Bài giảng Tin học đại cương - Phần 5: Microsoft Powerpoint 2010 - Lê Thị Quỳnh Nga

PHẦN 5 MICROSOFT POWERPOINT 2010 GIỚI THIỆU PowerPoint là phần mềm cho phép người sử dụng tạo ra các bài thuyết trình (Presentation) một cách sinh động dưới dạng đồ họa. Thông qua bài thuyết trình này, các diễn giả có thể đứng nói để diễn tả các ý tưởng và suy nghĩ của mình. Phần mềm này cũng giúp cho bạn giải phóng khỏi các công việc vẽ các báo biểu bằng tay, thay vào đó, dành thời gian cho việc thể hiện các ý tưởng GIỚI THIỆU • Cách 1: Lệnh Start  All Programs Microsoft Office  Microsoft PowerPoint 2010, hoặc Start nhập dòng chữ Microsoft PowerPoint 2010 vào ô • Cách 2: Nhấp chuột vào Shortcut Icon trên Desktop (nếu có) Khởi động GIỚI THIỆU • Cách 1: Lệnh File  Exit • Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 • Cách 3: Nhấp vào nút • Cách 4: Nhấp đôi vào biểu tượng ở góc trái trên của cửa sổ Thoát CÁC KHÁI NIỆM Một tập tin của PowerPoint gọi là một Presentation (bài thuyết trình), có tên mặc định là Presentation1, Presentation2 ... , bạn có thể thay đổi tên mặc định bằng lệnh File  Save As, tập tin đó là một cách để thể hiện ý tưởng, suy nghĩ của bạn thông qua các cách trình bày Presentation CÁC KHÁI NIỆM Một bài thuyết trình có một hoặc nhiều slide. Template Một template là một bài thuyết trình mẫu (được soạn thảo sẵn), cho phép người dùng lựa chọn, chỉnh sửa để soạn thành bài thuyết trình riêng của mình. Slide CÁC THAO TÁC TRÊN BÀI PRESENTATION • Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N • Cách 2: Nhấp vào biểu tượng trên Quick Access Toolbar (nếu có) • Cách 3: Chọn lệnh File  New  Blank Presentation (sau đó nhấp đôi vào mục cuối hay chọn mục cuối rồi nhấp vào Create Tạo 1 bài presentation CÁC THAO TÁC TRÊN BÀI PRESENTATION • Cách 1: Chọn lệnh File  Recent, để mở một bài thuyết trình gần đây bằng cách chọn một bài thuyết trình ở khung Recent Presentation ở bên phải. • Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O • Cách 3: Chọn lệnh File  Open Mở 1 bài presentation CÁC THAO TÁC TRÊN BÀI PRESENTATION • Cách 1: nhấn tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 (lần đầu tiên lưu) • Cách 2: Chọn lệnh File  Save As Cả hai cách đều làm xuất hiện hộp thoại Save As, bạn chọn đường dẫn cho tập tin, gõ tên tập tin vào hộp File name, rồi nhấp nút Save. Lưu 1 bài presentation CÁC THAO TÁC TRÊN BÀI PRESENTATION • PowerPoint Presentation (.pptx): định dạng tập tin PowerPoint 2010, PowerPoint 2007. • PowerPoint 97-2003 Presentation (.ppt): định dạng tập tin có thể mở bằng Microsoft PowerPoint 97 đến Microsoft PowerPoint 2003. • PDF (.pdf): định dạng tập tin văn bản của Adobe Systems. • PowerPoint Show (.pps; .ppsx): định dạng tập tin cho phép bài presentation luôn mở ở hiển thị Slide Show view. • Windows Media Video (.wmv): bài thuyết trình được lưu dưới dạng một tập tin video. Một số định dạng CÁC KIỂU HIỂN THỊ CÁC KIỂU HIỂN THỊ Normal View là kiểu hiển thị thông thường một bài thuyết trình, cũng là chế độ để soạn thảo bài thuyết trình. Normal View gồm bốn vùng làm việc: 1. Slides tab 2. Outline tab 3. Slide pane 4. Notes pane Normal view CÁC KIỂU HIỂN THỊ Slide Sorter View là kiểu hiển thị các slide dưới dạng thumbnail. Kiểu hiển thị này giúp bạn dễ dàng sắp xếp và tổ chức thứ tự các slide Lệnh View  Presentation Views  Slide Sorter Slide Sorter View CÁC KIỂU HIỂN THỊ Notes Page View là kiểu hiển thị cho phép bạn xem và nhập ghi chú cho slide hiện hành. Bạn cũng có thể xem và nhập ghi chú trong kiều Normal View Lệnh View  Presentation Views  Notes Page