Bài giảng Quản trị nhân lực - Chương 3: Bố trí và sử dụng nhân sự

TS LÊ QUÂN 1 Bè trÝ vμ sö dông nh©n sù TS LÊ QUÂN 2 Đề cương bài giảng Nguyên tắc bố trí và sử dụng NS - Trù tính trước - Hiệu suất - Tâm lý - Làm giàu công việc - Dân chủ tập trung Nội dung bố trí sử dụng NS - Dự báo nhu cầu - Đánh giá đội ngũ NS - Phân tích GAP - Hoạt động điều chỉnh - Kiểm soát nhân sự Bố trí nhân sự theo nhóm - Phân loại nhóm làm việc - Phân loại nhân viên để xây dựng nhóm - Phát triển nhóm làm việc hiệu quả TS LÊ QUÂN 3 Khái niệm bố trí và sử dụng nhân sự z Bè trÝ vμ sö dông nh©n sù gièng nh− viÖc t¹o dùng mét ®éi bãng: cÇu thñ nμo chóng ta ®ang cã? chóng ta cã thÓ cã? chóng ta cÇn? vμ vÞ trÝ nμo, trËn ®Êu nμo phï hîp nhÊt víi mçi cÇu thñ t¹i mçi thêi ®iÓm kh¸c nhau? Vμ xa h¬n thÕ, lμm thÕ nμo ®Ó båi d−ìng vμ t¹o dùng ®−îc ®éi ngò cÇu thñ giái cho t−¬ng lai nh»m t¹o thÕ chñ ®éng cho c©u l¹c bé z Bè trÝ vμ sö dông nh©n sù lμ qu¸ tr×nh s¾p ®Æt nh©n sù vμo c¸c vÞ trÝ c«ng viÖc cña doanh nghiÖp, khai th¸c vμ ph¸t huy tèi ®a n¨ng lùc lμm viÖc cña nh©n sù nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc. TS LÊ QUÂN 4 Mục tiêu của bố trí và sử dụng NS z §¶m b¶o ®óng sè l−îng z §¶m b¶o ®óng ng−êi z §¶m b¶o ®óng n¬i, ®óng chç z §¶m b¶o ®óng thêi h¹n TS LÊ QUÂN 5 C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vμ sö dông nh©n sù Bè trÝ vμ sö dông nh©n sù ph¶i cã trï tÝnh tr−íc. z Quy ho¹ch cô thÓ trong bè trÝ vμ sö dông nh©n sù ®Ó ®¶m b¶o bè trÝ ®óng ng−êi ®óng viÖc z LÆng lÏ lμ mét kü x¶o vμ thÓ hiÖn trÝ tuÖ cña nhμ qu¶n trÞ z Qu¸ tr×nh sö dông nh©n sù ph¶i ®¶m b¶o cã môc ®Ých. ý t−ëng dïng ng−êi lμ rÊt quan träng v× nã cã tÝnh ®éng viªn nh©n sù rÊt cao. z Ph¶i biÕt m¹nh d¹n trong bè trÝ vμ sö dông nh©n sù, ph¶i biÕt ph¸ bá c¸c khu«n th−íc cò z Ngoμi n¨ng lùc chuyªn m«n, bè trÝ vμ sö dông nh©n sù ph¶i coi träng phÈm chÊt ®¹o ®øc. TS LÊ QUÂN 6 C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vμ sö dông nh©n sù Bè trÝ vμ sö dông nh©n sù theo l«gÝc hiÖu suÊt z §¶m b¶o tÝnh chuyªn m«n ho¸, thèng nhÊt quy tr×nh nghiÖp vô trªn toμn hÖ thèng doanh nghiÖp; z §¶m b¶o tÝnh hîp t¸c gi÷a c¸c c¸ nh©n vμ nhãm. z §¶m b¶o cã tÇm h¹n qu¶n trÞ phï hîp. z Dïng ng−êi theo häc thøc zMçi c¸ nh©n trong doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã ®−îc danh vμ phËn cho riªng m×nh TS LÊ QUÂN 7 C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vμ sö dông nh©n sù Bè trÝ vμ sö dông nh©n sù theo l«gÝc t©m lý x· héi z Giao cho ng−êi lao ®éng nhiÒu viÖc phøc t¹p ®Ó t¹o ra th¸ch thøc z KhÝch lÖ nhu cÇu thμnh ®¹t z Lu©n chuyÓn c«ng viÖc z T¹o niÒm vui trong c«ng viÖc z Giang s¬n dÔ thay ®æi, bÈm tÝnh khã thay ®æi z Trong nhμ cã bμ vî ®éc ¸c th× b¹n bÌ kh«ng tíi, trong thuéc h¹ cã nh÷ng kÎ ®è kþ th× ng−êi hiÒn tμi sÏ rêi xa TS LÊ QUÂN 8 C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vμ sö dông nh©n sù Bè trÝ nh©n sù ph¶i ®¶m b¶o ph¸t triÓn cho tõng c¸ nh©n z Dïng ng−êi kh«ng qu¸ cÇu toμn, kÎ hiÒn sü kh«ng ph¶i lμ th¸nh nh©n z Ng−êi nhiÒu tμi sÏ l¾m tËt, vμ nh− vËy nÕu ta cè g¾ng lo¹i bá chiÕc b¸nh tËt ®i th× chiÕc xe sÏ trë thμnh kh«ng sö dông ®−îc z Bè trÝ vμ sö dông nh©n sù do vËy cÇn chuyªn s©u chø kh«ng cÇn ham nhiÒu z LÊy ch÷ tÝn vμ lßng tin lμm gèc. Sö dông nh©n sù cÇn ph¶i biÕt réng l−îng , Khi kh«ng tin th× kh«ng bè trÝ vμ sö dông, khi ®· tin th× kh«ng nªn l¹nh lïng víi nh©n viªn TS LÊ QUÂN 9 Một số phạm trù liên quan z Phân tích công việc: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc z Chiến lược nhân sự và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp z Thống kê nhân sự và Kiểm toán xã hội z Đánh giá nhân sự Ph©n tÝch c«ng viÖc (Job analysis) C«ng viÖc (Job) ¾ Mét nhãm c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn nhau VÞ trÝ (position) ¾ Mét lo¹t c¸c tr¸ch nhiÖm vμ quyÒn h¹n ®−îc hoμn thμnh bëi mét nh©n viªn Nhãm c¸c c«ng viÖc (Job Family) ¾ Nhãm c¸c c«ng viÖc cã c¸c ®Æc ®iÓm gÇn gièng nhau ¾ Lμ qu¸ tr×nh thu nhËn c¸c th«ng tin vÒ c«ng viÖc nh»m x¸c ®Þnh c¸c quyÒn h¹n nμo, nhiÖm vô nμo, ho¹t ®éng nμo thuéc vÒ c«ng viÖc. ™ Nhμ qu¶n trÞ nh©n sù sö dông c¸c th«ng tin nhËn ®−îc ®Ó x©y dùng b¶n MTCV. B¶n MTCV lμm tham chiÕu trong suèt qu¸ tr×nh lμm viÖc cña nh©n viªn vμ lμm nÒn t¶ng cho x©y dùng c¸c chÝnh s¸ch nh©n sù kh¸c. M« t¶ c«ng viÖc (Job description) Nh÷ng tiªu chuÈn c«ng viÖc (specifications of job) ¾C«ng viÖc ®ßi hái c¸c kü n¨ng, kh¶ n¨ng vμ n¨ng lùc cña nh©n viªn ®Ó hoμn thμnh c«ng viÖc ¾C¸c ®Æc thï nμy lμ c¬ së cho c«ng t¸c tuyÓn chän sao cho chän lùa ®−îc nguêi cã thÓ hoμn thμnh c«ng viÖc. B¶n m« t¶ c«ng viÖc (Job description) ¾V¨n b¶n tËp hîp c¸c nhiÖm vô, quyÒn h¹n vμ tr¸ch nhiÖm cña mét c«ng viÖc. Ph©n tÝch c«ng viÖc  Nh©n viªn lμm viÖc g×  T¹i sao nh©n viªn lμm viÖc ®ã  Nh©n viªn lμm viÖc ®ã ntn?  