Bài giảng Tin học văn phòng

bản 2.2. Tạo khung 2.3. Đánh dấu đầu đoạn (danh sách dạng số, dạng kí hiệu) 2.4. Tạo chữ cái lơn đầu đoạn 2.5. Chia cột báo 1. Định dạng kí tự Cho phép chỉnh sửa các kí tự đã được nhập: Font, cỡ, kiểu chữ, màu, gạch chân, các hiệu ứng khác. Thao tác: - Bôi đen phần kí tự chỉnh sửa - Chọn biểu tượng trên thẻ Home Biểu tượng Chức năng Phím tắt Chọn lại mẫu chữ khác CTRL + SHIFT + F Chọn lại cỡ chữ khác Tăng 2pt so với cỡ chữ hiện hành CTRL + ] Giảm 2pt so với cỡ chữ hiện hành CTRL + [ Chữ đậm CTRL + B Chữ nghiêng CTRL + I Chữ gạch chân Chọn kiểu gạch chân khác nhấn vào mũi tên bên phải CTRL + U Kẻ ngang chữ Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 5 Tạo chỉ số dưới H2O CTRL + = Tạo chỉ số trên ax 2 CTRL + SHIFT + + Đánh dấu chữ Chọn màu chữ Sao chép định dạng CRTL + SHIFT + C 2. Trình bày tài liệu 2.1. Canh chỉnh đoạn văn bản Là cách trình bày đoạn văn bản so với lề trang in 1: Đoạn văn bản canh thẳng lề trái 2: Đoạn văn bản canh thẳng lề phải 3: Đoạn văn bản canh đều giữa 4: Đoạn văn bản canh thẳng 2 bên lề Thao tác: sử dụng biểu tượng lệnh trên thẻ Home Biểu tượng Chức năng Phím tắt Canh thẳng lề trái CTRL + L Canh đều giữa CTRL + E Canh thẳng lề phải CTRL + R Canh thẳng 2 bên lề CTRL + J  Thụt lề đoạn văn bản 1 2 3 4 Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 6 - 1: Khoảng cách dòng (line spacing) - 2: Khoảng cách đoạn - 3: Thụt lề trái Thao tác như sau: - Thụt lề đoạn: (1 đoạn con trỏ đặt vào đoạn đó, nhiều đoạn thì bôi đen) Nhấn vào biểu tượng thẻ Home để tăng hoặc giảm thụt lề trái; một lần nhấn = 1 khoảng cách tab Hoặc ta nhấn vào biểu tượng trong thẻ Home chọn Line Spacing Options xhht + Alignment: Canh lÒ o Left: Canh lÒ tr¸i (Ctrl_L) o Right: Canh lÒ ph¶i (Ctrl_R) o Centered: Canh gi÷a trang (Ctrl_E) o Justified: Canh ®Òu 2 bªn (Ctrl_J) + Indentation: Kho¶ng c¸ch so víi lÒ Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 7 o Left: LÒ tr¸i (cm) o Right: LÒ ph¶i (cm) + Special: Kho¶ng c¸ch ®Æc biÖt o First line: Hµng ®Çu tiªn cña ®o¹n thôt vµo (cm) o Hanging: Dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n thß ra (cm). + Spacing: Kho¶ng c¸ch so víi c¸c ®o¹n o Before: Kho¶ng c¸ch ®o¹n so víi ®o¹n trªn (pt). o After: Kho¶ng c¸ch ®o¹n so víi ®o¹n d-íi (pt). o Line Spacing: Kho¶ng c¸ch c¸c dßng trong ®o¹n. (single: 1 dßng; 1.5 line: 1 dßng r-ìi ; double : 2 dßng) Chó ý. §Ó thôt lÒ tr¸i ta cã thÓ sö dông phÝm Tab 2.2. Tạo khung đoạn văn bản Thao tác Chọn đoạn văn bản cần viền khung Thẻ Home chọn biểu tượng Border Đoạn văn bản sẽ được viền bốn xung quanh bằng nét đơn. Để tạo nét viền khác hoặc viền một phần ta chọn Border and Shading xhht Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 8 Style: kiểu đường viền Color: màu đường viền Width: độ rộng đường viền Preview: Xem văn bản trước khi chấp nhận tùy chỉnh Apply to: đối tượng áp dụng tùy chỉnh (paragraph: đoạn văn bản) 2.3. Danh sách dạng số và kí hiệu (Bullet, Numbering) a. Khái niệm danh sách Dùng để tóm tắt, liệt kê thông tin giúp người đọc dễ hiểu. Có 2 dạng danh sách là dạng đánh số (Numbering) và dạng kí hiệu (Bullet). Nếu thông tin có phân biệt mức độ ta nên chọn dạng số; còn nếu chỉ cần liệt kê thì nên dùng kí hiệu. Ví dụ: Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 9 b. Tạo danh sách bằng