Bài giảng Tin học kế toán - Bài 1: Hướng dẫn cài đặt, tạo dữ liệu kế toán, khai báo thông tin ban đầu trên MISA SME.NET 2015

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT, TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN, KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUTRÊN MISA SME.NET 2015., Ngày.tháng.năm 2015Người trình bày: NỘI DUNGHướng dẫn cài đặt, khởi động phần mềmTạo dữ liệu kế toánKhai báo thông tin ban đầuKhai báo danh mục1.HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT MISA SME.NET 2015Yêu cầu về hệ thống (cấu hình tối thiểu)Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core CPU 1.0 GHz hoặc cao hơn.Bộ nhớ trong (RAM): 1 GB trở lên.Đĩa cứng: 3GB trống hoặc nhiều hơn.Màn hình: Độ phân giải 1024x768 hoặc cao hơn.Hệ điều hành: Windows 7, Windows Vista, Windows XP SP2 trở lên, Windows Server 2008, Windows Server 2003 SP2.Ổ đọc đĩa DVD.Thiết bị khác: Sound card, loa (để xem phim hướng dẫn).Máy in: Khổ A4.MISA SME.NET 2015 được cài đặt và sử dụng tốt trên hệ điều hành Windows 7, Bộ vi xử lý (CPU) Core i3, Ram 2 GB, Đĩa cứng trống 10 GB.Xem phim hướng dẫn cài đặt tại đâyKHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNHNhấp đôi chuột vào biểu tượng MISA SME.NET 2015 trên màn hình Desktop 2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNKhai báo thông tin dữ liệuKhai báo thông tin doanh nghiệpChọn lĩnh vực hoạt độngThông tin kế toánPhương pháp tính giá xuất khoPhương pháp tính thuế GTGTThực hiệnBao gồm 7 bước:Bước 1Bước 2Bước 3Bước 4Bước 5Bước 6Bước 7BƯỚC 1: THÔNG TIN DỮ LIỆUChọn máy chủ của cơ sở dữ liệu, thường có dạng: tên máy/MISASME2015Chọn loại dữ liệu kế toán tạo mới: Tạo mới từ đầu: áp dụng với DN lần đầu tiên sử dụng MISA SME.NET 2015Tạo mới từ năm trước: áp dụng với DN đã dùng MISA SME.NET 2015 từ năm trướcĐặt tên cho dữ liệu kế toán và chọn nơi lưu dữ liệuNhập địa chỉ Email để khi quên mật khẩu NSD sử dụng chức năng quên mật khẩu, chương trình sẽ gửi mật khẩu về địa chỉ Email này2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNBƯỚC 2: THÔNG TIN DOANH NGHIỆPLựa chọn doanh nghiệp có chi nhánh hay không. Nếu chọn Không có chi nhánh thì khi khai báo Cơ cẩu tổ chức, chương trình chỉ cho phép khai báo phòng ban, không khai báo được chi nhánhNếu chọn Có chi nhánh thì khi khai báo Cơ cấu tổ chức, chương trình sẽ cho phép khai báo các chi nhánh, phòng ban2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNNhập thông tin về doanh nghiệp như Tên công ty, Tên viết tắt, Nếu NSD đã đăng ký GPSD rồi thì thông tin công ty phần mềm tự động hiển thị, NSD không cần phải khai báoBƯỚC 3: LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNGChọn lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, quý vị có thể chọn nhiều lĩnh vực phù hợp với DN mình đề phần mềm ngầm định chọn những nghiệp vụ phù hợp với từng lĩnh vực. Phần mềm tự động chọn những nghiệp vụ phù hợp với lĩnh vực DN đã chọnBỏ chọn nhựng nghiệp vụ DN không sử dụng để giao diện gọn hơn cho NSD2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNLưu ý: Đối với nghiệp vụ Giá thành, quý vị chỉ lựa chọn được nếu đã chọn lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp là Sản xuất, xây lắpBƯỚC 3: LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNGNếu doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất, xây lắp thì NSD tiến hành lựa chọn phương pháp tính giá thành sẽ áp dụng là: Giản đơn, Hệ số, tỷ lệ, Phân bước, Công trình, Đơn hàng hoặc Hợp đồng Đối với dữ liệu đa chi nhánh thì chương trình cho phép tùy chọn một số danh mục dùng độc lập giữa các chi nhánh, để tránh nhầm lẫn khi nhập chứng từ phát sinhNhấn Tiếp theo 2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNBƯỚC 4: DỮ LIỆU KẾ TOÁNLựa chế độ kế toán mà DN đang áp dụngNăm tài chính: Lựa chọn năm tài chính bắt đầu (thông tin này dùng làm căn cứ tính ra khoảng thời gian lấy dữ liệu khi xem báo cáo chọn Quý, Năm) MISA ngầm định từ ngày 01/01/N đến 31/12/NHóa đơn: Nếu chọn Sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn, DN cần đọc kỹ Thỏa thuận của MISA trước khi Đồng ý2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNLoại tiền: lựa chọn đồng tiền hạch toán và tích Có hạch toán đa tiền tệ đối với DN có sử dụng nhiều loại tiền để giao dịch BƯỚC 5: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ XUẤT KHO Chọn phương pháp tương ứng2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNBƯỚC 6: PHƯƠNG PHÁP TÍNH THUẾ GTGT2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNLưu ý: DN phải chọn đúng phương pháp tính thuế tại giao diện này, nếu chọn không đúng sau khi tạo dữ liệu xong sẽ không thể chọn lại được phương pháp tính thuếBƯỚC 7: THỰC HIỆNKiểm tra lại các thông tin đã khai báoĐây là các thông tin quan trọng, ảnh hưởng lớn đến giao diện vào báo cáo. Vì vậy, cần kiểm tra thật kĩ các thông tin này trước khi nhấn nút “Thực hiện”Nhấn nút Thực hiện, chương trình sẽ thực hiện tạo dữ liệu kế toán mới2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁNĐĂNG NHẬP VÀO DỮ LIỆU ĐỂ LÀM VIỆCSau khi tạo dữ liệu kế toán thành công, đăng nhập vào dữ liệu để làm việc2. TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUNSD cần chuẩn bị các tệp dữ liệu bằng Excel về một số danh mục, số dư ban đầu để nhập khẩu vào phần mềm.  MISA đã cung cấp sẵn mẫu file excel để NSD sử dụng và cập nhật thông tin vào những file này.Để có thể nhập khẩu dữ liệu ban đầu thì NSD cần thực hiện theo 4 bước: Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nhập khẩuBước 2: Chọn tệp dữ liệuBước 3: Kiểm tra dữ liệuBước 4: Nhập khẩu dữ liệu Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nhập khẩuTại bước này giúp NSD chuẩn bị các thông tin cần thiết về các danh mục, về số dư của các tài khoản quý vị đã có sẵn ngoài file Excel để chuẩn bị nhập vào phần mềmTrên màn hình “ Bắt đầu làm việc với MISA SME.NET 2015” , nhấn vào chữ Tại đâyMISA thiết lập sẵn file Excel để quý vị cập nhật thông tin bao gồm: 7 file3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUHướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào từng file excel:3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUHướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào từng file excel:3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUHướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào từng file excel:3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦULưu ý:Không thay đổi tên tệp, tên sheet, tên cột trên tệp mẫu nhập khẩuCác cột có đánh dấu (*) là các cột bắt buộc phải nhậpKhông được nhập quá số ký tự cho phép của một thông tin (VD: Nhập số dư Nợ tối đa 14 số)Các thông tin mà quý vị không có nhu cầu quản lý thì có thể để trốngBước 2: Chọn tệp dữ liệu3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUPhần mềm ngầm định chọn chi nhánh đang làm việc để nhập khẩu danh sách vào, nếu DN là đa chi nhánh, và NSD đang làm việc với dữ liệu là Tổng công ty thì phải chọn chi nhánh cần nhập khẩu dữ liệu trước khi nhập khẩu dữ liệuNhấn nút “ Chọn dữ liệu nhập  Phần mềm sẽ thông báo tình trạng tệp dữ liệu là Hợp lệ hay Không đúng mẫu Đối với những tệp dữ liệu không đúng mẫu, NSD có thể chọn lại tệp khác sử dụng để nhập khẩuNhấn Tiếp theo Bước 3: Kiểm tra dữ liệuNhấn Kiểm tra dữ liệu để kiểm tra dữ liệu trên tệp nhập khẩu đã hợp lệ chưa Nếu có dữ liệu không hợp lệ, nhấn mở tệp để sửa dữ liệuSau đó, nhấn Kiểm tra dữ liệu để kiểm tra lạiKhi tất cả các tệp đã hợp lệ thì nhấn Tiếp theo để thực hiện3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦULưu ý: Nếu sau khi nhập khẩu số dư xong, NSD muốn sửa lại thì vào3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUBước 4: Nhập khẩu dữ liệuSau khi nhập khẩu thành công, chương trình báo kết quả nhâp khẩuTải dữ liệu nhập khẩu không thành công về máy để kiểm tra lại và nhập khẩu lại (nếu có)Nhấn Nhập khẩu tiếp để tiếp tục nhập khẩu số dư ban đầu các cho chi nhánh khácVào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu để kiểm tra số dư đã nhập khẩu vàoLưu ý: Nếu sau khi nhập khẩu số dư xong, NSD muốn sửa lại số dư thì vào Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu , rồi chon tab từng loại số dư để sửa.3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦULưu ý: Trường hợp NSD muốn theo dõi số dư công nợ chi tiết theo hoá đơn thì NSD phải làm như sau:Mở dữ liệu năm 2014 trên SME2012, xuất khẩu 2 báo cáo sau ra định dạng file exccel ExtendBáo cáo chi tiết công nợ phải thu/ phải trả theo chứng từ và tài khoảnBáo cáo chi tiết công nợ phải thu/ phải trả theo ngoại tệ (để lấy những chứng từ công nợ theo ngoại tệ)Sau đó vào Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu. công nợ khách hàng, chọn Nhập khẩu từ excelNhấn vào nút “ Tải tệp dữ liệu mẫu” để tải file excel ngầm định về chuẩn bị thông tin.3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦULưu ý: NSD copy thông tin số dư công nợ cuối năm 2014 chi tiết cảu từng hoá đơn từ 2 báo cáo đã tải về trên SME2012 vào file excel ngầm định của phần mềm mà NSD vửa tải về.Sau khi nhập thông tin vào file excel xong, NSD nhấn lại nút Nhập khẩu từ excel để nhập khẩu file excel số dư chi tiết theo chứng từ vào phần mềm.3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUNếu có nhu cầu nhập khẩu từ Excel các danh mục khác hoặc nhập khẩu cập nhật thêm các thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Vât tư hàng hóa NSD vào menu Tệp\Nhập khẩu từ Excel để thực hiện nhập khẩu3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUSau khi nhập khẩu số dư và danh mục xong, NSD tiến hành khai báo thông tin người ký bằng cách:Vào menu Danh mục\Cơ cấu tổ chức, chọn chi nhánh/ tên công ty, nhấn sửa3. KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦUHệ thống tài khoảnCơ cấu tổ chứcNhóm Khách hàng, NCCKhách hàngNhà cung cấpNhân viênKhoNhóm vật tư, hàng hoá, dịch vụĐơn vị tínhVật tư hàng hoáTài khoản ngân hàngLoại tiềnDanh mục khác4. KHAI BÁO DANH MỤCPhần mềm đã ngầm định thiết lập sẵn hệ thống tài khoản theo QĐ 15 hoặc QĐ 48 căn cứ vào thông tin đã được khai báo khi Tạo dữ liệu kế toán, NSD không cần phải khai báo thêm các TK. 4.1 HỆ THỐNG TÀI KHOẢNMuốn thêm mới các tài khoản chi tiết của các tài khoản này để theo dõi theo nhu cầu của đơn vị, NSD:Vào Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản. Chọn tài khoản cha muốn thêm tài khoản chi tiết, nhấn ThêmKhai báo các thông tin tài khoản như :Số tài khoản: Phần mềm hiển thị sẵn số tài khoản giống tài khoản cha, quý vị chỉ thêm vào phía sau của TK (VD: 1111.01) Tên tài khoản: Nhập tên của tài khoản (VD: Tiền Chi nhánh Hà Nội) Các thông tin còn lại như: Tính chất tài khoản, tài khoản cha thì phần mềm tự động hiển thị sẵn, quý vị không cần sửa lại (thực hiện thêm tài khoản 1111.01: Chi nhánh Hà Nội ). Nhấn Cất.4.1 HỆ THỐNG TÀI KHOẢNMục đích: Việc khai báo này giúp quý vị có được một danh sách các bộ phận/phòng ban hay chi nhánh của doanh nghiệp để sử dụng, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp.Hướng dẫn thực hiện:Vào Danh mục\Cơ cấu tổ chức, nhấn Thêm.Khai báo các thông tin tab Thông tin chung:Mã: Là mã bộ phận, sử dụng để khi đăng ký GPSD của các chi nhánh, căn cứ vào mã chi nhánh này phần mềm biết được chi nhánh nào đã đăng ký GPSD, và khi in báo cáo thông tin GPSD sẽ thể hiện tương ứng đối với từng chi nhánhTên đơn vị: tên của chi nhánh/ bộ phận, hay phòng ban Thuộc đơn vị: chọn đơn vị trực thuộc tương ứng Chọn Cấp tổ chức là Chi nhánh, Văn phòng, Trung tâm, Phòng ban, Phân xưởng hay Tổ, Đội 4.2 CƠ CẤU TỔ CHỨCTab Thông tin lên báo cáo chứng từ:Để khai báo các thông tin về đơn vị và người ký sẽ hiển thị các chứng từ hoặc báo cáo được in raSau khi khai báo xong, nhấn CấtĐể sửa lại thông tin chi nhánh, NSD nhấn Sửa Đối với các chi nhánh không có nhu cầu theo dõi nữa, NSD nhấn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích chọn thông tin Ngừng theo dõi.4.2 CƠ CẤU TỔ CHỨCNếu chọn cơ cấu thuộc cấp tổ chức Chi nhánh, kế toán phải khai báo thông tin đó là chi nhánh độc lập hay phụ thuộc. Với các chi nhánh hạch toán độc lập hoặc chi nhánh hạch toán phụ thuộc có tích chọn thông tin Kê khai thuế GTGT, TTĐB riêng, hệ thống sẽ cho phép lập Tờ khai thuế GTGT và TTĐB riêng theo từng chi nhánh.Lưu ý: Mỗi doanh nghiệp sẽ chỉ có một cơ cấu với cấp tổ chức là Tổng công ty/Công ty => cơ cấu này sẽ được phần mềm tự động sinh ra khi kế toán thực hiện tạo một dữ liệu kế toán mới và nó tương đương với cấp tổ chức lớn nhất của doanh nghiệpThông tin Tên đơn vị và Địa chỉ sẽ được phần mềm tự động lấy theo giấy phép sử dụng được MISA cấp khi doanh nghiệp mua phần mềm MISA SME.NET 2015.Kế toán sẽ không thể Xoá hoặc Ngừng theo dõi cơ cấu có cấp tổ chức là Tổng công ty/công tyDoanh nghiệp chỉ có thể khai báo các cơ cấu có cấp tổ chức là Chi nhánh trong trường hợp trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Tuỳ chọn chung có tích chọn thông tin Có chi nhánh. Nếu đơn vị là chi nhánh thì quý vị phải chọn cấp tổ chức là chi nhánh thì mới chọn được chi nhánh để hạch toán kế toán cho chi nhánh, khi