Bài giảng về Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIANTP.HCM, 12/2014www.themegallery.comCấu trúc Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quảLập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quảKỹ năng tổ chức công việc hiệu quả1. Kỹ năng quản lý thời gianKhái niệm về thời gianKhái niệm về quản lý thời gianLợi ích của việc quản lý thời gianKhái niệm về thời gianThời gian là hữu hạnThời gian là tài sàn hao mòn dầnThời gian là tương đốiCâu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai đứa trẻ sinh đôiTàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sángThời gian với mỗi người mỗi khácThời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hộiThời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết quý trọng nó!Khái niệm về thời gian“Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống” Benjamin FranklinKhái niệm về thời gianTESTKhái niệm về quản lý thời gian“ Ba đồng một mớ trầu cau Sao anh không hỏi những ngày còn không Bây giờ em đã có chồng Như chim vào lồng như cá cắn câu”Khái niệm về thời gian “Cả ngày thi lo đi chơi, đến khi tối trời đổ lúa ra phơi”Khái niệm về thời gian“Đời người chỉ một gang tayAi hay ngủ ngày còn lại nửa gang”Khái niệm về quản lý thời gianKhái niệm về quản lý thời gianQuản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơnNguyên tắcThói quenCông cụHệ thốngKhái niệm về quản lý thời gianĐộng cơ đúngTâm trạng đúngKỹ năng chính xácNguyên nhân lãng phí thời gianLàm việc không có kế hoạchCác mục đích không rõ ràng“Tôi không quan tâm nơi tôi sẽ đến”“Thế thì cô đi đường nào cũng vậy thôi” Alice in WonderlandNguyên nhân lãng phí thời gianĐặt quá nhiều mục tiêuGiám sát chặt chẽLo lắng thái quáNguyên nhân lãng phí thời gianNguyên nhân lãng phí thời gianCó quá nhiều công việc giấy tờTheo chủ nghĩa hoàn hảoNguyên nhân lãng phí thời gianVòng voTrì hoãn công việcKhông làm cũng đượcKhông làmKhông làm không đượcLàm ngay tức thìNguyên nhân lãng phí thời gianMất thời gian chờ đợiDự các cuộc họp vô bổNguyên nhân lãng phí thời gianBiểu hiện của việc quản lý thời gian kémLuôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉSống một cách ích kỷ và vô tìnhĐeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồngRập khuôn mà không có tính sáng tạoBiểu hiện của việc quản lý thời gian kémÝ tưởng rất hay nhưng chưa có thời gianNgày mai nhé, mai. mai, và . mãi mãiTôi không có thời gian để làm hết mọi việcGiá một ngày có 25 tiếngGiá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấyBiểu hiện của việc quản lý thời gian kémBị nhấn chìm trong công việcDường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đóVội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họpNgỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặtHẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớBiểu hiện của việc quản lý thời gian kémBUSY DOINGNOTHINGLợi ích của việc quản lý thời gianLàm cuộc sống trở nên dễ dàng hơnGiảm căng thẳng Tăng hiệu quả học tậpTăng niềm vui trong cuộc sốngTăng năng suất của cá nhân và tập thểTăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùngLợi ích của việc quản lý thời gianLợi ích của việc quản lý thời gianLợi ích của việc quản lý thời gianLợi ích của việc quản lý thời gianTrắc nghiệm Bạn có biết sắp xếp thời gianCấu trúc Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quảLập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quảKỹ năng tổ chức công việc hiệu quả2. Các phương pháp để quản lý thời gianSơ đồ quản lý thời gianNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gianSơ đồ quản lý thời gianAware – Nhận biếtThiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trịAware – Nhận biếtKhi thiết lập mục tiêu, bạn nên:Cụ thể hóa mục tiêuDiễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồĐảm bảo chúng có thể thực hiện đượcĐể chúng công khaiAnalyze – Phân tíchAttack – Kẻ cắp thòi gianNguyên nhân vật lýTiếng ồnThiết bị liên lạcTiện nghi làm việcLưu trữ tài liệuNguyên nhân tâm lýSự lo sợSự thất vọngKhông thích thúMâu thuẩn cá nhânAttack – Kẻ cắp thòi gianThiếu tổ chức kế hoạchTrì hoãn, thiếu quyết đoánSự xao lãng, chểnh mảng, không tập trungSự vội vàng, hấp tấpCông việc giấy tờKhông biết nói “KHÔNG”Assign - Lập trật tự ưu tiênMức độ ưu tiênA: ChínhB: Hỗ trợC: Nên cóPhân loạiKiểm soát được/ Chủ độngQuan trọngKhẩn trươngGiao cho ai khácArrange – Lập kế hoạch2. Các phương pháp để quản lý thời gianSơ đồ quản lý thời gianNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gianMô hình Ma trận quản lý thời gian44IIIIIIIVKhẩn cấpKhông khẩn cấpKhôngquantrọngQuantrọngMô hình Ma trận quản lý thời gian45IIIIIIIVKhẩn