Nh©n viªn lμm viÖc g×  T¹i sao nh©n viªn lμm viÖc ®ã  Nh©n viªn lμm viÖc ®ã ntn?  X¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu cña c«ng viÖc  X¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu cña c«ng viÖc  Tãm l−îc c¸c th«ng tin vÒ c«ng viÖc  Danh s¸ch c¸c chøc n¨ng chÝnh cña c«ng viÖc  Tãm l−îc c¸c th«ng tin vÒ c«ng viÖc  Danh s¸ch c¸c chøc n¨ng chÝnh cña c«ng viÖc  §Þnh h−íng nh©n viªn  H−íng dÉn nh©n viªn  Kû luËt lao ®éng vμ kiÓm so¸t  §Þnh h−íng nh©n viªn  H−íng dÉn nh©n viªn  Kû luËt lao ®éng vμ kiÓm so¸t  Yªu cÇu vÒ ®μo t¹o, häc vÊn, kü n¨ng, kinh nghiÖm  Yªu cÇu vÒ ®μo t¹o, häc vÊn, kü n¨ng, kinh nghiÖm  TuyÓn dông  Sμng läc  Ph¸t triÓn  TuyÓn dông  Sμng läc  Ph¸t triÓn PTCV MTCV §Æc thï cña c«ng viÖc NÒn t¶ng cho bè trÝ vμ sö dông nh©n sù: Ho¹ch ®Þnh NNL (Human Resources Planning - HRP) Ho¹ch ®Þnh NNL ¾Lμ mét tiÕn tr×nh dù b¸o vμ ra quyÕt ®Þnh liªn quan ®Õn c¸c dßng lu©n chuyÓn nh©n sù ra nhËp vμ rêi khái DN. ¾Môc ®Ých cña Ho¹ch ®Þnh NNL: ™Dù b¸o nh©n sù cho doanh nghiÖp: cung vμ cÇu vÒ NNL. ™Cung cÊp c¸c th«ng tin nÒn t¶ng cho viÖc x©y dùng c¸c chÝnh s¸ch ph¸t triÓn vμ ®μo t¹o nh©n sù. H§NNL vμ QTCL (Strategic Planning) Ph©n tÝch chiÕn l−îc ¾Chóng ta cÇn nh÷ng NNL nμo vμ NNL nμo cã thÓ khai th¸c? ThiÕt kÕ chiÕn l−îc ¾NNL nμo ®−îc ®¸p øng vμ cung cÊp? TriÓn khai chiÕn l−îc ¾NNL sÏ ®−îc ®¸p øng ra sao? H§ NNLH§ NNL H§ ChiÕn l−îcH§ ChiÕn l−îc Liªn hÖ gi÷a tiÕn tr×nh H§NNL vμ H§ ChiÕn l−îc Ph©n tÝch CL ThiÕt lËp MT:  Môc tiªu KD  §iÓm m¹nh DN/®iÓm yÕu  C¸c c¬ héi vμ nguy c¬ bªn ngoμi  C¸c nguån t¹o ra lîi thÕ c¹nh tranh Ph©n tÝch CL ThiÕt lËp MT:  Môc tiªu KD  §iÓm m¹nh DN/®iÓm yÕu  C¸c c¬ héi vμ nguy c¬ bªn ngoμi  C¸c nguån t¹o ra lîi thÕ c¹nh tranh ThiÕt kÕ chiÕn l−îc X¸cd lËp râ rμng c¸c ph−¬ng ph¸p qu¶n trÞ:  C¸c gi¸ trÞ, h−íng dÉn, thñ tôc, quy t¾c  Môc ®Ých  Môc tiªu vμ c¸c −u tiªn  Huy ®éng c¸c nguån lùc ThiÕt kÕ chiÕn l−îc X¸cd lËp râ rμng c¸c ph−¬ng ph¸p qu¶n trÞ:  C¸c gi¸ trÞ, h−íng dÉn, thñ tôc, quy t¾c  Môc ®Ých  Môc tiªu vμ c¸c −u tiªn  Huy ®éng c¸c nguån lùc TriÓn khai chiÕn l−îc TriÓn khai c¸c quy tr×nh nh»m ®¹t ®−îc môc tiªu ®Ò ra:  Môc tiªu kinh doanh  §iÓm m¹nh vμ yÕu cña c«ng ty  C¸c c¬ héi vμ nguy c¬  Nguån t¹o ra lîi thÕ c¹nh tranh TriÓn khai chiÕn l−îc TriÓn khai c¸c quy tr×nh nh»m ®¹t ®−îc môc tiªu ®Ò ra:  Môc tiªu kinh doanh  §iÓm m¹nh vμ yÕu cña c«ng ty  C¸c c¬ héi vμ nguy c¬  Nguån t¹o ra lîi thÕ c¹nh tranh NhËn d¹ng quan hÖ gi÷a NNL vμ CLKD NhËn d¹ng quan hÖ gi÷a NNL vμ CLKD X¸c ®Þnh chiÕn l−îc NNL, môc tiªu vμ ch−¬ng tr×nh hμnh ®éng X¸c ®Þnh chiÕn l−îc NNL, môc tiªu vμ ch−¬ng tr×nh hμnh ®éng TriÓn khai quy tr×nh NNL, chÝnh s¸ch, vμ biÖn ph¸p t¸c nghiÖp TriÓn khai quy tr×nh NNL, chÝnh s¸ch, vμ biÖn ph¸p t¸c nghiÖp Mô hình giản lược BiÕn ®éng vÒ biªn chÕ KÕ ho¹ch ph¸t triÓn cña DN C¸c gi¶ thiÕt vÒ th¨ng tiÕn nh©n sù Dù b¸o trong 5 n¨m §¸nh gi¸ nhu cÇu vÒ nh©n sù So s¸nh ChÝnh s¸ch nh©n sù Dù b¸o nhu cÇuDù b¸o nhu cÇu M« h×nh Bố trí và sử dụng nhân sự Gi¶ ®Þnh  Nhu cÇu SP/DÞch vô  C«ng nghÖ  Nguån lùc tμi chÝnh  NghØ viÖc, bá viÖc, v¾ng mÆt  Tèc ®é t¨ng tr−ëng cña DN TriÕt lý qu¶n trÞ Gi¶ ®Þnh  Nhu cÇu SP/DÞch vô  C«ng nghÖ  Nguån lùc tμi chÝnh  NghØ viÖc, bá viÖc, v¾ng mÆt  Tèc ®é t¨ng tr−ëng cña DN TriÕt lý qu¶n trÞ Kü thuËt sö dông  Ph©n tÝch xu hướng  Trù tinh  Kü thuËt Delphi  Kü thuËt sö dông  Ph©n tÝch xu hướng  Trù tinh  Kü thuËt Delphi  Kü thuËt  B¶ng nh©n sù  Ph©n tÝch Markov  Th«ng kª kü n¨ng  Qu¶n trÞ ph¸t minh s¸ng tao S¬ ®å thay thÕ  LËp kÕ ho¹ch vÒ thμnh tÝch Kü thuËt  B¶ng nh©n sù  Ph©n tÝch Markov  Th«ng kª kü n¨ng  Qu¶n trÞ ph¸t minh s¸ng tao S¬ ®å thay thÕ  LËp kÕ ho¹ch vÒ thμnh tÝch C¸c yÕu tè ngo¹i vi  Thay ®æi d©n sè  Tr×nh ®é ®μo t¹o cña NNL  DÞch chuyÓn nh©n lùc  ChÝnh s¸ch cña chÝnh phñ  Tû lÖ thÊt nghiÖp C¸c yÕu tè ngo¹i vi  Thay ®æi d©n sè  Tr×nh ®é ®μo t¹o cña NNL  DÞch chuyÓn nh©n lùc  ChÝnh s¸ch cña chÝnh phñ  Tû lÖ thÊt nghiÖp Dù b¸o cung øngDù b¸o cung øng C©n ®èi gi÷a Nhu cÇu vμ cung øng C©n ®èi gi÷a Nhu cÇu vμ cung øng (ThiÕu) TuyÓn dông  Full-time  Part-time  Thêi vô (ThiÕu) TuyÓn dông  Full-time  Part-time  Thêi vô (Thõa) Gi¶m  Sa th¶i  KÕt thóc hîp ®ång  giảm cường độ  Về hưu (Thõa) Gi¶m  Sa th¶i  KÕt thóc hîp ®ång  giảm cường độ  Về hưu Quy trinh Dù b¸o nhu cÇu vÒ nh©n lùc cña doanh nghiÖp trong t−¬ng lai; §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng vÒ nh©n lùc hiÖn t¹i cña doanh nghiÖp; Xem xÐt thÞ tr−êng cung øng nguån nh©n lùc; So s¸nh gi÷a nhu cÇu nh©n lùc vμ kh¶ n¨ng hiÖn cã  Ph©n tÝch GAP §Þnh biªn vμ lËp kÕ ho¹ch bè trÝ vμ sö dông nh©n sù TiÕp cËn ®Þnh l−îng: ph©n tÝch xu h−íng (Trend Analysis) Dù b¸o nhu cÇu NNL trong DN dùa trªn c¬ së d÷ liÖu thèng kª, vÝ dô vÒ b¸n hμng: ¾Lùa chän mét biÕn sè kinh doanh cho phÐp tÝnh to¸n ®cîc nhu cÇu nh©n sù (business factor) ¾X¸c ®Þnh hÖ sè n¨ng suÊt lao ®éng (labour productivity ratio). ¾TÝnh to¸n n¨ng xuÊt lao ®éng trong qu¸ khø ¾X¸c ®Þnh xu h−íng gia t¨ng, gi¶m n¨ng suÊt lao ®éng ¾X¸c ®Þnh sè l−îng lao ®éng theo môc tiªu kinh doanh Ví dụ về phân tích xu hướng nhu cầu nhân sự 1997 $2,351 14.33 164 1998 $2,613 11.12 235 1999 $2,935 8.34 352 2000 $3,306 10.02 330 2001 $3,613 11.12 325 2002 $3,748 11.12 337 2003 $3,880 12.52 310 2004* $4,095 12.52 327 2005* $4,283 12.52 342 2006* $4,446 12.52 355 BUSINESS ÷ LABOUR = HUMAN RESOURCES FACTOR PRODUCTIVITY DEMAND YEAR (SALES IN THOUSANDS) (SALES/EMPLOYEE) (NUMBER OF EMPLOYEES) Tiếp cận định tính • Dự báo ¾Ý kiến các nhà quản trị cơ sở, giám sát, chuyên gia về các công việc và chức danh, kỹ năng cần có trong tương lai • Kỹ thuật Delphi ¾Hạn chế tính chủ quan bằng cách lựa chọn một mẫu điều tra. ¾Thảo luận và đưa ra được kết luận của nhóm điều tra. Dự báo cung ứng nhân sự: cung ứng nội bộ • Thống kê nhân sự • Phân tích Markov • Thống kê kỹ năng • Lược đồ thay thế • Hoạch định kế nhiệm Ví dụ về công cụ phân tích cung ứng nhân sự nội bộ • Thống kê kỹ năng (Skill Inventories) ¾Dữ liệu về trình độ học vấn, kinh nghiệm, mong muốn, năng lực, tuổi tác cho phép nhà lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định nhân sự. • Lược đồ thay thế (Replacement Charts) ¾Liệt kê các vị trí và cá nhân đảm nhiệm vị trí và khả năng phát triển. • Hoạch định người kế nhiệm ¾Tiến trình xác định, bồi dưỡng, đào tạo các cá nhân để có thể đảm nhiệm được những vị trí có trọng trách cao hơn. Lược đồ thay thế nhân sự Dự báo cung ứng nhân sự: thị trường lao động • Các yếu tố ảnh hưởng đến cung ứng bên ngoài: ¾Thay đổi dân số ¾Kinh tế quốc dân và kinh tế địa phương ¾Trình độ dân trí, giáo dục đào tạo ¾Nhu cầu về các kỹ năng đặc thù ¾Chính sách của chính phủ Cung ứng và nhu cầu nhân sự • Chênh lệch giữa nhu cầu và cung ứng nhân sự Nhu cầu – cung ứng = Gap (thừa/thiếu) Thừa nhân sự • Giảm quy mô cấu trúc tổ chức