Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 1: Giới thiệu tổng quan

TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Bùi Thị Thu Cúc Bộ môn Hệ thống thông tin, Khoa CNTT 1 Nội dung chính 1. Giới thiệu môn học Giới thiệu tổng quan 2. Công nghệ thông tin và máy tính 3. Soạn thảo tiếng Việt 4. Phần mềm Windows Explorer 2 1. Giới thiệu môn học I Thời lượng : 45 tiết (3 x 15 buổi) - 3 tín chỉ I Giáo trình, tài liệu tham khảo • Bài giảng Tin văn phòng, Trần Thị Minh Hoàn biên tập (phiên bản 2003) I Website môn học : lịch trình, bài giảng, bài tập. . . https://sites.google.com/site/ buithithucucdaihocthuyloi/mon-hoc/tin-hoc-van-phong I Cách đánh giá • Điểm quá trình : 40% (một bài thi giữa kỳ, điểm chuyên cần, điểm bài tập) • Điểm thi cuối kỳ : 60% (thi thực hành) 3 Nội dung giảng dạy I Phần 1 (Bài 1) : Giới thiệu tổng quan I Phần 2 (Bài 2-7) : Microsoft Word • Soạn thảo cơ bản với Word • Bảng biểu và đồ hoạ • In ấn và trộn tài liệu • Một số ứng dụng khác của Word • Luyện tập tổng hợp và kiểm tra I Phần 3 (Bài 8-15) : Microsoft Excel • Thao tác với bảng tính trên Excel • Hàm trong Excel • Đồ thị • Quản trị dữ liệu • Lập trình VBA trong Excel • Hoàn thiện bảng tính, in ấn – Thực hành tổng hợp 4 2. Công nghệ thông tin và máy tính I Thông tin (information) là gì ? • tất cả những gì liên quan đến một đối tượng giúp hiểu được về đối tượng đó • mang lại sự hiểu biết, nhận thức cho con người I Dữ liệu (data) : • là sự biểu diễn của thông tin, tồn tại dưới nhiều dạng : dạng số, văn bản, âm thanh, hình ảnh. . . I Công nghệ thông tin : ngành công nghệ về xử lý thông tin 5 2.1. Biểu diễn thông tin trong máy tính I Máy tính là một công cụ để xử lý thông tin, nó chỉ làm việc với các con số I Mọi dữ liệu đều phải số hóa để lưu trữ và xử lý trong máy tính • Các chữ cái → mã hoá → các số • Ảnh → số hoá → ma trận các số • Âm thanh → số hoá → chuỗi các số • . . . I Con người dùng hệ thập phân I Máy tính dùng hệ nhị phân : tất cả các dữ liệu, thao tác lệnh được xây dựng trên 2 chữ số 0, 1 6 Tại sao dùng hệ nhị phân I Máy tính có 2 tín hiệu : bật & tắt • trạng thái đèn tắt : 0 • trạng thái đèn bật : 1 • ví dụ : • • • • • • ◦• → 0 0 0 0 0 0 1 0→ 2 I Có thể làm thiết bị với 10 tín hiệu (trạng thái) nhưng tốn kém hơn nhiều (đặc biệt khi làm việc ở tốc độ cao như trong máy tính) I Chuyển đổi từ hệ nhị phân sang thập phân và ngược lại rất đơn giản 7 Đơn vị đo thông tin I Bit (Binary digit) : đơn vị nhỏ nhất của thông tin, chỉ có thể là 0 hoặc 1 I Byte : 1 Byte = 8 bits I KiloByte : 1 KB = 210 Bytes = 1024 Bytes I MegaByte : 1 MB = 210 KBs = 1024 KBs I GigaByte : 1 GB = 210 MBs = 1024 MBs I TetaByte : 1 TB = 210 GBs = 1024 GBs 8 Bảng mã ASCII I ASCII = American Standard Code for Information Interchange, bảng mã chuẩn do Mỹ xây dựng để biểu diễn thông tin dựa trên bảng chữ La tinh I Mỗi kí tự trong bảng mã được mã hóa bởi 8 