Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh 2 - Chương 2: Bảng dữ liệu-Table - Nguyễn Minh Thành

Giảng Viên: ThS. Nguyễn Minh ThànhEmail: thanhnm@itc.edu.vnTel : 0908.348.469TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH 2Chương 2BẢNG DỮ LIỆU - TABLENỘI DUNGCác khái niệm2. Kiểu dữ liệu.3. Thiết kế Table4. Các Thuộc tính của kiểu dữ liệu5. Thiết lập mối quan hệ6. Các thao tác trên dữ liệu7. Import/Export và liên kết dữ liệu231. CÁC KHÁI NIỆM1.1. Giới thiệu về bảng Dữ liệu lưu trong Access là một bảng được tổ chức thành nhiều dòng và nhiều cột. Một dòng được gọi là một mẩu tin (record – bản ghi). Một cột được gọi là trường (field – mục tin – vùng tin). 41. CÁC KHÁI NIỆM1.2. Tên trường (Field name): Dài tối đa 64 ký tự có thể chứa chữ số, chữ cái, khoảng trắng và một vài ký tự khác, thường bắt đầu bằng một chữ cái. - Tuy nhiên cũng có một số ký hiệu không dùng như: .,!, +, -, *, /Với những tên trường có khoảng trắng (và những ký tự đặc biệt) khi truy xuất dữ liệu ta phải rào trong cặp dấu ngoặc vuông []. Tốt nhất không nên dùng tên trường có khoảng trắng và các ký tự đặc biệt để hạn chế sai sót. 52.1. Kiểu dữ liệu (Data Type) 2. KIỂU DỮ LIỆUKiểuÝ nghĩaTextChứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, Biến chữ thường thành chữ hoa 4. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU15 Trường NumberDạngSốTrình bàyGeneral Number1234.51234.5Currency1234.5$1234.5Fixed1234.51234.50Standard1234.51,234.50Percent0.82582.5%4. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU4. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU16DạngHiển thịGeneral Date4/23/02 10:30:00 AMLong DateTuesday, April 23, 2002Medium Date23/April/2002Short Date4/23/02Long Time10:30:00 AMMedium Time10:30 AMShort Time10:30 Trường Date / Time: thường chọn kiểu Short Date17b. Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu) Công dụng Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số) Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa) Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)4. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU18 Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)Ký tựCông dụng : là vị trí dành cho0chữ số 0...9, bắt buộc9chữ số 0...9, không bắt buộc#chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cáchLmột chữ cái, bắt buộc ?chữ hoặc dấu cách, không bắt buộcAký tự chữ hay số, bắt buộc aký tự chữ hay số, không bắt buộc &ký tự bất kỳ, bắt buộc Cký tự bất kỳ, không bắt buộc Vd1: để nhập số điện thoại dạng Text theo mẫu:0-511-810425ta dùng mặt nạ0-000-000000 Vd2: để nhập điểm thi chứa hai chữ số phần nguyên, một chữ số phần thập phân ta dùng mặt nạ00.04. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU19Ví dụ:4. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU20c. Caption: Nếu không chỉ định thành phần này thì nó sẽ dùng FieldName làm tiêu đề của trường. Caption chỉ có nghĩa làm tiêu đề (cho dễ đọc) chứ không có tác dụng để truy xuất dữ liệu d. Default Value ( qui định giá trị ngầm định): giá trị mặc định ban đầu của cột khi thêm một dòng dữ liệu mới. Ví dụ: Điểm: 0. Default Value: 0 Ngày hiện tại: Default Value: Date() Đơn vị tính thường và mét. Default Value: “mét “ 4. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU21e. Validation Rule: Quy tắc kiểm tra dữ liệu hợp lệ khi nhập dữ liệu vào bảng. Trong biểu thức này ta có thể chỉ định: - Phép toán so sánh: >, >=, - Phép toán luận lý: AND, OR, NOT - Phép toán so sánh chuỗi: Like Ví dụ: Đơn vị tính chỉ lấy: mét, kg. Validation Rule: “mét”,”kg” Điểm: từ 0 đến 10 . Validation: >=0 and =0 and = NamSinh + 18 NgayTra >= NgayMuon View/properties (hay chọn Properties trên thanh công cụ hay trên menu tắt) rồi chỉ định biểu thức kiểm tra vào mục Validation Rule và chuỗi thông báo vào mục Validdation Text 4. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU295. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ4.1. Tại sao phải thiết lập mối quan hệ giữa các bảng Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta chỉ mới có cấu trúc các bảng chứ chưa có thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau. Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng giúp cho Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn. Thí dụ: Có hai bảng LOP và HOCVIEN thì ta nhận thấy rằng giữa hai bảng này có tồn tại một mối quan hệ “một lớp thì có nhiều học viên”. Do đó để hợp lý khi nhập thông tin của một học viên mới thì bắt buộc sinh viên đó phải học trong các lớp hiện đang có. 305. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ4.2. Các loại quan hệ giữa hai bảng trong Access. Một - một (One To One): mô tả mối quan hệ một - một giữa hai bảng với nhau Ví dụ: chúng ta có hai bảng GIAOVIEN và LOP mối quan hệ giữa hai bảng này là một lớp học chỉ có một giáo viên chủ nhiệm trong một năm học và một giáo viên chỉ chủ nhiệm một lớp học trong một năm Một – nhiều (One To Many): mô tả mối quan hệ một - nhiều của hai bảng với nhau (hay còn gọi là nhiều – một) Ví dụ: Có hai bảng LOP va HOCVIEN mối quan hệ giữa hai bảng này là “trong một lớp có nhiều học viên đang theo học” hoặc “ có nhiều học viên học trong cùng một lớp” 315. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ Ngoài ra còn tồn tại mối quan hệ nhiều - nhiều (Many To Many): Tuy nhiên khi triển khai vào cơ sở dữ liệu quan hệ thì phải tách ra thành hai mối quan hệ một – nhiều Ví dụ: chúng ta có bảng HOCVIEN và MONHOC mối quan hệ giữa hai bảng này là” một học viên được thi nhiều môn” và “ và một môn học có nhiều sinh viên đăng ký thi”. Khi đó chúng ta phải tạo thêm bảng KETQUATHI để có thể tạo ra mối quan hệ nhiều – nhiều. 325. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ4.3. Các bước thực hiện tạo quan hệ - Bước 1: Gọi Tool -> Relationship hay biểu tượng trên cụ xuất hiện hộp thoại sau: - Bước 2: chọn các bảng cần tạo quan hệ nhấn nút Add 335. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ Bước 3: Kéo chuột tại cột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai Xác định các quy tắc ràng buộc của mối quan hệ Enforce Referencial Integrity: Ràng buộc toàn vẹn (kiểm tra dữ liệu ở bên nhiều phải tương ứng với dữ liệu ở bên một, nhờ đó ta không thể nhập MaLop ở trong bảng HOCVIEN mà không có loại MaLop ấy trong bảng LOP. Chọn một kiểu quan hệ345. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆCascade Update Related Fields: Khi đánh dấu vào ô kiểm này nếu thay thay đổi cột MaLop bên nhánh một thì MaLop bên nhánh nhiều sẽ tự động sửa lại trong tất cả các record tương ứng. Check vào ô kiểm Delete Related Records: Khi đánh dấu vào ô kiểm này thì khi xoá 1 record bên một thì sẽ tự động xóa các record có liên hệ bên nhiều. Lưu ý: - Luôn luôn đánh dấu thuộc tính thứ nhất - Không nên đánh dấu vào thuộc tính thứ 3 vì nguy hiểm cho dữ liệu355. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆHình sau tạo quan hệ đã hoàn tất365. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ4.4. Các thông báo lỗi khi thiết lập quan hệ: Khi thiết lập mối quan hệ trên các trường có kiểu dữ liệu không phù hợp thì sẽ thông báo lỗi “Relation must be on the same number of field with the same data type” Ví dụ: MaGV ở bảng GIAOVIEN có kiểu text và chiều dài là 5 mà MaGVCN ở bảng LOP có kiểu text mà chiều dài là 50 Lưu ý: Khi thiết lập mối quan hệ phải kiểm tra khoá chính và khoá ngoại phải cùng kiểu dữ liệu và cùng kích thước - Khi thiết lập mối quan hệ có ràng buộc toàn vẹn dữ liệu mà dữ liệu trong khoá ngoại có những giá trị chưa có trong khoá chính thì sẽ báo lỗi “Microsoft Access can’t this Relationship and nforce referential integrity. Data in the tableviolate referential integrital rule”. 375. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆVí dụ: Thiết lập mối quan hệ giữa 2 bảng sau: 386.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU5.1. Nhập liệu Từ cửa sổ database chọn bảng cần nhập liệu- Bước 1: Chọn bảng rồi chọn Open hay double click vào bảng đã chọn. Ví dụ chọn bảng MONHOC- Bước 2: lần lượt nhập thông tin của các môn học vào bảng396.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆULưu ý: Khi ta đã tạo quan hệ xong thì việc nhập liệu phải theo trình tự như sau: 1. Bảng chỉ có đầu quan hệ là một: GIAOVIEN, MONHOC. 2. Bảng có đầu quan hệ một – một từ GIAOVIEN và LOP: LOP. 3. Bảng có quan hệ đầu một, nhiều : HOCVIEN. 4. Bảng chỉ có đầu quan hệ nhiều: KETQUA.406.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆUCác thông báo lỗi khi nhập liệu: Khi không nhập liệu cho trường chỉ mục hay khoá chính mà chuyển sang mẩu tin khác thì sẽ báo lỗi “ Index or Primary Key can’t contain a Null value”. Khi nhập một giá trị không phù hợp cho một trường (ví dụ 50000 cho trường khai báo kiểu byte hay Integer) hay nhập một chữ cái vào trường number thì sẽ báo lỗi “The value you entered isn’t valid for this field”.Độ rộng nhỏ hơn dữ liệu ví dụ kiểu text khai báo fieldsize: 5 mà ta nhập đến 6 ký tự thì sẽ báo lỗi “the filed too small to accept the amount of data you attemped to add. Try inserting or passing less data”. Khi ta nhập một trường không đúng với InputMask qui định thì sẽ báo lỗi “the value you entered isn’t appropriate for the input mask specified for this field”. 416.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU Khi ta thay đổi dữ liệu trên một bảng có quan hệ với bảng khác mà vi phạm tính toàn vẹn dữ liệu thì sẽ thông báo lỗi “you can’t add or change a record because a related record is required in table”Ví dụ: Bảng LOP có MaLop là mà ta nhập vào bảng HOCVIEN cột MaLop có dữ liệu . Vì TH1 không tồn tại trong bảng LOP426.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU Khi trùng nhau trên trường index, khoá chính. Thì sẽ báo lỗi “the changes you requested to the table were not successful because they would create duplicate value in the index, primarykey or relationship ” Ví dụ : Thêm dòng có MaHV là 002 436.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU5.2. Tìm kiếm dữ liệu Khi bảng dữ liệu có nhiều mẩu tin, dùng lệnh Find thay cho cách dò qua từng mẩu tin. Muốn thực hiện tìm kiếm ta gọi Edit/Find (Ctrl+F) hay nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ hiển thị hộp thoại (thực hiện giống như word và excel) 5.3. Tìm kiếm thay thế Đôi khi ta muốn thay thế giá trị bằng một giá trị khác ở nhiều nơi trong bảng. Gọi lệnh Edit/Replace (Ctrl+H) hiển thị hộp thoại (thực hiện giống như word và excel).446.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU5.4. Sắp xếp dữ liệu Để hiển thị dữ liệu theo thứ tự mà ta muốn. - Sắp xếp nhanh: dời con nháy vào trường để lấy thứ tự sắp xếp rồi chọn biểu tượng tăng dần hoặc giảm dần trên thanh công cụ. - Hoặc có thể vào record/sort/ 456.