Chiến lược sa thải • Tuổi tác • Thành tích Tái cơ cấu: cân nhắc? • Tài chính • Không khí làm việc • Hình ảnh trước công luận Thiếu nhân sự Lμm thªm giê (Overtime) Nh©n viªn lμm Part-time viÖc lμm thêi vô Bè trÝ vμ sö dông theo nhãm Nhãm lμ sù kÕt hîp gi÷a hai ng−êi trë lªn nh»m thùc hiÖn môc tiªu chung cña c¶ nhãm vμ tho¶ m·n nhu cÇu cña c¸c thμnh viªn. Cã cïng môc tiªu hay ®¹t ®−îc mét tho¶ thuËn nhÊt ®Þnh; Cã cïng mét ng«n ng÷ lμm viÖc thèng nhÊt; Cã sù ph©n c«ng ph©n viÖc vμ x¸c lËp mèi quan hÖ t−¬ng quan gi÷a c¸c thμnh viªn nhãm trong sù qu¶n lý ®iÒu hμnh chung ®Ó thùc hiÖn môc tiªu cña nhãm. Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó t¹o lËp nhãm lμm viÖc  Ph©n lo¹i theo tÝnh c¸ch cña nh©n viªn, theo ®ã chóng ta cã bèn lo¹i nh©n viªn lμ ng−êi suy t−, ng−êi trùc nhËn, ng−êi tri hμnh vμ ng−êi c¶m nhËn.  Ng−êi suy t− cã ®Æc ®iÓm lμ −a thÝch trËt tù, thÝch ph©n tÝch vμ suy ngÉm, cã t− duy vμ lý trÝ vμ chØ bÞ thuyÕt phôc b»ng lý lÏ, b»ng d÷ kiÖn vμ t− liÖu. Trong hμnh ®éng th× th−êng c©n nh¾c kü l−ìng vμ kh«ng bèc ®ång.  Ng−êi trùc nhËn lμm viÖc vμ suy nghÜ th−êng bÞ b¶n n¨ng chi phèi, cã nhiÒu s¸ng kiÕn nh−ng dÔ thay ®æi. RÊt nhanh nhËy, dÔ thÝch øng víi hoμn c¶nh nh−ng còng dÔ bÞ l¹c lèi bëi c¸c chi tiÕt c¸ biÖt.  Ng−êi tri hμnh lμ nh÷ng ng−êi th¸o v¸t vμ h−íng vÒ c«ng viÖc. Mäi t− duy ®Òu h−íng vÒ hμnh ®éng. Ng−êi tri hμnh cã khuynh h−íng quan t©m ®Õn c¸ch lμm h¬n lμ lý do. Hä th−êng dÔ bÞ kÝch ®éng m¹nh.  Ng−êi c¶m nhËn cã xu h−íng quan t©m ®Õn mÆt tèt, xu h−íng tiÕn bé. Hä bÞ hÊp dÉn bëi h×nh ¶nh, danh tiÕng, khung c¶nh, néi quy tæ chøc h¬n lμ doanh sè vμ lîi nhuËn. Hä th−êng cã c¸c ý kiÕn ph¸n ®o¸n vμ nhËn xÐt bÊt ngê, thó vÞ vμ cã gi¸ trÞ Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó t¹o lËp nhãm lμm viÖc Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó huy ®éng nh©n viªn t¹o lËp nhãm theo møc ®é s½n sμng. Møc ®é s½n sμng cña c¸c nh©n viªn khi tham gia vμo nhãm phô thuéc vμo ®éng c¬ thóc ®Èy vμ c¸c lîi Ých mμ nhãm mang l¹i. Nh− vËy, nh©n viªn cã thÓ rÊt s½n sμng tham gia vμo nhãm nμy nh−ng l¹i thiÕu tÝch cùc víi nhãm kh¸c. Theo tiªu chÝ nμy chóng ta cã 3 nhãm ng−êi c¬ b¶n lμ: Ng−êi cã thiÖn chÝ hoÆc tin cËy. §©y lμ nh÷ng nh©n viªn cã ®é s½n sμng cao tham gia vμo nhãm lμm viÖc. Ng−êi cã thÓ sö dông nh−ng kh«ng cã thiÖn chÝ hoÆc kh«ng v÷ng tin. §©y lμ c¸c c¸ nh©n cã møc ®é s½n sμng võa ph¶i. Víi nh÷ng nh©n viªn nμy, nhμ l·nh ®¹o ph¶i biÕt kh¬i dËy ®éng lùc tham gia vμo nhãm. Ng−êi kh«ng thÓ, kh«ng thiÖn chÝ vμ thiÕu tin cËy. §©y lμ nh÷ng c¸ nh©n cã møc ®é s½n sμng rÊt thÊp. Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó t¹o lËp nhãm lμm viÖc Ph©n lo¹i nh©n viªn theo vai trß hç trî t¹o dùng vμ duy tr× vμ ph¸t triÓn nhãm trªn gãc ®é t©m lý x· héi. Theo gãc ®é nμy chóng ta cã 6 lo¹i ng−êi chÝnh.  Ngưòi lập kế hoạch, người đưa ra ý tưởng: là những người luôn cố gắng tìm ra “một cái gì đó” ở những nơi mà người khác cho là “không có gì cả”. • Người phân tích (hay còn gọi là người thẩm định): Xem xét mọi khía cạnh dù là nhỏ nhất. Phân tích, thách thức và xem xét, họ được coi là người “dội gáo nước lạnh’’ vào các ý tưởng.  Người điều phối: Nắm rõ nhiệm vụ của dự án tổng thể và mục tiêu lâu dài của công ty, là người giữ vai trò liên lạc, chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch từ khâu này đến khâu khác đồng thời giảm các xung đột, bất đồng xuống mức thấp nhất, hiểu rõ vai trò của các nhân tố trong kế hoạch hoạt động và có khả năng dẫn dắt chỉ đạo ê kíp làm việc khi nảy sinh bất đồng để tiết kiệm thời gian và hoạt động hiệu quả. • Người tiến hành : Biến kế hoạch thành biện pháp khả thi. Họ muốn ai đó lập kế hoạch hành động để họ tiến hành. Có năng lực và phương pháp, không quan tâm tới các ý kiến xung quanh.  Ng−êi ph¸ ph¸ch: Lμ nh÷ng ng−êi th−êng xuyªn ®−a ra c¸c chØ trÝch, c«ng kÝch c¸ nh©n hoÆc gi÷ kÏ. X©y dùng & ph¸t triÓn nhãm lμm viÖc hiÖu qu¶ • Xây dựng mục tiêu và tầm nhìn cho nhóm. • Lựa chọn các nhân viên có chuyên môn phù hợp với nhiệm vụ của nhóm và có các phẩm chất cá nhân phù hợp có thể hỗ trợ cho nhau trong công việc. • Trang b ị nh ững c ơ s ở v ật ch ất cần thiết cần cho công việc c ủa nh óm. • Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. • Xác lập các giá trị cơ bản và tôn chỉ hoạt động của nhóm nhằm xây dựng không khí làm việc tạo điều kiện phát triển cả năng lượng tinh thần và thể chất để vượt qua những khó khăn. • Xác lập cơ chế giao tiếp và trao đổi thông tin trong và ngoài nhóm. • Xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật cho nhóm. Các ưu điểm của thiết lập công việc theo nhóm • Tăng sự phát triển các kỹ năng của cá nhân • Thành tích cao nhất (số lượng và chất lượng) • Giảm thời gian chuyển giao • Giảm tỷ lệ vắng mặt và nghỉ việc • Động viên nhân sự thông qua môi trường làm việc theo nhóm Tăng tính cộng hưởng của nhóm Chú trọng đến chất lượng Chú trọng đến chất lượng Chấp nhận các kỹ năng của thành viên Chấp nhận các kỹ năng của thành viên Đồng lòng trong quyết định Đồng lòng trong quyết định Thái độ phê phán xây dựng Thái độ phê phán xây dựng Lắng nghe và làm sáng tỏ Lắng nghe và làm sáng tỏ Hỗ trợHỗ trợ CỘNG HƯỞNG Hình thức Nhóm nhân viên • Nhóm Đa chức năng • Nhóm dự án • Nhóm tự quản • Nhóm đặc nhiệm • Nhóm cải tiến • Nhóm ảo Hình thức Nhóm nhân viên • Nhóm đa chức năng ¾Nhóm công việc được thiết kế bao gồm nhiều chuyên gia (marketing, sản xuấ, thiết kế) nhằm hoàn thành một mục tieê đặc thù nào đó. ™Nhóm chức năng được lập dựa trên cơ sở bổ nhiệm và phân việc hơn là trên cơ sở tự nguyện • Nhóm dự án ¾Nhóm công việc được thiết kế nhằm triển khai một hoạt động mới như thiết kế một sản phẩm hoặc dịch vụ. Thành viên được chọn lọc trên cơ sở năng lực của mỗi người phù hợp với nhiệm vụ của nhóm. ™Các nhóm làm việc sẽ giải tán khi nhiệm vụ kế thúc. Hình thức Nhóm nhân viên • Nhóm tự quản ¾Nhóm các nhân viên được huấn luyện kỹ càng nhằm triển khai độc lập những nhiệm vụ của tổ chức. ™Thành viên sử dụng quá trình thống nhất tập thể trong ra quyết định để hoàn thành các nhiệm vụ, giải quyết vấn đề. • Nhóm đặc nhiệm ¾ Nhóm đặc nhiệm được thành lập để giải quyết nhanh một vấn đề lớn nào đó. ™Nhóm có trách nhiệm phát triển các giải pháp giải quyết các vấn đề tức thời nhưng định hướng dài hạn Hình thức nhóm công việc • Nhóm cải tiến ¾Nhóm bao gồm nhiều thành viên có kinh nghiệm chịu trách nhiệm nâng cao chất lượng, giảm trừ lãng phí, gia tăng năng suất. Các thành viên đến từ các bộ phận của doanh nghiệp. • Nhóm ảo ¾Nhóm bao gồm nhiều thành viên phân tán có liên hệ với nhau qua các phương tiện thông tin liên lạc để hoàn thành các nhiệm vụ. Nhóm thành công • Chia sẻ mục tiêu và thành tích • Động viên thành viên và thiết lập chất GEN của nhóm • Giao tiếp mở và trung thực • Chia sẻ tầm nhìn • Phân vai và trách nhiệm rõ ràng • Không khí hợp tác, phối hợp, chân thành, đo lường được nỗ lực • Phát hiện nhanh mâu thuẫn và giải quyết mang tính xây dựng