Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 2 & 3: Soạn thảo cơ bản với Word

TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 2 & 3: SOẠN THẢO CƠ BẢN VỚI WORD 1 Nội dung chính 1. Giới thiệu Microsoft Word 2. Các thao tác soạn thảo cơ bản 3. Thao tác trên khối văn bản 4. Thiết lập Tab và Indent 5. Định dạng văn bản, đoạn văn bản 6. Bullets và Numbering 2 Nội dung chính 7. Soạn thảo công thức toán học 8. Chèn ký tự đặc biệt 9. Tìm kiếm và thay thế văn bản 10. Chia văn bản thành nhiều cột 11. Chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 12. Tính năng AutoCorrect 13. Style và mục lục 3 1. Giới thiệu Microsoft Word I Phần mềm soạn thảo văn bản rất phổ biến I Ra đời tháng 11/1983, chạy trên hệ điều hành MS-DOS I Các phiên bản : • Word for Windows (1989), phiên bản đầu tiên trên Windows • Word for Windows 2.0 (1991) • Word 6 for Windows (1993) • Word 95, Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2003 • Word 2007, từ đây định dạng văn bản là .docx • Word 2010 • Word 2013 I Word cũng có mặt trên Mac OS, OS/2. . . 4 Các tính năng chính của Word I Soạn thảo văn bản I Hiệu ứng về phông chữ, màu sắc I Chèn hình ảnh, bảng biểu, âm thanh, video. . . I Kiểm tra chính tả, ngữ pháp I Hỗ trợ xử lý văn bản thô (.txt) hay tài liệu online I Tự động lập chỉ mục, mục lục 5 Khởi động Word Có nhiều cách : I kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình hay thanh tác vụ I kích chọn Start → Apps → Microsoft Office → Microsoft Word 2010 I mở một tệp văn bản (Word) đã soạn thảo 6 Màn hình soạn thảo của Word 7 2. Các thao tác soạn thảo cơ bản I Lưu văn bản : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ; hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ nhanh I Lưu văn bản với tên khác : File → Save as I Tạo văn bản mới : File → New ; Ctrl+N I Mở một văn bản đã có : File → Open ; Ctrl+O I Đóng văn bản đang mở : File → Close ; nút Close ; File → Exit hoặc Alt+F4 I Sử dụng bộ gõ tiếng Việt I Sử dụng các phím tắt giúp tăng tốc độ soạn thảo 8 Các thao tác soạn thảo cơ bản I Home/End : đưa con trỏ về đầu/cuối dòng I Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa con trỏ về đầu/cuối văn bản I PageUp/PageDown : chuyển đến trang màn hình phía trước/sau I Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến trang văn bản phía trước/sau I Caps Lock : thay đổi kiểu gõ chữ hoa và chữ thường I Delete/Backspace : xóa ký tự đứng kề sau/trước con trỏ I Ctrl+Shift++ : bật/tắt chế độ nhập chỉ số trên, ví dụ x2 I Ctrl+= : bật/tắt chế độ nhập chỉ số dưới, ví dụ x2 9 3. Thao tác trên khối văn bản I Đánh dấu (bôi đen) khối văn bản • dùng Shift hoặc di chuột để đánh dấu I Sao chép Ctrl+C, cắt Ctrl+X, dán Ctrl+V, xoá khối văn bản I Sử dụng chức năng Undo Ctrl+Z/Redo Ctrl+Y 10 4. Thiết lập Tab và Indent I Hiển thị Ruler : nhấn biểu tượng View Ruler hoặc chọn ribbon View → Ruler I Thiết lập Indent : Left, Hanging, First Line I Thiết lập Tab • dịch chuyển con trỏ theo từng bước nhảy • tạo văn bản hiển thị dưới dạng cột • chỉnh sửa tab : kích đúp chuột vào tab để mở hộp thoại Tabs • thay đổi vị trí tab : kích chuột vào tab, giữ và di chuyển tab • xoá tab : kích chuột, giữ và kéo tab ra khỏi thanh ruler 11 Hộp thoại Tabs I Mở hộp thoại Tabs : • Alt+O+T • chọn nút Tabs trong hộp thoại Paragraph (xem ở sau) I Tab stop position : vị trí đặt tab I Alignment : chọn kiểu căn lề I Leader : chọn kí tự chèn I Set : ghi nhận tab vừa thiết lập I Clear : xóa tab đang được chọn I Clear All : xóa toàn bộ các tab 12 5. Định dạng văn bản, đoạn văn bản I Định dạng kiểu chữ : in đậm Ctrl+B, in nghiêng Ctrl+I, gạch dưới Ctrl+U I Font chữ, cỡ chữ, màu sắc : • mở hộp thoại Font Ctrl+D • dùng các tùy chọn của font ở ribbon Home → Font 13 Định dạng đoạn văn bản I Mỗi dấu xuống dòng Enter tạo thành một đoạn văn bản I 2 cách gõ phím Enter khác : • Shift+Enter : xuống dòng, không tạo đoạn mới • Ctrl+Enter : xuống