sổ đăng kí cá biệt riêng (ghi rõ "Sổ đăng kí cá biệt sách tham khảo, sổ đăng kí cá biệt sách nghiệp vụ). - Đối với các trường tiểu học và trung học cơ sở, loại sách truyện, truyện tranh có thể vào riêng 1 sổ để thuận lợi cho việc tuyên truyền giới thiệu sách (sổ đáng kí cá biệt sách thiếu nhi). Sô đăng kí cá biệt ỉà một tài liệu quan trọng của thư viện. Do vậy, phải được bảo quản lâu dài, cẩn thận. Cuối sổ đăng kí phải có 2.2.3. Đăng ký sách giáo khoa 1. Đăng kí sách giáo khoa - Mục đích - ý nghĩa Sách giáo khoa (SGK) bổ sung hàng năm bắt buộc phải vào sổ đăng kí tài sản. Số đăng kí được ghi trên sách ỉà dâu hiệu khẳng định đây chính là tài sản của nhà trường ; đồng thời giúp thư viện và lãnh đạo nhà trường nắm được hiện trạng sách giáo khoa, trên cơ sở đó có kế hoạch chỉ đạo xây dựng kho sách (kế hoạch bể sung, trang bị thêm phương tiện bảo quản...). - Phương pháp đãng kí + Sách giáo khoa đăng kí theo từng tên. + Nếu mỗi tên sách có nhiều bản nhưng cùng năm xuất bản cũng chỉ đăng kí vào 1 dòng. Nếu khác năm xuất bản thì phải đăng kí vào dòng khác. + Cột kiểm kê kéo dài càng nhiều năm càng tốt. Mẩu sổ đăng tó sách giáo khoa NĂM HỌC SỐ ĐĂNG Kí (STT) SỐ CHỮNG Từ NĂM XUẤ T BẢN TỔN G SỐ BẢN ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN Ngày vào sổ KIỂM KÊ GHI CHÚ 20 ... 20 ... 20 ... 20 ... 20 ... 20 ... Mấ t Cò n Mất Cò n Mấ t Cò n Mấ t Cò n Mấ t Cò n Mất Cò n 2.2.4. Phiếu đăng ký báo, tạp chí Khi nhập các loại báo/tạp chí. Cán bộ thư viện phải lập phiếu đăng kí cho từng loại (báo ngày, báo tuần, báo tháng, v.v...). Chương 4: Tổ chức kho và sắp xếp vốn tài liệu – Thời gian: 10 giờ 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về tổ chức hệ thống kho tài liệu và các phương pháp sắp xếp vốn tài liệu thư viện. 2. Nội dung chương: 2.1. Khái quát chung 2.1.1. Khái niệm 2.1.2. Mục đích yêu cầu 2.2. Tổ chức kho 2.2.2. Tổ chức kho theo nội dung tài liệu - Tài liệu số được tổ chức dưới dạng cơ sở dữ liệu; - Tài liệu đa phương tiện được tổ chức thành kho/phòng đọc riêng đi kèm với trang thiết bị chuyên dụng phù hợp. 2.2.3. Tổ chức kho theo hình thức tài liệu Tổ chức tài liệu để xác định vị trí của tài liệu trong thư viện giúp cho công tác quản lý, bảo quản và phục vụ người sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện. 2.2.4. Tổ chức kho theo phương thức phục vụ - Kho mở (tài liệu được sắp xếp theo chỉ số phân loại, hoặc chủ đề, kết hợp với ký hiệu tên tác giả hoặc nhan đề), người sử dụng tiếp cận trực tiếp với tài liệu thư viện; - Kho đóng (tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, kết hợp với khổ sách, ngôn ngữ và loại hình tài lệu), người sử dụng tiếp cận tài liệu thư viện thông qua cán bộ thư viện. 2.3. Sắp xếp tài liệu 2.3.1. Sắp xếp tài liệu theo nội dung 2.3.2. Sắp xếp tài liệu theo hình thức 2.3.3.Sắp xếp phối hợp Chương 5: Kiểm kê vốn tài liệu – Thời gian: 8 giờ 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về công tác kiểm kê vốn tài liệu. Phương pháp, hình thức, tổ chức kiểm kê 2. Nội dung chương: 2.1. Khái quát chung 2.1.1. Khái niệm Đối với thư viện, kiểm kê tài liệu là một công việc cần thiết, phải được tiến hành theo định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất khi cần. Kiểm kê vốn tài liệu là kiểm kê mỗi đơn vị bảo quản theo số đăng ký cá biệt để xác định sự tồn tại của nó trong kho. Kiểm kê tài liệu giúp cho cán bộ quản lý và nhân viên chuyên môn biết được thực chất: số lượng, thực trạng của tài liệu: thiếu - đủ bao nhiêu so với số đăng ký cá biệt, tình trạng sử dụng và bảo quản tài liệu của thư viện. Từ đó phát hiện những tài liệu hư hỏng, rách nát cần tu sửa, thay thế, loại bỏ để nâng cao chất lượng vốn tài liệu, nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc trong hoạt động thư viện. 2.1.2. Mục đích yêu cầu a) Kiểm kê tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng vốn tài liệu của thư viện trong một giai đoạn, từ đó đề ra các biện pháp củng cố, hoàn thiện, nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện; b) Kiểm kê tài liệu được thực hiện đối với tất cả các kho tài liệu được tổ chức trong thư viện; c) Kiểm kê tài liệu phải được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ, gắn với công tác thanh lọc tài liệu trong thư viện. V iệc kiểm kê đột xuất được thực hiện trong