Bài giảng Tin học nâng cao (Microsoft Access) - Chương 1: Khái niệm về cơ sở dữ liệu & hệ quản trị cơ sở dữ liệu access - Trần Thanh San

(Microsoft Access) GV: TRẦN THANH SAN EMAIL:santranthanh@gmail.com Chương 1 KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU & HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Thông tin Ví dụ Kinh doanh Giáo dục Giải trí Dữ liệu (Data) Một mô tả hình thức về thông tin và hoạt động Tên, địa chỉ, số điện thoại của khách hàng Báo cáo doanh thu Đăng ký học phần Dữ liệu là các con số, chuỗi văn bản, ngày tháng, âm thanh, hình ảnh Cơ sở dữ liệu (Database) Một tập hợp có cấu trúc của những dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trong máy tính. Danh sách sinh viên Niên giám điện thoại Danh mục các đề án Một CSDL biểu diễn một phần của thế giới thực (thế giới thu nhỏ). CSDL được thiết kế, xây dựng, và lưu trữ với một mục đích xác định, phục vụ cho một số ứng dụng và người dùng. Tập ngẫu nhiên của các dữ liệu không thể xem là một CSDL. Hệ quản trị CSDL (DBMS - Database Management System): DB2, SQL server, Oracle, MS.Access, Tập hợp các chương trình cho phép người sử dụng tạo ra và duy trì CSDL. Một phần mềm ứng dụng cho phép định nghĩa, xây dựng và xử lý dữ liệu. Định nghĩa – khai báo bộ khung dữ liệu cùng với các mô tả chi tiết về dữ liệu. Xây dựng – lưu trữ dữ liệu lên bộ nhớ phụ. Xử lý – truy vấn, cập nhật và phát sinh báo cáo. Người sử dụng/Lập trình viên Chương trình ứng dụng/Truy vấn HQT CSDL Xử lý truy vấn Truy xuất dữ liệu Định nghĩa CSDL CSDL Hệ thống CSDL  Các thông tin lưu trữ trong CSDL được tổ chức thành bảng (table) 2 chiều gọi là quan hệ. 1 cột là 1 thuộc tính của nhân viên (1 trường) TENNV HONV NGSINH DCHI PHAI LUONG PHG Tung Nguyen 12/08/1955 638 NVC Q5 Nam 40000 5 Hang Bui 07/19/1968 332 NTH Q1 Nu 25000 4 Nhu Le 06/20/1951 291 HVH QPN Nu 43000 4 Hung Nguyen 09/15/1962 Ba Ria VT Nam 38000 5 1 dòng là 1 nhân viên Tên quan hệ là NHANVIEN Trường NHANVIEN HONV TENLOT TENNV MANV NGSINH MA_NQL PHG Tran Hong Quang 987987987 03/09/1969 987654321 4 Nguyen Thanh Tung 333445555 12/08/1955 888665555 5 Nguyen Manh Hung 666884444 09/15/1962 333445555 5 Tran Thanh Tam 453453453 07/31/1972 333445555 5 DEAN TENDA MADA DDIEM_DA PHONG San pham X 1 VUNG TAU 5 San pham Y 2 NHA TRANG 5 Tên của quan hệ San pham Z 3 TP HCM 5 Tin hoc hoa 10 HA NOI 4  CSDL quan hệ là cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng quan hệ và mối quan hệ giữa chúng.  Mỗi quan hệ được được đặc trưng bởi một tên.  MS.Access là một thành phần trong bộ phần mềm MS.Office của Microsoft, MS Access có các phiên bản 2.0, 95, 97, 2000, Xp, 2007, 2010, 2013.  Là một hệ quản trị CSDL quan hệ Phù hợp với việc triển khai các ứng dụng nhỏ, đơn lẻ, Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools), được sử dụng phổ biến  Hai ứng dụng chính của MS.Access là: Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, riêng phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác (để làm) như : Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,..) Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.  Tập tin CSDL Access có phần mở rộng *.ACCDB (ngoài ra những tập có phần mở rộng *.ACCDE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu trúc)  Có 5 thành phần chính trên một tập CSDL MS.Access: Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu. Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế. Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm. Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế. Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án. Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án.  Là kết qủa đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu.  Dùng để in ấn hay thể hiện số liệu.  Nguồn dữ liệu cho Report là các Table hay các Query. 1. Chọn nơi để lưu 2. Nhập tên tập tinCSDL 3. Bấm nút Create để tạo tập tin Bấm nút Cancel để hủy lệnh  Sau khi tạo tập Access được mở lên và màn hình làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như trên.  Ribbon: Ribbon là vùng phía trên của tài liệu. Nó có 5 tab: Home, Create, External Data, Database Tools, và Datasheet. Mỗi tab được tách thành các nhóm. Các nhóm tập hợp các tính năng thiết kế để thực thi các chức năng sẽ sử dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa cơ sở dữ liệu Access.  Ribbon: Các tính năng phổ biến được hiển thị trên vùng Ribbon. Để thấy các tính năng thêm trong mỗi nhóm, click vào mũi tên phía góc dưới bên phải mỗi nhóm.  Ribbon - các tính năng trên các tab: Home: Views, Clipboard, Fonts, Rich Text, Records, Sort & Filter, Find. Create: Tables, Forms, Reports, Other. External Data: Import, Export, Collect Data, SharePoint Lists. Database Tools: Macro, Show/Hide, Analyze, Move Data, Database Tools.  Quick Access Toolbar: Quick Access Toolbar là thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn muốn để sử dụng. Có thể đặt Quick access toolbar phía trên hay dưới vùng ribbon. Để thay đổi vị trí của nó, kích vào mũi tên cuối dưới thanh công cụ và chọn Show Below the Ribbon.  Vùng Navigation: Navigation hiển thị các đối tượng cơ sở dữ liệu như các bảng, biểu mẫu, truy vấn và reports.  Tabbed Document Window Viewing Tabbed document viewing mở các bảng, biểu mẫu, truy vấn và reports trong cùng cửa sổ. Click vào các tab để chuyển đổi giữa các cửa sổ. Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu: Click chọn Microsoft Office Button. Chọn New. Chọn biểu tượng New Blank Database.  Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank Database.  Click nút Create để tạo.  Các mẫu cơ sở dữ liệu: Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu: Click Microsoft Office Button. Chọn New. Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo. Click chọn Microsoft Office Button. Chọn Open hay chọn Recent Documents.  Tạo một CSDL mới.  Click chọn tab External Data trên Ribbon.  Trong group Import, chọn loại dữ liệu để import.  Click phải vùng Navigation.  Chọn Import. . Trong CSDL đang mở, chọn đối tượng cần export. . Chọn tab External Data, Export, chọn kiểu file cần export.  Click phải vùng Navigation.  Chọn Export.  Thoát khỏi Access bằng một trong các cách: Click Microsoft Office Button, chọn Exit Access; Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.