đó quý vị chọn hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc.Trường hợp quý vị chọn cấp cơ cấu tổ chức khác chi nhánh thì khi chọn đơn vị làm việc thì phần mềm không hiển thị trong danh sách để quý vị chọn.4.2 CƠ CẤU TỔ CHỨCMục đích: Để khai báo một nhóm đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp, phục vụ cho việc quản lý khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp.Hướng dẫn thực hiện:Vào Danh mục\Đối tượng\Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhấn Thêm.Khai báo Mã, Tên nhóm khách hàng, nhà cung cấp, có thuộc nhóm nào không và nhập Diễn giải nếu có Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.4.3 NHÓM KHÁCH HÀNG, NCCMục đích: Để khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng, như Tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, thông tin về đối tượng liên hệ của khách hàng để quản lý danh sách khách hàng tại đơn vị.Hướng dẫn thực hiện:Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng, nhấn Thêm.Tích chọn ô Tổ chức hay là Cá nhânTrường hợp đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp thì tích chọn ô Nhà cung cấp  thông tin của khách hàng sẽ được phần mềm tự động chuyển sang Danh mục nhà cung cấp Tại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên khách hàng, địa chỉ, chọn nhóm khách hàng, nhà cung cấp, khai báo Mã số thuế, điện thoại, fax, Khai báo Thông tin về tài khoản ngân hàng của khách hàng phục vụ cho việc thanh toán chuyển khoản.Tại tab Khác, quý vị khai báo thông tin về Vị trí địa lý và thông tin về người liên hệ của khách hàngNhấn Cất.4.4 KHÁCH HÀNG4.4 KHÁCH HÀNGĐể sửa lại thông tin khách hàng đã khai báo, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ.Nếu khách hàng không còn theo dõi, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích ô tin Ngừng theo dõi.Lưu ý: NSD nên nhập thông tin Số ngày được nợ và số nợ tối đa để khi chọn khách hàng trên chứng từ bán hàng, phần mềm tự động lấy lên thông tin này để tính hạn thanh toán cho chứng từ.Mục đích: Để khai báo các thông tin liên quan đến NCC, như Tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, thông tin về đối tượng liên hệ của NCC để quản lý danh sách NCC tại đơn vị.Hướng dẫn thực hiện:Vào Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp, nhấn Thêm.Tích chọn ô Tổ chức hay là Cá nhânTrường hợp đối tượng vừa là Nhà cung cấpvừa là khách hàng thì tích chọn ô Khách hàng  thông tin của Nhà cung cấp sẽ được phần mềm tự động chuyển sang Danh mục nhà khách hàngTại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên NCC, địa chỉ, chọn nhóm khách hàng, nhà cung cấp, khai báo Mã số thuế, điện thoại, fax, Khai báo Thông tin về tài khoản ngân hàng của NCC phục vụ cho việc thanh toán chuyển khoản.Tại tab Khác, quý vị khai báo thông tin về Vị trí địa lý và thông tin về người liên hệ của NCCNhấn Cất.4.5 NHÀ CUNG CẤP4.5 NHÀ CUNG CẤPĐể sửa lại thông tin NCC đã khai báo, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ.Nếu NCC không còn theo dõi, NSD chọn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích ô tin Ngừng theo dõi.Lưu ý: NSD nên nhập thông tin Số ngày được nợ và số nợ tối đa để khi chọn NCC trên chứng từ bán hàng, phần mềm tự động lấy lên thông tin này để tính hạn thanh toán cho chứng từ.4.6 NHÂN VIÊNVào Danh mục\Đối tượng\Nhân viên.Nhấn Thêm.Trường hợp nhân viên khai báo có vai trò là khách hàng hay nhà cung cấp, tích chọn Ô Là khách hàng, ô Là nhà cung cấp => lúc này thông tin nhân viên sẽ được hệ thống tự động chuyển sang cả danh sách khách hàng và NCC với tính chất là khách hàng/nhà cung cấp cá nhânTại phần Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên nhân viên, giới tính, Ngày sinh, chức danh, đơn vịCác thông tin về lương : Lương cơ bản, hay lương hệ số, Lương đóng bảo hiểm. số người phục thuộc NSD nên khai báo các thông tin này để khi lập bảng lương, phần mềm ngầm định lấy các thông tin về lương lên bảng lương cho cán bộ, quý vị không cần phải khai báo lại.Tiếp theo khai báo các Thông tin liên hệ của nhânKhai báo xong các thông tin, nhấn Cất.4.6 NHÂN VIÊN4.7 KHOMục đích: Việc khai báo danh mục Kho giúp cho doanh nghiệp quản lý được danh sách các kho vật tư, hàng hóa phục vụ cho công tác khai báo vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp.Hướng dẫn:Vào Danh mục\Vật tư, hàng hóa\Kho.Nhân Thêm, khai báo Mã, Tên kho vật tư, hàng hóaNhấn Cất 4.7 NHÓM VẬT TƯ,HÀNG HOÁ, DỊCH VỤVào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Nhóm vật tư hàng hóa dịch vụ.Phần mềm đã thiết lập sẵn một số danh mục nhóm vật tư, hàng hoá, phục vụ cho việc quản lý vât tư, hàng hoá của doanh nghiệp. Tuy nhiên, NSD có thể thêm nhóm vật tư, hàng hoá để quản lý phù hợp với nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp bằng cách:Nhấn Thêm trên thanh công cụ.Khai báo Mã, Tên nhóm vật tư hàng hóa dịch vụ, có thuộc nhóm nào không. Khai báo xong, nhấn Cất4.8 ĐƠN VỊ TÍNHMục đích: Thao tác này giúp quý vị thiết lập được danh sách đơn vị tính phục vụ cho việc khai báo vật tư, hàng hóa.Hướng dẫn:Vào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Đơn vị tính.Phần mềm đã thiết lập danh sách các đơn vị tính thông thường hay sử dụng để khai báo các vật tư, hàng hóa tại doanh nghiệp. Để thêm mới:Nhấn ThêmKhai báo thông tin về Đơn vị tính kèm theo mô tả.Khai báo xong quý vị nhấn Cất4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁVào Danh mục\Vật tư, hàng hóa, chọn Vật tư, hàng hóaNhấn Thêm Tại phần Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên vật tư hàng hóa Trường hợp khai báo Vật tư, hàng hóa thông thường, thì chọn tính chất là Vật tư hàng hóaTrường hợp hàng hóa không có nhu cầu quản lý số lượng tồn trên kho, hay mặt hàng là dịch vụ thì chọn tính chất là Dịch vụCòn đối với những vật tư được sử dụng để lắp ráp thành một thành phẩm hoặc được tháo dỡ từ một hàng hoá, hay các thành phẩm từ sản xuất (VD: máy tính...) thì quý vị sẽ chọn tính chất của vật tư, hàng hoá là Thành phẩmĐối với những hàng hoá vừa không có nhu cầu theo dõi tồn trên kho, vừa không phát sinh doanh thu, chi phí mà chỉ làm một chỉ tiêu phục vụ cho việc in hoá đơn GTGT như: chiết khấu thương mại... kế toán sẽ chọn tính chất của hàng hoá đó là Diễn giải.Chọn nhóm vật tư hàng hóa phần mềm cho phép 1 VTHH theo dõi được nhiều nhóm VTHH4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁNhập mô tả thời hạn bảo hành, số lượng tồn tối thiểu, nguồn gốc.Nhập đơn vị chính, nếu VTHH này theo dõi nhiều đơn vị tính thì chọn 1 đơn vị mà quý vị thường theo