các trường hợp thay đổi viên chức phụ trách kho tài liệu, hoặc khi có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý thư viện. 2.2. Các phương pháp kiểm kê 2.1.1. Kiểm kê đối chiếu trực tiếp Đây là phương pháp kiểm kê đơn giản, tiện lợi chỉ cần 2 người, 1 người theo dõi sổ đăng kí, 1 người theo dõi tài liệu trên giá nếu khớp số’, khớp trên tài liệu, đánh dấu luôn vào cột kiểm kê... Là phương pháp kiểm kê áp dụng cho kho tổ chức sắp xếp theo môn loại, khi tiến hành kiểm kê cán bộ kiểm kê ghi một số thông tin về tài liệu trên những tấm phích nhỏ (gọi là phích kiểm kê và phải được chuẩn bị trước) sau đó đối chiếu với sổ theo dõi tài sản hoặc mục lục nếu có sự khác biệt ghi chú vào cột kiểm kê... Phương pháp này có ưu điểm : nhiều người tham gia kiểm kê cùng tiến hàrih kiểm kê trong kho (1 người 1 tài liệu hoặc 1 người nhận 2-3 môn loại) rút ngắn được thời gian kiểm kê và các phích kiểm kê có thể sử dụng cho các lần kiểm kê sau. 2.2.2. Kiểm kê bằng thẻ Nhân các đợt kiểm kê người quản thủ thư viện nên tiến hành kiểm kê luôn mục lục thư viện để phát hiện phích bị mất hoặc phích còn mà tài liệu đã bị mất, đồng thời với việc thanh lí, loại bỏ tài liệu ra khỏi thư viện sau mỗi đợt kiếm kê ' là thanh lí và loại bỏ phích trong mục lục ra khỏi thư viện. Đối với mục lục tờ rời phải ghi chú vào tên tài liệu đã mất hoặc loại khỏi thư viện. 2.3. Các hình thức kiểm kê 2.3.1. Kiểm kê đồng bộ - Kiểm kê định kỳ tùy theo khối lượng sách báo có trong kho mà quy định thời gian kiểm kê 2.3.2. Kiểm kê không đồng bộ - Kiểm kê định kỳ tùy theo khối lượng sách báo có trong kho mà quy định thời gian kiểm kê 2.4. Tổ chức kiểm kê 2.4.1. Lập kế hoạch kiểm kê Xây dựng kế hoạch kiểm trong kế hoạch kiểm kê cần thể hiện được nội dung và hình thức kiểm kê - Quy định thời gian cho đợt kiểm ke đảm bảo nhanh, gọn, chính xác - Kiểm tra lại trật tự, sắp xếp trong kho để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm kê 2.4.2. Chuẩn bị kiểm kê Ngưng phục vụ kho sách (kèm thông báo Phân công nhiệm vụ Phân chia thiết bị: Sổ theo dõi, viết, viết bảng, băng keo, máy tính, máy quét Phân chia kệ cho mỗi máy kiểm kê Kiểm tra máy tính : virus, ổ cứng Kiểm tra sách trên kho: sách được sx ngay ngắn, đúng vị trí Dán băng keo giấy đầu kệ và ngăn kệ 2.4.3. Thực hiện kiểm kê Kiểm kê theo từng ngăn từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, từ trong ra ngoài Đếm số lượng sách trên từng ngăn,ghi số lượng lên băng keo giấy đã dán Quét MV sách vào file excel theo từng ngăn Ghi chú SL sách từng ngăn vào sổ kiểm kê và trên file excel Đối chiếu SL sách đếm và sách quét trên file excel (số lượng đối chiếu phải bằng nhau) Tập hợp sách trả trong thời gian kiểm kê vào nơi quy định Kho sách kiểm kê xong phải dán niêm phong 2.4.4. Tổng kết kiểm kê. Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho tài liệu, đồng thời với việc bổ sung tài liệu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát hiện và thanh lọc những tài liệu có nội dung sau đây ra khỏi kho sách thư viện : - Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm về quan điểm, lập trường, chịu ảnh hưởng của những trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, đi ngược lại lợi ích của quốc gia, dân tộc. - Những tài liệu có nội dung không phù hợp với yêu cầu của chương trình sách giáo khoa mới, kiến thức đã cũ, lạc hậu. - Những tài liệu đã bị rách nát, hư hỏng trong quá trình sử dụng, không có khả năng tu bổ để sử dụng được nữa. - Một số tài liệu tuy có nội dung tốt, có giá trị khoa học nhất 4. Tài liệu tham khảo: 1. Phạm Văn Rính. Vốn tài liệu: Tập bài giảng.- H.: Đại học Văn hóa Hà Nội, 199? 2. Bạch Thu Hiền. Tổ chức kho tài liệu thư viện.- Tp. Hồ Chí Minh: Trường Đại học Tổng hợp Tp. HCM, 199? 3. Đào Hoàng Thúy. Đăng ký tài sản thư viện.- Tp. Hồ Chí Minh ?: Trường Đại học Tổng hợp Tp. HCM, 199? 4. Pháp lệnh thư viện.- H.: Chính trị Quốc gia, 2001.- 26 tr. 5. Nguyễn Hữu Giới. Về công tác thư viện/Nguyễn Hữu Giới, Nguyễn Huy Chương.- H.: Văn hoá Thông Tin, 2000 6. Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện: Dùng cho thư viện trường học.- H.: Giáo dục, 2001.- 184 tr. 7. Lê Thanh Bình. Quản lý và phát triển báo chí – xuất bản.- H.: Chính trị Quốc gia, 2004.- 350tr. 9. Luật xuất bản.- H.: Chính trị Quốc gia.- 134tr, 19cm. )