Bài giảng Quản trị văn phòng (Management of Office) - Chương 4: Quản trị hội họp- Nguyễn Nam Hà

108 August 2021PERIODS FOR LECTURE: 3HOME STUDY: 6MEETING MANAGEMENTCHAPTER 4208 August 2021SỐ TIẾT GIẢNG: 3TỰ HỌC: 6QUẢN TRỊ HỘI HỌPCHƯƠNG 4308 August 2021■ Organizing meetings■ Classification of meeting■ Conference preparation■ Control conference■ Up the program, planningCONTENT OF THE LECTURE408 August 2021■ Tổ chức các cuộc hội họp■ Phân loại hội họp■ Chuẩn bị hội nghị■ Điều khiển hội nghị■ Lập chương trình, kế hoạchNỘI DUNG BÀI GIẢNG508 August 2021■ Meeting is a collection of many of a period of time under the control of a person (Chaired or Presidency), aims to:● Discuss one / problems● Find the best solution to solve these problems.1. ORGANIZE OF MEETINGS1.1. CONCEPT OF MEETING608 August 20211. TỔ CHỨC HỘI HỌP1.1. KHÁI NIỆM HỘI HỌP■ Hội họp là sự tập hợp nhiều người trong một thời gian nhất định đặt dưới sự điều khiển của một người (chủ trì, chủ tịch đoàn), nhằm mục đích: ● Bàn luận về một / nhiều vấn đề ● Tìm giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề đó.708 August 2021■ Create unity of perception, perspective.■ Creating coordination in the work■ Share knowledge and experience■ Stimulate debate in order to find the optimal solution■ Popular policy, planning, work■ Remove difficulties■ Fix errors in the implementation process.1.2. MEANING OF MEETING808 August 2021■ Tạo sự thống nhất về nhận thức, quan điểm.■ Tạo sự phối hợp trong công việc■ Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm■ Kích thích tranh luận để tìm giải pháp tối ưu■ Phổ biến chính sách, kế hoạch, công việc■ Tháo gỡ khó khăn■ Khắc phục sai sót trong quá trình thực hiện-1.2. Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP908 August 2021■ Per day there were 3000 meeting, a budget of 1.5 billion / day.(Source: Report on the situation ofMeeting of the Hanoi People's Committee)■ Only 50% of the current meeting is real quality.(Dr. Thang Van PhucFormer Deputy Minister of the Interior)MEETING SITUATION IN VIETNAMTrung bình VN có 3.000 cuộc họp, ngân sách chi 1,5 tỷ đồng/ngày.1008 August 2021THỰC TRẠNG HỘI HỌP TẠI VN(Nguồn: Báo cáo về tình hìnhhội họp của UBND TP Hà Nội)Chỉ 50% số cuộc họp hiện nay là có chất lượng thực sự.(TS. Thang Văn PhúcNguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ)1108 August 2021Internal Meeting Informal1.3. CLASSIFICATION OF MEETINGFormalConference121208 August 2021Họp nội bộkhông nghi thức1.3. PHÂN LOẠI HỘI HỌPHội nghịtheo nghi thức121308 August 2021■ Meeting to resolve the work of leadership, departmental functions ...■ No opening ceremony, closing ceremony■ Secretary records the minutes of the meeting.1.3.1. INTERNAL MEETINGS INFORMALRegular Irregular1408 August 2021■ Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo, phòng ban chức năng ■ Không nghi thức khai mạc, bế mạc■ Có thư ký ghi biên bản.1.3.1. HỌP NỘI BỘ KHÔNG NGHI THỨCThường xuyeânÑoät xuaát1508 August 2021 Command Conference1.3.2. CONFERENCE Conference Briefings Exploration Conference (Seminar, Workshop) Decision Conference 12341608 August 2021 Hội nghị chỉ huy1.3.2. HOÄI NGHÒ THEO NGHI THÖÙC Hội nghị giao ban Hội nghị thăm dò (Hội thảo) Hội nghị quyết nghị (quyết định)12341708 August 2021■ Purposes: To communicate the decision, the solution adopted, assign tasks to subordinates.COMMAND CONFERENCE1PurposeCharacteristics● Hosted the conference leader● Conference nature monologue, the decision of the meeting have been identified before.● Participants: Heads, deputy heads of departments & units.● Participants do not need to speak.● No need secretary to record the minutes of the conference.1808 August 2021■ Mục đích: ● Truyền đạt quyết định, kế hoạch, giao nhiệm vụ cho cấp dướiHỘP NGHỊ CHỈ HUY1Mục đích■ Đặc điểm:● Chủ trì là lãnh đạo● Hội nghị mang tính độc thoại, quyết định của hội nghị đã được xác định trước.● Tham dự: Trưởng, phó phòng ban, bộ phận, đơn vị trực thuộc.● Người tham dự không cần phát biểu.● Không cần thư ký ghi biên bản.Đặc điểm1908 August 20212008 August 20212108 August 2021 ● To help leaders evaluate the performance of tasks, learn from experience, timely direction to accomplish common goalsCONFERENCE BRIEFINGS2PurposeCharacteristics● A type command conference held monthly, quarterly, 6 months.● Hosted the conference leader● Participants: heads & deputy heads of departments & units.● Participants reporting, performance, constraints & problems.● Secretary record the minutes of the meeting 2208 August 2021■ Mục đích: ● Giúp lãnh đạo đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, rút kinh nghiệm, chỉ đạo kịp thời nhằm hoàn thành mục tiêu chung.HOÄI NGHÒ GIAO BAN2Mục đích■ Đặc điểm: ● Là loại hội nghị chỉ huy tổ chức định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng.● Chủ trì hội nghị là lãnh đạo● Tham dự: Trưởng, phó phòng ban, đơn vị trực thuộc.● Người tham dự báo cáo tình hình, kết quả thực hiện, khó khăn, vướng mắc.● Có thư ký ghi biên bảnĐặc điểm2308 August 20212408 August 2021■ Purpose: Find information and solutions to help administrators decide certain problem. EXPLORATION CONFERENCE3PurposeCharacteristics● Chaired the organizational leadership is not required● Participation: This includes people outside the organization● The conference participants discussed● Secretary to record the minutes of the conference.2508 August 20212608 August 20212708 August 2021● Tìm kiếm thông tin, giải pháp giúp nhà quản trị quyết định vấn đề nào đó. HỘI NGHỊ THĂM DÒ (HỘI THẢO)3Mục đích● Chủ trì hội nghị không nhất thiết là lãnh đạo tổ chức● Tham dự: Gồm cả người ngoài tổ chức● Người dự hội nghị tham gia thảo luận● Có thư ký ghi biên bản hội nghị.Đặc điểm2808 August 20212908 August 20213008 August 2021● Reviewing the implementation of the plan year● To set the orientation, tasks for next year.DECISION CONFERENCE 4Purpose● Chaired the organization's leadership● Participants: cadres, employees, guests● Participants have the right to express their opinions.● At the end of the conference to make resolutions - making the text of resolutions.● Secretary to record the minutes of the meeting.Characteristics3108 August 2021● Kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch năm● Đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho năm sauHOÄI NGHÒ QUYEÁT NGHÒ4Mục đích● Chủ trì hội nghị là lãnh đạo tổ chức● Tham dự: Cán bộ, nhân viên, khách mời● Người tham dự có quyền phát biểu ý kiến.● Kết thúc hội nghị phải đưa ra quyết nghị - đưa vào văn bản trở thành nghị quyết.● Có thư ký ghi biên bản hội nghị.Đặc điểm3208 August 20213308 August 20213408 August 2021■ Gathered in one place1.4. THE FORM OF CONFERENCE■ Remote - TV multimedia online: conference focused at the point of the conference was located in certain locations.TRADITIONALMODERN123508 August 2021■ Tập trung tại một địa điểm1.4. HÌNH THỨC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ■ Từ xa - truyền hình trực tuyến đa phương tiện: Người tham dự tập trung tại các điểm cầu Hội nghị được đặt tại các địa điểm nhất định. TRUYỀN THỐNGHIỆN ĐẠI123608 August 20213708 August 20213808 August 2021■ Establishment of the organizing committee■ Identified:● The nature of the conference, organizational forms● Participants (invitation)● The location, time and funding.■ Set up the agenda of the meeting■ Prepare materials for distribution to participants.■ Arrangements for the reception staff, service.■ Prepare facilities for conferences.■ Plans to ensure security.1.5. CONFERENCE PREPARATION3908 August 2021■ Thành lập ban tổ chức hội nghị *■ Xác định:● Tính chất hội nghị, hình thức tổ chức● Thành phần tham dự (phát thư mời)● Địa điểm, thời gian, kinh phí.■ Lập chương trình nghị sự *■ Chuẩn bị tài liệu phát cho người tham dự.■ Sắp xếp nhân sự lễ tân, phục vụ.