cách gõ các kí tự thích hợp - Tạo danh sách dạng kí hiệu (Bullet) ta gõ dấu sao (*) đầu câu tiếp theo là một khoảng trắng. Dấu * sẽ hiển thị tành chấm đen. Sau khi nhập nội dung mục đầu tiên gõ Enter một chấm đen khác sẽ xuất hiện - Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động gõ số 1 và dấu chấm (1.) tiếp theo là một khoảng trắng. - Danh sách dạng chữ (a,b, c, ...) gõ chữ a dấu chấm (a.) và một khoảng trắng c. Kết thúc một danh sách Sau khi gõ xong mục cuối cùng trong danh sách nhấn phím Enter hai lần liên tiếp. Trường hợp muốn chèn dòng mới ở giữa danh sách ta ấn phím BackSpace. d. Thay đổi kí hiệu cho danh sách - Nhấn vài biểu tượng Bullet trên thẻ Home - Chọn các mẫu sẵn có trong Bullet Library. - Nhấn Define New Bullet để tạo các kí hiệu khác e. Định dang danh sách - Chọn các số trên danh sách - Định dạng lại - Danh sách với kiểu định dạng mới Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 10 2.4. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (Drop cap) Thao tác: Sau khi soạn thảo xong đoạn văn bản. - Đặt con trỏ thuộc đoạn văn bản - Vào thẻ Insert chọn biểu tượng Để tùy chỉnh chữ Drop cap thả xuống mấy dòng ta chọn Drop Cap Option 2.5. Chia cột báo (Column) Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 11 Thao tác: Soạn thảo xong văn bản (gõ Enter để kết thúc đoạn) - Bôi den phần văn bản cần chia cột - Vào thẻ Page LayOut chọn Hiển thị danh sách chọn số cột cần chia: Two (2 cột), Three (3 cột),...Trường hợp chia nhiều hơn, có đường kẻ phân cách,.. ta chọn More Columns. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 12 Tuần 3: Bảng biểu 1. Tạo bảng 2. Các thao tác trên bảng 1. Tạo bảng Để tạo một bảng mới ta làm như sau: Trên thanh Ribbon chọn thẻ Insert, nút Table. - Có thể chọn nhanh số dòng và số cột của bảng tại Insert Table nếu bảng cần tạo có kích thước nhỏ hơn 10x8(10 cột, 8 dòng) - Nếu ta chọn mục Insert Tableword sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Table: + Number of columns:Nhập số cột của bảng + Number of rows: Nhập số hàng của bảng - Cũng có thể tạo bảng bảng cách chọn Draw Table. - Tại mục Quick Tables ta có thể tạo nhanh một số bảng mà Word2007 hỗ trợ sẵn. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 13 2. Các thao tác trên bảng Để thao tác trên bảng ta click chuột vào bảng cần thao tác, trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ Design và Layout. - Thẻ Design dùng để thiết kế các kiểu bảng khác nhau (tại Table Style), tạo màu nền cho bảng (tại nút Shading), và kiểu đường của bảng (tại nút Borders). - Thẻ Layout:  Select: lựa chọn dòng, cột, ô, hay bảng  Nút Properties: thay đổi kích thước của dòng, cột,ô và vị trí của bảng(tương tự như nút cell Size)  Nút Delete: xóa dòng, cột ,ô hay bảng  Nút Insert Above:chèn thêm dòng trước dòng đặt con trỏ  Nút Insert Below:chèn thêm dòng sau dòng đặt con trỏ  Nút Insert Left:chèn thêm cột vào bên trái cột đặt con trỏ  Nút Insert Right:chèn thêm cột vào bên phải cột đặt con trỏ  Nút Merge: trộn ô, chia ô và tách bảng  Để trộn ô ta bôi đen các ô cần trộn và chọn Merge Cells.  Để chia ô ta bôi đen các ô cần chia và chọn Split Cells.  Để tách bảng ta đặt con trỏ tại vị trí cần tách và chọn Split Table  Nút Aligment: canh biên, định hướng văn bản trong ô(Text Direction)  Nút Data:tính toán và sắp xếp trong bảng  Nút Sort: sắp sếp dữ liệu trong bảng. Khi click nút Sort, xhht: Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 14 Nút Formula: tính toán trong bảng. Đặt con trỏ tại ô cần tính, click chuột xhht: Kết thúc nhấn nút OK Tên cột sắp xếp Phần sắp xếp có chứa hoặc không chứa dòng tiêu đề Chỉ tiêu sắp xếp phụ thứ 2 nếu bị trùng chỉ tiêu đầu Cách thức sắp xếp: tăng dần/giảm dần Kiểu dữ liệu sắp xếp Hộp ghi công thức tính Định dạng số Các hàm tính toán Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 15 Chú ý: Cập nhật các giá trị thay đổi trong bảng Biểu thức trong bảng của MS Word không có chức năng tự động cập nhật, do đó nếu có thay đổi giá trị trong các ô tính thì ta phải tự cập nhật cho ô hiển thị kết quả bằng cách: - Nhấn nút phải chuột vào giá trị của kết quả tính toán và chọn Update Field. - Nhấn phím tắt F9 để cập nhật kết quả tính toán - Nhấn tổ hợp phím Shift + F9 để hiển thị công thức hay kết quả trong ô đặt phép tính. Ví dụ 1 2 3 =sum(left) 3 4 5 =sum(above) =sum(left) => tính từ trái sang phải = sum(above) => tính từ trên xuống dưới Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 16 Tuần 4: Chèn đối tượng vào văn bản Nội dung: 1. Các ký tự đặc biệt 2. Tranh ảnh 3. Công thức toán học 4. Đồ thị_Biểu đồ 1. Chèn các ký tự đặc biệt Chọn thẻ Insert\Symbol\More symbolsxuất hiện hộp thoại: - Chọn các ký tự cần chèn nhấn nút Insert sau đó nhấn close. - Nếu không thấy ký tự cần chèn chọn font khác trong danh sách sổ xuống của font. - Nếu chèn một ký tự nhiều lần có thể bổ sung ký tự đó vào mục có thể tạo phím tắt tại Shortcut Key. Thông thường Font Symbol chứa các kí hiệu toán học, Font Wingding chứa các kí hiệu trang trí. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 17 2. Chèn tranh ảnh Để chèn tranh ảnh vào văn bản ta làm như sau: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn - Nếu chọn Insert\Picture, xuất hiện hộp thoại: - Nếu chọn Insert\Clip Art: xuất hiện hộp thoại clip art bên phải vùng làm việc, chọn Organize clips Chän tranh theo chñ ®Ò G¾p tranh ®-îc chän vµo v¨n b¶n Chọn ổ đĩa, thư mục chứa hình ảnh Chọn hình ảnh Kết thúc quá trình chèn ảnh Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 18 3. Chèn công thức toán học: Để nhập công thức toán học trong word ta làm như sau: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn - Chọn thẻ MathType trên thanh Ribbon - Chọn nút Inline, xuất hiện hộp thoại: - Sử dụng các mẫu để thiết lập công thức. - Sau khi thiết lập song công thức thoát và lưu công thức vào văn bản. 4. Chèn đồ thị, biểu đồ: Sử dụng hình ảnh, đồ thị sẽ giúp người xem có cái nhìn tổng quan hơn về thông tin của một đối tượng. Để bổ xung đồ thị vào tài liệu ta làm như sau: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn đồ thị. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 19 - Chọn thẻ Insert, chọn nút Chart. Khi đó màn hình soạn thảo xuất hiện hình bên: - Thay đổi, bổ xung, gỡ bỏ các nhãn, các số trong bản dữ liệu mẫu để nhập dữ liệu đồ thị cần vẽ. - Sử dụng thanh công cụ để chỉnh sửa hình ảnh. - Để chỉnh sửa từng đối tượng của đồ thị ta nhấn đúp vào đối tượng đó. Chú ý: ta nên xây dựng trước bảng dữ liệu vẽ đồ thị trong word sau đó bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu rồi chọn Insert\Chart. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 20 Tuần 5: Trình bày tài liệu Nội dung: 1. Thiết lập trang văn bản 2. Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề trang 3. Tạo viền trang văn bản 4. Tạo chỉ mục 1. Thiết lập trang văn bản Để thiết lập trang văn bản ta làm như sau: - Chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon: - Bạn có thể thao tác nhanh trên các nút hiển thị trên thẻ như Margins, Orientation, Size, Columns,hoặc cũng có thể kích chuột vào biểu tượng hình mũi tên ở góc phải bên dưới của hình vẽ. Khi đó sẽ xhht như sau: Trên thẻ Margins: Xác định lại biên lề Chọn hướng giấy Áp dụng cho toàn văn bản hay chỉ một trang Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 21 Trên thẻ Paper: 2. Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert và thao tác trên khung Header & Footer: Trong đó: Nút Page Number: tạo số trang văn bản Lựa chọn kích thước trang giấy Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 22 Khi click vào Format page numbers xhht sau: Nút Header, Footer: tạo tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho mỗi trang văn bản. Ta chỉ tạo một lần và word sẽ tự động tạo hết các trang văn bản. Cách thực hiện đối với Header (tưng tự như với Footer)như sau: - Click chuột vào nút Header, xhht: - Ta chọn một mẫu có sẵn trong khung Built-In để chỉnh sửa hoặc click vào nút Edit Header để tạo Header riêng. - Khi tạo Header thanh Ribbon sẽ xuất hiện thêm thẻ Design hỗ trợ một số thao tác nhanh như chèn thêm ngày giờ(date & time), tranh ảnh(picture, clipart),... Một số mẫu do Word07 định sẵn Người dùng tự tạo số trang văn bản Số trang bắt đầu Dạng thức đánh số Số trang đầu tiên Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 23 - Để chỉnh sửa văn bản trong Header, Footer bạn sử dụng thẻ Home trên Ribbon. - Kết thúc quá trình tạo Header bạn click chuột vào nút close Header and Footer bên góc phải màn hình. 3. Tạo viền trang văn bản Để bổ xung đường viền vào trang văn bản ta làm như sau: Tại thẻ Page Layout trên thanh Ribbon, click vào nút Page Borders, xhht: Kết thúc quá trình tạo viền trang văn bản click nút ok Chọn kiểu đường viền Khung nhìn Chọn mầu Độ rộng Chọn kiểu khung viền Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 24 4. Tạo chỉ mục Với một tài liệu dài ta cần phải tạo mục lục cho tài liệu. Word giúp ta tạo mục lục tự động. Sau này nếu có sửa đổi làm xê dịch lại số trang, thay đổi các tiêu đề thì ta chỉ việc cập nhật chứ không phải tạo lại. Cách dễ nhất để thiết lập tài liệu nhằm mục đích tạo mục lục là sử dụng các Style có tên cho các đề mục. Áp dụng Style cho các tiêu đề (tên chương, tên mục) muốn xuất hiện trong mục lục. Cách thực hiện: - Đặt con trỏ tại vị trí bảng mục lục xuất hiện - Chọn thẻ References, nhấn nút Table of Contents - Chọn các kiểu mục lục trong Built-In, click insert table of contents xuất hiện hộp thoại Table of contents Chọn Show page number: chỉ số trang của từng chương, mục Chọn Right align page number: chỉ số trang nằm bên phải Show levels: số cấp mục lục hiện Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 25 Tuần 6: Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh. Trộn và in ấn văn bản Nội dung: 1. Di chuyển nhanh đến một trang văn bản 2. Tìm kiếm và thay thế văn bản 3. Autocorrect /Autotext 4. Style 5. Trộn văn bản 6. Xem văn bản trước khi in 7. In văn bản 1. Di chuyển nhanh đến một trang văn bản Để di chuyển nhanh tới một trang văn bản bất kỳ trong word bạn làm như sau: - Trên thẻ Home click chuột vào nút Find chọn Gogo hoặc click Replace chọn thẻ Goto, xhht sau: - Khung Go to what: chọn dạng đối tượng chuyển trỏ đến - Nhập số trang cần di chuyển đến tại hộp text Enter page number. 