bit (1 Byte) → có tổng cộng 28 = 256 kí tự khác nhau • 32 kí tự đầu tiên (từ 0-31) : các kí tự điều khiển • 96 kí tự tiếp theo (từ 32-127) : các chữ số, kí tự tiếng Anh, kí tự thường dùng • 128 kí tự còn lại (từ 127-255) : các kí tự đồ hoạ, kí tự đặc biệt → nhiều kí tự không có trong bảng ASCII → bảng mã mở rộng Unicode cho phép xử lý nhiều kí hiệu hơn 9 Bảng mã ASCII 10 2.2. Khái niệm và phân loại máy tính I Máy tính là những thiết bị hay hệ thống thực hiện tự động các phép toán số học dưới dạng số hoặc phép toán lôgic I Có nhiều cách để phân loại máy tính (theo công suất, theo thiết kế, theo thế hệ. . .) I Con người tính toán như thế nào ? • tính toán bằng tay, bằng các ký hiệu • tính toán bằng bàn tính • tính toán bằng máy tính cơ học • thời đại máy tính điện tử 11 Các thế hệ máy tính điện tử I Thế hệ 1 (1940s – 1950s) • ống chân không • kích cỡ lớn, tốn năng lượng, tốc độ chậm I Thế hệ 2 (1955 – 1964) • bóng bán dẫn transistor • kích cỡ giảm đi, tốn ít năng lượng hơn I Thế hệ 3 (1965 – 1980) • mạch tích hợp (ICs) • kích cỡ nhỏ hơn I Thế hệ 4 (1981 – nay) • nhiều vi mạch tích hợp • kích thước ngày càng nhỏ, tốc độ cao ENIAC : dài 20m, cao 2,8m 12 2.3. Phần cứng - Phần mềm 27 Nhập (Input) Xử lý (Processing) Xuất (Output) Lưu trữ (Storage) Ba khối cơ bản của máy tính I Bộ phận đầu vào : các thiết bị để nhập dữ liệu vào máy tính (bàn phím, chuột, máy quét, webcam. . .) I Bộ xử lý : các thiết bị để xử lý số liệu trong máy tính (bộ vi xử lý, bộ nhớ. . .) I Bộ phận đầu ra : các thiết bị để xuất kết quả ra ngoài (màn hình, máy chiếu, máy in, loa. . .) 13 Phần cứng (hardware) Là tất cả các thiết bị vật lý (các linh kiện cơ, điện, điện tử, quang học. . .) lắp ráp nên máy tính. Các thành phần cơ bản : I Khối xử lý trung tâm (CPU) : vi mạch tích hợp giúp xử lý, tính toán, điều khiển mọi hoạt động của máy I Bộ nhớ (memory) : lưu trữ, cất giữ thông tin • Bộ nhớ trong : ROM, RAM • Bộ nhớ ngoài : ổ đĩa cứng, đĩa CD/DVD, USB. . . I Thiết bị nhập I Thiết bị xuất 14 Phần mềm (software) Là các chương trình được viết sẵn để chạy trên máy tính. Có thể chia chúng thành : I Phần mềm điều hành (Operating System) : tập hợp các chương trình điều khiển các hoạt động cơ bản của máy tính và là nền tảng để chạy các chương trình ứng dụng Ví dụ : Windows, Mac OS, Linux. . . I Phần mềm ứng dụng (Application) : các chương trình ứng dụng vào một lĩnh vực cụ thể Ví dụ : Word, Excel, PowerPoint, Firefox, Matlab. . . I . . . 15 3. Soạn thảo tiếng Việt I Tiếng Việt có một số ký tự đặc biệt và hệ thống dấu thanh nên phải có một giải pháp để mã hoá những kí tự này I Bộ gõ tiếng Việt là một loại phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt. Các bộ gõ khác nhau sẽ hỗ trợ một hay nhiều bảng mã và kiểu gõ. • mỗi bảng mã quy định việc thể hiện font chữ khác nhau • mỗi kiểu gõ quy định việc viết dấu bằng các tổ hợp phím khác nhau 16 Một số bảng mã tiếng Việt I TCVN3 : các font có tên bắt đầu bằng .Vn, ví dụ .VnTime I VNI : các font có tên bắt đầu bằng VNI-, ví dụ VNI-Times I Unicode : bộ mã chuẩn quốc tế được thiết kế để dùng làm bộ mã duy nhất cho tất cả các ngôn ngữ khác nhau trên thế giới I chữ Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows, ví dụ Times New Roman, Arial 17 Một số kiểu gõ tiếng Việt Telex VNI Dấu s 1 sắc f 2 huyền r 3 hỏi x 4 ngã j 5 nặng aa, ee, oo 6 dấu mũ trong các chữ â, ê, ô w 7 dấu móc trong các chữ ư, ơ ; gõ nhanh chữ ư w 8 dấu trăng trong chữ ă dd d9 đ z 0 xoá dấu thanh [ , ] gõ nhanh chữ ơ, ư 18 Bộ gõ Unikey I là phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng I hỗ trợ nhiều bảng mã tiếng Việt và nhiều kiểu gõ I cài đặt • copy file unikey.exe • hoặc download từ chọn%bảng%mã% chọn%kiểu%gõ% chuyển%nhanh%chế% độ%gõ%Việt8Anh% chọn%khởi%động% cùng%Windows% chọn%hiển%thị%hộp% thoại%khi%khởi%động% đóng%hộp%thoại% bên%dưới% đóng%hộp%thoại% 19 4. Phần mềm Windows Explorer I là một tiện ích có sẵn trong Windows cho phép ta quản lý các ổ đĩa, thư mục và tệp tin I các cách khởi động Windows Explorer • kích đúp chuột vào biểu tượng My Computer trên màn hình • kích chọn Start → This PC hoặc Start → All Programs → Accessories → Windows Explorer • kích đúp chuột vào bất cứ thư mục nào • nhấn tổ hợp phím Windows + E 20 Ổ đĩa, thư mục và tệp tin I Ổ đĩa : đặt tên bằng các chữ cái hoa theo sau bởi dấu hai chấm I Thư mục : nằm trong ổ đĩa, chứa các tệp tin và các thư mục con I Tệp tin (file) : chứa nội dung thông tin • đuôi tệp tin đặc trưng cho nội dung của tệp tin, ví dụ teptin.docx → tệp tin văn bản word • tệp tin luôn có đường dẫn, ví dụ : D : \Thumuc\teptin.docx 21 Tạo thư mục mới I Chọn vị trí để đặt thư mục I Kích chuột phải vào vùng trống, di chuyển đến mục New, chọn Folder I Nhập tên thư mục sau đó nhấn Enter 22 Sao chép, di chuyển thư mục/tệp tin I Chọn thư mục/tệp tin cần thao tác, kích chuột phải vào biểu tượng của chúng I Chọn Cut nếu di chuyển, chọn Copy nếu sao chép I Chọn vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép đến, kích chuột phải vào vùng trống, chọn Paste 23 Xóa thư mục/tệp tin I Chọn thư mục/tệp tin cần xoá, kích chuột phải vào biểu tượng của chúng, một thực đơn tắt sẽ xuất hiện I Chọn Delete, thư mục/tệp tin sau khi xóa được đưa tạm vào thùng rác Recycle Bin I Nếu xoá vĩnh viễn, chọn đối tượng cần xoá, ấn tổ hợp phím Shift + Delete, máy sẽ hỏi người dùng có chắc chắn xoá không, nếu đồng ý chọn Yes 24 Khôi phục thư mục/tệp tin đã xóa I Muốn khôi phục thư mục/tệp tin đã xóa tạm thời, vào Recycle Bin, chọn đối tượng • kích chuột phải và chọn Restore, hoặc • chọn Restore the selected items trên thanh công cụ I Để xóa vĩnh viễn, vào Recycle Bin, chọn đối tượng, kích chuột phải và chọn Delete I Xóa toàn bộ thư mục/tệp tin trong Recycle Bin, chọn Empty Recycle Bin trên thanh công cụ 25