■ Chuẩn bị cơ sở vật chất cho hội nghị.■ Lập phương án bảo đảm an ninh.1.5. CHUẨN BỊ HOÄI NGHÒ4008 August 2021■ Ưu:● Hội nghị lớn, trang trọng với số lượng người đông.● Phù hợp hội nghị mang tính chất thông tin, thuyết trình.4108 August 2021BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (1)Hội trường AuditoriumƯu■ Nhược:● Không tạo sự tương tác giữa những người tham dự.Nhược4208 August 20214308 August 20214408 August 2021 ● Hội nghị quy mô lớn, trang trọng.● Thông tin, thuyết trình.● Thuận tiện cho người tham dự ghi chépBỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (2)KiểuLớp học ClassroomƯu■ Nhược:● Hạn chế sự tương tác giữa những người tham dự.Nhược4508 August 2021Ưu: ● Hội nghị ≤ 40 người● Tạo không khí hội họp, không gian chuyên nghiệp. ● Thuận tiện cho người tham dự ghi chép & tương tác.● Tạo vị trí trang trọng cho chủ tọa4608 August 2021BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (3)Ưu Khuyết: ● Không phù hợp hội nghị lớn.● Tạo khoảng cách giữa người dựKhuyếtRỗng vuôngPhòng họp4708 August 20214808 August 2021Chữ UU-Shape4908 August 2021BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (4)Ưu: ● Phù hợp hội nghị có thuyết trình, thảo luận● Tạo sự thân mật giữa người tham dự.● Dung hòa giữa truyền tải thông tin & tương tác với người tham dự.Ưu Khuyết: ● Không phù hợp hội nghị lớn, nhiều người tham dự.Khuyết5008 August 20215108 August 2021Cộng đồng (Round set up with no table) ● Hội nghị quốc tế● Đề cao vai trò người tham dự, cần nhiều không gian hoạt động.● Tạo tâm lý bình đẳng cho người dự & nhấn mạnh vai trò cá nhân.● Thuận lợi trong bố trí thảo luận nhóm nhỏ/ lớn.5208 August 2021BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (5)Nhược:● Không tạo vị trí trang trọng cho người chủ trì.ƯuNhược5308 August 20215408 August 2021KiểuBàn tiệcBanquetƯu: ● Phù hợp các mô hình họp sáng tạo, nhấn mạnh vai trò của người dự● Các nhóm từ 5 – 10 người.● Người tham dự dễ tương tác, thảo luận.● Chủ tọa dễ tổ chức hoạt động.5508 August 2021BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (6)ƯuNhược:● Tốn không gian bố trí.● Khó quản lý số lượng đông.Ưu5608 August 20215708 August 2021■ Check the presence of the delegates & guests (the organizers)■ Document the conference (the organizers)Salute the flag, sing the national anthem (the Master of Ceremonies - MC)■ Read the opening words (the organizers)introduced presidency, chaired the conference (the Master of Ceremonies - MC)■ Introduce delegates, guests, participants (the Master of Ceremonies - MC)■ Presented activity reports (chaired the conference)1.6. CONDUCTING CONFERENCE (1)5808 August 2021■ Kiểm tra sự có mặt của đại biểu, khách mời (Ban tổ chức)■ Phát tài liệu hội nghị (Ban tổ chức)■ Chào cờ, hát quốc ca (MC)■ Đọc lời khai mạc (Ban tổ chức)■ Giới thiệu Chủ tịch đoàn, Chủ trì hội nghị (MC)■ Giới thiệu đại biểu, khách mời, thành phần tham dự (MC)■ Trình bày báo cáo hoạt động (Chủ trì)1.6. TIEÁN HAØNH HOÄI NGHÒ (1)5908 August 2021■ Conference discussion, said comments, vote through the report■ Read the directions and tasks (chaired the conference)■ Conference discussion, feedback, voting through orientation & task■ Announced the decision to reward (the organizers)■ Addressing the review (chaired the conference)■ Read the closing (the organizers)1.6. CONDUCTING CONFERENCE (2)6008 August 2021■ Hội nghị thảo luận, phát biểu ý kiến đóng góp, biểu quyết thông qua báo cáo■ Đọc phương hướng, nhiệm vụ (Chủ trì)■ Hội nghị thảo luận, đóng góp ý kiến, biểu quyết thông qua phương hướng, nhiệm vụ■ Công bố các quyết định khen thưởng (Ban tổ chức)■ Phát biểu ý kiến tổng kết (Chủ trì)■ Đọc lời bế mạc (Ban tổ chức)1.6. TIEÁN HAØNH HOÄI NGHÒ (2)6108 August 2021■ Neutrality, objectivity, trust for the participants.■ Not tilt their opinions about a party when there are many opposing opinions.■ Not argue with the speaker, the bias in the appointment of speech.■ Not impose the will of myself to others.1.7. DRIVEN CONFERENCE (1)6208 August 20211.7. ĐIỀU KHIỂN HỘI NGHỊ (1)■ Trung lập, khách quan, tạo niềm tin cho người tham dự.■ Không nghiêng ý kiến của mình về một bên nào khi có nhiều ý kiến đối lập.■ Không tranh luận tay đôi, thiên vị trong chỉ định người phát biểu.■ Không áp đặt ý chí cá nhân.6308 August 20211.7. DRIVEN CONFERENCE (2)■ No critical comments of those person attended the conference.■ Guide people to focus on the conference theme.■ Prevent offensive comments, avoid personal criticism cause disunity in & after the conference.■ Summary of opinions, summed up the conference.6408 August 2021■ Không phê phán ý kiến của người tham dự hội nghị.■ Hướng dẫn mọi người tập trung phát biểu vào chủ đề hội nghị.■ Ngăn chặn những ý kiến công kích, phê phán cá nhân tránh gây mất đoàn kết trong & sau hội nghị.■ Tóm tắt ý kiến phát biểu, tổng kết hội nghị.1.7. ÑIEÀU KHIEÅN HOÄI NGHÒ (2)6508 August 2021■ Record the minutes of the meeting (process, the evolution of the conference).■ Record honest, accurate opinions■ Do not record comment, comment the subjective opinion of myself■ End records: Secretary & Chairman signed the minutes.◘ The role of the record:● Evidence of legal conference● Based on the issued resolutions, decisions● Person expressed an opinion said caution.SECRETARY OF THE CONFERENCE6608 August 2021■ Ghi biên bản hội nghị (tiến trình, diễn biến)■ Ghi trung thực, chính xác ý kiến phát biểu■ Không được ghi nhận xét, bình luận theo quan điểm chủ quan của mình■ Kết thúc biên bản: Thư ký & Chủ tọa cùng ký vào biên bản.◘ Vai trò của biên bản:● Chứng cứ pháp lý về hội nghị● Căn cứ ban hành nghị quyết, quyết định.● Người phát biểu thận trọng khi nói.THƯ KÝ HỘI NGHỊ6708 August 2021■ Meeting: keeping minutes of meetings■ Conference: Making records● Invitation to the conference● List of conference delegates● List of conference participants● Word of opening, closing● reports, presentations, speeches● Resolution, Minutes of the meeting.1.8. WORK TO DO AFTER THE MEETING6808 August 2021■ Họp: Lưu giữ biên bản cuộc họp■ Hội nghị: Lập hồ sơ lưu trữ● Giấy mời dự hội nghị● Danh sách đại biểu● Danh sách người tham dự hội nghị● Lời khai mạc, Lời bế mạc● Các báo cáo, tham luận, bài phát biểu● Nghị quyết, Biên bản hội nghị.1.8. CÔNG VIỆC SAU HỘI HỌP6908 August 2021TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA – HÀ NỘI57 Phạm Hùng – Hà Nội Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam National Convention Center■ Kiến trúc "Lượn sóng biển Đông" do chuyên gia Đức thiết kế theo ý tưởng cảnh quan di sản thế giới Vịnh Hạ Long.■ Vốn đầu tư 4.300 tỷ.■ Phòng họp chính 4.256 m² - 3.800 chỗ■ 2 phòng họp nguyên thủ trang bị hệ thống micro, tai nghe nhiều thứ tiếng.■ 24 phòng họp nhỏ có thể chia thành 72 phòng họp nhỏ hơn.7008 August 2021■ Phòng khánh tiết 2.100 m² có hai bức tranh sơn mài Hạ Long đỏ & Hạ Long vàng lớn nhất thế giới 4,2m x 33m■ 3 bãi đỗ xe nổi & hệ thống ga-ra ngầm sức chứa 1.100 ôtô.■ Sân đỗ trực thăng■ Quảng trường rộng 10.000 m² trưng bày 30 bức tượng đá của nhà điêu khắc Nguyễn Long Bửu.7108 August 2021Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam National Convention Center7208 August 20212. FORMULATING PROGRAMS& PLANNING2.1. CONCEPT OF PROGRAM■ The document set out the objectives & direction of the organization for a long time, many years.2.1. CONCEPT OF PLAN■ The document set out the organization's work in a certain period of time to achieve the objectives of the program..7308 August 2021■ Tài liệu đề ra mục tiêu, định hướng của tổ chức trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm.7408 August 20212. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,KẾ HOẠCH2.1. KHÁI NIỆM CHƯƠNG TRÌNH2.2. KHÁI NIỆM KẾ HOẠCH■ Tài liệu đề ra những công việc của tổ chức trong khoảng thời gian nhất định nhằm đạt mục tiêu của chương trình.7508 August 2021■ Is determined based objectives, targets and tasks of an organization, the development of a process & the basic facilities to carry out the objectives, targets and tasks.2.3. CONCEPT BUILDINGPROGRAM & PLANS■ Là sự xác định có căn cứ mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ của một tổ chức, sự phát triển một quá trình & định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó.7608 August 20212.3. KHÁI NIỆM XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH7708 August 20217808 August 2021QUY TRÌNH LẬP & THỰC HIỆN KẾ HOẠCHCÔNG TÁC - SỞ TN&MT QUẢNG TRỊ (ISO 9000:2007)7908 August 2021■ Organization with clear objectives■ Active in management■ Expected management situations■ The operating unity, focus■ Managers understand the progress of work■ Effective coordination of resources■ Timely respond to changes in the external environment.2.2. MEANING OF PROGRAMS AND PLANS8008 August 2021■ Tổ chức có mục tiêu rõ ràng■ Chủ động trong quản lý■ Dự kiến các tình huống quản lý■ Việc điều hành thống nhất, tập trung■ Nhà quản lý nắm được tiến độ công việc■ Phối hợp các nguồn lực hiệu quả■ Ứng phó kịp thời trước thay đổi của môi trường bên ngoài.2.2. Ý NGHĨA CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH8108 August 2021■ Base building program and plans■ Guidelines, policies and laws■ Socio-economic situation of the country■ Functions and specific tasks of the organization■ Operating results of the previous year■ The existing resources of the organization.■ The scientific and technical progress.2.3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CT & KH8208 August 2021■ Chủ trương, chính sách, pháp luật■ Tình hình kinh tế, xã hội của đất nước■ Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức■ Kết quả hoạt động các năm trước đó■ Các nguồn lực hiện có của tổ chức.■ Các tiến bộ khoa học kỹ thuật2.3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CT & KH8308 August 2021■ Appropriate guidelines, policies and laws■ Ensure the feasibility■ Objectives consistent with the ability■ Systematic planning, in order of priority, plan & implementation measures.2.4. REQUIREMENTS OF THE BUILDING PROGRAM AND PLANS8408 August 2021■ Phù hợp chủ trương, chính sách, pháp luật■ Bảo đảm tính khả thi■ Mục tiêu phù hợp với khả năng■ Công việc hoạch định có hệ thống, theo thứ tự ưu tiên, có phương án & biện pháp thực hiện.2.4. YÊU CẦU XÂY DỰNG CT & KH8508 August 2021■ Define objectives, significance and impact on the organization.■ Determine job content (size, weight, quantity, quality, technical, location, time, time for completion)■ Determine how to implement■ Regulations on methods of inspection & monitoring (process, competence, time, sanctions, remedies, etc.)■ Distribution of resources to ensure the implementation of the (human, financial, material, machinery, equipment, etc.). /.2.5. METHOD OF FORMULATING PROGRAMS, PLANNING8608 August 2021■ Xác định mục tiêu, ý nghĩa và ảnh hưởng đối với tổ chức.■ Xác định nội dung công việc (quy mô, khối lượng, số lượng, chất lượng, kỹ thuật, địa điểm, thời gian, thời hạn hoàn thành)■ Xác định cách thức thực hiện■ Quy định phương pháp kiểm tra, giám sát (quy trình, thẩm quyền, thời gian, chế tài, biện pháp khắc phục)■ Phân phối các nguồn lực để bảo đảm thực hiện công việc (con người, tài chính, nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị)./.2.5. PHÖÔNG PHAÙP XAÂY DÖÏNG CT & KH8708 August 20211. Meaning of opportunity meeting For office administration activities?2. Classification conference?3. Distinguish the program plan?4. Analysis of facilities construction programs and plans?REVIEW QUESTIONS8808 August 20211. Neâu yù nghóa cuûa hoäi hoïp ñoái vôùi hoaït ñoäng quaûn trò vaên phoøng?2. Phaân loaïi hoäi nghò?3. Phaân bieät chöông trình vôùi keá hoaïch coâng taùc?4. Phaân tích caùc cô sôû xaây döïng chöông trình vaø keá hoaïch coâng taùc? Caâu hoûi oân taäp