cấpKhông khẩn cấpKhôngquantrọngQuantrọngKhủng hoảngCác vấn đề cấp báchCác dự án đến hạnCông việc tồn đọngLàm việc trong C/ lượcXây dựng quan hệTìm kiếm cơ hộiLập kế hoạchCác việc đột xuấtThư từ, e-mailHọp hànhCác vấn đề cấp báchCác công việc vô bổĐiện thoạiTán gẫuHoạt động “giải trí”46IIIIIIIV Kết quả:- Căng thẳng (stress)- Kiệt sức- Luôn trong tình trạng khủng hoảng- Làm việc ngoài phạm vi chức năngIIIIIIIVKết quả:- Tập trung vào ngắn hạn- Công việc vụn vặt- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch- Cảm giác là nạn nhân, thụ động- Quan hệ hời hợt49IIIIIIIVKết quả:- Vô trách nhiệm- Tách rời công việc- Phụ thuộc vào người khác51IIIKết quả:- Tầm nhìn, triển vọng- Cân bằng- Sống có kỷ luật- Chủ động- Ít khủng hoảngIIIIV53IIIIIIIVKhẩn cấpKhông khẩn cấpKhôngquantrọngQuantrọngLàm ngayGiao cho người khácChỉ làm nếu có thời gianLàm sau, nhưng kiên quyếtMô hình Ma trận quản lý thời gianViệc quan trọng nhất ở vị trí số một (tổ chức vùng II)Mô hình Ma trận quản lý thời gianLập ưu tiên cho các việc trong lịchLập lịch cho các việc ưu tiênNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gianNguyên tắc SMARTNguyên tắc Pareto 80/20Nguyên tắc ParkinsonNguyên tắc SMARTSpecificMesuarableAchievableRealisticTime BoundNguyên tắc SMARTS-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu M-Measurable: Đo đếm được A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình R-Realistic: Thực tế, không viển vôngT-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.Nguyên tắc Pareto Nguyên tắc Pareto Nguyên tắc ParkinsonRút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto)Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)Bản câu hỏi số 23. Lập kế hoạch để quản lý thời gianKhái niệm về lập kế hoạchVai trò của việc lập kế hoạchCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quảKhái niệm về lập kế hoạchLập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện Khái niệm về lập kế hoạchKhái niệm về lập kế hoạchKhái niệm về lập kế hoạchKhái niệm về lập kế hoạchNếu không có kế hoạchChọn những gì trước mắtLàm những việc cấp báchChịu sự hối thúc của thời gianChọn theo cảm tínhBị cuốn theo sự cấp bách của người khácKhái niệm về lập kế hoạchMuốn phòng nhanhthì phảiNhìn xaKhái niệm về lập kế hoạchKhái niệm về lập kế hoạch71Mục tiêuMộng mơ+=Hành độngQua ngày+=Khái niệm về lập kế hoạchMục tiêuHành độngKết quả+=Mục tiêuHành độngSống đẹp+=Vai trò của lập kế hoạchTư duy có hệ thống trong quản lý thời gian Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhómSẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoàiTiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20pLập kế hoạchBước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý đượcLập kế hoạchLập kế hoạchBước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, CLập kế hoạchLập kế hoạchXếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợpLập kế hoạchBước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiênPhương pháp tổ chức và quản lý công việcKế hoạch gồm (5 W 2 H):Việc gì cần làm (What)?Tại sao phải làm (Why)?Ai sẽ làm việc gì (Who)?Khi nào làm (When)?Làm ở nơi đâu (Where)?Cách làm như thế nào (How)?Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)Aware – Nhận biếtViết tạo ra suy nghĩSuy nghĩ tạo ra hình ảnhHình ảnh tạo nên cảm nhậnCảm nhận dẫn đến hành độngHành động tạo ra kết quả3. Lập kế hoạch để quản lý thời gianKhái niệm về lập kế hoạchVai trò của việc lập kế hoạchCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quảCác công cụ lập kế hoạchGiấy và bútCông cụ hiện đại83Các công cụ Mẩu bút chìHơnTrí nhớ tốtTrí nhớ đậmKhông bằngNét mực mờCông cụ quản lý thời gian, ghi chép: PamlĐiện thoại di độngMáy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi...Phần mềm: Microsoft OutlookCác phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar87Các công cụ lập kế hoạch4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quảKhái niệm tổ chức công việc hiệu quảCác phương pháp tổ chức và quản lý công việc hiệu quảKhái niệm tổ chức công việc hiệu quảNghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giaoNghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chứcPhương pháp tổ chức và quản lý công việcKế hoạch gồm (5 W 2 H):Việc gì cần làm (What)?Tại sao phải làm (Why)?Ai sẽ làm việc gì (Who)?Khi nào làm (When)?Làm ở nơi đâu (Where)?Cách làm như thế nào (How)?Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)Phương pháp tổ chức và quản lý công việcLàm gì (What) Làm để làm gì (Why)Ai làm? (Who)Làm khi nào (Where)Làm ở đâu (When)Làm như thế nào (How)Cần bao nhiêu tiền để làmXIN CẢM ƠN!TP.HCM, 12/2014Bản hoàn thiện bản thân