2. Tìm kiếm và thay thế văn bản Tìm kiếm văn bản: giúp bạn định vị chuỗi ký tự trong một đoạn văn bản dài. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 26 - Trên thẻ Home click chuột vào nút Find chọn Find hoặc click chuột vào nút Replace chọn Find, xhht: - Gõ từ hay cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what sau đó nhấn nút Find Next. Word định vị trường hợp đầu tiên của text tìm, từ đó bật sáng. Tìm và thay thế văn bản: - Trên thẻ Home click chuột vào nút Replace chọn Replace, xhht: - Nhập từ, cụm từ cần tìm vào hộp text Find what - Nhập từ, cụm từ cần thay thế vào hộp text Replace with - Nếu thay thế tất cả các trường hợp ta nhấn nút Replace All, sau khi thay thế song word sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo số từ đã thay thế. - Nếu chỉ thay thế một hay vài trường hợp nhấn nút Find Next, word sẽ tìm từng từ, trường hợp sửa ta nhấn nút lệnh Replace, trường hợp bỏ qua ta nhấn nút lệnh Find Next - Nhấn nút Cancel nếu thực hiện xong công việc. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 27 - Nếu muốn xóa tất cả các từ hay cụm từ tìm được hãy để trống hộp Replace with và nhấn nút lệnh Replace All. 3. Autocorrect /Autotext Autocorrect Chức năng này giúp word hiệu chỉnh lại sự gõ sai thành gõ đúng hoặc tạo ra các hiệu ứng viết tắt. Để sử dụng được tính năng này, trước hết bạn cần bật AutoCorrect lên: - Nhấn Microsoft Office Button, sau đó chọn Word Options. - Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing ở khung bên trái. - Nhấn nút AutoCorrect Options. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ AutoCorrect. - Đánh dấu chọn mục Replace text as you type. - Nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại. Tạo mục AutoCorrect của riêng bạn - Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol, chọn More Symbols. - Ở hộp thoại Symbol xuất hiện, bạn nhấn vào thẻ Symbols hay Special Characters tùy ý. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 28 Chọn một biểu tượng hay ký tự đặc biệt mà bạn muốn đưa vào mục AutoCorrect. - Nhấn nút AutoCorrect. Biểu tượng bạn chọn sẽ xuất hiện trong hộp With. - Trong mục Replace, bạn gõ các ký tự mà Word sẽ tự động chuyển sang biểu tượng hay ký tự đặc biệt mà bạn chọn ở trên. - Nhấn nút Add. - Nhấn OK. - Nhấn Close để đóng hộp thoại Symbol lại. Autotext Trong Word 2007 nút AutoText theo chế độ ngầm định chưa có sẵn trên thanh công cụ vì vậy mà phải lôi nó ra trước. Bấm nút Office Button, chọn Word Options > Customize. Trong phần Choose commands from : tìm Commands Not in the Ribbon. Kéo thanh cuộn xuống dưới , theo thứ tự chữ cái tìm tới và chọn AutoText > bấm Add Khi quay lại màn hình Word bạn sẽ thấy biểu tượng của AutoText Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 29 Bôi đen đoạn văn bản bạn muốn đưa để dùng trong AutoText , có thể vài từ , cả đoạn văn bản, bảng biểu hoặc bất kì thứ gì Bấm vào nút AutoText , chọn dòng cuối cùng là Save Selection to AutoText Gallery hoặc bấmAlt-F3 cửa sổ Create New Building Block mở ra . Bạn cần gõ tên của đoạn AutoText trên ở mục Name và các mục phải dưới tùy biến rồi bấm OK để hoàn tất. Để chèn đoạn văn bản mà bạn đã đưa vào AutoText ở trên thì bạn chỉ cần bấm tên của AutoText này. Hoặc bấm nút AutoText rồi chọn đoạn văn bản bạn cần. Bạn cũng có thể đưa thêm nội dung hoặc xóa đi bằng cách bấm nút AutoText rồi bấm chuột phải vào đoạn văn bản đã lưu và chọn các thuộc tính bên trong . 