Notes Page View CÁC KIỂU HIỂN THỊ Sử dụng kiểu hiển thị này để xem bài presentation như khi trình chiếu slide mà không để cho người xem (audience) thấy được. Slide được trình chiếu có kích thước vừa trong cửa sổ. Lệnh View  Presentation Views  Reading View Reading View CÁC KIỂU HIỂN THỊ Bao gồm các kiểu hiển thị Slide, Handout, và Notes. Đây là những slide lưu trữ các thông tin định dạng chung cho toàn bộ các slide trong presentation hiện hành, bao gồm phông nền (background), màu, định dạng font, các hiệu ứng Master View CÁC KIỂU HIỂN THỊ • Dùng để trình chiếu bài presentation. Để thoát khỏi hiển thị Slide Show, bấm ESC • Presenter View: Bằng việc sử dụng 2 màn hình, bạn có thể chạy một chương trình khác hay hiển thị các ghi chú của bài presentation nhưng người xem (audience) sẽ không nhìn thấy được. Để sử dụng kiểu hiển thị này, máy tính của bạn phải bật tính năng Multiple Monitor, và Presenter view Slide Show View THÊM SLIDE MỚI Home  Slides  New Slide hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+M THAY ĐỔI LAYOUT CHO 1 SLIDE • Thực hiện các bước sau: – Ở kiểu Normal View, nhấp chọn slide mà bạn muốn thay đổi layout – Chọn lệnh Home  Slides  Layout, nhấp chọn một kiểu layout trong danh sách SAO CHÉP SLIDE • Cách 1: Ở kiểu Normal View hay kiểu Slide Sorter View, chọn slide mà bạn muốn sao chép, nhấn giữ phím Ctrl, kéo slide đó vào vị trí mới, rồi nhả chuột, nhả phím Ctrl. • Cách 2: Thực hiện các bước sau: – Ở kiểu Normal View, chọn slide muốn sao chép (nguồn), – Chọn Home  Clipboard  Copy hay hay Ctrl+C hay (nhấp phải chuột, chọn Copy) – Nhấp vào vị trí muốn đặt slide (đích) – Chọn Home  Clipboard  Paste hay hay Ctrl+V hay (nhấp phải chuột, chọn Paste Options ) DI CHUYỂN SLIDE • Cách 1: Ở kiểu Normal View hay kiểu Slide Sorter View, chọn slide mà bạn muốn di chuyển, kéo slide đó vào vị trí mới. • Cách 2: Thực hiện các bước sau: – Ở kiểu Normal View hay kiểu Slide Sorter View, chọn slide muốn di chuyển (nguồn) – Chọn lệnh Home  Clipboard  Cut hay hay nhấn Ctrl+X hay (nhấp phải chuột, chọn Cut) – Nhấp vào vị trí muốn đặt slide (đích) – Chọn lệnh Home  Clipboard  Paste hay hay nhấn Ctrl+V (nhấp phải chuột, chọn Paste Options ) CHÈN THỨ TỰ SLIDE, NGÀY, HEADER, FOOTER Để thêm số thứ tự của slide, ngày giờ, header, footer vào slide hay vào trang ghi chú, thực hiện các bước sau: – Chọn lệnh Insert  Text Slide Number hay lệnh Insert  Text Date & Time hay lệnh Insert  Text Header & Footer – Cả 3 lệnh đều làm xuất hiện hộp thoại Header and Footer với 2 thẻ Slide và Notes and Handouts CHÈN THỨ TỰ SLIDE, NGÀY, HEADER, FOOTER ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Định dạng kích thước slide: – Lệnh Design  Page Setup Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Áp dụng các template: • Chọn lệnh File  New • Xuất hiện một màn hình ở bên phải, dùng một trong hai khung: – Khung Available Templates and Themes: • Để sử dụng lại một template mà bạn vừa mới sử dụng, bạn chọn Recent Templates. • Để sử dụng một template mà trước đây bạn đã cài đặt vào máy tính, chọn My Templates, chọn template mong muốn, nhấp OK. – Khung Office.com Templates: chọn một loại template, chọn một template trong danh sách, nhấp Download để tải template từ trang web Office.com về máy tính của bạn. ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Áp dụng các chủ đề (Theme): • Chọn lệnh Design  Themes ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Thay đổi nền (background) cho slide: • Chọn lệnh Design  Background  Background Styles  Format Background, xuất hiện hộp thoại Format Background ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Đưa các đối tượng vào slide: • Chọn lệnh Insert  nhóm đối tượng  đối tượng muốn chèn vào ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Tạo hiệu ứng các vùng trong slide • Có 4 loại hiệu ứng khác nhau trong PowerPoint 2010 – Hiệu ứng đi vào (Entrance): ví dụ như đối tượng xuất hiện từ mờ đến rõ, bay vào slide từ một góc, ... – Hiệu ứng biến mất (Exit): ví dụ như đối tượng bay ra khỏi slide, biến mất, bay ra khỏi slide theo hình xoắn ốc – Hiệu ứng nhấn mạnh (Emphasis): ví dụ như thu hẹp hay tăng độ lớn của đối tượng, thay đổi màu sắc, – Hiệu ứng chuyển động theo đường dẫn (Motion Paths): ví dụ như đối tượng di chuyển lên xuống, qua trái, sang phải, theo hình sao, hình tròn, ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Thiết lập hiệu ứng cho đối tượng • Chọn đối tượng muốn lập hiệu ứng • Dùng lệnh Animations  Animation, nhấp nút More , chọn một hiệu ứng mong muốn trong danh sách các hiệu ứng ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Làm việc với Animation Pane Animation Pane: là cột bên phải, hiển thị danh sách các hiệu ứng được thiết lập trên slide hiện hành. Animation Pane hiển thị các thông tin quan trọng về hiệu ứng như loại hiệu ứng, thứ tự các hiệu ứng, tên các đối tượng, thời lượng hiệu ứng [1] Các số thứ tự của các hiệu ứng [2] Timelines: thời lượng của hiệu ứng. [3] Các biểu tượng thể hiện loại hiệu ứng. [4] Thiết lập các thông số cho hiệu ứng ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Định cách di chuyển khi trình bày • Chọn cách xem là Slide Sorter View hoặc Normal View • Chọn slide bạn muốn thiết lập cách chuyển slide • Chọn lệnh Transitions  Transition To This Slide  loại hiệu ứng chuyển slide mà bạn muốn thiết lập. • Để thấy được các hiệu ứng khác, chọn nút More Để tạo một bài presentation hiệu quả • Cần tối thiểu hóa số slide trong bài thuyết trình. • Chọn font chữ phù hợp để khán giả có thể nhìn từ xa: Nên chọn các loại font như Helvetica hay Arial, tránh các loại font chữ hẹp, như Arial Narrow hay những loại font sắc nét, có chân như Times New Roman. • Chọn cỡ chữ phù hợp để giúp khán giả có thể nhìn được các thông tin. Để tạo một bài presentation hiệu quả • Sử dụng các điểm đánh dấu đầu đoạn văn hoặc các câu văn ngắn gọn, cố gắng thể hiện mỗi ý trên một dòng. – Thông thường, nên duy trì một dòng 6 từ, và không quá 6 dòng trên một slide – Hãy để khán giả lắng nghe bạn trình bày các thông tin chứ không phải là đọc màn hình Để tạo một bài presentation hiệu quả • Sử dụng đồ họa để truyền tải thông điệp • Hình nền của slide cần tinh tế và nhất quán • Duy trì độ tương phản cao giữa màu nền và màu chữ • Kiểm tra lỗi chính tả Để trình chiếu một bài thuyết trình hiệu quả • Chuẩn bị trước và kiểm tra để đảm bảo các thiết bị được kết nối và hoạt động bình thường. • Đừng giả định rằng bài thuyết trình của bạn sẽ hoạt động tốt trên máy tính khác. • Đảm bảo rằng độ phân giải màn hình trình chiếu giống như trên máy tính mà bạn soạn thảo bài thuyết trình. • Tắt chế độ màn hình chờ để khán giả có thể chú ý vào nội dung của bài presetation. Để trình chiếu một bài thuyết trình hiệu quả • Cần kiểm tra bài thuyết trình trên màn hình trình chiếu trước khi thuyết trình chính thức. • Khi bạn không sử dụng con trỏ, tránh cầm chuột. • Không đọc bài thuyết trình, chữ trên slide nên là gợi ý cho người trình bày chứ không phải là thông điệp đầy đủ gởi đến khán giả. • Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình. • Mỗi lần thuyết trình, cần theo dõi thái độ của khán giả