Bài giảng Thuyết trình hiệu quả với PowerPoint - Nguyễn Tường Dũng

Presentation skills 1. Vai trò của Power Point 2. Thiết kế với Power Point Nội dung thảo luận 3. Trước khi tt với pp 4. Trong khi tt với pp  Mục đích của NTT khi sử dụng PPT để TT: o Trình bày dàn bài o Làm sáng sủa các ý tưởng o Nhấn mạnh các vấn đề then chốt o Thể hiện các mối liên hệ o Cung cấp các thông tin hiển thị: mô phỏng, video o Tiết kiệm thời gian o Tăng cường thảo luận với cử toạ Improve the distribution of information 1. Vai trò, mục đích của PP  Power Point chỉ hỗ trợ cho NTT chứ không thể là chính bài TT. o Hãy nhớ, chỉ NTT giỏi mới có thể không để mình bị “Chết” vì power point o Tất cả những yếu tố trên giúp NTT thuyết trình bằng PP hay hơn  NHƯNGNTT phải làm cho nó: o Hấp dẫn o Mang thông tin hữu ích 2. Thiết kế với Power Point  Sáng tạo nhưng đơn giản  Kích thích cử toạ  Sử dụng màu sắc, đồ hoạ, khôn ngoan  Không làm cử toạ rối trí về nội dung  Giữ thiết kế ổn định và đẹp mắt  Sử dụng “Slide Master” để bài trình bày được thống nhất Khi thiết kế PP nên  Văn bản, chữ viết  Đồ hoạ và âm thanh  Hình ảnh, mô phỏng, video  Bảng biểu và sơ đồ  Màu sắc và nền  Hiệu ứng Thiết kế pp với các thành phần  Cấu trúc không rõ ràng  Các slide quá nhiều chữ và thông tin o Chuyển từ đọc chép sang nhìn chép  Nền (background) không phù hợp hay quá nhiều kiểu nền trong một bài TT  Sử dụng màu, cỡ, kiểu chữ không đúng  Lạm dụng hay sử dụng không khôn ngoan các hiệu ứng của power point  Dùng hình ảnh, video, mô phỏng minh họa không hiệu quả Các lỗi thiết kế với PP chung  Tổ chức: logic và rõ ràng o Sample 1 o Sample 2  Nội dung: o chọn lựa o ngắn gọn o xúc tích  Quan trọng: luôn nghĩ về o Mục tiêu của bài TT Tổ chức và nội dung  Không nhồi nhét các slide.  Giới hạn văn bản theo quy tắc “7-7”. o Nếu nhiều chữ quá cử toạ sẽ không quan tâm đến slide  Tránh sử dụng các đoạn dài. o Đối với mỗi một gạch đầu dòng, cần duy trì các chữ trong vòng một dòng hoặc tối đa là hai dòng  Sử dụng các bullet.  Giới hạn ý tưởng chính cho mỗi slide. o Mỗi slide chỉ trình bày 1 ý chính Chữ viết  Không dùng tất cả chữ in: o CHỮ IN SẼ KHÓ ĐỌC HƠN o Chỉ sử dụng để NHẤN MẠNH  Chữ nghiêng được dùng khi “trích dẫn” o Hay được dùng để làm nổi rõ những ý kiến hay ý tưởng  Sử dụng đúng các cỡ chữ và kiểu chữ o Các kiểu chữ khác nhau sẽ làm cho cử toạ bị rối  Hạn chế đổi kiểu font o Tránh sử dụng các kiểu chữ có chân. o Sử dụng cỡ chữ thích hợp (24 – 40) Chữ viết  Tựa đề chính và phụ của các slide  Xuất hiện các điểm bullet theo từng thời điểm  Thống nhất một kiểu chuyển chữ  Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả Chữ viết  Cần liên quan với nội dung của thông điệp và giúp làm cho thông điệp được rõ hơn  Nếu không liên quan đến thông điệp sẽ làm cho cử toạ bị phân tán  Hình ảnh là kênh truyền thông điệp hữu hiệu  Các hình ảnh nên có dung lượng nhỏ hơn 2MB và format ở dạng JPG Khi dùng hình ảnh  Nên thêm đồ hoạ và âm thanh vào nội dung  Âm thanh phải phù hợp  Nếu hiệu ứng âm thanh được sử dụng, đợi đến khi âm thanh kết thúc hãy nói  Đồ hoạ phải hiệu quả  Nên dùng mô phỏng, video để tăng hiệu quả o Ngôn ngữ điện ảnh o Diễn tả những cái trừu tượng phức tạp o Cử toạ hứng thú, nhớ lâu Đồ họa, âm thanh, mô phỏng, video  Bảng, đồ thị và sơ đồ nên đơn giản  Sử dụng các đồ thị hình thanh (bar graph) và biểu đồ hình bánh (pie) thay vì các bảng dữ liệu thô.  Không sử dụng quá 4 màu trên cùng 1 đồ thị Bảng, đồ thị, sơ đồ  Sử dụng màu hạn chế; tối đa là 2-3 màu  Sử dụng nền đơn giản, làm nổi chữ  Thống nhất màu, nền cho tất cả các slide Màu và nền  Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung  Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn  Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 6 m  Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp Màu sắc  Chọn một kiểu chuyển ( đây không phải là phim)  Thu hút sự quan tâm của cử toạ bằng cách xuất hiện từng nội dung ở từng thời điểm Hiệu ứng  Nên có thời gian diễn tập đúng mức  Tính toán thời gian cho bài TT  Nên sử dụng quen thuộc các thiết bị có liên quan như máy chiếu, laptop  Công tác chuẩn bị quyết định sự thành công 3. Trước khi TT với powerpoint  Không nên đọc slide.  Nói rõ ràng và thoải mái  Giới thiệu ngắn gọn khi bắt đầu.  Sau đó là phần nội dung  Cuối cùng tổng kết lại những điểm quan trọng. 4. Trong quá trình TT với PP  Sử dụng thiết bị điều khiển từ xa để NTT có thể di chuyển khi nói.  Không dùng tay chỉ vào màn hình  Nếu sử dụng thiết bị chỉ laser, NTT không di chuyển quá nhanh.  NTT không chỉ bút laser vào cử toạ  Nếu nội dung phức tạp, hãy in các slide ra giấy để cho cử toạ có thể ghi chú (take notes). Trong khi TT với PP Presentation skills