4. Style Trong quá trình định dạng văn bản, để tiết kiệm thời gian và công sức bạn có thể tạo kiểu định dạng (Style) cho một đoạn bất kỳ, sau đó chép kiểu định dạng này đến các đoạn khác. Đây là hình thức giúp cho văn bản của bạn có sự thống nhất về kiểu chữ, kích cỡ chữ, cách thức định dạng Cách tạo Style: Đặt điểm chèn con trỏ chuột tại vị trí đoạn cần định dạng Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 30 Chọn thẻ Home, khung Style Khi bạn đang áp dụng bất kỳ kiểu định dạng nào, muốn quay trở lại kiểu mặc định bạn đầu thì nhấn nứt Nếu bạn muốn tạo một kiểu định dạng cho riêng mình click vào biểu tượng more xhht, chọn save selection as a new quick style. Để chỉnh sửa một kiểu style bạn click phải chuột vào kiểu định dạng đó, chọn Modify, xhht: Danh sách các mẫu định dạng Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 31 - Name: khung đặt đên cho kiểu định dạng. - Style type: chọn cách thức định dạng là cho đoạn hay cho ký tự - Style based on: hộp chọn kiểu định dạng mẫu - Style for following paragraph: lựa chọn kiểu định dạng cho đoạn tiếp theo - Formatting: lựa chọn font chữ, kiểu, kích cỡ - Kết thúc quá trình click nút OK - Để loại bỏ kiểu định dạng chọn Clear Formatting. 5. Trộn văn bản Là sự kết hợp 2 tệp văn bản để sản sinh ra một loạt tài liệu khác nhau. Các bước thực hiện: - B1: tạo tệp tin Main chính trong word - B2: tạo tệp tin nguồn dữ liệu Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại cell A1) Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 32 Tệp dữ liệu này bạn có thể tạo bằng Word, tuy nhiên nếu thể hiện trong excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hỗ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp. - B3: mở tệp tin main chính: chọn Maillings\Start Mail Merge\Step by Step Mail Merge Wizard - B4: bấm chọn Step by Step Mail Merge Wizard sẽ hiện ô Mail Merge chọn option Letters, bấm Next: Starting document - B5: đánh dấu tích tại ô Use the current document, bấm Next: Select recipients - B6: đánh dấu tích tại mục Use an existing list  Chọn Browse..  Tìm chọn file dữ liệu exel ngồn\ chọn Open  Chọn sheef chứa dữ liệu tạo\ok  Chọn ok rồi click Next: Write your letter - B7: đặt con trỏ vào vị trí cần chèn, click More items chọn trường tương ứng rồi chọn insert/close  Tiếp tục chèn hết các trường vào văn bản rồi bấm chọn Next: Preview letters  Tiếp tục chọn Next: Complete the merge Hoàn tất quá trình trộn văn bản 6. Xem tài liệu trước khi in Để xem trước trang văn bản của mình trước khi in ra giấy đã được trình bày phù hợp chưa, word cung cấp cho ta chức năng Print Preview để nhìn toàn bộ trang văn bản trước khi in Thao tác như hình vẽ: Trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ Print Preview: Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 33 Kết thúc quá trình xem click nút Close Print Preview 7. In văn bản Quá trình in văn bản được thực hiện như sau: Xuất hiện hộp thoại: In văn bản Thiết lập trang in Chế độ xem Xem trang tiếp sau trang đang xem Xem trang trước trang đang xem Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 34 Kết thúc quá trình click OK 8. Thao tác với Tab Loại máy in sử dụng In toàn bộ tài liệu In trang hiệ hành In số trang nhập hộp text Chọn in những gì Nhập số lượng bản in Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 35 Tuần 7: Các tùy biến trong MS Word Nội dung: Menu_Options Để điều chỉnh các tùy biến trong word ta làm như sau: Nhấn nút office chọn word option, xhht Trên thẻ Popular Trên thẻ Display Yêu cầu word hiển thị hướng dẫn đối với những tính năng mới Nếu thường xuyên viết macro, bạn đánh dấu tại đây để hiển thị menu Developer tên Ribbon Nếu chọn, mỗi khi mở tài liệu word đính kèm theo e- mail, của sổ word sẽ tự động phóng to tối đa mà bạn không phải mất công click nút Maximize Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 36 Trên thẻ Proofing: Trong quá trình đọc tài liệu bạn đã tô sáng một số dòng, nhưng nếu không muốn người khác thấy dòng này khi in ra. Bạn bỏ chọn mục này Hiển thị hay không những dấu định dạng để dánh dấu những phần trong tài liệu như dấu xuống dòng, dấu tab Chọn phần cần in ra tài liệu Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 37 Nếu bỏ dấu word sẽ cho phép bạn thêm vào hoặc tạo ra các bộ từ điểm để bổ xung Nhấn nút để thêm vào bộ từ điển khác phù hợp với ngôn ngữ bạn sử dụng Xuất hiện hoặc không các dòng gạch đỏ ở các từ khi bạn chưa đánh xong các từ đó Word sẽ kiểm tra hoặc không kiểm tra từ vực Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 38 Trên thẻ Save Bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Save AutoRecover” và xác định thời gian (tính bằng phút) Word sẽ tự động lưu văn bản. Điều này cần thiết khi hệ thống xảy ra sự cố và word bị đóng lại bất ngờ, ở lần sau được mở, word sẽ tự động hiển thị file đã lưu dự phòng. Trên thẻ Advanced Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 39 Trong thẻ Advanced có rất nhiều tùy chọn được chia làm nhiều nhóm chức năng rất rõ ràng. Dưới đây là một số tùy chọn cần quan tâm: - Trong phần Display, bạn tăng số lượng ở dòng “Show this number” để xác định số lượng file đã mở sẽ hiển thị trong menu Home. - Trong phần Cut copy and paste, bạn xác định cách sắp xếp hình so với chữ bạn thường áp dụng cho việc chèn hình ở dòng “Insert/paste picture as”. - Trong phần word, bấm phím Insert sẽ bật/tắt chế độ ghi đè (overwrite). Chế độ ghi đè thường ít được sử dụng nên nếu bạn thấy không cần thiết sử dụng chức năng này, bạn có thể tận dụng phím Insert để dán nội dung từ clipboard. Bạn chỉ cần đánh dấu kiểm ở dòng “Use the insert key for paste” trong phần Cut, copy, and paste. - Trước khi sửa đổi tài liệu, bạn nên backup file word để sau này có thể sử dụng lại nếu cần. Để word tự động làm điều này, bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Always create backup copy” trong phần Save. - Cũng trong phần Save, bạn đánh dấu kểm ở dòng “copy remotely stored files”. Điều này có ý nghĩa khi bạn làm việc với một file lưu trữ trên mạng thì file này cũng được chép vào đĩa, và khi bạn lưu lại những gì thay đổi, nội dung file trên mạng cũng được cập nhật.