Bài giảng Tin học đại cương - Phần 3: Microsoft Word 2010 - Lê Thị Quỳnh Nga

ỉ cập nhật số trang – Update entire table: cập nhật toàn bộ mục lục Chương 4: Làm việc với bảng (Table) • Tạo bảng • Thao tác trên bảng • Hiệu chỉnh cấu trúc bảng • Tính chất bảng • Định dạng bảng • Làm việc với dữ liệu trong bảng BẢNG (TABLE) Chèn bảng BẢNG (TABLE) Vẽ bảng BẢNG (TABLE) Chèn bảng tính Excel BẢNG (TABLE) Chèn bảng mẫu CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Di chuyển con trỏ trong bảng Phím Tác dụng ← → ↑ ↓ Di chuyển con trỏ từ ô đến ô, từ hàng đến hàng. Tab Di chuyển con trỏ đến ô liền sau. Trường hợp con trỏ ở ô cuối cùng trong bảng, nếu nhấn phím Tab thì Word sẽ tự động tạo thêm hàng mới. Shift + Tab Di chuyển con trỏ đến ô liền trước Ctrl + Tab Di chuyển con trỏ từ Tab này sang Tab khác trong cùng ô. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn ô trong bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Cell. • Hoặc nhấp phải chuột rồi chọn lệnh Select / Cell • Hoặc nhấp trái chuột liên tiếp 3 lần. • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến mép trái của ô đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình  thì nhấp trái chuột. • Hoặc đưa con trỏ đến dòng cuối trong ô rồi nhấn phím Shift + End. • Chọn nhiều ô: Đưa con trỏ vào ô đầu tiên muốn chọn và rê chuột đến ô cuối. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn hàng trong bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Row. • Hoặc nhấp phải chuột rồi chọn lệnh Select / Row. • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến lề trái của hàng cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình  thì nhấp giữ nút trái và rê chuột lên hay xuống để chọn nhiều hàng. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn cột trong bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Column. • Hoặc nhấp phải chuột rồi chọn lệnh Select / Column. • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến mép trên của cột cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình  thì nhấp giữ nút trái và rê chuột qua phải hay trái để chọn nhiều cột. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn cả bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Table. • Hoặc nhấn phím Alt + Shift + 5 (nhóm phím số phía phải bàn phím). • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến góc trên bên trái của ô đầu tiên của bảng, rồi nhấp chuột vào ô vuông nhỏ có dấu +. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Chèn hàng, cột vào bảng • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Rows & Columns  Insert • Chọn lệnh Insert Above (hoặc Insert Below, Insert Left, Insert Right) tùy theo bạn muốn thêm hàng bên trên (hoặc hàng bên dưới, cột bên trái, cột bên phải). HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Chèn bảng vào bảng • Chọn một ô trong bảng. • Chọn lệnh Insert  Tables  Table, bạn sẽ được một bảng con nằm trong ô đang chọn. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Xóa hàng, cột, ô, bảng • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Rows & Columns  Delete. • Bạn có thể chọn lệnh Delete Rows (hoặc Delete Columns, Delete Cells, Delete Table) tùy theo bạn muốn xóa hàng (hoặc cột, ô, bảng). HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Trộn ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout Merge Merge Cells. • Ngoài cách dùng nút lệnh trong Ribbon, bạn có thể dùng nút phải chuột và chọn lệnh Merge. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Tách ô • Chọn ô muốn tách. • Chọn lệnh Table Tools  Layout Merge  Split Cells. • Trong hộp thoại Split Cells bạn cho số cột, số hàng được tạo ra. • Ngoài cách dùng nút lệnh trong ribbon, bạn có thể dùng nút phải chuột và chọn lệnh Split Cells. TÍNH CHẤT BẢNG Table Tools  Layout  Properties • Tính chất bảng: thẻ Table • Tính chất hàng: thẻ Row • Tính chất cột: thẻ column • Tính chất ô: thẻ Cell ĐỊNH DẠNG BẢNG Canh lề chữ trong ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Alignment. • Bạn có thể chọn một trong 9 nút trong ngăn Alignment để canh lề chữ trong ô theo chiều ngang lẫn chiều đứng. ĐỊNH DẠNG BẢNG Thay đổi hướng chữ trong ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Alignment. • Bạn có thể thay đổi hướng chữ trong ô bằng cách lần lượt nhấp chuột vào nút Text Direction để chọn một trong ba hướng chữ thích hợp ĐỊNH DẠNG BẢNG Thay đổi lề ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Alignment  Cell Margin. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Sắp xếp dữ liệu • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Data  Sort. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Sử dụng công thức trong bảng • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Data  Formula. THÍ DỤ VỀ CỘNG CÁC Ô DÙNG CÔNG THỨC Phía trên ô hiện tại =SUM(ABOVE) Bên dưới ô hiện tại =SUM(BELOW) Phía trên và bên dưới ô hiện tại =SUM(ABOVE,BELOW) Bên trái ô hiện tại =SUM(LEFT) Bên phải ô hiện tại =SUM(RIGHT) Bên trái và bên phải ô hiện tại =SUM(LEFT,RIGHT) Bên trái và phía trên ô hiện tại =SUM(LEFT,ABOVE) Bên phải và phía trên ô hiện tại =SUM(RIGHT,ABOVE) LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Chuyển bảng thành văn bản • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Data  Convert to Text. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Chuyển văn bản thành bảng • Chọn vùng dữ liệu văn bản muốn chuyển thành bảng. • Chọn lệnh Insert  Tables  Table  Convert Text to Table. Chương 5: Thao tác trên các đối tượng • Chèn biểu tượng – Symbol – Equation • Chèn hình minh họa – Picture – Clip Art – Shapes – SmartArt – Chart • Chèn văn bản CHÈN BIỂU TƯỢNG Chèn ký tự đặc biệt • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Symbols  Symbol. • Bạn có thể chọn ký tự đặc biệt vừa dùng gần đây hoặc nhấp More Symbols để chọn ký tự khác CHÈN BIỂU TƯỢNG Chèn biểu thức toán học • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Symbols  Equation. • Bạn có thể dùng các nút lệnh trong các nhóm Equation Tools  Tools, Equation Tools  Symbol hoặc Equation Tools  Design  Structures để thiết kế các công thức toán học CHÈN BIỂU TƯỢNG Chèn biểu thức toán học • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Symbols  Equation. • Bạn có thể dùng các nút lệnh trong các nhóm Equation Tools  Tools, Equation Tools  Symbol hoặc Equation Tools  Design  Structures để thiết kế các công thức toán học CHÈN HÌNH MINH HỌA Chèn file hình ảnh • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Picture • Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn chọn một tập tin hình ảnh trong máy tính và nhấp nút Insert để đưa nó vào tài liệu CHÈN HÌNH MINH HỌA Chèn file hình ảnh • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Picture • Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn chọn một tập tin hình ảnh trong máy tính và nhấp nút Insert để đưa nó vào tài liệu CHÈN HÌNH MINH HỌA Chèn hình mẫu (Clip Art) • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Clip Art CHÈN HÌNH MINH HỌA Hình vẽ (Shapes) • Đặt con trỏ vào vị trí cần vẽ hình. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Shapes • Nhấp chọn một hình vẽ trong danh mục, con trỏ biến thành hình + , rê chuột để vẽ hình đó. • Bạn có thể chọn nút New Drawing Canvas để vẽ khung hình và vẽ nhiều hình vào khung đó CHÈN HÌNH MINH HỌA Hình vẽ (Shapes) CHÈN HÌNH MINH HỌA SmartArt (Sơ đồ) • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations  SmartArt. • Bạn có thể chọn một mẫu sơ đồ trong danh sách liệt kê CHÈN HÌNH MINH HỌA SmartArt (Sơ đồ) CHÈN HÌNH MINH HỌA Biểu đồ • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations  Chart • Bạn có thể chọn một mẫu biểu đồ trong danh sách liệt kê CHÈN HÌNH MINH HỌA CHÈN HÌNH MINH HỌA Chụp ảnh màn hình (Screenshot) • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations  Screenshot • Bạn chọn một màn hình để chụp lại CHÈN VĂN BẢN Text box • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Text  Text Box. • Bạn chọn một mẫu thích hợp để chèn vào tài liệu CHÈN VĂN BẢN WordArt • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert Text WordArt. • Bạn chọn một mẫu thích hợp để áp dụng cho Word Art CHÈN VĂN BẢN CHÈN VĂN BẢN DropCap • Chọn đoạn văn bản cần tạo Drop Cap. • Chọn lệnh Insert Text  Drop Cap. • Chọn một trong hai hình thức Drop Cap là Dropped hoặc In Margin, chọn None để hủy bỏ Drop Cap Chương 6: Một số chức năng thông dụng khác • Thư tín • Watermark • AutoCorrect THƯ TÍN Trộn thư • Lệnh Mailings Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard, gồm có 6 bước: – Bước 1: Chọn kiểu tài liệu sẽ làm việc (Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, Directory) – Bước 2: Chọn tài liệu mẫu sẽ trộn (Sử dụng tài liệu hiện tại, chọn từ mẫu template, chọn từ tài liệu đã có sẵn) – Bước 3: Chọn người nhận thư – Bước 4: Viết thư, điều chỉnh lại trang tài liệu mẫu ban đầu. – Bước 5: Xem trước thư trộn. – Bước 6: Hoàn tất, trộn và xem tất cả các tài liệu đã được tạo ra WATERMARK • Watermark là chức năng tạo nội dung mờ phía sau văn bản. • Để thực hiện chọn chức năng: Page Layout Watermark – Chọn các mẫu có sẵn từ danh sách. – Hoặc mở Custom Watermark để thiết kế lại nội dung theo ý mình bằng cách chọn hình ảnh, hoặc nhập vào nội dung chuỗi văn bản trong hộp thoại này. – Remove Watermark: xóa Watermark hiện có WATERMARK AUTOCORRECT • Trong quá trình soạn thảo văn bản, ta thường định nghĩa các từ viết tắt. Quá trình này giúp soạn thảo nhanh và chính xác hơn. • Chọn chức năng File  Options  Proofing  AutoCorrect Options