Bài giảng Tin học văn phòng 1 - Chương 1: Tổng quan về MS Excel - Hoàng Thanh Hòa

Giáo viên: Hoàng Thanh Hòa thanhhoa48dhv@gmail.com • Giới thiệu về môn học • Giới thiệu về Excel • Các thao tác cơ bản trên Excel • Các khái niệm liên quan • Thao tác vào ra WorkBook • Các thao tác cơ bản với WorkBook • Các thao tác với hàng và cột thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 2 thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 3 • Tên học phần: TIN HỌC VĂN PHÒNG 1 • Số tín chỉ: 03 • Phân bổ thời gian: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 4 • Đối tượng môn học:  Sử dụng công cụ Excel để giải quyết các bài toán phát sinh trong thực tế cuộc sống và công việc  Cách xử lý thông tin dựa vào các ô, vùng, hàng cột thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 5 • Phạm vi nghiên cứu: Các bài toán thông dụng, điển hình như: tính tiền lương, bảng điểm, thông tin sản phẩm Các công cụ tính toán như: toán tử, hàm thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 6 • Mục tiêu môn học:  Sử dụng được phần mềm tính toán  Có khả năng phân tích vấn đề  Tính toán thành thạo các bài toán điển hình  Biết phân tích suy luận để giải quyết các vấn đề, bài toán thực tế trong các công ty, xí nghiệp, trường học thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 7 • Nội dung môn học: Chương 1 Tổng quan về MS Excel Chương 2 Hàm trong bảng tính Excel Chương 3 Cơ sở dữ liệu Chương 4 Pivot Table Chương 5 Biểu đồ và in ấn thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 8 • Microsoft Excel là một phần mềm xử lý bảng tính, một trong các ứng dụng của bộ phần mềm MS Office chạy trên hệ điều hành Windows. MS Excel chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trong việc thiết kế các bảng tính như bảng lương, bảng thống kê, bảng dự toán,v.v... • Phiên bản MS Excel đang sử dụng rộng rãi là Excel 2007, 2010, 2013 thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 9 • Khởi động Excel:  Cách 1: Nhắp chuột vào nút Start →All Programs → Microsoft Excel  Cách 2: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel có trên màn hình Desktop thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 10 • Giao diện MS Excel: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 11 Trên màn hình Excel 2010, ngoài những thành phần như thanh tiêu đề, các nút điều chỉnh kích thước,... còn có các thành phần như sau: • Thanh Ribbon: Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, • Để mở một Ribbon có thể thực hiện một trong hai cách sau: Cách 1: Click chuột vào Ribbon đó. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Chữ cái đại diện cho Ribbon đó. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 12 • Thanh công thức (Formula bar): là nơi chứa địa chỉ và giá trị được nhập vào của ô hiện thời . • Thanh Sheet Tab: • Vùng làm việc (Work Space): là nơi chứa nội dung của bảng tính, gồm có 16.384 cột được đánh thứ tự theo các chữ cái và 1.048.576 dòng được đánh theo số thứ tự. • Nơi giao nhau của các dòng và cột hình thành nên các ô (cell). thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 13 • Workbook: Một File dữ liệu do Excel tạo ra tương ứng với một WorkBook. Một WorkBook có thể chứa nhiều bảng tính (WorkSheet), với số lượng phụ thuộc vào khả năng của bộ nhớ máy tính.  Thông thường Excel sẽ mở sẵn 3 WorkSheet và được đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Ta có thể đổi tên lại các WorkSheet, bổ sung hoặc xóa bỏ các WorkSheet trong quá trình làm việc.  Tên WorkBook được đặt theo quy ước đặt tên của Hệ điều hành với phần mở rộng định sẵn là .XLSX. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 14 • Các kiểu dữ liệu trong Excel: Excel phân biệt hai loại dữ liệu cơ bản: Hằng (Constant value) và Công thức (Formula value): Hằng bao gồm kiểu ký tự hoặc số. Dữ liệu có một ký tự nào đó không phải là số thì Excel hiểu đó là kiểu ký tự. Excel mặc nhiên canh trái ô. Nếu trong dữ liệu toàn là số thì Excel hiểu là kiểu số. Dự liệu kiểu số Excel mặc nhiên canh đều bên phải của ô. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 15 • Các kiểu dữ liệu trong Excel:  Kiểu công thức bao gồm biểu thức trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số ô hoặc vùng khác của bảng tính. Để gõ công thức phải bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+".  Ngoài hai kiểu dữ liệu cơ bản trên, còn có kiểu Logic bao gồm các giá trị TRUE và FALSE hoặc các hàm số mang giá trị logic.  Excel còn có kiểu ngày tháng, kiểu thời gian (để lưu giờ). Hai kiểu dữ liệu này Excel mặc nhiên canh đều bên phải của ô.  Chú ý: Mỗi ô chỉ có thể chứa một loại kiểu dữ liệu. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 16 • Tạo file mới:  Tạo một Workbook mới bằng lệnh [menu] File/New hoặc nhấn Ctrl-N hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn màn hình hiển thị hộp hội thoại hoặc tự động tạo ra 1 file mới thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 17 • Mở file đã có sẵn:  Thực hiện lệnh [menu] File/Open hoặc nhấn Ctrl-O hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn để mở một Workbook có sẵn trên đĩa xuất hiện hộp thoại sau:  Chọn file cần mở thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 18 • Lưu file:  Lệnh này rất hữu hiệu phòng khi mất điện, hay treo máy thì dữ liệu ta thay đổi vẫn được ghi lại đầy đủ.  Thực hiện lệnh [menu] File/Save hoặc hoặc nhấn Ctrl-S hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn để ghi các thay đổi của dữ liệu trong file đang làm vào đĩa. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 19 • Lưu file:  Khi thực hiện lệnh lưu file lần đầu tiên thì chương trình sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 20 • Đóng file:  Để đóng file đang được mở, thực hiện lệnh [menu] File/Close hoặc click vào nút trên thanh tiều đề.  Chú ý: Nếu file chưa lưu vào đĩa thì màn hình xuất hiện thông báo nhắc nhở: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 21 • Di chuyển trong bảng tính:  Sử dụng các phím mũi tên () để di chuyển ô hiện hành theo hướng các mũi tên, mỗi lần 1 ô.  Phím Page Up, Page Down để di chuyển ô hiện hành lên hay xuống một trang màn hình.  Ctrl kết hợp với phím: Page Up hay Page Down để di chuyển bảng tính hiện hành sang trái hay phải một bảng tính.  Ctrl - Home: Di chuyển ô hiện hành về ô A1.  Ctrl - End: Di chuyển ô hiện hành về ô cuối cùng của vùng dữ liệu trong sheet. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 22 • Nhập dữ liệu vào bảng tính: Để nhập dữ liệu vào bảng tính ta có nhiều cách:  Gõ các giá trị từ bàn phím vào ô như soạn thảo thông thường.  Trỏ chuột đến ô cần nhập rồi đưa con trỏ lên thanh công thức, gõ dữ liệu bình thường từ bàn phím. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 23 • Sửa dữ liệu trong bảng tính: Excel cho phép sửa dữ liệu trong từng ô cũng bằng 2 cách.  Click đôi chuột vào ô chứa giá trị cần sửa rồi mới tiến hành sửa.  Trỏ chuột đến ô cần sửa giá trị rồi nhấn phím F2. Lúc này con trỏ biến thành ( | ) nằm trong dòng dữ liệu, ta dùng phím mũi tên di chuyển con trỏ để sửa giá trị. Kết thúc sửa bằng cách nhấn phím Enter. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 24 • Chọn khối dữ liệu:  Nếu sử dụng bàn phím, hãy đưa hộp điều khiển tới ô là góc của khối. Giữ và nhấn phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên () để di chuyển tới góc đối diện của khối cần đánh dấu.  Nếu sử dụng chuột, hãy nhấn và giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện của khối.  Đưa chuột trỏ tới góc trái trên của khối. Giữ phím Shift đồng thời click chuột tại ô đối diện của khối. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 25 • Xóa dữ liệu: Đánh dấu khối ô cần xoá. Cách 1: Thực hiện lệnh [menu] Home/Clear, Excel sẽ cho chọn tiếp một trong các thông số sau:  All: Xoá cả dữ liệu và kiểu định dạng dữ liệu.  Formats: Chỉ xoá kiểu định dạng dữ liệu  Contents: Xóa dữ liệu  Comments: Xoá đi các comments (ghi chú)  Hyperlinks: Xóa bỏ liên kết tới các địa chỉ Web thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 26 • Xóa dữ liệu: Đánh dấu khối ô cần xoá.  Cách 2: Nhấn phím Delete tương ứng với lệnh chỉ xoá dữ liệu.  Cách 3: Xóa dữ liệu sử dụng thanh công cụ Delete thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 27 • Sao chép dữ liệu: Việc thực hiện các thao tác sao chép, cắt dán dữ liệu là hoàn toàn tương tự như trong Word. Cách 1:  Đánh dấu khối ô muốn sao chép vào [Menu] Home/Copy hoặc nhấn đồng thời phím Ctrl-C hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.  Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép tới vào [Menu] Home/Paste hoặc nhấn đồng thời Ctrl-V thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 28 • Sao chép dữ liệu: Cách 2:  Đánh dấu khối ô, rồi đưa con trỏ chuột đến biên của khối ô đã được đánh dấu (Lúc con trỏ xuất hiện thêm dấu mũi tên 4 hướng ở góc trên bên phải).  Giữ phím Ctrl đồng thời bấm giữ trái chuột và rê tới vị trí ô cần được sao chép tới và thả tay (thả chuột trước thả phím sau). thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 29 • Di chuyển dữ liệu: Cách 1:  Đánh dấu khối ô muốn sao chép vào [Menu] Home/Cut hoặc nhấn đồng thời phím Ctrl-X hoặc click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.  Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép tới vào [Menu] Home/Paste hoặc nhấn đồng thời Ctrl-V hoặc click vào biểu tượng . thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 30 • Di chuyển dữ liệu: Cách 2:  Đánh dấu khối.  Đưa con trỏ tới biên của khối bấm giữ nút trái chuột và rê tới vị trí đích rồi thả tay. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 31 • Paste Special: Home/Paste Special, Excel sẽ hiển thị hộp thoại để chọn lệnh thực thi.  Đánh dấu khối ô trên bảng tính, sau đó thực hiện thao tác copy.  Thực hiện lệnh: Home/Paste Special, màn hình hiển thị hộp hội thoại: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 32 • Paste Special: PASTE với các tùy chọn sau:  All: sao chép tất cả  Formulas: sao chép công thức  Values: sao chép giá trị  Formats: sao chép định dạng  Comments: sao chép chú thích thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 33 • Paste Special: OPERATION: sao chép có sử dụng toán tử  None: Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào  Add: Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 34 • Dán đặc biệt:  Subtract: Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn.  Multiply: Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn.  Divide: Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 35 • Di chuyển trong bảng tính:  Cách 1: Sử dụng các phím mũi tên () để di chuyển con trỏ đến ô cần làm việc.  Cách 2: Sử dụng chuột để di chuyển đến ô cần làm việc và click nút trái chuột.  Cách 3: Để di chuyển nhanh đến một ô bất kỳ, ta chỉ việc bấm phím F5, Excel hiện hộp thoại để gõ vào địa chỉ ô cần chuyển tới và nhấn Enter.  Cách 4: Sử dụng các phím PgUp, PgDn để di chuyển lên, xuống một trang màn hình. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 36 • Đổi tên bản tính: Để đổi tên bảng tính hiện thời ta thực hiện lệnh [menu] Home/Format/ Rename Sheet hoặc click phải chuột ở sheet muốn đổi tên sau đó chọn Rename. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 37 • Chèn bảng tính mới: Thực hiện lệnh [menu] Home/Insert/Insert Sheet  Click phải chuột chọn Insert. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 38 • Xóa bảng tính: Thực hiện lệnh [menu] Home/Delete Sheet hoặc click phải chuột trên sheet tương ứng chọn Delete thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 39 • Sao chép bảng tính:  Chọn tên trang bảng tính cần sao chép Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 40 • Sao chép bảng tính sang workbook khác:  Chọn các trang bảng tính cần sao chép Trên thanh thực đơn chọn Edit-> Move or Copy Sheet  Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp To book:  Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet Nhấn chọn ô Create a copy Nhấn OK để hoàn tất thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 41 • Di chuyển bảng tính: Nhắp chọn tên trang cần di chuyển Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 42 • Di chuyển bảng tính sang workbook khác:  Chọn các trang bảng tính cần sao chép Trên thanh thực đơn chọn Edit-> Move or Copy Sheet  Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp To book:  Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet Bỏ chọn ô Create a copy Nhấn OK để hoàn tất thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 43 • Thoát khỏi Excel: Thực hiện: [menu] Fle/Exit hoặc nhấn tổ hợp phím Alt- F4 hoặc click vào biểu tượng trên thanh tiêu đề. Nếu bảng tính chưa lưu vào đĩa thì màn hình hiển thị thông báo thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 44 • Chèn hàng/cột:  Thực hiện lệnh [menu] Home/Insert, xuất hiện hộp hội thoại sau: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 45 • Chèn hàng/cột:  Shift cells right: Chèn các ô trống vào các ô được đánh dấu và dịch chuyển dữ liệu sang phải.  Shift cells down: Chèn các ô trống vào các ô được đánh dấu và dịch chuyển dữ liệu xuống dưới.  Entire Row: Chèn các dòng trắng vào các ô được đánh dấu và dịch chuyển các dòng xuống dưới.  Entire Column: Chèn các cột trắng vào các ô được đánh dấu và dịch chuyển các cột sang bên phải. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 46 • Xóa hàng/cột:  [Menu] Home/Delete, Excel hiện hộp hội thoại gồm các lệnh để ta chọn lựa tương tự hộp thoại chèn hàng cột xuất hiện hộp thoại sau: thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 47 • Xóa hàng/cột:  Shift Cells Left: Xoá các ô được đánh dấu và dịch chuyển vào đó dữ liệu từ các ô bên phải.  Shift Cells Up: Xoá các ô được đánh dấu và dịch chuyển vào đó dữ liệu từ các ô bên dưới.  Entire Row: Xoá các dòng chứa các ô được đánh dấu và dịch chuyển các dòng bên dưới lên.  Entire Column: Xoá các cột ô được đánh dấu và dịch chuyển các cột bên phải sang. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 48 • Điều chỉnh độ rộng cột: Có hai cách để điều chỉnh độ rộng cột, đó là:  Dùng chuột: Kéo rê chuột tại các đường ngăn cách tương ứng trên cột tiêu đề của bảng tính.  Dùng phím: [Menu] Home/Format/Column Width, rồi chọn tiếp các lệnh sau đây: + Width: Nhập chính xác độ rộng cột theo mong muốn. + Auto Fit Column Width: Excel sẽ tự động điều chỉnh độ rộng cột vừa khít với nội dung trong cột. thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 49 • Tự động điền số thứ tự:  Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1  Nhấn giữ phím Ctrl  Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “+” có mũ “+”  Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 50 • Điền tự động theo chuỗi dữ liệu:  Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật, ví dụ: 05TC0001, 05TC0002  Chọn 2 ô vừa nhập  Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn  Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 51 • Ẩn công thức trong ô:  B1: chọn ô cần ẩn công thức  B2: Format Cells -> Protection -> đánh dấu check 2 ô: Locked và Hidden  B3: Review -> Protect Sheet -> nhập pass  B4: Nhập lại pass • Hiện công thức  Chọn Review -> Unprotect Sheet -> nhập pass thanhhoa48dhv@gmail.com Trang 52 • Đặt password cho bảng tính:  B1: File  Info  Protect Workbook  Encrypt with password  B2: Nhập Password muốn đặt  B3: Nhập lại Password • Gỡ password cho bảng tính:  Chọn Review  Unprotect Sheet  nhập pass Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: Hoàng Thanh Hòa Email: thanhhoa48dhv@gmail.com Di động: 01696935167