dõi trên báo cáo kho làm đơn vị chínhTab Ngầm định: NSD khai báo Kho ngầm định, tài khoản kho, tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí, tỷ lệ chiết khấu thương mại, Đơn giá mua, bán, thuế suất GTGT, nhập khẩu, xuất khẩuCác thông tin được khai báo tại tab Ngầm định sẽ được tự động lấy lên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hóa khi thêm mới chứng từTab Chiết khấu: cho phép thiết lập các định mức chiết khấu thương mại sẽ được áp dụng khi bán vật tư, hàng hóa.  Tích chọn Chiết khấu, lựa chọn loại chiết khấu, sau đó nhập thông tin với số lượng từ bao nhiêu đến bao nhiêu sẽ được hưởng chiết khấu bao nhiêu % hoặc bao nhiêu tiền ==> NSD khai báo chiết khấu để khi bán hàng mà đạt mức quy định trong khoảng đã khai báo này phần mềm sẽ tự động hiển thị mức chiết khấu cho mặt hàng đó.4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁTab Đơn vị chuyển đổi: Đối với các vật tư, hàng hoá có nhu cầu quản lý theo nhiều đơn vị tính, thì quý vị khai báo thêm các đơn vị quy đổi trên tab Đơn vị chuyển đổi . VD: Đơn vị chính là cây , khai báo đơn vị chuyển đổi 1 là Bao, tỷ lệ chuyển đổi về đv chinh 12, phép tính chuyển đổi là Phép chia, mô tả 1 Bao = 1/12 cây; Thùng, tỷ lệ chuyển đổi về đv chinh 24, phép tính chuyển đổi là Phép nhân, mô tả 1 Thùng = 24.00 câyLưu ý:Để tránh tình trạng giá trị bị lệch vài đơn vị lẻ khi in các báo cáo theo đơn vị quy đổi, khi khai báo vật tư, hàng hoá kế toán nên chọn đơn vị tính chính là đơn vị nhỏ nhất.  Đối với các vật tư, hàng hoá áp dụng đơn vị tính quy đối, kế toán có thể thiết lập được danh sách đơn giá mua và danh sách đơn giá bán theo từng đơn vị quy đổi.4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁTab Mã quy cách: sử dụng trong trường hợp hàng hoá có nhu cầu quản lý theo nhiều đặc tính VD: Quần, áo, giầy... theo dõi màu sắc, size; Sim điện thoại theo dõi theo số serial Để theo dõi được các đặc tính (hay còn gọi là mã quy cách), tích chọn ô “Theo dõi vật tư, hàng hoá theo mã quy cách"  phần mềm cho phéo NSD khai báo các đặc tính của hàng hoáVD: Hàng hoá là áo có 2 đặc tính cần theo dõi là : màu sắc, size thì quý vị tích chọn mã quy cách 1- mã quy cách 2, rồi nhập tên của mã quy cách vào cột “Tên hiển thị”. Nếu từng đặc tính của hàng hoá lập đi lập lại thông tin khi khai báo mã quy cách nhập kho, xuất kho thì NSD tích chọn ô “Cho phép trùng” để khi nhập kho phần mềm cho phép nhập trùng các thông tin của mã quy cách nàyVD: đạt tên màu, size, tích vào ô Cho phép trùngNếu hàng hoá có các mã quy cách khác nhau chỉ khai báo 1 lần thì không tích chọn ô “Cho phép trùng” để khi nhập kho phần mềm không cho phép nhập trùng các thông tin của mã quy cách này VD: xe máy theo dõi số khung, số máy thông tin này của từng xe là khác nhau, số seria của sim điện thoại )Sau khi khai báo xong thông tin của Vật tư hàng hóa, nhấn Cất4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁ4.9 VẬT TƯ HÀNG HOÁTab Định mức: Trường hợp vật tư, hàng hóa có tính chất là Thành phẩm (chọn tính chất là Thành phẩm) và thành phẩm này có định mức xuất kho NVL, hay định mức lắp ráp hoặc tháo dỡ trên thì khai báo các thông tin này bên tab Định mức nguyên vật liệu Để khi xuất kho NVL để sản xuất thành phầm này phẩm mềm sẽ tự động cập nhật số lượng NVL tương ứng cần để sản xuất thành phẩm.Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp áp dụng giá bán là giá sau thuế, kế toán sẽ phải vào menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Tuỳ chọn chung để tích chọn thông tin Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế và khi khai báo vật tư hàng hoá kế toán sẽ phải tích chọn thông tin Giá bán là đơn giá sau thuế trên tab Ngầm định.4.10 TÀI KHOẢN NGÂN HÀNGĐể khai báo tài khoản ngân hàng, quý vị cần thực hiện 2 bước:Bước 1: Kiểm tra xem ngân hàng đó đã có trong danh sách chưaBước 2: Khai báo tài khoản ngân hàngBước 1: Kiểm tra xem ngân hàng đó đã có trong danh sách chưaKiểm tra xem ngân hàng mà NSD muốn khai báo tài khoản đã có trên phần mềm hay chưa bằng cách :Vào menu Danh mục\Ngân hàng\Ngân hàng,  Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các Ngân hàng hiện tại đang hoạt động, NSD kiểm tra lại danh sách, nếu chưa có thông tin ngân hàng trong danh sách thì khai báo bổ sung bằng cách nhấn Thêm.Nhập các thông tin như Tên viết tắt, Tên đầy đủ, Tên tiếng Anh, Địa chỉ hội sở chính, Diễn giải nếu cóTrường hợp muốn khai báo logo của ngân hàng, nhấn chọn chức năng Chọn logoNhấn Cất. Muốn xoá bỏ logo: Nhấn chuột phảitại phần thông tin logo, chọn Loại bỏ.4.10 TÀI KHOẢN NGÂN HÀNGBước 2: Khai báo tài khoản ngân hàngVào Danh mục\Ngân hàng\Tài khoản ngân hàng.Chọn Thêm.Nhập thông tin: Số tài khoản, Tên ngân hàng, và các thông tin Mở tại ngân hàng, địa chỉ nơi mở, ghi chú (nếu có)Khai báo xong nhấn Cất. Để sửa lại thông tin tài khoản ngân hàng đã khai báo, nhấn Sửa trên thanh công cụ.Đối với các tài khoản ngân hàng không có nhu cầu theo dõi nữa, nhấn Sửa trên thanh công cụ, sau đó tích chọn Ngừng theo dõi.4.11 LOẠI TIỀNVào Danh mục\Khác\Loại tiền. Phần mềm đã̃ thiết lập danh sách các loại tiền thông thường hay sử dụng để hạch toán chứng từ phát sinh tại doanh nghiệp. Quý vị kiểm tra lại danh sách loại tiền, trường hợp muốn khai báo bổ sung, quý vị nhấn chọn chức năng Thêm.Tại tab Thông tin chung: Khai báo Mã, Tên loại tiền, Phép tính quy đổi, Tỷ giá quy đổi, Cách đọc số tiền bằng chữ tiếng Việt, Cách đọc số tiền bằng chữ tiếng Anh.Tab Mệnh giá để khai báo các mệnh giá gắn với loại tiền đó.Khai báo xong quý vị nhấn CấtLưu ý: Với những loại tiền ngoại tệ mà đơn vị có sử dụng để hạch toán thì quý vị phải nhập lại tỷ giá của các loại ngoại tệ tại đây để khi nhập số dư ngoại tệ đầu năm phần mềm sẽ tự động lấy tỷ giá đã khai báo tại đây để tính số tiền quy đổi.4.12 DANH MỤC KHÁCĐiều khoản thanh toánNSD khai báo danh sách này để khi khai báo khách hàng, NCC có thể chọn được các điều khoản thanh toán đã khai báoVào Danh mục/ Khác/ Điều khoản thanh toánMã thông kêĐể sử dụng chọn trong các chứng từ phát sinh, để thông kê tiêu chí nào đó theo nhu cầu quản trị của đơn vịVào Danh mục/ Khác/ Mã thống kê4.12 DANH MỤC KHÁCKhoản mục chi phíSử dụng trong việc lập dự toán chi và theo dõi các khoản chi phát sinh thực tế Vào Danh mục\Chi phí\Khoản mục chi phíTài khoản kết chuyển, Định khoản tự động Phần mềm đã ngầm định khia báo sẵn, NSD không cần phải khai báo, tuy nhiên nếu muốn bổ sung hay chỉnh sửa thì vào:Danh mục/ Tải khoản, chọn Tài khoản kết chuyển, hay Định khoản tự độngChọn thêm, hay sửa