dòng, ngắt sang trang mới I Để định dạng đoạn văn bản, đặt con trỏ vào đoạn đó : • mở hộp thoại Paragraph bằng phím tắt Alt+O+P • dùng các tùy chọn ở Home → Paragraph • căn lề : Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J • tạo khung viền và nền : Alt+O+B để mở hộp thoại Borders and Shading 14 Hộp thoại Paragraph I Alignment : chọn kiểu căn lề I Indentation : thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang I Special : độ thụt dòng của dòng đầu tiên hoặc các dòng từ thứ 2 trở đi I Spacing : xác định khoảng cách với các đoạn trước và sau nó I Line spacing : chọn độ giãn dòng 15 6. Bullets và Numbering I Đánh dấu đầu đoạn, đánh số chỉ mục cho các tiêu đề : • kích vào biểu tượng Bullets trên ribbon Home → Paragraph • kích vào biểu tượng Numbering • hoặc mở hộp thoại : Alt+O+N • dùng Multilevel List : kích vào biểu tượng I Chọn kiểu cần hiển thị rồi nhấn OK I Chọn Customize để tạo các kiểu mới 16 7. Soạn thảo công thức toán học I Chọn vị trí cần chèn công thức I Vào ribbon Insert → Equation I Chọn công thức phù hợp I hoặc tạo công thức mới với Insert New Equation 17 8. Chèn ký tự đặc biệt I Chọn vị trí cần chèn ký tự I Vào ribbon Insert → Symbol I Chọn ký tự có sẵn I hoặc chọn ký tự khác với More Symbols. . . I Có thể gán phím tắt (ShortcutKey) hoặc cụm từ viết tắt (AutoCorrect) cho ký tự đặc biệt thường xuyên dùng 18 9. Tìm kiếm và thay thế văn bản I Chức năng cho phép sửa đổi dữ liệu hàng loạt I Mở hộp thoại Find and Replace • vào ribbon Home → Editing, chọn Advanced Find. . . hoặc Replace, ấn More >> để thêm nhiều lựa chọn • tìm kiếm Ctrl+F, thay thế Ctrl+H 19 10. Chia văn bản thành nhiều cột I Thông dụng trong nhiều dạng tài liệu (tạp chí, từ điển. . .) I Đánh dấu đoạn văn bản cần chia cột I Mở hộp thoại Columns • vào ribbon Page Layout → Page Setup, chọn Columns rồi More Columns. . . • phím tắt Alt+O+C 20 11. Chữ cái lớn đầu đoạn văn bản I Đặt con trỏ vào đoạn văn bản cần trang trí I Mở hộp thoại Drop Cap • vào ribbon Insert → Text, chọn Drop Cap rồi Drop Cap Options. . . • phím tắt Alt+O+D I Lines to drop : chọn độ cao của chữ theo số dòng I Distance from text : chọn khoảng cách từ chữ tới văn bản 21 12. Tính năng AutoCorrect I Tự động sửa lỗi hoặc hoàn chỉnh nội dung văn bản đang gõ, ví dụ • tự động viết hoa chữ cái đầu câu, đầu dòng • tự động sửa một số lỗi chính tả • tự động thay thế các từ viết tắt I Mở hộp thoại AutoCorrect • ấn F7, hoặc vào ribbon Review → Proofing → Spelling & Grammar • sau đó chọn Options rồi AutoCorrect Options 22 13. Style và mục lục Là những tính năng quan trọng trong soạn thảo văn bản chuyên nghiệp I Style : quy định sẵn thông tin (font chữ, kích cỡ. . .) để có thể dùng sau này I Dùng cho paragraph, character, table, list. . . I Mở hộp thoại Styles : Alt+Ctrl+Shift+S I Sử dụng : • đặt con trỏ vào đoạn văn bản cần làm việc • chọn style có sẵn trên ribbon Home → Styles • hoặc tạo style mới : biểu tượng New Style 23 Tạo mới hoặc gán style cho mẫu đã định dạng I Name : đặt tên cho style I Formatting hoặc Format : chọn các định dạng I Thay đổi style vừa tạo : kích chuột phải vào tên style, ấn nút Modify I Automatically update : mọi thay đổi trên một đoạn sẽ diễn ra với các đoạn khác có chung style (thay đổi luôn style) 24 Kết hợp Style và Numbering để tạo chỉ mục I Tạo style cho từng mức I Kích vào biểu tượng Multilevel List , chọn Define New Multilevel List I Tạo mới Multilevel List kết hợp với các style đã tạo 25 Tạo mục lục (Table of Contents - TOC) I Bắt buộc phải tạo các style cho các đoạn I Tạo TOC tự động hoặc tự tạo • đặt con trỏ vào vị trí cần tạo TOC • vào ribbon References → TOC, ấn nút TOC • chọn kiểu có sẵn hoặc tạo kiểu mới 26 Tạo kiểu mới và cập nhật TOC I Ấn Insert TOC để mở hộp thoại TOC, chọn Options để thay đổi kiểu TOC mặc định I Cập nhật TOC mỗi khi chỉnh sửa văn bản : • ấn nút Update Table • đặt con trỏ bên trong vùng TOC, ấn F9 27