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU5.5. Lọc dữ liệu Gọi Records -> Filter. Chọn một trong bốn chức năng sau: + Lọc theo biểu mẫu (Filter by form): Click vào filter by Form. Mẫu lọc trắng xuất hiện, trong đó các nút điều trắng. Click vào field chứa dữ liệu lọc thì bên phải xuất hiện nút Drop down, click vào đó để chọn dữ liệu. Sau đó click vào để xem kết quả hay trả lại kết quả. + Lọc mẫu theo giá trị đã đánh dấu (Filter By Selection): Chỉ cho phép chúng ta lọc các dữ liệu đúng với giá trị mà chúng ta đã đánh dấu. Ví dụ: Trên bảng HOCVIEN chỉ lọc danh sách các sinh viên ở lớp KT1. Các bước thực hiện:- Bước 1: Mở bảng HOCVIEN ở chế độ cập nhật dữ liệu. - Bước 2: Đánh dấu giá trị tại cột dữ liệu muốn lọc. - Bước 3: Record -> Filter -> Filter By Selection.466.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU+ Lọc theo lấy phần khác với giá trị đã đánh dấu (Filter Excluding Selection) : Cho phép chúng ta lọc các dòng dữ liệu khác với giá trị đã đánh dấu. Ví dụ: Trên bảng HOCVIEN lọc các học viên không học trong lớp KT1. Bước 1: Mở bảng SINH VIÊN ở chế độ cập nhật dữ liệu. Bước 2: Đánh dấu giá trị tại cột dữ liệu muốn lọc (tại cột Mã khoa chọn giá trị AV) Bước 3: Record -> Filter -> Filter Excluding Selection.476.CÁC THAO TÁC TRÊN DỮ LIỆU+ Lọc theo cách khác (Advance Filter/ Sort) : Cho phép chúng ta lọc dữ liệu hoặc sắp xếp theo cách riêng tuỳ ý theo người sử dụng. Với cách này giúp người sử dụng thoải mái hơn. Chúng ta có thể kết hợp các điều kiện phức tạp, các hàm tính toán và các phép tính logic And, Or bằng cách thể hiện trên màn hình này.Lưu ý: - Điều kiện ghi trên cùng một cột thể hiện phép toán logic Or. - Điều kiện ghi trên cùng một dòng thể hiện phép toán logic And. Ví dụ: hình trên là lọc những học viên học ở lớp KT1 và KT2 486. IMPORT/EXPORT DỮ LIỆU6.1. Import (nhập dữ liệu)Là việc sao chép dữ liệu của một ứng dụng bên ngoài vào CSDL hiện hành. Các ứng dụng này có thể là FoxPro, Oracle, SQLServer, Excel, text.. hoặc đối tượng của một tập tin CSDL Access khác.Thao tác Import: File -> Get External Data -> Import 496.2. Export (xuất dữ liệu) Cho phép chúng ta xuất các đối tượng của tập tin cơ sở dữ liệu Access hiện hành ra bên ngoài thành một dạng dữ liệu khác cho các ứng dụng word, excel, SQLServer . . . hoặc cũng có thể ra một đối tượng trong CSDL access khác.Các thao tác kết xuất dữ liệu - Export: - Chọn bảng dữ liệu muốn kết xuất ttrong CSDL hiện hành. - Click phải chuột -> chọn chức năng Export. - Chọn kiểu dữ liệu cho tập tin và ghi tên tập tin mới.6. IMPORT/EXPORT DỮ LIỆU506.3. Liên kết dữ liệu (Link) Là sự liên kết giữa các bảng trong các CSDL khác nhau. Khi đó có một tập tin CSDL chứa bảng gốc còn các tập tin CSDL còn lại chứa bảng liên kết với tập tin CSDL chứa bảng gốc.6. IMPORT/EXPORT DỮ LIỆU6. IMPORT/EXPORT DỮ LIỆU516.3. Liên kết dữ liệu (Link) Ví dụ: Ứng dụng Quản lý sinh viên tại một trường đại học có bảng SINH VIÊN lưu lý lịch tất cả sinh viên khi họ đến đăng ký hồ sơ nhập học. Mỗi khoa trong trường theo yêu cầu quản lý có thể xây dựng các ứng dụng riêng của từng khoa. Tuy nhiên để khỏi nhập liệu lại và để nhất quán giữa khoa và phòng đao tạo thì chúng ta có thể tạo các bảng liên kết trong tập tin CSDL của phòng đào tạo Thao tác tạo bảng liên kết: File -> Get External Data -> Link TablesTRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANHActivities...