Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh 2 - Chương 4: Báo cáo-Report - Lê Thị Minh Nguyện

8/5/2014 1 Giảng Viên: Lê Thị Minh Nguyện Email: nguyenltm@hotmail.com TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH 2 Chương 4 BÁO CÁO - REPORT 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 2 NỘI DUNG CHI TIẾT Giới thiệu 1 2 3 4 5 Mô tả các thành phần và thuộc tính Các control trong báo cáo Thiết kế báo cáo có phân nhóm 1 Các hàm thống kê và tính toán Thiết kế báo cáo đơn 8/5/2014 2 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 3  Report là công cụ để tạo các báo cáo, kết xuất dữ liệu ra màn hình hoặc máy in để cung cấp một hard copy của dữ liệu.  Dữ liệu nguồn của report có thể là Table hoặc query. Report cung cấp một cách linh hoạt nhất để xem và in thông tin tổng hợp.  Cho phép xem hoặc in thông tin theo nhiều định dạng khác nhau.  Có 3 loại Report cơ bản  Tabular reports  Columnar reports  Mailing-label reports 1. GIỚI THIỆU 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 4 1. GIỚI THIỆU Tabular reports Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên nhiều dòng, mỗi dòng là một mẩu tin trong bảng 8/5/2014 3 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5 Columnar reports Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên từng cột (một cột hiển thị nhãn và một cột hiển thị dữ liệu) 1. GIỚI THIỆU 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 6  Mailing-label reports Dùng để tạo các nhãn thư tín. 1. GIỚI THIỆU 8/5/2014 4 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 7 Report Header Page Header Detail Page Footer Report Footer 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 8  Các thành phần trong cửa sổ Report Design Page Header Detail Report Footer Page Footer Report Header 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 8/5/2014 5 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 9 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH Chọn dữ liệu Tiêu đề Định dạng Dữ liệu Sự kiện 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 10 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 8/5/2014 6 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 11 2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 12 3. CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO 8/5/2014 7 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 13 3. CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 14 Tạo bằng lệnh Report  Chức năng Report là công cụ tạo Report nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những Report đơn giản có dữ liệu nguồn từ một table hoặc một query.  Cách tạo • Chọn dữ liệu nguồn cho Report (Table/Query) • Trên thanh Ribbon chọn tab Create. Trong nhóm lệnh Reports Click nút Report. 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 8/5/2014 8 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 15 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng lệnh Report  Cách tạo • Xuất hiện Report dạng Tabular ở chế độ Layout 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 16 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo bằng Report Wizard  Cách tạo • Chọn Tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, Click nút Report Wizard • Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report. 8/5/2014 9 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 17 Tạo bằng Report Wizard  Cách tạo • Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field Click nút để chọn một field và Click nút để chọn nhiều field. Click Next. 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 18 Tạo bằng Report Wizard  Cách tạo • Chọn field kết nhóm dữ liệu (nếu có). Click Next. 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 8/5/2014 10 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 19 Tạo bằng Report Wizard  Cách tạo • Chọn field muốn sắp xếp dữ liệu cho Report. Có thể sắp xếp kết quả trong Report bằng cách kết hợp tối đa là 4 field 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 20 Tạo bằng Report Wizard  Cách tạo • Chọn dạng Report (Layout) và hướng giấy in (Orientation). Click Next 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 8/5/2014 11 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 21 Tạo bằng Report Wizard  Cách tạo • Nhập tiêu đề cho Report. • Chọn chế độ xem Report sau khi tạo xong. 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 22 Tạo bằng Report Design  Cách tạo • Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report. • Chọn Tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, Click nút Report Design. 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 8/5/2014 12 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 23 Tạo bằng Report Design  Cách tạo • Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 24 Tạo bằng Report Design  Cách tạo Lần lượt drag chuột kéo các field trong Field List hoặc các Control trong nhóm lệnh Controls trên thanh Ribbon thả vào Report. 4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN 8/5/2014 13 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 25  Sắp xếp khối lượng lớn dữ liệu thành các nhóm nhỏ hơn.  Thực hiện các phép tính toán thống kê trên mỗi nhóm riêng biệt.  Có 2 cách sử dụng nhóm để phân tích dữ liệu trong Report  Report Grouping  Subreports 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 26 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Tổ chức khối lượng lớn thông tin vào các nhóm  Report sẽ thể hiện dữ liệu chi tiết trong từng nhóm và có thể thêm nhiều cấp độ nhóm theo các tiêu chí khác nhau.  Cách tạo  Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design. Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report, thanh Ribbon chuyển sang Tab Design. 8/5/2014 14 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 27 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 1: Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, tại thuộc tính Record Source, chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report. 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 28 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo  Bước 2: Click nút Group & Sort trong nhóm lệnh Grouping & Totals. 8/5/2014 15 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 29  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 3: + Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế. 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 30 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 4: + Click khung Add a Sort để chọn field sắp xếp. + Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong Field List, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh Group Header. 8/5/2014 16 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 31  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 5: + Khung Group, Sort and Total có dạng như hình: + Mở thanh Group Footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách Click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng: 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 32  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 6: + Click nút with no Total để mở menu Totals: - Total On: chọn field chứa dữ liệu thống kê. - Type: Chọn phép thống kê. - Chọn ví trí đặt các ô thống kê bằng cách check vào các ô tùy chọn Check chọn vị trí đặt ô thống kê 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 8/5/2014 17 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 33  Sử dụng SubReport  SubReport có tác dụng tương tự như Report Grouping. Sự khác biệt duy nhất là tạo các Report trong hai phần riêng biệt: Main Report và SubReport. SubReport Main Report 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 34  Sử dụng SubReport  Cách tạo  Tạo Main Report, dữ liệu nguồn thường là bảng cha.  Tạo Sub Report, dữ liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report.  Đưa Sub Report vào Main Report có thể dùng công cụ SubForm/SubReport trong nhóm lệnh Controls.  Thiết lập thuộc tính Link Child Fields và Link Master Fields. 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 8/5/2014 18 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 35  Sử dụng Report Wizard  Dữ liệu nguồn cho Report có phân nhóm thường được lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1- n, field kết nhóm thường là field khóa chính của bảng 1.  Cách tạo  Tạo dữ liệu nguồn cho Report (Query)  Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create, Click nút Report Wizard. 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 36  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Chọn dữ liệu nguồn cho Report là Query đã tạo trước trong hộp thoại Tables/Queries. - Chọn các field hiển thị trên Report. Click Next. 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 8/5/2014 19 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 37  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Nếu dữ liệu có quan hệ 1-n thì Access tự phân nhóm. Click Next. - Chọn thêm field liên kết thứ hai (nếu cần). Click Next. 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 38  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Nếu trong Report có chứa field có dữ liệu kiểu số thì trong cửa sổ ở bước này xuất hiện nút Summary Options - Click nút Summary Options để chọn phép thống kê. - Chọn field sắp xếp dữ liệu (tối đa 4 field) 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 8/5/2014 20 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 39  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Chọn phép thống kê cho field tương ứng - Chọn cách hiển thị trong mục Show. Click OK, Next. 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 40  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Chọn cách hiển thị dữ liệu (Layout) và hướng giấy in (Orientation) cho Report. Click Next 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 8/5/2014 21 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 41  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Nhập tiêu đề cho Report. Click Finish 5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 42  Sau khi thiết kế xong, bạn phải xem Report trước khi in, hình thức của Report xem ở chế độ Preview sẽ là hình thức khi in ra giấy.  Để xem Report trước khi in bạn chọn một trong các cách sau:  Chọn Tab File -> Chọn Frint -> Print Rreview.  Chọn Tab Home -> View -> Print Preview. Review Report 8/5/2014 22 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 6. CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN  DSUM(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DCOUNT(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DMAX(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DMIN(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DAVG(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DLOOKUP(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) 43 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form 44  Tạo cột số thứ tự • Mở Report ở chế độ Design. • Tạo một Textbox tại vị trí thích hợp trên Report. • Đặt giá trị cho các thuộc tính sau: + Control Source: =1 + Running Sum: Over Group hoặc Over All No: Không đánh số thứ tự Over Group: Đánh số thứ tự theo nhóm Over All: Đánh số thứ tự trên toàn bộ danh sách 6. CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN 8/5/2014 23 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH