Bài giảng Tin học - Phần 2: Excel

Click to edit Master title styleti Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› TIN HỌC PHẦN 2 (6 TRÌNH) CHƯƠNG 1 LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2010 2 1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010 Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. 3 1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT CHƯƠNG TRÌNH 1.2.1. Khởi động Excel 2010 Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2010 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop Cách 3: Start  Run  Excel.exe 1.2.2. Thoát khỏi Excel Cách 1: File  Exit. Cách 2: Click vào nút Close (). Cách 3: Alt+F4. 4 (Biểu tượng Excel) 1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010 5 Tên bảng tính (Sheet Tab) Ribbon   Ô (Cell) hiện hành Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh Menu (Menu bar) Thanh công thức (Formula) Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. 6 1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010 Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu … Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình… Cấu trúc của một workbook Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Worksheet : một bảng tính gồm các cột và hàng. Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (220) hàng, được đánh số thứ tự từ 1, 2,3,…, 1048575, 1048576 Cột (Column): Có tối đa là 16.384(214) cột, được đánh số từ A, B,…, Z, AA, AB … ZZ, AAA, AAB, …, XFD. Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1 Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10 Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. 7 1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010 1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH 8 Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển tới , , ,  Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl +  Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên. Enter Về ô liền kề phía dưới Tab Về ô liền kề bên phải Shift + Enter Về ô liền kề phía trên Home Về cột A trong cùng hàng PageUp Lên một màn hình PageDown Xuống một màn hình Alt + PageDown Sang phải một màn hình Alt + Page Up Sang trái một màn hình Ctrl + Home Tới ô A1 Ctrl + End Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home  (Editing) Find & Select  Go To (F5) 9 1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH Gõ địa chỉ ô cần đến Ô chứa giá trị đặc biệt 1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô 1.5.1. Các kiểu dữ liệu và cách nhập a. Kiểu dữ liệu số Bao gồm: giá trị số: 0..9 giá trị % giá trị tiền tệ $ giá trị thời gian: ngày, giờ Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows: chọn lệnh Start  Control Panel Regional and Language  Formats  Additional Settings Number 10 b. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên (‘) Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô (Khi nhập dữ liệu số sai quy cách  mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi) 11 1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô c. Công thức (Formula) Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu + Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị trên thanh công thức Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. Các toán tử gồm: Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%) Nối chuỗi (&). Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam”  Hà Nội – Việt Nam So sánh: =, >, =, Các toán hạng gồm: Hằng số Hàm và các tham số Địa chỉ ô, địa chỉ vùng… 12 1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô 1.5.2. Nhập chú thích Chọn ô cần ghi chú thích Review  (Comment) New Comment (Hoặc click phải chuột  Insert Comment) Nhập nội dung, kết thúc bằng cách click trỏ chuột ra ngoài. 13 1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô 1.5.2. Nhập chú thích Sửa chú thích: Review  (Comment) Edit Comment (hoặc click phải chuột  Edit Comment) Xem tất cả các chú thích: Review  (Comment ) Show All Comments Tắt chú thích: Review  Comment  hủy lệnh Show All Comments Xóa chú thích: Review  (Comment) Delete ( hoặc click phải chuột  Delete Comment 14 1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ô a. Sử dụng menu lệnh Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Number Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Number 15 1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 16 Định dạng số âm Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, … Số chữ số thập phân ( Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3 31 1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ b. Địa chỉ tuyệt đối Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác. Cấu trúc: $$ Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2 32 1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ c. Địa chỉ hỗn hợp Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức. Cấu trúc: $ Ví dụ: địa chỉ A$1. Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức. Cấu trúc: $ Ví dụ: địa chỉ $A1. Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: sử dụng phím F4 33 1.9 CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ TỆP Mở tệp mới C1: File New  Blank workbook C2: Ctrl+N Mở một tệp đã có C1: File Open  chọn tệp  Open. C2: Ctrl+O Ghi tệp vào đĩa C1: File  Save  gõ tên tệp  Save. C2: Ctrl+S Ghi tệp vào đĩa với tên mới: File Save As  gõ tên mới  Save. Đóng tệp hiện thời: File  Close 34 1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU Cách 1: Bước 1: File  Save (hoặc Save As (F12) ) Bước 2: Xuất hiện hộp thoại click vào Tool  General Options... 35 1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU Bước 3: Nhập mật khẩu Bước 4: Nhập lại mật khẩu  OK 36 Mật khẩu cho phép mở tệp Mật khẩu cho phép chỉnh sửa nội dung Cho phép chỉ đọc (không thay đổi nội dung) 1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU Cách 2: Bước 1: File  Info  ProtectWorkbook  Encrypt with Password 37 1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU Bước 2: Nhập mật khẩu Bước 3: Nhập lại mật khẩu  OK 38